DOKUMENTATION AF MÅLOPFYLDELSE FOR RESULTATKONTRAKT 2016
DOKUMENTATION AF MÅLOPFYLDELSE FOR RESULTATKONTRAKT 2016
Nedenstående indeholder en sammenfattende evaluering af indsatser og resultater jf. ”Resultatkontrakt 2016 for Xxxxx Xxxxxx”. Bestyrelsesformand Xxxx Xxxxxxxxx har fået forelagt og har gennemgået den underliggende dokumentation, som forefindes hos VUC&hf Nordjylland.
100% 93%
A) SYGEFRAVÆR I VUC&HF NORDJYLLAND
a1) analyse er udarbejdet for sygefraværet i skoleåret 2014/2015, og analysen er drøftet i MIO.
a2) Der er udarbejdet ny procedure, hvor HR hvert kvartal analyserer sygefraværet samlet og i den enkelte afdeling og gør opmærksom på mulige forslag til tiltag for afdelingen. Dette er indført fra efteråret 2016. I november afholdt vi en kursusdag for alle ledere om håndtering af sygefravær (mulighedserklæringer, samtaler, osv.) med henblik på at sikre, at medarbejderen kommer bedst muligt tilbage til arbejde for at understøtte implementeringen af den nye procedure.
• Referat af MIO-møde 061016 (analyse af sygefravær2015/2016 inkl. 2014/2015)
• ’tal og grafer – 3. kvartal’ og ’samlet statistik’ (ny procedure)
• ’sygdomspolitik på VUC&hf Nordjylland’ (kursusdag for personaleledere)
15% 15%
b1) resultatet af kursisttilfredshedsundersøgelsen fra 2015 blev i foråret 2016 drøftet med kursistrådsformænd og - næstformænd på et møde. Her blev svarene gennemgået, og det blev konkluderet, at resultatet er meget retvisende ift. kursistrådets oplevelser af VUC – på trods af lav svarprocent. På det centrale kursistrådsmøde i foråret blev CEFU rapportens opmærksomhedsfelter også drøftet, og kursistrådet synes også, at denne giver et retvisende billede af VUC. De vil gerne arbejde med opmærksomhedsfelterne lokalt.
b2) Resultatet fra kursisttrivsels- og CEFU-undersøgelsen er omdrejningspunktet for aktiviteter i projekt Kursisttrivsel, og i de enkelte kursistråd er planlægningen af projektets aktiviteter sket ud fra resultater og handleplaner.
b3) i arbejdet med kursisttrivsel har vi i 2016 bygget videre på resultaterne fra undersøgelsen i 2015 og de opnåede erfaringer i forlængelse deraf. Vi har valgt ikke at afholde en ny fælles kursisttilfredshedsundersøgelse allerede i 2016 men i stedet følge den 3-årige kadence, vi sædvanligvis har. I stedet har vi prioriteret opfølgningen i de lokale afdelinger med de lokale kursistråd og den lokale ledelse.
• handleplan til opfølgning på kursisttilfredshedsundersøgelsen: ’kursisttilfredshedsundersøgelse – centralt kursistråd februar’
• eksempler på lokale tiltag i samarbejde med de lokale kursistråd (inkl. aktiviteter i ’projekt kursisttrivsel’ : ’kursisttrivsel – indsatser i afdelingerne’
25% 22%
(Der er ikke afholdt en fælles opfølgende kursisttrivselsundersøgelse i 2016 men i stedet evalueret på anden vis og i afdelingerne)
c1) samarbejdet med kommune, jobcenter og ungevejledning har i alle afdelinger været et fokusområde i 2016: Der er i alle afdelinger arbejdet såvel strategisk som taktisk og operationelt med samarbejde med kommune, jobcenter og ungevejledning.
c2) i alle afdelinger er der aftaler om samarbejde med kommuner, jobcenter og ungevejledning (se oversigt)
c3) vi har arbejdet med afdækning af de tre temaer og endte med at ansøge regionen om et projekt under temaet ’brobygning fra VUC til erhvervsuddannelserne’.
• oversigt over samarbejder og aftaler med kommuner, jobcentre og ungevejledninger: ’samarbejde med kommuner’
• afslag på ansøgningen ’fra ånd til hånd’ - ’reg_projekt_afslag’
25% 23%
(Der foreligger en lang række konkrete og velfungerende aftaler med kommuner, jobcentre og ungevejledninger (hvilket anses for målet med indsatsen), men der er ikke nedskrevet en klar strategi for arbejdet i hver af de fem afdelinger.)
Alle økonomiske mål er indarbejdet i budgettet for 2016. Vores klare forventning pr 18. januar 2017 er, at vi ender meget tæt på budgetresultatet. Derfor forventes alle økonomiske mål i resultatkontrakten at være indfriet. Den endelige dokumentation kan dog først udarbejdes i forbindelse med årsregnskab 2016 (marts 2017).
d1) driftsudgifterne er reduceret med 912.610 kr. (foreløbigt resultat), hvilket svarer til 2,07% i forhold til 2015. Samtidigt er aktiviteten i 2016 er større end den budgetterede, hvilket vil betyde en lidt større procentvis reduktion, hvis man tager højde for aktivitetsniveauet.
d2) Reduktionen på lønudgifter i 2016 var 6.932.434 kr. i forhold til 2015 (foreløbigt resultat). Målet i kontrakten var en reduktion på 6,25 mill. kr. ved en aktivitetsnedgang på 24 ÅK i forhold til 2015. Var der ikke sket reduktion i lønomkostningerne pr. ÅK fra 2015 til 2016, havde lønudgiften i 2016 været 228.237.115 kr. Det foreløbige resultat viser en lønudgift på 221.304.681 kr. – altså en reduktion i lønudgifter på 6.932.434 kr., når der tages højde for aktivitetsniveauet.
• Oversigt over reduktion af drifts- og lønudgifter ’drift_løn_ratio_obu_fjern’
20% 20%
I foråret besluttede vi valg af læringsplatform for fjernundervisningen, og denne er implementeret pr. 1. august 2016 på fjernundervisningsholdene. Vi valgte at forlænge processen vedrørende valg og implementering af ny læringsplatform for den samlede organisation for at kvalificere både proces og beslutning, og denne handleplan blev forelagt bestyrelsen i foråret. I foråret blev der etableret en ny organisering af arbejdet, og i løbet af efteråret er de relevante muligheder blevet afsøgt, og ved udgangen af året traf vi beslutning om læringsplatform for samtlige undervisningsområder i hele organisationen.
• ’status LMS-handlingsplan oktober2016’
• ’indstilling – valg af nyt LMS’
• ’IT-organisation’
15% 13%
(Den reviderede handlingsplan har betydet, at nyt LMS ikke er implementeret i hele organisationen endnu. Det vigtigste arbejde med valg af system er imidlertid gennemført tilfredsstillende, ligesom det nye system er taget i brug på fjernundervisningen pr. 1. august 2016. Bestyrelsen ønsker at belønne ledelsen for beslutningen om at udsætte processen, således at der bliver truffet en bedre beslutning for organisationen.)
100% 93%
A) KERNEOPGAVEN OG BESPARELSER
a1) Der er udarbejdet et styringsværktøj til afdelingsledelserne, som bruges til opgavetildeling til lærerne, og som viser, hvordan ændringer i opgavetildeling har sammenhæng med lærer/kursistratio.
a2) lærer/kursistration er hævet ift. 2015, så den modsvarer de nye økonomiske vilkår. Det følger af det forventede samlede regnskabsresultat, der viser, at lønudgifterne er tilpasset de nye taxametre, hvilket forudsætter en forhøjelse af lærer/kursistratioen. De foreløbige beregninger viser en lærer/kursistratio i 2016 på. 8,8 (I 2015 var den 8,2.).
Forøgelsen på 0,6 fra 8,2 til 8,8 modsvarer målet om en lærer/kursistratio, der modsvarer de nye økonomiske vilkår Derimod lader målet om en lærer/kursistratio på 9 sig ikke umiddelbart forklare hverken i forhold til målet om en lærer/kursistratio, der modsvarer de nye økonomiske vilkår, eller målet om lønreduktioner på 6,25 mill. kr. og det samlede budgetmål om at gå i 0. Vi har vægtet det samlede budgetmål højere end målet om en lærer/kursistratio på 9.
a3) ordblindeundervisningen har i 2016 været tilrettelagt med i gennemsnit 7,1 kursister pr. hold.
Der har i alt været 61 hold og 437 kursister. Kommentarer til holdgennemsnittet: 1. Nogle hold har der været 2 undervisere på, derfor det store kursisttal. 2. Man kan ikke se, hvor mange kursister, der har været aktive på et hold ad gangen. 3. Tilrettelæggelsen af holdene siger ikke noget om økonomien: Taxameter udløses i forhold til kursisternes fremmøde. Det er ikke et spørgsmål om hvor mange der er tilmeldt et hold, men et spørgsmål om hvorvidt kursisterne møder til undervisning.
• ’VUCN styringsark’
• Oversigt over reduktion af drifts- og lønudgifter ’drift_løn_ratio_obu_fjern’
• udtræk med OBU-hold ’OBU gns holdkursister 2016’
20% 20%
b1) tilbud om senior-/fratrædelsesordninger blev effektueret med udgangen af januar, og der er løbende orienteret om det til bestyrelsen. Ca. 14 medarbejderårsværk valgte i foråret at tage imod tilbud om senior- og fratrædelsesordninger.
b2) Inden udgangen af januar havde ledelsen lavet en så præcis og retvisende oversigt over personaleforbruget pr. 1. august 2016 som muligt. Det har i 2016 ikke været nødvendigt at afskedige fastansatte medarbejdere. En række midlertidigt ansatte lærere blev ikke forlænget efter sommerferien.
b3) Der er arbejdet målrettet med ressourceudnyttelse og at det er de rigtige medarbejdere og ledere, der løser de rigtige opgaver. Vi har gennem 2016 gennemført en proces med opgaveglidning af administrative opgaver fra ledere og lærere til administration. Dette har både sikret kvaliteten i udførelsen af de administrative opgaver og frigivet ressourcer til ledelses- og læreropgaver fokuseret på kerneopgaven. Vi har gennemgået uddannelseschefer- og uddannelseslederes opgaver og prioriteret kerneopgaven både i form af ledernes egne undervisningsopgaver og fokus på pædagogisk ledelse og ledelse af lærerne. Ligeledes har vi arbejdet målrettet med ressourceudnyttelsen hos konsulenter.
• ’senior- fratrædelsesordninger 2016’
• om opgaveglidning af adm opgaver: ’status for handleplan for det administrative personale’
20% 18%
(Senior-/fratrædelsesordninger blev indgået på baggrund af de aktivitetsforventninger, der lå bag budget 2016 og svarende til de nødvendige lønbesparelser på fastansatte medarbejdere. Aktiviteten i efteråret viste sig at blive større end budgetteret, og derfor er der ansat midlertidige lærere til den aktivitet. Samlet set har indgåelsen af senior-
/fratrædelsesordninger imidlertid betydet, at vi ikke forventer at skulle afskedige fastansatte medarbejdere i 2017 heller (under forudsætning af, at aktivitetsforudsætningerne i budget 2017 holder).
SAMMEN MED KURSISTERNE VED UNDERVISNING ELLER ANDRE LÆRINGSAKTIVITETER.
1) Ledelsen har i samarbejde med PUF udvalgt tre hovedområder, der tilsammen bredt dækker CEFU-rapportens opmærksomhedsfelter og pejlemærker. Disse tre områder dannede rammerne for den fælles pædagogiske dag i august, og herudover har vi sammensat tre professionelle læringsfællesskaber bestående af pædagogiske ledere, PUF- medlemmer og øvrige lærere på tværs af de fem afdelinger, der hver har arbejde med ét af områderne siden august. Dette arbejde har foregået i samspil med de fem LPR’er.
c2) Der er i 2016 udarbejdet rammer for standarder for god undervisning i alle afdelinger, og der arbejdes på forskellig vis (bl.a. via kollegasupervision, og i samarbejde mellem pædagogiske ledelse og lærerne) med implementering og omsætning til praksis samt videre kvalificering. Processen har været igangsat af de lokale pædagogiske ledere med et konkret oplæg, og en tæt dialog med afdelingens lærere har derefter kvalificeret oplægget, så der nu findes konkrete beskrivelser af ’god undervisning’ i alle afdelinger, der ud over konkrete anvisninger fungerer som et fælles sprog.
• program for fællespædagogisk dag ’pæd dag – program færdig’
• ’læringsfællesskaber’
• eksempler på beskrivelse af god undervisning: ’god undervisning, Aalborg, sep 16’ og ’rammer for teamstruktur’ (side 6-7)
20% 20%
D) MÅLRETTET INDSATS MOD FRAFALD
d1) I vejledningen er der i 2016 arbejdet systematisk med procedurer for optagelse og niveauindplacering (særligt på AVU) og med vejlederens rolle samt brug af tests/screeninger. Fra august 2016 har vi haft et andet udgangspunkt for optagelse på AVU end tidligere, idet der herfra i videst muligt omfang optages på dokumenteret baggrund. Denne dokumentation kan være i form af prøvebeviser, eksamensbeviser og/eller udarbejdede testresultater (hvor den
tidlige procedure på AVU i større udstrækning hvilede på en holdning om at viske tavlen ren og lade kursisterne starte på en frisk). For kursister, der ikke kan fremvise prøvebeviser, inddrages test (i dansk, matematik og engelsk).
Herudover arbejder man i vejledermatrixen/afdelingerne med, at kursister, som alligevel er endt på forkert AVU- niveau (for højt eller lavt) hurtigst muligt flyttes i det omfang, det er nødvendigt for at sikre, at flest mulige kursister får den bedst mulige undervisning på rette niveau. De nye procedurer er indskrevet i VUC&hf Nordjyllands håndbog for vejledere ’Vejlederens ABC’ og dermed forankret i vejledningsorganiseringen.
d2)
Det er forbundet med stor usikkerhed at udtrække data for gennemførsel på alle VUC’s uddannelsesområder fra vores studieadministrative system, og det er meget svært i den forbindelse at definere gennemførselsbegrebet for størstedelen af VUC’s aktiviteter. Vi kan dokumentere en målrettet indsats mod frafald (som er indsatsens hovedformål) i form af vejledningstiltag (se d1) og andre pædagogiske tiltag, men ud over regnskabstresultatet, der viser balance mellem indtægter og udgifter, har vi svært ved at dokumentere målet i d2)
Fremover vil vi søge at finde måder til at dokumentere gennemførsel forstået som kursister, der er er taxameterudløsende ved sidste tælledato i undervisningsmodulet, de er startet på.
• beskrivelse fra vejledermatrix ’optagelse_niveauindplacering_tests’
20% 15%
(Vi har svært ved at dokumentere en bestemt gennemførselsprocent (mål d2), da kriterierne for ’gennemførsel’ er uklare, og vores studieadministrative system har sine begrænsninger i forhold til, hvilke data der kan udtrækkes. Så regnskabsresultatet er den bedste dokumentation, vi har.)
Vi udbyder fortsat fjernundervisning om en kvalitativ og reel del af VUC’s uddannelsesudbud. Det nye taxameter har krævet et grundigt stykke arbejde og et tæt samarbejde mellem ledelse og fjernundervisningslærere. Ud over etableringen af større hold (den primære løsning) har vi arbejdet med tættere lærersamarbejde og yderligere deling af materialer (den sekundære løsning). Herudover har vi haft fokus på øget gennemførsel og lærerens rolle i den forbindelse. Endelig har vi taget en ny it-læringsplatform i anvendelse, som skal medvirke til at sikre en egentlig digitaliseret kvalificeret fjernundervisning, og som med tiden også forventes at frigive tidsmæssige ressourcer for lærerne bl.a. til arbejdet med kursisternes gennemførsel.
I efteråret 2016 har der været 104 fjernhold, hvor 4644 kursister på et tidspunkt har været registreret. Dermed har der i gennemsnit været registreret 44,65 kursister pr. hold/modul. De tilsvarende tal for efteråret 2015 var 87 hold og 3273 kursister, hvilket giver et holdgennemsnit på 37,62. Dette svarer til en forøgelse på 19%. Kommentar til holdgennemsnit: Antallet af kursister er det antal, der i løbet af efteråret 2015 og efteråret 2016 har været aktive på holdene. Mange af kursisterne er udmeldt igen. Gennemsnitstallet angiver ikke hvor mange kursister, der har udløst taxameter.
Afdelingsregnskabet for Jammerbugt viser, at det er lykkedes at holde budgettet på trods af reduktion i fjernundervisningstaxamateret (fjernundervisning udgør langt den største aktivitet i Jammerbugt afd.)
• aktivitetsoversigt for fjernhold efteråret 2016 og efteråret 2015 ’fjernundervisning’ og ’modulstatus fjernuv efterår 2015’ og ’modulstatus fjernuv efterår 2016’.
20% 20%