Vejledning til standardkontrakt på voksenområdet (tilbud omfattet af rammeaftale) Indledning
10
Version 2.0
Vejledning til standardkontrakt på voksenområdet (tilbud omfattet af rammeaftale)
Indledning
Dette dokument udgør en vejledning til den standardkontrakt på det specialiserede voksenområde, som Rammeaftaleparterne og KL i fællesskab har udarbejdet i 2020. Kontrakterne er endvidere udarbejdet i dialog med Selveje Danmark, LOS og Dansk Erhverv. Der er udarbejdet én kontraktskabelon målrettet tilbud, som er omfattet af en rammeaftale på det sociale område (kommunale og regionale tilbud), og én kontraktskabelon målrettet tilbud som ikke er omfattet af rammeaftale (private og selvejende tilbud samt kommunale tilbud, der ikke er omfattet af rammeaftalen). Denne vejledning er knyttet til kontraktskabelonen, som er målrettet tilbud omfattet af en rammeaftale.
Formålet med standardkontrakten er at skabe et sikkert, genkendeligt og juridisk bindende grundlag for samarbejdet mellem to parter omkring et konkret køb. I standardkontrakten er de to parter henholdsvis køber (handlekommune) og leverandør (sælger). Formålet med standardkontrakten er m.a.o. at støtte op omkring et godt og gnidningsfrit samarbejde mellem køber og leverandør samt skabe gennemsigtighed i forhold til indsats, pris samt de vilkår, der er gældende for såvel køber som leverandør. Kontrakten regulerer derimod ikke leverandørens og købers samarbejde med borgeren og eventuelle tredje parter.
Standardkontrakten tydeliggør de vilkår, der ved et konkret køb gælder for såvel køber som leverandør, herunder betalingsfrister, opsigelsesvarsler, efterregulering ved lukning af pladser/tilbud mv. KL anbefaler, at kontrakten anvendes i forbindelse med alle køb på det specialiserede voksenområde både mellem kommuner og mellem kommuner og regioner (jf. nedenstående om kontraktens anvendelsesområde).
Det anbefales, at parterne hurtigst muligt får bragt de kontraktmæssige forhold på plads.
Kontrakten kan anvendes i forbindelse med køb/salg af indsatser i medfør af følgende paragraffer: f.eks. servicelovens §§ 103, 104, 107, 108 samt støtte efter servicelovens bestemmelser i botilbudslignende tilbud efter almenboliglovens § 105
Standardkontrakten og rammeaftalen
Kommunalbestyrelserne i de fem regioner og regionsrådene indgår hvert 2. år en rammeaftale om faglig udvikling, styring og koordinering af kommunale og regionale tilbud. Nogle af standardkontraktens vilkår reguleres derfor i overensstemmelse med den rammeaftale, som de konkrete tilbud er omfattet af.
Standardkontrakt, bestilling og handleplan
Med standardkontrakten aftaler køber og leverandør hvilke indsatser, der skal stilles til rådighed for borgeren.
Indholdet af disse indsatser fastlægges i forbindelse med kontraktindgåelse mellem køber og leverandør og beskrives i en bestilling. Indsatserne justeres i det løbende samarbejde mellem køber og leverandør. Bestillingen udarbejdes af myndighedsafdelingen i kommunen, når der skal indgås en aftale om at købe og sælge pladser på det specialiserede socialområde, i overensstemmelse med afgørelsen truffet af handlekommune. Udgangspunktet for bestillingen er mål, som er samstemte mellem borger, myndighed og leverandør, så der er tydelighed i, hvad der skal arbejdes med, og hvilken effekt der forventes opnået.
Myndighed og leverandør vil ved indgåelse af samarbejdet også have behov for at forhandle og aftale økonomien omkring indsatsen. Til dette kan standardkontrakten anvendes.
Det er leverandørens opgave at opstille delmål på baggrund af de overordnede mål. Dette gøres i pædagogiske handleplaner.
Borgeren vil ikke modtage bestillingen, men har sammen med myndighed, hvis borgeren ønsker det, lavet en handleplan (SEL §141 handleplan), som indeholder de overordnede mål og målsætninger. Denne handleplan er lavet i forbindelse med udredning af borgeren. Relevante dele af handleplanen eller den helhedsorienterede plan udleveres til tilbuddet for personer visiteret til et socialt døgntilbud.
Standardkontrakten og opfølgningen på indsatsen
Som en del af opfølgningen på indsatsen vil køber justere bestillingen i dialog med leverandøren. Det er imidlertid ikke alle ændringer i bestillingen, som skal føre til en revidering af kontrakten. Køber og leverandøren skal i fællesskab vurdere, om ændringer af bestillingen har en karakter, som gør det nødvendigt at udarbejde en revideret kontrakt. Ændringer af bestillingen som udelukkende vedrører målene med indsatsen eller fokusområder for de indsatser, der allerede indgår i kontrakten, og som ikke medfører ændringer i intensiteten af indsatsen, bør i udgangspunktet ikke føre til at kontrakten revideres. Ændringer i bestillingen, som ændrer intensiteten i indsatsen i opad- eller nedadgående retning (fx på grund af ændringer i borgerens støttebehov), vil derimod som regel kræve, at kontrakten revideres, da sådanne ændringer har konsekvenser for indsatsens pris.
Udfyldelse af standardkontrakten
|
Logo |
Der er mulighed for at indsætte kommunens/tilbuddets logo |
1 |
Borger |
Her angives navn og xxx.xx. på den visiterede borger, som skal modtage den eller de indsatser, som kontrakten omhandler. |
2 |
Køber |
Her oplyses handlekommunens relevante kontaktoplysninger som myndighed. Navnet samt eventuelt kontaktoplysninger på den kommunale forvaltning, der er ansvarlig for købet, angives. Den angivne mailadresse skal understøtte sikkermail. Kontaktoplysningerne bør være forvaltningens generelle kontaktoplysninger frem for en specifik kontaktperson. |
3 |
Leverandør |
Indledningsvist angives ved afkrydsning, hvorvidt der er tale om en kommunal eller regional driftsherre.
Derudover oplyses relevante kontaktoplysninger for leverandøren, herunder en mailadresse som understøtter sikkermail. Kontaktoplysningerne bør være leverandørens generelle kontaktoplysninger frem for en specifik kontaktperson.
Kontaktoplysninger på den forvaltning, som leverandøren er tilknyttet, kan desuden angives. |
4 |
Rammeaftale |
I dette felt angives det, hvilken rammeaftale leverandøren er omfattet af.
Hvis leverandøren er et tilbud omfattet af rammeaftalen er hele kontrakten mellem leverandør og myndighed omfattet af rammeaftalen Omfatter kontrakten eksempelvis både ophold i et botilbud efter SEL §108 og tillægsydelse til SEL § 108 er leverandøren omfattet af rammeaftalen.
Rammeaftalerne regulerer mange af de forhold, der indgår i kontrakten, hvorfor de i en række af kontraktens afsnit henvises til rammeaftalen.
Rammeaftalerne justeres hvert andet år. I tilfælde af en ændring af rammeaftalen giver anledning til justering af kontrakten skal leverandøren skriftligt meddele køber dette senest d. 1. december i året for rammeaftalens vedtagelse, hvorefter der skal ske en genforhandling af kontrakten. Dette gælder dog ikke den årlige regulering af pris.
Uden denne orientering gælder kontraktens hidtidige vilkår. |
5 |
Leverandørens indsatser og pris |
Her beskrives hvilke indsatser kontrakten omfatter. Mål for indsatserne er beskrevet i bestillingen. Det er væsentligt, at køber og leverandør er enige om indholdet i de indsatser kontrakten omfatter, samt hvilken pris der er aftalt. Køber og leverandør har en fælles forpligtigelse til at få underskrevet kontrakten hurtigst muligt Indsatser kan f.eks. være en plads på botilbud eller på et aktivitets- og samværstilbud.
Ved køb af pladser på tilbud, som er registreret på Tilbudsportalen, indeholder portalen oplysninger om de ydelser, indsatsen kan være sammensat af.
Indsatsen kan endvidere omfatte en tillægsydelse, dvs. tilkøb ved siden af en takstbelagt plads.
Indsatsen kan endelig være en særforanstaltning (enkeltmandstilbud) tilpasset borgerens individuelle behov.
Kontrakten kan således omfatte én eller flere indsatser. Hvis kontrakten omfatter et botilbud, angives det som indsats nr. 1. Antallet af indsatser justeres, alt efter hvad der er relevant. Det kan være relevant at udarbejde flere kontrakter – én for hver indsats f.eks. botilbud og aktivitetstilbud.
Formålet med de bestilte indsatser fremgår af bestillingen. Leverandørens indsatser leveres i overensstemmelse med målene i bestillingen.
For hver indsats angives følgende
|
6 |
Fakturering |
Fakturaer skal sendes elektronisk efter reglerne i bekendtgørelse om elektronisk afregning med offentlige myndigheder, bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011.
Det anføres, hvilke oplysninger fakturaen skal indeholde. Som minimum skal faktura indeholde oplysninger om navn, cpr og paragraf(fer), perioden som fakturaen dækker.
Derudover er det muligt at angive yderligere krav til oplysninger, f.eks.:
|
7 |
Afregningsfrister |
Afregnings-/og betalingsfrister er reguleret i rammeaftalen. Kontrakten slår på dette punkt blot fast, at rammeaftalens betingelser gælder.
Afregningen sker mellem leverandør og køber. I tilfælde af at handlekommune ikke er betalingskommune, kan handlekommunen efterfølgende få refunderet udgiften via mellemkommunal refusion (jf. Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område). |
8 |
Regulering af takst |
Punktet fastslår vilkårene for regulering af taksten uden forhandling fx i forbindelse med den årlige korrektion for pris- og lønudviklingen. For tilbud der er omfattet af rammeaftalerne, følger vilkårene for regulering af rammeaftalen.
|
9 |
Opsigelsesvarsler |
Kontrakten slår på dette punkt blot fast, at rammeaftalens betingelser gælder.
Hvis kontrakten omfatter indsatser, der ikke er omfattet af rammeaftalen (fx. særforanstaltninger) er der mulighed for at angive et opsigelsesvarsel.
Det er desuden muligt at angive, hvad der sker med købers betalingsforpligtelse i opsigelsesperioden, hvis den opsagte plads genbesættes. Hvis man vælger, at der skal ske ændringer i betalingsforpligtelsen i tilfælde af en genbesættelse, er parterne forpligtet til at gå i dialog om de nærmere detaljer herom. Det er leverandøren, der afgør, om en plads er blevet genbesat.
Med mindre køber frasiger sig dette, skal leverandøren stille de aftalte indsatser til rådighed i opsigelsesperioden. Såfremt dette ikke sker, er parterne forpligtet til at indgå i dialog om årsagerne til den manglende levering. Bestemmelser omkring manglende levering af indsatsen: se pkt. 10.
I særlige situationer, hvor der eksempelvis har været tale om vold og trusler mod personalet, skal parterne hurtigst muligt gå i dialog om, hvordan indsatsen til borgeren kan leveres i opsigelsesperioden
Opsigelse ved dødsfald Ved opsigelse på grund af dødsfald gælder de almindelige vilkår for opsigelse. Det indebærer, at kontrakten kan opsiges efter de almindelige vilkår uafhængigt af om skifteretten har frigivet boet.
Botilbuddets opsigelse af aftalen Ankestyrelsens principmeddelelse 47-22 fastslår, at botilbuddet kan opsige aftalen med kommunen i henhold til aftalens indhold. Botilbuddets opsigelse af aftalen med kommunen er ikke reguleret af serviceloven. Hvis botilbuddet opsiger aftalen med kommunen om placeringen af borgeren, kan kommunen udvisitere borgeren fra botilbuddet. Kommunen skal da i overensstemmelse med servicelovens almindelige regler sikre sig, at borgeren får den hjælp, som borgeren har behov for, herunder ved visitering til et nyt botilbud (Ankestyrelsens principmeddelelse 47-22 om botilbud - opsigelse - serviceloven). |
10 |
Manglende levering af indsatsen/betaling |
Punktet indeholder købers og leverandørens forpligtelser i tilfælde af, at de i kontrakten aftalte ydelser ikke bliver leveret/betalt. Det kan både være som følge af, at borgeren ikke ønsker/kan modtage tilbuddet, som følge af at leverandøren ikke kan/vil levere ydelsen som aftalt eller at købers betaling ikke falder som aftalt Bestemmelserne i pkt. 10 finder ikke anvendelse i tilfælde af mindre udsving i leveringen fra dag til dag (fx hvis borgeren ikke ønsker at komme i dagtilbud en dag).
Køber og leverandør er gensidigt forpligtet til at gå i dialog omkring årsagerne til den manglende levering/betaling, samt hvordan der kan rettes op på leveringen/betalingen.
Kontrakten slår fast, at parterne kan kræve forholdsmæssigt afslag eller erstatning efter dansk rets almindelige regler, hvis ikke leveringen/betalingen finder sted som aftalt.
Kontrakten slår desuden fast, at køber skal betale for indsatsen i tilfælde, hvor den ikke kan leveres i kortere perioder (fx ved ferie eller sygdom) indtil kontakten evt. kan genforhandles. I den mellemliggende periode er leverandøren forpligtet til at begrænse sine udgifter mest muligt.
Kontraktens pkt. 10 fastslår desuden, at ingen af parterne kan gøres ansvarlige i tilfælde af force majeure, samt at parterne kan opsige hele eller dele af kontrakten uden varsel. Det må forventes, at force majeure meget sjældent vil forekomme. |
11 |
Efterregulering ved lukning af pladser/tilbud for offentlige leverandører |
Xxxxxx beskriver, at kontraktens aftaler om efterregulering ved eventuel lukning af pladser/tilbud hviler på rammeaftalen. |
12 |
Forsikringsforhold og ansvar for skader forvoldt af borger |
Leverandøren er ansvarlig for, at borgeren som led i sit ophold er dækket af gældende lovpligtig brandforsikring samt genhusningsforsikring (gælder kun tilbud efter §§ 107-108).
Køber bør være opmærksom på om borgeren er relevant forsikret fx med ansvars- og indbo-, og ulykkesforsikring
For tilbud efter almenboliglovens § 105 gælder almenboliglovens § 74 a.
Det er ikke et klart retsgrundlag for, hvorvidt køber skal dække skader i tilbud efter § 107 og 108. Kontrakten indeholder derfor ingen bestemmelser på dette punkt. Når der foreligger et klart retsgrundlag, må kontrakten revideres. |
13 |
Borgerens sygehusindlæggelse |
I hver af de fem regioner er der indgået aftale om hjælp og ledsagelse af borgere med særlige behov som indlægges. Jf. sektoransvarsprincippet påhviler det regionerne at finansiere evt. ledsagelse i forbindelse med sygehusbehandling (xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx/xxxxxxxx/0000/00000).
Feltet beskriver desuden, at der ved længere tids indlæggelse skal ske en genforhandling af kontrakten. Ved nye støttebehov under/efter indlæggelse skal der ske genforhandling af kontrakt hurtigst muligt (jf. pkt. 16) |
14 |
Aftaler i øvrigt |
Såfremt parterne finder behov for at uddybe, hvad kontrakten omhandler, udover hvad der fremgår af feltet ’Leverandørens indsats og pris’, kan det gøres her. Her kan f.eks. uddybes forhold, som er/ikke er inkluderet i prisen f.eks. ledsagelse til familie- og/eller lægebesøg, ferierejser, aftaler vedr. transport, hjælpemidler, pårørendeindsats og andre relevante oplysninger om indsatsens indhold. Det kan desuden tilføjes, hvis der er særlige forhold omkring arbejdsklausuler.
Såfremt der gøres undtagelser fra standardkontraktens bestemmelser (indhold eller ordlyd), skal de fremgå i pkt. 14 for at være gældende. |
15 |
Genforhandling |
Feltet beskriver vilkårene for genforhandling af kontrakten.
Kontrakten fastslår, at parterne er gensidigt forpligtede til at orientere hinanden, hvis de forudsætninger, der ligger til grund for kontrakten, ændres. Ændrede forudsætninger kan eksempelvis være:
I tilfælde af ændrede forudsætninger fastslår kontrakten, at leverandøren er forpligtet til at orientere køber hurtigst muligt.
Leverandøren er forpligtet til at beskrive og i videst mulige omfang at dokumentere, hvordan forudsætningerne har ændret sig, og hvilken betydning de ændrede forudsætninger bør have for den aftale indsats og pris. Beskrivelsen skal omfatte:
Kontrakten ændrer ikke på, at det er kommunens pligt som myndighed at træffe afgørelse på et tilstrækkeligt oplyst grundlag.
På baggrund af beskrivelse og dokumentation af de ændrede forudsætninger skal køber hurtigst muligt og senest inden for 30 dage meddele leverandøren, om anmodningen kan godkendes. Hvis anmodningen kan godkendes, sker det med tilbagevirkende kraft fra det tidspunkt, hvor køber har modtaget beskrivelsen af de ændrede forudsætninger. Hvis der opstår behov, som kræver en meget akut ændring af indsatsen, kan køber give et foreløbigt tilsagn om, at indsatsen kan ændres.
Ændringer i prisen er først gældende, når der foreligger en skriftlig aftale herom. Hvis leverandøren iværksætter tiltag, som ikke efterfølgende kan godkendes af køber, er det leverandøren, der bærer omkostningerne herfor. |
16 |
GDPR |
Feltet beskriver generelle forpligtelser til at respektere relevante regler om databeskyttelse. Leverandøren skal overholde de gældende regler om databeskyttelse samt påse overholdelse af en eventuelt indgået databehandleraftale.
Det anbefales at inddrage kommunens specialister i GDPR i forbindelse med udfyldelse af kontraktens pkt. 17. |
17 |
Underskrifter |
Her angives med digital underskrift og dato kontraktens ansvarlige parter, dvs. køber og leverandøren. |
Dokumentationskrav til køber
Bestilling |
Bestillingen er en del af grundlaget for samarbejdet mellem køber, leverandør og borger. Udgangspunktet for bestillingen er mål, som er samstemte mellem borger, myndighed og leverandør, så der er tydelighed i, hvad der skal arbejdes med, og hvilken effekt der forventes opnået. Målene kan være beskrevet i en handleplan (SEL §141 handleplan). Relevante dele af handleplanen eller den helhedsorienterede plan skal udleveres til tilbuddet for personer visiteret til et socialt døgntilbud efter §§ 107-110 eller til et behandlingstilbud for personer med et stofmisbrug efter § 101. Bestillingen vedlægges kontrakten. |
Værgemål |
Her udfyldes oplysninger om: Værgemålets karakter: Navn: Adresse: Tlf.: E-mail: |
Boligdokument ved tilbud efter servicelovens § 108 |
Ved tilbud efter servicelovens § 108 er køber forpligtet til at udarbejde et boligdokument. Boligdokumentet indeholder bl.a. oplysninger om borgerens egenbetaling. |
Bilag |
Her angives, hvilke bilag der er vedlagt.
Andet kan omfatte ex. pædagogisk oplæg til ansøgning om en indsats under indtægtsdækket virksomhed, timeberegningsskema og/eller budgetoplæg |
Dokumentationskrav til leverandør
Leverandørens individuelle/pædagogiske plan |
På baggrund af bestillingen udarbejder leverandør en pædagogisk plan, som er mere detaljeret end bestillingen. Fx skal der i den pædagogiske plan fremgå delmål. Planen bør indeholde beskrivelse af leverandørens indsatser (dagprogrammer eller lign.) indsatsmål og evt. delmål for leverandørens indsats for borger samt forventning til og forventet tid for målopnåelse.
Hvis køber efterspørger en individuel pædagogisk handleplan, er leverandør forpligtet til at fremsende den til køber.
|
Oplysningspligt i fhl. til udarbejdelse af boligdokument og egenbetaling (for botilbud efter SEL §§ 107 og 108)
|
Borgerens egenbetaling sker i tilbud efter servicelovens §§ 107 og 108.
Handlekommunen træffer afgørelse om borgerens egenbetaling i tilbud efter servicelovens §§ 107 og 108.
Leverandøren skal i forbindelse med kontraktindgåelse og herefter årligt til den aftalte dato fremsende oplysninger til køber til brug for beregningen af borgerens egenbetaling. Oplysningerne beregnes i henhold til betalingsbekendtgørelsen (BEK nr. 1387 af 12/12/2006), samt botilbudsvejledningen (VEJ nr. 9766 af 03/10/2023).
Leverandøren skal herunder sende følgende oplysninger til køber:
Hvis leverandøren tilbyder flere forskellige servicepakker kan leverandøren oplyse flere priser til køber.
Det forudsættes, at der forud for kontraktindgåelse er foregået en beregning i forbindelse med visitation til brug for købers beregning af egenbetaling mhp. at træffe rettidig afgørelse om egenbetaling. |
Bilag |
Her angives, hvilke bilag der vedlægges kontrakten, såsom dokumentation vedr. egenbetaling / huslejebetaling eller andet. |