REVIDERET TILSLUTNINGSAFTALE FOR DEN NYE VALGLØSNING OG TILHØRENDE SERVICEYDELSER
REVIDERET TILSLUTNINGSAFTALE FOR DEN NYE VALGLØSNING OG TILHØRENDE SERVICEYDELSER
Mellem
Navn på kommune:
Adresse på kommune:
Underskrivers navn:
Underskrivers email:
(herefter "Kommunen") og
KOMBIT A/S
Xxxxxxxxxxxx 0
2300 København S (herefter "KOMBIT")
INDHOLDSFORTEGNELSE
1 FORMÅL 2
2 KOMBITS FORPLIGTELSER 2
3 KOMMUNENS FORPLIGTELSER 3
4 BIDRAG TIL LØSNINGEN 4
5 PERSONDATABEHANDLING 5
6 KOMMUNENS ØVRIGE FORPLIGTELSER OG BEMYNDIGELSER 6
7 SAMARBEJDE 6
8 SAMFUNDSANSVAR 7
9 IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR 7
10 MISLIGHOLDELSE 7
11 KONFLIKTHÅNDTERING 8
12 UNDERSKRIFT 8
BILAGSFORTEGNELSE
Bilag 1: Baggrund og Løsningbeskrivelse Bilag 2: Økonomi og Afregningsmodel
1 FORMÅL
1.1 KOMBIT iværksætter, som en del af monopolbrudsplanen, på kommunernes vegne et udbud vedrørende indkøb af ”den nye valgløsning”, som fælleskommunalt system for understøttelse af valg1 (herefter kaldet ”Løsningen”). Løsningen har til formål at modernisere og effektivisere afholdelse af valg. Løsningen skal således understøtte valghandlingen ved såvel valgudskrivning, valgopgørelse og distribution af valgdata. Se bilag 1 for en nærmere beskrivelse af baggrund og Løsningen.
1.2 Herudover vil KOMBIT parallelt hermed på Styregruppens opfordring og på kommunernes vegne gennemføre et eller flere udbud af print og distribution (porto) af valgkort, der dannes af Løsningen (herefter kaldet ”Serviceydelserne”). Se bilag 1 og 2 for en beskrivelse af og vederlag for Serviceydelserne.
1.2.1 KOMBIT forpligtelser sig til at informere Kommunen om de nærmere omstændigheder vedrørende Serviceydelserne herunder Kommunens forpligtelser i god tid inden idriftsættelse af Løsningen.
1.2.2 Vederlagsmodellen for Serviceydelserne, er besluttet af Styregruppen jf. 7.1, og fremgår af bilag 2.
1.3 I forbindelse med udvikling og implementering af Løsningen skal de eksisterende IT-systemer ”KMD Valg udskrivning” og ”KMD Valg opgørelse” med tilhørende tilkøbte moduler, herunder eksisterende serviceydelser (herefter samlet kaldet ”KMD Valg”) opsiges.
1.4 Denne tilslutningsaftale (herefter kaldet "Tilslutningsaftalen") vedrører Kommunens bindende tilsagn om at ville aftage Løsningen og Serviceydelserne, samt en bemyndigelse til KOMBIT om at forestå udfasning af det eksisterende IT-system ”KMD Valg” med tilhørende tilkøbte moduler.
2 KOMBITS FORPLIGTELSER
2.1 KOMBIT forestår gennemførelsen af udbud vedrørende Løsningen og Serviceydelserne. Udbud af Løsningen og Serviceydelserne vil blive afsluttet med indgåelse af flere Kontrakter (herefter samlet kaldet ”Kontrakten”) mellem KOMBIT og de vindende tilbudsgivere (herefter kaldet ”Leverandøren”).
2.2 KOMBIT forestår på kommunernes vegne leverandørstyring i forbindelse med udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling under Kontrakten, herunder også genudbud af disse.
2.3 KOMBIT forpligter sig til at:
1 Valgtyper som den nye valgløsning understøtter: KV – Kommunalbestyrelsesvalg, RV – Regionsrådsvalg, FV – Folketingsvalg, EV - Europa-Parlamentsvalg og AV - Folkeafstemning (Afstemningsvalg)
i) varetage projektledelse på professionel og forsvarlig vis i forbindelse med både udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Løsningen og Serviceydelserne.
ii) forestå kontraktstyring i forhold til Leverandøren, herunder sikre, at Leverandøren overholder sine forpligtelser i henhold til Kontrakten således, at Løsningen og Serviceydelserne kan stilles til rådighed for Kommunen på de i Kontrakten angivne betingelser herunder særligt det i Kontrakten angivne høje sikkerhedsniveau.
iii) fremme konkurrencen og kvaliteten ved regelmæssigt at foretage genudbud.
iv) forestå kontinuerlig videreudvikling af Løsningen og Serviceydelserne i overensstemmelse med Kontrakten under hensyntagen til kommunale behov og lovændringer samt økonomiske forudsætninger og rammer.
v) forestå aftaleindgåelsen med KMD A/S, Lautrupparken 40-42, 2750 Ballerup (CVR. Nr. 26911745) i forhold til udfasning af det eksisterende IT-system ”KMD Valg”, herunder opsigelse af Kommunens nuværende aftaler med KMD A/S om ”KMD Valg” med tilhørende tilkøbte moduler samt sikre de nødvendige data fra ”KMD Valg” og tilhørende tilkøbte moduler, der udfases.
2.4 KOMBIT vil i god tid og under hensyntagen til Kommunens budgetteringsbehov informere Kommunen om eventuelle andre forudsætninger for kommunens benyttelse af Serviceydelserne og Løsningen, herunder krav til hardware og IT-miljø. KOMBIT forventer at kunne informere omkring kravene til hardware og IT-miljø samt andre forudsætninger til idriftsættelsestidspunktet i god tid inden idriftssættelse.
2.5 KOMBIT informerer Kommunen om vilkår for Kommunens brug af helpdesk/support, når dette er relevant, herunder eventuelt supplerende vilkår for bidrag jf. pkt. 4 og 6.1.
2.6 KOMBIT informerer Kommunen om vilkår for implementering og udrulning af Løsningen og Serviceydelserne, når dette er relevant.
2.7 KOMBIT informerer Kommunen om vilkår og procedurer for behandling af persondata jf. pkt. 5.
2.8 KOMBIT informerer Kommunen om vilkår for uddannelse af brugere i brug af Løsningen.
3 KOMMUNENS FORPLIGTELSER
3.1 KOMBIT vil sikre, at alle relevante test af Løsningen er foretaget inden Kommunens ibrugtagning af Løsningen. Kommunens test af Løsningen, jf. pkt. 3.2, er derfor alene for at teste, at Løsningen er korrekt implementeret.
3.2 Kommunen har ansvaret for at sikre samspil mellem Kommunens egne IT- løsninger og Løsningen, herunder også i forbindelse med test af funktionalitet ved ibrugtagning af Løsningen. Kommunen har herudover ansvaret for at foretage den nødvendige organisatoriske implementering af Løsningen, så den potentielle gevinstrealisering i størst mulig grad opnås
3.3 Kommunen forpligter sig herudover til at:
i) samarbejde med KOMBIT med henblik på at fremme udvikling, test og implementering af Løsningen.
ii) stille viden og ressourcer til rådighed på rimelig og relevant begæring fra KOMBIT, samt at besvare spørgsmål, anmodninger og forslag fra KOMBIT vedrørende Løsningen og dennes implementering hos Kommunen.
iii) udpege en kontaktperson vedrørende Løsningen.
iv) foretage lokal IT-implementering i Kommunen i forbindelse med Løsningen, herunder ved fx oprettelse af brugere, administrator(er) og superbrugere samt teknisk og sikkerhedsmæssig implementering efter anvisning fra KOMBIT.
v) deltage i den tilbudte uddannelse med medarbejdere, der er relevante i forhold til Løsningen, og som har erfaring i at arbejde med IT-systemer.
vi) medvirke til aktivt at samarbejde og stille medarbejdere til rådighed ved test og generalprøve på en egentlig valghandling efter nærmere anvisning fra KOMBIT, herunder:
a. sikre samspillet mellem Kommunens egne leverandører (og egne IT- løsninger) og Leverandøren i testforløbet, ligesom Kommunen er ansvarlig for, at testen af egne IT-løsningers kobling til Løsningen forløber tilfredsstillende ved en generalprøve.
vii) sikre, at Kommunens IT-miljø og hardware overholder de krav, der er nødvendige for at anvende Løsningen, herunder også ved skyggevalg/generalprøve.
3.4 KOMBIT vil løbende orientere Kommunen om konkrete krav til Kommunens IT-miljø og hardware, herunder såfremt Leverandøren i sit tilbud anfører krav til kommunernes IT-miljø eller hardware som forudsætning for anvendelse af Løsningen og Serviceydelserne.
3.5 Kommunens forpligtelser vedrørende Serviceydelserne uddybes senere, jf. pkt. 1.2.2.
4 BIDRAG TIL LØSNINGEN
4.1 For Kommunens brug af Løsningen betaler Kommunen til KOMBIT et årligt bidrag, som omfatter udgifter til udvikling, drift, vedligeholdelse, videreudvikling samt forvaltning af Løsningen, og endvidere uddannelse i brug af Løsningen. For beregning af det årlige bidrag henvises til bilag 2.
4.2 KOMBIT opkræver bidraget halvårligt i februar og september måned. Første bidrag opkræves ved første halvårlige termin efter Løsningens idriftsættelse (idriftsættelse forventes p.t. i slutningen af 2023). Bemærk, at bidraget ikke omfatter udgifterne til Serviceydelserne, jf. pkt. 1.2.2, som betales særskilt.
4.3 KOMBIT sikrer og dokumenterer, at det samlede bidrag i forbindelse med gennemførelsen af udbud og forvaltningen af Kontrakten ikke overstiger de hermed forbundne udgifter. Såfremt bidraget overstiger udgifterne, f.eks på
grund af bod fra Leverandøren, vil dette enten betyde, at bidraget sænkes, at de overskydende midler bruges til videreudvikling af Løsningen eller Serviceydelserne.
4.4 Betalingsfristen er 30 dage efter modtaget faktura. Ved forsinket betaling påløber der renter i henhold til renteloven.
5 PERSONDATABEHANDLING
5.1 Kommunerne er dataansvarlige for de personoplysninger, som kommunerne instruerer KOMBIT om at behandle i Løsningen. Kommunerne har ansvaret for, at disse personoplysninger må behandles af KOMBIT, herunder at behandlingen er nødvendig og saglig i forhold til kommunernes opgavevaretagelse.
5.2 Kommunerne bemyndiger samtidig KOMBIT til at overlade behandlingen af personoplysninger til den/de leverandører, der skal forestå udvikling og drift af Løsningen i medfør af kontrakten mellem KOMBIT og den/de pågældende leverandører. Leverandør(erne) kommer dermed til at fungere som underdatabehandler(e) for KOMBIT.
5.3 Den allerede eksisterende skriftlig databehandleraftale mellem den enkelte kommune og KOMBIT skal opdateres, inden kommunernes personoplysninger vil blive behandlet i Løsningen. Den opdaterede databehandleraftale vil være baseret på Datatilsynets skabelon for databehandleraftaler til brug for kommunerne. KOMBIT sender opdateringen til databehandleraftalen til kommunernes underskrift i rimelig tid inden behandling af personoplysninger i Løsningen.
5.4 I løbet af et projektforløb vil KOMBIT desuden indsamle og behandle personoplysninger (primært kontaktinformation som navn, titel, mail, tlf. nr. osv.) om kommunens medarbejdere til brug for løsning af opgaver under tilslutningsaftalen. KOMBIT anses for dataansvarlig for disse oplysninger og vil i den forbindelse bl.a. udstille visse oplysninger på kommunens medarbejdere på fx xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/ samt sende nyhedsbreve til relevante kontaktpersoner hos kommunen. Kommunen skal informere de relevante medarbejdere for kommunen herom.
5.5 Hvis KOMBIT og/eller KOMBITs leverandører (underdatabehandlere) overtræder reglerne i databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesloven, kan KOMBIT, KOMBITs leverandører og/eller kommunerne, som dataansvarlige, blive mødt med økonomiske krav fra de berørte personer (registrerede).
5.6 KOMBITs kontrakt med systemleverandøren (underdatabehandleren) fastslår, at hvis leverandøren er ansvarlig for en overtrædelse, der giver anledning til et (berettiget) økonomisk krav fra de registrerede, er leverandøren også forpligtet til at betale kravet. Dette gælder også, hvis de registrerede i første omgang vælger at rette kravet mod de dataansvarlige eller mod KOMBIT.
5.7 Leverandørens ansvar er dog beløbsmæssigt begrænset. Hvis krav fra de registrerede overstiger beløbsbegrænsningen, vil kommunerne, som
dataansvarlige, hæfte for det overskydende beløb. Dette er uafhængigt af, hvem der i første omgang har foretaget udbetaling til de registrerede, som følge af overtrædelsen.
5.8 På grund af KOMBITs forretningsmodel kan kommunerne ikke gøre økonomiske krav gældende mod KOMBIT, da KOMBITs samlede økonomi og det enkelte projekts økonomi skal hvile i sig selv.
5.9 Hvis KOMBIT har måttet betale økonomiske krav til leverandøren eller de registrerede, skal kommunerne godtgøre KOMBITs omkostninger herved. Projektets kommunestyregruppe vil blive inddraget ved beslutninger herom, og omkostningerne vil i videst muligt omfang blive håndteret inden for den eksisterende projektøkonomi.
5.10 Bliver en enkelt kommune mødt med et økonomisk krav, som går ud over, hvad der kan kræves dækket af leverandøren, og som følger af generelle forhold i Løsningen, som kunne have ramt alle kommuner, håndteres eventuelle udgifter til betaling af økonomiske krav fra registrerede via alle tilsluttede kommuners betaling til projektet. Det er en forudsætning for dette, at det økonomiske krav ikke skyldes forhold, som er eller burde være under den berørte kommunes kontrol.
5.11 Kommunen skal informere KOMBIT, hvis kommunen bliver mødt med et økonomisk krav i relation til et af KOMBITs projekter, således at KOMBIT kan bistå kommunen.
5.12 Projektets kommunestyregruppe inddrages ved håndtering af alle situationer med økonomiske krav fra registrerede.
6 KOMMUNENS ØVRIGE FORPLIGTELSER OG BEMYNDIGELSER
6.1 Kommunen forpligter sig til, på Tilslutningsaftalens vilkår og forudsætninger, at aftage Løsningen, Serviceydelserne og alle efterfølgende ændringer til Løsningen og betale bidrag m.v. jf. bilag 2, pkt. 1.2.2 og pkt. 4.
6.2 Kommunen bemyndiger, ved Kommunens underskrivelse af Tilslutningsaftalen, KOMBIT til at træffe beslutninger i enhver henseende i relation til gennemførelsen af de iværksatte udbud, herunder i forhold til valg af leverandør samt om eventuel annullering af udbuddet eksempelvis i det tilfælde, at ikke alle kommuner afgiver tilsagn om at ville aftage Løsningen og Serviceydelserne.
6.3 Kommunen forpligter sig til alene at anvende Løsningen til normal brug i forbindelse med myndighedsudøvelsen.
6.4 Kommunen bemyndiger, ved Kommunens underskrivelse af Tilslutningsaftalen, KOMBIT til at forestå udfasning af Kommunens eksisterende løsning ”KMD Valg” med tilhørende tilkøbte moduler og serviceydelser samt forlænge eller opsige Kommunens aftale med KMD A/S herom.
7 SAMARBEJDE
7.1 KOMBIT er ansvarlig for projektets gennemførelse. Til projektet er etableret en kommunal Styregruppe, hvis opgave er at rådgive om alle væsentlige beslutninger i forbindelse med projektet med fokus på kommunernes behov. Ligeledes skal Styregruppen medvirke til formidling af projektet og resultater. Inden for disse rammer medvirker Styregruppen til at fastlægge projektets omfang, tidsplan, økonomi samt prioritering. Styregruppen tager stilling til alle centrale spørgsmål i projektet på disse områder. Styregruppens medlemmer består p.t. af
• kommunale repræsentanter på ledelsesniveau
• En regional repræsentant på ledelsesniveau
• KL-repræsentant på ledelsesniveau
• KOMBITs projektejer for projektet (Formand)
7.2 Herudover er der i forhold til det daglige samarbejde med kommunerne etableret en kommunal gruppe, der består af medarbejdere fra kommunerne med særlig faglig indsigt i valgopgaven.
7.3 KOMBIT er beslutningsdygtig i enhver henseende i relation til udbuddene af Løsningen og Serviceydelserne, herunder ift. udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af Løsningen og Serviceydelserne, samt leverandørstyring. Dette betyder bl.a., at alle indsigelser og andre relevante forhold vedrørende Leverandørens opfyldelse af Kontrakten skal videregives til KOMBIT, som herefter forestår den videre håndtering og opfølgning over for Leverandøren.
7.4 KOMBIT sikrer, at væsentlige beslutninger træffes i samarbejde med Styregruppen.
7.5 Kommunens interesser varetages løbende igennem projektets levetid bl.a. via deltagelse i projektgrupper, indstationering af kommunale fagkompetencer i projektet og via faglige arbejdsgrupper jf. punkt 7.2, der udarbejder indstillinger om fx videreudvikling af Løsningen og Serviceydelserne.
7.6 I samarbejdet vil KOMBIT løbende holde Kommunen orienteret om alle væsentlige forhold om Løsningen og Serviceydelserne.
7.7 KOMBIT er berettiget til at overdrage sine forpligtelser i henhold til Tilslutningsaftalen til KL eller offentlige myndigheder.
8 SAMFUNDSANSVAR
8.1 KOMBIT sikrer, at Leverandøren så vidt muligt i Kontrakt med KOMBIT forpligter sig til at efterleve principperne i KOMBITs ”Politik for samfundsansvar (CSR)”, der er baseret på FN’s Global Compact
9 IKRAFTTRÆDELSE OG OPHØR
9.1 Tilslutningsaftalen træder i kraft ved dens underskrift.
9.2 Tilslutningsaftalen er gældende i 10 år fra idriftsættelsen af Løsningen. Tilslutningsaftalen er uopsigelig for Kommunen i alle 10 år fra tidspunktet for idriftsættelse af Løsningen.
9.3 Tilslutningsaftalen ophører efter 10 års drift af Løsningen
9.4 KOMBIT kan opsige Tilslutningsaftalen, hvis ændret lovgivning eller andre forhold gør en fortsat drift af Løsningen formålsløs.
9.5 KOMBIT forbeholder sig retten til at opsige nærværende Tilslutningsaftale, fx såfremt en eller flere af udbuddene må annulleres, eller hvis det ikke lykkes at opnå tilslutning fra alle kommuner, eller hvis Kontrakterne med Leverandørerne må ophæves. KOMBIT giver i så fald hurtigst muligt skriftlig meddelelse herom til Kommunen.
10 MISLIGHOLDELSE
10.1 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse samt erstatningsansvar finder anvendelse med de nedenfor anførte begrænsninger.
10.2 I tilfælde af, at Kommunen måtte opleve, at Løsningen ikke lever op til fx servicemål, som KOMBIT har informeret Kommunen om i forhold til drift af Løsningen eller Serviceydelserne, er Kommunen berettiget til at kræve afhjælpning heraf. Kommunen kan ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende i tilfælde af mangler, se dog punkt 10.5 nedenfor.
10.3 Såfremt et erstatningskrav udspringer af, hidrører fra eller på anden måde relaterer sig til Leverandørens misligholdelse af Kontrakten, er det en forudsætning for, at Kommunen kan rejse krav om erstatning over for KOMBIT, at KOMBIT kan gennemføre og inddrive erstatningskravet over for Leverandøren.
10.4 Kommunen kan ophæve denne Tilslutningsaftale, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse af Tilslutningsaftalen fra KOMBITs side.
10.5 En parts samlede erstatning under Tilslutningsaftalen kan ikke overstige et beløb svarende til det faste årlige bidrag i de seneste 12 måneder forud for den erstatningsudløsende begivenhed.
11 KONFLIKTHÅNDTERING
11.1 Tvister vedrørende Tilslutningsaftalen skal så vidt muligt løses i mindelighed mellem parterne.
11.2 Kan tvisten ikke løses i henhold til ovenstående skal uoverensstemmelser eskalere til parternes øverste ledelsesniveauer.
12 UNDERSKRIFT
12.1 Tilslutningsaftalen er udsendt via det elektroniske underskriftssystem (Penneo). Kommunens underskrift vil derfor fremgå som en NemID-signatur på sidste side, mens KOMBITs underskrift vil fremgå nedenfor.
12.2 Tilslutningsaftalen skal foreligge elektronisk hos Kommunen og KOMBIT. På vegne af KOMBIT
Den 1. marts 2021, Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx, Markedsdirektør: