Udvikling af metode til måling af den værdi som SDFE’s data og digitale infrastruktur skaber
Udvikling af metode til måling af den værdi som SDFE’s data og digitale infrastruktur skaber
Disse udbudsbetingelser indeholder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver samt oplysninger om udbuddet i øvrigt.
1. AFGIVELSE AF TILBUD
Tilbuddet skal afgives senest fredag, den 8. juni 2018, kl. 14.00 på følgende mailadresse: xxxxx@xxxx.xx. I emnefeltet skal der stå: ”Tilbud – Udvikling af metode til måling af den værdi SDFE’s data og digitale infrastruktur skaber”
Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive afvist.
Tilbud kan også sendes til eller afleveres i papirform på følgende adresse: Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering
Att. Fuldmægtig Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxx 0
2400 København NV
Tilbuddet bedes afleveret i 3 papireksemplarer samt ét elektronisk eksemplar på USB i PDF. Tilbuddet bør afleveres i en lukket forsendelse, der er mærket ” Udvikling af en metode til måling af den værdi SDFE’s data og digitale infrastruktur skaber - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen".
Tilbud, der modtages efter kl. 14.00 fredag den 8. juni 2018, vil blive afvist.
Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud og skal vedstå sit tilbud i 30 dage fra tilbudsfristens udløb.
2. UDBUDSMATERIALET
Udbudsmaterialet er grundlaget for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på xxx.xxxxx.xx.
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
• Disse udbudsbetingelser
• Kravspecifikation
• Bilag til udbudsbetingelserne:
o Bilag A: Tilbudsevalueringen (tildelingskriterier og evalueringsmetode)
• Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne.
Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten, som er uacceptable eller klart uhen- sigtsmæssige, kan tilbudsgiver efter fremgangsmåden i punkt 3, foreslå en ændring af kon- trakten. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil blive indarbej- det.
Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet vil blive meddelt alle via det elektroniske udbuds- system, xxx.xxxxx.xx.
3. KOMMUNIKATION OG SPØRGSMÅL TIL ORDREGIVER
Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering afholder et informationsmøde for alle til- budsgivere onsdag d. 16. maj kl. 9.00 – 11.00, hvor der vil blive afholdt et kort oplæg om- kring opgavens indhold samt være mulighed for at stille spørgsmål til opgaven. Mødet afhol- des i styrelsen på Xxxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx XX. Tilmelding skal ske via mail til Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, xxxxx@xxxx.xx senest tirsdag d. 15. maj kl. 10.00.
Det vil desuden være muligt i perioden den 17. maj til 18. maj og 22. maj til 23. maj, at aftale med SDFE et tidspunkt, hvor man sammen med en SDFE medarbejder kan få et indblik i, hvordan logningsdata ser ud. Således vil tilbudsgiver have et bedre grundlag for tilbudsaf- givelse. Det vil foregå på styrelsens adresse og have varighed af 30 min. Tilbudsgivere som ønsker at benytte sig af denne mulighed, skal kontakte Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx på mail: xxxxx@xxxx.xx for nærmere aftale. Tilbudsgiver skal underskrive en fortrolighedserklæring for at benytte sig af tilbuddet.
Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal ske på via mail til xxxxx@xxxx.xx
Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt alle på xxx.xxxxx.xx.
Spørgsmål skal stilles senest den 28. maj 2018 kl. 12.00.
4. TILBUDDETS INDHOLD
Et tilbud består af følgende dokumenter:
A. Tilbudsbrev
B. Løsningsbeskrivelse
C. Proces- og tidsplan
Tilbuddet behøver ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal ud- fyldes/færdiggøres af tilbudsgiver. Kontrakten og disse bilag, anses for accepteret af tilbuds- giver.
Ad A) Tilbudsbrev
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud et tilbudsbrev, der bør indeholde følgende oplysnin- ger:
• Hvilken virksomhed eller sammenslutning, der afgiver tilbuddet.
• E-mailadresse og telefonnummer, som ordregiver kan rette henvendelse til i forbindelse med udbuddet.
Hvis flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøf- telser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).
Ad B) Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse
• Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse skal udarbejdes med udgangspunkt i kravspecifikatio- nen og må ikke overstige 15 A4 sider, jf. afsnit 2.1 i kravspecifikationen.
Ad C) Proces- og tidsplan
• Derudover skal der udarbejdes en proces- og tidsplan indeholdende besvarelse af krav B (max 5 sider), jf. kravspecifikationen afsnit 2.1.
Ordregiver kan ikke forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Tilbuddet bør derfor være udarbejdet på en sådan måde, så kontrakten kan indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiver.
Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet.
Forbehold accepteres ikke og vil således medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.
Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilag eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgi- ver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.
Dokumenter eller oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan være omfattet af reglerne om aktind- sigt. Konkurrenter m.fl. kan således anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet be- handles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn øn- skes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
5. VURDERING AF TILBUD
Vurderingen af tilbuddene foretages som beskrevet i Bilag A.
6. UDBUDDETS AFSLUTNING
Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud, der er det tilbud med bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. Bilag A, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbuddet.
Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet.
Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Ved indgåelse af kontrakt med det vindende tilbud, vil tilbudsgiver blive pålagt at underskrive en databe- handleraftale.