Behandling af N1’s medarbejderes personoplysninger
Behandling af N1’s medarbejderes personoplysninger
Almindelige personoplysninger:
I N1 behandles bl.a. følgende almindelige personoplysninger om dig:
• Navn
• Kontaktoplysninger
• Medarbejdernummer
• Fødselsdato
• Uddannelse / kurser / certifikater
• Referencer
• Lønforhold og håndtering af udgiftsbilag
• Stillingsbetegnelse
• Ansættelsesvilkår og kontraktforhold
• Pensionsforhold og sundhedsforsikring
• Medarbejderudviklingssamtaler
• Evalueringer / målinger
• Advarsler / påtaler
• Fratrædelse
• Fravær
• Billede
• Kontaktoplysninger om nærmeste pårørende
• Personlighedstest, og resultaterne af denne
Følsomme personoplysninger: I HR-afdelingen og Finans behandles også særlige kategorier af personoplys-
ninger om dig (følsomme personoplysninger), som relaterer sig primært til:
• Dine helbredsoplysninger, f.eks. i forbindelse med mulighedserklæringer og refusioner.
• Fagforeningsmæssige forhold f.eks. ifbm. Tillidshverv eller personalesager
Helbredsoplysningerne, som behandles i HR-afdelingen, knytter sig typisk til graviditet og/eller fravær som følge af sygdom til brug for dokumentation for sygefravær.
CPR-nummer: HR-afdelingen behandler dit CPR-nummer til identifikationsformål og i forbindelse med afregning af skat.
Hvad er formålet med og retsgrundlaget
for behandlingen af dine personoplysninger?
Almindelige personoplysninger: Behandlingen af dine almindelige personoplysninger (såsom navn, kontakt-
oplysninger, fødselsdato, lønforhold, stillingsbetegnelse, ansættelsesvilkår mv.) kan ske, hvis behandlingen blandt andet er nødvendig for:
• Opfyldelse af en kontrakt, hvor du er en part (det kan være din ansættelsesaf- tale, aftale med jobcentre o.lign).
• Opfyldelse af en retlig forpligtelse (som indberetning af visse oplysninger til SKAT).
• Forfølgelse af en legitim interesse, hvor vores interesse overstiger hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder (den såkaldte interes- se-afvejningsregel).
• Computergenerede oplysninger, f.eks. IP-adresse, telefonnummer, simkort-nummer, e-mailadresse.
• Køb af personalegoder.
• Brug af internet/systemer til logning (tekniske formål og kontroløjemed).
• Adgangskort/nøglebrik, GPS-overvågning ved brug af virksomhedens biler, og evt. overvågning ved indgangspartier mv.
Behandlingen af dine almindelige personoplysninger er ofte nødvendig for op- fyldelse af din ansættelseskontrakt, herunder udbetaling af din løn. Herudover håndteres kontaktoplysninger om din nærmeste pårørende ud fra en interesse- afvejning, da vi skal kunne kontakte de rette personer i tilfælde af en ulykke eller lignende. Behandlingen af andre almindelige oplysninger om dig som f.eks. situa- tionsbilleder, deltagelse i kurser, evalueringer sker ligeledes ud fra en interesse- afvejning, f.eks. i forbindelse med planlægning og optimering af arbejdsopgaver, medarbejderudvikling, forretningsudvikling, brug af medarbejderens billede og stillingsbetegnelse til interne formål osv.
Følsomme personoplysninger: Behandlingen af dine følsomme personoplysninger sker blandt andet på bag-
grund af følgende hjemmel:
• Behandlingen er nødvendig for at overholde dine eller vores arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, hvis disse har hjemmel i gældende ret eller kollektiv overenskomst; eller
• Behandlingen er nødvendig for, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
• Behandlingen bygger på dit frivilligt afgivet samtykke til et eller flere specifikke formål.
Behandlingen af dine følsomme personoplysninger er nødvendig, i det omfang vi er berettiget til refusion fra offentlige myndigheder f.eks. barsels- eller sygedag- penge, eller hvis vi skal forsvare et retskrav i relation til dine ansættelsesretlige forhold samt/eller for at overholde dine eller vores arbejds-, sundheds- og social- retlige forpligtelser og specifikke rettigheder.
CPR-nummer: Vi behandler dit CPR-nummer, hvis det er påkrævet ved lov eller hvis behand-
lingen opfylder betingelserne for behandlingen af følsomme personoplysninger. Videregivelse af dit CPR-nummer kan desuden ske til offentlige myndigheder, hvis disse anmoder herom, eller hvis videregivelsen er et naturligt led i N1’s sædvanlig drift, og videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af medarbejderen.
Vi behandler kun dit CPR-nummer som følge af et lovkrav f.eks. i relation til skatte-opkrævning.
Videregivelse af dine personoplysninger
Modtagere af dine
personoplysninger: I visse tilfælde videregives dine personoplysninger til tredjemand. Det omfatter
blandet andet:
• Pensionsselskabet i forbindelse med etablering, indbetaling og vedligehold af pensionsordning
• Bank i forbindelse med udstedelse af firmakreditkort og udbetaling af udlæg
• SKAT og andre offentlige myndigheder
Det retlige grundlag for videregivelse af dine personoplysninger svarer til det samme, som beskrevet ovenfor.
Herudover har vi antaget, at visse databehandlere, som udfører en række opgaver på vegne af os, får adgang til dine persondata. Databehandlerne kan dog alene lovligt tilgå og behandle dine personoplysninger på vegne af os, for at opfylde de specifikke formål, der er fastsat af os. Databehandlere, der kan tilgå dine personoplysninger omfatter blandet andet:
• IT-afdelingen samt software- og hardwareleverandører
• Udbyder af personlighedstest, lønsystem og andre IT-løsninger
Overførsel af dine person-
oplysninger til tredjelande: Der overføres ikke persondata til tredjelande
Rettigheder
Dine rettigheder som den
registrerede person: Du har som den registrerede:
• Ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• Ret til at få persondata om dig berigtiget, hvis disse er urigtige
• Ret til sletning (retten til at blive glemt)
• Ret til begrænsning af behandlingen af dine persondata
• Ret til indsigelse
• Ret til dataportabilitet, dvs. hvis visse betingelser er opfyldt, har du ret til at modtage dine persondata i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få disse persondata transmitteret til en anden dataansvarlig virksomhed uden hindring fra os.
Ønsker du indsigt i, retning eller sletning af oplysninger kan du kontakte N1 på xxxxxxx@x0.xx.
Klage til Datatilsynet og/eller vores
databeskyttelsesrådgiver (DPO): Hvis du ønsker at indgive en klage over vores behandling af dine persondata,
kan du kontakte os på xxxxxxx@x0.xx eller indgive en klage til Datatilsynet, som har følgende kontaktoplysninger:
Datatilsynet Xxxxxxxxxx 00, 0
1300, København K
Telefonnummer: x00 00 00 00 00 E-mail: xx@xxxxxxxxxxxx.xx xxx.xxxxxxxxxxxx.xx