Udbudsbetingelser
København den 21. februar 2017
Version 2
Den 28. juni 2017
Udbudsbetingelser
Udbud af evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsatser finansieret af 2015–2018-midlerne
EU-udbud
4.4. Verificering af oplysninger afgivet i ESPD-dokumentet 6
6.4. Omkostninger ved deltagelse i udbudsforretning 8
6.5. Alternative bud og delbud 8
6.6. Krav til tilbuddets opbygning og indhold 8
8.1. Vurdering af underkriteriet ’Kvalitet’ 12
8.2. Vurdering af underkriteriet ’Pris’ 12
9.1. Indledende bemærkninger 12
9.3. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt 13
10. Krav til fremsendelse af tilbud 13
10.2. Frist for afgivelse af tilbud 14
10.3. Form og mærkning af tilbud 14
10.4. Rettigheder over tilbud 14
11.1. Adgang til at overvære åbningen af tilbud 14
11.2. Forhandlingsprocessen 15
11.3. Ordregivers meddelelse om udbuddets resultat 15
BILAG 1 – OPGAVEBESKRIVELSE 16
BILAG 2 – BOLIGSOCIALE INDSATSER UNDER 2015-18-MIDLERNE – BAGGRUND OG RAMMER 30
BILAG 3 – UDKAST TIL KONTRAKT 37
BILAG 4 - SKEMA TIL DISPONERING AF TILBUD 46
BILAG 6 – LISTE OVER FORBEHOLD 49
1. Indledende bemærkninger
Nærværende udbudsbetingelser gælder for Landsbyggefondens udbud af en samlet evaluering af de boligsociale indsatser, som Landsbyggefonden, på baggrund af ’Regulativ om tilskud til boligsocial indsats i almene boligafdelinger’, yder støtte til for 2015–2018-midlerne.
Evalueringen skal overordnet set bestå i en række kvantitative og kvalitative analyser, der løbende skal belyse effekterne og resultaterne af den gennemførte indsats finansieret af Landsbyggefondens 2015–2018-midler til boligsocial indsats. Som en del af evalueringen er der indlagt mulighed for et udviklingsprojekt (optionen), der skal understøtte implementering af indsatserne. En nærmere beskrivelse af opgaven og optionen findes i Bilag 1 ’Opgavebeskrivelse’.
Evalueringen forventes påbegyndt i 3. kvartal i 2017 og forventes at være tilendebragt senest ved udgangen af 3. kvartal 2022.
Udbuddet er et udbud med forhandling, og er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende og TED-databasen ved Landsbyggefondens udbudsbekendtgørelse.
2. Baggrund og rammer
Boligsociale indsatser er sociale og forebyggende indsatser, samt mulighed for huslejestøtte, målrettet udsatte boligområder og dets beboere. Indsatserne er forankret hos de almene boligorganisationer, der samarbejder tæt med kommunerne om udvikling og implementering. De overordnede målsætninger og den samlede økonomiske ramme er fastlagt gennem boligaftaler, der udmøntes i Landsbyggefondens Regulativ og Vejledning.1
For uddybning af baggrund og rammer vedr. de boligsociale indsatser under 2015-18- midlerne henvises til Bilag 2: ’De boligsociale indsatser under 2015-18-midlerne – baggrund og rammer’.
3. Udbuddets formål
Formålet med dette udbud er at gennemføre en evaluering af de boligsociale indsatser, der har modtaget støtte fra Landsbyggefondens 2015–2018-midler til boligsociale indsatser. Evalueringen skal løbende tilvejebringe viden om de boligsociale indsatsers effekter og resultater i forhold til de tre overordnede målsætninger, der er beskrevet i Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’. Evalueringen skal medvirke til at kvalificere grundlaget
1 Landsbyggefondens vejledning af 4. juni 2015 om udarbejdelse af ansøgning i henhold til lov om almene boliger m.v. § 91 a og Regulativ om tilskud til boligsocial indsats i udsatte almene boligområder af 19. marts 2015. se: xxxxx://xxx.xx/xxxxxxx/xxxxxxxxxxx- indsats-aktiviteter/regulativ-og-vejledning-for-2015-18-midlerne/
for Landsbyggefondens fremtidige støttetildeling til boligsociale indsatser, som kan medvirke til at udvikle og forbedre udsatte almene boligområder. Uddybning af formål vedr. evalueringens enkelte dele fremgår af Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’.
4. Generelle oplysninger
4.1. Ordregiver
Den ordregivende myndighed og kontraherende part er:
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V
Telefon 0000 0000
Telefax 3376 2005
Ordregivers kontaktperson er:
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Konsulent i Boligsocial funktion Direkte telefon: 0000 0000 Mail: xxx@xxx.xx
4.2. Udbudsform
Udbuddet gennemføres efter reglerne om udbud med forhandling i henhold til udbudsloven hvilket indebærer, at kun prækvalificerede virksomheder har ret til at afgive tilbud.
Da udbuddet er omfattet af udbudsloven, er ordregiver forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer. Dette skal ske bl.a. for at sikre ligebehandling af ansøgere og tilbudsgiverne og gennemsigtighed i udbudsprocessen.
I den forbindelse ønsker ordregiver at henlede tilbudsgivernes opmærksomhed på, at:
- Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer af tilbud, som ikke er til stede på ordregivers adresse på tidspunktet for tilbudsfristens udløb.
- Det er tilbudsgivernes risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvenserne af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiveren påhviler derfor udelukkende tilbudsgiveren. Der henvises til pkt. 6.7 nedenfor vedrørende muligheden for at tage forbehold.
- Der er tale om udbud med forhandling, jf. nærmere om forhandlingsprocessen i pkt. 11.2 nedenfor, men ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud.
4.3. Prækvalifikation
XML-filen kan åbnes via Kommissionens elektroniske ESPD-tjeneste på xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx. ESPD skal udfyldes via denne tjeneste og fremsendes som XML-fil til ordregiver ved anmodning om prækvalifikation.
Yderligere oplysninger i forbindelse med udfyldelse af ESPD’et kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning under xxxx://xxx.xxxx.xx/Xxxxxxx-XXXX/XX- nyheder/2016/~/media/D6603176AD6940B693D6BC1AD3109C26.ashx
Uddybende beskrivelse af, hvilke oplysninger tilbudsgiver skal afgive, samt hvordan prækvalifikationen vurderes, fremgår af udbudsbekendgørelsen.
4.4. Verificering af oplysninger afgivet i ESPD-dokumentet
Ordregiver kan på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren kræve, at ansøger eller tilbudsgiver fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
Ordregiver forventer at indhente denne dokumentation hos de prækvalificerede tilbudsgivere umiddelbart i forlængelse af underretning om prækvalifikation, jf. tidsplan punkt 4.6 nedenfor.
Verificering kan ske ved indsendelse af serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, omfattende samtlige af de udelukkelsesgrunde angivet i ESPD’et.
Såfremt tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal der indleveres tilsvarende dokumentation udstedt af virksomhedens hjemland.
4.5. Kontraktform
Ordregiver har udfærdiget udkast til en kontrakt, der er vedlagt nærværende udbudsbetingelser – se Bilag 3. Tilbudsgivers tilbud skal være baseret på det vedlagte kontraktudkast, idet der henvises til pkt. 6.7 nedenfor vedrørende muligheden for at tage forbehold.
4.6. Tidsplan
Nedenfor er skitseret en forventet tidsplan frem til underskrift af kontrakt. Bemærk, at
ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af det indledende tilbud, hvorfor tidsplanen kan forkortes.
Aktivitet | Tidspunkt |
Offentliggørelse af udbudsmateriale | 21. februar 2017 |
Frist for modtagelse af ansøgning om prækvalifikation | 24. marts 2017 klokken 12.00 |
Afsendelse af underretning om resultatet af prækvalifikationen | 18. april 2017 |
Verificering af ESPD-oplysninger | 18. april – 9. maj 2017 |
Afholdelse af spørgemøde | 25. april 2017 |
Frist for besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet | 24. maj 2017 |
Frist for modtagelse af indledende tilbud | 30. maj 2017 klokken 12.00 |
Udsendelse af invitation til forhandlingsmøder | 14. juni 2017 |
Afholdelse af individuelle forhandlingsmøder | 19. og 20. juni 2017 |
Offentliggørelse af evt. revideret udbudsmateriale | 26. juni 2017 |
Frist for modtagelse af endeligt tilbud | 14. august 2017 klokken 12.00 |
Afsendelse af underretning om resultatet af tilbudsevalueringen | 12. september 2017 |
Standstill-periodens udløb | 27. september 2017 |
Underskrivelse af kontrakt med den vindende tilbudsgiver | 28. september 2017 |
4.7. Annullation
Indtil en endelig kontrakt er indgået, vil ordregiver kunne annullere udbuddet, såfremt ordregiver finder, at dette er sagligt begrundet.
Ordregiver forbeholder sig ret til at forkaste det vindende tilbud, såfremt der ikke opnås godkendelse til kontraktindgåelse fra den bevilgende myndighed.
5. Udbudsmaterialet
Udbudsbekendtgørelsen udgør sammen med nærværende udbudsbetingelser med tilhørende Bilag 1- 6, samt ESPD-dokument til udfyldelse af ansøgerne, det samlede udbudsmateriale for dette udbud.
Bilagene til nærværende udbudsbetingelser består af ’Opgavebeskrivelse’ (Bilag 1),
’Boligsociale indsatser under 2015-18 midlerne – baggrund og rammer’ (Bilag 2), ’Udkast til kontrakt’ (Bilag 3), ’Skema til disponering af tilbud’ (Bilag 4), ’Tilbudsliste’ (Bilag 5), ’Liste over forbehold’ (Bilag 6). Tilbudsgiver bedes kontrollere, at alle ovennævnte dokumenter er til stede.
6. Udarbejdelse af tilbud
Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af nærværende punkt.
6.1. Sprog
Tilbuddet skal udarbejdes på dansk.
6.2. Vedståelsesfrist
Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristen, idet tilbudsgiverne dog under alle omstændigheder er bundet af deres tilbud, indtil kontrakten med den vindende tilbudsgiver er underskrevet.
6.3. Priser
De i tilbuddet angivne priser, skal være i danske kroner ekskl. moms.
6.4. Omkostninger ved deltagelse i udbudsforretning
Tilbudsgiverne modtager intet honorar for deltagelse i denne udbudsforretning, herunder for udarbejdelse af kalkulation af tilbud eller evt. deltagelse i forhandlingsmøder.
6.5. Alternative bud og delbud
Tilbudsgiverne er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.
Tilbudsgiverne er ikke berettiget til alene at afgive tilbud på dele af den udbudte opgave, men skal afgive tilbud på hele den samlede opgave, således som denne er beskrevet i Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’.
6.6. Krav til tilbuddets opbygning og indhold
Tilbuddene skal afgives ved at følge dispositionen i vedlagte skema (Bilag 4) samt udfylde den vedlagte tilbudsliste (Bilag 5). Det er et krav, at tilbuddet disponeres, så
det følger skemaets punkter, men valgfrit, om tilbuddet afgives ved at udfylde selve skemaet (Bilag 4).
Priserne skal afgives i tilbudslisten (Bilag 5). Der kan ikke foretages ændringer i tilbudslisten og samtlige punkter skal udfyldes.
Formålet med nærværende krav til tilbuddets opbygning og indhold er dels at sikre sammenlignelighed mellem tilbuddene, dels at sikre, at alle relevante forhold bliver behandlet.
6.7. Forbehold
Tilbudsgiverne opfordres til så vidt muligt at undlade at tage forbehold over for udbudsmaterialet og i stedet søge eventuelle usikkerheder afklaret ved fremsendelse af skriftlige spørgsmål, jf. pkt. 9.1, eller under spørgemødet, jf. pkt. 9.2. Det gælder i særdeleshed det endelige tilbud, jf. nedenfor.
Eventuelle forbehold skal specificeres klart og præcist i de enkelte dokumenter og bilag med korrekturmarkering. Forbeholdet skal desuden fremgå af den vedlagte forbeholdsliste (bilag 6). Tilbudsgivernes undladelse af at angive eventuelle forbehold i forbeholdslisten er dog ikke ensbetydende med, at ingen af udsagnene i tilbudsgivernes tilbud vil blive kvalificeret som forbehold, idet dette beror på udsagnenes indhold.
Forbehold håndteres i overensstemmelse med udbudslovens regler forskelligt i det indledende tilbud og i det endelige tilbud:
Forbehold i det indledende tilbud vil blive betragtet som forslag til drøftelse på forhandlingsmødet. Dog kan der ikke forhandles om mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
I det endelige tilbud vil forbehold over for mindstekrav og forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medføre, at ordregiver er forpligtet til at forkaste tilbuddet. Det gælder ligeledes forbehold, der ikke kan prissættes af ordregiver på et sikkert og objektivt grundlag.
For så vidt angår øvrige forbehold i det endelige tilbud – dvs. forbehold, som ikke vedrører mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og som kan prissættes på et sikkert og objektivt grundlag – kan ordregiver enten prissætte forbeholdet eller forkaste tilbuddet.
7. Tildelingskriterier
Kontrakten vil blive tildelt på baggrund af kriteriet: ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på baggrund af bedste forhold mellem pris og kvalitet”, vurderet på grundlag af følgende underkriterier og disses indbyrdes vægtning:
• Kvalitet (90 %)
• Pris (10 %)
7.1. Kvalitet (90 %)
Ved evaluering af underkriteriet ”Kvalitet” lægges vægt på:
• Tilbuddets analysedesign, herunder redegørelse for metoder og tilgange (60 %), hvorved der lægges vægt på:
o I hvilket omfang tilbuddet inkluderer overvejelser omkring evalueringens tilgang, genstandsfelt og metode (jf. Bilag 1, pkt. 1.4, 1.5, 1.6)
o I hvilket omfang tilbuddet beskriver et analysedesign, der indeholder effektmålinger baseret på registerdata samt progressionsmålinger, herunder overvejelser om relevante indikatorer vedr. brud med negativ social arv og målgruppernes afgrænsning. (jf. Bilag 1, pkt. 1., særligt delanalyse a) knyttet til målsætningen: ’Brud med negativ social arv’)
o Den tilbudte løsnings bud på, hvordan områdernes tryghed og trivsel undersøges med henblik på at undersøge resultater, effekter og mulige årsagssammenhænge. (jf. Bilag 1, pkt. 1., særligt delanalyse b) knyttet til målsætningen: ’Tryghed og trivsel’)
o Den tilbudte løsnings forslag til, hvordan den strategiske styring af indsatserne samt fremdriften i udvikling af boligområderne undersøges, herunder hvordan resultaterne, og om muligt effekterne, af entydig ledelse og samarbejde mellem kommuner og boligorganisationer undersøges på strategisk og praktisk niveau. (jf. Bilag 1, pkt. 1., særligt delanalyse c) knyttet til målsætningen: ’Strategisk styring og udvikling’)
o Den tilbudte løsnings overvejelser omkring, hvordan sammenhængen mellem resultater og effekter under målsætningerne: ’Tryghed og trivsel’, ’Brud med negativ social arv’ og ’Strategisk styring og udvikling’ undersøges, herunder perspektiver på, hvordan undersøgelsens områdeperspektiv (boligområderne) og individperspektiv (de prioriterede målgrupper) kan spille sammen. (jf. Bilag 1, pkt. 1., særligt delanalyse d), der går på tværs af delanalyser og målsætninger)
• Tilbuddets beskrivelse af proces og formidling (10 %), hvorved der lægges vægt på:
o Tilbuddets forslag til vejledende procesplan, herunder overvejelser vedrørende inddragelse af relevante parter og eksisterende viden på feltet samt rækkefølgen på leverancerne (jf. Bilag 1, pkt. 2.1)
o Tilbuddets forslag til, hvordan resultaterne løbende afrapporteres og formidles til rammesættende, understøttende og udførende niveau, herunder hvordan evalueringen bedst bidrager til at kvalificere eksisterende viden vedr. udsatte boligområder og målgrupper (jf. Bilag 1, pkt. 2.2)
• Relevante uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer samt erfaringer hos nøglemedarbejdere samt organisering (30 %), hvorved der lægges vægt på:
o Indholdet af de fremsendte CVer for relevante nøglepersoner (jf. Bilag 1, pkt. 3.1)
o Beskrivelse af organiseringen af evalueringsteamet, herunder rollefordeling blandt de involverede medarbejdere (jf. Bilag 1, pkt. 3.2)
7.2. Pris (10 %)
Ved evaluering af underkriteriet ”Pris” lægges vægt på den samlede tilbudssum afgivet i overensstemmelse med Tilbudslisten, Bilag 5.
Følgende dele af tilbudssummen kan ikke overstige:
For så vidt angår ”Den samlede evaluering uden option” kr. 10.800.000 ekskl. moms. For så vidt angår ”Optionen” kr. 1.200.000 ekskl. moms.
Tilbud med priser, der overstiger ovenstående begrænsninger for priserne for hhv. ”Den samlede evaluering uden option” eller ”Optionen” vil blive anset for at være ukonditionsmæssige, og vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af de endelige tilbud.
Begrænsningerne er faste for de enkelte priselementer, således at tilbudsgiver ikke kan afgive højere pris på f.eks. ”Den samlede evaluering uden option” mod en lavere pris på ”Optionen”.
8. Tilbudsbedømmelsen
Landsbyggefonden evaluerer indkomne tilbud i overensstemmelse med ovennævnte tildelingskriterium med tilhørende underkriterier, bemærk ovenstående konkretisering af, hvad der lægges vægt på under disse.
8.1. Vurdering af underkriteriet ’Kvalitet’
For så vidt angår underkriteriet ’Kvalitet’ vurderes hvert delkriterie for sig, og point tildeles for hvert delkriterie efter følgende skala:
• 0 – Ikke besvaret
• 1 – Meget ringe bevarelse
• 2 – Ringe besvarelse
• 3 – Klart utilstrækkelig besvarelse
• 4 – Ikke helt tilstrækkelig besvarelse
• 5 – Tilstrækkelig besvarelse
• 6 – Jævn besvarelse
• 7 – God besvarelse
• 8 – Meget god besvarelse
• 9 – Fortrinlig besvarelse
• 10 – Fremragende besvarelse
Det opnåede pointtal multipliceres med den angivne vægtning, hvorefter point for delkriterierne tælles sammen.
Den samlede pointscore for underkirteriet ”Kvalitet” multipliceres herefter med den for underkriteriet angivne vægtning (90 %).
8.2. Vurdering af underkriteriet ’Pris’
For så vidt angår underkriteriet ’Pris’ er der anvendt følgende pointmodel, som bl.a., henset til underkriteriets lave vægtning, er vurderet som værende tilstrækkeligt retvisende og dermed egnet:
Laveste pris tildeles 10 point på en skala fra 0-10. Pointene til de resterende tilbud beregnes som den laveste tilbudssum divideret med den pågældende tilbudssum multipliceret med 10 (retlinet interpolation).
Herefter multipliceres det opnåede pointtal med den for underkriteriet ”Pris” angivne vægtning (10 %).
9. Spørgsmål
9.1. Indledende bemærkninger
Ansøgerne og tilbudsgiverne opfordres til at afklare eventuelle usikkerheder i udbudsmaterialet gennem spørgsmål til ordregiver.
Såfremt tilbudsgiver har oplyst e-mail adresse, fremsendes svarene tillige til tilbudsgiver i tilbudsfasen, dvs. efter prækvalifikation.
9.2. Spørgemøde
Der afholdes spørgemøde den 25. april 2017 fra klokken 14-15.30 for de prækvalificerede tilbudsgivere. På spørgemødet får tilbudsgiverne lejlighed til at stille spørgsmål til ordregiver om eventuelle usikkerheder i udbudsmaterialet, forventningerne til den videre proces og om leveringen af den udbudte ydelse.
Spørgemødet afholdes på ordregivers adresse (Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx V).
Tilbudsgiverne bedes inden den 21. april 2017 bekræfte deres deltagelse i spørgemødet via mail til ordregivers kontaktperson, herunder oplyse antallet af deltagere.
9.3. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivernes tilbud, som angår tilbudsgivernes fortrolige, forretningsmæssige forhold.
Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
I det omfang tilbudsgiverne selv anser oplysninger som særligt følsomme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddene, hvorefter ordregiver – inden for lovgivningens rammer - vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Tilbudsgiverne er desuden pålagt en ubetinget tavshedspligt over for tredjemand med hensyn til forhold, som måtte komme tilbudsgiverne til kundskab i forbindelse med deltagelse i udbudsprocessen.
10. Krav til fremsendelse af tilbud
10.1. Tilbudsafgivelse mv.
Tilbud skal afleveres til:
Landsbyggefonden Studiestræde 50
DK-1554 København V
10.2. Frist for afgivelse af tilbud
Indledende tilbud skal afleveres senest den 30. maj 2017 klokken 12.00. Alene de prækvalificerede tilbudsgivere er berettiget til at afgive tilbud.
Ordregiver forbeholder sig retten til at antage det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger.
Ved gennemførelse af forhandlinger forventes tilbudsfristen for endelige tilbud at være den 14. august 2017 klokken 12.00.
Tilbud, der modtages senere end ovenfor angivne tidspunkter, vil blive forkastet. Enhver fristoverskridelse fører således til forkastelse af tilbuddet.
10.3. Form og mærkning af tilbud
Tilbudsgivere skal aflevere 1 original version i papirformat, og 3 kopieksemplarer. Tilbudsgivere skal yderligere aflevere et elektronisk eksemplar på USB nøgle. Både originalversion, kopieksemplarer og elektronisk eksemplar skal være mærket: ”Evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsatser 2015-18 midlerne”.
Ved uoverensstemmelse mellem original versionen og den elektroniske version anses papirversionen for at være den gældende version.
10.4. Rettigheder over tilbud
Alle dokumenter, som fremsendes af tilbudsgiverne, betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret til tilbudsgiverne.
11. Behandling af tilbud
11.1. Adgang til at overvære åbningen af tilbud
Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af de indkomne tilbud.
11.2. Forhandlingsprocessen
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling. Det betyder, at ordregiver efter konkret vurdering af tilbudsgivernes indledende tilbud, kan invitere alle tilbudsgivere til individuelle forhandlingsmøder, jf. pkt. 4.6, med mindre ordregiver vælger at udnytte retten til at antage det indledende tilbud.
På møderne har ordregiver mulighed for at indgå forhandlinger eller drøftelser med tilbudsgiverne med henblik på at optimere tilbuddene, herunder kvalificere foreslåede løsningsforslag, så anskaffelsen bliver tilpasset ordregivers behov, ligesom tilbudsgiverne har mulighed for at foreslå ordregiver forbedringer af udbudsmaterialet. Der kan ikke ske forhandling af mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Ordregiver er opmærksom på at sikre fortrolighed under forhandlingen. I det omfang tilbudsgiverne selv anser oplysninger som særligt følsomme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddene, hvorefter ordregiver – inden for lovgivningens rammer - vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.
Efter afholdelse af forhandlingsrunden offentliggøres eventuelt revideret udbudsmateriale, der danner grundlag for tilbudsgivernes endelige tilbud, jf. pkt. 4.6 Tidsplan. Det reviderede udbudsmateriale offentliggøres på xxxxx://xxx.xx/xx- lbf/udbud-af-boligsocial-evaluering/. Alle tilbudsgivere vil også blive orienteret skriftligt om offentliggørelsen.
Da forhandlingsprocessens gennemførelse er afhængig af ordregivers vurdering af de indledende tilbud, er det nødvendigt, at de indledende tilbud behandler alle relevante forhold og er præcise i enhver henseende, herunder indeholder alle nødvendige oplysninger inklusiv angivelse af samtlige priser.
11.3. Ordregivers meddelelse om udbuddets resultat
Efter tildeling af kontrakten vil ordregiver hurtigst muligt skriftligt orientere tilbudsgiverne, der ikke er blevet tildelt kontrakten, om det antagne tilbuds egenskaber og relative fordele i forhold til den forbigående tilbudsgivers tilbud.
BILAG 1 – OPGAVEBESKRIVELSE
Nærværende udbud omhandler evaluering af de boligsociale indsatser, herunder huslejenedsættelser, som Landsbyggefonden yder støtte til under 2015-18-midlerne. Opgaven består af løbende evaluering og formidling af evalueringens resultater.
Evalueringsprocessen forventes at inkludere en indledende kortlægningsfase, en undersøgelses- og analysefase med vægt på effekter og resultater samt en formidlings- og afrapporteringsfase. Hovedvægten ligger på undersøgelses- og analysefasen.
1. Analysedesign for evalueringen
1.1. Formål
Evalueringen skal tilvejebringe viden om de boligsociale indsatsers effekter og resultater med særligt fokus på de tre målsætninger:
• Brud med negativ social arv, herunder uddannelse, beskæftigelse, forebyggelse af kriminalitet hos børn og unge, trivsel i udsatte familier.
• Tryghed og trivsel, herunder oplevet tryghed, sammenhængskraft og handlekraft i boligområderne.
• Strategisk styring og udvikling, herunder entydig ledelse, udvikling og fremdrift i udsatte boligområder, samarbejde mellem kommuner og boligorganisationer på strategisk og praktisk niveau.
Det er et krav, at der for hver målsætning gennemføres særskilte delanalyser (delanalyse a, b og c), og at der herudover gennemføres en tværgående analyse (delanalyse d).
For hver målsætning/delanalyse er opstilllet en række undersøgelsesspørgsmål, der i oversigtsskemaet nedenfor er struktureret i et kortlægnings- og vidensspor (spor 1) samt et effekt- og resultatspor (spor 2), med den absolutte tyngde på sidstnævnte. Strukturen i oversigtsskemaet er ikke bindende, dog skal tilbudsgiver sikre, at samtlige undersøgelsesspørgsmål inddrages i evalueringen.
Evalueringen har både et summativt og et formativt formål. Den skal undersøge, indsatsernes resultater og effekt i forhold til ovenstående målsætninger og bidrage til at kvalificere den fremtidige boligsociale indsats, herunder samspillet med øvrige indsatser i de udsatte boligområder, på såvel beslutningstager- som implementeringsniveau.
1.2. Optionen
Landsbyggefonden kan i henhold til kontrakten frem til den 31. 12. 2018 tilvælge at lade opgaven omfatte et udviklingsprojekt, der skal indgå i evalueringen i tæt
sammenhæng med xxxxxxxxxx x.
Udviklingsprojektet supplerer evalueringen med processtøtte i 2-3 udvalgte cases, hvor lokale aktører, herunder særligt de boligsociale indsatsers bestyrelser, understøttes og kompetenceudvikles i forhold til opmærksomhed på og styring af indsatserne i de udsatte boligområder og styrkelse af samspillet mellem det strategiske og praktiske niveau i implementering af indsatserne. Udviklingsprojektet indeholder, udover selve processtøtten, en undersøgelse af resultater, og om muligt effekter, af processtøtten samt anbefalinger til den fremtidige implementering af indsatserne med særligt fokus på, hvordan bestyrelserne kan understøttes og bidrage til at styrke indsatser og fremdrift i udviklingen af boligområderne.
Som en del af formidlingen af resultater og anbefalinger i forbindelse med udviklingsprojektet, er det et krav, at evaluator forestår to ens konferencer for de boligsociale bestyrelser, den ene i Jylland og den anden på Sjælland. Konferencerne planlægges sammen med relevante aktører i feltet, og evaluators ydelse består i at tilrettelægge og forestå den faglige indholdsdel, herunder udarbejde materiale.
1.3. Undersøgelsesspørgsmål der ønskes belyst
Det er et krav, at tilbudsgivers forslag til analysedesign indeholder en beskrivelse af, hvordan de ønskede undersøgelsesspørgsmål kan belyses, herunder en redegørelse for metodiske overvejelser med afsæt i de undersøgelsesspørgsmål, det genstandsfelt samt de metoder og tilgange, der fremgår nedenfor.
Det er et krav, at beskrivelsen omfatter alle evalueringens dele, det vil sige:
a) Evalueringsdelen vedr. Brud med negativ social arv
b) Evalueringsdelen vedr. Tryghed og trivsel
c) Evalueringsdelen vedr. strategisk styring og udvikling, herunder optionen
d) Evalueringsdelen, der undersøger sammenhænge mellem ovenstående delelementer
Oversigtsskema over spørgsmål, der ønskes belyst i evalueringen Spor 1:
Målsætninger og delanalyser | a) Brud med negativ social arv | b) Tryghed og trivsel | c) Strategisk styring og udvikling |
Kortlægning og viden Primært med afsæt i eksisterende viden bl.a. fra tidligere evalueringer og Center For Boligsocial Udvikling (CFBU) og | Hvordan arbejder de boligsociale indsatser under 2015-18-midlerne med at bryde negativ social arv for de prioriterede | Hvordan arbejder de boligsociale indsatser under 2015-18- midlerne med at styrke trivsel og tryghed på boligområdeniveau, | Hvordan arbejder boligorganisationer og kommuner under 2015-18-midlerne med strategisk styring af indsatserne, |
gennemgang af organisationsdiagrammer, samarbejdsaftaler samt beskrivelse af indsatser i Landsbyggefondens Driftsstøttesystem. Kortlægningen bidrager til udvælgelse af cases, udvikling af generiske modeller og kvalificering af spørgegrundlag. | målgrupper? Xxxxxx forsknings- underbyggede indikatorer er relevante i forhold til effektmål og progression? Hvad er den boligsociale indsats rolle(r) i indsatserne? Hvilke relevante indsatser modtager de prioriterede målgrupper i øvrigt? | herunder handllekraft, sammenhængskraft, tillid og positiv social kontrol? Hvad er den boligsociale indsats rolle(r) i tryghedsindsatsen? Hvilke trygheds- og trivselsbegreber er i spil? Xxxxxx forsknings- underbyggede indikatorer er relevante? På hvilke områder kan viden om sammenhænge underbygges? | herunder modeller for bestyrelser, følgegrupper, samspillet mellem strategisk og praktisk niveau, sekretariats- betjening? Xxxxxx strategiske mål/målinger arbejdes der med i indsatserne? Hvilke tilgange har parterne til den boligsociale opgave med særligt fokus på roller og ansvar? |
Spor 2:
Målsætninger og delanalyser | a) Brud med negativ social arv | b) Tryghed og trivsel | c) Strategisk styring og udvikling |
Effekt og resultater | Hvilke effekter og resultater er der af de boligsociale indsatser i forhold til at bryde den negative sociale arv i boligområderne, konkret i forhold til: - At styrke børn og unges skolegang, fritidsliv, uddannelse og arbejde - At forebygge ungdomskriminalitet - At sikre tidlig | Hvilke resultater - og om muligt effekter - er der af de boligsociale indsatser i forhold til at øge tryghed og trivsel i boligområderne, konkret i forhold til: - Oplevet tryghed, herunder tillid og social kontrol - Trivsel, herunder livskvalitet, områdets kollektive | Hvilke resultater – og om muligt effekter - er der af entydig ledelse i forhold til strategisk styring, fremdrift og prioritering? Hvilke resultater – og om muligt effekter - er der af indsatserne og entydig ledelse på kommuners og boligorganisationers kernedrift, herunder effektivitet og investeringer i |
forebyggelse og trivsel i udsatte familier. Hvordan samarbejder kommune, boligorganisationer og frivillige aktører på strategisk og praktisk niveau vedr. uddannelse, beskæftigelse, kriminalpræventive indsatser samt tidligt forebyggende indsatser? Hvilke resultater er der i forhold til myndighedernes kontakt til de prioriterede målgrupper? Foregår der fx en brobygning til kommunale tilbud og styrkes tillid til/kendskab til tilbud? | handlekraft: Evne til at organisere sig og områdets sammenhængs- kraft: Fællesskab, fælles forståelse af normer, samspil med lokalområde/ samfund Hvad påvirker oplevelsen af tryghed/tillid, sammenhængskraft/ kollektiv handlekraft? Xxxxxx sammenhænge kan identificeres? Hvilke resultater er der af huslejestøtte/ fysisk renovering i forhold til beboernes og bolig- organisationernes oplevelse af områdernes trivsel, tryghed og attraktionsværdi? | boligområderne? Hvilke resultater – og om muligt effekter - er der af indsatserne og entydig ledelse i forhold til at koordinere og samtænke fysiske, politimæssige, erhvervsmæssige og sociale indsatser i boligområderne? Hvilke resultater – og om muligt effekter - er der af indsatserne og entydig ledelse i forhold til udvikling af politikker og strategier for udsatte områder? Hvilke resultater – og om muligt effekter - er der af indsatserne og entydig ledelse i forhold til professionelt samarbejde og organisatorisk kapacitetsopbygning i områderne? Hvordan samarbejder kommune, boligorganisationer og frivillige aktører på strategisk og praktisk niveau vedr. uddannelse, beskæftigelse, kriminalpræventive indsatser samt tidligt forebyggende indsatser? Hvordan kan implementeringen understøttes, og |
hvilke resultater og effekter er der i forhold til implementering af kompetenceudvikling hos bestyrelser, følgegrupper, ledere, medarbejdere? (optionen) Hvordan spiller de strategiske og praktiske niveauer sammen – og hvordan kan samspillet styrkes? | |||
d) Sammenhænge på tværs af målsætninger Hvordan er sammenhængen mellem tryghed/trivsel samt social arv? Kan der fx identificeres sammenhænge mellem graden af tryghed, og trivsel forstået som livskvalitet, sammenhængskraft samt handlekraft i området og øgede livschancer samt brud med negativ social arv hos de prioriterede målgrupper. (Områdets påvirkning af individet) Hvilke resultater – og om muligt effekter - er der af indsatserne og organiseringen heraf (under social arv og tryghed) i forhold til innovation i indsatser for de prioriterede målgrupper, herunder tværgående samarbejde, løsninger i samspil med borgerne og udvikling af lokale kerneinstitutioner, fx skole og daginstitutioner? Hvilke barrierer og muligheder identificeres i samarbejdet? Hvordan løses de? (Fokus på organisering, kobling til social arv og tryghed) Hvordan spiller konteksten (den samfundsmæssige, regionale og lokale) ind på resultaterne? Hvilke sammenhænge kan identificeres mellem den boligsociale tilgang (den rolle indsatsen varetager lokalt) og organisering (den måde indsatsen er styret) og målopfyldelsen i forhold til strategisk styring, tryghed og brud med negativ social arv? Hvad spares? Cost benefit analyse med afsæt i allerede udviklede modeller. |
1.4. Tilgang
Som beskrevet i Bilag 2: ’Boligsociale indsatser under 2015-18-midlerne – Baggrund og rammer’ har de boligsociale indsatser både som målsætning at løfte på boligområde- og individniveau. Indsatserne implementeres samtidig med kernedriften i både boligorganisationer og kommuner og spiller derfor tæt sammen med sociale tiltag på fx uddannelses- og familieområdet samt lokale institutioner som fx folkeskoler og daginstitutioner. Oftest er der også øvrige områdebaserede indsatser af fysisk og social karakter i gang i områderne.
De undersøgelsesspørgsmål, der ønskes belyst i evalueringen, tager derfor afsæt i nedenstående tilgang:
• De boligsociale indsatser som et greb ud af flere i de udsatte boligområder.
• Fokus på effekten af summen af indsatser, samarbejde og styrket organisering omkring de udsatte boligområder, herunder den boligsociale indsats rolle.
• Fokus på områdeniveau (målsætningerne: Tryghed og trivsel, strategisk styring og udviklling) og individniveau (målsætningen: Brud med negativ social arv).
Som uddybet i Bilag 2, omfatter en boligsocial indsats:
• En organisering, hvor en entydig ledelse skal medvirke til strategisk styring af indsatsen samt koordinering og udvikling af boligområderne.
• En strategisk samarbejdsaftale mellem boligorganisation(er) og kommune, herunder en dataunderbygget analyse af problemkompleks samt fælles strategiske mål og succeskriterier for udvikling af boligområdet og prioriterede målgrupper.
• En række boligsociale aktiviteter, der gennemføres i tæt samspil med øvrige indsatser i områderne. Aktiviteterne, herunder samarbejdet mellem kommune og boligorganisationer, er beskrevet i delaftaler.
LBF ønsker en evaluering af effekt, resultater og sammenhænge af denne indsats i forhold til de prioriterede målgrupper og de tre overordnede målsætninger for de boligsociale bevillinger under 2015-18-midlerne:
• Brud med negativ social arv
• Øget tryghed og trivsel
• Strategisk styring og udvikling
Det er således et krav, at evalueringens resultater ikke blot bidrager til belysning af boligsociale aktiviteter, men fremdrift og samarbejde i boligområderne, herunder
samspillet mellem boligsociale aktiviteter og fx kommunale kerneindsatser og institutioner, der har fokus på at styrke boligområdernes tryghed samt understøtte brud med negativ social arv hos udsatte børn, unge og familier.
1.5. Genstandsfelt
Det er et krav, at evalueringen baserer sig på et omfattende datagrundlag, således at hovedparten af indsatser, der får tilsagn under 2015-18-midlerne, indgår i evalueringen. Tilbudsgiver kan i sit tilbud dog godt lægge op til, at dele af undersøgelserne baserer sig på en delmængde af genstandsfeltet fx med henblik på at kunne måle på indikatorer, der ikke nødvendigvis kan trækkes landsdækkende registerdata på, men som er relevante i forhold til de overordnede målsætninger. Det kunne fx være skolefravær eller foreningstilknytning.
Endvidere er det et krav, at evalueringen omfatter dybdegående casestudier, så evalueringen også tilvejebringer en dybere viden særligt vedrørende sammenhænge, der påvirker trygheden samt roller, samarbejde og styring på både strategisk og praktisk niveau.
Genstandsfeltet kan således opsummeres således:
Et bredt genstandsfelt
• Ca. 56 ud af de ca. 70 boligsociale indsatser, der forventes at få tilsagn til boligsocial indsats under 2015-18-midlerne inddrages – med vægt på resultater og effekt for områderne og de prioriterede målgrupper i forhold til de politiske målsætninger. Delmængder af de 56 helhedsplaner kan, som beskrevet ovenfor, indgå i analysen, dog kan disse ikke være bærende for hele analysen.
• Som det fremgår af Bilag 2: ’Boligsociale indsatser under 2015-18-midlerne – Baggrund og rammer’ er der, i forbindelse med evalueringen af boligsociale indsatser under 2011-14-midlerne, indkredset en målgruppe, som har deltaget i udvalgte forløbsaktiviteter, dvs. en målgruppe, der med sikkerhed har modtaget en indsats. Registertræk vedr. denne målgruppe ønskes, hvis datalovgivningen muliggør dette, videreført i 2015-18-evalueringen med henblik på at supplere evalueringen med en undersøgelse af resultater og effekter i et længere tidsspænd i forhold til at bryde negativ social arv. Endelig afklaring vil ske senest primo 2018.
• Landsbyggefonden ønsker at fastholde muligheden for, at delanalyse A, udover at måle på de prioriterede målgrupper, også måler på den del af de prioriterede målgrupper, som de boligsociale indsatser under 2015-18-midlerne faktisk er i kontakt med, hvad enten de deltager i forløb under helhedsplanen eller/og brobygges til andre indsatser eller forløb. Muligheden ønskes fastholdt med henblik på at indsnævre de prioriterede målgrupper, der fremgår under delanalyse A, og dermed øge chancerne for at synliggøre en evt. effekt i forbindelse med delanalyse A. Hvorvidt, og i hvilket omfang, der specifikt måles på den del af målgruppen, som indsatserne har kontakt til, afhænger af erfaringerne fra den igangværende evaluering under 2011-14-midlerne samt
mulighederne i datalovgivningen. Endelig afklaring vil ske senest primo 2018.
• Sager med huslejestøtte - vægt på resultater i forhold til oplevet trivsel, tryghed og attraktionsværdi i områderne.
Dybdegående casestudier
• Udvalgte indsatser – med vægt på årsagssammenhænge og dybere viden vedr. tryghed. Cases udvælges med afsæt i førmåling af trygheden.
• Udvalgte indsatser med vægt på årsagssammenhænge og dybere viden vedr. strategisk samarbejde og udvikling. Cases udvælges med afsæt i udbygget samarbejde ml. kommuner og boligorganisationer.
• Udvalgte indsatser med henblik på at undersøge roller og samarbejde i den praktiske implementering af indsatserne og undersøge skridt på vejen og selvoplevet progression hos prioriterede målgrupper, i relation til målsætningen social arv. Cases udvælges med afsæt i indledende kortlægning.
• 2-3 områder i forbindelse med evt. udviklingsprojekt (optionen) med vægt på implementering, herunder resultater – og om muligt effekter - af understøttelse af bestyrelser og praksisniveau i forhold til strategisk styring og udvikling
Cases kan udvælges på tværs af delanalyserne.
1.6. Metodevalg
Det er et krav, at evalueringen udarbejdes på grundlag af både kvantitative og kvalitative analyser, der supplerer hinanden. Der kan indgå forskellig vægtning af de kvantitaive og kvalitative metoder i evalueringens forskellige dele, jf. Oversigtskema vedr. genstandsfelt, prioriterede målgrupper, formål og metode nedenfor.
Det er et krav, at en del af metodevalget er en effektanalyse med kontrolgruppe knyttet til delanalyse Asamt at evaluator i metodevalget, hvor det er relevant, er eksplicit omkring de forskningsunderbyggede antagelser mellem indsats og forventede resultater, som indikatorudvælgelsen baserer sig på, herunder at evaluator er eksplicit omkring evt. områder, hvor der er behov for uddybende viden om relevante sammenhænge i forhold til de overordnede målsætninger. Det er ligeledes et krav, at konteksten omkring indsatserne (den samfundsmæssige, regionale og lokale) medtænkes i analyserne.
Endvidere er det et krav, at tilbuddet, som en del af redegørelsen for analysedesignet, indeholder en uddybende beskrivelse af tilbudsgivers valg af evalueringsmetoder med afsæt i ovenstående og oplægget i ’Oversigtsskema vedr. genstandsfelt, prioriterede målgrupper, formål og metode’ nedenfor.
Oversigtsskema vedr. genstandsfelt, prioriterede målgrupper, formål og metode
Målsætninger og delanalyser | a) Brud med negativ social arv | b) Tryghed og trivsel | c) Strategisk styring og udvikling |
Genstandsfelt og prioriterede målgrupper | Prioriterede målgrupper i ca. 56 boligområder: Familier m. 0-6-årige (xxxxxxx, kompetencer hos forældre og børn) Familier m. skolebørn (skolegang, trivsel, kompetencer hos forældre og børn, fritidsliv) 15-29-årige (beskæftigelse og uddannelse) 10-17-årige (kriminalitet) Udvalgte cases (udvælges med afsæt i indledende vidensafdækning og kortlægning): Prioriterede målgrupper, der deltager i /brobygges til relevante forløb (dvs. med sikkerhed får specifik indsats). Progressionsmålinger samt forståelse af roller og samarbejde i den praktiske implementering af indsatser. Målgruppe, der har deltaget i udvalgte forløb, under 2011- 14-evalueringen | Ca. 56 boligområder: Alle beboere (oplevet tryghed og trivsel) Alle beboere (kriminalitet) Udvalgte cases: (udvælges m. afsæt i førmåling) Forståelse af sammenhænge vedr. tryghed/trivsel | Ca. 56 boligområder: Alle bestyrelser (org. modeller, tilgange) Resultater vedr. org. kapacitetsopbygning mv.) Udvalgte cases (udvælges m. afsæt i udbygget samarbejde ml. kommune og bolig- organisationer): Forståelse af sammenhænge vedr. organisering på strategisk og praktisk niveau. 2-3 Cases Udvikingsprojekt vedr. implementering (optionen) |
Formål | Primært Summativt Effekt og resultater af indsatser på individniveau Formativt Formativt niveau vedr. | Summativt Effekt og resultater af indsatser på områdeniveau Formativt Læring vedr. årsager | Summativt Resultat af indsatser på område- /samfundsniveau Effekter af kompetence-udvikling |
social arv undersøges i 2011-14- evaluering.Formativt niveau medtages derfor her kun i begrænset omfang og med fokus på rollefordeling og samspil mellem den boligsociale indsats og øvrige indsatser i områderne. (sammenhæng til delanalyse C og D) | og sammenhænge utryghed, mistillid, sammenhængskraft, handlekraft (vidensgrundlag for målretning af trygheds- og trivselsindsatser) | Formativt Læring vedr. organisering og styring på strategisk og praktisk niveau samt implementering (optionen) | |
Metode | Kvantitativ Effektanalyse m. kontrolgruppe Registerdata Udvikling for prioriterede målgrupper – effektmål og skridt på vejen med afsæt i forskningbaseret forandringsteori Progressionsmålinger i udvalgte cases. Kvalitativt Undersøgelse af roller og samarbejde i den praktiske implementering af indsatser for de prioriterede målgrupper. | Kvantitativ Registerdata Surveys i alle 56 områder, før og eftermåling m. kontrolgruppe, hvis muligt Kvalitativ Undersøgelse af sammenhænge Undersøgelse af huslejestøtte | Kvantitativ Fx surveys Effekt af udviklingsprojekt Kvalitativ Undersøgelse af sammenhænge, roller og samarbejde i forhold til styring af indsatserne. Udviklingsprojekt, understøttende indsats vedr. implementering (optionen) |
2. Proces og formidling
2.1. Procesplan
Evalueringsprocessen opdeles i en række særskilte delanalyser (a, b, c og d), således at der sker en løbende evaluering, jf. ’Vejledende procesplan med milepæle og leverancer’
nedenfor. Nedenfor angivne rækkefølge på de enkelte delanalyser er alene vejledende. Det er dog et krav, at første evalueringsresultat vedr. delanalyse c, senest skal afleveres til Landsbyggefonden den 1. september 2018. Delanalysen følges op i 2021, jf. den vejledende procesplan. Den endelige rækkefølge på delanalyserne, herunder de specifikke leverancer i de enkelte delanalyser, fastlægges endeligt af evaluator og Landsbyggefonden i fællesskab senest 1. kvartal 2018.
Processen, herunder inddragelse af relevante aktører, tilrettelægges således, at eksisterende viden inddrages, og der sker en løbende erfaringsudveksling og vidensdeling i hele evalueringsperioden. Det er et krav, at evalueringen af 2015-18- midlerne bygger ovenpå viden fra de to evalueringer af de tidligere boligsociale indsatser, herunder koordineres med den igangværende evaluering af 2011-14- midlerne, der løbende vil offentliggøre resultater frem til 2020.
Det er et krav, at afrapporteringen og formidlingen, jf. pkt. 2.2, udføres i form af skriftlige evalueringsrapporter, der følges op af mundtlig, og evt. anden, formidling, som understøtter, at konklusioner og anbefalinger kommunikeres til de relevante målgrupper og aktører, herunder:
• Landsbyggefonden og øvrige rammesættende aktører.
• Almene boligorganisationer og kommuner, der implementerer indsatserne på ledelses- og udførelsesniveau.
• Center for Boligsocial Udvikling og Boligsocialnet, der varetager den løbende understøttelse af indsatser i drift.
Endvidere er det et krav, at beskrivelsen af tilbuddets forslag til proces og formidling indeholder overvejelser i forhold til den vejledende procesplan, der fremgår nedenfor, herunder overvejelser omkring, hvordan og hvornår relevante aktører og eksisterende viden inddrages, rækkefølge på analyserne samt form på resultaternes formidling.
Vejledende procesplan med milepæle og leverancer
1. kvartal 2018
Endeligt analysedesign
Rækkefølge på delanalyserne, analysedesign samt leverancer under de enkelte delanalyser fastlægges endeligt i dialog mellem Landsbyggefonden og evaluator
2.2 Afrapporterings- og formidlingsydelser
Det er et krav, at den samlede afrapportering og formidling indeholder følgende ydelser:
• Hver delanalyse (a, b, c og d) følges op af formidling, der belyser resultater og effekter af delanalyserne. Evaluator udarbejder således 4 evalueringsrapporter (a, b, c og d), hvoraf den ene (delanalyse c) deles i to, således at første resultat kan formidles senest 1. september 2018 og et mere uddybende resultat følger i 2021. Jf. ovenfor.
• Den viden og de delresultater, evalueringen løbende genererer, skal i videst muligt omfang formidles til de enkelte boligområder, så den understøtter indsatser i forhold til brud med negativ social arv hos de prioriterede målgrupper
(delanalyse A), de enkelte boligområders trygheds- og trivselssituation, herunder en dybere forståelse af denne (delanalyse B), samt områdernes evne til at styre og samarbejde (delanalyse C). Det er et krav, at evt. værktøjer, der udvikles i forbindelse med evalueringen, kan benyttes af Landsbyggefonden og relevante aktører efter evalueringens udløb, hvorfor det er et krav, at der er løbende dialog om behov og muligheder under udviklingen.
• Hver evalueringsrapport leveres i en digital udgave samt i 25 trykte eksemplarer. Den afsluttende evalueringsrapport (d), der opsummerer evalueringens samlede resultater og belyser sammenhænge, ledsages af en pixiudgave, som formidler evalueringens samlede resultater og anbefalinger. Pixiudgaven leveres i en digital udgave samt i 25 trykte eksemplarer.
• Offentliggørelse af delresultater og resultater følges op af mundtlige oplæg og drøftelser på formidlingsseminarer i henholdsvis Jylland og på Sjælland. Der forventes ca. 6 formidlingsseminarar i alt. Målgrupper afstemmes løbende med Landsbyggefonden.
• Der afholdes en afsluttende konference, hvor evaluator fremlægger resultaterne af den samlede evaluering for en bred kreds. Evaluator forestår planlægning af konferencen, fagligt indhold på konferencen samt afholdelse af udgifter til lokaler og forplejning. Bemærk, at evalueringen forventes afsluttet senest ved udgangen af 3. kvartal 2022.
• I tilfælde af realisering af optionen afholdes to mindre konferencer for de boligsociale bestyrelser med det formål at formidle resultater og anbefalinger i forbindelse med udviklingsprojektet. Den ene konference afholdes i Jylland, den anden på Sjælland. Evaluator planlægger konferencerne sammen med relevante aktører i feltet, og evaluators ydelse består i at tilrettelægge og forestå den faglige indholdsdel, herunder udarbejde materiale.
• Der afholdes minimum 2 årlige møder mellem Landsbyggefonden og evaluator fra 2017 – 2022 med henblik på at sikre fremdrift og styring i forhold til evalueringens enkelte dele.
• Løbende dialog med relevante aktører samt nedsat(te) følgegruppe(r) med henblik på vidensindsamling og faglig sparring.
3. Nøglemedarbejdere
3.1. Kvalifikationer og erfaring
Det er et krav, at evalueringsopgaven varetages af medarbejderressourcer, som besidder erfaring samt uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, der matcher opgavens undersøgelsesspørgsmål samt metodiske tilgange, således at tilbudsgivers medarbejderressourcer samlet set afspejler erfaring og kvalifikationer inden for:
• Organisationsanalyse og styring, herunder tværsektorielle samarbejder mellem kommuner og øvrige parter.
• Forskningsunderbygget forandringsteori og indikatorer vedr. tidligt forebyggende indsats, beskæftigelse og uddannelse samt forebyggelse af ungdomskriminalitet.
• Trygheds- og trivselsmålinger.
• Effektanalyse, progressionsmålinger og surveys.
• Implementering og kompetenceudvikling (optionen).
Tilbudsgiver skal i sit tilbud vedlægge CV’er for de nøglemedarbejdere, tilbudsgiver vil inddrage som medarbejderressourcer ved løsning af evalueringsopgaven.
3.2. Rollefordeling
Det er et krav, at evalueringsteamet organiseres således, at rollefordelingen, herunder projektledelsen og relevante kontaktpersoner i evalueringens faser og delanalyser, er tydelig.
BILAG 2 – BOLIGSOCIALE INDSATSER UNDER 2015-18-MIDLERNE – BAGGRUND OG RAMMER
Boligsociale indsatser er sociale og forebyggende indsatser, samt mulighed for huslejestøtte, målrettet udsatte boligområder og dets beboere. Indsatserne er forankret hos de almene boligorganisationer, der samarbejder tæt med kommunerne om udvikling og implementering. De overordnede målsætninger og den samlede økonomiske ramme er fastlagt gennem boligaftaler, der udmøntes i Landsbyggefondens Regulativ og Vejledning. 2
Den helhedsorienterede tilgang til de boligsociale indsatser, finansieret af Landsbyggefondens midler, blev igangsat ved boligaftalen i 2005.
2006-10-midlerne
I 2005 blev det i forbindelse med boligaftalen aftalt at afsætte 600 mio. kr. af Landsbyggefondens midler til bekæmpelse af tendenser til øget segregering i samfundet, herunder til bekæmpelse af koncentrationen af socialt svage og sårbare borgere i dele af det almene byggeri. I 2006 blev beløbet forøget med 4 gange 400 mio. kr., således at der samlet set var 1,2 mia. kr. til boligsociale indsatser og 1,0 mia. kr. til huslejenedsættelser. I alt modtog ca. 160 indsatser støtte.
2011-14-midlerne
I 2010 blev der indgået en ny boligaftale, som videreførte de boligsociale indsatser, herunder huslejenedsættelserne, med en ramme på 440 mio. kr. årligt i perioden 2011
– 2014 . Indholdsmæssigt var der overordnet set tale om en videreførelse af den sociale og forebyggende indsats målrettet udsatte almene boligområder. I alt modtog ca. 89 indsatser støtte.
2015-18-midlerne
Boligaftalen af 14. december 2014 fastlægger rammerne om de boligsociale indsatser finaniseret af 2015-18-midlerne. I denne periode er der afsat 465 mio. kr. årligt til boligsociale indsatser. Heraf kan op til halvdelen anvendes til huslejenedsættelser. I alt forventes ca. 70 indsatser at få støtte.
1. Målsætninger i de boligsociale indsatser under 2015-18-midlerne
Der er sket en væsentlig målretning af de boligsociale indsatser gennem ovenstående periode, ligesom der i stigende grad etableres større indsatser og sikres en effektiv organisering, som bl.a. skal sikre et tæt samarbejde mellem kommunerne og boligorganisationerne og en entydig ledelse.
De boligsociale indsatser, der er finaniseret af 2015-18-midlerne, skal således prioriteres målrettet mod de udfordringer, der blokerer for en positiv udvikling i de
udsatte boligområder, og som har en betydning for beboernes udviklingsmuligheder. Der er særligt fokus på målsætningerne: Brud med negativ social arv (uddannelse og beskæftigelse samt tidlig forebyggende indsats) og tryghed (oplevet tryghed og forebyggelse af kriminalitet). Herudover er der krav om en entydig ledelse, som skal sikre fremdrift og ledelsesmæssigt fokus, herunder sikre at der arbejdes mod de samme mål.3
De boligsociale aktiviteter kan falde inden for fire indsatsområder knyttet til de overordnede målsætninger:
• Uddannelse og beskæftigelse
• Forebyggelse og forældreansvar
• Kriminalpræventiv indsats
• Tryghed og trivsel
Aktiviteter under de enkelte indsatsområder implementeres ofte i en sammenhæng og i tæt samspil med andre indsatser i områderne.
Typiske aktiviteter under uddannelse og beskæftigelse er uddannelses- og jobvejledning for unge, lektiecaféer og fritidsjob i tæt samarbejde med fx skoler, Ungdommens Uddannelsesvejledning og jobcenter. Målgruppen er typisk skolebørn og unge.
Typiske aktiviteter under forebyggelse og forældreansvar er familiekurser, forældregrupper og opsøgende indsatser i tæt samarbejde med fx sundhedspleje og daginstitutioner. Målgruppen er udsatte familier.
Typiske aktiviteter under kriminalpræventiv indsats er brobygning til fritids- og foreningslivet samt håndholdte forløb i tæt samarbejde med fx SSP, klubber, foreninger og skoler. Målgruppen er børn og unge, typisk meget afgrænset og følges tæt.
Typiske aktiviteter under tryghed og trivsel er tryghedsvandringer og fællesskabsindsatser, der styrker områdets sammenhængskraft og kollektive handlekraft. Målgruppen er typisk hele området. Under trivsel kan der også være indsatser, som retter sig mod den enkeltes netværk og mestring, herunder den mentale og fysiske sundhed. Disse indsatser vil ofte være indtænkt i tæt sammenhæng med tidlig forebyggelse og forældreansvar (målsætningen brud med negativ social arv og de prioriterede målgrupper).
Under alle fire indsatsområder kan indgå udvikling og drift af professionelle netværk og samarbejdsmodeller, der udvikler og koordinerer indsatser i boligområderne.
For organisering og kravet om entydig ledelse se pkt. 4.
2. Finansiering af indsatserne
Landsbyggefonden finansierer 75 % af hver indsats samlede ramme. Der er krav om minimum 25 % lokal medfinansiering, som regel fra deltagende boligorganisationer og beliggenhedskommune. Der gives typisk tilsagn til en 4-årig periode.
3. Afgrænsning af støtteberettigede områder
Støtten kan gives til udsatte almene boligområder, hvor der er konstateret væsentlige problemer af økonomisk og social karakter mv., herunder høj husleje, høj flyttefrekvens, stor andel af boligtagere med sociale problemer, vold, hærværk eller nedslidning af bygninger og friarealer. Det er de almene boligorganisationer, der kan ansøge om midlerne i tæt samarbejde med beliggenhedskommunen, som skal godkende ansøgningen og deltage i styring af indsatserne, jf. ’Indsatsernes organisering’ pkt. 4. Landsbyggefondens vurdering af ansøgningerne hviler bl.a. på en ”rangordning” af afdelingerne foretaget på baggrund af socioøkonomiske nøgletal fra Danmarks Statistik. Hermed sikres, at de boligområder, der vurderes mest udsatte, modtager støtte. Herudover foretages en faglig vurdering af de påtænkte indsatser set i relation til områdets problemstillinger, den foreslåede organisering og samspillet med øvrige indsatser.
De boligsociale indsatser varierer i geografisk størrelse og økonomisk omfang. Eksempelvis rummer boligområdet Maglehøj i Frederiksværk lidt over 500 beboere, mens der bor lidt over 9000 beboere i boligområdet Vollsmose i Odense. Det indgår i Landsbyggefondens vejledning, at der så vidt muligt skal etableres større enheder med strategisk perspektiv på indsatserne samt faglig kompetence og fleksibilitet i implementeringen. Indsatserne går således ofte på tværs af flere boligorganisationer, der har udsatte boligafdelinger i samme geografiske område.
Det forventes, at ca. 70 boligområder vil modtage støtte under 2015-18-midlerne. LBFs midler rækker altså bredere ud end de områder, som er på regeringens liste over særligt udsatte boligområder, hvor der i 2016 var 25 områder på listen. Af de ca. 70 indsatser forventes det, at ca. 56 vil være afsluttet primo 2022, og derfor kan medtages i evalueringen. Se: ’Vejledende procesplan med milepæle og leverancer’, Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’. Størstedelen af indsatserne vil være i den indledende driftsfase ved evalueringens begyndelse.
Huslejestøtte gives særskilt til udsatte almene boligafdelinger med en målsætning om at bidrage til rimelige lejeniveauer, der er konkurrencedygtige på det lokale boligmarked, samt attraktive boligtilbud. Støtten gives efter en konkret vurdering og under forudsætning af, at indsatsen indgår i en helhedsplan, der også rummer en fysisk indsats. Støtten ydes som egentlig nedsættelse af balancelejen og/eller som kompensation for nye kapitaludgifter ved fysiske (støttede) arbejder, højt huslejeniveau, driftsvanskeligheder m.v.
4. Indsatsernes organisering
Med afsæt i kravet om entydig ledelse, jf. ovenfor, er det en forudsætning for en boligsocial bevilling, at der oprettes en bestyrelse, som kan sikre koordinering af den lokale indsats og prioritere på tværs af relevante niveauer og organisationer, herunder boligorganisationer, boligafdelinger, kommune og evt. øvrige relevante organisationer.
Bestyrelsen består af repræsentanter på højt ledelsesmæssigt niveau i kommune og deltagende boligorganisationer, typisk fagdirektører, centerchefer og forretningsførere.
Bestyrelsen har ansvar for at sikre målopfyldelsen i den strategiske samarbejdsaftale, herunder prioritere indsatser og økonomi samt løbende monitorere på en række data vedr. bl.a. kriminalitet og uddannelsesniveau blandt børn og unge inden for indsatsens geografiske afgrænsning. Det er således ikke en bestyrelse i juridisk forstand, men et styringsorgan, der skal sikre ledelsesmæssigt fokus på den boligsociale indsats, fremdrift og koordinering af indsatser i de udsatte boligområder samt forankring i boligorganisationer og kommuner.
Landsbyggefonden stiller en data-portal for den løbende monitorering til rådighed for bestyrelsen. I portalen følges områderne på 7 indikatorer:
- Andel af 9. klasses-elever der ikke har aflagt prøve i enten dansk eller matematik.
- Karaktergennemsnit i dansk og matematik for 9. klasses-elever.
- Andel af de 20-24 årige som har grundskole som højeste fuldførte uddannelse og ikke er i gang med en uddannelse.
- Andel af de 30-34 årige som har grundskole som højeste fuldførte uddannelse og ikke er i gang med en uddannelse.
- Andel af de 1-5 årige som ikke er i pasningsordning.
- Andel af de 10-17 årige som er blevet sigtet mindst én gang for overtrædelse af straffeloven, våbenloven eller lov om euforiserende stoffer. Pr. 1.000 beboere i aldersklassen.
- Fraflytningsprocent for de afdelinger, der indgår i boligområdet.
Under bestyrelsen er der typisk nedsat én eller flere lokale følgegrupper, der har ansvar for implementering af indsatserne, herunder opfølgning på delaftalerne. Følgegrupperne kan indstille ændringer af delaftalerne til bestyrelsen. Typisk indgår praksismedarbejdere i faglige mere eller mindre formaliserede netværk omkring implementering af selve aktiviteterne.
5. Sagsbehandling af og opfølgning på indsatserne
Der er løbende behandling af ansøgninger gennem hele perioden. Ansøgningsfasen er opdelt i en prækvalifikationsfase og en fase, hvor den endelige ansøgning udarbejdes.
Landsbyggefonden stiller som forudsætning for støttetilsagn, at der foreligger en detaljeret helhedsplan for det pågældende boligområde, herunder følgende boligsociale kernedokumenter, der dels er bevillingsgrundlag og dels virker som styringsredskaber i den boligsociale indsats:
1. En strategisk samarbejdsaftale, der:
- redegør for områdets og prioriterede målgruppers kerneudfodringer
- opstiller klare strategiske mål for indsatsen, herunder 4-årige succeskriterier
2. Delaftaler, der:
- beskriver de konkrete aktiviteter
- opstiller klare del- og leverencemål, herunder 1-årige succeskriterier.
- fastlægger forpligtende rolle- og ansvarsfordeling i implementeringen.
3. Et detaljeret budget, der:
- redegør for prioritering af økonomien, herunder prioritering af de enkelte indsatsområder.
4. Et organisationsdiagram og kommissorium, der:
- beskriver en projektorganisation, som sikrer entydig ledelse og konkretiserer ansvaret.
5. En beredskabsplan, der:
- redegør for, hvordan politi, boligorganisationer og kommune kommunikerer og samarbejder i tilfælde af akut opstået uro.
Det tager ca. 1 år fra ansøgningen indsendes, til der ydes tilsagn. I denne periode yder Landsbyggefonden faglig støtte og vejledning inden for regulativets og vejlledningens rammer.
Landsbyggefonden er forpligtet til at gennemføre et et-årseftersyn af indsatserne med henblik på at sikre, at den konkrete indsats, herunder organiseringen, er igangsat effektivt og målrettet. I forbindelse med et-årseftersynet indsender indsatserne oplysninger vedr.:
1. Status og evt. opmærksomhedspunkter vedr. indsatsernes fremdrift og målopfyldelse.
2. Status og evt. opmærksomhedspunkter vedr. indsatsernes organisering, herunder om indsatserne bidrager til/understøtter udvikling af politikker og strategier for boligområderne.
3. Status på økonomien.
Al sagsbehandling af indkomne ansøgninger samt opføgning behandles elektronisk via IT-portalen http//:xxxxxxxxxxxxx.xxx.xx. Evaluator vil få adgang til dette.
6. Indsatsernes implementering
Som en del af en boligsocial bevilling nedsættes typisk et lokalt sekretariat med en projektledelse og relevante medarbejdere, som forestår en række aktiviteter knyttet til de overordnede målsætninger. Sekretariatet er nogle steder samtænkt med kommunale fremskudte indsatser. Typiske aktiviteter er fx fritidsjob, understøttelse af uddannelse, brobygning til det organiserede fritidsliv, familiekurser og tryghedsfremmende tiltag.
Nogle aktiviteter implementeres som brede og åbne aktiviteter i boligområderne, mens andre retter sig mod konkrete målgrupper, der indgår i forløb. Medarbejderne er som udgangspunkt forankret i boligorganisationerne, men kan også være forankret i kommunerne, som en del af de samarbejdsaftaler, der er indgået i forbindelse med indsatsen. Indsatserne realiseres samtidig med en lang række øvrige indsatser i områderne, både fysiske og sociale, hvorfor koordinering og samspil mellem de forskellige indsatser på alle niveauer er højt prioriteret jf. pkt. 4. Typisk samarbejdes tæt med fx de lokale uddannelsesinstitutioner og daginstitutioner.
7. Aktører i ansøgnings- og driftsfase
Landsbyggefonden er, inden for regulativets beføjelser, rammesættende omkring de boligsociale indsatser og varetager den faglige vejledning i ansøgningsfasen, tildeler bevillingerne samt følger op på fremdrift og økonomi.
Center for Boligsocial Udvikling (CFBU) og Boligsocialnet (BSN) er understøttende i indsatsernes implementeringsfase.
CFBU arbejder på at styrke de boligsociale indsatser i udsatte boligområder gennem indsamling af viden og best practice på aktivitetsniveau samt rådgive om virkningsfulde indsatser. Centeret er således en vigtig part i implementering og udvikling af indsatserne og vil være en væsentlig samarbejdspart for evaluator, så det sikres, at eksisterende viden inddrages i evalueringen. Se Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’, pkt. 2.
BSN, et samarbejde mellem BL – Danmarks almene Boliger og KL – Kommunernes Landsforening, er en anden væsentlig part i implementeringen af indsatserne. BSN er en platform for kommunikation og erfaringsudveksling for boligsociale medarbejdere og aktører i hele landet. Da bestyrelserne, jf. pkt. 4. er nye væsentlige aktører, er der fokus på at understøtte disse fremadrettet.
8. Tidligere evalueringer af den boligsociale indsats
Landsbyggefonden er forpligtet til at sikre evaluering af de boligsociale indsatser. Evalueringerne af de boligsociale indsatser, finansieret af henholdsvis 2006-10 midlerne og 2011-14-midlerne, blev efter udbud varetaget af konsortier bestående af SFI og Rambøll.
Evalueringen af de boligsociale indsatser under 2006-10-midlerne blev afsluttet oktober 2016, og undersøgte overordnet effekten af de boligsociale indsatser i forhold til beboersammensætningen og beboernes livssituation, hvorfor fokus var på boligområderne og alle beboere i alderen 18-64 år, det vil sige en meget bred målgruppe, som gjorde det vanskeligt at måle effekten af de indsatser, som var målrettet bestemte målgrupper i områderne. Herudover rummede evalueringen en række anbefalinger, som bidrog til den nuværende organisering af de boligsociale indsatser. Evalueringen kan ses her:
Evalueringen af de boligsociale indsatser under 2011-14-midlerne er i gang og forventes afsluttet medio 2020. Der er særligt fokus på beskæftigelse, forældrekompetencer, skolegang og kriminalitet i denne evaluering, hvorfor den spiller sammen med den del af 2015-18-evalueringen, der skal belyse effekt og resultater i forhold til målsætningen: Brud med negativ social arv. Der er dog i 2011-14- evalueringen særligt fokus på at afdække og belyse effekten af udvalgte aktiviteter og boligsociale metoder. Evalueringen går derfor tæt på de arbejdsmetoder og tilgange, de boligsociale medarbejdere anvender i de enkelte aktiviteter. I 2011-14-evalueringen undersøges effekten primært på individniveau, og der er i den forbindelse indkredset en målgruppe, som med sikkerhed har deltaget i udvalgte forløbsaktiviteter under indsatserne.
Som en indledende del af evalueringen er der offentliggjort tre forskningsrapporter, som bidrager med viden om, hvilke indsatser der virker på baggrund af internationale erfaringer. De kan findes her:
Det er erfaringen, at det kan være vanskeligt at etablere kontrolgrupper på boligområdeniveau, da boligområder med tilsvarende udfodringer oftest vil have fået en indsats. Kontrolgrupper vil derfor ofte etableres på målgruppeniveau.
Det er ligeledes erfaringen, at det kan være vanskeligt at vise effekter på beboersammensætningen i boligområderne, men at områdebaserede indsatser kan løfte den enkelte beboer, der herefter ofte flytter fra området, hvorefter nye mindre ressourcestærke beboere flytter ind – den såkaldte elevatoreffekt. (Kraks Fond Byforskning 2013)
BILAG 3 – UDKAST TIL KONTRAKT
KONTRAKT
om
Evaluering af Landsbyggefondens boligsociale indsatser
finansieret af 2015–2018-midlerne
Mellem
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V
(i det følgende kaldet ordregiver) og
Den anden part
(i det følgende kaldet evaluator)
Indholdsfortegnelse
1. Præambel
1.1. Indledende bemærkninger
1.2. Definitioner
2. Aftalegrundlag
3. Parterne
4. Samarbejdets grundlag og forløb
4.1. Kontaktpersoner
4.2. Øvrige nøglepersoner
4.3. Organisering
4.3.1. Styring og fremdrift
4.3.2. Følgegruppe
5. Ydelsesbeskrivelse
5.1. Evaluators ydelsesforpligtelse
5.2. Optionen
5.3. Leveringssted
5.4. Leveringstidspunkt
6. Kontraktsum og betalingsbetingelser
7. Forsikring
8. Hæftelse for evt. underleverandører
9. Rettigheder
10.Ophævelse og virkning af ophævelse
11.Overdragelse
12.Tvisteløsning
13.Underskrifter
1. Præambel
1.1. Indledende bemærkninger
Denne kontrakt omfatter evaluators gennemførelse og levering af en samlet og landsdækkende evaluering af de boligsociale indsatser og huslejenedsættelser, som ordregiver har finansieret via 2015–2018-midlerne.
Evalueringen skal overordnet set bestå i en række kvantitative og kvalitative analyser, der skal belyse resultaterne af den indsats, der er finansieret af 2015–2018-midlerne. En nærmere beskrivelse af opgaven findes nedenfor i pkt. 5.
Kontrakten er blevet tildelt evaluator på grundlag af ordregivers udbud nr. xx, der er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende og TED-databasen ved udbudsbekendtgørelse af xx [indsæt dato] med referencenummer xx [indsæt referencenummer].
1.2. Definitioner
Arbejdsdag:
Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag.
Dag:
Kalenderdag.
Ekstraarbejder:
Ydelser og opgaver, der ikke er omfattet af nærværende kontrakt, herunder af Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’.
2. Aftalegrundlag
For samarbejdet mellem parterne gælder i prioriteret rækkefølge følgende dokumenter:
1. Nærværende kontrakt
2. Ordregivers samlede udbudsmateriale, bestående af ordregivers udbudsbekendtgørelse af 21. januar 2017 og udbudsbetingelser af 21. januar 2017 med tilhørende bilag 1 – 5.
3. Evaluators tilbud af xx [indsæt dato]
3. Parterne
Parterne i nærværende aftale er:
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V (ordregiver)
og
xx [indsæt relevant data] (evaluator)
4. Samarbejdets grundlag og forløb
Parterne er forpligtet til i videst muligt omfang at medvirke til opfyldelsen af nærværende kontrakt, herunder ved loyalt at medvirke til gensidig varetagelse af hinandens interesser.
Parterne skal i fællesskab udarbejde de nærmere retningslinjer for samarbejdets grundlag og forløb, herunder fastlæggelse af opgavens organisation og bemanding, kommunikationsformer, mødeaktivitet, konflikthåndtering mv. med afsæt i det samlede kontraktgrundlag, jf. pkt. 2 ovenfor.
Det er ordregivers opfattelse, at samarbejdets succes afhænger af, at alle deltagere i samarbejdet konstant holder fokus på organiseringen parterne imellem.
Sammensætningen af personer og kompetencer er afgørende for, hvordan samarbejdet fungerer. Parterne forpligter sig til at sørge for, at arbejdsopgaver og -funktioner er fordelt optimalt. Der skal således være overblik over ”hvem, der gør hvad,” og kommunikationsvejene skal være kendte for alle.
4.1. Kontaktpersoner
På ordregivers vegne varetages samarbejdet af:
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Tlf: 0000 0000
Mail: xxx@xxx.xx og
medlemmerne af den pr. 31. december 2017 nedsatte følgegruppe(r). En nærmere beskrivelse af følgegruppen findes i pkt. 4.3.2.
På evaluators vegne varetages samarbejdet af:
Xx [indsæt navnene på de relevante medarbejdere hos evaluator].
4.2. Øvrige nøglepersoner
De af evaluator angivne nøglepersoner, der skal varetage evalueringsopgaven, kan ikke udskiftes uden ordregivers samtykke. Ordregiver er forpligtet til at acceptere en sådan udskiftning, hvis denne beror på at nøglepersonens ansættelsesforhold hos evaluator ophører, idet det forudsættes, at den nye nøgleperson har kvalifikationer svarende til den foregående.
Hvis samarbejdet med en af evaluators nøglepersoner ikke fungerer tilfredsstillende, og det ikke er lykkedes parterne i fællesskab at løse problemerne, kan ordregiver anmode evaluator om at udskifte nøglepersonen med en ny nøgleperson med tilsvarende kvalifikationer.
Evaluator skal i tilfælde af udskiftning af en nøgleperson sikre og selv afholde udgiften til, at den fornødne viden om ordregiver og projektet overføres fra den gamle til den nye nøgleperson.
4.3. Organisering
4.3.1. Styring og fremdrift
Landsbyggefonden følger fremdrift, resultater og styring af evalueringen gennem løbende dialog med evaluator, herunder statusmøder og årlige statusnotater. Der vil i den løbende styring være faser, hvor der er fokus på evalueringens enkelte dele, og faser, hvor der er fokus på at sikre sammenhængen mellem disse.
4.3.2. Følgegruppe
Evaluator skal etablere en eller flere følgegrupper, der inddrages med henblik på at kvalificere evalueringen og formidling af dennes resultater.
Medlemmerne udpeges i samarbejde mellem Landsbyggefonden og evaluator, idet følgende repræsentanter som minimum skal være repræsenteret:
- Center For Boligsocial Udvikling
- Udvalgte repræsentanter fra boligorganisationerne
- Udvalgte repræsentanter fra kommunerne
- Øvrige relevante parter, herunder Rigspolitiet
- Transport,- Bygnings- og Boligministeriet/Transport, Bygge- og Boligstyrelsen
Medlemmerne skal være udpeget senest inden 31. december 2017. Evaluator betjener følgegruppen/følgegrupperne.
5. Ydelsesbeskrivelse
5.1. Evaluators ydelsesforpligtelse
Evaluators ydelsesforpligtelse i henhold til denne kontrakt består i evaluering af de
boligsociale indsatser, som ordregiver har ydet støtte til via ordregivers 2015–2018- midler, herunder i formidling af resultaterne heraf, således som disse ydelser er beskrevet i ordregivers udbudsbetingelser af 21. februar 2017, bilag 1 og i evaluators tilbud af XX 2017.
5.2. Optionen
Ordregiver kan frem til 31. 12. 2018 frit kalde optionen omkring inddragelse af udviklingsprojekt i evalueringen til den pris, der er angivet i evaluators tilbud af XX 2017.
5.3. Leveringssted
Evaluator skal levere de løbende evalueringsrapporter såvel i elektronisk som i fysisk form på nedenstående adresse:
Landsbyggefonden Studiestræde 50
1554 København V
Att. Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx Tlf. 0000 0000
5.4. Leveringstidspunkt
Evalueringsopgaven forventes påbegyndt senest ved udgangen af 3. kvartal i 2017 og forventes at være tilendebragt senest ved udgangen af 3. kvartal 2022, idet evalueringsrapport 1 – 5 skal afleveres på følgende datoer:
Xx [De relevante datoer aftales i fællesskab mellem Landsbyggefonden og evaluator]
6. Kontraktsum og betalingsbetingelser
Den samlede kontraktsum for ydelserne omfattet af denne kontrakt er kr. xx ekskl. moms [indsæt beløb fra tilbud].
Evaluator har ret til kvartalsvis betaling, svarende til 1/20 af ovenstående kontraktsum. Evaluator fremsender faktura til ordregiver ved udgangen af hver kvartal.
Det sidste kvartal afregnes først, når evalueringen i henhold til nærværende kontrakt er endelig afsluttet.
Hvis ordregiver inden den 31. 12. 2018 kalder optionen, jf. punkt 5.2 ovenfor, er evaluator berettiget til betaling af den for optionen fastsatte pris kr. xx ekskl. moms [indsæt beløb fra tilbud], når evalueringsrapporten for optionen foreligger. Evaluator fremsender faktura efter afsluttet evaluering.
Ekstraarbejder afregnes til timetaksterne angivet i evaluators tilbud, når det pågældende ekstraarbejde er udført og mod behørig dokumentation for det medgåede tidsforbrug. Ekstraarbejder må ikke påbegyndes uden ordregivers skriftlige samtykke.
Fakturering skal ske elektronisk efter ordregivers nærmere anvisninger.
Ordregiver skal senest 30 arbejdsdage fra modtagelsen af faktura betale det fakturerede beløb.
7. Forsikring
Evaluator skal have en sædvanlig erhvervsansvarsforsikring.
8. Hæftelse for eventuelle underleverandører
I det omfang evaluator gør brug af underleverandører til brug for udførelsen af ydelser omfattet af denne kontrakt, hæfter evaluator for underleverandørernes ydelser på samme måde og i samme omfang som for sine egne ydelser.
9. Rettigheder
Ordregiver har ophavsretten til materiale og data, der udarbejdes af evaluator som led i løsningen af de opgaver, der er omfattet af nærværende kontrakt. Ophavsretten overgår til ordregiver, når ordregiver har betalt for de ydelser, som materialet og / eller dataene vedrører.
Eventuelle værktøjer, der udvikles af evaluator i forbindelse med evalueringen, skal kunne benyttes af ordregiver efter evalueringens udløb.
Evaluator har dog ret til at anvende det udarbejdede materiale og de indsamlede data til forskningsaktiviteter på området, idet evaluator dog ikke må videregive oplysninger og indsamlet data, der vil krænke deltagende personers anonymitet og fortrolighed.
Evaluator har ret til frit at anvende den generelle viden, som evaluator erhverver ved løsningen af de opgaver, der er omfattet af kontrakten.
10. Ophævelse og virkningerne af ophævelse
Ordregiver kan ophæve kontrakten, hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra evaluators side. Ved bedømmelsen af misligholdelsens væsentlighed indgår misligholdelsens karakter, risikoen for gentagen misligholdelse, misligholdelsens betydning for ordregiver, ophævelsens betydning for evaluator og omstændighederne i
øvrigt. Der foreligger ikke væsentlig misligholdelse, hvis der kan ske afhjælpning, efterlevering eller omlevering uden betydelig ulempe for ordregiver.
Evaluator kan ophæve kontrakten, hvis ordregiver misligholder sin betalingsforpligtelse væsentligt og / eller, hvis ordregiver væsentligt misligholder sin forpligtelse til at træffe de dispositioner, der er nødvendige for evaluators udførelse af evalueringsopgaven.
Evaluator kan dog ikke ophæve kontrakten, hvis evaluators interesser er tilstrækkeligt tilgodeset gennem adgangen til at standse arbejdet.
Ved ophævelse af kontrakten skal evaluator tilbagebetale eventuelt modtaget vederlag for endnu ikke udførte ydelser, mens ordregiver skal betale for udførte, men endnu ikke betalte ydelser.
Evaluators ansvar for misligholdelse af kontrakten kan ikke overstige det honorar, som evaluator skal oppebære for opgavens udførelse, jf. pkt. 5.4 ovenfor.
Parterne er ikke ansvarlige for hinandens driftstab, avancetab eller andet indirekte tab.
11. Overdragelse
Evaluator kan ikke uden ordregivers skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til tredjemand.
Ordregiver kan overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne kontrakt til en anden offentlig institution, hvis de opgaver, som ordregiver hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution.
12. Tvisteløsning
Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret.
Såfremt der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med nærværende kontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne løftes op på højt plan i parternes organisationer.
Kan en uoverensstemmelse ikke løses ved forhandling som beskrevet, afgøres den ved domstolene med Københavns Byret som 1. instans.
13. Underskrifter
På vegne af evaluator:
Den 2017 Den 2017
[Indsæt relevant navn] [Indsæt relevant navn]
På vegne af Landsbyggefonden:
Den 2017 Den 2017
Sekretariatschef Driftsstøttechef
Xxxxxx X. Xxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxx
BILAG 4 - SKEMA TIL DISPONERING AF TILBUD
Det er valgfrit for tilbudsgiver, om tilbuddet udfyldes i skemaet, men et krav, at tilbuddet disponeres, så det følger skemaets pkt. 1-5:
Punkterne i skemaet kan suppleres med forhold, som leverandøren måtte finde relevante (Bilag 6), men udeladelse af nogle af punkterne i disponering af tilbuddet er udelukket.
Bemærk vedr. pkt. 3. i skemaet, at beskrivelsen af analysedesign skal vedrøre alle evalueringens dele, dvs. del a, b, c, d.
Disposition | Indhold |
Pkt. 1 Tilbudsgivers identitet | Oplysninger om tilbudsgivers identitet, herunder navn, adresse, CVR-nummer og relevant kontaktperson. |
Pkt. 2 Resumé | Kortfattet beskrivelse af tilbuddets indhold. |
Pkt. 3 Analysedesign (Pkt. 1 i Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’) | Beskrivelse af den tilbudte løsnings analysedesign til belysning af evalueringens undersøgelsesspørgsmål. |
Pkt. 4 Proces og formidling (Pkt. 2 i Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’) | Beskrivelse af den tilbudte løsnings forslag til proces og formidling. |
Pkt. 5 Nøglemedarbejdere og organisering af ressourcer (pkt. 3 i Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’) | Vedlagte CVer for nøglemedarbejdere og beskrivelse af rollefordeling blandt de involverede i evalueringsteamet. |
BILAG 5 - TILBUDSLISTE
I relation til nærværende udbud skal tilbudsgiver afgive tilbud på følgende ydelser i overensstemmelse med den fremgangsmåde, der er anvist i udbudsbetingelsernes pkt.
6.6 og Bilag 1: ’Opgavebeskrivelsen’:
Bemærk, jf. udbudsbetingelsernes 7.2, at følgende dele af tilbudssummen ikke kan overstige:
For så vidt angår ”Den samlede evaluering uden option” kr. 10.800.000 ekskl. moms. For så vidt angår ”Optionen” kr. 1.200.000 ekskl. moms.
Tilbud med priser, der overstiger ovenstående begrænsninger for priserne for hhv. ”Den samlede evaluering uden option” eller ”Optionen” vil blive anset for at være ukonditionsmæssige, og vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af de endelige tilbud.
Begrænsningerne er faste for de enkelte priselementer, således at tilbudsgiver ikke kan afgive højere pris på f.eks. ”Den samlede evaluering uden option” mod en lavere pris på ”Optionen”.
Der kan ikke foretages ændringer i Tilbudslisten, priserne skal således afgives som angivet nedenfor.
Ydelser, der skal afgives tilbud på: | Pris i kr. eks. moms på den tilbudte ydelse: |
Evaluering samlet (evaluering + formidling) | Angiv pris på den samlede evaluering uden option |
Option samlet | Angiv pris på optionen |
Evt. ekstraarbejder estimeret til 40 timer pr. følgende medarbejderkategorier (120 timer i alt): Projektleder Forsker/analysemedarbejder Studentermedhjælp | Angiv timepris per medarbejderkategori: • Projektleder (indsæt timepris) • Forsker/analysemedarbejder (indsæt timepris) • Studentermedhjælp (indsæt timepris) |
For hver medarbejderpris ganges timeprisen med anslået 40 timer, hvorefter den samlede pris for ekstraarbejder angives, dvs. [timepris projektleder] x 40 + [timepris forsker/analysemedarbejder] x 40 + [timepris studentermedhjælp] x 40 = anslået pris på ekstraarbejder. | |
Samlet tilbudssum | Angiv samlet pris (pris på den samlede evaluering uden option + pris på optionen+ anslået pris på ekstraarbejder) |
BILAG 6 – LISTE OVER FORBEHOLD
Tilbudsgiverne skal nedenfor give en kortfattet beskrivelse af hvert enkelt af deres eventuelle forbehold, herunder af forbeholdets indhold og begrundelse. For hvert forbehold skal desuden angives en henvisning til det sted i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, herunder med korrekturmarkering.
Kortfattet beskrivelse af forbeholdets indhold og begrundelse: | Henvisning til det sted i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører: |
1. | |
2. | |
3. | |
4. | |
5. | |
6. | |
7. | |
8. | |
9. | |
10. | |
11. | |
12. | |
13. | |
14. |
Tilbudsgiverne kan indsætte flere rækker til beskrivelse af eventuelle forbehold i ovennævnte skema i det omfang, dette måtte være nødvendigt. Tilbudsgiverne er berettiget til at tage mere end 14 forbehold, såfremt der ikke er tale om forbehold der enkeltvis eller tilsammen udgør forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Tilbudsgivernes undladelse af at angive eventuelle forbehold i forbeholdlisten er ikke ensbetydende med, at ingen af udsagnene i tilbudsgivernes tilbud vil blive kvalificeret som forbehold, idet dette beror på udsagnenes indhold.