Udbudsbetingelser – Model til begrænset udbud – KOMBIT v.0.1

Udbudsbetingelser – Model til begrænset udbud – KOMBIT v.0.1
























Udbudsbetingelser


Begrænset EU-udbud 201X/S XXX-XXXXXX


K

Dette er KOMBITs standardudbudsbetingelser ved indkøb efter begrænset udbud. Hvis du som kommune søger inspiration i betingelserne bør du særligt være opmærksom på følgende:


Pkt. 2 – Ordregiver – KOMBIT er indkøbscentral for landets kommuner. Betingelserne skal afspejle, hvem der er ordregiver og ordregivers rolle – er det bare kommunen selv, eller er andre myndigheder/ institutioner og med – og købes der på vegne af andre?


Pkt. 5 – Tilbuddet. KOMBIT anvender systemet EU-supply til elektronisk afvikling af udbuddet, herunder tilbud og kommunikation. Hvis kommunen ikke har et tilsvarende system bør man overveje, hvordan man vil kommunikere og modtage tilbud (e-mail, forum på kommunes hjemmeside, fysiske tilbud med posten eller på USB/disc etc.)


Pkt. 7.10 – KOMBIT er ikke omfattet af offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betingelserne afspejler.


ontrakt om [indsæt]

Indholdsfortegnelse





1Indledning

Nærværende udbudsbetingelser gælder for KOMBIT A/S’ udbud af udvikling, drift, vedligeholdelse og videreudvikling af [indsæt navn på løsningen] i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. [indsæt henvisning fx 2011/S 11-016883] fremsendt til offentliggørelse den [indsæt dato] i den Europæiske Unions Tidende (TED).


Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemførelse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, forhold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at Tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet.


Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud, i overensstemmelse med EU’s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb.


På baggrund af den proces der er beskrevet i nærværende udbudsbetingelser, vil der blive indgået kontrakt med én (1) leverandør til at varetage de af kontrakten omfattede ydelser.



2Ordregiver


Ordregiver under denne udbudsforretning er:


KOMBIT A/S

Xxxxxxxxxxxx 0

2300 København S


Ordregiver er den ansvarlige for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og Udviklingskontrakten skal indgås med Ordregiver.


KOMBIT fungerer som indkøbscentral og bliver kontraktholder overfor leverandøren med ret til at stille [indsæt navn på løsningen] til rådighed for alle landets kommuner, i henhold til betingelserne i kontrakten.


KOMBIT er ejet af Kommunernes Landsforening (KL). For yderligere information om KOMBIT henvises til xxxx://xxx.xxxxxx.xx.



De virksomheder, der opfordres til at afgive tilbud, betegnes ”Tilbudsgiver”.


3Generelt om rammerne for udbudsforretningen

3.1Baggrund for udbuddet



[Beskriv baggrunden og formål for projektet. Gerne med link til hjemmesiden]



3.2Overholdelse af EU-udbudsreglerne

Udbudsforretningen gennemføres i henhold til Udbudsdirektivet, Europa-Parlamentets og Rådets Direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter efter reglerne om begrænset udbud.


Kun virksomheder, der er prækvalificeret af Ordregiver, har ret til at afgive tilbud.


Det forhold, at udbudsforretningen er omfattet af EU’s udbudsregler indebærer endvidere, at Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på, at:


  • Ordregiver er berettiget til, og kan være forpligtet til, at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, dvs. ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, herunder forbehold overfor minimumskrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller hvis det indeholder væsentlige uklarheder,


  • Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, og


  • Det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.


3.3Tidsplan

Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæle. Tidsplanen er ikke endelig, og kan blive justeret undervejs, såfremt det skulle vise sig nødvendigt. [Nedenfor er indsat de typiske aktiviteter, men overvej om der er andre der skal tilføjes og om alle er relevante i det konkrete projekt. Det kan endvidere anbefales at indsætte nogle intervaller for besvarelse af spørgsmål. Således at spørgsmål modtaget i eksempelvis uge 1 forsøges besvaret senest mandag i uge 3 osv., for hele spørgsmålsperioden].


Tabel 1: Tidsplan for udbudsforretningen

Dato

Aktivitet

[indsæt dato]

Udsendelse af opfordring til afgivelse af tilbud

[indsæt dato]

Informationsmøde, hvor Ordregiver vil gennemgå hovedelementerne i Kontrakterne med tilhørende bilag.

[indsæt dato] kl. 12.00

Frist for fremsendelse af skriftlige spørgsmål via EU-supply. Ordregiver vil løbende besvare spørgsmål.

[indsæt dato] kl. 12.00

Frist for Ordregivers besvarelse af spørgsmål og fremsendelse af evt. yderligere oplysninger til udbudsmaterialet

[indsæt dato] kl. 12.00

Frist for modtagelse af tilbud i EU-supply

[indsæt dato eller uge]

Valg af leverandør og fremsendelse af underretning til samtlige Tilbudsgivere

[indsæt uger]

Stand-still periode

[indsæt dato eller uge. Hvis dato være opmærksom på at stand still perioden er beregnet rigtigt]

Kontraktunderskrivelse (vejledende)

Tabel 1


4Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af:


[I det følgende angives bilagsstrukturen. Eksempel fra standardkontrakten:

  • Opfordringsskrivelse

  • Disse udbudsbetingelser

  • Skabelon til tro- og loveerklæring

  • Udviklingskontrakt med underbilag

    • Bilag 0: Definitioner

    • Bilag 1: Tidsplan

    • Bilag 2: Kravspecifikation

      • Underbilag 2.1: Kravskema

      • Underbilag 2.2: Løsningsbeskrivelse

    • Bilag 3: Bestilling af videreudviklingsopgaver

      • Underbilag 3A: Bestillingsblanket for videreudviklingsopgaver

    • Bilag 4: Programmel og Dokumentation

    • Bilag 5: Priser og betalingsplaner

    • Bilag 6: Test og prøver

    • Bilag 7: Driftskontrakten med tilhørende underbilag

      • Underbilag 7A: Beskrivelse af Driftsmiljøet

      • Underbilag 7B: Ydelser og Servicemål

      • Underbilag 7C: Driftshåndbog

      • Underbilag 7D: Priser og betalingsplan

      • Underbilag 7E: Samarbejdsorganisation og rapportering

      • Underbilag 7F: KOMBITs medvirken

      • Underbilag 7G: Ændringshåndtering

      • Underbilag 7J: Standard databehandlerinstruks

    • Bilag 8: Samarbejdsorganisation, rapportering og beskrivelse af

udviklingsmetode

    • Bilag 9: KOMBITs medvirken

    • Bilag 10: Licensbetingelser

    • Bilag 11: Ændringshåndtering

    • Bilag 12: Specifikation af Optioner

      • Underbilag 12A: Bestillingsblanket til levering samtidig med Systemet

      • Underbilag 12B: Bestillingsblanket til levering efter Systemet



4.1Terminologi anvendt i Kravspecifikationen [angiv hvilket bilag Kravspecifikationen er, fx Bilag 2]


Ordregivers behov er i kravspecifikationen klassificeret i følgende kategorier [indsæt udbuddets krav-model]:


Kategori

Beskrivelse

Minimumskrav

Minimumskrav (MK) er et Krav (se nedenfor), der uforbeholdent skal opfyldes af Tilbudsgiver. Opfyldes et Minimumskrav ikke, vil tilbuddet blive anset som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning.

Krav

Krav (K) er forbeholdt de elementer i løsningen, som er nødvendige, for at løsningen lever op til Ordregivers krav.


Alle K skal dog ikke nødvendigvis opfyldes, for at Ordregiver kan tage Tilbudsgivers forslag til Løsningen i betragtning.


Xxxxx formuleret som et krav kan opfyldes af Tilbudsgiver og vil fremstå som en konkurrenceparameter ved tilbudsvurderingen. Opfyldes et krav ikke, vil tilbuddet score lavere på de relevante underkriterier til tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”.

Optioner

O'erne definerer tillægsfunktionalitet og/eller øvrige tilkøbsmuligheder, som Ordregiver kan vælge at tilkøbe ved Udviklingskontraktens indgåelse eller senere. O’erne har en sådan karakter, at det vil være muligt at anvende Løsningen, selv om nogle af dem ikke aftages. Alle O’er skal dog uforbeholdent tilbydes, for at Ordregiver kan tage et tilbud i betragtning.


For O’er gælder, at Tilbudsgiver særskilt skal prisfastsætte hver enkelt O klart og entydigt, medmindre andet udtrykkeligt er angivet. Denne pris skal omfatte omkostninger til alle elementer, der er nødvendige for pågældende O’s anvendelighed for Ordregiver.

Evt. andre, fx Forretningsbehov, Vilkår mv.


Tabel 2


5Tilbuddet

5.1Generelle form- og procedurekrav

Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver være særligt opmærksom på at iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår af nærværende udbudsmateriale.


Tilbuddet skal afgives via EU-Supply og inden tilbudsfristen udløber.


Tilbudsgiveren får, ved aflevering via EU-supply, en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Endvidere vil EU-supply generere et revisionsspor, der klart angiver tidspunktet for, hvornår tilbuddet er afleveret.


5.2Tilbudsfrist.

Tilbudsfristen er den [indsæt dato og klokkeslæt ]

5.3Sprog

Tilbud, inklusive bilag, skal afleveres på dansk. Dokumentation af programmel, som ikke forefindes på dansk kan dog afleveres på engelsk.


Ordregiver har ikke udarbejdet vejledende oversættelser af udbudsmaterialet på engelsk.

    1. Krav til tilbuddets opbygning og indhold


Tilbuddet skal bestå af de dokumenter, der fremgår nedenfor. Dokumenterne bør fremgå af tilbuddet i den anførte rækkefølge (overvej om bilag skal være i et særligt format, fx både word og pdf eller lignende).


Nogle bilag er vedlagt udbudsmaterialet som skabelon, mens andre bilag skal udarbejdes af Tilbudsgiver selv i deres helhed. Alle bilag indeholder på side 2 ”Instruktion til Tilbudsgiver”, som redegør for, hvordan bilaget skal håndteres. (tilpasses det konkrete udbudsmateriale).


Følgende dokumenter skal være indeholdt i tilbuddet:


[Denne liste er ikke udtømmende:

  1. Et tilbudsbrev betegnet Dokument 1. Tilbudsbrevet skal indeholde oplysninger om Tilbudsgivers identitet og angivelse af, hvilket udbud der afgives tilbud på.

  2. En løsningsbeskrivelse (Bilag 2.2) og et udfyldt kravskema (Bilag 2.1). Krav hertil fremgår af Bilag 2 (Kravspecifikationen) til Udviklingskontrakten

  3. Udviklingskontrakten inklusive Bilag 1 – 12 med underbilag og Bilag 7A – 7J i udfyldt stand, jf nærmere tabel 5.

  4. Tro- og love erklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige betegnet Dokument 2, se pkt. 5.6..

  5. En liste over eventuelle forbehold til Udviklingskontrakten inklusive bilagene (herunder også Driftskontrakten, Bilag 7), betegnet Dokument 3.

  6. Et udfyldt prisbilag Dokument 4, der er et samlebilag for alle de delpriser der er afgivet forskellige steder i tilbuddet. Dokument 4 danner baggrund for den prismæssige evaluering af tilbuddet.



Udviklingskontrakten og de enkelte bilag skal udfyldes de steder, hvor dette er angivet med teksten ”udfyldes af Tilbudsgiver”, eller hvor der på anden måde er tilkendegivet, at Tilbudsgiver skal udfylde et felt eller lignende (tilpasses det konkrete udbudsmateriale).


(Evt. yderligere beskrevet nedenfor i pkt. 6 - Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter).


5.4.1Instruktioner til Tilbudsgiver

I Udviklingskontrakten med bilag og underbilag, herunder Driftskontrakten, fremgår tekst i kursiv i firkantede parenteser: [xx]. Denne tekst vil endvidere være fremhævet med gult, hvis den er at finde i selve dokumentet: [xx]. Denne tekst, uanset om denne er fremhævet med gult eller ikke, er instruktioner til Tilbudsgiver og angiver, hvad Tilbudsgiver skal gøre i forbindelse med udarbejdelse af det pågældende dokument. Tilbudsgiver skal derfor følge instruktionen og fjerne instruktionen i forbindelse med udarbejdelse af sit tilbud.



5.5Forbehold

Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav udbudsmaterialet. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssige.


Tilbudsgiver kan alene tage forbehold over for de dele af Kontrakterne med bilag som er anført nedenfor.


Udviklingskontrakten:


[Indsæt hvilke bestemmelser der kan tages forbehold for i Udviklingskontrakten, og angiv hvad forbeholdet kan vedrøre – fx antal dage eller beløb. Forbeholdene skal kunne kapitaliseres.]


Driftskontrakten:


[Indsæt hvilke bestemmelser der kan tages forbehold for i Udviklingskontrakten, og angiv hvad forbe-holdet kan vedrøre – fx antal dage eller beløb. Forbeholdene skal kunne kapitaliseres.]


Eller:


Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold over for Udviklingskontrakten og Driftskontrakten, som derfor er at betragte som minimumskrav, og dermed er ufravigelige.


Der kan tages forbehold over for bilag og underbilag, i det omfang, det fremgår i det pågældende bilag eller underbilag.


5.5.1Grundlæggende elementer

Selv om der ikke er tale om forbehold overfor ufravigelige udbudsbetingelser og krav, jf. angivelsen ovenfor, må Tilbudsgiver ikke tage forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, dvs. forbehold, der vil bevirke, at den tilbudte ydelse adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse.


Tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer, vil blive kasserede som ukonditionsmæssige.


I tilfælde af usikkerhed, om et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres Tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 7.4(om adgang til at stille individuelle spørgsmål). Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og dermed kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold. Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud under offentlige og begrænsede udbud, se pkt.7.11.


5.5.2Forbeholdsliste

Såfremt Tilbudsgiver måtte vælge at afgive tilbud med forbehold, skal alle forbehold fremgå af en forbeholdsliste, opbygget efter nedenstående model og med de anførte informationer:

Bilag til Udviklingskontrakten eller Driftskontrakten

Tilbudsgiverens begrundelse for forbeholdet

Tilbudsgivers konkret formulerede ændring

[Konkret bestemmelse angives]

[Angivelse af baggrunden for forbeholdet]

[Angivelse af konkret forslag til tekstændring eller løsning]

[udfyldes af Tilbudsgiver]

[udfyldes af Tilbudsgiver]

[udfyldes af Tilbudsgiver]


Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at alternative formuleringer skal anføres som forbehold på forbeholdslisten samt derudover i selve det dokument, som forbeholdet relaterer sig til, fremhævet med ændringsmarkeringer eller tilsvarende.


5.6Tro og love erklæring iht. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997

Tilbudsgiver skal udfylde en tro og love erklæring om, at Tilbudsgiver ved udarbejdelsen af sit tilbud ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000,00 kr. , jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997.


Der gøres opmærksom på, at selvom erklæringen også blev fremsendt ved anmodning om prækvalifikation skal den genfremsendes tillige med tilbuddet.


Oplysning på tro og love afgives kan ved brug af erklæring vedlagt udbudsmaterialet.


6Kontrol og evaluering af tilbud

6.1Vurdering af konditionsmæssighed

Ordregiver tager kun tilbud rettidigt modtaget i EU-Supply i betragtning.


Ved afgivelse af tilbud, bedes Tilbudsgiver overholde Ordregivers form- og procedurekrav, jf. pkt. 5.1.


Manglende opfyldelse af minimumskrav eller forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer vil medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt, jf. pkt. 5.5.1


Ordregiver betragter manglende besvarelse af Krav, som om disse ikke er opfyldt, og vil blive vurderet i henhold til tildelingskriteriet, jf. punkt 6.2.


6.2Tilbudsevaluering

6.2.1Tildelingskriterium: ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”

Tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, vurderet på grundlag af en række underkriterier som angivet nedenfor.

6.2.2Underkriterier i forbindelse med tildeling af [angiv navnet på løsningen]

Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier med delkriterier og med den angivne vægtning (tilpasses det konkrete udbudsmateriale).


Prioritet

Underkriterier

% vægtning af kriteriet

1

Systemets kvalitet

50 %

2

Driftsydelsernes kvalitet

30 %

3

Økonomi

20 %

Tabel 3

Tilbudsevalueringen vil blive foretaget på baggrund af nedenstående kriterier.

[Bemærk at de fleste bilag forudsætter udfyldelse fra tilbudsgivers side, og at denne udfyldelse dermed indgår i tilbuddet, hvorfor det skal evalueres i henhold til nedenstående kriterier. Kriterierne skal fastsættes individuelt efter den udbudte opgaves behov. Som udgangspunkt skal alle dele af tilbuddet vurderes, hvorfor der ikke skal efterspørges oplysninger, der ikke indgår i evalueringen.]

Prioritet

Underkriterium og vægt

Vurderingsgrundlag

1

Systemets kvalitet

(35 %)


Underkriteriet ”Systemets kvalitet” vedrører:


[Indsæt]



Vurderingsgrundlag:

Ved vurderingen af dette delkriterium vægtes det positivt, at:


  • [Indsæt]


  • [Indsæt]




Tilbudsgivers dokumenter:

Ved vurderingen af dette delkriterium ser Ordregiver på Tilbudsgivers udfyldelse af [Underbilag 2.2].

2

Driftsydelsernes kvalitet

(25 %)


Underkriteriet ”Driftsydelsernes kvalitet” vedrører:


[Indsæt]



Vurderingsgrundlag:

Ved vurderingen af dette delkriterium vægtes det positivt, at:


  • [Indsæt]


  • [Indsæt]




Tilbudsgivers dokumenter:

Ved vurderingen af dette delkriterium ser Ordregiver på Tilbudsgivers udfyldelse af [Indsæt].

3

Økonomi

(20 %)

Underkriteriet ”Økonomi” vedrører:


[Indsæt]



Vurderingsgrundlag:

Ved vurderingen af dette delkriterium vægtes det positivt, at Tilbudsprisen er så lav som mulig.



Tilbudsgivers dokumenter:

Ved vurderingen af dette delkriterium ser Ordregiver på Tilbudsgivers udfyldelse af [dokument 4].

4

Tidsplan (10%)

Underkriteriet "Tidsplan" vedrører kvaliteten af den tilbudte tidsplan.



Vurderingsgrundlag:

Ved vurderingen af dette delkriterium vægtes det positivt, at


  • [tidsplanen er realistisk og tager højde for Tilbudsgiverens samt Ordregivers interne processer og arbejdsformer]


Tilbudsgiverens dokumenter:


Ved vurderingen af dette kriterium ser Ordregiver på [Tilbudsgivers udfyldelse af Bilag 1]

5

Samarbejde (10%)

Underkriteriet "Samarbejde" vedrører kvaliteten af den tilbudte tidsplan.



Vurderingsgrundlag:

Det fremgår i Bilag 8 hvad der indgår i vurderingen af dette underkriterium.


Tilbudsgiverens dokumenter:


Ved vurderingen af dette kriterium ser Ordregiver på [Tilbudsgivers udfyldelse af Bilag 8]

Tabel 4


7Udbudsprocessen

    1. Yderligere oplysninger til udbudsmaterialet

Såfremt Ordregiver finder det relevant, kan denne frem til 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb fremsende yderligere oplysninger til udbudsmaterialet, jf. Udbudsdirektivets artikel 40, stk. 4.


    1. Henvendelser til Ordregiver

Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal alene ske via EU-supply.


    1. Tilbudsgivers kontaktperson

Ordregiver vil stile eventuelle meddelelser under udbudsforretningen til den medarbejder hos Tilbudsgiver, som Tilbudsgiver har anført i EU-supply . Det er muligt at anføre flere kontaktpersoner. Tilbudsgiver kan overfor Ordregiver via EU-supply til enhver tid udpege en anden kontaktperson.


    1. Spørgsmål til Ordregiver

Med henblik på at sikre, at tilbud udformes korrekt i overensstemmelse med de stillede krav, er der mulighed for, at Tilbudsgiverne kan stille spørgsmål til udbudsmaterialet.


Såfremt Tilbudsgiver måtte have spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles i EU-Supply. Spørgsmål skal være på dansk.


Tilbudsgiverne opfordres herunder til at udnytte deres adgang til at stille spørgsmål, hvis der konstateres uhensigtsmæssigheder i Udviklingskontrakten eller Driftskontrakten, der ikke kan tages forbehold overfor, idet Ordregiver i givet fald - inden for udbudsreglernes rammer - vil overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer.


I tilfælde af usikkerhed om hvorvidt et forbehold medfører kassation af tilbuddet, opfordres Tilbudsgiver ligeledes til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet.


Alle spørgsmål skal starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet som spørgsmålet vedrører.


Spørgsmål modtages løbende indtil [Indsæt dato – 2 til 3 uger før tilbudsfrist afhængig af tilbudsfrist i øvrigt] og vil blive besvaret hurtigst muligt.


Spørgsmål modtaget efter denne dato vil blive besvaret i det omfang, spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.


Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud vil ikke blive besvaret.


Spørgsmål og svar vil løbende blive gjort tilgængelige i anonymiseret form i EU-Supply.

    1. Informationsmøde

Der vil blive afholdt et informationsmøde. Nærmere oplysninger om informationsmødet vil blive meddelt via EU Supply.


Ordregiver vil på informationsmødet fremkomme med en overordnet redegørelse for udbudsforretningens baggrund og formålet med udbuddet og den udbudte kontrakt, samt henlede Tilbudgivernes opmærksomhed på, hvad Tilbudsgiver bedes være særligt opmærksom på.


På informationsmødet vil det være muligt for Tilbudsgiver at stille spørgsmål, som enten kan svares direkte ved mødet eller ved senere skriftlig besvarelse.


Der gøres opmærksom på, at såfremt der opfattes en forskel på den mundtlige besvarelse og det skriftlige svar, vil det være det skriftlige svar, som gælder.


    1. Åbning af tilbud

Der vil ikke være adgang til, at Tilbudsgiver kan overvære åbningen af tilbuddene.


    1. Underretning (meddelelse om resultatet)

Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidig og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen.


Meddelelsen til den vindende Xxxxxxxxxxxx om, at dennes tilbud er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med denne.


Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler.


    1. Honorar

Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning.

    1. Returnering af modtagne tilbud

Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. Al dokumentation og dokumenter, som fremsendes af Tilbudsgiver, betragtes som Ordregiver s ejendom.


    1. Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt

Ordregiver vil, så vidt muligt, sikre fortroligheden af oplysninger i Tilbudsgivers tilbud, som angår Tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold.


Fortrolighedstilsagnet gælder dog ikke, såfremt lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.


I den udstrækning, Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver inden for lovgivningens rammer vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.


Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver fortrolig op­lysning om Ordregiver og de deltagende kommuner, der kommer til deres kendskab i forbindelse med tilbudsafgivelsen.


    1. Forhandlingsforbuddet

Det skal understreges, at Tilbudsgivere og Ordregiver ikke vil kunne forhandle om de afgivne tilbud i et omfang, der overskrider de rammer, som blandt andet er givet i en fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her, "... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling".



  1. Kontraktindgåelse

Der vil ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, jf. ovenfor pkt. 7.11, hvorfor Tilbudsgiveren bør drage omsorg for, at dennes tilbud er så præcist og fyldestgørende, at en kontrakt i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem Tilbudsgiver og Ordregiver.


    1. Stand-still periode

Udviklingskontrakten vil tidligst blive underskrevet efter udløbet af stand-still perioden, jf. tabel 1. Stand-still perioden er 10 kalenderdage og regnes fra dagen efter afsendelse af meddelelse om resultatet til samtlige Tilbudsgivere pr. e-mail.

    1. Aflysning af udbudsforretningen

Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig kontrakt, kan Ordregiver aflyse udbudsforretningen i henhold til gældende klagenævnspraksis.


    1. Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Udviklingskontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra sit tilbud.


    1. Sammenslutninger/konsortier

Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.



  1. Oversigt over udbudsmaterialets dokumenter og tilbudsbesvarelse

[Hvis udbudsmaterialet er omfattende kan med fordel hjælpe Tilbudsgiverne med et skema som nedenfor]


Nedenstående tabel indeholder en oversigt over udbudsmaterialets dokumenter. Af oversigten fremgår for hvert dokument, hvorvidt:


  • Dokumentet skal indgå i Tilbudsgivers tilbud

  • Dokumentet skal udfyldes af Tilbudsgiver



Tabel 5

Dokument

Titel

Indhold

Skal indgå i tilbud

Skal udfyldes af Tilbudsgiver

Dette dokument

Udbudsbetingelser

Udbudsbetingelser

Nej

Nej

Dokument 1

Tilbudsbrev

Tilbudsbrev

Ja

Ja

Dokument 2

Tro- og love erklæring vedr. ubetalt forfalden gæld samt bidrag til sociale sikringsordninger

Tro- og love erklæring vedr. ubetalt forfalden gæld samt bidrag til sociale sikringsordninger

Ja

Ja

Dokument 3

Forbeholdsliste

Liste over forbehold

Ja

Ja

Dokument 4

Prisbilag

Bilaget er et samlebilag for alle de delpriser der er afgivet i tilbuddet.

Ja

Ja

Udviklingskontrakten

Kontrakt om udvikling, af [x]

Kontrakt om udvikling og videreudvikling

Ja

Ja (navn m.v.)

Bilag 0:

Definitioner

Definitioner anvendt i kontrakt og bilag

Ja

Nej

Bilag 1:

Tidsplan

Leverancebeskrivelse af de generelle behov til Systemet. Tilbudsgiver skal i overensstemmelse med bilaget udfylde underbilag 2.1 og 2.2

Ja

Nej

Bilag 2:

Kravspecifikation

Ordregivers angivelse af krav og behov til Systemet

Ja

Nej

Underbilag 2.1:

Kravskema

Tilbudsgivers opfyldelse af remsatte krav og behov

Ja

Ja

Underbilag 2.2:

Løsningsbeskrivelse

Tilbudsgivers beskrivelse af den tilbudte løsning

Ja

Ja

Bilag 3:

Bestilling af videreudviklingsopgaver

Vilkår for videreudviklingsopgaver

Ja

Nej

Underbilag 3A:

Bestillingsblanket for videreudviklingsopgaver

Bestillingsblanket for videreudviklingsopgaver

Ja

Nej

Bilag 4:

Programmel og Dokumentation

Programmel og dokumentation

Ja

Ja

Bilag 5:

Priser og betalingsplaner

Betalingsmodel og – plan, samt øvrige priser

Ja

Ja

Bilag 6:

Test og prøver

Xxxx til prøver og tests.

Ja

Nej

Bilag 7:

Driftskontrakten med tilhørende underbilag

Driftskontrakten

Ja

Nej

Underbilag 7A:

Beskrivelse af Driftsmiljøet

Krav til driftsmiljøet

Ja

Nej

Underbilag 7B:

Ydelser og Servicemål

Specifikation af drifts-, support- og vedligeholdelsesydelserne og tilhørende servicemål

Ja

Ja

Underbilag 7C:

Driftshåndbog

Håndbog, der be-skriver driftsproce-durer, rapportering m.v.

Ja

Nej

Underbilag 7D:

Priser og betalingsplan

Priser og betalingsplan for driftsydelserne

Ja

Ja

Underbilag 7E:

Samarbejdsorganisation og rapportering

Samarbejdsorganisation og rapportering i driftsfasen

Ja

Ja

Underbilag 7F:

KOMBITs medvirken

KOMBITs deltagelse i administration af Driftskontrakten.

Ja

Ja

Underbilag 7G:

Ændringshåndtering

Ændringshåndtering i driftsfasen

Ja

Nej

Underbilag 7J:

Standard databehandlerinstruks

Databehandlerinstruks, som den enkelte kommune afgiver overfor Leverandøren

Ja

Nej

Bilag 8:

Samarbejdsorganisation, rapportering og beskrivelse af udviklingsmetode

Samarbejdsorganisation, rapportering og beskrivelse af udviklingsmetode

Ja

Ja

Bilag 9:

KOMBITs medvirken

KOMBITs deltagelse i udviklingsforløbet.

Ja

Ja

Bilag 10:

Licensbetingelser

Licensbetingelser

Ja

Ja

Bilag 11:

Ændringshåndtering

Ændringshåndtering

Ja

Nej

Bilag 12:

Specifikation af Optioner

Vilkår for udnyttelse af Optioner.

Ja

Nej

Underbilag 12A:

Bestillingsblanket til levering samtidig med Systemet

Bestillingsblanket for Optioner, der skal leveres samtidig med Systemet

Ja

Nej

Underbilag 12B:

Bestillingsblanket til levering efter Systemet

Bestillingsblanket for Optioner, der skal leveres efter Overtagelsesdagen

Ja

Nej

Tabel 5


18-01-2011

Document Metadata

Filed: December 21st, 2012