Databehandleraftale

Databehandleraftale

Standardkontraktsbestemmelser

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

mellem

Kundenavn

CVR xxxxxxxx

Adresse

By/Post nr.

herefter ”den dataansvarlige”

og

4 dimensions A/S

CVR 32563600

Xxxxxxxxxx 00

2740 Skovlunde

Danmark

herefter ”databehandleren”

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder

Indhold

Præambel 3

Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3

Databehandleren handler efter instruks 4

Fortrolighed 4

Behandlingssikkerhed 4

Anvendelse af underdatabehandlere 5

Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6

Bistand til den dataansvarlige 7

Underretning om brud på persondatasikkerheden 8

Sletning og returnering af oplysninger 8

Revision, herunder inspektion 9

Parternes aftale om andre forhold 9

Ikrafttræden og ophør 9

Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10

Bilag A Oplysninger om behandlingen 11

Bilag B Underdatabehandlere 13

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14

Bilag D Parternes regulering af andre forhold 16

Præambel

1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

3. I forbindelse med leveringen af en hosting-/cloudydelse i henhold til indgået aftale behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes¹ nationale ret og disse Bestemmelser.

2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Fortrolighed

1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

Behandlingssikkerhed

1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

2. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

3. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

4. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående specifik skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. Databehandleren må kun gøre brug af underdatabehandlere med den dataansvarliges forudgående specifikke skriftlige godkendelse. Databehandleren skal indgive anmodningen om en specifik godkendelse mindst 5 dages varsel inden anvendelsen af den pågældende underdatabehandler. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation

2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland

3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

3. indsigtsretten

4. retten til berigtigelse

5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)

6. retten til begrænsning af behandling

7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

8. retten til dataportabilitet

9. retten til indsigelse

10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

2. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

3. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

4. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

2. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

3. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

Sletning og returnering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

2. Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.

Revision, herunder inspektion

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Parternes aftale om andre forhold

1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

Ikrafttræden og ophør

1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

5. Underskrift

På vegne af den dataansvarlige

Navn xxxxxxx

Stilling xxxxxxx

Telefonnummer +45 xxxxxxxx

E-mail

Underskrift:_________________________

På vegne af databehandleren

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx

Stilling CEO

Telefonnummer x00 0000 0000

E-mail xx@0xxxxxxxxxx.xx

Underskrift:________________________

Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

Navn xxxxxxx

Stilling xxxxxxx

Telefonnummer +45

E-mail

Xxxx Xxxxxxxxx Xxxxx

Stilling CEO

Telefonnummer x00 0000 0000

E-mail xx@0xxxxxxxxxx.xx

Bilag A Oplysninger om behandlingen

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

I forbindelse med drift og hosting, SaaS

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

Drifte kundens løsninger.

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

[BESKRIV TYPEN AF PERSONOPLYSNINGER DER BEHANDLES]

[EKSEMPELVIS]

”Navn, e-mailadresse, telefonnummer, adresse, personnummer, betalingskortoplysninger, medlemsnummer, type af medlemskab, fremmøde i fitnesscenter og tilmelding til konkrete fitnesshold.”

[BEMÆRK: BESKRIVELSEN BØR VÆRE SÅ SPECIFIK SOM MULIGT, OG UNDER ALLE OMSTÆNDIGHEDER, SKAL TYPEN AF PERSONOPLYSNINGER PRÆCISERES YDERLIGERE END BLOT ”PERSONOPLYSNINGER SOM DEFINERET I DATABESKYTTELSESFORORDNINGENS ARTIKEL 4, NR. 1” ELLER HVILKEN KATEGORI AF OPLYSNINGER (”ARTIKEL 6, 9 ELLER 10”) DER BEHANDLES.]

[NEDENSTÅENDE IKKE FYLDESTGØRENDE LISTE KAN BRUGES TIL INSPIRATION OG VEJLEDNING OG DER KAN TILFØJES EKSTRA TYPER AF PERSONOPLYSNINGER]

Almindelige personoplysninger:

• Identifikationsoplysninger (navn og adresse)

Oplysninger om

• Økonomi

• Skat

• Gæld

• Væsentlige sociale problemer

• Andre rent private forhold

• Sygedage

• Tjenstlige forhold

• Familieforhold

• Bolig

• Bil

• Eksamen

• Ansøgning

• CV

• Ansættelsesdato og -stilling

• Arbejdsområde

• Arbejdstelefon

Følsomme personoplysninger:

• Race og etnisk oprindelse

• Politisk overbevisning

• Religiøs eller filosofisk overbevisning

• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

• Genetiske data

• Biometriske data med henblik på entydig identifikation

• Helbredsoplysninger

• Seksuelle forhold eller seksuel orientering

Fortrolige personlysninger

• Oplysninger om strafbare forhold

• CPR

Tilføj yderligere typer af personoplysninger, der behandles

• ..

• ..

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

1. Ansatte hos virkomhed:xxxxxxxxxxx

2. Forretningsforbindelser

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

Så længe kontakten løber.

Bilag B Underdatabehandlere

B.1. Godkendte underdatabehandlere

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

NAVN	CVR	ADRESSE	BESKRIVELSE AF BEHANDLING
MICROSOFT DK	136128700	Kanal 7, 2800 Kgs. Lyngby	Office 365 MS 365 Azure

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

Varslingsperioden er fastsat til 5 dage

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

Behandlingen sker i henhold til den indgåede hosting-/driftsaftale og i overensstemmelse med databehandlerens eller datacentrenes ISAE 3402- og/eller ISAE 3000-erklæringer.

C.2. Behandlingssikkerhed

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre de foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige:

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre de aftalte tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren tilbagelevere personoplysningerne og slette eventuelle kopier i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarliges oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de aftalte.

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, som er overladt til databehandleren

Databehandleren fremsender årligt revisionserklæringer fra de datacentre, der anvendes i forbindelse med leverance af ydelsen.

Baseret på resultaterne af revisionserklæringerne er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige afholder udgiften til disse foranstaltninger medmindre de skyldes mangler i databehandlerens behandling.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere

Databehandleren fremsender årligt revisionserklæringer fra de underdatabehandlere, der anvendes i forbindelse med leverance af ydelsen.

Baseret på resultaterne af revisionserklæringerne er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Den dataansvarlige afholder udgiften til disse foranstaltninger medmindre de skyldes mangler i underdatabehandlerens behandling.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra underdatabehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Underdatabehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

.

Bilag D Parternes regulering af andre forhold

D.1. Omkostninger i forbindelse med at besvare anmodninger

Hvis databehandleren bistår den dataansvarlige med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelser til at besvare anmodninger om udøvelse af de registreredes rettigheder, herunder om indsigt, berigtigelse, begrænsning eller sletning, hæfter den dataansvarlige for alle databehandlerens omkostninger ved sådan bistand, herunder til underdatabehandlere. databehandlerens bistand afregnes til databehandlerens til enhver tid gældende timetakst for sådant arbejde.

D.2. Omkostninger vedr. overholdelse af forpligtelser

Databehandleren skal efter nærmere aftale med den dataansvarlige, så vidt muligt, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, bistå den dataansvarlige med at sikre overholdelse af forpligtelserne i forordningens artikel 32 (gennemførelse af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger), artikel 34 (underretning om brud på persondatasikkerheden til de registrerede), artikel 35 (foretagelse af konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse) og artikel 36 (forudgående høring). I den forbindelse er databehandleren berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for al databehandlerens arbejdstid, som sådan aftale måtte medføre for databehandleren, ligesom den dataansvarlige hæfter for eventuel betaling til underdatabehandlere.

D.3. Omkostninger ved tilsyn o.l.

Hvis den dataansvarlige ønsker at få udarbejdet en specifik sikkerheds-revisionsrapport eller ønsker at foretage tilsyn af databehandlerens eller underdatabehandlerens persondatabehandling, aftales dette nærmere med databehandleren. Den dataansvarlige afholder alle omkostninger i forbindelse med tilsyn af sikkerhedsforhold hos databehandleren samt i forhold til underdatabehandleren, herunder er databehandleren berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for al databehandlerens arbejdstid, som sådant tilsyn måtte medføre for databehandleren, ligesom den dataansvarlige hæfter for eventuel betaling til underdatabehandleren.

D.4. Underdatabehandlere under direkte instruks af den dataansvarlige

Såfremt den dataansvarlige måtte ønske at instruere underdatabehandlere direkte, bør dette alene ske efter drøftelse med og via databehandleren. Hvis den dataansvarlige afgiver instruks direkte overfor underdatabehandlere, skal den dataansvarlige senest samtidig underrette databehandleren om instruksen og baggrunden for denne. Hvor den dataansvarlige instruerer underdatabehandlere direkte, a) er databehandleren fritaget for ethvert ansvar, og enhver følge af sådan instruks er alene den dataansvarliges ansvar, b) hæfter den dataansvarlige for enhver omkostning, som instruksen måtte medføre for databehandleren, herunder er databehandleren berettiget til at fakturere den dataansvarlige med sin sædvanlige timetakst for al arbejdstid, som en sådan direkte instruks måtte medføre for databehandleren og c) den dataansvarlige er selv ansvarlig overfor underdatabehandlere for enhver omkostning, vederlag eller anden betaling til underdatabehandleren, som den direkte instruks måtte medføre.

D.5. Public clouds som underdatabehandlere

Hvis Underdatabehandler er en public cloud, der anvender databehandleraftaler/underdatabehandleraftaler, som er standardiserede, generelle vilkår for alle sine kunder, er det databehandlerens ansvar skriftligt at orientere den dataansvarlige om, hvilket hermed er gjort, at det ikke er muligt specifikt at medtage de samme krævede informationer, som fremgår af bilag A, og at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som dem, der fremgår af bilag C, i disse Bestemmelser. Den dataansvarlige bør derfor vurdere, om underdatabehandleren lever op til de databeskyttelsesforpligtelser, som fremgår af disse Bestemmelser. Den dataansvarlige accepterer disse vilkår ved sin underskrift, og har derefter ansvaret for underdatabehandlerens behandlinger.

D.6. Ansvarsbegrænsning

Medmindre Parterne har aftalt anden ansvarsbegrænsning, som medfører et mindre ansvar for databehandleren, finder nærværende bestemmelser anvendelse.

For handlinger og undladelser i forbindelse med den af databehandleren for den dataansvarlige foretagne databehandling er databehandleren ansvarlig overfor den dataansvarlige efter dansk rets almindelige regler, med de begrænsninger der følger af denne bestemmelse.

Databehandleren er aldrig ansvarlig overfor den dataansvarlige for indirekte tab, herunder men ikke begrænset til tab for følgeskade, tabt indtjening, driftstab, tabt goodwill, tab af data, tredjemands tab eller andet indirekte tab hos den dataansvarlige eller tredjemand.

Uagtet årsagen til databehandlerens eventuelle erstatningsansvar overfor den dataansvarlige, kan databehandlerens samlede erstatningsansvar aldrig overstige et beløb svarende til det løbende vederlag, som den dataansvarlige har betalt til databehandleren i henhold til Hosting-/Driftsaftalen i den 6 måneders periode, der går forud for den skadegørende handling eller undladelse. Såfremt Hosting-/Driftsaftalen ikke har været i kraft i 6 måneder på tidspunktet for den skadegørende handling eller undladelse, opgøres beløbet som det beløb der i henhold til Hostingaftalen er betalt som løbende vederlag henholdsvis burde være betalt som løbende vederlag i henhold til Hosting-/Driftsaftalen i Hosting-/Driftsaftalens første 6 måneder.

1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS-medlemsstater”.