Projektkontrakt Projekttitel m.v.

Projektkontrakt

1. Projekttitel m.v.

Projekttitel:
Projektnummer: xxxxx-20XX				-		Journalnummer projektejerens organisation:
Projektets starttidspunkt:						Projektets afslutningstidspunkt:
Kontaktperson:

2. Kontraktpartner

Denne kontrakt er indgået mellem Rådet for sund mad og [indsæt organisation]

Projektejerens organisation:

Ansvarsperson:

Adresse:

Telefon:

Projektleder:

Telefon (direkte):

Projektejerens revision inkl. adresse:

3. Kontraktbeløb m.v.

Kontraktsum og bevillingsåret	xxx DKK for år 20XX
Beslutning om tildeling af projektmidler	Rådet for sund mads bestyrelse, den [indsæt dato]
Overhead	Projektejers organisation har ikke ret til at påregne overheadomkostninger for projektet.
Xxxxxx	Xxxxxx, som er tilskrevet projektet, efter at midlerne er udbetalt fra Rådet for sund mad, tilfalder projektejeren.
Udbetaling	Kontraktsummen udbetales af Rådet for sund mads Sekretariat efter følgende regler: 1. rate på 85% udbetales ved indgåelse af denne kontrakt ved projektets start. 2. rate på 15% udbetales, efter at Rådet for sund mads bestyrelse har modtaget og godkendt projektets slutrapport.
Projektrettigheder	Se standardbetingelserne bilag 1, pkt. 7.
Opsigelse	Se standardbetingelserne bilag 1, pkt. 11

4. Projektbeskrivelse, specifikke krav og budget

Projektbeskrivelse	[Formål med projektet, hvordan det bidrager til eksekvering af Rådet for sund mads vision og mission, samt hvordan projektet skal formidles.]
Specifikke krav til organiseringen	[Navn på mindst ét andet medlem af Rådet for sund mad udover projektejerens organisation.] Projektlederen skal hhv. 15. januar og 15. august indsende en statusrapport til Rådet for sund mad. Statusrapporten skal beskrive fremdriften i projektet sammenholdt med planen, herunder redegørelse for budgettet.
Budget	[Projektbudget skal specificeres så det dokumenteres hvilke egne ressourcer projektdeltagerne bidrager med. Her skal både arbejdstid, pengemidler og andre bidrag opgøres. Egenfinansiering skal udgøre mere end 50 pct. af det samlede projektbudget.]

5. Projektets organisation

Projektejeren har det fulde ansvar for projektets gennemførelse. Til projektet er der tilknyttet en projektleder, som refererer til ledelsen i projektejerens organisation og til Rådet for sund mads bestyrelse i forhold projektgennemførelse, til statusrapportering, ændringshåndtering og afrapportering af projektet.

Til projektet er der tilknyttet en projektgruppe, som skal bidrage og medvirke til at gennemføre projektet. Det påhviler i denne sammenhæng projektejeren effektivt, forsvarligt og rettidigt at koordinere resultaterne af projektgruppens deltagelse i projektet. Projektejerens organisation kan dog ikke stilles til ansvar for forhold, der udelukkende kan henføres til projektgruppens deltagelse, i det omfang dette måtte ligge udenfor projektejerens egen rolle i henhold til projektmandatet.

STANDARDBETINGELSER

Vedlagte ”Standardbetingelser for Rådet for sund mad” gælder for denne projektkontrakt (bilag 1).

UNDERSKRIFTER

Denne kontrakt er oprettet i to eksemplarer, et til hver part.

Rådet for sund mad		Projektejer
København, dato		Sted, dato
Sekretariatschef/formand for Rådet for sund mad		Organisation, titel, navn

Bilag 1

Standardbetingelser for Rådet for sund mads projektkontrakter

1. Projektejers ansvar og opgaver

Projektejeren har ansvaret for, at projektet gennemføres i henhold til den godkendte projektbeskrivelse (projektkontraktens bilag 2) og inden for de finansielle rammer samt andre betingelser, som er fastlagt i denne kontrakt. I tvivlsspørgsmål gælder den godkendte projektbeskrivelse.

Det påhviler projektejeren at tilrettelægge projektet forsvarligt og effektivt, herunder som minimum at påse at projektet i størst mulig udstrækning, økonomisk som administrativt, håndteres på samme måde, som projektejers organisation egen ordinære virksomhed, herunder således at der føres løbende regnskab for projektet.

1.1 Projektledelse

Projektejer har ansvaret for projektledelsen, herunder for at der til projektet er tilknyttet den under projektkontraktens pkt. 2 anførte projektleder.

Hvis det under projektforløbet bliver nødvendigt at skifte projektleder, skal Rådet for sund mads sekretariat underrettes herom.

Projektejeren er forpligtet til umiddelbart at holde Rådet for sund mads sekretariat underrettet om ethvert forhold, der indebærer udskydelser af projektafslutningen eller bevirker manglende mulighed for opfyldelse af projektet.

Projektejeren er forpligtet til at påse og foranledige, at projektlederen opfylder det ansvar og de opgaver, der påhviler ham, jfr. herunder pkt. 2.

1.2 Arbejdsgiveransvar m.v.

Projektejer er ansvarlig for projektleder, medarbejdere og andre projektdeltageres handlinger og undladelser på samme måde som for sine egne handlinger og undladelser.

Projektejer har arbejdsgiveransvaret for projektlederen og eventuelle andre personer, der deltager i eller yder bistand med forberedelsen eller opfyldelsen af projektkontrakten eller på anden måde har fået overdraget leverancer eller har fået til opgave at udføre arbejder i tilknytning til projektet, uanset om de er ansat som medarbejdere, medhjælp m.v. hos projektejer, eller de er antaget som underentreprenører, leverandører eller som selvstændigt næringsdrivende i øvrigt. Dette indebærer også ansvaret for og kontakten til implicerede myndigheder samt for medarbejdere ansvaret for behandling af løn, skat, pension, forsikringer m.m.

Ansvaret gælder, uanset i hvilket omfang projektlederen, andre ansatte eller selvstændigt virkende projektdeltagere er udpeget af eller direkte/indirekte valgt af Rådet for sund mads bestyrelse, og ansvaret påhviler projektejer, uanset det omfang hvormed projektejer har informeret eller givet meddelelser til Rådet for sund mads sekretariat.

Projektejers forpligtelser og ansvar i henhold til nærværende aftale begrænses ikke af den omstændighed, at personer, medlemmer, grupper eller andre efter aftale med Rådet for sund mads sekretariat har påtaget sig ansvar og forpligtelser i forbindelse med projektets gennemførelse, idet det dog påhviler projektejer at respektere sådanne aftaler.

1.3 Midler til underliggende projekter

I tilfælde af at projektejer udbetaler midler til underliggende projekter eller aktiviteter, skal der indgås skriftlige aftaler med disse, der sikrer at projektejers forpligtelser overfor Rådet for sund mad altid er tilgodeset.

Projektejer har overfor Rådet for sund mads bestyrelse ansvaret for den samlede afrapportering og regnskabsaflæggelse for projektet og skal tilse, at der for alle underliggende aktiviteter aflægges rapport og regnskab til projektejer. Afrapportering og regnskabsaflæggelse skal ske mindst én gang om året og i forbindelse med slutførelse af projektet.

2. Projektlederens ansvar og opgaver

Projektlederen er overfor projektejers ledelse ansvarlig for, at projektet har den planmæssige fremdrift og det aftalte indhold. Projektlederen skal attestere alle udgifter, som påregnes projektet.

Projektlederen skal på opfordring fra Rådet for sund mads sekretariat til enhver tid give information om projektets status samt indsyn i al information vedrørende projektet uanset arten og lagringsformen af denne information.

3. Kontraktperiode

Projektejer har ansvaret for, at projektet afsluttes rettidigt i overensstemmelse med projektkontrakten og den godkendte projektbeskrivelse, således at det aftalte sluttidspunkt ikke overskrides. Se aftalt sluttidspunkt under pkt. 1 i projektkontrakten.

Projektejer kan ansøge om udskydelse af det aftalte sluttidspunkt. Ansøgning herom skal være Rådet for sund mads sekretariat i hænde forud for det aftalte sluttidspunkt.

Kontrakten gælder indtil projektet er afsluttet, og Rådet for sund mads bestyrelse har godkendt projektets slutrapport og – regnskab, idet projektansvaret dog fortsat påhviler projektejer, indtil det måtte bortfalde efter dansk rets almindelige forældelsesregler.

4. Finansiering og udbetaling af projektmidler

Gennemførelse af projektet kan ikke ske ved at overskride kontraktsummen. Alle eventuelle merudgifter må afholdes af projektpartnerne selv, eller ved indgåelse af en ny kontrakt med Rådet for sund mad.

Hvis projektet gennemføres til lavere omkostninger end kontraktsummen, tilhører de overskydende midler fra det tildelte støttebeløb Rådet for sund mad. Rådet for sund mad er ikke forpligtet til at finansiere mulige merudgifter, som projektejer måtte have af projektet.

Alle udbetalinger sker med overførsel af midler fra Rådet for sund mads bank til projektejers bank. Udbetalinger sker ved kontraktindgåelse og ved projektafslutning. Evt. tilbagebetalinger af ubrugte projektmidler sker ved projektafslutning.

5. Anskaffelse af materiel

Materiel – herunder Edb-udstyr – kan kun anskaffes, hvis anskaffelsen er indeholdt i den godkendte projektbeskrivelse (projektkontraktens bilag 2), eller hvis en skriftlig godkendelse fra Rådet for sund mad foreligger. Materiel, der er anskaffet over projektets bevilling, tilhører Rådet for sund mad når projektet er gennemført.

Projektejer har ansvaret for, at alt materiel, som fremskaffes over projektets bevilling ved projektets afslutning, efter aftale bliver sendt til Rådet for sund mads sekretariat.

I det omfang projektejer ved projektafslutning ønsker at overtage sådant materiel, kan dette ske mod refusion eller fradrag i projektmidlerne af købsprisen, afskrevet med en med Rådet for sund mad sekretariat nærmere aftalt procentdel.

6. Rapportering, regnskab og revision

Projektejer skal senest to måneder efter, at projektet er afsluttet, indsende slutrapport og fuldstændigt projektregnskab til Rådet for sund mads sekretariat.

Projektregnskabet skal underskrives af to tegningsberettigede personer hos projektejers organisation. Den ene skal være den økonomiansvarlige. Projektejer skal opbevare al information uanset art og lagringsform, herunder regnskabsmateriale vedrørende projektet, i mindst fem år. Projektejer skal i projektperioden og indtil minimum fem år efter projektets afslutning, uanset om projektet er afsluttet i henhold til projektkontrakten eller på anden vis, på opfordring fra Rådet for sund mads sekretariat give fuldt indsyn i denne information. Projektejers forpligtelser til at give indsyn består så længe informationen eller dele heraf består.

Projektmidlerne skal være indeholdt i den ordinære revision af projektejer.

7. Projektresultater

Projektejer forpligter sig til at levere de produkter og tjenester, der er fastlagt i den godkendte projektbeskrivelse.

Alle publiceringer, annonceringer m.m., som til enhver tid er et resultat af bevillingen fra Rådet for sund mad, skal som minimum påføres Rådet for sund mads navn og/eller logo. Og gerne sammen med de deltagende organisationers navn(e) og/eller logo(er).

Hvis ikke andet er bestemt i den godkendte projektkontrakt, erhverver Rådet for sund mad ejendomsret, ophavsret og enhver anden rettighed til alt, herunder immaterielle rettigheder til materiale og resultater, der er fremkommet under gennemførelsen af projektet. Projektejer eller enkelte forfattere kan dog under følgende betingelser anvende materiale der er fremkommet under gennemførelsen af projektet:

• at anvendelsen er af generel interesse, dvs. ikke omfatter Rådet for sund mad og deltagende medlemmers interne aktiviteter.

• at anvendelsen forudsætter substantiel omskrivning eller bearbejdning af materialitet, dvs. at hele eller dele af materialet ikke blot må kopieres.

• at anvendelsen ikke er i konflikt med artikel 8 om tavshedspligt.

• at anvendelsen ikke krænker tredje parts ejendomsret eller ophavsret.

7.1 Publikationer

Alle rettigheder til udgivelse af projektrapporter o.l. tilhører Rådet for sund mad både i trykt og elektronisk form, hvis ikke andet er bestemt i den godkendte projektkontrakt.

Projektejer er ansvarlig for, at de nødvendige aftaler vedrørende udgivelsesret og manuskriptbehandling er indgået med de aktuelle forfattere, således at Rådet for sund mads rettigheder ikke hindres eller begrænses heraf. Projektejer er også forpligtet til at sørge for at Rådet for sund mad får udgivelsesret og brugsret til alt billedmateriale fra ophavsretshaveren til både en elektronisk publicering og til en eventuelt trykt version. Indtægter fra salg af publikationer tilhører Rådet for sund mad.

Rådet for sund mad har ret til at lade projektrapporterne oversætte til andre sprog. Xxxxxxxxx af forfatternavne m.v. på udgivelserne afgøres af Rådet for sund mad. Manuskript skal leveres i en form, som er i overensstemmelse med Rådet for sund mads rapport skabelon. Manuskriptet skal som minimum indeholde et resumé på engelsk. Projektejer skal sikre, at ophavsmanden/forfatteren har forpligtet sig til om fornødent at læse korrektur.

8. Tavshedspligt

Projektejer har tavshedspligt om sager, der i henhold til sagens natur bør behandles konfidentielt. Tavshedspligten gælder også efter projektets gennemførelse.

Projektejer er forpligtet til at følge de instruktioner vedrørende offentlighed, som Rådet for sund mads bestyrelse fastsætter, og til at påse, at tilknyttede personer ligeledes forpligtes hertil.

9. Misligholdelse

Hvis projektejer ikke overholder sine forpligtelser, herunder tilsidesætter sine forpligtelser vedrørende leverance af produkter og tjenesteydelser i henhold til projektkontrakten og den godkendte projektbeskrivelse, kan Rådet for sund mad kræve udbetalte projektmidler tilbagebetalt, uanset om en del af projektet måtte være gennemført. I det omfang Rådet for sund mad drager fordel af, at en del af projektet er gennemført, kan Rådet for sund mad begrænse tilbagebetalingsforpligtelsen i overensstemmelse hermed.

Hvis slutregnskab indsendes senere end tre måneder efter projektets aftalte sluttidspunkt, har Rådet for sund mad ret til at nedsætte den aftalte kontraktsum med 15 % for hver måned, fristen overskrides.

10. Tvister

Enhver tvist, som måtte opstå i forbindelse med denne projektkontrakt, skal afgøres efter ”Regler for behandling af sager ved Det Danske Voldgiftsinstitut (Copenhagen Arbitration)” i overensstemmelse med dansk ret, der er gældende for Rådet for sund mads projekter. Hver part udpeger en voldgiftsmand, mens voldgiftsrettens formand udnævnes af voldgiftsinstituttet. Såfremt en part ikke inden 30 dage efter at have indgivet eller modtaget underretning om begæring om voldgift har udpeget en voldgiftsmand, udnævnes også denne af voldgiftsinstituttet i overensstemmelse med ovennævnte regler.

11. Opsigelse

Begge parter har ret til at opsige projektkontrakten med tre måneders varsel. Ved opsigelse af kontrakten finansierer Rådet for sund mad højst det, som er gennemført til dette tidspunkt, eller som uundgåeligt må anvendes i forbindelse med afvikling og indstilling af projektets gennemførelse.

Bilag 2

[Indsæt godkendt projektbeskrivelse]

Side 14 / 14