Abonnementsvilkår for ProLøn lønsystem

Abonnementsvilkår For brug af ProLøn lønsystem

Abonnementsvilkår for ProLøn lønsystem

DEL I - VILKÅR

Abonnementsvilkår for ProLøn

Kunden, som tiltræder disse Abonnementsvilkår, og ProLøn A/S, CVR-nr. 26038642 (ProLøn) indgår aftale om Kundens adgang til og brug af ProLøn lønsystem (Abonnement). ProLøn lønsystem er en standard it-service udbudt af ProLøn som en cloudtjeneste til brug for gennemførelse af lønudbetaling med tilhørende tjenesteydelser.

Abonnementsvilkårene indeholder to dele:

Del I – indeholder de vilkår, der gælder for brug af ProLøn lønsystem.

Del II – indeholder ProLøns databehandlingsvilkår for lønsystemet.

Abonnementsvilkårene regulerer Kundens Abonnement og har virkning fra det tidspunkt, Kunden accepterer dem, og Abonnementsvilkårene erstatter fra dette tidspunkt enhver tidligere aftale indgået mellem parterne i relation til adgang til og brug af ProLøn lønsystem. Kundens påbegyndelse af eller fortsættelse af brugen af ProLøn lønsystem anses herunder for Kundens udtrykkelige accept af Abonnementsvilkårene.

Abonnement

Med Kundens accept af Abonnementsvilkårene får Kunden brugsadgang til ProLøn lønsystem i abonnementsperioden. Brugsadgangen omfatter, at Kunden kan anvende servicen til sin egen interne lønadministration for ét cvr-nr. for egne medarbejdere og øvrige, som skal have udbetalt vederlag fra Kunden.

Kunden tildeles en superbrugeradgang og kan selv oprette yderligere brugere.

ProLøn er berettiget til løbende at foretage opdateringer og ændringer af ProLøn lønsystem. Brugsadgangen omfatter den til enhver tid inkluderede funktionalitet. ProLøns guidelines og hjælpetekster i systemet kan angive nærmere om de enkelte funktionaliteter og håndtering af oplysninger i systemet.

Rettigheder

ProLøn har alle immaterielle rettigheder til ProLøn lønsystem udviklet eller udarbejdet af ProLøn, herunder også kode, dokumentation, brugermanualer og eventuelt uddannelsesmateriale. Dette gælder både nuværende som fremtidige udgaver af sådant materiale.

Kunden overdrages ingen immaterielle rettigheder, men opnår alene en brugsret med det indhold, der er angivet ovenfor.

Kundens data

Alle data indlæst i ProLøn lønservice af eller for Kunden, tilhører Kunden. ProLøn må ikke behandle Kundens oplysninger til egne formål, og ProLøn har ingen tilbageholdelsesret i Kundens data.

Tilgængelighed af ProLøn lønsystem

ProLøn tilstræber at ProLøn lønsystem har en høj driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for ProLøns kontrol. Dette kan bl.a. omfatte strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende.

ProLøn kan gennemføre servicevinduer med henblik på løbende vedligeholdelse af servicen, og ProLøn lønsystem kan i sådanne perioder være utilgængelig for Kunden. ProLøn tilstræber at placere servicevinduer på sådanne tidspunkter, hvor ProLøn forventer, at nedetid generelt vil være til mindst mulig gene for Kunder.

Priser og betalingsvilkår

For abonnement og for anvendelse af ProLøn lønsystem betaler Kunden vederlag i overensstemmelse med ProLøns til enhver tid gældende prisliste. Alle oplyste priser er ekskl. moms.

ProLøn kan ændre sammensætning, indhold og priser på produkter, services og abonnementer med et varsel på 30 dage ved udsendelse på e-mail til Kundens oplyste kontaktperson, eller ved opslag på ProLøns hjemmeside. Ændringer til priser, produkter, services og abonnementer anses ikke for en ændring af selve Abonnementsvilkårene.

Kunden faktureres månedsvis i forbindelse med lønkørsel for Kunden. I måneder hvor Xxxxxx ikke gennemfører lønkørsler, faktureres abonnementsafgift ultimo kalendermåneden.

Fakturaen forfalder til betaling på fakturadatoen. ProLøn er berettiget til at overføre fakturabeløbet fra Kundens pengeinstitutkonto til ProLøn samme dag.

Er det ikke muligt for ProLøn at gennemføre betalingen, skal kunden betale en rente på 2 % pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, og indtil beløbet er betalt til ProLøn. ProLøn suspenderer herudover fremtidige lønkørsler for Kunden, indtil alle forfaldne udestående beløb er betalt, jf. også nedenfor under punktet Xxxxxxx misligholdelse.

Overdragelse

Kunden kan ikke overdrage sin aftale om abonnement på ProLøn lønsystem eller rettigheder eller forpligtelser herunder til tredjemand, uden ProLøns forudgående accept.

ProLøn kan overdrage aftalerelationen og dermed aftalen om abonnement med Kunden, uden kundens forudgående samtykke.

Behandling af personoplysninger

Ved Kundens udnyttelse af Abonnementet overlades ProLøn at behandle personoplysninger på Kundens vegne. Kunden er dermed dataansvarlig for de overladte oplysninger, mens ProLøn er databehandler.

Al behandling af personoplysninger for kunden, sker på ProLøns Databehandlingsvilkår, som udgør parternes databehandleraftale for de af Kunden overladte behandlinger af personoplysninger, og som ProLøn har påtaget sig som led i levering af cloudtjenesten ProLøn lønsystem og eventuelle supplerende tjenesteydelser.

Databehandlingsvilkårene er indeholdt i del II af Abonnementsvilkårene. Ved uoverensstemmelser mellem Databehandlingsvilkårene og Abonnements-vilkårene, har Databehandlingsvilkårene forrang.

Underleverandører

ProLøn anvender underleverandører og eksterne konsulenter til opfyldelse af sine forpligtelser under Abonnementet med Kunden. Hvor underleverandører bliver overladt at behandle personoplysninger, gælder reguleringen i ProLøns Databehandlingsvilkår.

Varighed og opsigelse

Abonnementet er gældende, indtil Abonnementet opsiges eller en af parterne måtte ophæve aftalen (abonnementsperioden). ProLøns Databehandlings-vilkår gælder dog for ProLøns behandling af personoplysninger for Kunden, indtil ProLøn har slettet Kundens data i overensstemmelse med reguleringen i Databehandlingsvilkårene, uanset om Abonnementet i øvrigt er ophørt på et tidligere tidspunkt. Databehandlingsvilkårene og Abonnementet er indbyrdes afhængige og kan derfor ikke opsiges særskilt.

Abonnementet kan opsiges til udgangen af en kalendermåned med 1 måneds varsel fra Kundens side, og med 3 måneders varsel fra ProLøns side.

Fortrolighed og diskretion

ProLøns personale iagttager ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens forhold og ProLøn pålægger i fornødent omfang underleverandører og andre, der bistår ProLøn med leverancen en tilsvarende forpligtelse.

ProLøn skal også sikre, at de personer ProLøn har autoriseret til at behandle Xxxxxxx oplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. ProLøn og enhver, der udfører arbejde for ProLøn, og som har adgang til Kundens oplysninger, må kun behandle disse oplysninger efter Xxxxxxx instruks, som er accepteret af ProLøn, medmindre anden behandling kræves i henhold til en retlig regulering, som ProLøn er underlagt.

ProLøn må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til oplysningerne for at kunne opfylde ProLøns forpligtelser overfor Xxxxxx. ProLøn skal løbende vurdere autorisationer og lukke adgange, når autorisationer udløber eller ophører.

ProLøns hemmeligholdelsesforpligtelse gælder ikke for oplysninger som ProLøn i henhold til love eller andre offentlig retlige regler samt eventuelle aftaler er forpligtet til at overlevere til offentlige myndigheder, ATP, Feriekonto m.v. og/eller Kundens bankforbindelser, pensionsselskaber eller tilsvarende.

Kundens ansvar for brugeradgange

Kunden er ansvarlig for Kundens egen brug af ProLøn lønsystem samt for enhver brug, der sker med Kundens tildelte superbruger login og med de af Kunden oprettede brugeradgange. ProLøn kan dermed ikke holdes ansvarlig for udbetalinger, som gennemføres ved brug af de oprettede brugeradgange i ProLøn lønsystem.

Kunden opfordres til at holde superbruger login og brugeradgange fortrolige og til at træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger mod, at Kunden kompromitterer brugeradgange eller øvrige oplysninger, som kan bevirke, at tredjemand skaffer sig uberettiget adgang til Kundens data.

Kundens kontrol af lønkørsler

ProLøn er ikke ansvarlig for Kundens brug af ProLøn lønsystem. Kunden er forpligtet til straks efter gennemførelse af en lønkørsel at foretage kontrol af kørslen samt at undersøge denne for eventuelle fejl eller mangler.

ProLøn er ikke ansvarlig for at Kundens lønudbetalinger, skatteberegninger og -betalinger, betaling af pensionsbidrag eller øvrige betalinger, som gennemføres overfor Kundens ansatte eller øvrige betalingsmodtagere ved brug af ProLøn lønsystem er korrekte, herunder er ProLøn heller ikke ansvarlig for, at de korrekte beregningssatser er anvendt.

Konstaterer Kunden fejl kan ProLøn kontaktes, og ProLøn vurderer, om fejlen kan korrigeres.

Konstaterer Kunden mangler i ProLøn lønsystem eller ved ProLøns tjenesteydelser, skal Kunden straks reklamere overfor ProLøn. Reklameres der ikke rettidigt, bortfalder retten til at gøre mangler ved ydelsen gældende.

ProLøn er alene ansvarlig for fejl og mangler ved lønkørsler, som skyldes en egentlig teknisk fejl i ProLøn lønsystem eller en fejl, som kan tilskrives ProLøns manuelle behandling. Ansvaret herfor er yderligere reguleret under punktet ”ProLøns misligholdelse og ansvar” nedenfor.

Ændringer til Abonnementsvilkårene

ProLøn tilsigter at give rimeligt varsel på 30 dage i forbindelse med ændringer til Abonnementsvilkårene. Oplysninger om

planlagte ændringer fremsendes til Xxxxxxx kontaktperson. Hvis Xxxxxx ikke ønsker at acceptere de varslede ændringer, kan Xxxxxx opsige sit Abonnement med det aftalte varsel. Kunden har ikke herudover nogen beføjelser som konsekvens af ændringer til Abonnementsvilkårene.

Brug af ProLøn lønsystem efter en ændring af Abonnementsvilkårene udgør en accept af sådanne ændrede vilkår. Det er Kundens forpligtelse løbende at holde sig opdateret om ændringer.

ProLøns misligholdelse og ansvar

Kunden er indforstået med, at der i servicen kan forekomme mindre væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, som ikke påvirker brugen af ProLøn lønsystem nævneværdigt. ProLøn garanterer ikke, at sådanne forhold afhjælpes, og en eventuel afhjælpning vil under alle omstændigheder oftest blive henlagt til en opdatering af servicen. Kunden er indforstået med, at sådanne mindre væsentlige fejl ikke kan anses for misligholdelse.

For væsentlige fejl i servicen er Kunden indforstået med, at ProLøn afhjælper sådanne inden for rimelig tid. Afhjælper ProLøn ikke forholdet, og påvirkes Kundens anvendelse af servicen i ikke-ubetydelig grad som følge heraf, har Xxxxxx ret til at ophæve aftalen om Abonnement.

ProLøn er ansvarlig overfor Kunden for fejl og mangler ved ProLøns tjenesteydelser i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler, med de begrænsninger, der er indeholdt i disse Abonnementsvilkår.

Kunden skal reklamere over mangler straks disse er eller burde være konstateret. Den absolutte reklamations-periode for mangelsansvar er 1 måned efter manglen er indtrådt. Derefter er reklamationsretten bortfaldet.

Overskrider ProLøn leveringstiden for gennemførelse af lønkørsel med mere end 10 arbejdsdage, er Kunden berettiget til at ophæve aftalen. Vælger Xxxxxx at ophæve aftalen, har Xxxxxx alene ret til at få tilbagebetalt eventuelt allerede erlagt vederlag vedrørende den forsinkede ydelse, men ikke vederlag vedrørende andre ydelser. Kunden kan ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende i anledning af den opståede forsinkelse, og er dermed afskåret fra at gøre krav på erstatning af nogen art, herunder erstatning for rentetab, følgeskader eller anden indirekte skade.

Kunden kan ikke i andre tilfælde gøre misligholdelsesbeføjelser gældende ved forsinkelse.

Forårsages ProLøns forsinkelse af forhold, for hvilke Kunden er ansvarlig, herunder eksempelvis Kundens forsinkelse med levering af oplysninger, udskydes ProLøns leveringsfrist med det antal dage, som modsvarer den opståede forsinkelse med tillæg af det antal dage, der efter ProLøns skøn er nødvendige,

indtil ProLøn har de fornødne ressourcer til at fortsætte/gennemføre leverancen.

ProLøn er alene forpligtet til at erstatte Kundens økonomiske tab, der er en følge af en væsentlig mangel ved ProLøns leverancer, når Kunden berettiget ophæver abonnementet.

ProLøns erstatningspligt omfatter i alle tilfælde alene Kundens direkte tab, hvorimod indirekte tab og følgeskader, som bl.a. driftstab, øgede driftsudgifter, mistede besparelser, tabt avance eller tab af data og udgifter i forbindelse reetablering, ikke erstattes.

ProLøns samlede erstatningsansvar er i alle tilfælde begrænset beløbsmæssigt til det beløb, som ProLøn har modtaget i betaling under Abonnementet for de 12 måneder, der går umiddelbart forud for det ansvarspådragende forhold. Hvis Abonnementsaftalen ikke har været i kraft i 12 måneder på skadestidspunktet, beregnes ansvarsbegrænsningen som gennemsnittet af modtagne beløb i de måneder, som er gået, ganget med 12. Beløbet kan dog i intet tilfælde overstige kr. 100.000,00.

Produktansvar

ProLøn er ansvarlig for produktskade forvoldt af ProLøns leverancer.

ProLøn er dog ikke ansvarlig for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, øgede driftsudgifter, mistede besparelser, tabt avance eller udgifter i forbindelse med tab af data samt skade, der af leverancen er forvoldt på fast ejendom eller på løsøre.

ProLøns ansvar i forbindelse med produktskade er desuden underlagt den beløbsmæssige begrænsning angivet ovenfor.

Kundens misligholdelse

Hvis Xxxxxx væsentligt misligholder sine forpligtelser efter Abonnementsaftalen, er ProLøn berettiget til at ophæve aftalen om Abonnement og kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler.

Betales en faktura ikke rettidigt, suspenderes Kundens adgang til ProLøn lønsystem, indtil betaling er modtaget. ProLøn vil i så fald fortsat have krav på betaling af vederlag i suspensionsperioden.

Har Kunden ikke betalt udestående beløb, der er forfaldne til betaling indenfor en meddelt frist i 2. betalingspåmindelse, anses dette som væsentlig misligholdelse.

Force majeure

Parternes forpligtelser i henhold til aftalen udskydes ved force majeure, hvorved forstås forhold, der ligger uden for ProLøns kontrol, herunder, men ikke begrænset til krig, optøjer, terror, opstand, strejke, ildsvåde, naturkatastrofer, valutarestriktioner, import- eller eksportrestriktioner,

afbrydelse af almindelig samfærdsel, afbrydelse af eller svigt i energiforsyningen, offentlige dataanlæg og kommunikationssystemer, virus, cyberterror, hackerangreb samt indtrædelse af force majeure hos underleverandører, og som Parterne ikke ved aftalens indgåelse burde have taget i betragtning.

Forhold hos XxxXxxx underleverandører, der medfører, at ProLøn ikke er i stand til at opfylde sine forpligtelser overfor Kunden, og som ikke kan overvindes uden uforholdsmæssigt store omkostninger for ProLøn, anses ligeledes som force majeure.

Brug af Kunden som reference

ProLøn er berettiget til i egen markedsføring at anvende Kunden som reference.

Modtagelse af markedsføringsmateriale

Med accept af Abonnementsvilkårene accepterer Xxxxxx udtrykkeligt, at ProLøn må fremsende markedsføringsmateriale til den oplyste e-mail adresse for Kundens kontaktperson. Markedsføringsmaterialet kan indeholde oplysninger om produktopdateringer, servicemeddelelser, oplysninger om tredjepartsintegrationer mv. Kunden kan til enhver tid framelde sig yderligere modtagelse af sådant markedsføringsmateriale.

Tvister

Aftalen er undergivet dansk ret, og eventuelle tvister, som ikke kan løses i mindelighed, skal afgøres i Danmark efter dansk ret ved Retten i Randers.

ProLøns kontaktoplysninger

Kundens henvendelser til ProLøn omkring databeskyttelse, herunder også anmodninger om tilsyn og inspektion skal fremsendes til:

ProLøn A/S Tronholmen 3

8900 Randers

E-mail: xxxxxxx@xxxxx.xxx Tlf.: 00000000

Databehandlingsvilkår for ProLøn A/S

DEL II - Databehandlingsvilkår

Aftalte betingelser for databehandling

Kunden som tiltræder disse vilkår og ProLøn A/S, CVR-nr. 26038642 (ProLøn) har indgået aftale om Kundens adgang til og brug af ProLøn lønsystem (Abonnementsaftalen). ProLøn lønsystem er en standard it-service udbudt af ProLøn som en cloudtjeneste til brug for gennemførelse af lønudbetaling.

Kunden tiltræder disse databehandlingsvilkår som del af Abonnementsaftalen med ProLøn.

ProLøn vil i henhold til Databeskyttelsesforordningens definitioner være databehandler for Kunden under Abonnementsaftalen, ved udførelse af de aftalte opgaver. ProLøn opbevarer og behandler personoplysninger som led i, at ProLøn lønsystem gøres tilgængelig for Kunden, og Abonnementsaftalen kan inkludere, at ProLøn også foretager øvrige behandlinger, eksempelvis indtastninger mv. Parterne anerkender, at Databeskyttelsesforordningen og Databeskyttelsesloven finder anvendelse for ProLøns behandling af personoplysninger på vegne af Kunden.

Databehandlingsvilkårene er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen).

Databehandlingsvilkårene har virkning fra det tidspunkt Kunden accepterer dem og Databehandlingsvilkårene erstatter fra dette tidspunkt enhver tidligere databehandleraftale indgået mellem parterne i relation til de aftalte behandlingsaktiviteter under Abonnementsaftalen. Kundens påbegyndelse af eller fortsættelse af brugen af ProLøn lønsystem anses herunder for Kundens udtrykkelige accept af databehandlingsvilkårene.

Databehandlingsvilkårene supplerer herudover Abonnementsaftalen og har forrang for deri konfliktende vilkår.

Databehandleraftale

Databehandlingsvilkårene udgør parternes databehandleraftale for de af Kunden overladte behandlinger af personoplysninger, og som ProLøn har påtaget sig som led i levering af cloudtjenesten ProLøn lønsystem og eventuelle supplerende ydelser.

Databehandlingsvilkårene fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når ProLøn foretager behandling af personoplysninger på vegne af Kunden, og

Databehandlingsvilkårene angiver de overordnede sikkerhedsforanstaltninger, som ProLøn iagttager.

For de behandlingsaktiviteter, der er overladt til ProLøn at udføre for Kunden, er ProLøn databehandler i overensstemmelse med de gældende data- beskyttelsesregler, mens Kunden enten er dataansvarlig eller databehandler i overensstemmelse med de gældende databeskyttelsesregler. Parterne skal hver især overholde de forpligtelser, som de gældende databeskyttelsesregler fastsætter og Databehandlings-vilkårene frigør dermed ikke hverken ProLøn eller Kunden for sådanne forpligtelser.

Varighed

Databehandlingsvilkårene er gældende, fra de får virkning, og indtil ProLøn har slettet Kundens data i overensstemmelse med reguleringen i Data-behandlingsvilkårene. Databehandlingsvilkårene og Abonnementsaftalen er indbyrdes afhængige, og Databehandlingsvilkårene kan derfor ikke opsiges særskilt.

ProLøns særlige garantier

ProLøn garanterer overfor Kunden, at ProLøn besidder tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at gennemføre fornødne foranstaltninger for at overholde Databeskyttelsesforordningen for så vidt angår de behandlingsaktiviteter, ProLøn skal gennemføre for Kunden efter Abonnementsaftalen.

Kundens særlige ansvar

Kunden er ansvarlig for at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning i forhold til de personoplysninger, som overlades til ProLøns behandling. Kunden er herunder overfor ProLøn navnlig ansvarlig for og indestår for, at:

- Kunden har fornøden hjemmel til at behandle og til at overlade det til ProLøn at behandle de personoplysninger, der indlæses, importeres eller indtastes i ProLøn lønsystem. I de tilfælde hvor Xxxxxx er databehandler for de personoplysninger, som overlades til ProLøns behandling, garanterer Kunden overfor ProLøn, at Kundens instrukser, sådan som de kommer til udtryk gennem disse Databehandlingsvilkår og Abonnementsaftalen samt anvendelsen af ProLøn og dennes underdatabehandlere som anden databehandler, er autoriseret af den dataansvarlige.

- Den afgivne instruks, i henhold til hvilken ProLøn skal behandle personoplysninger på vegne af Xxxxxx, er lovlig.

Behandlingernes karakter og formål

De aftalte behandlingers karakter er fastsat af parterne til gennemførelse af IT services fra ProLøn til Kunden

Det kan herudover være aftalt mellem parterne, at karakteren af behandlingerne også omfatter levering af

tjenesteydelser, som medfører behandling af Xxxxxxx oplysninger.

ProLøn vil dermed behandle de overladte oplysninger med det aftalte formål at levere servicen ProLøn lønsystem til Kunden, herunder at facilitere den aftalte funktionalitet som fastlagt i Abonnementsaftalen og produktbeskrivelser af ProLøn lønsystem og tilknyttede tjenesteydelser.

Typen af oplysninger

De overladte behandlinger omfatter de typer af oplysninger, som Kunden indtaster eller indlæser via tredjepart i ProLøn lønsystem. Servicen er designet til, at der kan indtastes identifikationsoplysninger, navne, adresser, lønforhold, cpr- nr. og sådanne øvrige oplysninger, som er nødvendige for at kunne gennemføre lønudbetaling.

Kategorier af registrerede

Kategorierne af registrerede personer, som ProLøn overlades at behandle oplysninger om, omfatter de kategorier, som Kunden lader omfatte af brugen af ProLøn lønsystem. Servicen er designet til, at der kan indtastes oplysninger om navnlig Kundens medarbejdere og sådanne øvrige, som får løn eller anden godtgørelse eller honorar.

Omfang af behandlingsaktiviteter

ProLøn må alene udføre behandling af Kundens personoplysninger i overensstemmelse med Xxxxxxx instrukser, som er dokumenteret gennem en skriftlig aftale, og som ProLøn har accepteret.

Ved Kundens accept af Databehandlervilkårene, instruerer Kunden ProLøn til at foretage behandling af Kundens personoplysninger til levering af ProLøn lønsystem som en cloudtjeneste og de øvrige tjenesteydelser, der måtte være aftalt på vilkår som angivet i Abonnementsaftalen og disse Databehandlervilkår.

Kunden kan herudover anmode ProLøn om at acceptere yderligere skriftlige instrukser for behandling af personoplysninger for Kunden, idet ProLøn frit kan vælge at afslå sådanne yderligere instrukser. ProLøn accepterer dog altid en instruks om at ophøre med at foretage videre behandling, hvilket medfører at ProLøn sletter Kundens data, som angivet under punktet Udlevering og sletning af Kundens data nedenfor.

ProLøn vil efterkomme Xxxxxxx instrukser, som ProLøn har godkendt, medmindre sådan behandling vil være i strid med den gældende databeskyttelseslovgivning, som ProLøn er underlagt. I så fald underretter ProLøn Kunden herom.

ProLøn er dog uanset Kundens instrukser - herunder også om sletning - forpligtet til at foretage behandlinger af Kundens personoplysninger, hvis dette følger af en retlig forpligtelse, som ProLøn er underlagt. Kunden underrettes i så fald herom,

inden behandlingen gennemføres, med mindre sådan underretning er ulovlig.

Kunden fastlægger dermed formål og omfang af de til ProLøn overladte behandlingsaktiviteter.

Varighed af behandlingsaktiviteter

ProLøn foretager behandling af Kundens personoplysninger så længe ProLøn er forpligtet under Abonnementsaftalen til at udføre behandlinger - typisk så længe Abonnementsaftalen er i kraft, og i en kort periode derefter indtil alle lovpligtige indberetninger er gennemført, eksempelvis ferie, e-indkomst etc. Kunden kan dog i overensstemmelse med punktet Udlevering og sletning af Kundens data instruere ProLøn om at slette dataene på et tidligere tidspunkt.

Sikkerhedsforanstaltninger

ProLøn iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til Databeskyttelsesforordningen artikel 32. ProLøn gennemfører herunder passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte de overladte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret videregivelse af eller adgang til personoplysninger.

ProLøn har ved fastlæggelsen af sikkerhedsforanstaltninger relateret til standarderne ISO 27001 og ISO 27002. ProLøn kan løbende ændre i gennemførte sikkerhedsforanstaltninger, idet ændringer i sikkerhedsforanstaltninger dog aldrig må føre til en forringelse af sikkerhedsniveauet.

Rapportering af sikkerhedsbrud

Hvis ProLøn bliver opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden i forhold til de personoplysninger, Xxxxxx har overladt til ProLøn at behandle, skal ProLøn uden unødig forsinkelse underrette Xxxxxx om bruddet på persondatasikkerheden, efter at ProLøn er blevet bekendt med, at der er sket et sådant brud.

ProLøn skal uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med, at der er sket et brud på persondatasikkerheden, tage rimelige og proportionelle skridt for at begrænse skaden ved bruddet.

I forlængelse af underretningen til Kunden skal ProLøn give en beskrivelse af omstændighederne ved bruddet, bruddets karakter, hvilke skridt ProLøn har taget eller påtænker at tage for at begrænse skaden ved bruddet, og hvilke forhold ProLøn mener, Xxxxxx skal være særlig opmærksom på i forbindelse med bruddet, med henblik på at Kunden kan opfylde sine forpligtelser ved sikkerhedsbrud indenfor Databeskyttelsesforordningens opsatte tidsfrister.

Underretning kan fremsendes på e-mail til den af Kunden angivne kontaktadresse i ProLøn lønsystem.

ProLøns meddelelse om brud på persondatasikkerheden udgør ikke en anerkendelse af skyld eller ansvar i forhold til et indtruffet brud på persondatasikkerheden.

ProLøn bistår herudover på anmodning Kunden med at sikre overholdelse af Xxxxxxx forpligtelser i medfør af Databeskyttelsesforordningens artikel 33 og artikel 34 under hensyntagen til den overladte behandlings karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for ProLøn i forhold til et brud på persondatasikkerheden, som indtræffer hos ProLøn.

Brug af underdatabehandlere

Kunden giver ved sin accept af disse Databehandlervilkår sin generelle godkendelse til, at ProLøn må gøre brug af andre databehandlere (underdatabehandlere). Information om anvendte underdatabehandlere, inklusive deres funktion, og i hvilket land underdatabehandleren er etableret, er tilgængelig på ProLøns hjemmeside.

ProLøn sikrer ved antagelse af en underdatabehandler, at der indgås en skriftlig aftale med underdatabehandleren, hvorigennem det sikres at

a. der stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen.

b. underdatabehandleren pålægges de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i disse Databeskyttelsesvilkår, hvilket vil sige at kravene i Databeskyttelsesforordningen artikel 28(3) skal efterleves samt at

c. underdatabehandleren alene behandler Kundens persondata i den udstrækning, det er påkrævet for at opfylde de leveranceforpligtelser, underdatabehandleren har påtaget sig overfor ProLøn, samt at behandlingen sker i overensstemmelse med de aftalte instrukser.

Opfylder en underdatabehandler ikke sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver ProLøn fuldt ansvarlig over for Kunden for opfyldelsen af underdatabehandlerens databeskyttelsesforpligtelser.

ProLøn kan løbende opdatere listen over anvendte underdatabehandlere. Opdatering vil ske forinden eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler gennemføres. Har Kunden indsigelser mod planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler, kan Kunden opsige sin Aftale med ProLøn med virkning enten øjeblikkelig eller fra udløb af den på opsigelsestidspunktet igangværende kalender måned. Det er en forudsætning for opsigelse efter dette punkt, at opsigelsen afgives overfor ProLøn inden for 30 dage, efter ProLøn har opdateret listen over anvendte og planlagt anvendte underdatabehandlere. Opsigelse af Aftalen

er Kundens eneste beføjelser overfor ProLøn i denne situation.

Overførsler af data

ProLøn opbevarer Kundens data indenfor EU/EØS, og der overføres derfor ikke personoplysninger til tredjelande.

ProLøn kan dog som en undtagelse overføre Kundens data, inklusive personoplysninger, til et tredjeland eller en international organisation, når det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som ProLøn er underlagt; i så fald underrettes Kunden om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

Kundens egen tilgang til personoplysninger opbevaret hos ProLøn og udstillet gennem ProLøn lønsystem fra en lokation, som medfører at der sker en overførsel af personoplysninger til et tredjeland, anses som Kundens egen overførsel, og er dermed ikke omfattet af ProLøns ansvar eller forpligtelser.

Bistand til Kunden

ProLøn forpligter sig til efter Xxxxxxx skriftlige anmodning herom at yde Xxxxxx følgende bistand:

ProLøn bistår, under hensyntagen til de overladte behandlingers karakter, så vidt muligt Xxxxxx ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af Kundens forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af registreredes rettigheder som fastlagt i Databeskyttelsesforordningens kapitel 3. Modtager ProLøn en anmodning direkte fra en registreret eller potentielt registreret om udøvelse af dennes rettigheder, formidler ProLøn straks henvendelsen videre til Kunden, som herefter afgør, om ProLøns assistance skal rekvireres.

ProLøn bistår også Kunden med at sikre overholdelse af Kundens forpligtelser i medfør af Databeskyttelses- forordningens artikel 32-36 under hensyntagen til de til ProLøn overladte behandlingers karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for ProLøn.

ProLøn er berettiget til et særskilt vederlag for den bistand, der ydes til opfyldelse af Kundens anmodninger under dette punkt Bistand til Kunden. Vederlaget beregnes på grundlag af det tidsforbrug ProLøn har anvendt samt ProLøns almindelige timesats for sådant arbejde.

For så vidt angår bistand til opfyldelse af Xxxxxxx forpligtelser efter Databeskyttelsesforordningen artikel 33-34 har ProLøn dog ikke krav på vederlag for opfyldelse af de forpligtelser, ProLøn har efter punktet Rapportering af sikkerhedsbrud.

Udlevering og sletning af Kundens data

Efter Xxxxxxx valg sletter eller tilbageleverer ProLøn alle personoplysninger til Kunden, efter at tjenesterne

vedrørende behandling er ophørt, og ProLøn sletter Kundens data, medmindre ProLøn er underlagt en retlig forpligtelse, som foreskriver at ProLøn skal foretage opbevaring af personoplysningerne.

ProLøns gennemførelse af Kundens instruks om at slette eller udlevere Kundens oplysninger sker i overensstemmelse med Databeskyttelsesforordningens regulering og så hurtigt, som det er praktisk muligt.

Kunden accepterer som del af instruksen herudover, at kundens data indgår i en backup procedure med daglig backup, 14-dages backup, månedlig backup samt årlig backup, hvorfra data slettes, når backuppen i overensstemmelse med ProLøns backupprocedure destrueres.

Ansvar og ansvarsbegrænsning

For erstatning og anden kompensation, som skal betales til registrerede, som følge af overtrædelse af Databeskyttelsesforordningen, finder Databeskyttelsesforordningen artikel 82 og supplerende regler i Databeskyttelsesloven anvendelse, og parterne er dermed inter partes hver især ansvarlig for at udrede den del af sådanne beløb, som svarer til deres del af ansvaret for skaden. Om nødvendigt fastsættes ansvarsfordelingen gennem domstolsprøvelse.

For bøder og anden straf der pålægges som følge af en ulovlig behandling af personoplysninger, hæfter hver part for sådanne bøder, der er pålagt en part, og uden mulighed for at gøre regres mod den anden part. En betalt bøde kan ikke gøres gældende som erstatningskrav mod den anden part.

ProLøns førelse af fortegnelser

ProLøn er forpligtet til at føre fortegnelser over de kategorier af behandlingsaktiviteter, som udføres for Kunden i overensstemmelse med Databeskyttelses-forordningen artikel 30. Kunden er forpligtet til at oplyse ProLøn om navn og kontaktoplysninger på Kundens eventuelle repræsentant og databeskyttelsesrådgiver og ajourføre sådanne oplysninger, så fortegnelserne kan føres korrekt af ProLøn. Oplysningerne skal Kunden indtaste i ProLøn cloudtjenesten under Kundens firmaoplysninger.

Fortrolighedsforpligtelse

ProLøn skal sikre, at de personer, ProLøn har autoriseret til at behandle Kundens personoplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. ProLøn og enhver, der udfører arbejde for ProLøn, og som har adgang til Kundens personoplysninger, må kun behandle disse oplysninger efter Xxxxxxx instruks, som er accepteret af ProLøn, medmindre anden behandling kræves i henhold til en retlig regulering, som ProLøn er underlagt.

ProLøn må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde ProLøns forpligtelser overfor Kunden. ProLøn skal løbende vurdere autorisationer og lukke adgange, når autorisationer udløber eller ophører.

Tilsyn og revision

ProLøn stiller alle oplysninger til rådighed for Kunden, der er nødvendige for at påvise overholdelse af kravene i Databeskyttelsesforordningen artikel 28 samt de krav til ProLøn, som fastsættes i disse Databehandlingsvilkår. ProLøn giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af Kunden eller en anden revisor, som er bemyndiget af Kunden.

Kunden kan anmode om gennemførelse af fysisk inspektion hos ProLøn. Anmodning skal fremsendes skriftlig til ProLøn med angivelse af, hvad Xxxxxx ønsker at lade omfatte af inspektionen. Parterne aftaler herefter de nærmere omstændigheder og omfang for inspektion, herunder tidspunkt for gennemførelse og rapporteringsform.

Inspektion kan alene ske af en person, som underlægger sig ProLøns almindelige sikkerhedsforanstaltninger, og som tiltræder en fortrolighedsklausul direkte overfor ProLøn.

ProLøn kan fremsætte indsigelse mod en af Kunden udpeget person til gennemførelse af inspektion, hvis den udpegede person efter XxxXxxx rimelige vurdering ikke er egnet eller kvalificeret til at kunne gennemføre inspektionen, herunder at personen (1) ikke er uafhængig, (2) er en direkte konkurrent til ProLøn eller (3) af anden grund oplagt er uegnet til varetagelse af opgaven.

Fremsætter ProLøn indsigelse mod den udpegede person, må Xxxxxx udpege anden person til gennemførelse af inspektionen.

Tilsyn med ProLøns anvendte underdatabehandlere sker gennem ProLøn. Kunden kan dog vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion også hos underdatabehandleren. Tilsyn skal her ske under overholdelse af underdatabehandlerens opsatte vilkår for inspektion.

ProLøn og underdatabehandleres eventuelle omkostninger i forbindelse med afholdelse af et fysisk tilsyn eller inspektion hos enten ProLøn eller underdatabehandleren, afholdes af Kunden. ProLøn og eventuelle underdatabehandlere er herudover berettiget til vederlag for den medgåede tid til inspektionen, fastsat ud fra gældende prisliste.

Ændringer til Databehandlervilkårene

ProLøn kan med et varsel på 60 dage ændre disse Databehandlervilkår. Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes til Kunden. Hvis Xxxxxx ikke ønsker at acceptere de varslede ændringer, kan Xxxxxx opsige sin Abonnementsaftale. Xxxxxx har ikke herudover nogen

beføjelser som konsekvens af ændringer til Databehandlingsvilkårene.

ProLøns kontaktoplysninger

Kundens henvendelser til ProLøn omkring databeskyttelse, herunder også anmodninger om tilsyn og inspektion skal fremsendes til:

ProLøn A/S Tronholmen 3

8960 Randers SØ

E-mail: xxxxxxx@xxxxx.xxx Tlf.: 00 00 00 00

Parternes opbevaringspligt

ProLøn og Kunden er forpligtet til at opbevare elektronisk hver sin version af disse Databehandlingsvilkår og Abonnementsaftalen og eventuelle øvrige aftaler, som er af betydning for, eller supplerer disse Databehandlingsvilkår.