AARHUS INTERNATIONALE SEJLSPORTSCENTER

AARHUS INTERNATIONALE SEJLSPORTSCENTER

UDKAST: Aftale om teknisk rådgivning og bistand – Bygherrerådgivning

1. Parterne

1.1. Undertegnede

Aarhus Kommune

Magistratsafdelingen for Kultur og Borgerservice Sport og Fritid

Vestergade 55, 2. sal

Postboks 619

8100 Aarhus C Kontaktperson: Xxxxx Xxxxxxx E-mail: xxxx@xxxxxx.xx

i det følgende kaldet Klienten,

1.2. Medundertegnede bygherrerådgiver [Firma]

[Adresse] [CVR-nr.]

[Kontaktperson] [E-mail]

i det følgende kaldet Bygherrerådgiveren, har indgået følgende aftale om bygherrerådgivning.

2. Opgaven

2.1. Aftalen omfatter rådgivning og bistand i forbindelse med planlægning og opførelse af Aarhus In- ternationale Sejlsportscenter.

Byggeriet består af ca. 3.400 m² sejlsportscenter med 2 bådhaller, værksted, omklædningsfacilite- ter, administrations-, undervisnings- og mødefaciliteter, herunder VIP-område samt multifunktio- nelle lokaler til møder, stævner og andre arrangementer.

2.2. Som projektleder har Bygherrerådgiveren udpeget [Titel, navn].

2.3. Som projektmedarbejder(e) har Bygherrerådgiveren udpeget [Titel, navn].

2.4. Bygherrerådgiverens nøglemedarbejder kan kun undtagelsesvis udskiftes, og det skal i givet fald dokumenteres, at den nye nøglemedarbejder som minimum har de samme kvalifikationer og for- udsætninger som den oprindeligt udpegede. Udskiftes en af de i denne kontrakt navngivne med- arbejdere på Bygherrerådgiverens foranledning, skal en ny nøglemedarbejder godkendes af Klien- ten.

2.5. Såfremt Klienten anmoder Bygherrerådgiveren om at ændre på medarbejderstaben, herunder navngivne medarbejdere, skal Bygherrerådgiveren uden unødig forsinkelse foreslå anden beman- ding, som kan godkendes af Klienten.

2.6. Bygherrerådgiveren har tilknyttet følgende underrådgivere: [Firmanavn]

Såfremt Bygherrerådgiveren ønsker at anvende andre underrådgivere, end de der er medtaget i Bygherrerådgiverens tilbud, skal disse godkendes af Klienten, forinden bindende aftale med under- rådgivere kan indgås.

Godkendelse kan kun nægtes, såfremt der er saglig begrundelse herfor.

2.7. Klientens projektansvarlige er Xxxx Xxxxxxxx, projektleder, Administration og Ejendomme, Byg- ninger, Aarhus Kommune.

2.8. Klienten er ligeledes repræsenteret ved Xxxxx Xxxxxxx, fuldmægtig, Sport og Fritid, Kultur og Bor- gerservice, Aarhus Kommune.

2.9. Klienten har knyttet følgende totalrådgiver til opgaven: Arkitektfirmaet Entasis a/s med underråd- givere Praksis Arkitekter ApS, Xxxxx Xxxxxx A/S og Xxxxxxxxx A/S. Projektleder er Xxxxxxxxx Xxxx.

3. Aftalegrundlag

3.1. Nærværende aftale

3.2. Rettelsesblad(e) til udbudsmaterialet, dateret d. XX.XX.2015, vedlagt som bilag 1

3.3. Projekt- og ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning i forbindelse med Aarhus Internationale Sejl- sportscenter, dateret d. 28.01.2015, vedlagt som bilag 2

3.4. Almindelige Bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand ABR 89 med Aarhus Kommunes æn- dringer og tilføjelser, vedlagt som bilag 3

3.5. Bygherrerådgivers tilbud af [dato], vedlagt som bilag 4

I tilfælde af uoverensstemmelse mellem ovenstående dokumenterne, har disse gyldighed i den anførte rækkefølge.

4. Bygherrerådgiverens ydelser

4.1. Faser

Bygherrerådgiverens ydelser opdeles i nedenstående faser:

• Dispositionsforslag

• Projektforslag

• Forprojekt (Myndighedsprojekt)

• Hovedprojekt

• Licitation

• Udførelse

Første fase igangsættes efter Klientens instruks efter underskrift af nærværende aftale. Efterføl- gende faser igangsættes særskilt ved Klientens skriftlige godkendelse af den forudgående fase samt instruks om igangsætning af den næste fase.

Bygherrerådgiveraftalen kan opsiges med dags varsel ved afslutning af en af ovenstående faser. Bygherrerådgiveren får dækket dokumenterede udgifter til og med den igangværende fase, jf. ABR89, stk. 7.2.1.

Endvidere kan bygherrerådgiveraftalen opsiges med kort varsel undervejs i en fase, såfremt Klien- ten vurderer at det ikke er muligt at tilvejebringe den manglende restfinansiering. Såfremt bygher- rerådgiveraftalen opsiges undervejs i en fase, får bygherrerådgiveren dækket dokumenterede ud- gifter iht. ABR89, stk. 7.2.1.

4.2. Generelt

• Bygherrerådgiverens ydelser skal leveres i overensstemmelse med det i pkt. 3 nævnte aftalegrund- lag og i samarbejde med Klienten.

• Bygherrerådgiveren skal med henblik på realisering af byggeriets arkitektoniske, tekniske, økono- miske og tidsmæssige mål rådgive om den administrative organisering og samordning/styring af byggesagen under inddragelse af de i byggesagen involverede parter.

• Det forventes, at Bygherrerådgiver er proaktiv over for Klienten i sin rådgivning omkring alle for- hold, der har relevans for projektet.

• Bygherrerådgiveren påser i alle faser, at procedurer for kommunikation og samarbejde mellem byggesagens parter fastlægges og overholdes.

• Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiver overholder dokumentationskravene og fra starten fast- lægger en hensigtsmæssig standard for digital udarbejdelse og aflevering af tegninger, herunder registrering af eksisterende forhold

• Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiveren fra starten fastlægger en hensigtsmæssig deling, ud- sendelse og arkivering af projektmateriale, herunder evt. via anvendelse af projektweb m.m.

• Bygherrerådgiveren deltager i bygherremøder og sammen med eller som repræsentant for Klien- ten ved øvrige møder, hvor Xxxxxxxxx deltagelse er påkrævet for byggesagens gennemførelse.

• Bygherrerådgiveren udarbejder på grundlag af Totalrådgivers budgetter og økonomiske oversigter et samlet budget inkl. Klientens øvrige udgifter. Budgettet ajourføres gennem alle projektets faser i en form, der efter aftale med Klienten egner sig til orientering af Klientens styregruppe.

4.3. Under projektering

• Bygherrerådgiverens ydelser under projekteringen leveres på grundlag af projektmateriale udar- bejdet af Totalrådgiver i henhold til aftale med Klienten.

• Bygherrerådgiveren vurderer, om projekterings- og udførelsestidsplaner udarbejdes i overens- stemmelse med hovedtidsplanen og kontrollerer, at projekteringstidsplanen følges.

• Bygherrerådgiveren gennemgår det udarbejdede projektmateriale og vurderer, om projektmateria- lets omfang er i overensstemmelse med aftalen og påser, at plan for projekteringsbeslutninger og godkendelser følges.

• Bygherrerådgiveren udarbejder kommentarer til projektet og indstiller herom, herunder om æn- dringsforslag og forslag til materialevalg mv.

• Bygherrerådgiveren igangsætter og følger op i forbindelse med eventuelle konsulenter, der enga- geres af Klienten.

• Bygherrerådgiveren vurderer oplæg til drifts- og vedligeholdsvejledning og plan for idriftsættelse og overdragelse til driftsorganisationen.

• Bygherrerådgiveren kontrollerer, at aftalte forsikringer tegnes.

• Bygherrerådgiveren attesterer på grundlag af indstilling fra Totalrådgiver byggeregnskab og atte- sterer øvrige a conto begæringer og regninger for udgifter i projekteringsfasen.

• Bygherrerådgiveren vurderer eventuelle krav mod Klienten vedrørende projekteringsfasen og ind- stiller herom.

• Bygherrerådgiveren udarbejder rapporter til Klienten om byggesagens økonomiske forløb og foran- lediger at godkendelse af dispositioner i projekteringsfasen indhentes fra Klienten.

• Bygherrerådgiveren påser, at eventuel forhåndsdialog finder sted, at nødvendige dispensationsan- søgninger godkendes af Klienten og indsendes, og at projektet tilrettes for eventuelle anmærknin- ger i byggetilladelsen.

• Bygherrerådgiveren vurderer, om Totalrådgivers kvalitetsstyringssystem i projekteringsfasen er i overensstemmelse med aftalen.

• Bygherrerådgiveren kontrollerer stikprøvevis, om de projekterende efterlever de aftalte kvalitets- styringssystemer i projekteringsfasen.

• Bygherrerådgiveren foretager en overordnet projektgranskning af, om projektets kvalitet er i over- ensstemmelse med konkurrenceprogrammets krav og øvrige aftaler.

• Bygherrerådgiveren udarbejder tilsynsplan for eget tilsyn.

4.4. Ved licitation

• Bygherrerådgiveren kontrollerer Totalrådgiverens materiale vedr. prækvalifikation, udbud, be- dømmelse, indstilling, forhandling og aftaleindgåelse.

• Bygherrerådgiveren gennemgår udbudsmaterialet og vurderer herunder, om udbudsbetingelser, tidsplaner og tilbudslister svarer til Klientens krav og ønsker og kan danne grundlag for styring af arbejdets udførelse.

• Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiver udfører ovennævnte ydelser i henhold til aftalen med Klienten.

• Bygherrerådgiveren vurderer de projekterendes oplæg til udbudskontrolplaner og tilsynsplaner.

• Bygherrerådgiveren ajourfører efter indhentning af tilbud det samlede budget på grundlag af ind- stilling fra Totalrådgiver og udarbejder en samlet indstilling med en sammenligning mellem det se- nest godkendte budget og resultatet af tilbudsindhentningen.

4.5. Under udførelse

• Bygherrerådgiverens ydelser under udførelsen omfatter tilsyn med, at ydelser i forbindelse med projektopfølgning, byggeledelse og fagtilsyn udføres i henhold til aftalen mellem Klienten og Total- rådgiver.

• Bygherrerådgiveren vurderer indstilling fra Totalrådgiveren vedrørende forelagte materialeprøver og udarbejder om nødvendigt forslag til ændret materialevalg.

• Bygherrerådgiveren vurderer projektmateriale "som udført" og drifts- og vedligeholdsvejledning.

• Bygherrerådgiveren overvåger, at plan for idriftsættelse og overdragelse til driftsorganisationen følges.

• Bygherrerådgiveren vurderer, om udførelsestidsplaner udarbejdes i overensstemmelse med hoved- tidsplanen.

• Bygherrerådgiveren fører overordnet tilsyn i henhold til godkendt plan for sit tilsyn.

• Bygherrerådgiveren påser, at Totalrådgiver varetager arbejdsmiljøledelse som aftalt med Klienten.

• Bygherrerådgiveren kontrollerer stikprøvevis, om tilsynsplaner følges.

• Bygherrerådgiveren vurderer, om kvalitetsdokumentation foreligger.

• Bygherrerådgiveren overvåger, at myndighedskrav under udførelsen opfyldes.

• Bygherrerådgiveren kontrollerer, at aftalte forsikringer tegnes.

• Bygherrerådgiveren påser, at aftalte sikkerhedsstillelser foreligger rettidigt.

• Bygherrerådgiveren attesterer på grundlag af indstilling fra byggeleder a conto begæringer og reg- ninger for udgifter i udførelsesfasen.

• Bygherrerådgiveren vurderer eventuelle krav mod Klienten vedrørende udførelsesfasen og indstil- ler herom.

• Bygherrerådgiveren udarbejder rapporter til Klienten om byggesagens økonomiske forløb og foran- lediger, at godkendelse af dispositioner i udførelsesfasen indhentes fra Klienten.

• Bygherrerådgiveren vurderer Totalrådgivers ydelser i forbindelse med aflevering og 1-års eftersyn i henhold til aftale mellem Klienten og Totalrådgiver.

• Bygherrerådgiveren påser, at indsendelse af færdigmelding sker, og at ibrugtagningstilladelse mv. indhentes.

4.6. Andre ydelser

• Bygherrerådgiveren skal efter forudgående skriftlig aftale med Klienten præstere andre ydelser, el- ler på Klientens vegne foranledige disse præsteret af andre. Ydelse og omfang skal præciseres i hvert enkelt tilfælde og må først iværksættes efter Bygherrerådgiveren efter forudgående skriftlig aftale.

4.7. Lovgivning

Bygherrerådgiveren skal udføre sit arbejde i overensstemmelse med gældende love, bekendtgø- relse og cirkulærer.

4.8. Praktiske forhold

Kontrakt-, projekt og arbejdssproget er dansk, og al korrespondance herunder skriftligt materiale, møder m.m. skal foregå på dansk.

5. Klientens ydelser

5.1. Klienten gennemgår og godkender Bygherrerådgivers udkast til juridiske dokumenter.

Klientens gennemgang af juridiske dokumenter og udkast til udbudsgrundlag fritager ikke Bygher- rerådgiveren for ansvar.

5.2. Klienten træffer de beslutninger og foretager de godkendelser, som er nødvendige for overholdel- se af aftalens tidsmæssige og økonomiske forudsætninger.

Bygherrerådgiveren skal levere notater og anbefalinger hertil i nødvendigt omfang.

6. Tidsfrister

6.1. Byggeriet skal være færdiggjort, således det kan skabe sejlsportsrammer i verdensklasse i forbin- delse med præ-event for ISAF 2018, som afholdes medio 2017 samt VM i olympiske bådklasser i 2018 (ISAF 2018).

6.2. Detailtidsplan fastlægges i et samarbejde mellem Klient, Bygherrerådgiver og Totalrådgiver på baggrund af overordnet tidsplan angivet i projekt- og ydelsesbeskrivelse, vedlagt som bilag 2.

6.3. Bygherrerådgiveren forpligter sig til at stille tilstrækkelige ressourcer til rådighed til at kunne løse sin opgave inden for den indikerede tidsramme inkl. 1-års gennemgang

7. Økonomisk grundlag for opgavens løsning

7.1. Den økonomiske ramme for gennemførelse af opgaven er 72 mil. kr. inkl. moms ved byggeom- kostningsindeks for boliger pr. 1. januar 2014.

8. Honorar

8.1. Rådgiverydelser i henhold til denne aftales pkt. 4.1. – 4.4. honoreres efter medgået tid med føl- gende timesatser ekskl. moms (sats pr. 1. januar 2015):

Projektleder og Xxxxxxxxx daglige kontaktperson: kr. [xxx,xx] ekskl. moms Projektmedarbejder: kr. [xxx,xx] ekskl. moms

Administrativ medarbejder: kr. [xxx,xx] ekskl. moms

8.2. Der er aftalt en vejledende samlet honorarramme på [xxx.xxx] kr. ekskl. moms, fordelt på de en- kelte faser:

o Dispositionsforslag: [xxx.xxx] kr. ekskl. moms

o Projektforslag: [xxx.xxx] kr. ekskl. moms

o Forprojekt (Myndighedsprojekt) [xxx.xxx] kr. ekskl. moms

o Hovedprojekt: [xxx.xxx] kr. ekskl. moms

o Licitation: [xxx.xxx] kr. ekskl. moms

o Udførelse: [xxx.xxx] kr. ekskl. moms

8.3. Klient og Bygherrerådgiver aftaler den vejledende honorarramme som et budget, der normalt skal kunne dække Bygherrerådgiverens indsats for den pågældende ydelse.

8.4. Bygherrerådgiver skal løbende kontrollere rammens overholdelse og straks underrette Klienten, hvis rammen ikke kan holde, og samtidig fremlægge løsningsforslag.

8.5. Ved andre ydelser i henhold til denne aftales pkt. 4.5. aftales honoraret i hvert enkelt tilfælde i forbindelse med bestilling. Hvis der aftales honorar efter medgået tid, anvendes timesatsen i pkt. 8.1.

8.6. De anførte timesatser under pkt. 8.1 reguleres hvert år den 1. januar på baggrund af udviklingen i Danmarks Statistiks Byggeomkostningsindeks for boliger pr. 15. august det foregående år. Indekse- ringen sker første gang 1. januar 2016.

8.7. Brug af IT honoreres ikke særskilt (fravigelse af ABR 89 pkt. 3.1.1.3)

9. Udlæg

9.1. Udgifter jf. ABR 89 pkt. 3.2.2. b til reproduktion og mangfoldiggørelse m.v. er indeholdt i Bygherre- rådgivers honorar.

9.2. Udgifter til transport fra Bygherrerådgiverens bopæl til adresser i Aarhus Kommune samt indenfor Aarhus Kommune refunderes ikke.

10. Udbetaling af honorar og udlæg

10.1. Honorar afregnes efter medgået tid og månedsvis bagud.

10.2. Betalingsbetingelser: 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende faktura. Derefter svares renter i henhold til rentelovens bestemmelser. Afsendelse af betalingen fra Aarhus Kommune på for- faldsdag betragtes som rettidig betaling.

10.3. Der skal fremsendes elektroniske fakturaer til Klienten, gebyrfrit og uden omkostninger for Kli- enten. Der benyttes nedenstående oplysninger:

EAN-nr: [xxxxxxxxxxxxx] Att.: Xxxx Xxxxxxxx

Projekt: Aarhus Internationale Sejlsportscenter

11. Ansvar

11.1. Bygherrerådgiver er ansvarlig for de leverede rådgivningsydelser i henhold til ABR 89 pkt. 6.2 om fejl og forsømmelser.

12. Forsikring

12.1. Bygherrerådgiver tegner professionel ansvarsforsikring.

12.2. Ansvarsforsikringen skal have en minimumsdækning på 12,5 mio. kr. på personskade og 5 mio. kr. på tingskade samt dobbeltdækning på tingsskade pr. år og mulighed for udbetaling af mini- mum 17,5 mio. kr. pr. år. Forsikringssummen skal til enhver tid vedligeholdes.

12.3. Kopi af forsikringsaftale vedlægges denne aftale (bilag 5).

13. Misligholdelse

13.1. Enhver af parterne kan hæve kontrakten uden varsel, såfremt modparten gør sig skyldig i væ- sentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget gentagne gange overtrædes, uden at der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse.

13.2. I øvrigt er parterne ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, erstatningsansvar mv., jf. ABR89, pkt. 8, med Aarhus Kom- munes ændringer og tilføjelser.

14. Tvister

14.1. Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem parterne i forbindelse med denne aftale skal disse som udgangspunkt søges afklaret ved dialog mellem de personer, hvor uenigheden er opstået.

14.2. Hvis det alligevel ikke er muligt at nå til enighed, afgøres tvister i henhold til ABR 89’s almindeli- ge bestemmelser.

15. Særlige bestemmelser

15.1. Bygherrerådgiveren har ikke bemyndigelse til at indgå aftaler på Xxxxxxxxx vegne med mindre dette aftales i forbindelse med den konkrete opgave. Bygherrerådgiveren har bevisbyrden for, at en sådan aftale foreligger.

15.2. Bygherrerådgiver skal tilse, at Totalrådgiver og entreprenører respekterer arbejdsklausul i med- før af ILO-konvention nr. 94 om offentlige kontrakter.

16. Overdragelse af kontrakt

16.1. Ingen af parterne er berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til nærværende aftale til tredjemand uden forudgående skriftlig accept fra den anden part.

17. Betingelser

17.1. Nærværende aftale er betinget af Byrådets godkendelse af indstilling om igangsætning af pro- jektering af Aarhus Internationale Sejlsportscenter. Indstillingen forventes behandlet på by- rådsmøde ultimo februar eller primo marts 2015.

18. Bilag

Bilag 1: Rettelsesblad(e) til udbudsmaterialet af xx.xx.2015

Bilag 2: Projekt- og ydelsesbeskrivelse for bygherrerådgivning i forbindelse med Aarhus Internationale Sejlsportscenter, dateret d. 28.01.2015

Bilag 3: Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR 89, med Aarhus Kommunes ændringer og tilføjelser

Bilag 4: Tilbud fra Bygherrerådgiveren af XX.XX.2015

Bilag 5: Forsikringspolice og forsikringsbetingelser for ansvarsforsikring

19. Underskrift

Klient Bygherrerådgiver

Dato: Dato: