FORUNDERSØGELSE UDBUDSFORLØB KONTRAKTSTYRING
FORUNDERSØGELSE
UDBUDSFORLØB
KONTRAKTSTYRING
FASE 01
FASE 08
FASE 13 A
FASE 14
FASE 20
FASE 23
BEHOVSAFKLARING
Medlemmernes behov undersø- ges. Områdets omfang vurderes og aftalelandskab inddrages
UDBUDSFORM
På baggrund af det beskrivende dokument og eksisterende forhold besluttes udbudsform og udbudstype
OFFENTLIGT UDBUD
Udbudsmateriale og kravspeci- fikation samt tilbudslister fær- diggøres, godkendes af bruger- repræsentanter og af advokat, hvorefter det offentliggøres
SPØRGSMÅL
Spørgsmål og svar afgives elekt- ronisk og offentliggøres løbende i det elektroniske udbudssystem "EU-Supply"
OVERDRAGELSE TIL KONTRAKTSTYRING
Aftalen overdrages og løbende kontrol iværksættes, herunder dialog og prisregulering
EVALUERING
Aftalen evalueres løbende og vurderes i forhold til genudbud eller køb af option
FASE 02
FASE 09
FASE 15
INDLEDENDE DIA- LOG MED MARKEDET
Markedsforhold og aktører søges afdækket. Dialog med leverandø- rer, branche og andre indledes
FASE 03
MARKEDSANALYSE
Der udarbejdes analyse/rapport på baggrund af fase 01+02 Udbytte ved deltagelse og poten- tiale i udbuddet beskrives
FASE 04
BUDGET
Samlet budget for udbuds- forløbet samt kontraktstyring udarbejdes og udsendes til deltagerne til godkendelse
FASE 10
ENDELIG ACCEPT
Deltagerne får 3 uger til at god- kende budgettet. Godkendelse af budget er samtidig et bindende Ja-Tak til deltagelse
FASE 11
NR 1
NR 2
Godkendelse v. Skoler & Advokat
NR 3
Offentliggørelse
FASE 13 B
Tilretning af materialer
FASE 24 A
FASE 21
BESIGTIGELSE
I visse udbud, hvor der er behov herfor afholdes besigtigelse på flere adresser
FASE 16
EVALUERING
Konditionsmæssighed evalueres
FASE 17
TILDELING
Beslutning om tildeling sendes til
IMPLEMENTERING
Aftalen gøres tilgængelig for skol- erne. Opstartmøder arrangeres. Aftalen forberedes for digital ordreafgivelse
Oprettelse i IFIRS' medlemsportal
NR 1
NR 2
Opfølgningsmøde i
OPTION PÅ FORLÆNGELSE
Hvis aftalen har fungeret tilfredss- tillende og stadig er i overens- stemmelse med markedet kan IFIRS gøre brug af op til 2 forlæn- gelser af 12 måneder.
FASE 24 B
GENUDBUD
Efter brug af 2 optioner, eller hvis brugerne udtrykker behov for
en ny konkurrenceudsættelse forberedes et genudbud
AFTALEFORHOLD OG UDFORDRINGER
Fra interesserede skoler ind- drages erfaringer fra eksisterende aftaler
”UDBUDSARBEJDE”
Udbudsarbejdet igangsættes samtidig med at deltagernes accept modtages
BEGRÆNSET UDBUD
Udbuddet indeholder en prækvalifikation og udvælgelse af 5 (eventuelt flere) tilbudsgiverei
Udbuds-
advokat for accept. Tildelings- og afslagsbreve udsendes
FASE 18
STAND-STILL
forbindelse med opstart
NR 1
Opstart i IndFak
NR 3
FASE 05
“BESKRIVENDE DOKUMENT”
Endelig rapport og markedsana- lyse udarbejdes indeholdende besparelsespotentiale og beslut- ningsgrundlag
Tidsplan
NR 2
Dialog med markedet
bekendtgørelse
NR 2
Evaluering og
NR 1
Modtagelse af ansøgninger
NR 3
Der afholdes lovpligtig stand still periode i 10 hele dage
FASE 19
UNDERSKRIFTMØDE
Den/de valgte tilbudsgivere ind- bydes til kontraktskrivning
FASE 22
COMPLIANCE
Aftalens brug og ændringer kontrolleres løbende, herunder kvalitet, priser, betingelse og brug.
FASE 06
FORESPØRGSEL OM DELTAGELSE
Invitation udsendes til med- lemmerne, indeholdende det beskrivende dokument
NR 3
Opsigelse af eksisterende kontraktforhold
NR 4
Udbuds dokument
Prækvalifikation
NR 4
Godkendelse v. Skoler & Advokat
Færdiggørelse af udbudsmateriale
NR 5
KONTRAKTSTYRING- FASEN INDLEDES
Prisregulering
NR 2
NR 1
Statistikker
FASE 07
OPLYSNINGER OM EKSISTERENDE FORHOLD
Oplysning om eksisterende kon- trakter og forhold indhentes Omfang og Tidsplan udarbejde
UDBUDSFASEN INDLEDES
FASE 12
UDBUDSSEMINAR
I udbud hvor det skønnes relevant afholdes seminar med input fra brugerrepræsentanter og efterfølgende deltagelse af interesserede leverandører
NR 6
Udsendelse af udbudsma- teriale til prækvalificerede deltagere
Brug
NR 5
NR 3
NR 4
Dialog
Tilfredshed