CVR: 36681926
Idrætsudvikling
Kultur-og Fritidsforvaltningen
'3U.'v4,.
Mellem
Københavns Kommune
og
Happy Copenhagen
H.C. Andersens Boulevard 27. stuen
1553 København V
CVR: 36681926
er indgået følgende aftale om tilskud til
Copenhagen 2021
Indledning
Københavner vært for WorldPride og EuroGames afviklet under titlen "Co- penhagen 2021" d. 12-- 22. august 2021. Organisationen Happy Copenhagen er stiftet afCopenhagen Pride og PanIdræt som danskprojektejerafWorld-
Pride 2021 og EuroGames 2021. Rettighedshaver af WorldPride er Interpride. og rettighedshaver af EuroGames er The European Gay and Lesbian Sport Fe- deration. Copenhagen 2021 afholdes i tæt samarbejde med Malmø Stad.
Formål
Formåletmed Copenhagen 2021er at afholde et internationalt megaevent i særklasse,der for første gang kombinerer afholdelsen af WorldPride og Euro- Games. Dermed bliver Copenhagen 2021 en unik event for LGBTl+ miljøet
verden over, der bidrager til at brande København som åben, inkluderende og frisindet storby. Eventen skaber fokus på både LGBTl+ kultur. menneskeret- tigheder og idræt.
visionen er, at Copenhagen 2021 vil sætte et blivende aftryk på København Dette både i forhold til inklusion og lighed samt forbedrede forhold for LGBTl+ personer generelt.
Bevillingsgrundlag
KøbenhavnsKommune har med Budget 2020 afsat 12mio. kr. i direkte tilskud til Happy Copenhagensplanlægning og afvikling afCopenhagen 2021.Dertil er der med Budget 2020 afsat midler til Kultur- og Fritidsforvaltningensakti- vering afeventen. brugen af kommunale idrætsanlægtil EuroGamessamt
Teknik-og Miljøforvaltningens arbejde med trafikstyring, renhold, natåbneto- iletter m.v.
2. oktober 2020
Sagsnummer 2019-0038025
Dokumentnummer 0000-0000000-000
Idrætsudvikling
Xxxxxxxxxx 0
1602 Kø benhavn V
EAN-nu m m er
5798009780393
De 12 mio. kr. i direkte tilskud til Copenhagen 2021 skal sikre gennemførslen af selve eventen samt aktiviteter. der understøtter eventens bl ivende effekter. Til- skuddet skal bruges som følger:
Basisorganisation(løn, kommunikation og generel drift): 7 mio. kr.
WorldPride og kultur: 2 mia. kr.
EuroGames,sportslederkonference ag folkeidræt: l mio. kr. Menneskerettighedskonferencen samt skoleoplysningsprojekt; l mio.
kr
Frivillige: l mio, kr.
Hvis Happy Copenhagen ønsker at fordele ovenstående poster anderledes, skal dette godkendes af Kultur- og Fritidsforvaltningen. Dette kanfx være, hvis en af posterne er blevet dækket af anden finansiel støtte.
Midlerne skalbruges i overensstemmelse med det godkendte budget. Ram-
mer og forudsætninger for tilskuddet er beskrevet i denne aftale. Happy Co-
penhagen er ansvarligfor gennemførelse og afrapportering i forbindelse med
tilskuddet.
Tilskuddetydes i henhold til kommunalfuldmagtsreglerne. Dette indebærer bl.a. at tilskuddet skal have en vis nytte for kommunens indbyggere. Tilskud- det kansåledesikkeanvendestil aktiviteter udenfor kommunen eller til aktivi-
teter for/med foreninger. der ikke er foran kret i kommunen. Tilskuddet kan ej heller anvendes til kommercielle aktlviteter.
KøbenhavnsKommune haryderligere med Budget 2020 afsat 0,7 mio. kr. til Kultur- og Fritidsforvaltningens aktivering af Copenhagen 2021.1forvaltnin- gens aktiveringsindsats vil der være fokus på forankring afCopenhagen 2021 i det københavnskeforeningsliv(mangfoldighed og ligestilling i foreningsli- vet) samt borger og foreningsrettede aktiviteter op til og under Copenhagen 2021, som knytter an til Kultur- og Fritidsforvaltningens eksisterende arbejde med udvikling af byens kultur- og idrætsliv. Aktiveringsindsatsen udvikles og afvikles af Kultur- og Fritidsforvaltningen i tæt samarbejde med Happy Copen- hagenog med aktiv inddragelse af idrættens organisationerog andre rele- vante aktører.Projektplanfor Kultur- og Fritidsforvaltningens aktiveringsind- satserudarbejdes i samarbejde med Happy Copenhagen.
KøbenhavnsKommune stiller udvalgte faciliteter til rådighed for Copenhagen
2021 til afvikling af EuroGames;
e Bellahøj Svømmestadion:16. - 20. xxxxxx xx. 8-22 Bellahøj Hallerne: 18. - 20. xxxxxx xx. 8-22
ø øbro Hallens:19. - 20. augustkl.8-22
B østerbro Stadion:18. - 20. xxxxxx xx. 8-22
Tøbro Hallen skal renoveres. Deter endnu uvist, om det kommer til at påvirke Euro- Games. l givet fald udarbejdes en aftale for en alternativ kommunal facilitet. der kan anvendes til formålet og stilles til rådighed på samme vilkår som øbro Hallen.
Valby hallen:(alle haller + udendørs bane): 17. - 20. august 2021 kl. 8-
222
Grøndal Multicenter:(alle squash baner, 20 badmintonbaner. e-sport
center og foyer):17. - 20. august 2021 kl.8-22
KøbenhavnsKommune stiller nedenståendefaciliteter til rådighed for Copen hagen 2021til afvikling af Human Rights Forum:
e Øksnehallen fra d. 16.-19.august 2021. HappyCopenhagen skal af- holde eventuelle merudgifter. hvis de ønskeren anden opstilling end basisopstillingen .
Aktivitetsmål
Tilskuddet er givet på betingelse xx.xx Copenhagen 2021 gennemføres med de målsætninger, som er beskrevet i ansøgningen til Københavns Kommune af30. april 2019 (bilag l).
ø Afholdelse afCopenhagen 2021 i København d. 12.- 22. august 2021
o Afholdelseaf WorldPride-paradmeed 60.000deltagereog
500.000tilskuere
o Afholdelse af åbningsceremoni ag lukkeceremoni med estimeret
henholdsvis 10.000 og 35.000 deltagere
o Afholdelse af EuroGamesmed forventet 6.000 deltagere og l0.000 tilskuere
o Afholdelse af idrætslederkonference med 150deltagere
o Afholdelse af + 50 folkeidrætseventsmed 10.000deltagere
o Afholdelseaf internationaml enneskerettighedskonfermenecde
1.200 deltagere
o Afholdelse af demokratifestival med 20.000 deltagere
o "Venues" med aktiviteter for udvalgte målgrupper. Der arbejdes med følgende venues,som potentielt justeresefter behov; Regn- buefamilieZone, Ungdomsområde Center ofAttentiong, Fluids, Ar- cadia,Sportsvillage
o Aktiviteter på WorldPride Square/KøbenhavnsRådhuspladsgen- nem heleperioden
0 Afholdelse af kulturprogram gennem hele perioden med aktivering
og involvering af eksisterende kulturinstitutioner. -aktører og -til- bud, street kultur m.v.
e AtCopenhagen 2021 afvikles med et fokus på at gøre eventen miljø-
mæssig bæredygtig. Dette sker bl.a. gennem:
o l planlægnings- og eksekveringsfasenat havefokus på miljø- mæssig bæredygtighed og at indarbejde de løsninger. som er mulige og som bidrager positivt på eventen.
2 Valbyhallens gulv skal renoveres i 2021. Deter endnu uvist. om det kommer til at
påvirke EuroGamesbrug af hallen. l givet fald har Kultur- og Fritidsforvaltningen i samarbejde med Happy Copenhagen lavet en plan for alternative kommunale facili- teter. der kananvendes i stedet for Valbyhallen. Denne plan træder i givet fald i kraft, hvor erstatningsfaciliteterne stilles til rådighed på samme vilkår som Valbyhallen.
0 l udviklingen af hand-outs af merchandise. at have fokus på gen-
anvendelighed og genbrugsløsninger
0 At understøtte initiativer, som understøtter nedbringelse af af-
faa ld
0- Sammen med KøbenhavnsKommune at have fokus på mulig- hederne for sortering af affald. Dette skal ske. hvis det kan gara n- teres, at affa Id forbi iver sorteret hele vejen fra venue til forbræn- ding
AtCopenhagen 2021 afvikles med et fokus på at gøre eventen socialt bæredygtig. Dette sker bl.a. gennem:
0 At sikreat deres fokus på at inddrage udsattegrupper.
0 At alle grupper under akronymet er omfattet af programmet.
0 At der er fokus på deltagelsesmuligheder.bl.a.ved at tilstræbe
fuld kørestolstilgængelighed, døvetolkning, skiltning mv.
0 At der afsøgesmuligheder far at udgive programmet på blind-
skrift.
0 at så mange programpunkter som muligt er gratis,for at sikre
lige tilgængelighed.
0 At sætte fokus på mindre intersektionelle identiteter i LGBTl+
miljøet
Ø At gennemføreen undervisningskampagnfoer skoleklasseprå mel-
lemtrinnet på skoler iGreater Copenhagen med et mål om 2.500 delta-
gende elever. Københavns Kommune vil hjælpe med at formidle tilbud- det til københavnske folkeskoler
Frivillige
0 3500 frivillige fra forskellige organisationer og enkeltindivider
0- kapacitetsløft til frivilligområdet gennem Copenhagen 2021
Aktivering og forankring af Copenhagen 2021(Se plan i bilag 5)
Københavns Kommune fører skærpet tilsyn med finansieringen af eventen.
Derfor er opstillet nedenstående finansieringsmål:
Ved indgåelse afnæ rværende tilskudsaftale. senest d. 23. oktober 2020, har Happy Copenhagen indgået aftaler med kommercielle partnere. of- fentlige og private bidragsydere, fonde og donerer for minimum 65 % afbudgettet for 2020 og 2021.Hvisfinansieringsmålet ikkeer nået.skal eventensbudget nedjusterer til et niveau,hvor bevillingerne dækker65
% af det nedj usterede budget.
Pr.1.januar 2021 har Happy Copenhagen indgået aftaler med kommer- cielle partnere, offentlige og private bidragsydere. fonde og donerer for minimum 80 % af budgettet for 2020 og 2021.Hvisfinansieringsmålet ikke er nået. skal eventens budget nedjusteres til et niveau, hvor bevil- lingerne dækker80 % af det nedjusterede budget.
Pr.1.april 2021 har Happy Copenhagen indgåetaftaler med kommerci- elle partnere, offentlige og private bidragsydere. fonde og donerer for minimum 90 % af budgettet for 2020 og 2021.Hvisfinansieringsmålet
ikke er nået, skal eventens budget nedjusterer til et niveau, hvor bevil-
lingerne dækker90 % afdet nedjusterede budget.
Pr.l.juni 2021har Happy Copenhagenindgået aftaler med kommerci- elle partnere, offentlige og private bidragsydere. fonde og donerer for minimum 95 % af budgettet for 2020 ag 2021. Hvisfinansieringsmålet ikke er nået, skal eventens budget nedjusterer til et niveau, hvor bevil- lingerne dækker95 % af det nedjusterede budget.
Et eventuelt nedjusteret budget og nedskalleretprojekt skalgodkendes af Kul-
tu r- og Fritidsforvaltningen.
PR- og markedsføring
PR-og marketingstrategien harto overordnede ambitioner; at skabesynlig- hed omkring Copenhagen 2021samt at inkludere personer udenfor LGBTl+ miljøet eventet.
Happy Copenhagen vil skabe synlighed omkring eventen gennem:
e Facebook. Instagram, Twitter og Linkedin plus hjemmeside
e Konkretemediepartnere og mediesamarbejder på både print, tv og di-
gita it.
8 Omtale i danske og internationale medier
e Eksternesamarbejder nationalt og internationalt. hvor Copenhagen
2021 vil have en brsisk tilstedeværelse
Kampagner i byrummet
e Digitale kampagner via eksterne samarbejdspartnere
Ø Samarbejdemed danskerepræsentationer i udlandet(ambassader og lign.)
invitere International pressetil København i tiden op til selveafviklin-
gen af Copenhagen 2021
Organisering
Se bilag 3 for organisationsdiagram.
Projektledelsen bestå r af;
Forperson: Xxxxx Xxxxxxxxx Næstforperson: Xxxxxxxx Xxxxxx økonomis nsva rlig : va kant
Happy Copenhagenhar pligt til at orientere KøbenhavnsKommune om even
tuelle ændringer i projektledelsen.
Tidsplanfor udbetaling af tilskud
Københavns Kommunes tilskud til Copenhagen 2021 på 12 mio. kr. udbetales
til Happy Copenhagenover fire raterjf. tabel l.
tabel 1.Plan for udbetaling afKøbenhavns Kommydes tilskud
15/11-2020 1/2-2021 1/5-2021 t/12-2021 Ialt
Rater 4 mio. kr.
Rate 2 3 mio. kr.
Rate 3 z},7mio. kr.
Rate 4 0,3 mio. kr.
Ialt t2 mio. kr.
Udbetaling af rate l er betinget af. at tilskudsaftalen er underskrevet, at der fo- religger en godkendt projekt-/tidsplan med milepæle. en godkendt risikovur- dering for projektet samt en plan for eventens legacies. Dertil er udbetalingen af rate l betinget af. at Happy Copenhagen har fremsendt afrapportering på projektplan med milepæle, perioderegnskabog likviditetsbudget, som leverop til tidligere nævnte finansieringsmål. Ratel udbetales, når der er afholdt status-
møde mellem Happy Copenhagenog KøbenhavnsKommune med udgangs- punkt i det fremsendte materiale, og KøbenhavnsKommune har godkendt det fremsendte materiale.
Udbetalingen af rate 2 er betinget af. at Happy Copenhagensenestd. 31. de- cember 2020 fremsender afrapportering på projektplan med milepæle,perio- deregnskab og likviditetsbudget. som lever op til tidligere nævnte finansie- ringsmål, samt projekt-/tidsplan med milepæle og risikovurdering for projektet for 2021. Rate 2 udbetales, når der er afholdt statusmøde mellem Happy Co- penhagen og KøbenhavnsKommune med udgangspunkt i det fremsendte materiale. og KøbenhavnsKommune har godkendt det fremsendte materiale.
Udbetalingen af rate 3 er betinget af. at Happy Copenhagensenest d. 1. april 2021 fremsender afrapportering på projektplan med milepæle, perioderegn- skab og likviditetsbudget, som lever op til tidligere nævnte finansieringsmål. Rate 3 udbetales, når der er afholdt statusmøde mellem Happy Copenhagen og KøbenhavnsKommune med udgangspunkt i det fremsendte materiale.og KøbenhavnsKommune har godkendt det fremsendte materiale.
Udbetalingen af rate 4 er betingetaf. at Happy Copenhagen senest d.l. novem- ber 2021fremsender afsluttende evaluering og et afsluttende projektregnskab til Københavns Kommune. Rate 4 udbetales ved Københavns Kommunes god- kendelseaf den fremsendte dokumentation. Evalueringenskalforholde sig til
ovenstående aktivitetsmål for eventen.
Der afholdes minimum fire årlige statusmøder mellem Københavns Kom- mune og Happy Copenhagen. Påmøderne drøftes status på projektet med udgangspunkt i skemaettil afrapportering på projektplan med milepæle samt projekt-/tidsplan.
Forudsætninger for Københavns Kommunes tilskud
1. ovenstående beskrivelsesamt arrangørernes ansøgning og budget til Kø-
benhavns Kommune danner baggrund for Københavns Kommunes tilskud
til Copenhagen 2021.
2 Aflyses eller ændres væsentlige dele af projektet skal budgettet revideres og ændringerne og budget godkendes af Kultur- og Fritidsforvaltningen. Kultur- og Fritidsforvaltningen kan kræve tilskuddet tilbagebetalt, hvis akti- viteterne ikke gennemføres som godkendt. Det gælder ligeledes som en væsentlig ændring af projektet. hvis eventen ikke opnår den fulde finansie-
ring i forhold til fremsendte budget og finansieringsplan.
3. Happy Copenhagener som projektejer overordnet juridisk og økonomisk ansvarligfor afvikling af projektet og for afrapportering i forbindelse med tilskuddet fra Københavns Kommune.
4. Det er Happy Copenhagen ansvar at overholde myndighedskrav og gæl
dendelovgivning.
5 Deter en forudsætning for tilskuddet, at Happy Copenhagen selv indhenter alle nødvendige tilladelser hos de relevante myndigheder.
6 Happy Copenhagen har udarbejdet en risikovurdering i forhold til faglige, juridiske, økonomiske og tekniske samt sikkerhedsmæssige forhold med af- gørende indflydelse på realisering af projektet og projektets aktivitetsmål. Risikovurderingener suppleret med en projektplan med milepæle samt en tidsplan for projektet for 2020. Se bilag 4. Ultimo 2020 fremsender Happy Copenhagenprojektplan og tidsplan med milepæle samt risikovurdering for projektet for 2021 . Som en del af risikovurderingen foretager Happy Co- penhagen en vurdering af konsekvenserne for manglende overholdelse af tidsplanen. Væsentligeafvigelserfra projektplanen. tidsplanen eller risiko- vurderingen med betydning for projektets gennemførelseskalrapporteres
til Københavns Kommune.
7 For KøbenhavnsKommune er det vigtigt. at events medvirker til at skabe positive og blivende effekter i relation til hovedstadens kultur-, fritids- og foreningsliv eller idræts- og foreningslivet i København.Såfremt eventen
genererer et overskud. skal Happy Copenhagen derfor anvende en pro- centdel af overskuddet. svarendetil det bevilgede tilskuds andel af even- tens samlede indtægter. til forankring af eventens effekter i Københavns Kommune. Happy Copenhagen dokumenterer eventens overskud gennem
eventregnskabet til Københavns Kommune og noterer i forbindelse med regnskabsaflæggelsen det beløb, der bliver afsat til forankringsindsatsen. Københavns Kommune og Happy Copenhagen udarbejder i fællesskab
projektplan og -budget for brugen af midlerne. Projektplanog -budget skal godkendes af begge parter. Hvis Happy Copenhagen ikkeønskerat deltage i forankringsindsatsen. eller parterne ikke kan nå til enighed om projektplan og budget, tilbagebetales midlerne til KøbenhavnsKommune. l tilfælde af et overskud påover l mio. kr. returneres en procentdel af overskuddet.sva-
rende til det bevilgedetilskuds andel afeventens samledeindtægter,til Kø-
benhavns Kommune.
8 Det er derudover en forudsætning for tilskud fra Københavns Kommune, at ansøgerog dennessamarbejdspartnere. herunder sponsorer.opfylder Kø- benhavns Kommunes krav om arbejdsklausuler og sociale klausuler; dvs. forventninger til løn - og arbejdsvilkår, herunder arbejdstid, opholde - og arbejdstilladelser, samt ansættelse af praktikanter mv., jf. Borgerrepræsen- tationens beslutning den 10. november 2016. Læsmere på b!!ifdrbQld:!ik:dk
og i vedhæftede bilag 8 og 9(Arbejdsklausul KFF.Vejledning social klausul
KFF)
9. Tilskuddet er beregnet på baggrund af Happy Copenhagens oplysninger
om. at Happy Copenhagen er fuldt momsregistreret. Der kan således an-
vendestilskudsmidler til momsbelagte udgifter. hvor HappyCopenhagen
får momsrefusion fra SKAT.
Såfremt Happy Copenhagen senere ænd rer momsregistreringen, så Happy Copenhagen ikke - eller kun delvist - er momsregistreret, skal Kul- tur- og Fritidsforvaltningen straksunderrettes herom. Deefterfølgende til skudsrater vil herefter blive genberegnet i opadgående retning, idet HappyCopenhagenvil få udbetalt momsrefusion for de momsbelagte ud gifter Happy Copenhagen måtte have. Happy Copenhagen kan l såfald
ikke anvende tilskudsmidler til udgifter hvor Happy Copenhagen får
momsrefusion fra SKAT.
10. Senest d. O1.11.2s1kal Happy Copenhagen indsende evaluering til sagsbe- handler. Evalueringen skalbeskrive hvordan og i hvilken grad formålet med tilskuddet er opfyldt. Derudover skalevalueringen også redegørefor. hvor- dan projektets mål er opQldt.
11. Senest d. O1.11.21skal Happy Copenhagen indsende regnskab for projektet
tilsagsbehandler.
Regnskabetskaludarbejdes i overensstemmelse med vedlagte regnskabs- model og -vejledning og skal opstilles, så det er umiddelbart sammenlig- neligt med det godkendte budget.
Regnskabetskalrevideresaf en registreret eller statsautoriseret revisori overensstemmessemed den vedlagte revisionsinstruks. Et eventuelt over- skud eller underskud kanoverføresfra det ene regnskabsårtil det andet,så
ænge aftalen løber.
Xxxxxx.xx KøbenhavnsKommune kan udtage tilskudsmodtagere/institu tioner til indsendelseafsupplerende dokumentation.
12. Københavns Kommune. herunder Københavns Kommunes revision. kan på et hvilket som helst tidspunkt kræveat blive orienteret om projektets øko- nomi, herunder få udleveretoplysninger og dokumenter efter kommunens ønske.
].3. KøbenhavnsKommune er omfattet af de offentligretlige regler om aktind- sigt. Hvis KøbenhavnsKommune modtager en anmodning om aktindsigt i
kommunikation og aftaleforhold mellem Happy Copenhagen og Køben- havns Kommune i forbindelse med Copenhagen 2021,vurderer kommu-
nen. om dokumenterne er omfattet af aktindsigt. Hvis KøbenhavnsKom- mune er i tvivl om. hvorvidtder ergrundlag for at undtage dokumenter eller oplysninger. deromhandler Happy Copenhagen'sforhold fra aktindsigt, gi- ver KøbenhavnsKommune HappyCopenhagen mulighed for at afgive be- mærkninger. inden KøbenhavnsKommunetræffer afgørelse.
14. Tilskudsmodtager skal i PR-og oplysningsmateriale samt host city dressing oplyse om. at KøbenhavnsKommune støtter projektet økonomisk. Dette indbefatter også eksponering sammen med andre sponsorer og tilskuds- ydere (som fx logo på sponsorvægog banner). Logo kandownloader her: design:!;k:dk Happy Copenhagen skal stille tekst- og billedbidrag til rådig- hed for markedsføring af Københavns Kommunes værtskab afCopenhagen 2021 på Københavns Kommunes digitale platforme og kommunikationska-
naler. Københavns Kommune alene har det redaktionelle ansvarfor ind-
sendt mutedale.
15. Somet led i aftalen stiller HappyCopenhagenfølgende billetter til rådighed
for Kommunen til fri disposition:
42 billetter til menneskerettighedskonferencen til politiske udvalg, eventråd. direktion samt medarbejdere som arbejder med eventen.
Ved misliaholdelse af aftale
Med hensyntil misligholdelse afaftalen henvisestil danskretsalmindelige reg- ler herom. Dog betragtesdet altid som væsentlig misligholdelse. hvisrevideret budget. regnskabeller evaluering ikke er fremsendt til godkendelsesenestto måneder efter fristens udløb. med mindre andet aftales.
K.ab.nh'~.. d.. "ntt-2..a.. København.den L/w-2.0.«
For Københavns Komm une
Tl=ibmas Bach. Idrætschef
Vedlagt
Bilag1:Ansøgning og budget Copenhagen 2021 Bilag2: Revideretbudget pr. september 2020 Bilag3: Organisationsdiagram
Bilag4; Projektplanmed milepæle samt risikovurdering for projektet i 2020
Bilag 5: Projektplan for eventens legacies projektledt i regi af Happy Copenhagen
Bilag 6: Regnskabsmodel og -vejledning til modtagere af projekttilskud Bilag 7; Revisionsinstruks
Bilag 8: Arbejdsklausul KFF
Bilag 9: Vejledning til social klausul