Udbud af revision og
Udbud af revision og
rådgivningsydelser for FAB
Indholdsfortegnelse | ||
Præsentation af FAB | 3 | |
Ordregiver | 3 | |
Antal afdelinger og lejemål | 3 | |
Stamoplysninger | 3 | |
Geografisk placering | 3 | |
Særlige forhold | 3 | |
Fremtidsplaner | 4 | |
Strategi / handleplaner | 4 | |
Nybyggeri | 4 | |
Renoveringer | 5 | |
Organisationsdiagram | 5 | |
Ledelse | 5 | |
Detaljer om økonomifunktionen og IT-funktionen | 6 | |
Økonomifunktionen | 6 | |
IT-funktionen | 6 | |
IT-systemer, herunder mulighederne for fjernadgang | 7 | |
Beskrivelse af ydelsen der udbydes | 8 | |
Lovpligtig revision | 8 | |
Tilbagevendende opgaver | 8 | |
Tidsplan, herunder særligt forventet opstart og deadlines | 8 | |
Tilbagevendende øvrige opgaver (f.eks. revision af reguleringskonti, ejerforeninger o.l.) 8
Øvrige tilbagevendende opgaver 8
Tidsplan, herunder særligt forventet opstart og deadlines 9
Periodiske øvrige opgaver (f.eks. revision af byggeregnskaber) 9
Periodiske øvrige opgaver 9
Tidsplan, herunder særligt forventet opstart og deadlines 9
Rådgivning og øvrig assistance 9
Modtagne rådgivning og øvrig assistance over de senest 2 år 9
Beskrivelse af tilbudsprocessen 10
Betingelser og kriterier vedrørende tilbudsgivernes egnethed (mindstekrav, økonomi, erfaring mv.) 10
Udvælgelseskriterier 10
Tildelingskriterier 10
Tidsplan for tilbudsprocessen, herunder frister og beslutningsdato 11
Særlige forhold 11
Bilag. 11
Særlige forhold, som ledelsen / bestyrelsen ønsker at gøre opmærksom på 11
Præsentation af FAB
Ordregiver
Ordregiver er FAB - Fyns Almennyttige Boligselskab cvr. nr. 37 83 00 11., der er en almen boligorganisation. Boligorganisationen er omfattet af
• Lovbek. nr. 1877 af 27. september 2021 – Lov om almene boliger
• Lovbek. nr. 928 af 4. september 2019 – Lov om leje af almene boliger
og har regnskabsafslutning 30.06.
Antal afdelinger og lejemål
Stamoplysninger
Antal afdelinger: 101 Antal
Bruttoetage- Á
Antal
lejemål areal antal m2 lejemålsenheder lejemålsenheder
1) Boliger | 8.751 | 666.758 | 1 | 8.751 |
2) Erhvervslejemål | 22 | 7.385 | 1 pr. påbeg. 60 | 127 |
m2 | ||||
3) Institutioner | 3 | 1.047 | 1 pr. påbeg. 60 | 20 |
m2 | ||||
4) Garager/carporte | 660 | 10.597 | 1/5 | 130 |
5) Lejemål, m2 og | ||||
lejemålsenheder i alt | 9.436 | 685.787 | 9.028 |
Endvidere har vi p.t. 7 byggebalancer underlagt revision.
Geografisk placering
FABs administration ligger på Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 0 x Xxxxxx X. Alle boligafdelingerne er beliggende på hele Fyn.
Særlige forhold
Boligselskabets afdelinger omfatter blandt andet afdelingerne Fyrreparken og Birkeparken i Vollsmose, som begge er på listen over omdannelsesområder og som følge deraf, er i gang med realiseringen af den vedtagne udviklingsplan. Det samme gør sig gældende for afdelingen Riisingsparken, som er beliggende i det områder der hedder Solbakken som ligeledes er underlagt en udviklingsplan.
Derudover er der igangværende helhedsplaner i 2 afdelinger, Højstrupparken og Xxxx Xxxxx vej, ligesom der er gang i en række nybyggerier.
Under FAB ligger der endvidere to anpartsselskaber. FAB Erhverv ApS, hvis eneste aktivitet er udlejning af erhvervslokaler i Birkeparken, samt FAB Fremtidens Vollsmose ApS, som udelukkende er gennem- faktureringsselskab i henhold til udviklingsplanen for Vollsmose. Der er ikke revision på FAB Erhverv ApS, medens det er besluttet frivilligt at lade FAB Fremtidens Vollsmose ApS revidere. Det forventes at revisor
for FAB også revidere FAB Fremtidens Vollsmose ApS, men at dette sker på en selvstændig aftale og som derfor ikke omfattes af nærværende tilbud.
Fremtidsplaner
Strategi / handleplaner
FAB har siden 2019 arbejdet med strategiplanen ”Mennesker, miljø & moderne forretning”. Strategien arbejder med 4 hovedområder, eller strategi-huse, som favner følgende emner:
Det blå hus – Vi driver en moderne forretning
Vi har hjerte som en forening og drives som en forretning. Gennem moderne drift vil vi give vores beboere mest kvalitet for pengene. Vi samarbejder, for sammen kan vi løfte mere og nå længere.
Det grønne hus – Vi går den grønne vej
FAB vil gå forrest i forhold til at skabe attraktive, grønne og bæredygtige boliger. Vi arbejder derfor på at skabe boliger og boligområder, der indtænker grønne og miljørigtige løsninger og boliger, som er sunde at bo i.
Det gule hus – Vi ser glade og engagerede medarbejdere som vores DNA
I FAB vil vi have dygtige og engagerede medarbejdere og give vores ansatte de bedste muligheder for at lære nyt og udvikle sig som mennesker.
Det røde hus – Vi tager vores almene og sociale ansvar alvorligt
I FAB vil vi skabe levende og trygge fællesskaber for beboerne i vores boligområder til gavn for åbenhed og tolerance og som grundlag for det gode og trygge boligliv.
Den nuværende strategiperiode udløber med udgangen af 2022 og der er igangsat en proces med udvikling af en ny strategiplan. Grundlæggende bliver de 4 hovedspor og strategi-husene bibeholdt i den nye strategi, og vil således sikre en rød tråd fra den nuværende strategiplan over til den nye.
Nybyggeri | |||
Projekt | Skema A | Skema B | Bemærkninger |
godkendt | godkendt | ||
Afd. 104, Haarby Lund | ja | ja | Forventes afsluttet 2022 |
Afd. 105, Xxxxx Xxxxxxxxxx Have | ja | ja | Forventes afsluttet 2022 |
Afd. 110, Thors Have | ja | ja | Forventes afsluttet 2023 |
Afd. 111, Krogsbølle | ja | ja | Forventes afsluttet 2022 |
Afd. 112, Otterup | ja | ja | Forventes afsluttet 2023 |
Afd. 114, Albanigade | ja | nej | Forventes afsluttet 2024 |
Afd. XX, Islandsgade | nej | nej | Forventes afsluttet 2023 |
Afd. XX, Båring, bofællesskab | nej | nej | Forventes afsluttet 2025 |
Renoveringer
Projekt Skema A
godkendt
Skema B godkendt
Bemærkninger
Afd. 51, Højstrupparken Afd. 33, Xxxx Xxxxx Vej Afd. 15, Fyrreparken
Afd. 16, Birkeparken Infrastrukturplan, Vollsmose Afd. 61, Riisingsparken Infrastrukturplan, Riisingsparken Afd. 14, Nedergården
Afd. 12, Mosegårdsparken B Afd. 45, Faaborg
ja ja ja ja ja ja Ja nej nej nej
ja ja ja nej ja ja nej nej nej nej
Forventes afsluttet 2023
Forventes afsluttet 2023
Forventes afsluttet 2023 (Udviklingsplan) Forventes afsluttet 2026 (Udviklingsplan) Forventes afsluttet 2022
Forventes afsluttet 2025 (Udviklingsplan) Forventes afsluttet 2025
Forventes afsluttet 2027
Forventes afsluttet 2027
Forventes afsluttet 2027
Organisationsdiagram
Ledelse
Detaljer om økonomifunktionen og IT-funktionen
Økonomifunktionen
Organisation
Arbejdsområder
Person Titel Ansvarsområder Erfaring
Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx X. Xxxxxxx
Chef for økonomi og IT Faglig koordinator
Overordnet ansvar for økonomi og IT
IT superbruger, boligafd.regnskab, projekter
10+
25+
Xxxx X. Xxxxxxxxxxxx Controller BI, kapitalforvaltning, boligafd.regnskab, projekter 5+ Xxxxxx X. Xxxxxxx Controller Hovedselskab, boligafd.regnskab 5+ Xxxxx Xxxxxxxxxxx Økonomimedarbejder Byggesagsfinansering, boligafd.regnskab 25+ Xxxxx Xxxxxxxxx Økonomimedarbejder Hovedselskab, boligafd.regnskab, løn 10+ Xxxxx Xxxxxxxx Økonomimedarbejder Kreditor, bank
IT-funktionen
Organisation
Arbejdsområder | |||
Person | Titel | Ansvarsområder | Erfaring |
Xxx Xxxxxxx | IT-administrator | Udviklingsprojekter, Superbrugergruppe | 10+ |
Xxxx Xxxxxxxxxx | IT-medarbejder | Kontrakter, mindre projekter, support | 25+ |
Xxx Xxxxxxxxxx | Supportmedarbejder | Helpdesk, support, mindre projekter | 10+ |
IT-systemer, herunder mulighederne for fjernadgang
System Anvendte moduler Udbyder Serverplacering Ansvarlig
medarbejder
Microsoft Office 365 Microsoft JDM Xxx Xxxxxxx Unik Bolig 4 Unik System Design JDM Xxx Xxxxxxx
I-syn
I-opgave Omnidesk Boligdok Proløn
Logicmedia Logicmedia Logicmedia EG Bolig Proløn
JDM JDM JDM
(Civica) Proløn
Xxxxxxx Xxxxxx Xxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx
TimeMap TimeMap TimeMap Xxxx Xxxxxxxx
Vi kører på en terminalserverløsning, fra hvilken revisor kan få adgang til økonomisystem.
Beskrivelse af ydelsen der udbydes
Lovpligtig revision
De inviteres hermed til at afgive tilbud på revisions- og rådgivningsopgaver for FAB – Fyns Almennyttige Boligselskab.
Tilbagevendende opgaver
• Lovpligtig revision af FAB og tilhørende afdelinger samt byggebalancer i overensstemmelse med den på tidspunktet for tilbuddets afgivelse gældende lovgivning og regler
• Afgivelse af erklæring på regnskabsindberetning for FAB og tilhørende afdelinger
• Afgivelse af erklæring på låneindberetning for FAB og tilhørende afdelinger
• Afgivelse af erklæring på indberetning af ungdomsboligbidrag
Tidsplan, herunder særligt forventet opstart og deadlines
Udførelsen af de tilbagevendende opgaver listet ovenfor forventes henholdsvis påbegyndt og afsluttet inden for nedenstående terminer:
Opgave Opstart Afslutning Deadline
Lovpligtig revision af FAB og tilhørende afdelinger i overensstemmelse med
den på tidspunktet for tilbuddets afgivelse gældende lovgivning og regler
Afgivelse af erklæring på regnskabsindberetning for FAB og tilhørende afdelinger
Uge 39 Uge 41 Ultimo uge 41
5 måneder efter regnskabsårets udløb
Afgivelse af erklæring på låneindberetning for FAB og tilhørende afdelinger
Afgivelse af erklæring på indberetning af ungdomsboligbidrag
15.06
15.02
Tilbagevendende øvrige opgaver (f.eks. revision af reguleringskonti, ejerforeninger o.l.)
Øvrige tilbagevendende opgaver
• Afgivelse af erklæring på reguleringskonti vedrørende boligsociale helhedsplaner
• Afgivelse af erklæring på reguleringskonto vedrørende helhedsplaner
Tidsplan, herunder særligt forventet opstart og deadlines
Udførelsen af de periodisk tilbagevendende opgaver listet ovenfor forventes henholdsvis påbegyndt og afsluttet inden for nedenstående terminer:
Opgave Opstart Afslutning Deadline
Afgivelse af erklæring på reguleringskonti vedrørende boligsociale helhedsplaner
Afgivelse af erklæring på reguleringskonto vedrørende helhedsplaner
30.06
30.06
Periodiske øvrige opgaver (Optioner)
Periodiske øvrige opgaver
• Afgivelse af erklæring på byggeregnskaber vedrørende nybyggeri
• Afgivelse af erklæring på byggeregnskaber vedrørende renoveringer, forbedringer mv.
• Afgivelse af erklæring om afsatte beløb i byggeregnskaber
Tidsplan, herunder særligt forventet opstart og deadlines
Udførelsen af de periodiske opgaver listet ovenfor forventes henholdsvis påbegyndt og afsluttet inden for nedenstående terminer:
Opgave Opstart Afslutning Deadline
Afgivelse af erklæring på byggeregnskaber vedrørende nybyggeri
Afgivelse af erklæring på byggeregnskaber vedrørende renoveringer, forbedringer mv.
6 mdr efter skæringsdatoen
6 mdr efter skæringsdatoen
Afgivelse af erklæring om afsatte beløb i byggeregnskaber
Oplyses af kommunen
Rådgivning og øvrig assistance
Modtagne rådgivning og øvrig assistance over de senest 2 år
Over de seneste 2 år har FAB modtaget rådgivning og assistance til følgende opgaver:
• Rådgivning om de moms- og skattemæssige aspekter i selskabskonstruktionen i forhold til udviklingsplanen i Vollsmose.
• Assistance med klagesager i forhold til ejendomsvurderinger.
Omfanget af rådgivning og øvrig assistance forventes at være uændret fremadrettet.
Beskrivelse af tilbudsprocessen
Betingelser og kriterier vedrørende tilbudsgivernes egnethed (mindstekrav, økonomi, erfaring mv.)
Beskrivelse af udbudsprocessen
Udbudsformen er begrænset udbud efter Udbudslovens §§ 58-60. Tildelingskriterier er ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Spørgsmål
Spørgsmål skal stilles til Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx på xxxx@xxxxx.xx.
Spørgsmål til udbudsmaterialet samt tilbudsfasen, der er modtaget på den nedenfor anførte spørgefrist den 16. september 2022, forventes besvaret senest den 20. september 2022.
Aflevering af tilbud
Det samlede tilbud, incl. tilbudsskema, skal være fremsendt på mail xxxx@xxxxx.xx Senest den 3. oktober 2022 kl. 12.00
Udvælgelseskriterier
For at kunne deltage i udbuddet, skal tilbudsgiverne fremlægge bevis for, at følgende krav er opfyldt.
• At de har relevant erfaring, med revision af almene boligorganisationers regnskaber.
• At de råder over personale med erfaring og kompetencer, der er nødvendige til udførelse af opgaverne, herunder at man har flerårig erfaring samt erfaring fra en kritisk masse.
• At de vedlægger tro- og loveerklæring, på at der ikke er ubetalt forfalden gæld til det offentlige.
Tildelingskriterier
Bud som opfylder udvælgelseskriterierne, vil blive vurderet med hensyn til følgende tildelingskriterier ud fra en samlet vurdering og vægtning:
• Rapportering/fremlæggelse (10%)
• Pris (20%)
• Erfaring (30%)
• Kvalitet (20%)
• Proces (20%)
Tidsplan for tilbudsprocessen, herunder frister og beslutningsdato
Opgave Dato
Opslag af udbud 6. september 2022
Deadline for modtagelse af spørgsmål vedrørende udbuddet
Deadline for aflevering af tilbud
Tilbud afleveret efter fristen anses ikke for modtaget.
16. september 2022
3. oktober 2022
Behandling af modtagne tilbud i ledelsen Uge 40 2022
Afholdelse af afklarende møder med udvalgte tilbudsgivere
Behandling af modtagne tilbud i bestyrelsen, herunder indstilling til repræsentantskabsmødet om valg af revisor
Uge 41 2022
27. oktober 2022
Meddelelse til tilbudsgivere om resultatet af udbuddet 4. november 2022
Afholdelse af repræsentantskabsmøde og endelig valg af revisor
24. november 2022
Særlige forhold
Bilag.
Til brug for afgivelse af tilbud, kan følgende bilag rekvireres hos FAB:
• Tilbudsskema FAB (bilag1)
• Senest årsregnskab for FAB med tilhørende revisionsprotokollat (bilag 2)
• Referat af den senest afholdte styringsdialog (bilag 3)
Særlige forhold, som ledelsen / bestyrelsen ønsker at gøre opmærksom på
Ledelsen og bestyrelsen ønsker at gøre opmærksom på følgende forhold:
• FAB er en boligorganisation, som ønsker at være blandt de førende på en række områder som f.eks. digitalisering, bæredygtighed og udvikling af branchen
• FAB er kendetegnet ved mange projekter, som flere igangværende helhedsplaner, såvel fysiske som boligsociale samt adskillige nybyggerier
• FAB arbejder på at højne det beboerdemokratiske område