Baltic Control Certification A/S
Baltic Control Certification A/S
Generelle bestemmelser for certificering af ledelsessystemer.
Introduktion
de særlige krav i disse certificeringsbestemmelser skal overholdes for at opnå og vedligeholde en ledelsessystemcertificering i henhold til internationale og nationale standarder, akkrediteringskrav og retningslinjer.
Kravene i disse certificeringsbestemmelser kan ikke dispenseres og tilsidesætter alle andre vilkår. Udstedte certifikater tilhører Baltic Control Certification A/S.
Indhold
Tildeling af certificeringen 2
Opretholdelse af certificeringen 2
Udvidelse af certificeringen 3
Suspendering og tilbagetrækning af certificeringen 3
Henvisning til certificering af ledelsessystemer og anvendelse af mærker 3
Generelt:
Baltic Control Certification A/S udfører, som tredjepart, certificering af ledelsessystemer, i overensstemmelse med ISO standarden ISO/EN 17021:2005
• En certificering baserer sig på en ansøgning fra en virksomhed (ansøger) om certificering af ledelsessystem. Baltic Control Certification A/S (certificeringsorgan), herefter CO, fastlægger sammen med ansøger grundlaget for evaluering af ansøger ved at aftale hvilke kriterier – angivet i standarder, love, ordninger, bekendtgørelse
m.v. – der skal være gældende for certificeringen.
• I øvrigt henvises yderligere til gruppen Baltic Control® Terms & Conditions: Terms & Conditions (xxxxxxxxxxxxxxx.xxx)
• CO begrænser sine krav, evaluering og beslutning om certificering til de forhold, der specifikt har relation til det relevante gyldighedsområde.
• CO kan lade evalueringer udføre med egne medarbejdere eller ved medvirken af underleverandører. CO har altid det fulde ansvar for opgaver givet i underleverance.
• CO forlader sig kun på evalueringsresultatet fra certificeringer tilendebragt inden ansøgning om certificering, når det påtager sig ansvaret for resultaterne og finder det godtgjort, at organet, der har indført evalueringen opfylder krav specificeret i certificeringsordningen.
• Hvis kravene til en certificering ændres, skal certifikatejer informeres, og CO sikre, at certifikatejer opfylder de nye krav. Dette vil CO informere certifikatejer om i rimelig tid. CO vil derefter tilsikre at den certificerede fortsat opfylder kravene om certificering
Den indledende evaluering af et ledelsessystem skal udføres i to trin: Fase 1 og Fase 2.
Kunden skal:
• overlevere de nødvendige data for at bestemme omfanget af certificeringen (brug f.eks. vores ansøgningsskemaer xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx )
• forsyne vores auditteam med oplysninger, der gør det muligt at fastslå, om kundens ledelsessystem er dokumenteret i overensstemmelse med gældende krav
• give auditteamet adgang til faciliteter, personale og dokumenter, så auditteamet kan verificere, at kunders ledelsessystem er blevet etableret og vedligeholdt;
• samarbejde med auditteamet ved håndtering af afvigelser
• før fase 2 -besøg indsamle oplysninger fra relevante myndigheder om aftaler og udestående betingelser, der er relevante for certificeringen
• på fase 2 -besøg dokumenter, der vedrører eventuelle aftaler, godkendelser, godkendelser, forpligtelser, forbud, tilsynsrapporter og eventuelle udestående betingelser, der er relevante for certificeringen skal gøres tilgængelige
• Opdatere og vedligeholde ledelsessystemdokumentation i overensstemmelse med certificeringskravene. Denne dokumentation skal versionsstyres.
1. Ansøger henvender sig til CO. Henvendelsen registreres og ”Application for Certification Baltic Control” samt Certificeringsbetingelser fremsendes til kunden.
2. Ansøgning underskrives og returneres til CO.
3. Evalueringsgruppen modtager ansøgningen og opretter sagsregister. Dernæst sammensættes auditteam (såfremt flere auditorer). Der anvendes kun autoriserede auditorer med underskrevet fortrolighedserklæring. Audit planlægges og der fremsendes et auditprogram.
4. Ved første audit i en certificeringsperiode, består auditten af to faser. Første fase auditerer ledelsessystemet for bl.a. at afdække ledelsessystemets væsentlige aspekter, processer, mål og funktion og om kunden er klar til fase 2. Resultatet dokumenteres og dokumenteres til kunden i en rapport og auditfase 2 planlægges. Resultatet af fase 1 kan føre til en udskydelse eller aflysning af fase 2
Auditfase 2 bedømmer implementeringen, herunder effektiviteten af ledelsessystemet. Herunder overvågning, måling, rapportering og gennemgang af præstationer i forhold til målsætninger og mål (i overensstemmelse med forventningerne i ledelsessystemet).
5. Auditorer modtager arbejdsinstruks og gennemfører auditten. Audittens resultat behandles og opsamles tjeklisten.
6. Evalueringsgruppen behandler tjeklisten samt øvrige dokumenter. Resultatet dokumenteres i en rapport og ansøger meddeles straks om resultatet af evalueringen med oplysning om evt. mangler/fejl, der skal rettes og hvilke handlinger, der evt. skal iværksættes for at afslutte forholdet.
7. Når evt. mangler/fejl er rettet og situationen er helt afklaret og accepteret kan certifikat udstedes og tilsendes ansøger. Herefter afsluttes sagen.
8. Implementering af kravene i ledelsessystemet kan på ingen måde erstatte overholdelse af gældende national eller Europæisk lovgivning.
9. CO´s akkrediterings organ DANAK har altid ret til at udføre monitorering af CO´s arbejde. Denne monitorering vil ikke have indflydelse på audit eller resultat af audit.
Opretholdelse af certificeringen
• Certificeringen gyldig i 3 år fra beslutning om certificering, dog betinget af årlig opfølgende evaluering. Re- certificering skal udføres i så god tid at godkendelsen kan bevares.
• Auditten afsluttes med at auditor giver en foreløbig vurdering af resultatet af evalueringen. Hvis evalueringsgruppen ved den efterfølgende evaluering af rapporten, ændrer i vurderingen, skal ansøgeren straks informeres.
• Ansøger modtager en auditrapport.
• Konstateres der afvigelser eller mangler ved foder/ fødevaresikkerheden, skal korrektion straks iværksættes og udføres inden for en frist godkendt af CO.
• De relevante korrigerende handlinger skal godkendes af CO. Normalt accepteres en tidsfrist på 60 dage.
• Konstateres der afvigelser eller mangler, der bevirker væsentlig kvalitetsforringelse af det certificerede scope, skal disse afvigelser eller mangler bringes i orden ved korrigerende handlinger.
• CO skal orienteres herom og det er CO, der afgør om FSMS kan certificeres.
• Såfremt CO har en gyldig begrundelse, kan re-certificeringen udskydes en rimelig periode.
• Audit udføres uanmeldt eller med kort varsel i tilfælde af klager eller suspension af et certifikat.
• Audit kan udføres uanmeldt eller med kort varsel i tilfælde af væsentlige ændringer fra en certificeret kunde, hvor disse ændringer kan påvirke ledelsessystemets evne til at opfylde kravene i det pågældende scheme.
• På schemes, hvor der er uanmeldt audit, vil audit blive udført iht. kravelementer fra pågældende scheme. Kunden har mulighed for at vælge datoer eller perioder, hvor audit ikke kan finde sted jævnfør bestemmelse i det pågældende scheme, og CO skal orienteres om disse datoer eller perioder.
Disse uanmeldte audits udføres for nuværende på:
o EFISC-GTP standarden,
▪ Tilfældigt uanmeldt auditprogram uden varsel før audit
▪ Obligatorisk uanmeldt revisionsprogram for leverandører til QS- og FCA-certificerede kunder med to arbejdsdages varsel før audit for kat. G and F
Udvidelse af certificeringen
• CO gennemfører en re-evaluering i tilfælde af ændringer, der i væsentlig grad indvirker på fødevaresikkerheden, eller ved ændringer i ejerskab, ombygning eller ledelse hos ansøgeren, hvor dette er relevant, eller hvis andre oplysninger viser, at fødevaresikkerheden ikke længere opfylder kravene i certificeringsordningen. Re-evalueringen gennemføres efter samme mønster som den første evaluering af fødevaresikkerheden.
• Certifikatejer er forpligtet til at informere CO omgående i tilfælde af forhold, der kan påvirke ledelsessystemets evne til fortsat at opfylde kravene, f.eks. ændring i ejerskab, organisation eller væsentlige ændringer af ledelsessystemet herunder også i produkt eller produktionsprocesser.
Suspendering og tilbagetrækning af certificeringen:
• Ansøger kan anmode om, at en certificering stilles i bero, dersom man er forhindret i at overholde regler og vilkår for certificeringen. En certificering kan bevilges stillet i bero i op til 6 mdr. I den mellemliggende periode betragtes ansøgeren som ikke certificeret. Herefter betragtes certificeringen som trukket tilbage, hvilket meddeles ansøger skriftligt.
• Hvis der konstateres grove eller gentagne overtrædelser af regler og vilkår eller hvis betingelserne ikke længere opfyldes, kan certificeringen suspenderes af CO. Forinden en suspendering træder i kraft, har ansøger mulighed for at afgive en udtalelse inden for en nærmere angiven tidsfrist.
• Er påtalte forhold ikke bragt i orden og godkendt af CO, vil certificeringen blive tilbagekaldt. En tilbagekaldt certificering kan først genetableres efter at CO ved en fornyet evaluering har konstateret, at alle betingelser er opfyldt.
• Certifikatet suspenderes hvis Food Safety Management System vedvarende ikke opfylder eller opfylder kravene meget mangelfuldt, herunder kravene til systemets virkningsfuldhed.
• Certifikatet suspenderes hvis overvågnings- eller recertificerings audits ikke kan gennemføres med de nødvendige intervaller.
• Certifikatet suspenderes, hvis certifikatejer efterspørger en sådan suspension.
• Suspensionen skal tilbagetrækkes, hvis årsagen til suspensionen er fjernet. Hvis årsagen ikke fjernes indenfor en tidsfrist sat af CO, tilbagetrækkes certifikatet, eller scope reduceres.
Henvisning til certificering af ledelsessystemer og anvendelse af mærker
• Henvisninger må ikke anvendes på produktemballage hvor det kan tolkes som et udtryk for produktoverenstemmelse
• Henvisninger må ikke anvendes i forbindelse med laboratorieprøvning, kalibrerings- eller inspektionsrapporter eller certifikater
• Erklæringer på produktemballagen eller i ledsagende information om at den certificerede kunde har et certificeret ledelsessystem. Erklæringen skal tydeligt indeholde følgende:
o Navn på den certificerede kunde
o Typen af ledelsessystem
o Certificertet af: Baltic Control Certification A/S
Fortrolighed og upartiskhed:
• Oplysningerne indsamlet under audit behandles strengt fortroligt
• CO kan offentliggøre navnet på den certificerede kunde på egen hjemmeside, samt certifikatets gyldighed. CO vil ikke offentliggøre yderligere information om ansøger medmindre ansøger er informeret samt har accepteret dette.
• CO garanterer, at alle medarbejdere – egne som eksterne – er kompetente og overholder de gældende bestemmelser, ligesom de ikke er involveret i konstruktion eller fremstilling af produkter lig med det evaluerede produkt på en måde, der kan skabe tvivl om upartiskhed.
Afmelding
Ved afmelding eller rykning af audit med mindre end en uges varsel, forbeholder CO sig retten til at opkræve afmeldingsgebyr efter følgende takster:
• Mindre end en uges varsel: 25 % af certificeringsprisen
• Mindre end 48 timers varsel: 50 % af certificeringsprisen
• På auditdagen: 75 % af certificeringsprisen
Klager og anker:
• Klager og anker indgives til e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxxx.xxx. CO sender kvittering for modtagelse af klager og anker.
• Klager og anker vil blive behandlet i uvildig certificeringskomite. CO sender resultatet af behandlingen i certificeringskomiteen til indgiver