UDBUDSMATERIALE EU-UDBUD

Udbuddet gennemføres i et samarbejde mellem Aabenraa, Tønder, Varde og Vejen Kommuner. Billund Kommune deltager i udbuddet på en option og har mulighed for at tiltræde aftalen i løbet af kontraktperioden.

De deltagende kommuner har ved dette udbud, en forventning om at opnå en økonomisk og servicemæssig fordelagtig aftale.

1.2 Oplysning om kommunerne

Oplysninger om de deltagende kommuner:

Aabenraa Kommune, indbyggertal ca. 60.200
Tønder Kommune, indbyggertal ca. 40.500
Varde Kommune, indbyggertal ca. 49.500
Vejen Kommune, indbyggertal ca. 42.500

Herefter kaldet udbyder

Oplysning om kommuner på option:

Billund Kommune, indbyggertal ca. 26.200

1.3 Udbudsansvarlig

Tønder Kommune er tovholder og kontaktperson i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet, og varetager indtil kontraktskrivning al kommunikation vedrørende udbuddet.

Efter udbuddets afslutning handler de i udbuddet deltagende kommuner med de valgte kontrakthavere som individuelle juridiske parter. Det betyder, at hver deltagende kommune er en selvstændig juridisk myndighed, hvilket medfører, at der skal indgås særskilt kontrakt med hver af de deltagende kommuner.

1.4 Udbyders fremtidige rammeaftaler

Udbuddet er opdelt i delaftaler, og der kan gives bud på én eller flere af disse delaftaler.

Det er hensigten at indgå aftale med én leverandør pr. delaftale.

Aftalen omfatter det løbende forbrug af hjælpemidler til de deltagende kommuner. Den/de enkelte rammeaftale(r) er eksklusiv, hvilket vil sige, at den/de valgte leverandør(er) skal bruges, når der bliver behov for anskaffelse af et konkret hjælpemiddel omfattet af delaftalen. Der er 2 undtagelser herfra:

Der kan i nogle tilfælde vise sig specielle behov i forbindelse med et konkret hjælpemiddel, som bevirker, at den valgte leverandørs produkter ikke kan anvendes. Denne undtagelse har kun virkning, hvis det specielle behov er dokumenteret ved en funktionsvurdering af kommunens terapeuter.
Der kan i aftaleperioden blive afsagt kendelser i Ankestyrelsen eller blive truffet lokalpolitiske beslutninger, som betyder, at et konkret hjælpemiddel skifter status til et almindeligt forbrugsgode.

Kontraktperioden fremgår af udbudsmaterialets afsnit 1.6 kontraktperiode.

Valg af leverandør (kontrakthaver) er ikke afsluttet, før rammekontrakt er underskrevet af begge parter.

1.5 Opgavens omfang

Udbuddet er gældende for alle de deltagende kommuners hjælpemiddeldepoter. Det afstemmes med den enkelte kommune, hvorvidt der kan være andre, som skal være omfattet af aftalen.

Nærværende udbud er fordelt på følgende bilag og delaftaler:

bilag 1 - delaftale 1 - siddepude, trykaflastende skumpude til kørestol
bilag 2 - delaftale 2 - siddepude, standard skumpude til kørestol
bilag 3 - delaftale 3 - statisk luftpude
bilag 4 - delaftale 4 - standard skummadras, tynd
bilag 5 - delaftale 5 - trykfordelene statisk luftmadras, topmadras
bilag 6 - delaftale 6 - mobil bade- og toiletstole
- delaftale 6.1 - mobil bade- og toiletstol med hjul
- delaftale 6.2 - mobil bade - og toiletstol med eldrevet kipfunktion
bilag 7 - delaftale 7 - toilet-badestol med elektrisk højdeindstilling, med hjul
bilag 8 - delaftale 8 - toiletforhøjer til fastmontering
bilag 9 - delaftale 9 - toiletsæde med armlæn
bilag 10 - delaftale 10 - badebænke
- delaftale 10.1 - badebænk
- delaftale 10.2 - badebænk, smal
bilag 11 - delaftale 11 - albuestok, enkeltindstillelige med anatomisk håndtag
bilag 12 - delaftale 12 - rollator, sideværts sammenklappelig
bilag 13 - delaftale 13 - rollator, standard
bilag 14 - delaftale 14 - rollator, udendørs
bilag 15 - delaftale 15 - strømpepåtager
- delaftale 15.1 - strømpepåtager til åben tå
- delaftale 15.2 - strømpepåtager til lukket tå
bilag 16 - delaftale 16 - kørestol, krydsramme
- delaftale 16.1 - kørestol, aktiv krydsramme
- delaftale 16.2 - transport kørestol, krydsramme
bilag 17 - delaftale 17 - kørestol, aktiv fastramme
bilag 18 - delaftale 18 - kørestol, hjælpemanøvreret, komfort
bilag 19 - delaftale 19 - kørestol, hjælpemanøvreret, komfort ekstra
bilag 20 - delaftale 20 - glidelagen
bilag 21 - delaftale 21 - mobil personløfter
bilag 22 - delaftale 22 - mobil ståløftere og sejl til ståløftere
- delaftale 22.1 - mobil ståløftere
- delaftale 22.2 - sejl til ståløftere
bilag 23 - delaftale 23 - fritstående skinnesystem og stationær personløfter
- delaftale 23.1 - fritstående skinnesystem med løftemodul
- delaftale 23.2 - stationær personløfter ”loftlift”
bilag 24 - delaftale 24 - løftesejl
bilag 25 - delaftale 25 - sengebord med hjul
bilag 26 - delaftale 26 - arbejdsstole og ståstøttestole
- delaftale 26.1 - arbejdsstol med bremser og elektrisk højderegulering
- delaftale 26.2 - arbejdsstol med bremser og gasfjeder til højderegulering
- delaftale 26.3 - ståstøttestol med bremser og elektrisk højderegulering
- delaftale 26.4 - ståstøttestol med bremser og gasfjeder til højderegulering
bilag 27 - delaftale 27 - elektrisk indstillelig plejeseng
bilag 28 - delaftale 28 - ramper…..
bilag 29 - delaftale 29 - ramper…..
bilag 30 - delaftale 30 - trykfordelene skummadras, helmadras (lavrisiko)
bilag 31 - delaftale 31 - trykfordelene skummadras, helmadras (stadie 2)
bilag 32 - delaftale 32 - trykaflastende luftmadrasser
- delaftale 32.1 - trykaflastende luftmadras, dynamisk, topmadras
- delaftale 32.2 - trykaflastende luftmadras, dynamisk, helmadras

Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet udgør på årsbasis gældende for:

delaftale 1 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 2 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 3 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 4 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 5 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 6 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 7 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 8 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 9 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 10 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 11 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 12 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 13 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 14 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 15 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 16 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 17 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 18 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 19 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 20 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 21 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 22 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 23 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 24 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 25 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 26 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 27 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 28 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 29 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 30 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 31 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)
delaftale 32 - cirka indsæt antal mio. danske kr. ekskl. moms (anslået)

Der er i forhold til de oplyste forbrugstal alene tale om et estimat, som ikke er bindende for udbyder.

Deltagende Kommuner	Samlet forbrug for alle delaftaler (årsbasis)	Eventuelle bemærkninger
Aabenraa	Ca. kr. 2.200.000	Aabenraa Kommune vurderer badebænke som et forbrugsgode. Kommunen forventer derfor at have et begrænset forbrug af badebænke, idet badebænke kun anvendes som et midlertidigt redskab i forbindelse med rehabilitering.
Tønder	Ca. kr.
Varde	Ca. kr.
Vejen	Ca. kr.	Vejen Kommune har i dag en lejemodel på området for genbrugshjælpemidler. Derfor er det estimerede forbrug i kr./øre et skønnet tal for Vejen Kommune og ikke baseret på historiske tal.

Kommune på Option	Samlet forbrug for alle delaftaler (årsbasis)	Eventuelle bemærkninger
Billund	Ca. kr.

Da de deltagende kommuner har forskellige procedurer på området, kan tilbudsgiver ikke forvente, at alle de deltagende kommuner i kontraktperioden køber alle typer af produkter på tilbudslisterne.

Det estimerede forbrug som fremgår af tilbudslisterne er det samlede estimerede forbrug, dog kan forbruget blot være for nogle af de deltagende kommuner, jf. ovenstående.

Udbyder gør opmærksom på, at genbrugshjælpemidler bevilliges af kommunen i henhold til Servicelovens § 112.

At Servicelovens § 112 er ændret ved lov 407 af 21. april 2010 og trådt i kraft 1. oktober 2010, således der nu er adgang til frit valg af leverandør af alle typer hjælpemidler undtagen APV genbrugshjælpemidler. Endvidere vil borgere mod betaling af prisdifferencen kunne vælge et dyrere hjælpemiddel end det, der er omfattet af kommunalbestyrelsens bevilling.

I Servicelovens § 112 stk. 4, findes en undtagelse til adgangen til frit at vælge leverandør, hvis borgeren ønsker at indkøbe et nyt hjælpemiddel, som er fuldstændigt identisk med et brugt, som kommunen kan stille til rådighed - enten fra eget hjælpemiddeldepot eller en leverandøraftale. I sådanne tilfælde vil borgeren ikke kunne benytte sig af det frie leverandørvalg.

Det er pt. Kommunernes erfaring at det frie valg, kun benyttes i et meget lille omfang.

Der er hos udbyder pt. følgende hjælpemiddeldepoter / leveringsadresser:

Aabenraa Kommune
HjælpemiddelHuset	Xxxxxxxxxxx 0X	0000 Xxxxxxx

Tønder Kommune
Hjælpemiddeldepotet	Xxxxxxxxxx 0	0000 Xxxxxx

Varde Kommune
Mangler

Vejen Kommune
Afventer pr. 11.12.

Der er hos kommune på option pt. følgende hjælpemiddeldepot / leveringsadresse

Billund Kommune
Mangler

Udbyder forbeholder sig ret til at ændre i antallet af leveringsadresser i kontraktperioden, hvis der sker ændringer i antal af hjælpemiddeldepoter eller lignende.

Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets afsnit 3 – generelle krav samt i bilagene 1 til 32 – beskrivelse af og krav til produkterne.

1.6 Kontraktperiode

Xxxxxxx ønsker at indgå en 4-årig kontrakt.

Flertallet af kontrakterne vil forventeligt træde i kraft den 1. juni 2013 - dog med følgende undtagelser:

Aabenraa Kommune vil få forskellige tidspunkter for kontraktstart på de forskellige delaftaler/produkter - se bilag E over ikrafttrædelsesdatoer
Vejen Kommune vil forventeligt kunne tiltræde aftalerne den 1. juli 2013

Oversigt over forventelige kontraktstarts datoer for samtlige områder for samtlige kommuner vil fremgå af bilag E.

Ved udløbet af kontraktperioden ophører kontrakten uden yderligere varsel.

2. Udbudsproceduren

2.1 Udbudsform

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen.

I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de efterspurgte oplysninger i afsnit 2.2 Udvælgelseskriterier.

I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og evaluering af de indkomne tilbud og på baggrund heraf besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske på baggrund af de angivne tildelingskriterier i afsnit 2.3 Tildelingskriterier.

Når afgørelse foreligger, vil alle tilbudsgivere blive skriftligt underrettet om tildelingsbeslutningen, jf. Lov nr. 492 af 12. maj 2010. Der vil endvidere ske offentliggørelse i ”Den Europæiske Unions Tidende” i henhold til de gældende regler for offentliggørelse af indgåede kontrakter.

Det præciseres, at i henhold til Lov nr. 492 af 12. maj 2010, må udbyder tidligst underskrive kontakten efter ophør af stand-still perioden, som er 10 kalenderdage - regnet fra dagen efter den dag, hvor ordregiveren har afsendt underretning til alle tilbudsgivere om valg af leverandører, hvis underretningen er sket ad elektronisk vej.

2.2 Udvælgelseskriterier

Udvælgelse af egnede tilbudsgivere vil ske på baggrund af en konkret vurdering af tilbudsgiverens personlige forhold samt tilbudsgiverens økonomiske, finansielle, faglige og tekniske forhold.

Manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation kan medføre, at tilbuddet afvises som værende ikke-konditionsmæssigt.

TILBUDSGIVER SKAL - HVOR DET ER KRÆVET - BENYTTE DE HENVISTE BILAG.

Dokumentationen anvendes til vurdering af tilbudsgivers/virksomhedens egnethed til at løfte den udbudte opgave. Hvis den medsendte dokumentation sår berettiget tvivl om tilbudsgiverens egnethed til at løfte opgaven, forbeholder udbyder sig ret til at afvise tilbudsgiver.

Personlige forhold:

Tro og love erklæring – til besvarelse af nedenstående SKAL bilag A benyttes.
- Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997)
- Tilbudsgivere, der befinder sig under omstændigheder som afført i udbudsdirektivets art. 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-d, er udelukket fra at deltage i udbuddet.
- Tilbudsgiver skal - ved benyttelse af bilag A - indsende dokumentation for, at tilbudsgiver ikke er udelukket efter udbudsdirektivets art. 45 og lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv. §§ 1-3.
Tilbudsgivers virksomhedsprofil - til besvarelse af nedenstående BØR bilag B benyttes
- beskrivelse af organisation herunder sammensætningen af medarbejdere samt servicering af kunder
- beskrivelse af produktudvikling
- beskrivelse af kvalitetssikring af produkter
Forsikring
- Kontrakthaver forpligtiger sig til i kontraktperioden at have tegnet Erhvervs- og produktansvarsforsikring, der for hver forsikringsbegivenhed mindst dækker op til 10 xxx.xx. for personskade og 5 xxx.xx. for tingskade.
  Tilbudsgiver forpligter sig til at opretholde sådan en forsikring i hele kontraktperioden. Tilbudsgiver skal derfor vedlægge dokumentation for tegnet forsikring. Xxxxxxx er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft.

Økonomisk og finansiel kapacitet
Til besvarelse af nedenstående SKAL bilag C benyttes

I muligt omfang dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret, vedlægges erklæring indeholdende følgende nøgletal:
- virksomhedens resultat før skat (dkr.) for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår
- egenkapital for de seneste 3 offentliggjorte regnskabsår

Hvis tilbudsgiver ikke kan fremvise en positiv egenkapital i seneste afsluttende regnskabsår, kan tilbuddet afvises. Tilbudsgiver skal vedlægge en redegørelse i tilfælde af negativ egenkapital.

Tilbudsgivere som først er etableret indenfor 12 måneder og ikke har et regnskab, skal vedlægge en periodeopgørelse.

Tilbudsgiver afgiver oplysningerne på tro og love. Udbyder kan efterfølgende forlange, at få revisorpåtegnet erklæring på de nævnte tal. Hvis denne revisorpåtegnet erklæring indeholder forbehold, vil tilbudsgiver ligeledes blive frasorteret.

Teknisk kapacitet:

Til besvarelse af nedenstående SKAL bilag D benyttes
I muligt omfang, dvs. afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret vedlægges dokumentation/referenceliste over tilsvarende opgaver som den udbudte, som tilbudsgiver har udført i løbet at de sidste 3 år. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Opgaver udført hos udbyder må gerne indgå som reference.
Xxxxxxx har ret til at kontakte de på referencelisten angivne kontaktpersoner og at anvende de fra kontraktpersonerne givne oplysninger til vurderingen af tilbudsgivers evne til at varetage opgaven.

2.3 Tildelingskriterium

Tildelingskriteriet for den enkelte delaftale vil fremgå af bilagene 1 til 32.

2.4 Formkrav

Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 1 eksemplar.

Kataloger skal kun fremsendes i 1 eksemplar - uanset hvor mange delaftaler der bydes på.

Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes elektronisk i 1 eksemplar på en Usb-nøgle. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det elektroniske tilbud.

Bilagene 1a til 32a - Tilbudslister skal i uændret form benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen samt forblive kompatibelt med Microsoft Excel.

Øvrigt tilbudsmateriale accepteres i Microsoft Word og PDF format.

Tilbuddets udformning bør følge systematikken i udbudsmaterialet.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter som en del af sit tilbud, er ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsevalueringen.

Det er vigtigt, at tilbudsgiver forholder sig til alle punkter i udbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Evt. manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om teknisk afklarende oplysninger.

2.5 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Dog kan bilagsmateriale af generel karakter tillige være på svensk, tysk, norsk eller engelsk. Hvis udbyder anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgiver regning.

2.6 Ejendomsret

Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud herunder udarbejdelse af tilbudsmateriale, fremsendelse af vareprøver m.m.

2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxx Xxxxxxxxxx, pr. e-mail: xx0@xxxxxxx.xx med emnet: "Spørgsmål – udbud på genbrugshjælpemidler”. Spørgsmålene skal være udbyder i hænde senest den 15. februar 2013 kl. 10.00.

Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, hvis det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Alle spørgsmål og svar vil løbende blive tilgængelige på Tønder Kommunes hjemmeside – xxx.xxxxxxx.xx, under ”Erhverv” – ”udbud og indkøb” – ”aktuelle udbud og licitationer”.

Det er tilbudsgiveres eget ansvar at holde sig orienteret på Tønder Kommunes hjemmeside om opdateringer vedrørende udbudsmaterialet – herunder spørgsmål og svar.

2.8 Åbning af de indkomne tilbud

Det fremsendte tilbud bør være mærket ”Tilbud – EU udbud genbrugshjælpemidler” og på kuverten markeres ”Må kun åbnes af Indkøb”. Forsendelsen skal være lukket.

Tilbuddet – både det skriftlige og det elektroniske skal være udbyder i hænde senest den 25. februar 2013 - kl. 12.00 på følgende adresse:

Tønder Kommune

Udbud og Indkøb

Xxxxxxxx 00

6270 Tønder

Att.: Xxxxxxxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx

Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem – gælder såvel det skriftlige som det elektroniske materiale. Ved overskridelse af tilbudsfristen åbnes tilbuddet ikke og indgår dermed ikke i tilbudsevalueringen.

2.9 Åbning af de indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

2.10 Vedståelsesfrist for tilbud

Tilbuddet skal være gældende indtil den 1. august 2013. I tilfælde af klage til Klagenævnet for Udbud, forlænges vedståelsesfristen med længden af Klagenævnets afgørelse vedrørende opsættende virkning – max. 30 dage.

2.11 Aftalegrundlag

Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af vedlagte rammekontrakt. Rammekontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med opfyldelse af rammekontrakten.

Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved udbyder i den udbudte kontraktperiode.

2.12 Alternative bud

Der kan ikke afgives alternative bud.

2.13 Udbyders forbehold

De anførte volumen og beløb er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperiode.

Den skønnede omsætning er under forbehold af kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, fx som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.

I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har udbyder undersøgt, om der forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Hvis der indgås obligatoriske aftaler, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem udbyder og de valgte leverandører på området.

2.14 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.7 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt rammekontrakten, vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Hvis et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom standard brancheforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.

2.15 Aflysning

Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbyder kunne aflyse udbuddet, hvis udbyder har saglige grunde hertil, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold.

3. Kravspecifikation

Alle nedenstående krav er generelle krav for samtlige produkter og tilbudsgiver skal tilkendegive opfyldelsen af disse krav samt opfyldelsen af kravene til de enkelte produkter er beskrevet i bilagene 1 til 32. I modsat fald vil udbyder have pligt til at afvise tilbuddet som værende ikke-konditionsmæssigt.

Kommunerne har taget udgangspunkt i de skabeloner, som er udviklet af Hjælpemiddelinstituttet i samarbejde med branche- og brugerorganisationer.

Hjælpemiddelinstituttet har på hjemmesiden xxx.xxx.xx offentliggjort en lang række oplysninger om standarder og afprøvningsmetoder.

3.1 Generelle krav

Samtlige produkter - også nye produkter der måtte komme til i aftaleperioden - skal være i overensstemmelse med de til enhver tid gældende forordninger, direktiver, love, bekendtgørelser, standarder og andre myndighedskrav i øvrigt
Dansk rets almindelige produktansvarsregler er gældende
Tilbudsgivere som kan mærke genbrugshjælpemidlet med HMI nr, skal mærke produktet hermed. Tilbudsgivere som ikke kan mærke genbrugshjælpemidlet med et HMI nr, skal mærke produktet med artikelnummer eller tilsvarende, så produktet klart og tydeligt kan identificeres. Der henvises til de harmoniserede standarder (xx.xx) eller tilsvarende
Produkterne skal være CE-mærket.
Tilbudsgiver skal garantere at der er leveringsgaranti på alle reservedele i kontraktperioden
Mailkorrespondance skal besvares senest dagen (hverdage) efter modtagelse af mailen
Al kommunikation mellem parterne skal foregå på dansk

3.2 Afregning til Udbudsenheden (Aabenraa Kommune)

Det er et krav fra Aabenraa Kommune, at tilbudsgiver kvartalsvis inden den 15. i måneden, skal afregne 1,5 % af den aftalebelagte omsætning for Aabenraa Kommune til Aabenraa Kommunes Udbudsenhed.

Statistik som danner grundlag for det udbetalte beløb skal fremsendes til den kontraktansvarlige i Aabenraa Kommune.

Konkret skal leverandøren derfor i forbindelse med kontraktindgåelse fremsende særskilt tilbudsliste til Aabenraa Kommune, hvori de 1,5 % er indeholdt i enhedspriserne.

Afregningen til Aabenraa Kommune må på ingen måde påvirke priserne til de øvrige deltagende kommuner.

3.3 Dokumentation

Tilbudsgiver skal på forlangende - indenfor 2 hverdage - kunne levere dokumentation på:

Brugsmål, vægtangivelser og evt. nedhængningshøjder
Tilladte rengøringsmetoder
Hvis aktuelt for det tilbudte produkt:
- materialer/metoder anvendt i forbindelse med at opnå en evt. brandhæmmende effekt
- hyppighed og omfang af evt. eftersyn i henhold til leverandørens anvisninger, og hvilke kompetencer, der kræves for at udføre eftersynet
- adskillelse af produktet i forbindelse med transport
- opladningskapacitet oplyst i ampere timer (Ah)
- anvendelse i vådrum
- hvilke fastspændingssystemer der må anvendes ved transport i bil
- korrosionsbestandighed
- oplysning om stabilitet
- restriktioner for opbevaring og bortskaffelse
- dokumentation for overfladebehandling
- dokumentation for lydniveau
- dokumentation for varighed for batteri backup funktion
For produkter som er beregnet til forebyggelse af tryksår - dokumentation for beregnet brug i forhold til forebyggelse af tryksår - og beregnet brug i forhold til personer med tryksår ved angivelse af tryksårs kategori i henhold til EPUAP´s og NPUAP´s definitioner. Dokumentation herfor kan være i form af resultatet af den kliniske evaluering, der fx kan bygge på litteraturstudier eller egentlige kliniske afprøvninger
For produkter som er beregnet til forebyggelse af tryksår - beskrivelse af tryksårsstadie

3.4 Kvalitet og sortiment

Tilbudsgiver foretager løbende kvalitetskontrol, og garantere at de leverede produkter er nøje i overensstemmelse med det tilbudte
Ingen af de tilbudte produkter og/eller reservedele må indeholde stoffer, der er allergifremkaldende eller på anden måde kan være sundhedsskadelig for den gennemsnitlige bruger. Hvis produktet og/eller reservedel fremkalder allergier hos enkelte brugere, forpligter tilbudsgiver sig til at gøre disse brugere opmærksom på anvendelige alternative produkter
Tilbudsgiver garanterer, at hvis et produkt udgår, vil det blive erstattet med et tilsvarende produkt med samme kvalitet som det udgåede produkt. Produktet skal som minimum tilbydes med samme rabatsats på listeprisen, som det udgåede produkt blev tilbudt med i tilbudslisten
Defekte produkter ombyttes/returneres for tilbudsgivers regning.

Hvis det tilbudte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid (som er alt ud over de fastsatte leveringstider - se afsnit 3.9), tilbydes straks et andet produkt med tilsvarende standard og pris.
Produkter med elektriske dele skal have en beskyttelse mod indtrængning af vand. For aktuelle tilbudte produkter skal disse følge DS´s tæthedsklasser - henholdsvis IP-4 og IP-6.
Alle produkter skal kunne tåle at rengøres i henhold til Statens Serum Instituts retningslinjer for MRSA i hhv. hjemmepleje, plejeboliger og hospitaler.

3.5 Afgivelse af tilbud, herunder pris

Tilbud skal afgives ved udfyldning af bilagene 1a til 32a – tilbudslister. Tilbud skal afgives i form af nettopriser. Det skal angives, hvilke rabatsatser der ligger til grund for de tilbudte nettopriser med udgangspunkt i tilbudsgivers listepriser.

Ved afgivelse af tilbud skal tilbudsgiver overholde alle de krav der er stillet i udbudsmaterialet - herunder generelle krav i afsnit 3 samt de nævnte krav i kravspecifikationerne for hvert hjælpemiddel - bilag 1 til 32.

Tilbuddet skal afgives i dkr. pr. stk., ekskl. moms, og inklusiv alle forbundne omkostninger og afgifter, herunder alle former for konsulentydelser. Konsulentydelserne er defineret i pkt. 3.11.
Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er lavere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste pris

Udbyder lægger op til, at man som tilbudsgiver - for hvert hjælpemiddel - har mulighed for at byde ind med 1 til 3 produkter og reservedele hertil. Hvert tilbudt produkt og reservedel skal overholde alle de krav der er stillet til det pågældende hjælpemiddel. For hvert produkt man ønsker at byde ind med, skal tilbudsgiver benytte fanerne nederst i regnearket i tilbudslisterne bilag 1a til 32a.

Hvert tilbudt produkt og reservedele vil blive vurderet efter de tildelingskriterier som er beskrevet under hver delaftale og på tilbudslisterne.

Manglende udfyldelse af et felt tages som udtryk for kr. 0,00, og at leverandøren ikke ønsker (ekstra) betaling for denne ydelse/vare og efterfølgende ikke kan kræve betaling for ydelsen/varen.

Tilbudsgiver opfordres til at læse vejledningen som følger med hvert tilbudsskema.

Gældende prisliste med listepriser skal vedlægges tilbuddet i 1 eksemplar.

3.6 Demonstration og kvalitetsvurdering

Såfremt der er tilbudsgivere som ikke opfylder samtlige udvælgelseskriterier vil disse senest den 5. marts 2013 blive kontaktet med oplysning om, at de ikke er gået videre til kvalitetsvurderingen og dermed den videre evaluering
I forbindelse med tilbudsevalueringen, herunder afprøvning og kvalitetsvurderingen, skal tilbudsgiver - uden omkostninger for udbyder - i perioden 14. og 15. marts 2013 levere de tilbudte produkter.
Det enkelte produkt skal leveres samlet til kvalitetsvurderingen. Herudover skal tilbudsgiver stå til rådighed med konsulenter for demonstration af produkter. Det skal være muligt i forbindelse med afprøvning og kvalitetsvurderingen, at udbyder kan komme i telefonisk kontakt med en konsulent, som har faglig indsigt i det/de tilbudte produkt(er).
Hvis udbyder ønsker en personlig demonstration af de produkter, som er gået videre til kvalitetsvurderingen, forventer udbyder at tilbudsgiver vil blive kontaktet senest den 25. marts 2013. Den personlige demonstration vil foregå henholdsvis den 2.-3. april 2013. Tilbudsgiver skal derfor acceptere at være til rådighed en af disse dage.

Eventuelle fragtomkostninger tur/retur i forbindelse med afprøvning af produkterne, er uden omkostninger for udbyder. Tilbudsgiver har ansvaret for produkterne ved levering og afhentning. Herudover gælder de almindelige garantiforhold.

Der gøres opmærksom på, at produkterne skal være tydeligt markeret med firmanavn og HMI nr./artikel nr. eller tilsvarende - se pkt. 3.1 generelle krav angående mærkning af produkter

Tidsplanen for afprøvning og kvalitetsvurdering er:

Begivenhed	Datoer	Kontaktperson/ansvarlig
Besked hvis man ikke er videre i evalueringen	5.3	Xxxx Xxxxxxxxxx - Tønder Kommune 74 92 90 72
Aflevering af produkter til afprøvning og kvalitetsvurdering skal ske	14. eller 15.3	Aftales med Xxxxxx Xxxxxx - Varde Kommune 20 51 97 61
Besked vedrørende personlig demonstration	forventeligt 25.3	Xxxx Xxxxxxxxxx - Tønder Kommune 74 92 90 72
Afprøvning og kvalitetsvurdering foregår i flg. tidsrum	18.3 til 12.4	Xxxxxx Xxxxxx - Varde Kommune 20 51 97 61
Personlig demonstration vil foregå på flg. dage	2.4 - 3.4	Xxxxxx Xxxxxx - Varde Kommune 20 51 97 61

Sted for demonstration og kvalitetsvurderingen:
Hjælpemiddeldepotet

Xxxxxxxxxx 0

6800 Varde

3.7 Vejledninger, emballage m.m

Alt skriftligt materialet - brugervejledninger, produktinformation, bestillingsportal m.v. - skal som udgangspunkt være udformet på dansk. Hvis ovennævnte ikke findes på dansk, skal tilbudsgiver på forlangende - og uden omkostninger for ordregiver - sørge for en oversættelse.
Alle vejledninger og brugsanvisninger skal være tilgængelige på tilbudsgivers hjemmeside
Udbyder skal til enhver tid og på forlangende kunne få fremsendt produkt- og datablade på de tilbudte produkter
Al emballage, det være sig kasser, poser m.v., skal være brugervenlige og lette at åbne
Ved skader forårsaget af utilstrækkelig emballering forbeholder udbyder sig ret til, at returnere varen uden udgifter, og ny vare fremsendes uden beregning

3.8 Bestilling af varer

For kommuner uden e-handel:

Der kan indenfor tilbudsgivers normale åbningstid afgives varebestilling pr. telefon med personlig betjening.
Derudover skal der hele døgnet rundt kunne afgives bestilling pr. e-mail og evt. webshop.

For kommuner med e-handel:

Bestilling af varer skal som hovedregel via ordregivers til enhver tid gældende e-handelssystem. De deltagende kommuners e-handelssystem er nærmere beskrevet i afsnit 4.6 og i bilag F og G Kommunernes e-handelsløsninger. Derudover skal der indenfor tilbudsgivers normale åbningstid kunne afgives varebestilling pr. telefon med personlig betjening.

Relevant personale hos kontrakthaver skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at ordregiver kun tilbydes varer, som er omfattet af kontrakten, medmindre andet er skriftligt aftalt med Indkøbskontoret.

3.9 Levering

Fri levering til den af bestilleren oplyste adresse - uanset hvor meget der bestilles
Krav til leveringfrister:
- Loftlifte 8 hverdage
- Ramper uden opmåling 10 hverdage
- Ramper med opmåling 15 hverdage
- Vekseltrykmadrasser 3 hverdage
- Alle øvrige produkter 5 hverdage
Leveringstiderne er beregnet fra første kontakt på ordredagen.
Produkterne skal som udgangspunkt leveres samlet. I tilfælde af, at der er enkelte dele, som skal påsættes efter levering, skal disse kunne påsættes uden brug af værktøj.
Tilbudsgiver skal give information til rekvirenten omkring opståede restordre, herefter forventet leveringstid og eventuelt erstatningsprodukt
Tilbudsgiver skal acceptere at tage fejlbestilte varer tages retur. Udbyder har 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for udbyders regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.
Tilbudsgiver garanterer, at fejlleverede varer omgående ombyttes. Returnering/ombytning sker på foranledning af og for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

3.10 Fakturering

Tilbudsgiver skal acceptere, at ønsker til faktureringen kan være forskellig i de enkelte deltagende kommuner.

Fakturaer skal som udgangspunkt kunne indeholde følgende oplysninger:

EAN-lokationsnummer på den enhed hos ordregiver, som skal modtage fakturaen
Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer eller brugernavn
Rekvirent
Leveringsdato
Fakturanummer
Varebetegnelse (varenavn og varenr.) og kvantum
Fakturabeløb
Kontrakthavers CVR-nummer.
Tydelig indikation af produktet - HMI-nr, artikel nr. eller tilsvarende
Evt. restordre
Leveringsadresse
Tydelig oplysning om produktet er ”i udvalg” (afprøvning)

3.11 Konsulentbistand

Tilbudsgiver skal - indenfor normal arbejdstid, via telefon med personlig betjening eller mail - yde vederlagsfri konsulentbistand til udbyders ansatte i vejledning i brugen af hjælpemiddel
Derudover består vederlagsfri konsulentbistand som minimum af:
- efter behov, stå til rådighed i forbindelse med ny indkøb og hvor der er tvivl ved produktanvendelsen hos borgeren
- hvor det for produktet er relevant - garantere tilbudsgiver at der minimum 1 gang årligt kan afholdes en temadag eller uddannelsesdag. Emner efter aftale
- hjælpemidlet skal stilles til rådighed ved afprøvning

3.12 Reklamation og garanti

Hvis der efter leveringen konstateres, at det leverede produkt ikke lever op til almindelige krav om god kvalitet eller er behæftet med fejl og mangler, meddeles dette leverandøren straks efter konstateringen. Leverandøren er forpligtet til uden beregning at udbedre det reklamerede eller ombytte til nyt og fejlfrit produkt.

4. Rammekontrakt

Nærværende rammekontrakt er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver. Rammekontrakten udfyldes af udbyder i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Rammekontrakt vedrørende

levering af genbrugshjælpemidler

delaftale X

4.1Parterne

Nærværende rammeaftale er indgået mellem

Ordregiver

Ordregivers navn

Evt. afdeling

Adresse

Postnr. og By

Kontraktansvarlig:

Direkte tlf. nr.

Mobil nr.:

Mail:

Leverandør

Firmanavn

Adresse

Postnr. og By

CVR reg. nr.

Kontraktansvarlig:

Direkte xxx.xx.

Mobil nr.:

Mail:

I det følgende kaldet ordregiver

I det følgende kaldet kontrakthaver

4.2 Kontraktgrundlag

Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt udbud i overensstemmelse med EU's udbudsregler, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr.2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.

Kontrakten beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af:

Rammekontrakt mellem kontrakthaver og ordregiver
Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 14. januar 2013
Eventuelle spørgsmål og svar
Kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå.

Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende kontrakt til at levere de i kontrakten nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.

4.3 Rammekontraktens omfang

Levering af her indsættes en beskrivelse af den delaftale / produkter/produktområder, kontrakthaver er forpligtet til at levere til den i 4.1 nævnte ordregiver.

Leverancens omfang bestemmes af de ordrer, som ordregiver løbende afgiver.

4.4 Kontraktperiode

Kontrakten er gældende fra den her indsættes dd.mm.åååå, for hvornår kontraktstart sker i forhold til den enkelte kommune og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.5.2017, jf. dog 4.25 Misligholdelse.

Ved udløbet af den oprindelige kontraktperiode ophører kontrakten uden yderligere varsel.

4.5 Bestilling af varer

For kommuner uden e-handel:

For kommuner med e-handel:

Kontrakthaver er forpligtet til at søge forbruget placeret på tilbudslistens prismæssigt fordelagtige varer. Kontrakthaver skal kunne redegøre herfor på anmodning fra ordregiver.

4.6 E-handel

Nogle af de nævnte kommuner er - som beskrevet ovenfor - overgået eller vil overgå til e-handel på det udbudte område. Elektronisk samhandel ved brug af ordregivers e-handelssystem – dvs. elektronisk ordreafgivelse, elektronisk ordrebekræftelse, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data – er således et ufravigeligt kontraktvilkår ved indgåelse af nærværende kontrakt.

I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver i samarbejde med kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver i forbindelse hermed. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.

Et godkendt e-katalog i ordregivers e-handelssystem er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. Indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem, forbeholder ordregiver sig ret til at foretage dækningskøb til anden side.

Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det fællesoffentlige format OIOUBL. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling. Der henvises i øvrigt til pkt. 4.13 Fakturering.

Varde Kommune anvender pt. Fujitsu Prisme Indkøb som e-handelssystem.

Tønder Kommune vil snarest anvender pt. KMD Opus Indkøb som e-handelssystem.

Beskrivelse af henholdsvis Varde Kommune og Tønder og Aabenraa Kommunes e-handelssystem fremgår af bilag F og G.

Ændringer i priser og/eller sortiment i kontraktperioden kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt og gjort tilgængeligt i ordregivers e-handelssystem. Der henvises i øvrigt til pkt. 4.11 Prisregulering.

4.7 Levering og leveringsbetingelser

Fri levering til den af bestilleren oplyste adresse - uanset hvor meget der bestilles
Krav til leveringfrister:
- Loftlifte 8 hverdage
- Ramper uden opmåling 10 hverdage
- Ramper med opmåling 15 hverdage
- Vekseltrykmadrasser 3 hverdage
- Alle øvrige produkter 5 hverdage
- Alle øvrige produkter 5 hverdage
Leveringstiderne er beregnet fra første kontakt på ordredagen.
Produkterne skal som udgangspunkt leveres samlet. I tilfælde af, at der er enkelte dele, som skal påsættes efter levering, skal disse kunne påsættes uden brug af værktøj.
Tilbudsgiver skal give information omkring opståede restordre, herefter forventet leveringstid og eventuelt erstatningsprodukt
Tilbudsgiver accepterer at tage fejlbestilte varer retur. Returfragt betales af udbyder
Tilbudsgiver garanterer, at fejlleverede varer omgående ombyttes uden beregning for udbyder.

4.8 Følgeseddel

Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel.

Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen:

bestiller
brugernavn/xxxxx.xx.
tydelig indikation af produktet - HMI-nr, artikel nr. eller tilsvarende
evt. restordre
varenavn og varenr.
leveringsadresse
XXX.xx.
tydelig oplysning om produktet er ”i udvalg” (afprøvning)

4.9 Returvarer

Ved fejlbestillinger har ordregiver 30 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Ved fejlleveringer skal kontrakthaver omgående foranledige en ombytning til korrekt vare. Returnering/ombytning sker på foranledning af og for leverandørens regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.

Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fakturerede beløb til rekvirenten.

4.10 Priser

For bestillinger foretaget i henhold til kontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af dd.mm.åååå angivne enhedspriser på nettosortimentet. Priserne kan reguleres i henhold til pkt. 4.11 Prisregulering.

Hvis kontrakthaver jf. pkt. 4.12 Ændring af produktsammensætning introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne rabatsatser på listeprisen for de oprindelige produkter.

Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid (som er alt ud over fastsatte leveringstider - se afsnit 3.9), skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes.

Ved lejlighedsvise tilbuds- og kampagnepriser, som er billigere end de i kontrakthavers tilbud angivne priser, skal det sikres, at produkterne tilbydes de indkøbende enheder til laveste priser. Køb til tilbuds- og kampagnepriser skal indgå i det årlige realiserede køb ved opgørelse af statistik. Denne regulering af prisen kan ske uanset bestemmelserne i pkt. 4.11 Prisregulering.

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

4.11 Prisregulering

Priserne skal være faste indtil 31. maj 2014. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 1. juni 2014, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks statistiks nettoprisindeks på baggrund af indeksets fremskrivning fra marts 2013 til marts 2014.

Tilsvarende reguleringsformel gælder for efterfølgende prisreguleringer.

Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.

Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Hvis prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før ikrafttræden.

Varsel om prisreguleringer skal via mail sendes til Tovholderen af udbuddet - Tønder Kommune, Xxxx Xxxxxxxxxx - xx0@xxxxxxx.xx

Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til tovholder af udbuddet inden ændringens ikrafttræden. Prisændringers ikrafttræden er desuden betinget af, at kontrakthaver senest 30 dage inden ændringens ikrafttræden fremsender et opdateret elektronisk varekatalog til ordregiver.

4.12 Ændring af produktsammensætning

Hvis en vare på tilbudslisten udgår, eller kontrakthaver foretager ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at underrette ordregiver herom. Ordregiver skal omgående tilbydes et erstatningsprodukt med samme kvalitet og tilbudt nettopris som de oprindeligt tilbudte varer på tilbudslisten. Kontrakthaver er straks forpligtet til at ændre på produktet, hvor det følger af lovgivningen og/eller myndighedskrav.

Hvis kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i kontraktens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde disse produkter.

Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til kontraktens minimumsbetingelser.

4.13 Fakturering

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 354 af 354 af 12. april 2010 om offentlige betalinger mv.

Fakturaer fremsendes til forbrugsstedet på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer.

Ordregiver foretrækker elektronisk fakturaer dannet i leverandørens eget økonomi- og fakturasystem, via fakturaportal på internettet eller via NemHandel. Fakturablanket dannet via NemHandel xxx.xxxx.xx er gratis og fungerer fuldt elektronisk. Oplysninger om e-fakturering kan findes på xxx.xxx.xx.

Fakturaer skal som udgangspunkt kunne indeholde følgende oplysninger:

EAN-lokationsnummer på den enhed hos ordregiver, som skal modtage fakturaen
Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer eller brugernavn
Rekvirent
Leveringsdato
Fakturanummer
Varebetegnelse (varenavn og varenr.) og kvantum
Fakturabeløb
Kontrakthavers CVR-nummer.
Tydelig indikation af produktet - HMI-nr, artikel nr. eller tilsvarende
Evt. restordre
Leveringsadresse
Tydelig oplysning om produktet er er ”i udvalg” (afprøvning)

Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service).

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.

Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i ordregivers e-handelssystem:

For at sikre en fuldstændig overensstemmelse mellem e-ordre og e-faktura med henblik på, at der kan ske en automatisk bogføring, skal kontrakthaver efterkomme følgende punkter:

CVR/SE-nummer: Det CVR/SE-nummer, som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af kontrakten.
Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Dvs. der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.).
Bestillingsenheder: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af kontrakten og kontrakthavers e-katalog.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.
Entydige varelinier: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinier med ekstra oplysninger, idet de vil fremkalde en afvigelse i fakturamatchet.

Der henvises i øvrigt til afsnit 4.6 E-handel.

4.14 Betaling

Betalingsbetingelse 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura.

4.15 Bonus, gebyrer mv.

Omsætningen som følge af denne kontrakt med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

4.16 Offentlige påbud

Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for en tilbudt vare såvel på tidspunktet for indgåelse af kontrakten som i kontraktperioden.

Sker der i kontraktperioden ændringer i offentlige påbud, der på væsentlige områder ændrer den udbudte opgave, vil parterne kunne anvende reglerne i pkt. 4.28 Lovvalg og afgørelse af tvister til at løse eventuelle tvivlsspørgsmål.

Overtrædelser af offentlige påbud vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

4.17 Miljø

Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende kontrakt opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver mv.

På forlangende skal kontrakthaver fremsende dokumentation for produkternes miljømæssige egenskaber, således at ordregiver kan foretage en miljøvurdering af produktet. Kontrakthavers udgifter i den forbindelse er ordregiver uvedkommende.

4.18 Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Hvis ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder kontraktens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten.

4.19 Kontakt mellem parterne

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.

Konsulentbesøg skal aftales i forvejen. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra leverandørens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings indkøbsbehov.

På hver af parternes initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 12 måneder fra kontraktens ikrafttræden.

4.20 Statistik

Kontrakthaver skal efter anmodning udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen. Medmindre andet er aftalt, skal statistikken indeholde detaljerede oplysninger om salget (i mængde og kr.) på varelinjeniveau, fordelt på varer, varegrupper og bestiller.

Statistik skal fremsendes elektronisk i Microsoft Excel.

4.21 Garanti og reklamation

Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder købelovens regler om forbrugerkøb.

Eventuelle mangelindsigelser og misligholdelsesbeføjelser kan gøres gældende af udbyder.

Hvor intet andet er anført, gælder købelovens reklamations- og ansvarsregler.

Kontrakthavers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

4.22 Underleverandører

Hvis kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.

4.23 Erstatning og forsikring

Kontrakthaver er - efter dansk rets almindelige erstatningsregler - ansvarlig for enhver person- og tingskade, herunder også erhvervs- og produktansvar samt hændelige skader, som måtte opstå i forbindelse med de af kontrakten omfattede produkter og sideprodukter.

Kontrakthaver er forpligtet til at tegne Erhvervs- og produktansvarsforsikring og opretholde sådan forsikring i hele kontraktperioden. Dækningen skal for hver forsikringsbegivenhed mindst dække op til 10.000.000 kr. for personskade og 5.000.000 for tingskade.

Kontrakthavers eventuelle regreskrav overfor underleverandør er ordregiver uvedkommende.

Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft.

4.24 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure

I tilfælde af force majeure, som defineret i Købeloven, herunder også strejke og lockout, som forhindrer kontraktens opfyldelse, bortfalder parternes forpligtigelser i det omfang og så længe force majeure er til stede.

Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen.

Hvis force majeure er af en sådan karakter eller har en sådan varighed, at kontraktens endelige opfyldelse må anses for umulig, er begge parter berettiget til at hæve kontrakten, uden at der kan gøres krav gældende over for den anden part.

4.25 Misligholdelse

Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.

Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.

Dersom kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:

Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. pkt. 4.18
Overtrædelse af offentlige påbud jf. pkt. 4.16
Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt
Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. pkt. 4.29.

Hvis boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.

4.26 Misligholdelsesbeføjelser

Ordregiver kan stille krav til den måde, hvorpå en konstateret misligholdelse skal bringes til ophør, og de skridt, der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover.

Væsentlig misligholdelse berettiger ordregiver til at ophæve kontrakten uden varsel.

I øvrigt er kontrakthaver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Det bemærkes, at ovenstående misligholdelsesbeføjelser kan gøres individuelt gældende af en eller flere af de af kontrakten omfattede kommuner, hvis misligholdelsen er isoleret til denne/disse. En evt. individuel kontraktophævelse/-opsigelse er uden betydning for de øvrige kommuners kontraktforhold.

4.27 Opsigelse af kontrakt

Ordregiver tager forbehold for kendelser, afgørelser eller domme afsagt af en administrativ myndighed, herunder navnlig Klagenævnet for Udbud, Konkurrencestyrelsen og Europa-Kommissionen eller en dansk eller europæisk retsinstans, hvis disse pålægger ordregiver at annullere en tildelt kontrakt, som følge af ordregivers manglende overholdelse af gældende lovgivning. Ordregiver forbeholder sig ved disse tilfælde ret til at opsige kontrakten med 2 måneders varsel.
I så fald skal ordregiver godtgøre kontrakthaver de direkte og dokumenterbare udgifter, som kontrakthaver har afholdt eller skal afholde i forbindelse med udførelsen af kontrakten og som kontrakthaver ikke med rimelige bestræbelser har kunnet eller kan undgå.

4.28 Lovvalg og afgørelse af tvister

Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret.

Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammekontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Kan parterne ikke blive enige, skal der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.

Hvis tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er Ordregivers retskreds.

4.29 Tavshedspligt og offentliggørelse af kontrakten

Nærværende kontrakt er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.

Ovenstående bestemmelse gælder ikke, hvis tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.

Ved kontraktens indgåelse skal der, hvis én af parterne ønsker en offentliggørelse af kontrakten, udarbejdes en fælles pressemeddelelse.

Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattede, skal modparten orienteres om udtalelserne, inden udsendelse foretages.

Rammekontrakten vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.

Kontraktshaveren og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne kontrakts indhold. Dette gælder også efter kontraktens udløb.

4.30 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer

Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til anden/andre leverandører uden forudgående skriftlig aftale med ordregiver.

Kontrakthaver kan ikke overdrage, sælge eller optage lån på grundlag af de krav, som kontrakthaver har ifølge kontrakten med tilhørende bilag.

Overtrædelse af bestemmelser i dette afsnit vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

4.31 Kontraktændringer

Nærværende kontrakt, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter.

Prisændringer i henhold til pkt. 4.11 Prisregulering betragtes ikke som en kontraktændring.

4.32 Afregning til Udbudsenheden (Aabenraa Kommune)

Indsættes kun i kontrakten for Aabenraa Kommune

Kontrakthaver afregner kvartalsvis - inden den 15. i måneden - 1,5 % af den aftalebelagte omsætning til Aabenraa Kommunes Udbudsenhed cvr. nr. 29189854, xxx.xx. 7910 kto. 0001169468 med angivelse af psp element XG-6921500000-00003 og kontraktnummer. Eventuel kreditnota sendes til 5798005100195.

Statistik som danner grundlag for det indbetalte beløb fremsendes samtidig til den kontraktansvarlige.

4.33 Underskrift

Nærværende kontrakt underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.

Dato: ______________________

Kontrakthaver:

___________________________

Dato: ______________________

XXX Kommune:

____________________________

Bilagsoversigt

Bilag 1 til 32 - kravspecifikation for samtlige delaftaler

Bilag 1a til 32a - tilbudslister for samtlige delaftaler

Bilag A - Tro og love erklæring

Bilag B - Tilbudsgivers virksomhedsprofil

Bilag C - Økonomisk og finansiel kapacitet

Bilag D - Teknisk kapacitet - referenceliste

Bilag E - Samlet oversigt over forventelige kontraktstarts datoer

Bilag F - Varde Kommunes e-handelssystem

Bilag G - Aabenraa og Tønder Kommunes e-handelssystem

Tidsplan

Begivenhed	Dato
Afsendelse af bekendtgørelse til EU-tidende	14.1.2013
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål	15.2.2013
Sidste frist for modtagelse af tilbud	25.5.2013
Besked til tilbudsgivere hvis man ikke er videre i evalueringen	5.3.2013
Aflevering af produkter til afprøvning og kvalitetsvurdering	14.-15.3.2013
Forventeligt tidspunkt for besked til tilbudsgivere - hvis der skal foregå en personlig demonstration	25.3.2013
Forventet tidspunkt for tilbudsvurdering og kvalitetsvurdering	18.3. til 12.4.2013
Forventet tidspunkt for en personlig demonstration af produkter	2.4. og 3.4.2013
Forventet beslutning om leverandørvalg	25.4.2013

Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.

Document Metadata

Table of Contents

UDBUDSMATERIALE EU-UDBUD

Document Metadata