mellem
Finansudvalget 2013-14
FIU Alm.del foreløbigt svar på spørgsmål 145 Offentligt (01)
Rammekontrakt
vedrørende rejsebureauydelser
mellem
Den Danske Stat v/Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4
1017 København K
(herefter benævnt Moderniseringsstyrelsen)
og
Carlson Wagonlit Danmark A/S CVR-nr. 66097218
Xxxxxxxx Xxxxxxxxx 00
2300 København S
(herefter benævnt Leverandøren) (sammen benævnt Parterne)
INDHOLDSFORTEGNELSE
KONTRAKTBILAGSFORTEGNELSE 4
1. PRÆAMBEL 5
2. DEFINITIONER 6
3. RAMMEKONTRAKTENS OMFANG 7
3.1 Generelt 7
3.2 De bestillingsberettigede Kunder 7
3.2.1 Statslige Kunders forpligtelse 7
3.2.2 Undtagelser til statslige Kunders forpligtelse 8
3.3 Forhold til andre rammeaftaler 8
4. LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER 8
4.1 Levering af rejsebureauydelser 8
4.2 Procedure for bestilling 9
4.2.1 Procedure for bestilling af Pakker 9
4.2.2 Procedure for ændring af Pakker 9
4.3 Implementering 9
4.3.1 Forberedelse af Implementering 9
4.3.2 Implementering af Kunderne 11
4.3.3 Afprøvning i forbindelse med Implementering 11
4.4 Levering af Pakker og Øvrige Ydelser 12
4.5 Levering af Billetter 13
4.6 Xxxxxxxxxx og rapportering 13
4.7 Tilfredshedsundersøgelse 13
4.8 Fejlbestillinger 15
4.9 Tredjemands rettigheder 15
4.10 Garanti 15
4.11 Bemanding i relation til Konsulentrådgivning 16
4.12 Dokumentationskrav 16
4.12.1 Generelt 16
5. LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER – ONLINEBOOKINGSYSTEMET 17
5.1 Rettigheder 17
5.2 Tredjemands rettigheder 17
6. GENERELLE BESTEMMELSER 18
6.1 Priser - generelt 18
6.1.1 Priser 18
6.1.2 Særligt for Konsulentrådgivning 18
6.1.3 Særligt for Undervisning 19
6.2 Fakturering og betaling 19
6.2.1 Generelt 19
6.2.2 Fakturering og levering 19
6.3 Mangler 20
6.4 Forsinkelse 22
6.4.1 Bod 22
6.5 Ophævelse 23
6.6 Misligholdelse i øvrigt 26
6.7 Leverandørens erstatningspligt 26
6.8 Anvendelse af underleverandører 27
6.9 Moderniseringsstyrelsens og Kundens forhold 27
6.10 Force majeure 28
6.11 Audit 28
6.12 Myndighedskrav, arbejdsklausul samt sikkerhedsgodkendelse 29
6.12.1 Persondata 30
6.13 Information om Rammekontrakten 31
6.14 Tavshedspligt mv 32
6.15 Overdragelse 32
6.16 Løbetid 33
6.17 Opsigelse og uden virkning 33
6.17.1 Uden virkning 34
6.18 Bistand i forbindelse med ophør 35
6.19 Fortolkning 36
6.20 Tvister 36
7. UNDERSKRIFTER 37
8. SELVSTÆNDIG AFTALE 37
Kontraktbilagsfortegnelse
Kontraktbilag 0: Definitioner
Kontraktbilag 1A: Xxxxxxxxx Xxxx
Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation
Kontraktbilag 2: Leverandørens løsningsbeskrivelse Kontraktbilag 3 med underbilag: Liste over Kunden
Kontraktbilag 4 med underbilag: Priser
Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering
Kontraktbilag 6: Udgår
Kontraktbilag 7: Tilslutningsaftale
Kontraktbilag 8: Baggrundsinformation - eksisterende forhold i staten
Kontraktbilag 9: Udgår
Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør
Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar
Kontraktbilag 12: Fakturering
Kontraktbilag 13: Procedure for bestilling
Kontraktbilag 14: Udgår
1. PRÆAMBEL
Som en del af Statens Indkøbsprogram er det besluttet at effektivisere statslige myndighe- ders indkøb af rejsebureauydelser. Effektiviseringen medfører, at indkøbet på tværs af stats- lige myndigheder standardiseres, koordineres og forpligtes. Hensigten med en fællesstatslig rejsebureauaftale er formidling af alle typer af rejseformer og hotelovernatninger mv. med henblik på at dække statens samlede rejsebehov.
Efter begrænset udbud (Udbudsbekendtgørelse EUT nr. 2013/S 161-281213) har Parterne indgået denne Rammekontrakt vedrørende rejsebureauydelser i forbindelse med statens tje- nesterejser indenfor følgende områder:
• Bestilling/reservering af fly, tog, billeje, færge og hotel,
• Rejsebestillingsløsninger, herunder:
o Direkte booking hos rejsebureauet,
o Implant og
o In house,
• Onlinebookingsystem,
• Levering af elektroniske data og statistik,
• Xxxxxxx af rejsepolitik,
• Anvendelse af priser og vilkår i statslige leverandøraftaler og SKI-aftaler,
• Tilknyttede konsulentydelser:
o Håndtering af Bonuspointordninger,
o 24-timers service - ikke billetændringer og annullering,
o Opgørelse af Kundens CO2-forbrug ved flyrejser,
o Konsulentrådgivning, jf. Kontraktbilag 0, pkt. 28,
o Bestilling og udlevering af visum,
o Web baseret undervisning i Onlinebookingsystem og
o Undervisning på kundens lokation i Onlinebookingsystem.
• Kobling af rejsebureauets systemer til rejseafregningssystemer anvendt i staten, herun- der til brug for profilhåndtering og godkendelsesflows ved rejsebestillinger.
Rejsebureauydelserne er i Kontraktbilag 1B delt op i tre Pakker (rejsebestillingsløsninger) og Øvrige Ydelser.
Rammekontrakten fastlægger Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser. Rammekontrakten vil til enhver tid være underlagt det gældende indkøbscirkulære.
Rammekontrakten indebærer, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten vil blive forpligtet til at købe ind hos den på Rammekontrakten valgte Leverandør inden for Rammekontraktens område, jf. punkt 3.2.1, dog punkt 3.2.2.
Udetjenesten under Udenrigsministeriet er dog undtaget fra forpligtelsen, men udetjenesten kan gøre brug af Rammekontrakten. Partsstatussen for udetjenesten medfører således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende Rammekontrakten.
En række selvejende institutioner mv. (angivet i Kontraktbilag 3A og 3B) er endvidere op- rindelige parter i Rammekontrakten og kan derfor gøre brug af Rammekontrakten, jf. tekst- anmærkning nr. 110 til § 7 på finansloven for 2013, på de i Kontraktbilag 7 anførte vilkår. Partsstatussen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende Rammekontrakten.
Endelig er Danmarks Nationalbank og Folketinget ligeledes oprindelige parter i Rammekon- trakten og kan derfor gøre brug af Rammekontrakten, jf. Kontraktbilag 3 og 7. Partsstatus- sen medfører alene en ret, men ikke en pligt til at anvende Rammekontrakten.
2. DEFINITIONER
Ved Arbejdsdag forstås mandag - fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftens- dag og grundlovsdag.
Ved Dag(e) forstås kalenderdag(e).
Ved Implementering forstås det forløb, der påbegyndes den dag, hvor Xxxxxx afgiver sin bestilling på de(n) af Xxxxxx valgte Pakke(r) til Leverandøren, jf. Kontraktbilag 13 og som løber frem til Implementeringsdagen. Under Implementeringen tilsikrer Leverandøren, at de(n) af Kunden bestilte Pakker(r), opsættes og afprøves i det omfang, det er nødvendigt for, at Leverandøren på den i Implementeringsplanen fastsatte Implementeringsdag kan le- vere de af Kunden bestilte rejsebureauydelser klar til drift i fuld funktionsdygtig stand hos den pågældende Kunde.
Ved Implementeringsdag forstås den for den enkelte Kunde individuelle dag, som Leveran- døren har fastsat i Implementeringsplanen, og hvor Leverandøren over for den pågældende Kunde godtgør, at de af Kunden valgte Pakke(r) er klar til drift i fuld funktionsdygtig stand hos den pågældende Kunde. Der er således én Implementeringsdag pr. Kunde, men der er intet til hinder for, at flere Kunders Implementeringsdag ligger på samme dato, jf. punkt 4.3.
Ved Implementeringsplan forstås den af Leverandøren udarbejdede og af Moderniserings- styrelsen godkendte endelige plan for Implementering af de forskellige Kunders pakker, jf. punkt 4.3.
Ved Kunden forstås de i henholdsvis Kontraktbilag 3, 3A og 3B afgrænsede statslige institu- tioner, selvejende institutioner mv., Folketinget og Danmarks Nationalbank, der kan bestille rejsebureauydelser i henhold til Rammekontrakten.
Ved Rammekontrakt forstås nærværende Rammekontrakt med Kontraktbilag herunder Løs- ningsbeskrivelsen, jf. Kontraktbilag 2 og Leverandørens priser, jf. Kontraktbilag 4A.
Øvrige definitioner er anført i Kontraktbilag 0.
3. RAMMEKONTRAKTENS OMFANG
3.1 Generelt
Denne Rammekontrakts formål er at sikre Kunden kvantitative og kvalitative leverancer ud fra de krav, som fremgår af Rammekontrakten. Leverandøren skal som led heri sikre, at de leverede rejsebureauydelser har en kvalitet, der svarer til almindelig god kvalitet inden for branchen.
Leverandøren er forpligtet til at levere alle de af Rammekontrakten omfattede ydelser på de anførte vilkår.
Leverandøren tilsikrer, at de enkelte dele af de af Rammekontrakten omfattede ydelser tilgo- deser miljøhensyn og følger udviklingen inden for disse, jf. Kontraktbilag 1A.
Leverandøren er forpligtet til at samarbejde med Moderniseringsstyrelsen, Kunden samt eventuelle tredjemænd med henblik på opfyldelse af denne Rammekontrakt.
3.2 De bestillingsberettigede Kunder
Rammekontrakten benyttes af Kunden, som afgrænset i Kontraktbilag 3, jf. også Kontrakt- bilag 7.
3.2.1 Statslige Kunders forpligtelse
Statslige Kunder bliver fra 1. marts 2014 forpligtet til at anvende Rammekontrakten i for- bindelse med køb af rejsebureauydelser, der er omfattet af Rammekontrakten.
Statslige Kunder har således som hovedregel pligt til at købe alle rejsebureauydelser, der er omfattet af Rammekontrakten igennem Leverandøren, jf. dog undtagelserne i punkt 3.2.2.
3.2.2 Undtagelser til statslige Kunders forpligtelse
Statslige Kunder får ved Rammekontrakten ret, men ikke pligt til at indkøbe togbilletter igennem Leverandøren.
Statslige Kunder får ved Rammekontrakten ret, men ikke pligt til at indkøbe hotelophold i Danmark igennem Leverandøren på nærværende Rammekontrakt. Kunderne har tillige mu- lighed for at indkøbe hotelophold i Danmark direkte på den fællesstatslige hotelaftale, jf. pkt. 3.3. nedenfor, og således uden om Leverandøren på nærværende Rammekontrakt.
3.3 Forhold til andre rammeaftaler
Moderniseringsstyrelsen har forud for indgåelsen af denne Rammekontrakt indgået Ramme- aftale om hotelophold i Danmark (den fællesstatslige hotelaftale). Rammeaftalen forpligter de statslige myndigheder til at anvende den fællesstatslige hotelaftale i forbindelse med køb af de ydelser, der er omfattet heraf, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 2.6.
SKI har forud for indgåelsen af denne Rammekontrakt indgået Rammeaftale om person be- fordring med fly (SKI flyrejseaftale). De fleste statslige myndigheder har tilsluttet sig denne aftale, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 2.5.
Kunderne kan have indgået eller kan i kontraktperioden indgå eller blive forpligtet af andre rammeaftaler, der får betydning for Leverandørens formidling af ydelser på nærværende Rammekontrakt.
Leverandøren er ved levering af rejsebureauydelser omfattet af denne Rammekontrakt for- pligtet til at bidrage til, at Kunden anvender de rammeaftaler, som Xxxxxx til enhver tid måtte være forpligtet af eller tilsluttet, i overensstemmelse med bestemmelserne i disse rammeaftaler, jf. Kontraktbilag 1B punkt 2.5 og 2.6.
Det vil altid skulle fremgå af Xxxxxxx Rejsepolitik, hvilke rammeaftaler Kunden er forplig- tet af, tilmeldt eller har indgået. Kunden kan ikke kræve, at Leverandøren anvender ramme- aftaler, når disse ikke er nævnt i Kundens Rejsepolitik. Kunden bør derfor løbende opdatere sin Rejsepolitik.
4. LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER
4.1 Levering af rejsebureauydelser
Leverandørens ydelser skal opfylde alle de i Kontraktbilag 1B anførte Minimumskrav samt opfylde Krav og Prioriterede Krav, som de er beskrevet i Leverandørens løsningsbeskrivelse i Kontraktbilag 2, samt opfylde alle de i Rammekontrakten øvrigt anførte krav. Løsningsbe-
skrivelsen i Kontraktbilag 2 kan ikke medføre, at krav opstillet i den øvrige del af Ramme- kontrakten ikke skal opfyldes.
Leverandøren skal som led i levering af sine ydelser selv tilvejebringe og betale det udstyr og programmel samt de personaleressourcer mv., som er nødvendige for at levere rejsebureau- ydelserne.
Leverandøren er forpligtet til at kvalitetssikre sine ydelser i overensstemmelse med alminde- lig god praksis i branchen.
4.2 Procedure for bestilling
Kundens bestilling af rejsebureauydelser hos Leverandøren sker som anført i Kontraktbilag 13 og på grundlag af de vilkår, der er fastlagt i Rammekontrakten.
4.2.1 Procedure for bestilling af Xxxxxx
Kundens bestilling af Pakke(r) sker ved anvendelse af skemaet i Kontraktbilag 13.
Kundens bestilling af Pakker skal omfatte Basispakken, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 2, og Kunden kan ikke fravælge Basispakken. Udover Basispakken kan Kunden bestille en af føl- gende pakker:
• Implant-pakken, jf. Kontraktbilag 1B punkt 3, eller
• In house-pakken, jf. Kontraktbilag 1B punkt 4.
4.2.2 Procedure for ændring af Xxxxxx
Ændring af Kundens Pakke (fx fra Implant-pakke til In house-pakke) efter Kundens Imple- menteringsdag sker som anført i Kontraktbilag 13. Nedenstående punkt 4.3.3 om afprøvning finder ligeledes anvendelse i denne situation.
4.3 Implementering
4.3.1 Forberedelse af Implementering
Leverandøren skal i Forberedelsesperioden, dvs. fra indgåelsen af Rammekontrakten og frem til 1. marts 2014, forberede Implementeringen af Kunderne. Krav til Leverandørens ydelser i Forberedelsesperioden fremgår af Kontraktbilag 1B, punkt 2.2 og nærværende punkt.
Leverandøren skal senest den 1. februar 2014 sende et udkast til en Implementeringsplan til Moderniseringsstyrelsen. Det skal fremgå af Implementeringsplanen, hvornår de enkelte statslige Kunder vil blive implementeret. Implementeringsplanen skal som udgangspunkt overholde nedenstående rækkefølge, jf. dog nedenfor om Leverandørens ret til at rykke Kundens Implementeringsdag.
Leverandøren skal i perioden 1. marts til 1. november 2014 implementere de statslige Kun- der i nedenstående rækkefølge:
1) Forsvarsministeriet
2) Justitsministeriet
3) Udenrigsministeriet samt Statsministeriet
4) Skatteministeriet
5) Erhvervs- og Vækstministeriet
6) Miljøministeriet
7) Kulturministeriet
8) Transportministeriet
9) Xxxxx, Energi- og Bygningsministeriet
10) Ministeriet for Xxxxxxx og Forebyggelse
11) Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående uddannelser
12) Beskæftigelsesministeriet
13) Økonomi- og Indenrigsministeriet
14) Undervisningsministeriet
15) Social- og Integrationsministeriet
16) Finansministeriet
17) Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter
18) Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri
19) Ministeriet for Ligestilling og Kirke
Såfremt Leverandøren til brug for udarbejdelse af udkastet til Implementeringsplan har brug for oplysninger om de enkelte Kunder, herunder om Kundernes hidtidige rejsebureauom- sætning, vil Moderniseringsstyrelsen så vidt muligt bistå Leverandøren hermed. Leverandø- ren henvises i øvrigt til Kontraktbilag 8, som indeholder baggrundsinformation om hidtidige rejsebestillingsmønstre i staten, der kan være relevant for Leverandørens planlægning af Im- plementeringen af de statslige Kunder.
Senest 10 Arbejdsdage efter modtagelsen af udkastet til Implementeringsplan for de statslige Kunder godkender Moderniseringsstyrelsen udkastet eller fremkommer med ændringsforslag hertil.
Leverandøren skal senest 3 Arbejdsdage efter modtagelsen af Moderniseringsstyrelsens æn- dringsforslag fremsende et revideret endeligt udkast til Implementeringsplan for de statslige Kunder til Moderniseringsstyrelsens godkendelse.
Såfremt Moderniseringsstyrelsen ikke har yderligere kommentarer, godkender Modernise- ringsstyrelsen det endelige udkast senest 2 Arbejdsdage efter modtagelse af det reviderede endelige udkast.
Den af Moderniseringsstyrelsen godkendte endelige Implementeringsplan er bindende for Leverandøren, idet de enkelte Kunder skal implementeres på de i Implementeringsplanen angivne Implementeringsdage. Leverandøren har dog ret til at rykke Kundens Implemente- ringsdag med op til 5 Arbejdsdage, såfremt Leverandøren giver Xxxxxx skriftlig meddelelse herom senest 1 måned inden den nye Implementeringsdag. Såfremt Leverandøren vælger at udnytte denne ret, er der intet til hinder for, at rækkefølgen i Implementeringsplanen ændres som konsekvens af rykningen.
4.3.2 Implementering af Kunderne
Leverandørens skal gennemføre Implementeringen af de enkelte Kunder efter den af Leve- randøren udarbejdede og af Moderniseringsstyrelsen godkendte Implementeringsplan, jf. punkt 4.3.1 og i overensstemmelse med Løsningsbeskrivelsen i Kontraktbilag 2.
Leverandøren sørger ved Implementeringen for, at Kunden bliver implementeret med de(n) af Kunden bestilte Pakke(r) på Kundens Implementeringsdag. På dette tidspunkt skal de(n) bestilte Pakke(r) være klar til drift i fuld funktionsdygtig stand samt opfylde alle Minimums- krav, Krav og Prioriterede Krav, der er relevante for de(n) pågældende Pakke(r).
Kunden og Leverandøren skal i fornødent omfang arbejde sammen om Implementeringen frem til Implementeringsdagen, herunder skal Kunden træffe en række beslutninger om fx opsætning af Onlinebookingsystem, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 2.26.
Leverandøren skal inden 1. november 2014 have implementeret samtlige statslige Kunder.
4.3.3 Afprøvning i forbindelse med Implementering
Leverandøren skal sikre, at de(n) af Kunden bestilte Pakke(r) på Implementeringsdagen for den pågældende Kunde er klar til drift i fuld funktionsdygtig stand samt opfylder alle Mini- mumskrav, Krav og Prioriterede Krav, der er relevante for de(n) pågældende Pakke(r).
Såfremt Kunden ønsker det, skal Leverandøren 2 uger forud for Kundens Implementerings- dag gennemføre en afprøvning hos Kunden, som beskrevet nedenfor. Kunden skal angive om afprøvning ønskes i forbindelse med bestilling af Pakke, jf. Kontraktbilag 13.
Formålet med afprøvningen er at konstatere, om de(n) bestilte Pakke(r) opfylder Ramme- kontrakten.
Leverandøren skal ved afprøvningen foretage en fysisk demonstration hos Kunden, hvor Leverandøren demonstrerer Implementeringen af Kunden (herunder demonstration af Ba- sispakken (med Onlinebestillingssystem) og evt. Implant-pakken eller In house-pakken (af- hængig af, hvad Kunden konkret har bestilt). Demonstrationen skal ligge så tæt som muligt på en daglig situation. Leverandøren skal forberede sin demonstration, således at det punkt for punkt demonstreres, at løsningen funktionsmæssigt opfylder kravene i Rammekontrak- ten. Kunden kan både forud for demonstrationen og under demonstrationen kræve en ud- dybende/ supplerende demonstration af forhold, som Kunden vurderer som kritiske, fx hvis risikoen for fejl og mangler af Kunden vurderes som stor.
Leverandøren leverer en prøverapport til Xxxxxx i umiddelbar forlængelse af demonstratio- nen og senest 3 Arbejdsdage efter demonstrationen. Prøverapporten indeholder en summa- risk angivelse af, hvilke krav i Rammekontrakten der er opfyldt, og hvilke krav der endnu ikke er opfyldt men vil være opfyldt senest på Implementeringsdagen.
Såfremt prøverapporten viser, at der er krav som først vil være opfyldt på Implementerings- dagen, kan Xxxxxx kræve afholdelse af en ny afprøvning på Implementeringsdagen. Kunden skal i givet fald først anses for implementeret, når prøven er endeligt bestået.
4.4 Levering af Pakker og Øvrige Ydelser
Leveringssted for Pakker er Kundens lokationer overalt i Danmark, eksklusiv Grønland og Færøerne. Levering skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra Kunden. Leveran- døren skal overholde de i pkt. 4.3. og i Kontraktbilag 13 anførte tidsfrister for levering af Pakker.
Levering af ydelser, der indgår i Pakkerne, skal ske som anført i Kontraktbilag 13 og pkt. 4.5 nedenfor.
Leverandøren skal overholde de i Kontraktbilag 13 anførte krav til levering af Øvrige Ydel- ser, som skal leveres til Kunden inden for de i samme Kontraktbilag anførte frister.
4.5 Levering af Billetter
Leveringssted for fysiske Billetter er Kundens lokationer overalt i Danmark, eksklusiv Grøn- land og Færøerne.
Levering af fysiske Billetter skal ske til den enkelte institution efter anvisning fra Kunden. Fysiske Billetter – uanset type - skal senest være Kunden i hænde 1 Arbejdsdag før afrejse.
Elektroniske Billetter skal sendes elektronisk til Kunden efter anvisning fra Kunden. Elek- troniske Billetter skal senest være Kunden i hænde 1 Arbejdsdag før afrejse.
4.6 Samarbejde og rapportering
Leverandøren er forpligtet til at samarbejde med Moderniseringsstyrelsen og Kunden som anført i Kontraktbilag 5.
Leverandøren er forpligtet til at foretage løbende rapportering over for Moderniseringssty- relsen og Kunden som anført i Kontraktbilag 5.
4.7 Tilfredshedsundersøgelse
Såfremt Moderniseringsstyrelsen vurderer, at der er behov for at gennemføre en eller flere tilfredshedsundersøgelser blandt Kunderne, kan Moderniseringsstyrelsen beslutte, at disse skal gennemføres af Leverandøren som angivet nedenfor.
Som udgangspunkt gennemføres højest én tilfredshedsundersøgelse om året. Den første til- fredshedsundersøgelse blandt Kunderne kan tidligst gennemføres efter 1. marts 2015.
Leverandøren gennemfører som udgangspunkt tilfredshedsundersøgelsen, dog således, at Moderniseringsstyrelsen skal godkende respondentkredsen og spørgsmålene inden disse sendes ud. Leverandøren udformer et oplæg til setup, som danner grundlag for en dialog mellem Leverandøren og Moderniseringsstyrelsen om Leverandørens endelige udformning af tilfredshedsundersøgelsen.
Leverandøren skal præsentere Moderniseringsstyrelsen for det første udkast til materialet (herunder hvilke Kunder, der vil blive spurgt samt hvilke spørgsmål, der vil blive stillet) se- nest 30 Dage efter, Moderniseringsstyrelsen har anmodet Leverandøren om at gennemføre en tilfredshedsundersøgelse.
Såfremt der ikke opnås enighed mellem Leverandøren og Moderniseringsstyrelsen om til- fredshedsundersøgelsens endelige udformning inden for 30 Dage efter, det første udkast fra Leverandøren er leveret til Moderniseringsstyrelsen, kan Moderniseringsstyrelsen beslutte, at
en uvildig tredjepart skal udforme og gennemføre undersøgelsen. I så fald deles udgifterne til denne tredjeparts udformning og gennemførelse af tilfredshedsundersøgelsen lige imellem Moderniseringsstyrelsen og Leverandøren.
Tilfredshedsundersøgelsen skal give et repræsentativt udsnit af de statslige Kunder mulig- hed for at angive deres tilfredshed i forhold til, med dog ikke begrænset til:
Tilfredshedsundersøgelse | Generel tilfredshed |
Rejseteam: Tilgængelighed, svartider, service/venlighed og kompetenceniveau | |
Rejseplanen | |
Levering af rejsedokumenter til tiden | |
24-timers service | |
Visum-assistance | |
Evne til at finde lave priser | |
Tracking af ubrugte flybilletter | |
Profildatabasen | |
Onlinebookingsystemet inkl. brugervenlighed, hastighed og evne til at løse Den rejsende/Brugerens behov | |
Reklamationshåndtering | |
Fakturering | |
Eventuelle andre spørgsmål eller emner, som Moderniserings- styrelsen måtte ønske undersøgt. |
Tilfredshedsundersøgelsen skal medføre et resultat, hvor minimum 80 pct. af de adspurgte Kunder generelt er tilfredse eller mere end tilfredse med Leverandøren på følgende skala:
• Meget utilfreds
• Utilfreds
• Neutral
• Tilfreds
• Mere end tilfreds
Såfremt resultatet ikke når dette niveau, kan Moderniseringsstyrelsen indkalde Leverandøren til dialog med henblik på at få rettet op på forholdet. Leverandøren skal i denne forbindelse præsentere Moderniseringsstyrelsen for en handlingsplan, der beskriver, hvordan Leverandø- ren vil opnå en kundetilfredshed, der ligger på tilfreds eller mere end tilfreds for mindst 80% af de adspurgte Kunder.
Efter fire-seks måneder kan tilfredshedsundersøgelsen gentages, således at det kan vurderes, om Leverandøren har opnået at forbedre kundetilfredsheden.
Ved gentagne tilfælde af tilfredshedsundersøgelser, hvor under 80 pct. af de adspurgte Kun- der er tilfredse eller mere end tilfredse med Leverandøren, vil Moderniseringsstyrelsen kun- ne hæve Rammekontrakten som følge af væsentlig misligholdelse jf. pkt. 6.5.
4.8 Fejlbestillinger
Ved fejlbestillinger, dvs. i tilfælde, hvor Kunden ved køb af en rejse på Rammekontrakten i bestillingen har angivet forkert tidspunkt, destination eller lignende, har Kunden ret til at fortryde eller korrigere bestillingen indtil 1 Arbejdsdag før afrejse (i relation til fly-, tog- og færgebilletter, dog kun i det omfang henholdsvis fly-, tog- og færgebilletreglerne muliggør annullering og/eller ændring af bestillingen).
4.9 Tredjemands rettigheder
Leverandøren garanterer at ydelserne, der kan indkøbes på denne Rammekontrakt, ikke krænker tredjemands rettigheder. Moderniseringsstyrelsen kan til enhver tid kræve, at Leve- randøren fremlægger dokumentation eller på anden måde over for Moderniseringsstyrelsen redegør for oprindelsen af relevante ydelser. Dokumentation skal foreligge inden for en af Moderniseringsstyrelsen skriftligt varslet frist, der skal udgøre mindst fem Arbejdsdage.
Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig til for egen regning at skaffe Xxxxxx retten til fortsat at udnytte ydelser som anført i denne Rammekontrakt eller at bringe krænkelsen til ophør, således at Leverandøren opfylder kravene efter denne Ram- mekontrakt.
Hvis tredjemand rejser erstatningskrav mod Moderniseringsstyrelsen og/eller Kunden som følge af forhold, der skyldes Leverandørens fejl, eller forhold, som Leverandøren efter Rammekontrakten bærer ansvaret for, skal Leverandøren friholde Moderniseringsstyrelsen og/eller Kunden for sådanne krav og alle i den forbindelse afholdte udgifter, herunder ad- vokatomkostninger, jf. dog punkt 6.7 og 6.10.
Kunden og/eller Moderniseringsstyrelsen skal straks efter kendskab om et erstatningskrav fra tredjemand orientere Leverandøren, samt samarbejde med Leverandøren om håndtering af sagen.
4.10 Garanti
Leverandøren garanterer, at alle rejsebureauydelser, som Leverandøren leverer, opfylder Rammekontraktens krav.
Leverandøren hæfter for sine underleverandørers ydelser efter nærværende Rammekontrakt på ganske samme måde som for sine egne forhold.
Leverandøren har pligt til at opretholde sædvanlig produktansvarsforsikring og påtager sig produktansvar efter dansk rets almindelige regler.
Rejses der krav om produktansvar, er Parterne forpligtede til at underrette hinanden herom.
Leverandøren garanterer, at Leverandørens medarbejdere i relation til levering af ydelser besidder de tilstrækkelige, faglige og kvalificerede ressourcer i forhold til de konkrete ydel- ser, der skal leveres til Kunden. Rådgivningsopgaver udføres af Leverandøren under almin- deligt rådgiveransvar.
4.11 Bemanding i relation til Konsulentrådgivning
Leverandøren skal, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 5.2, stille tilstrækkelige og i relation til kon- sulentrådgivningen kvalificerede medarbejdere til rådighed for Kunden til løsning og leve- ring af den omfattede opgave.
Leverandøren er berettiget til at udskifte konsulenter på igangværende opgaver forudsat, at de nye konsulenter har såvel de kvalifikationer som den erfaring, der er nødvendig for at kunne løse opgaven. Leverandøren skal dog så vidt muligt undgå udskiftning af medarbejde- re på igangværende opgaver. Er Leverandøren undtagelsesvis nødsaget hertil, eksempelvis grundet sygdom, fratrædelse eller lignende udefrakommende omstændigheder, skal Leveran- døren i givet fald sikre, at den eller de nye konsulenter mindst har de samme tilsvarende kvalifikationer som den udskiftede konsulent.
I relation til konsulenter skal disse til enhver tid kunne sikkerhedsgodkendes, jf. ligeledes Rammekontraktens punkt 6.12.
Af hensyn til hurtigheden, kontinuiteten og kvaliteten i arbejdet på igangværende opgaver må udskiftningen ikke påføre Kunden omkostninger eller forsinkelser. Kunden skal således eksempelvis ikke betale for, at en ny medarbejder opnår indsigt i opgaverne svarende til det niveau, som den udskiftede medarbejder havde.
Leverandøren skal efter Kundens anmodning udskifte en medarbejder, såfremt Kundens anmodning er rimeligt begrundet.
4.12 Dokumentationskrav
4.12.1 Generelt
Moderniseringsstyrelsen kan til enhver tid kræve, at Leverandøren fremlægger dokumentati- on eller på anden måde over for Moderniseringsstyrelsen redegør for, at rejsebureauydelser- ne opfylder de i Rammekontrakten nævnte krav og beskrivelser. Dokumentation skal fore- ligge inden for en af Moderniseringsstyrelsen skriftligt varslet rimelig frist.
5. LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER – ONLINEBOOKINGSYSTEMET
Til brug for køb af rejsebureauydelser omfattet af denne Rammekontrakt, skal Leverandøren stille et Onlinebookingsystem til rådighed for Kunderne, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 2.26.
Onlinebookingsystemet skal opfylde alle krav i denne Rammekontrakt.
Leverandøren modtager ikke noget særskilt beløb for at stille Onlinebookingsystemet til rå- dighed for Kunderne, herunder for etablering, drift og vedligeholdelse samt 1st level sup- port af Onlinebookingsystemet. Onlinebookingsystemet er en del af Basispakken, jf. Kon- traktbilag 1B, MK 133.
5.1 Rettigheder
Kunden erhverver alene en brugsret til Onlinebookingsystemet i Rammekontraktens løbetid og i op til 9 måneder herefter jf. Kontraktbilag 10. Moderniseringsstyrelsen og Kunden får tilsvarende brugsret til enhver opdatering og videreudvikling af Onlinebookingsystemet un- der Rammekontrakten jf. Kontraktbilag 1B, MK 135.
5.2 Tredjemands rettigheder
Leverandøren garanterer, at Onlinebookingsystemet ikke krænker tredjemands rettigheder.
Foreligger der krænkelse af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig til for egen regning at skaffe Moderniseringsstyrelsen og Kunden retten til fortsat at udnytte Onlinebookingsyste- met som anført i denne Rammekontrakt eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre Onlinebookingsystemet, således at det opfylder kravene i denne Rammekontrakt.
Hvis tredjemand rejser erstatningskrav mod Moderniseringsstyrelsen og/eller Kunden som følge af forhold, der skyldes Leverandørens fejl, eller forhold, som Leverandøren efter Rammekontrakten bærer ansvaret for, skal Leverandøren friholde Moderniseringsstyrelsen og/eller Kunden for sådanne krav og alle i den forbindelse afholdte udgifter, herunder ad- vokatomkostninger, jf. dog punkt 6.7 og 6.10.
Kunden og/eller Moderniseringsstyrelsen skal straks efter kendskab om et erstatningskrav fra tredjemand orientere Leverandøren, samt samarbejde med Leverandøren om håndtering af sagen.
6. GENERELLE BESTEMMELSER
6.1 Priser - generelt
Priserne angives i danske kroner DKK, eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige afgifter og tolder, der gælder på tidspunktet for Rammekontraktens indgåelse. Ved ændringer af danske afgifter reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leveran- døren stilles uændret.
Priserne dækker alle Leverandørens udgifter, herunder udgifter og omkostninger til levering, forsikringer, administration og uddannelse mv.
6.1.1 Priser
Priserne på de af Rammekontrakten omfattede ydelser samt proceduren for regulering heraf fremgår af Kontraktbilag 4 med underbilag.
Leverandøren har pligt til straks, efter at reguleringen er modtaget fra Moderniseringsstyrel- sen, at opdatere regulerede priser i Onlinebookingsystemet.
6.1.2 Særligt for Konsulentrådgivning
I relation til Konsulentrådgivning er Leverandøren berettiget til honorar for bistand bereg- net efter medgået tidsforbrug for de allokerede medarbejdere, forudsat at et af Leverandøren udarbejdet budget ikke overskrides.
I forbindelse med udførelse af Konsulentrådgivning skal hver enkelt konsulent føre et ud- førligt og detaljeret regnskab over aktiviteter og relateret forbrugt tid. Efter anmodning fra Kunden skal Leverandøren udlevere kopi af det førte regnskab.
Overskrides det af Leverandøren anførte budget eller dele heraf i relation til udførelse af Konsulentrådgivning, er Leverandøren alene berettiget til vederlag ud over budgettet, så- fremt Leverandøren har givet skriftlig meddelelse om overskridelsen til Kunden, og en over- skridelse herefter er godkendt af Xxxxxx.
Såfremt Xxxxxx opsiger en Konsulentrådgivning, er Leverandøren berettiget til honorar i henhold til medgået tid frem til ophørstidspunktet. Kunden kan til enhver tid opsige Konsu- lentrådgivningen med 5 Dages varsel.
6.1.3 Særligt for Undervisning
Web baseret undervisning i Onlinebookingsystem og Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsystem tilbydes af Leverandøren på timebasis.
Leverandøren er kun berettiget til betaling for det antal timer, som Xxxxxx har bestilt jf. Kontraktbilag 13, og som Leverandøren efterfølgende har ydet Kunden Web baseret under- visning i Onlinebookingsystem eller Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsy- stem i.
Kunden kan annullere en bestilling af Web baseret undervisning i Onlinebookingsystem og Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsystem optil 5 Dage før Web baseret undervisning i Onlinebookingsystem eller Undervisning på Kundens lokation i Online- bookingsystem skulle gennemføres. Annulleringen skal ske via en e-mail til Leverandøren. Leverandøren skal bekræfte annulleringen hurtigst muligt og senest den første hverdag efter, at Kunden har afsendt sin e-mail om annulleringen.
6.2 Fakturering og betaling
6.2.1 Generelt
Fakturering skal ske under overholdelse af lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgø- relse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. med senere ændringer) og de reg- ler, der er udstedt eller udstedes med hjemmel i loven, herunder bekendtgørelse nr. 354 af
26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder.
6.2.2 Fakturering og levering
Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. For Pakker vil det være Implemen- teringsdagen. For Øvrige Ydelser og Billetter vil det være den Dag Kunden modtager xxxx- xxx.
Fakturering sker direkte til Kunden.
Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyl- destgørende faktura.
Bevirker forhold hos Leverandøren, at Kunden ikke er i stand til at betale, kan Xxxxxx ikke gøres ansvarlig for manglende betaling med efterfølgende morarente og/eller misligholdel- sesbeføjelser til følge.
De øvrige Minimumskrav samt Prioriterede Krav til fakturering fremgår af Kontraktbilag 12.
6.3 Mangler
Der foreligger en mangel, hvis rejsebureauydelserne, herunder Onlinebookingsystemet, ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller ikke i øvrigt svarer til det, som Moderni- seringsstyrelsen og Kunden med føje kan forvente, eller hvis rapportering af forbrugsstati- stikker ikke opfylder kravene i Rammekontrakten, eller hvis Leverandøren ikke kan doku- mentere opfyldelsen af kravene i Rammekontrakten, jf. punkt 4.3.3.
Hvis rejsebureauydelserne ikke svarer til det bestilte, finder reglerne om forsinkelse anven- delse, jf. punkt 6.4.
Der foreligger ligeledes en mangel, hvis en leveret ydelse eller dele heraf, herunder materia- ler, som indgår i ydelsen, er produceret efter produktionsprocesser eller -metoder, hvor de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, an- tikorruption og nødvendig omhu ikke er overholdt.
Ved konkret begrundet mistanke om manglende overholdelse af kravene i Kontraktbilag 1A ved tilvirkningen, følges proceduren som beskrevet i Kontraktbilag 1A, punkt 7. Herunder skal Leverandøren straks efter Moderniseringsstyrelsens anmodning fremsende en skriftlig redegørelse og dokumentation mv., hvorefter Moderniseringsstyrelsen vil foretage en kon- kret vurdering af den enkelte sag.
Ved vurderingen af, om Leverandøren kan holdes ansvarlig for en opfyldelse af Rammekon- trakten, som strider mod de nævnte krav i Kontraktbilag 1A, lægges der bl.a. vægt på, hvor- ledes Leverandøren har tilrettelagt sine egne processer, ligesom der lægges vægt på, i hvilket omfang Leverandøren ved sin adfærd i forbindelse med opfyldelse af Rammekontrakten har kunnet påvirke opfyldelsen i øvrigt, herunder ved valg af underleverandører eller ved valg af dele til det leverede.
Moderniseringsstyrelsen kan i tilfælde af, at der foreligger en mangel, hvor de i Kontraktbi- lag 1A nævnte krav til virksomhedens ansvar ikke er overholdt, kræve at:
at Leverandøren straks efter Moderniseringsstyrelsens fremsættelse af påkrav herom af- hjælper manglen,
at Leverandøren fremover ved opfyldelse af Rammekontrakten leverer under overholdel- se af de i Kontraktbilag 1A nævnte krav,
at Leverandøren fuldt ud genopretter forvoldt skade, herunder ved udbetaling af passen- de skadeserstatning. Vurderingen af om en ved opfyldelse af Rammekontrakten for-
voldt skade er genoprettet fuldt ud er om nødvendigt uafhængig af, at de nationale er- statningsregler, der regulerer det konkrete forhold, evt. alene tillader delvis skadesløs- holdelse.
Leverandøren har bevisbyrden for, at Leverandøren straks efter Moderniseringsstyrelsens fremsættelse af krav herom har afhjulpet en mangel som nævnt ovenfor, at fremtidige leve- ringer sker under overholdelse af de i Kontraktbilag 1A nævnte krav, og at Leverandøren fuldt ud har genoprettet forvoldt skade, herunder ved udbetaling af passende skadeserstat- ning.
Enhver mangel ved Leverandørens ydelser, der gøres gældende i henhold til nærværende Rammekontrakt, skal afhjælpes hos Kunden uden ugrundet ophold efter Kundens eller Mo- derniseringsstyrelsens fremsættelse af påkrav herom. Leverandøren skal senest have påbe- gyndt afhjælpningen Arbejdsdagen efter modtagelsen af Xxxxxxx påkrav herom. Leverandø- ren skal uden yderligere vederlag afhjælpe manglen i overensstemmelse med god leverandør- skik.
Såfremt der gentagne gange har været mangler af ikke bagatelagtig karakter ved leverede ydelser, skal Leverandøren endvidere på Moderniseringsstyrelsens anmodning udarbejde en redegørelse til Moderniseringsstyrelsen med en beskrivelse af karakteren og omfanget af konstaterede mangler samt en beskrivelse af, hvilke tiltag Leverandøren vil foretage for at undgå lignende mangler fremover. Redegørelsen skal være Moderniseringsstyrelsen i hænde senest 5 Arbejdsdage efter Moderniseringsstyrelsens anmodning om redegørelsen.
Såfremt der mellem Parterne er uenighed om, hvorvidt der er tale om en mangel ved Leve- randørens ydelser, kan hver af Parterne anmode Danmarks Rejsebureau Forening om at ud- melde en uvildig sagkyndig, der da afgiver vejledende udtalelse herom. Såfremt Parterne ikke kan opnå en forligsmæssig løsning på baggrund af den sagkyndiges udtalelse, afgøres tvisten i overensstemmelse med punkt 6.20. Den sagkyndige træffer endelig og bindende afgørelse om fordelingen af sit honorar mellem parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald.
Leverandøren skal uden ugrundet ophold afhjælpe mangler i forhold til Onlinebookingsy- stemet efter Moderniseringsstyrelsens anmodning herom, herunder levere andet eller yderli- gere programmel, der er nødvendigt for at opfylde Rammekontrakten, herunder kravene til funktionalitet, kapacitet mv. Leverandøren skal endvidere foretage den nødvendige fejlfin- ding og fejlretning med henblik på at sikre den garanterede drift.
Leverandøren skal inden for en af Moderniseringsstyrelsen fastsat rimelig frist afhjælpe en- hver mangel ved rapportering af forbrugsstatistikker. Såfremt der ikke inden for denne frist er sket behørig afhjælpning, ifalder Leverandøren bod i henhold til punkt 6.4.1, regnet fra den af Moderniseringsstyrelsen fastsatte tidsfrist for afhjælpning. Uagtet en eventuel bods- betaling gælder Rammekontraktens øvrige misligholdelsesbeføjelser uændret.
6.4 Forsinkelse
Der foreligger forsinkelse, såfremt en bestilling af rejsebureauydelser ikke leveres inden for de i punkt 4.4 og 4.5 anførte frister, eller såfremt en af de i punkt 4.3.2 anførte frister for Implementering af Kunderne overskrides.
Forsinkelse foreligger ligeledes, såfremt Leverandøren ikke overholder den i Kontraktbilag 5 anførte tidsfrist for rapportering af forbrugsstatistikker.
Såfremt der konstateres forsinkelser, eller såfremt Leverandøren forudser, at Leverandøren bliver forsinket, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere Kunden - ved forsinkel- se med levering af en konkret ordre - eller Moderniseringsstyrelsen - ved forsinkelse med Implementeringsdage eller med rapportering af forbrugsstatistikker - herom. Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen. Kunden og Moderniseringsstyrelsen kan stille rimelige krav til den måde, hvorpå forsinkelsen ind- hentes.
6.4.1 Bod
6.4.1.1 Generelt
Leverandøren skal til Kunden betale bod ved forsinket levering af de af Kunden bestilte rej- sebureauydelser.
Leverandøren skal til Moderniseringsstyrelsen betale bod ved manglende opfyldelse af Rammekontrakten i øvrigt.
Leverandøren skal til Moderniseringsstyrelsen betale bod ved overskridelse af fristen for gennemførelsen af Implementeringen af de statslige Kunder, jf. i øvrigt pkt. 4.3 ovenfor.
Påløbet bod opgøres på baggrund af den konstaterede forsinkelse. Bodsbeløbet betales efter skriftligt påkrav fra Kunden eller Moderniseringsstyrelsen. Manglende påkrav medfører ikke, at retten til bod fortabes.
6.4.1.2 Bod - Implementering
Såfremt den aftalte Implementeringsdag overskrides som følge af Leverandørens forhold, betaler Leverandøren pr. påbegyndt Arbejdsdag en dagbod på DKK 1.000 til Kunden. Bodsbeløbet efter nærværende afsnit kan samlet ikke overstige DKK 20.000 pr. Kunde.
Såfremt samtlige Kunder ikke er implementeret den 1. november 2014 som følge af Leve- randørens forhold, betaler Leverandøren pr. påbegyndt Arbejdsdag en dagbod på DKK
1.000 til Moderniseringsstyrelsen. Bodsbeløbet efter nærværende afsnit kan samlet ikke overstige DKK 20.000.
6.4.1.3 Bod - Onlinebookingsystem
Såfremt Onlinebookingsystemet efter den 1. marts 2014 ikke er til rådighed som følge af forhold, som Leverandøren er ansvarlig for, jf. MK 143, betaler Leverandøren pr. påbegyndt Arbejdsdag Onlinebookingsystemet ikke er til rådighed for en Kunde en bod på DKK 1.000 pr. Kunde. Bodsbeløbet efter nærværende afsnit kan samlet ikke overstige DKK 20.000 pr. Kunde.
6.4.1.4 Bod – rapportering af forbrugsstatistikker
Såfremt den i Kontraktbilag 5, punkt 2.1, anførte tidsfrist for rapportering af forbrugsstati- stikker overskrides som følge af Leverandørens forhold, eller såfremt Leverandøren ikke inden for den i punkt 6.3 anførte frist har afhjulpet enhver mangel ved rapporteringen af forbrugsstatistikker, betaler Leverandøren pr. påbegyndt Arbejdsdag en bod på DKK 500. Bodsbeløbet efter nærværende afsnit kan samlet ikke overstige DKK 20.000 pr. hændelse.
6.4.1.5 Bod – Tilfredshedsundersøgelsen
Såfremt Leverandøren ikke opnår, at 80 pct. af de adspurgte Kunder er tilfredse eller mere end tilfredse ved en på Moderniseringsstyrelsens foranledning iværksat tilfredshedsundersø- gelse, jf. punkt 4.7, ifalder Leverandøren bod på DKK 20.000, der betales til Modernise- ringsstyrelsen.
Boden ifaldes ved hvert tilfælde af Leverandørens manglende opnåelse af det krævede til- fredshedsniveau blandt de adspurgte Kunde i tilfredshedsundersøgelsen.
6.5 Ophævelse
Kunden
Kunden kan helt eller delvist ophæve en indgået aftale om en konkret bestilling af rejsebu- reauydelser under nærværende Rammekontrakt, såfremt der foreligger væsentlig mislighol- delse fra Leverandørens side.
Ved forsinkelse af Xxxxxxx Implementeringsdag, der skyldes Leverandørens forhold, kan Xxxxxx fremsætte påkrav om, at Implementeringsdagen gennemføres inden for 5 Arbejds- dage. Såfremt Leverandøren som følge af Leverandørens forhold ikke leverer de(n) af Kun- den bestilte Pakke(r) inden for den fastsatte frist anses dette for væsentlig misligholdelse, og Moderniseringsstyrelsen kan i givet fald løse Kunden fra forpligtelsen til at anvende Ram- mekontrakten.
Ved forsinkelse af levering af Billetter og/eller hertil knyttede ydelser som fx visa, der skyl- des Leverandørens forhold, er Kunden berettiget til at købe Billetterne og de hertil knyttede ydelser igennem en anden leverandør, jf. om frister for levering af Billetter i punkt 4.5. En bestilling af Billetter skal automatisk anses for ophævet, når fristen for levering er overskre- det. Leverandøren kan ikke afkræve Kunden betaling for de for sent leverede Billetter. Leve- randøren skal holde Kunden skadesløs for den eventuelle fordyrelse af Billetterne og/eller de hertil knyttede ydelser, som forsinkelsen har medført, jf. også punkt. 6.7 nedenfor.
Ved forsinket levering af Øvrige Ydelser kan Kunden fremsætte påkrav om, at Ydelsen leve- res/gennemføres inden for 2 Arbejdsdage. Såfremt Leverandøren som følge af Leverandø- rens forhold ikke leverer inden for den fastsatte frist, kan Kunden ophæve aftalen om leve- ring af disse Øvrige Ydelser.
Det anses som væsentlig misligholdelse i forhold til Xxxxxx, såfremt en eller flere delele- menter (herunder Billetter) i en leveret PNR, jf. Kontraktbilag 0, ikke fuldt ud opfylder samtlige Minimumskrav og Krav i Løsningsbeskrivelsen (Kontraktbilag 2), der måtte være tilknyttet disse delelementer eller PNR’en. Ophævelse omfatter som udgangspunkt alene de(n) mangelfulde del(e) af PNR’en, medmindre de(n) mangelfulde del(e) har en sådan sam- menhæng med PNR’en, at det kan begrunde en samlet ophævelse.
Det anses som væsentlig misligholdelse i forhold til Xxxxxx, såfremt en eller flere ydelser (andre end Billetter) omfattet af den konkrete bestilling ikke fuldt ud opfylder samtlige Mi- nimumskrav og Krav i Løsningsbeskrivelsen (Kontraktbilag 2), der måtte være tilknyttet ydelsen, og Leverandøren ikke har afhjulpet manglerne inden for 5 Arbejdsdag efter Kun- dens reklamation over de pågældende mangler. Ophævelse omfatter som udgangspunkt alene de mangelfulde dele af den konkrete bestilling, medmindre de mangelfulde dele har en sådan sammenhæng med den samlede bestilling, som kan begrunde en samlet ophævelse.
Ved ophævelse skal Leverandøren straks betale eventuel erstatning efter punkt 6.7 og bod efter punkt 6.4.1. I øvrigt gælder dansk rets almindelige regler om opgørelse ved ophævelse.
Såfremt Leverandøren gentagne gange væsentligt misligholder aftaler om konkrete bestillin- ger/ordrer over for den samme Kunde, kan denne Kunde af Moderniseringsstyrelsen blive løst af sin forpligtelse til at anvende Rammekontrakten. Moderniseringsstyrelsen orienterer Leverandøren herom.
Såfremt Moderniseringsstyrelsen ophæver Rammekontrakten som følge af Leverandørens væsentlige misligholdelse jf. nedenfor, ophæves samtidig alle aftaler om Pakker med Kun- derne, uden at Kunderne skal give meddelelse herom til Leverandøren.
Bestillinger af Øvrige Ydelse og Billetter, der er afgivet inden Rammekontraktens ophør, skal dog desuagtet opfyldes af Leverandøren under overholdelse af Rammekontraktens be- stemmelser.
Moderniseringsstyrelsen
Moderniseringsstyrelsen kan med virkning for fremtiden straks ophæve Rammekontrakten, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse.
Følgende forhold, men ikke begrænset hertil, anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Moderniseringsstyrelsen til at ophæve Rammekontrakten i sin helhed:
• Såfremt der gentagne gange konstateres væsentlige mangler ved Leverandørens ydelser, og sådanne mangler ikke er afhjulpet uden ugrundet ophold efter Moderniseringsstyrel- sens skriftlige påbud om afhjælpning.
• Ved gentagen forsinkelse og/eller udeblevet levering og sådan forsinkelse fortsat kon- stateres ved efterfølgende leveringer efter Moderniseringsstyrelsens skriftlige påbud om rettidig levering.
• Såfremt der konstateres et ikke uvæsentligt antal tilfælde af misligholdelser, der hver for sig ikke udgør en væsentlig misligholdelse, men betragtet samlet set udgør en væ- sentlig misligholdelse.
• Såfremt Leverandøren gentagne gange ikke opnår tilfredshedsundersøgelser, hvor over 80 pct. af de adspurgte Kunder er tilfredse eller mere end tilfredse med Leverandøren, vil der være tale om væsentlig misligholdelse.
• Leverandørens konkurs, rekonstruktionsbehandling, åbning af forhandlinger om ak- kord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, der bringer Rammekon- traktens rette opfyldelse i fare, i det omfang konkursloven gør dette muligt.
• Leverandørens ophør med den virksomhed, som Rammekontrakten vedrører, eller ind- træden af andre omstændigheder, der bringer Rammekontraktens rette opfyldelse i al- vorlig fare.
• Såfremt Leverandøren overtræder en eller flere af sine loyalitetsforpligtelser som be- skrevet i denne Rammekontrakt, og såfremt Leverandøren ikke retter op herpå efter modtagelse af skriftligt påbud herom fra Moderniseringsstyrelsen.
• Gentagne mangelfulde eller forsinkede rapporteringer af forbrugsstatistikker fra Leve- randøren til Moderniseringsstyrelsen, jf. punkt 6.3. og 6.4.
• Såfremt der gentagne gange konstateres væsentlige fejl i Leverandørens fakturering af priser.
• Såfremt Leverandøren ikke straks efter Moderniseringsstyrelsens anmodning ved kon- kret begrundet mistanke om, at Leverandøren har leveret i strid med de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og nødvendig omhu, fremsender skriftlig redegørelse med dokumentation i henhold til Kontraktbilag 1A, punkt 5.
• Såfremt Leverandøren ikke straks efter Moderniseringsstyrelsens fremsættelse af på- krav herom afhjælper en mangel, som følge af at Leverandøren har leveret i strid med de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og nødvendig omhu.
• Såfremt Leverandøren ikke, når det er konstateret, at Leverandøren har leveret i strid med de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettighe- der, miljø, antikorruption og nødvendig omhu, fuldt ud genopretter den skade, som er forvoldt ved opfyldelsen af Rammekontrakten, herunder ved udbetaling af passende skadeserstatning, jf. punkt 6.7.
• Såfremt det konstateres, at Leverandøren har handlet i strid med de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og nødvendig omhu, og Leverandøren tidligere har misligholdt Rammekontrakten på til- svarende måde.
• Såfremt Leverandøren får en endelig retskraftig dom for korruption i kontraktperio- den, jf. Kontraktbilag 1A.
6.6 Misligholdelse i øvrigt
Hvor andet ikke følger af bestemmelserne i nærværende Rammekontrakt, gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af en parts misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag.
6.7 Leverandørens erstatningspligt
Leverandøren er erstatningspligtig over for Moderniseringsstyrelsen og Kunden efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter dog ikke driftstab, tabt avance eller an- det indirekte tab.
Leverandørens samlede erstatningsansvar ud over betalt bod, jf. punkt 6.4.1, kan maksimalt udgøre DKK 5.000.000.
For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, Kunden og/eller Moderniseringsstyrelsen dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet.
Leverandøren skal opretholde en ansvarsforsikring, der dækker Leverandørens erstatnings- ansvar. Leverandøren skal på Moderniseringsstyrelsens anmodning dokumentere, at dette krav er opfyldt.
6.8 Anvendelse af underleverandører
Leverandøren kan ikke uden Moderniseringsstyrelsens skriftlige samtykke overlade Ramme- kontraktens opfyldelse til nye underleverandører.
Moderniseringsstyrelsen kan i alle tilfælde rette direkte henvendelse til Leverandøren, selv om Leverandøren helt eller delvist har overladt opfyldelsen af kravene til en eller flere un- derleverandører efter Moderniseringsstyrelsens godkendelse.
Leverandørens anvendelse af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandø- rens ansvar for opfyldelse af kravene i denne Rammekontrakt, herunder kravene til forsik- ring mv. Leverandøren hæfter for underleverandørens ydelser efter denne Rammekontrakt på ganske samme måde som for sine egne forhold.
Leverandørens samarbejdspartnere er i Rammekontraktens forstand underleverandører.
6.9 Moderniseringsstyrelsens og Kundens forhold
Om Moderniseringsstyrelsens og Kundens misligholdelse gælder dansk rets almindelige reg- ler. Driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab erstattes ikke.
Såfremt Xxxxxx misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til nærværende Ramme- kontrakt, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler.
Leverandøren er endvidere berettiget til at ophæve den med Kunden indgåede konkrete le- veringsaftale, såfremt Leverandøren over for Kunden skriftligt har afgivet påkrav om, dels at Kunden på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden 40 Arbejdsdage vil medføre, at den konkrete leveringsaftale ophæ- ves, såfremt Kunden ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb.
Såfremt en statslig kunde misligholder sine forpligtelser til at anvende Rammekontrakten, er Leverandøren alene berettiget til at kræve, at Moderniseringsstyrelsen søger at afhjælpe en tilsvarende fremtidig misligholdelse, ved at Moderniseringsstyrelsen retter direkte kontakt til
denne kunde og indskærper dennes forpligtelse til at anvende Rammekontrakten i forbindel- se med køb af ydelser, der er omfattet af Rammekontrakten.
En Kundes manglende betaling eller anden misligholdelse som led i en konkret ordre kan under ingen omstændigheder begrunde, at Leverandøren kan ophæve Rammekontrakten. Såfremt en statslig kunde gentagne gange væsentlig misligholder aftaler om konkrete ordrer over for Leverandøren, kan Leverandøren af Moderniseringsstyrelsen blive løst af sin for- pligtelse til at levere til denne kunde. Moderniseringsstyrelsen orienterer Leverandøren her- om. Såfremt en selvejende institution mv., Folketinget eller Danmarks Nationalbank som Kunde gentagne gange væsentlig misligholder aftaler om konkrete ordrer over for Leveran- døren, kan Leverandøren ved meddelelse til Xxxxxx blive løst af sin forpligtelse til at levere til denne Kunde.
Moderniseringsstyrelsens og Kundernes samlede erstatningsansvar kan maksimalt udgøre DKK 5.000.000.
6.10 Force majeure
Hverken Leverandøren eller Moderniseringsstyrelsen skal i henhold til denne Rammekon- trakt anses for ansvarlig over for den anden Part, for så vidt ansvaret skyldes forhold, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved Rammekontraktens underskrift bur- de have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet. Forhold hos Leverandøren, som denne ved et sædvanligt og rimeligt beredskab kan undgå, er ikke at be- tragte som force majeure, herunder i forhold til interne strejker og sygdom. Force majeure ved forsinkelse kan højest gøres gældende med det antal Arbejdsdage, som force majeure situationen varer. Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig hertil, tilsvarende, uden at Leverandøren har krav på renter.
Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleveran- døren foreligger en hindring, der omfattes af første punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende Part har givet skriftlig meddelel- se herom til den anden Part senest 10 Arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.
6.11 Audit
Moderniseringsstyrelsen har til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten.
Tilsvarende har Xxxxxx til enhver tid ret til at kontrollere Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten i forhold til Xxxxxx selv. Kontrollen kan gennemføres af Modernise- ringsstyrelsen/Kunden selv eller ved tredjemand. Kontrollen kan ikke udføres af en af Leve- randørens konkurrenter eller af et selskab eller en person, som Leverandøren i øvrigt har rimelig grund til at modsætte sig.
Moderniseringsstyrelsen og Kunden afholder egne omkostninger og samtlige omkostninger til tredjemand (auditor).
Leverandøren er forpligtet til uden særskilt vederlag at yde Moderniseringsstyrelsen, Kunden og/eller auditor den bistand, der er nødvendig til gennemførelsen af kontrollen/auditten.
Moderniseringsstyrelsen, Kundens og/eller auditors kontrol med Leverandøren samt even- tuelle godkendelser indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelse af Rammekontrakten, medmindre parterne udtrykkeligt og skriftligt efterfølgende aftaler speci- ficerede ændringer.
6.12 Myndighedskrav, arbejdsklausul samt sikkerhedsgodkendelse
Leverandøren indestår for, at alle ydelser omfattet af Rammekontrakten opfylder alle rele- vante myndighedskrav og love, herunder persondataloven, jf. punkt 6.12.1 nedenfor, således som disse foreligger ved denne Rammekontrakts underskrivelse og senere.
Leverandøren skal sørge for nødvendige anmeldelser mv. til Datatilsynet.
Den Danske Stat er i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kon- trakter forpligtet til at sikre, at Leverandøren og eventuelle underleverandører tilsikrer ar- bejdere i Danmark løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, vold- giftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres.
Der skal som sammenligningsgrundlag anvendes en kollektiv overenskomst, der er repræsen- tativ for, hvad der i øvrigt gælder i Danmark i den pågældende sektor.
Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere beskæftiget i Danmark med udførelse af opgavens tjenesteydelser (i form af de tilknyttede serviceydelser), løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor og er forpligtet til at orientere de ansatte om de gældende arbejdsvilkår. Tilsvarende gælder også arbejde, der udføres af underleverandører eller af personer, der har fået overdraget Rammekontrakten til udførelse. I så tilfælde påhviler det Leverandøren at påse, at førnævnte krav overholdes.
Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på udbedring fra de ansatte, er Leverandøren forpligtet til straks efter Moderniseringsstyrelsens fremsættelse af påkrav herom at foretage afhjælpning, således at den ansatte fuldt ud kom- penseres for den mindre gunstige løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og/eller andre arbejdsvilkår, som Leverandøren eller dennes eventuelle underleverandører har budt den ansatte i forbindelse med udførelse af opgaver under denne Rammekontrakt. Modernise- ringsstyrelsen er endvidere berettiget til at bestemme, at Leverandøren afskæres fra at opnå fremtidige Leveringsaftaler via Rammekontrakten, indtil det er dokumenteret, at det pågæl- dende forhold er i orden.
Der henvises endvidere til Kontraktbilag 1A vedrørende Leverandørens ansvar, herunder bl.a. i relation til ILO-konvention nr. 94.
Leverandøren og alle, som bistår Leverandøren i relation til Rammekontraktens opfyldelse, herunder personale og underleverandører, skal kunne sikkerhedsgodkendes til et niveau som krævet af Kunden i henhold til de til enhver tid gældende regler, jf. cirkulære nr. 204 af 7. december 2001 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informationer af fælles interesse for landene i NATO, EU eller WEU, andre klassificerede informationer samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelsesinteresse i øvrigt. Politiets og Forsvarets sikkerhedsmyndighed foretager en sikkerhedsundersøgelse med henblik på Kundens godkendelse. Denne sikker- hedsgodkendelse skal kunne opretholdes i Rammekontraktens løbetid.
Leverandøren kan til brug for udførelse af en opgave, der medfører adgang til klassificerede informationer, alene gøre brug af personale, der har opnået den fornødne sikkerhedsgod- kendelse. Det påhviler Leverandøren at tage højde for den tid, indhentelse af de for opga- vens udførelse fornødne sikkerhedsgodkendelser kræver.
Såfremt der sker ændringer i relevante myndighedskrav eller love, der medfører forøgelse af omkostningerne forbundet med Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser efter denne Rammekontrakt, reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret.
6.12.1 Persondata
Såfremt Leverandørens udførelse eller levering af ydelser under Rammekontrakten indebærer behandling af personhenførbare oplysninger, er Leverandøren til enhver tid forpligtet til at sikre, at gældende dansk persondatalovgivning overholdes, særligt persondataloven (lov nr. 421 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og sikkerhedsbekendtgørelsen (bekendtgørelse 528/2000 med senere ændringer).
I det omfang Leverandørens udførelse eller levering af ydelser under Rammekontrakten in- debærer, at Leverandøren behandler personhenførbare oplysninger, handler Leverandøren således som databehandler alene efter instruks fra Kunden som dataansvarlig, og reglerne i persondatalovens § 41, stk. 3-5, gælder ligeledes for behandlingen af personoplysninger ved Leverandøren. Leverandøren må ikke behandle personoplysningerne til andre formål end dem, som Kunden har fastsat, ligesom Leverandøren ikke må behandle personoplysningerne efter instruks fra andre end Xxxxxx.
Leverandøren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataloven og sikkerhedsbekendtgørelsen. Dette gælder også, hvis behandlingen af personoplysninger hos Leverandøren sker ved anvendelse af hjemmearbejdspladser.
Hvis Leverandøren er etableret i en anden EU-medlemsstat, skal de bestemmelser om sik- kerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den EU-medlemsstat, hvor Leveran- døren er etableret, derudover gælde for Leverandøren. Hvis Leverandøren er etableret i en anden EU-medlemsstat, skal Leverandøren således overholde både de danske sikkerhedskrav i persondataloven og sikkerhedskravene i Leverandørens hjemland.
Leverandøren skal på Kundens anmodning give Xxxxxx tilstrækkelige oplysninger til, at Kunden kan overholde sine forpligtelser som dataansvarlig efter persondatalovgivningen, herunder forpligtelser over for registrerede (såsom indsigtsretten) og forpligtelsen til at påse, at Leverandøren har truffet de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltnin- ger. Leverandøren skal i den forbindelse foranledige, at en uafhængig tredjepart, en gang om året, afgiver en revisionserklæring til Xxxxxx om de persondataretlige sikkerhedsmæssige forhold hos Leverandøren.
Leverandøren har pligt til at deltage i eventuelle drøftelser med Datatilsynet og indarbejde eventuelle anbefalinger og/eller påbud mv. fra tilsynet vedrørende behandling af personop- lysninger som led i udførelsen eller levering af Leverandørens ydelser under Rammekontrak- ten.
I tilfælde af sikkerhedsbrist skal Leverandøren uden unødigt ophold give Xxxxxx meddelel- se herom.
6.13 Information om Rammekontrakten
Leverandøren skal - i lighed med Moderniseringsstyrelsen - i hele Rammekontraktens løbetid loyalt og aktivt understøtte Rammekontrakten over for Kunden. Leverandørens forpligtelser i denne henseende er eksemplificeret i det følgende, men ikke begrænset hertil.
Når Leverandøren modtager henvendelse om eller sælger ydelser, som Rammekontrakten omfatter, til statslige kunder, skal Leverandøren gøre statslige kunder opmærksom på disses pligt til at anvende Rammekontrakten samt nærmere oplyse om indholdet af Rammekontrak- ten.
Leverandøren må ikke opfordre eller anbefale statslige kunder til at købe de af Rammekon- trakten omfattede ydelser uden for Rammekontrakten, ligesom Leverandøren ikke må op- fordre statslige kunder til at købe andre ydelser end de, der er omfattet af Rammekontrak- ten.
Moderniseringsstyrelsen må give Kunden enhver information, der er fornøden eller hen- sigtsmæssig, til administration og anvendelse af Rammekontrakten.
6.14 Tavshedspligt mv.
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt disses personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Moderniseringsstyrelsens og Kundens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af denne Rammekontrakt.
Leverandøren må ikke uden Moderniseringsstyrelsens forudgående skriftlige samtykke bruge Moderniseringsstyrelsen som reference. Dog er Leverandøren berettiget til at medtage Mo- derniseringsstyrelsen på en simpel referenceliste.
Leverandøren må ikke uden Moderniseringsstyrelsens forudgående skriftlige tilladelse ud- sende offentlige meddelelser om denne Rammekontrakt eller offentliggøre noget om Ram- mekontraktens indhold.
For Moderniseringsstyrelsen og Kunden gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvalt- ning.
6.15 Overdragelse
Moderniseringsstyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne Rammekontrakt helt eller delvist til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.
Leverandøren kan ikke uden Moderniseringsstyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge denne Rammekontrakt til tredjemand. Samtykke vil alene blive meddelt, såfremt overdragelse kan ske uden risiko for overtrædelse af de til enhver tid gældende udbudsregler.
Leverandøren afholder egne eventuelle udgifter, der måtte være forbundet med overdragel- sen.
6.16 Løbetid
Denne Rammekontrakt træder i kraft ved kontraktens indgåelse (Parternes underskrift). Dog således at Leverandøren først er berettiget og forpligtet til at implementere Kunderne og levere rejsebureauydelser, der ikke vedrører Forberedelsesperioden, jf. Kontraktbilag 1B punkt 2.2, fra 1. marts 2014. Rammekontrakten er gældende frem til den 28. februar 2017, medmindre Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af en eller flere af nedenstående optioner om forlængelse af Rammekontraktens varighed.
1. Rammekontrakten vil kunne forlænges ved Moderniseringsstyrelsens skriftlige med- delelse herom til Leverandøren senest den 30. december 2016 med virkning for den
1. marts 2017 til den 28. februar 2018.
2. Rammekontrakten vil kunne forlænges yderligere (såfremt første option er udløst) ved Moderniseringsstyrelsens skriftlige meddelelse herom til Leverandøren senest den
30. december 2017 med virkning for den 1. marts 2018 til den 28. februar 2019.
3. Rammekontrakten vil kunne forlænges yderligere (såfremt første option er udløst) ved Moderniseringsstyrelsens skriftlige meddelelse herom til Leverandøren senest den
30. december 2018 med virkning for den 1. marts 2019 til den 29. februar 2020.
Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at forlænge Rammekontrakten, jf. forlængelsesopti- onerne ovenfor, forlænges aftaler om Pakker, jf. Kontraktbilag 13, tilsvarende, uden at Kun- den skal give meddelelse herom til Leverandøren.
Bestillinger af Øvrige Ydelse og Billetter, der er afgivet inden Rammekontraktens ophør, skal desuagtet opfyldes af Leverandøren under overholdelse af Rammekontraktens bestem- melser, også efter Rammekontraktens ophør.
6.17 Opsigelse og uden virkning
Rammekontrakten er for begge Parter uopsigelig, dog med de nedenfor anførte undtagelser.
Moderniseringsstyrelsen er berettiget til at opsige Rammekontrakten med seks måneders varsel, forudsat (i) Moderniseringsstyrelsen på baggrund af konstaterede misligholdelser af leverancer til Kunder, har afgivet et skriftligt påkrav til Leverandøren om generelt at sikre levering i overensstemmelse med Rammekontraktens vilkår, og (ii) der efterfølgende i relati- on til leveringer til Kunderne er konstateret et ikke-ubetydeligt antal tilfælde af misligholdel- se, uanset om der i de konstaterede tilfælde er tale om væsentlig misligholdelse.
Moderniseringsstyrelsen kan opsige Rammekontrakten med en måneds varsel, såfremt Mo- derniseringsstyrelsens beslutning om at tildele Rammekontrakten til Leverandøren annulle- res af Klagenævnet for Udbud eller af domstolene.
I tilfælde af Moderniseringsstyrelsens opsigelse som følge af en annullation af beslutningen om at tildele Rammekontrakten til Leverandøren, skal Leverandørens eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse, som udgangspunkt afgøres efter dansk rets al- mindelige regler. Dog har Parterne aftalt, at indirekte tab ikke erstattes, jf. punkt 6.7. Ende- lig er erstatningen maksimeret til at udgøre forskellen på Leverandørens direkte og doku- menterbare tab fratrukket den uberettede indtjening på aftalen.
Endvidere kan Moderniseringsstyrelsen opsige Rammekontrakten med en måneds varsel, såfremt det ved endelig afgørelse eller dom konstateres, at Leverandøren har fået tildelt Rammekontrakten ved afgivelse af et tilbud, hvis indhold strider mod lovgivningen, forudsat at det lovstridige indhold har haft betydning for tildelingen af Rammekontrakten.
6.17.1 Uden virkning
I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne mv. kan Klagenævnet for Udbud i sær- lige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået kontrakt for uden virkning, og påbyde den kontraherende myndighed at bringe kontrakten til ophør inden for en af kla- genævnet fastsat frist.
På den baggrund fastsættes nedenstående bestemmelser om Moderniseringsstyrelsens og Kundens adgang til i sådanne tilfælde at opsige Rammekontrakten og/eller aftalen om den konkrete ordre under nærværende Rammekontrakt.
6.17.1.1 Rammekontrakten
Moderniseringsstyrelsen er berettiget til at opsige Rammekontrakten helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Ramme- kontrakten ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt.
Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Mo- derniseringsstyrelsen berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leverandøren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Leverandøren skal i så fald efterleve disse.
Leverandørens eventuelle krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af, at Rammekontrakten erklæres uden virkning eller for påbud om ophør, herunder fx for om-
kostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Moderniseringsstyrelsen har videreført i opsigelsen, skal som udgangspunkt afgøres efter dansk rets almindelige reg- ler. Dog har Parterne aftalt, at indirekte tab ikke erstattes, jf. punkt 6.7. Endvidere skal Rammekontraktens bestemmelse ovenfor om opsigelsesadgang i forhold til eventuel udmå- ling af erstatning tages i betragtning ved opgørelsen af Leverandørens eventuelle tab.
Såfremt Leverandøren på tidspunktet for kontraktindgåelse havde eller burde have haft kendskab til de faktiske og/eller retlige omstændigheder, som bevirker, at Rammekontrakten erklæres uden virkning, kan Leverandøren ikke overfor Moderniseringsstyrelsen eller Kun- derne rejse krav om erstatning eller krav om anden form for godtgørelse som følge af, at Rammekontrakten erklæres uden virkning eller for påbud om ophør, herunder fx for om- kostninger ved at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Moderniseringsstyrelsen har videreført i opsigelsen.
6.17.1.2 Aftale om konkret ordre
Enhver Kunde er ligeledes berettiget til at opsige en aftale om en konkret ordre helt eller delvist med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes påbud. Aftalen om en konkret ordre ophører ved opsigelse således helt/delvist, som fastsat i påbuddet, med virkning fra påbuddets virkningstidspunkt.
Såfremt der i det påbud, som udstedes, er indeholdt yderligere betingelser eller krav, er Kunden berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for Leveran- døren under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet, og Leverandøren skal i så fald efterleve disse.
6.18 Bistand i forbindelse med ophør
Leverandøren er i forbindelse med Rammekontraktens ophør - uanset ophørsgrunden - for- pligtet til vederlagsfrit at bistå Moderniseringsstyrelsen som anført i Kontraktbilag 10 og i et rimeligt forhold i øvrigt i relation til tilvejebringelse af det fornødne grundlag for gennemfø- relse af fornyet udbud af de ydelser, som Rammekontrakten omfatter.
Endvidere er Leverandøren forpligtet til at samarbejde i fornødent omfang med en eventuel ny leverandør med hensyn til forretningsområdets overgang til den nye leverandør. Leveran- døren er herunder forpligtet til i nødvendigt omfang at medvirke ved Moderniseringsstyrel- sens flytning af data mv. til et andet Onlinebookingsystem.
Såfremt Leverandøren fra Kunden modtager bestillinger efter Rammekontraktens ophør, skal Leverandøren underrette Kunden om Rammekontraktens ophør i overensstemmelse med kravene fastlagt i Kontraktbilag 10.
Medmindre Leverandøren vinder kontrakten i forbindelse med et nyt udbud, skal Leveran- døren ved Rammekontraktens udløb fortsat levere de af Rammekontrakten omfattede ydel- ser på vilkår og priser, som beskrevet i Kontraktbilag 10, indtil Kunderne er implementerede hos en ny leverandør. Moderniseringsstyrelsen kan fastlægge begrænsninger i Leverandørens leveringsforpligtelser i denne periode.
6.19 Fortolkning
De til denne Rammekontrakt hørende Kontraktbilag anses for en integreret del af Ramme- kontrakten. Henvisning til denne Rammekontrakt eller til en bestemmelse deri omfatter også de til Rammekontrakten hørende Kontraktbilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem Rammekontraktens ordlyd og ordlyden af Rammekontraktens Kontraktbilag, har selve Rammekontrakten forrang frem for Kontraktbilagene.
Fortolkningsbidrag til forståelse af Rammekontrakten eller Kontraktbilag, der følger af Kon- traktbilag 11, har dog forrang også frem for Rammekontrakten og Kontraktbilag.
6.20 Tvister
Rammekontrakten er undergivet dansk ret.
Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem Parterne i forbindelse med nærværende Rammekontrakt, skal Parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i Parternes organisationer.
Når det ovenfor beskrevne har været forsøgt, er hver af Parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved byretten eller landsretten i den retskreds, hvor Modernise- ringsstyrelsen/Kunden har sit hovedkontor.
7. UNDERSKRIFTER
Rammekontrakten underskrives i to originale eksemplarer.
For Moderniseringsstyrelsen: For Leverandøren:
Dato: / 2013 Dato: / 2013
_______________ ____________
8. SELVSTÆNDIG AFTALE
Parterne er enige om, at denne aftales punkt 6.17 udgør en selvstændig aftale mellem parter- ne, som er gældende, uanset om Rammekontrakten og/eller én eller flere aftaler om konkre- te ordrer i øvrigt måtte blive erklæret uden virkning.
For Moderniseringsstyrelsen: For Leverandøren:
Dato: / 2013 Dato: / 2013
____
Kontraktbilag 0
Definitioner
1. 1st level support
Et team eller en enhed hos Leverandøren, bestående af tekniske systemgeneralister, som er i stand til at indsamle informationer omkring et basalt teknisk problem for slutbrugeren af et system, analysere dem og herefter tilbyde en løsning på problemet.
2. Afviste Mulige Besparelser
Forskellen mellem den pris, som Xxxxxx ender med at betale for en ydelse, og den pris, som Xxxxxx kunne have opnået, hvis Xxxxxx havde valgt det billigst mulige alternativ.
3. APIS
Eksempelvis USA, Bahrain, Kuwait, UAE (Dubai) og Kina kræver, at alle flyselskaber overfører informationer om flypassagerer via Advance Passenger Information System (APIS).
4. Basispakke
Basispakken omfatter en række gængse rejsebureauydelser, som langt de fleste Kunder vil få brug for i kontraktperioden. Alle Kunder på Rammekontrakten skal derfor have adgang til Basispakken, således at de kan anvende ydelserne omfattet heraf, når de får behov for det.
5. Bestilling hos aftaleleverandør
En bestilling, hvor der vælges en leverandør på en fællestatslig aftale eller andre Rammeaftaler som fx SKI Flyrejseaftale.
6. Bestilling hos ikke-aftaleleverandør
En bestilling, hvor der ikke vælges en leverandør på en fællestatslig aftale eller andre Rammeaftaler som fx SKI Flyrejseaftale.
7. Billet
Fly:
Ved en flyrejse defineres én Billet som en udrejse og/eller hjemrejse uanset flyselskab, booking- eller kabineklasse. Således vil en rejse København-Stockholm tur/retur være én Billet, uanset om man flyver med to forskellige flyselskaber. Dette gælder tillige, når en udrejse og/eller hjemrejse omfatter en mellemlanding for at skifte fly eller at skifte mellem fx fly og tog. Således vil en rejse København- Malaga tur/retur med mellemlanding i Barcelona være én Billet. Hvis Kunden ønsker en rundrejse, forstået som en rejse, hvori der indgår ophold i mindst et via punkt, defineres dette som én Billet per strækning. Således vil en rundrejse København-Rom, Rom-Barcelona, Barcelona-København være tre Billetter.
Hotel:
Ved en hotelbestilling defineres én Billet som en bestilling af hotelovernatninger på samme hotel i en sammenhængende periode, uanset antallet af overnatninger i træk.
Billeje:
Ved billeje defineres én Billet som en bestilling af én bil i en sammenhængende periode, uanset længden af perioden. Dette gælder uanset om afhentning og aflevering sker på samme adresse.
Tog:
Ved en togrejse defineres én Billet som en samlet bestilling af én ud- og/eller hjemrejse.
Færge:
Ved en rejse med færge defineres én Billet som en samlet bestilling af én ud- og/eller hjemrejse.
Således vil én rejse med flere forskellige rejseformer indeholde flere Billetter, uanset om Billetterne er omfattet af en enkelt bestilling.
Eksempelvis omfatter en bestilling af én rejse - bestående af såvel flyrejse, billeje, togrejse og hotelbestilling (når hver af disse opfylder ovenstående definitioner af Billet) - fire Billetter, der prissættes særskilt, jf. Kontraktbilag 4A.
8. Bonuspointordninger
Flyselskabernes bonusprogrammer, der honorerer rejsende med personlige point, som kan omsættes til rejser mv.
9. Brugeren
Den person hos Xxxxxx, der bestiller rejsen, og som ikke nødvendigvis også er Den rejsende.
10. Category 2-determination
Kategorisering i International Aviation Safety Assessments (IASA) programmet. Kategoriseringen gives til et land, som ikke overholder minimumskravene i de standarder, der er udarbejdet af International Civil Aviation Organization (ICAO). IASA programmet administreres af The United States Federal Aviation Administrations (FAA).
11. Click-fee
Fee på reservationer i Onlinebookingssystemet til enten Leverandøren eller tredjepartsudbyder. Leverandøren modtager ikke særskilt betaling herfor, jf. Kontraktbilag 4A.
12. Danskerlisten
Liste hos Udenrigsministeriet, hvor alle danskere kan registrere sig i forbindelse med ophold i udlandet. Danskerlisten giver Udenrigsministeriet mulighed for at kontakte danskere i udlandet i en krisesituation. Dette kan fx være naturkatastrofer, terroraktioner, væbnet konflikt mv.
13. Den fællesstatslige hotelaftale
Den for staten forpligtende rammeaftale om hotelophold i Danmark, der måtte være gældende i nærværende Rammekontrakts løbetid. Den ved Rammekontraktens indgåelse gældende aftale kan tilgås på Statens Indkøbs hjemmeside (xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx), hvor en samlet oversigt over aftaleleverandører er tilgængelig.
14. Den rejsende
Den person, der foretager rejsen, og som ikke nødvendigvis også er Brugeren.
15. Denied-Bording/Afvist ombordstigning.
Luftfartsselskaber overbooker ofte med en vis procentdel for at undgå halvtomme afgange, såfremt passagerer med bekræftede reservationer ikke møder op. Denne overbooking kan i de tilfælde, hvor alle passagerer møder op, betyde, at en eller flere af disse ikke får lov at komme ombord, da der ikke er tilstrækkeligt med ledige sæder
16. ESTA (Electronic System for Travel Authorization)
ESTA (Electronic System for Travel Authorization) er et online ansøgningssystem, der er udviklet af den amerikanske regering for at undersøge rejsende, inden de tillades at boarde et fly eller skib til USA. ESTA og et US Visa er ikke det samme. ESTA er kun et amerikansk indrejsekrav for folk med pas fra visa waiver countries, heriblandt Danmark.
17. E-ticket
Elektroniske flybilletter.
18. Fee
Leverandørens betaling for levering af sine ydelser, jf. Kontraktbilag 4A.
19. Forberedelsesperioden
Perioden mellem Rammekontraktens indgåelse og Leverandørens implementeringsstart den 1. marts 2014.
20. Fællesstatslige aftaler
Aftaler indgået af Moderniseringsstyrelsen, jf. cirkulære om indkøb i staten af 20. marts 2012.
21. Følgeseddel
Dokumentation for og specifikation af den købte ydelse og dennes priser, afsendt fra Leverandør til Kunde.
22. GDS Booking System
System, hvori flyselskaber, hoteller, biludlejningsselskaber mv. distribuerer oplysninger om produkter, priser mv. Amadeus og Xxxxxxx er eksempler på to GDS Booking Systemer. Leverandøren (og Kundens medarbejdere i en In-house Pakke, jf. definitionen i nr. 27) anvender GDS Booking System til at bestille fly, hotel, billeje mv.
23. Ghost segment/er
Passive segmenter i PNR’en på Billetter, som er bestilt udenfor GDS Booking Systemet, men som registreres i PNR’en af Rejserådgiveren hos Leverandøren, således at data omkring Billetten kan opsamles i Leverandørens database.
24. Grupperejse
En rejse for minimum 10 personer, som bestilles samlet.
25. Instant-ticketing
Setting som sikrer, at Billetter bestilt via Onlinebookingsystemer udstedes kort efter, at Den rejsende/Brugeren har bekræftet og afsluttet sin bestilling.
26. Implant-pakke
En rejsebestillingsløsning, hvor Leverandørens Rejserådgivere er fysisk placeret i Kundens organisation.
27. In house-pakke
En rejsebestillingsløsning, hvor Xxxxxx har et dedikeret team af egne medarbejdere, der foretager bestillinger af rejser for Kundens organisation, og hvor disse medarbejdere har fuld adgang til Leverandørens GDS Booking System.
28. Konsulentrådgivning
Enkeltstående opgaver, som kræver særlige kompetencer, og som ikke kan anses som værende omfattet af Leverandørens key account services, jf. Kontraktbilag 1B, MK. 2. Sådanne enkeltstående opgaver kunne være:
• Detaljerede analyser af statens enheders rejsemønstre.
• Sammenligning af adfærd og omkostninger på tværs af enheder.
• Detaljerede anbefalinger til effektiviseringer.
• Workflow-analyser i forbindelse med projekter med det formål at optimere processer relateret til rejsebestilling og -afregning.
• Undervisning i brug af Onlinebookingssystem.
• Undervisning i brug af Profildatabase.
• Undervisning i brug af Sporingssystemet, udover den i Kontraktbilag 1B, MK. 82 anførte undervisning.
• Leverandørens eventuelle varetagelse af den kontrol med aftalehotellers og aftaleflyselskabers opfyldelse af Rammeaftalerne, som Moderniseringsstyrelsen er berettiget til at udføre i medfør af hhv. Rammeaftalerne om hotelophold i Danmark og tilknyttede serviceydelser samt SKI Flyrejseaftale.
29. Kundens Profil
Den profil hver Kunde opretter med krav og ønsker, som Leverandøren skal rådgive ud fra (jf. modsætningsvis Personlig Profil defineret i nr. 37). Dette kan fx være, at alle rejsende skal have et projektnummer påført deres rejse. Kundens Rejsepolitik indgår i Kundens Profil.
30. Mark-up
Ekstra omkostning, som Leverandøren lægger oveni prisen på fx en Billet
31. Mistede Besparelser
Forskellen mellem den pris, som Xxxxxx ender med at betale for en rejse, og den pris, som Xxxxxx kunne have betalt, hvis Kundens Rejsepolitik, jf. definition nr. 42, var blevet overholdt.
32. Nettopris
Prisen eksklusiv skatter, afgifter, tillæg og moms, ved køb af flyrejse, hotelophold, billeje, tog- og færgebillet mv.
33. Normale Åbningstider
Tidsperioden mellem kl. 08.30 og 16.30 på en Arbejdsdag, jf. Rammekontraktens punkt 2.
34. Off-loading
Hvor et flyselskab beder en passager om at forlade flyet efter boarding.
35. Onlinebookingsystem
Det system, hvor Den rejsende eller Brugeren kan booke fly, hotel, bil mv. direkte uden at rejsebureauet involveres i bookingprocessen. Systemet er et mere enkelt system end det underliggende GDS Booking System.
36. Pakke
En Pakke er den rejsebestillingsløsning, som Kunden bestiller, jf. Kontraktbilag 13, og som kan være enten Basispakke, In house-pakke eller Implant-pakke.
37. Personlig Profil
Den profil alle rejsende udfylder, som bl.a. indeholder oplysninger om kreditkort, bonuskort, præferencer i forhold til fly (fx midtersæde eller gang) samt præferencer i forhold til hotel (fx ikke ryger- eller rygerværelse).
38. PNR
PNR (Personal Name Record) er defineret som den samlede reservation mv. for Den rejsende eller en gruppe af rejsende. Der kan højest indgå 9 rejsende i en PNR, og de rejsende skal have samme rejsemønster.
39. Profildatabase
Leverandørens database indeholdende Kundens Profil, jf. definition nr. 29, herunder Kundens Rejsepolitik, jf. definition nr. 42, og Personlige Profiler for Xxxxxxx rejsende medarbejdere, jf. definition nr. 14.
40. Rejseafregningssystem
Et system for afregning af rejseudgifter for ansatte i staten. Et Rejseafregningssystem vil kunne indeholde profiloplysninger og øvrige HR-funktioner.
41. Rejsekonto
Rejsekonti udbydes af kreditkortselskaber. Kunden giver Leverandøren fuldmagt til at bruge kontoen til betaling ved køb af flybilletter, hotelophold og andre rejserelaterede indkøb. Med en given frekvens fakturerer det pågældende kreditkortselskab Kunden for de indkøb Kundens Rejsende har foretaget i perioden.
42. Rejsepolitik
Den aktuelt gældende rejsepolitik, som den enkelte Kunde er underlagt som følge af såvel centrale som decentrale bestemmelser. Der eksisterer ikke en fælles rejsepolitik for staten ved denne Rammekontrakts indgåelse. En kompleks Kunde kan have flere rejsepolitikker. Kundens rejsepolitik indgår i Kundens Profil.
43. Rejserådgiver
Rejserådgivere fra Leverandøren, som er eksperter i de af Rammekontrakten omfattede ydelser og i Kundens forhold.
44. Secure Flight
Et program, indført af den amerikanske regerings Transportation Security Administration (TSA), som kræver, at rejsebureauerne afgiver yderligere oplysninger ved booking af flyrejser.
45. SKI Flyrejseaftale
Den SKI-flyrejseaftale, der måtte være gældende i nærværende Rammekontrakts løbetid. Aftalen er ikke forpligtende for staten. Den ved Rammekontraktens indgåelse gældende aftale kan tilgås på SKIs hjemmeside (xxx.xxx.xx), hvor en fuld oversigt over aftaleleverandører er tilgængelig. Alle priser er GDS-uploadede priser.
46. Sporingssystem
Et system til overvågning af, hvor alle statens ansatte på rejser befinder sig på et givent tidspunkt.
47. ”Voide” en Billet
Annullering af en allerede udstedt flybillet.
48. Øvrige ydelser
Ydelser Kunden kan tilvælge mod betaling af et særskilt Fee, jf. Kontraktbilag 4A. Følgende er Øvrige Ydelser:
• Håndtering af Bonuspointordninger
• Konsulentrådgivning
• Webbaseret undervisning i Onlinebookingsystem
• Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsystem
• Opgørelse af Kundens CO2-forbrug ved flyrejser
Kontraktbilag 1A (MK)
Virksomhedens ansvar: Generelle krav
1. INDLEDNING
Samfundsansvar skal systematisk og konsekvent indgå i den statslige indkøbspolitik. Ved opfyldelsen af Rammekontrakten forpligter Leverandøren sig således til at vise samfundsansvar. Leverandøren viser samfundsansvar og skaber værdi for både virksomhed og samfund ved i dialog med sine interessenter at håndtere sociale, miljømæssige og etiske udfordringer i overensstemmelse med internationalt anerkendte principper.1
2. INTERNATIONALT ANERKENDTE PRINCIPPER
Leverandøren anses ved opfyldelsen af Rammekontrakten at vise samfundsansvar ved at overholde de nedenfor i afsnit 3-5 nævnte krav. Kravene baserer sig på følgende internationalt anerkendte principper, og de til grund herfor liggende konventioner:
2.1 FN´s Global Compact
FN's Global Compact består af 10 principper, der lyder som følger:
1. Virksomheden bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder
2. Virksomheden bør sikre, at den ikke medvirker til krænkelser af menneskerettighederne
3. Virksomheden bør opretholde foreningsfriheden og effektivt anerkende retten til kollektiv forhandling
4. Virksomheden bør støtte udryddelsen af alle former for tvangsarbejde
5. Virksomheden bør støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde
6. Virksomheden bør afskaffe diskrimination i relation til arbejds- og ansættelsesforhold
7. Virksomheden bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
1 Jf. Rådet for Samfundsansvar i Rådets anbefalinger fra oktober 2011, side 9.
8. Virksomheden bør tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
9. Virksomheden bør opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier
10. Virksomheden bør modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse
2.2 OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder2
OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder er en internationalt anerkendt referenceramme for virksomheders globale ansvarlighed, der indarbejder en lang række internationale standarder og principper, herunder FN's retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervsliv (UN Guiding Principles). Retningslinjerne fastlægger, hvad der forventes af virksomheder globalt og nationalt, uanset hvor de opererer, hvad angår at sikre respekt for arbejdstager- og menneskerettigheder, internationale miljøstandarder og retningslinjer for anti- korruption mv.3
2.3 OECD Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict Affected and High-Risk Areas
I resolution 1952 [S/RES/1952(2010)] fra 29. november 2010 har FN's Sikkerhedsråd i punkt 8 anbefalet medlemslandene at tage initiativ til, at OECD’s retningslinjer "Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas" anvendes.
Retningslinjerne etablerer et "Five-Step Framework for Risk-based Due Diligence in the Mineral Supply Chain", jf. annex I til guiden.
3. MATERIELLE KRAV TIL LEVERANDØREN
De materielle krav til Leverandøren baserer sig på de i afsnit 2 nævnte internationalt anerkendte principper.
2 OECD Guidelines for Multinational Enterprises, Recommendations for responsible business conduct in a global context.
3 Forslag til Lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, almindelige bemærkninger, punkt 1.1.
3.1 Menneskerettigheder
Leverandøren indestår for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammekontrakten til enhver tid overholder gældende lovgivning om etnisk ligebehandling og forbud mod forskelsbehandling på grund af race, hudfarve, religion eller tro, politisk anskuelse, seksuel orientering, alder, handicap eller national, social eller etnisk oprindelse.
Leverandøren forpligter sig således til ved opfyldelsen af Rammeaftalen at sikre overholdelsen af grundlæggende menneskerettigheder, som fastlagt i princip 1 og 2 i FN's Global Compact.
3.2 Arbejdstagerrettigheder
Leverandøren forpligter sig til ved opfyldelsen af Rammekontrakten at sikre overholdelsen af de grundlæggende arbejdstagerrettigheder, hvilket blandt andet indebærer:
• At de leverede produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod tvangsarbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO- konvention nr. 29 og 105.
• At de leverede produkter og dele heraf ikke er produceret i strid med det generelle forbud imod anvendelse af børnearbejde, således som dette blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 138 og 182.
• At de leverede produkter er produceret under forhold, hvor de generelle principper om retten til organisationsfrihed og retten til kollektive forhandlinger er sikret, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 87, 98 og 135.
• At de leverede produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelig aflønning er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 26 og 131 og FN's Menneskerettighedserklærings artikel 23, stk. 3.
• At de leverede produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til rimelige arbejdstider er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 1 og 30 samt FN's Menneskerettighedserklærings artikel 24.
• At de leverede produkter og dele heraf er produceret under forhold, hvor det generelle princip om retten til et sikkert og sundt arbejdsmiljø er overholdt, således som dette princip blandt andet har fundet udtryk i ILO-konvention nr. 155.
Leverandøren forpligter sig således til ved opfyldelsen af Rammekontrakten at sikre overholdelsen af de grundlæggende arbejdstagerrettigheder, herunder forbuddet mod børnearbejde og tvangsarbejde, som fastlagt i princip 3, 4, 5 og 6 i FN´s Global Compact.
3.3 Miljø
Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammekontrakten til at medvirke til at værne natur og miljø, så samfundsudviklingen kan ske på et bæredygtigt grundlag i respekt for menneskets livsvilkår og for bevarelsen af dyre- og plantelivet. Der sigtes hermed særligt til, at Leverandøren ved produktion og levering af de af kontrakten omfattede ydelser på god vis søger
• At forebygge og bekæmpe forurening af luft, vand, jord og undergrund samt vibrations- og støjulemper.
• At anvende hygiejnisk begrundede processer af betydning for miljøet og for mennesker.
• At begrænse anvendelse og spild af råstoffer og andre ressourcer, at fremme anvendelsen af renere teknologi.
• At fremme genanvendelse og begrænse problemer i forbindelse med affaldsbortskaffelse. Der lægges herved vægt på, hvad der er opnåeligt ved anvendelse af den bedste tilgængelige teknik, herunder mindre forurenende råvarer, processer og anlæg og de bedst muligt forureningsbekæmpende foranstaltninger.
Leverandøren forpligter sig således til ved opfyldelsen af Rammekontrakten at medvirke til at værne natur og miljø, som fastlagt i princip 7, 8 og 9 i FN's Global Compact.
Dette udmønter sig i nærværende Rammekontrakt ved, at Leverandøren skal overholde de specifikt fastlagte krav til produktets egenskaber samt de fastlagte minimumskrav til miljø og energi.
3.4 Anti-korruption
Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammekontrakten til at afholde sig fra at bestikke eller på anden måde uretmæssigt påvirke offentlige embedsmænd, domstole og/eller private parter.
Leverandøren forpligter sig således ved opfyldelsen af Rammeaftalen til at afholde sig fra alle former for korruption som fastlagt i princip 10 i FN's Global Compact.
Ved korruption forstås aktiv bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets Retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA.
Såfremt Leverandøren i kontraktperioden opnår endelig dom for korruption anses dette som væsentlig misligholdelse af Rammekontrakten. Moderniseringsstyrelsen kan vælge ikke at ophæve kontrakten, såfremt Moderniseringsstyrelsen vurderer, at ophævelsen ikke er proportional med Leverandørens handlinger. Moderniseringsstyrelsen kan i vurderingen blandt andet lægge vægt på hvilke tiltag Leverandøren har igangsat med henblik på at forhindre gentagelse, samt i hvilket omfang Leverandørens procedurer på tidspunktet for fejlen har været tilstrækkelige.
4. KRAV OM NØDVENDIG OMHU (DUE DILIGENCE)
4.1 Indledning
Kravene om nødvendig omhu baserer sig navnlig på OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder.4
4.2 Generelt
Leverandøren forpligter sig ved opfyldelse af Rammekontrakten til at udvise nødvendig omhu i relation til kravene i afsnit 3. Leverandøren skal således undersøge risikoen for overtrædelse af
4 OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder er ikke begrænset til kun at omfatte multinationale virksomheder. Således opfordrer OECD's retningslinjer alle virksomheder uanset størrelse til at efterleve retningslinjerne, jf. Forslag til Lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, almindelige bemærkninger, punkt 1.1 og OECD's Retningslinjer for Multinationale Virksomheder, side 18.
kravene i afsnit 3 i forbindelse med Leverandørens forretningsaktiviteter, både hos Leverandøren selv og hos andre virksomheder, som den har indflydelse på, f.eks. væsentlige underleverandører, og træffe foranstaltninger til at forebygge risikoen for sådanne overtrædelser ved opfyldelse af Rammekontrakten.
Leverandøren kan udvise nødvendig omhu på forskellig vis. Små og mellemstore virksomheder har i praksis ikke de samme muligheder som store virksomheder for at øve indflydelse på leverandører, ligesom de kun har begrænsede ressourcer til rådighed til det praktiske arbejde med leverandørstyring.0 Xxxxxx Xxxxxxxxxx virksomheder anses under alle omstændigheder for at udvise nødvendig omhu, såfremt Leverandøren sikrer følgende fire grundlæggende tiltag6 i relation til de af Rammekontrakten omfattede produkter eller dele heraf:
1. Politik, der beskriver Leverandørens holdning til ansvarlig leverandørstyring.
2. Risikovurdering, der omfatter løbende vurdering af aktuelle og potentielle krænkelser relateret til Leverandørens aktiviteter og relationer i relation til det under Rammekontrakten leverede
3. Implementering af politik for ansvarlig leverandørstyring, der bl.a. med udgangspunkt i risikovurderingen omfatter monitorering af udvalgte underleverandørers aktiviteter og løbende forbedringer. Leverandøren bør skride til øjeblikkelig handling, hvis der konstateres grove krænkelser af grundlæggende rettigheder og internationale miljøstandarder.
4. Rapportering om indsatsen og dens resultater.
Leverandøren kan udvise nødvendig omhu på anden vis, som er tilpasset Leverandørens indsats set ud fra en pragmatisk tilgang og under hensyntagen til de konkrete forhold og Leverandørens ressourcer.7
4.3 Mineraler og metaller fra konlikramte og høj risiko områder
5 Retningslinjer for ansvarlig leverandørstyring, Rådet for samfundsansvar, juni 2010, side 10.
6 Retningslinjer for ansvarlig leverandørstyring, Rådet for samfundsansvar, juni 2010, side 7 f.
7 Retningslinjer for ansvarlig leverandørstyring, Rådet for samfundsansvar, juni 2010, side 10.
Såfremt der ved opfyldelsen af Rammekontrakten leveres produkter eller dele heraf, hvori der indgår metaller eller mineraler ("Minerals"), som er omfattet af OECD retningslinjerne i punkt
2.3 gælder følgende:
Leverandøren forpligter sig ved opfyldelsen af Rammekontrakten til i sine forretningsmæssige systemer at integrere OECD's "Due Diligence Guidance for Responsible Supply Chains of Minerals from Conflict-Affected and High-Risk Areas" i form af den i guiden nævnte "Five- Step Framework for Risk-Based Due Diligence in the Mineral Supply Chain", jf. annex I til guiden.
Disse forpligtelser medfører, at Leverandøren for de af Rammekontrakten omfattede produkter eller dele heraf i overensstemmelse med OECD-retningslinjerne skal:
1. etablere stærke forretningsmæssige systemer, som understøtter retningslinjerne,
2. identificere og håndtere risici i leverandørkæden,
3. udarbejde og implementere en strategi som svar på identificerede risici,
4. understøtte uafhængige tredjeparts audits i leverandørkæden, og
5. foretage offentlig rapportering om Leverandørens due diligence.
5. DOKUMENTATION
Ud over dokumentation for opfyldelse af de i Rammekontraktens fastlagte specifikke krav til produktets egenskaber vil Moderniseringsstyrelsen som hovedregel ikke anmode om nærmere dokumentation for, at Leverandøren ved opfyldelsen af Rammekontrakten lever op til kravene i dette bilag.
Leverandøren skal dog til hver en tid, senest en måned efter Moderniserningsstyrelsen skriftlige anmodning herom, kunne opfylde følgende dokumentationskrav:
5.1 Erklæring fra Leverandørens ledelse
Heri erklæres det, at Leverandøren ved opfyldelse af Rammekontrakten løbende sikrer overholdelsen af ovennævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø, antikorruption og nødvendig omhu.
5.2 Beskrivelse af praktiske tiltag
Heri beskrives de tiltag, som Leverandøren har gennemført med henblik på at sikre overholdelsen af de nævnte krav. Denne beskrivelse kan omfatte en beskrivelse af påtagne forpligtelser, implementerede systemer og andre iværksatte tiltag.
5.3 Beskrivelse af resultatmålinger
Heri beskrives, hvorledes resultatet af iværksatte tiltag måles. Dette kan ske ved brug af standarder så som Global Reporting Initiative's Sustainability Reporting Guidelines, G3 eller G3.1.
Dokumentationskravene anses som opfyldt ved, at Leverandøren har udarbejdet en såkaldt "Communication on Progress" (fremskridtsrapport) i forbindelse med Leverandørens tilslutning til FN's Global Compact. Moderniseringsstyrelsen accepterer naturligvis også andre bevistyper, der opfylder de i nærværende afsnit 5 fastlagte dokumentationskrav.
6. LEVERANDØRENS ANSVAR
Som anført ovenfor er Leverandøren efter Rammekontrakten alene forpligtet til at sikre overholdelsen af de i afsnit 3, 4 og 5 nævnte krav "ved opfyldelsen af Rammekontrakten". Leverandørens ansvar angår således alene det under Rammekontrakten leverede.
Ved vurderingen af om en Leverandør kan holdes ansvarlig for en opfyldelse af Rammekontrakten, som strider mod de nævnte krav, lægges der bl.a. vægt på, om Leverandøren har udvist nødvendig omhu i forhold til, hvad der med rimelighed kan forventes af Leverandøren ud fra den kontekst, Leverandøren opererer i. Nødvendig omhu afhænger af den pågældende Leverandørs størrelse, forretningsmæssige sammenhæng og kompleksitet, overtrædelsens alvor, om årsagen til overtrædelsen er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende ydelser og endelig perspektivet i forhold til den
pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen.8
7. PROCEDURE VED KONKRET BEGRUNDET MISTANKE
Såfremt der opstår konkret begrundet mistanke om, at Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten strider mod de i afsnit 3, 4 og 5 nævnte krav, skal Leverandøren straks efter Moderniseringsstyrelsens anmodning herom fremsende en skriftlig redegørelse for samt dokumentere, under hvilke produktionsprocesser og/eller -metoder de ydelser, der indgår til opfyldelsen af Rammekontrakten, er tilvirket, samt fremsende fornøden dokumentation for, hvilke materialer der indgår i produkterne. Endvidere skal Leverandøren redegøre for, hvorvidt årsagen til mistanken er uden for evt. kontrol og indflydelse, om der består en afhængighed af de pågældende ydelser og endelig perspektivet i forhold til den pågældende overtrædelse ved afbrydelse af et samarbejde eller indkøb, dvs. om en afbrydelse af samarbejdet forværrer eller forbedrer situationen. Yderligere skal Leverandøren redegøre for, hvordan forholdet håndteres, samt hvilke foranstaltninger der sættes i værk for at mindske risikoen for tilsvarende overtrædelser.
Konkret begrundet mistanke kan bl.a. anses at foreligge, såfremt Leverandøren indbringes for mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, jf. Lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i afsnit 3, 4 og 5 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten.
Leverandøren skal derfor af egen drift straks kontakte Moderniseringsstyrelsen, hvis Leverandøren indbringes for mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, jf. Lov om mæglings - og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, eller i øvrigt gøres til genstand for retsforfølgning for overtrædelser af de i afsnit 3, 4 og 5 nævnte krav ved Leverandørens opfyldelse af Rammekontrakten og i den forbindelse af egen drift fremsende redegørelse og dokumentation som ovenfor anført.
8 Forslag til Lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, almindelige bemærkninger, punkt 2.1.2.5.
Moderniseringsstyrelsen vil på baggrund af den modtagne skriftlige redegørelse og dokumentation mv. foretage en konkret vurdering af den enkelte sag, hvorunder alle relevante forhold vil blive taget i betragtning.
Kontraktbilag 1B
KRAVSPECIFIKATION
Rammekontrakt om rejsebureauydelser (Rejsebureau-aftalen)
1. Indledning 3
1.1 Terminologi anvendt i kravspecifikationen 3
1.2 Minimumskrav (MK) 3
1.3 Krav (K) og Prioriterede Krav (PK) 3
1.4 Opbygning af kravspecifikationen 3
2. Generelle Minimumskrav (MK), Prioriterede Krav (PK) og Krav (K) til Basispakke 5
2.1 Generelle krav 5
2.2 Forberedelsesperioden 7
2.3 Henvendelsesformer 7
2.4 Generel tilgængelighed og svartider for så vidt angår henvendelsesformer 8
2.5 Bestilling af flybilletter 9
2.6 Bestilling af hotelovernatninger i Danmark 11
2.7 Bestilling af hotelovernatninger i udlandet (inkl. Færøerne og Grønland) 12
2.8 Bestilling af billeje 13
2.9 Bestilling af togbilletter 14
2.10 Bestilling af færgebilletter 14
2.11 Automatiseret kvalitetskontrol 15
2.12 Statistik til Kunden 15
2.13 Sporingssystem 16
2.14 Tracking og refundering af ubrugte flybilletter og berettiget kompensation 16 2.15 Tracking og refundering af hotelkommission 17
2.16 Bekræftelse på bestillinger, rejseplaner og udstedelse af rejsedokumenter 17
2.17 Priser og prisgaranti på indkøb foretaget hos tredjepart 19
2.18 Profildatabase 20
2.19 Registrering af data 22
2.20 Sikkerhedsdatabase 23
2.21 Database med landeinformationer 23
2.22 Rejser med farlige flyselskaber 23
2.23 Anden omsorgspligt 24
2.24 Krisehåndtering 24
1
2.25 Reklamationer 25
2.26 Onlinebookingsystem 26
2.26.1 Onlinebookingsystem: Generelt 26
2.26.2 Onlinebookingsystem: Opsætning og hotline 26
2.26.3 Onlinebookingsystem: Specifikationer 27
2.26.4 Onlinebookingsystem: Krav (K) 29
2.27 Samspil mellem rejsebureau og Rejseafregningssystem mv 34
2.28 24-timers service 37
2.29 Bestilling og udlevering af visum 37
3. Minimumskrav (MK) til Implant-pakke 38
3.1 Generelle krav 38
3.2 Set-up for Implant-pakke 38
4. Minimumskrav (MK) til In house-pakke 39
4.1 Generelle krav 39
4.2 Set-up for In house-pakke 39
5. Minimumskrav (MK) og Prioriterede Krav (PK) til Øvrige ydelser 40
5.1 Håndtering af Bonuspointordninger 40
5.2 Konsulentrådgivning 40
5.3 Webbaseret undervisning i Onlinebookingsystem 41
5.4 Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsystem 41
5.5 Opgørelse af Kundens CO2-forbrug ved flyrejser 41
1. INDLEDNING
1.1 Terminologi anvendt i kravspecifikationen
Moderniseringsstyrelsens krav til Leverandøren er klassificeret i tre kategorier benævnt som følger:
MK = Minimumskrav (MK) K = Krav (K)
PK = Prioriteret Krav (PK)
1.2 Minimumskrav (MK)
Moderniseringsstyrelsens krav formuleret som Minimumskrav (MK) skal opfyldes af Leve- randøren og skal indgå i tilbuddet. Leverandøren kan således ikke i sit tilbud fravige det i Minimumskravet (MK) anførte.
Minimumskrav (MK) skal ikke besvares i Løsningsbeskrivelsen, Kontraktbilag 2.
1.3 Krav (K) og Prioriterede Krav (PK)
Moderniseringsstyrelsens krav formuleret som Krav (K) eller Prioriterede Krav (PK) kan opfyldes af Leverandøren. Leverandørens opfyldelse af Krav (K) og Prioriterede Krav (PK) vil indgå ved tilbudsvurderingen. Udover de i nærværende Kontraktbilag anførte Priorite- rede Krav, er der anført ét Prioriteret Krav i Kontraktbilag 12. Opfyldelsen af Prioriteret Krav (PK) tillægges større betydning end opfyldelsen af Krav (K).
Tilbudsgivers opfyldelse af Krav (K) og Prioriterede Krav (PK) skal fremgå af Løsningsbe- skrivelsen, Kontraktbilag 2.
1.4 Opbygning af kravspecifikationen
Moderniseringsstyrelsen har opdelt nærværende Kravspecifikation vedrørende rejsebureau- ydelser i tre Pakker samt Øvrige ydelser, som opfylder Kundernes behov:
1. ”Basispakke” jf. punkt 2
Basispakken omfatter en række gængse rejsebureauydelser, som langt de fleste Kunder vil få brug for i kontraktperioden. Alle Kunder på Rammekontrakten skal derfor have adgang til Basispakken, således at de kan anvende ydelserne omfattet heraf, når de får behov for det. Om bestilling af Basispakke, se Kontraktbilag 13. Basispakken indeholder tillige en række enkeltstående ydelser, hvis bestilling er beskrevet i Kontraktbilag 13.
2. ”Implant-pakke” jf. punkt 3
Implant-pakken er tiltænkt de Kunder, som ud over adgang til Basispakken, ønsker at have Leverandøren repræsenteret ”i huset”. Implant-pakken består således i, at Leverandøren opretter et kontor hos Xxxxxx med sine egne medarbejdere og leverer de af Kunden øn-
skede rejsebureauydelser herigennem. Valg af Implant-pakken udelukker samtidigt valg af In house-pakken. Om bestilling af Implant-pakke, se Kontraktbilag 13.
3. ”In house-pakke” jf. punkt 4
In house-pakken er tiltænkt de Kunder, som ud over adgang til Basispakken, ønsker, at Kundens egne medarbejdere udfører bestillinger i GDS Booking Systemet, som stilles til rådighed af Leverandøren. Valg af In house-pakken udelukker samtidigt valg af Implant- pakken. Om bestilling af In house-pakke, se Kontraktbilag 13.
4. ”Øvrige ydelser,” jf. punkt 5
Øvrige ydelser omfatter en række rejsebureauydelser, herunder fx Opgørelse af Kundens CO2-forbrug ved flyrejser, som Kunden kan bestille efter behov, jf. Kontraktbilag 13.
2. GENERELLE MINIMUMSKRAV (MK), PRIORITE- REDE KRAV (PK) OG KRAV (K) TIL BASISPAKKE
2.1 Generelle krav MK. 1.
Leverandøren skal organisere sine ressourcer således, at levering af ydelser under Xxxxx- kontrakten altid varetages af et fast team af Rejserådgivere fra Leverandøren.
MK. 2.
Leverandøren skal sikre, at der er tilstrækkeligt med kompetente ressourcer til rådighed, for at kunne levere de ydelser, som er omfattet af denne Rammekontrakt og i den kvalitet, som er beskrevet heri under hensyn til størrelsen af og kompleksiteten i statens rejseindkøb.
Herunder skal Leverandøren tilbyde følgende key account services:
• En overordnet key account manager fra Leverandøren for Rammeaftalen for rejse- bureauydelser og for de til en hver tid underliggende leveringsaftaler. Denne key account manager skal have minimum fem års relevant og dokumenteret erfaring fra en lignende stilling.
• En key account manager fra Leverandøren per Xxxxx, som har relation til den kontraktansvarlige hos Xxxxxx. For Forsvarsministeriet, Justitsministeriet, Uden- rigsministeriet, Skatteministeriet og Erhvervs- og Vækstministeriet skal key account managers have minimum tre års relevant og dokumenteret erfaring fra en lignende stilling. For de øvrige Kunder er der ingen minimumskrav til erfaring. Én key ac- count manager kan være tilknyttet flere Kunder.
• Løbende opfølgning på kontraktforhold og sikring af overholdelse af krav og leve- rancer, jf. Kontraktbilag 5. For Forsvarsministeriet, Justitsministeriet, Udenrigsmi- nisteriet, Skatteministeriet og Erhvervs- og Vækstministeriet skal denne opfølgning som minimum ske månedligt, medmindre det pågældende ministerium accepterer et længere interval mellem opfølgningerne.
MK. 3.
De af Leverandørens Rejserådgivere, der betjener Xxxxxx, skal have mindst tre års rele- vant rejsebureauerfaring og tale flydende dansk og engelsk.
MK. 4.
Leverandøren skal sikre og kunne dokumentere, at Leverandørens personale, der er invol- veret i at levere ydelser til Kunden, får en grundig indføring i Rammekontrakten, relevante fællesstatslige aftaler (fx den fællesstatslige hotelaftale) og relevante øvrige rammekontrak- ter (fx SKI Flyrejseaftale) og andre relevante forhold, så som Kundens Rejsepolitik mv., som kan hjælpe personalet med at yde en optimal service til Kunden.
MK. 5.
Leverandøren skal garantere, at de strategiske samarbejdsaftaler, som Leverandøren har med Tredjepartsleverandør, som eksempelvis flyselskaberne, men ikke begrænset hertil, ikke betyder, at Leverandørens personale yder en rådgivning, der er eller kan være fordy- rende for Kunden.
MK. 6.
Leverandøren skal garantere, at det personale, der er involveret i at levere ydelser omfattet af Rammekontrakten til Kunden, ikke er omfattet af personlige incitamentsordninger, som
kunne give Leverandørens personale et incitament til at yde rådgivning, der er eller kan væ- re fordyrende for Kunden.
MK. 7.
Leverandøren skal tilbyde, at Rejserådgiverne og key account managers kan blive sikker- hedsgodkendt i henhold til Xxxxxxx krav hertil, herunder krav til sikkerhedsgodkendelse for så vidt angår Rigspolitiet (herunder Politiets Efterretningstjeneste), Udenrigsministeriet, Forsvarsministeriet (herunder Forsvarets Efterretningstjeneste) og Statsministeriet. Udover sikkerhedsgodkendelse skal Rejserådgiverne og key account managers være villige til at un- derskrive en fortrolighedserklæring.
MK. 8.
Leverandøren skal tilbyde, at Rejserådgiverne kan blive uddannet i at håndtere særlige sager vedrørende bl.a. hjemsendelse af flygtninge. Nødvendig oplæring af Leverandørens Rejse- rådgivere gennemføres og bekostes af Kunden.
MK. 9.
Leverandøren skal bistå Kunden med at fremfinde oplysninger i forbindelse med aktind- sigtssager.
PK. 1.
Moderniseringsstyrelsen ønsker, at Leverandøren sikrer, at Implementeringen af Kunderne, foregår så hurtigt, smidigt og effektivt som muligt.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse - redegøre for, hvordan Leverandøren i praksis vil organisere sin Implementering (jf. Rammekontraktens punkt 2) af Kunderne. Leverandøren skal i udarbejdelsen af sin løsningsbeskrivelse være særlig opmærksom på, at det ikke er muligt at fravige Minimumskravene i nærværende Kontraktbilag 1B punkt 2.2 og i Rammekontrakten punkt 4.3.
Leverandøren bør i Løsningsbeskrivelsen bl.a. beskrive:
• Hvilke metoder og processer, der inddrages og nyttiggøres i implementeringen af Kunderne.
• Hvordan disse metoder og processer sikrer en klar rolle- og ansvarsfordeling under implementeringen.
• Hvordan forløbet for opsætning af samspillet mellem Leverandørens systemer (herunder rejsebestillingssystemer) og Kundens systemer (Rejsekonto, fakturerings- system og Rejseafregningssystem) vil ske, herunder hvordan det sikres, at dette fo- regår hurtigt, smidigt og effektivt. (Se Kontraktbilag 8 for information om eksiste- rende samspil mellem rejsebureauleverandør og Kundens relevante systemer).
• Hvilke medarbejderkategorier, der vil blive allokeret til Implementeringsopgaven (herunder, erfaring, baggrund, anciennitet mv.).
• Hvordan og i hvilket omfang Leverandøren vil allokere sine medarbejderkategorier til Implementeringen, således at disse inddrages og nyttiggøres på de mest optimale tidspunkter og hensigtsmæssige måder i implementeringsprocessen (dvs. frem til Implementeringsdagen).
Det vægtes positivt under underkriteriet Kvalitet, at Leverandøren i sin Løsningsbeskrivelse anvender pro- cesser og metoder samt kvantitativt og kvalitativt allokerer relevante medarbejderkategorier på en måde, der medvirker til, at Kunderne implementeres så hurtigt, smidigt og effektivt som muligt.
PK. 2.
Moderniseringsstyrelsen ønsker, at Leverandøren organiserer sin håndtering af staten som Kunde så effektivt og serviceorienteret som muligt.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse - redegøre for, hvordan Leverandøren vil organisere sin håndtering af de statslige Kunder i kontraktperio- den (efter Kundernes respektive Implementeringsdage). Leverandøren skal i udarbejdelsen af sin løsningsbeskrivelse være særlig opmærksom på, at det ikke er muligt at fravige Mini- mumskravene i MK. 1, MK. 2 og MK. 4
Det vægtes positivt under underkriteriet Kvalitet, at Leverandøren i sin Løsningsbeskrivelse angiver kon- krete hensigtsmæssige strategier, metoder og aktiviteter mv., som Leverandøren vil anvende for at sikre, at håndteringen af staten som Kunde vil ske så effektivt og serviceorienteret som muligt. Det vægtes herudover positivt i jo højere grad Leverandøren angiver konkrete positive effekter, som Moderniseringsstyrelsen kan forvente opnået ved anvendelse af disse strategier, metoder og aktiviteter mv.
2.2 Forberedelsesperioden MK. 10.
Leverandøren skal i perioden fra indgåelse af Rammekontrakten til implementeringsstart den 1. marts 2014 (Forberedelsesperioden) forberede sig på opfyldelse af Rammekontrak- tens krav, herunder ved nødvendige kapacitetsudvidelser.
MK. 11.
Leverandøren skal i Forberedelsesperioden udfærdige og forelægge Moderniseringsstyrel- sen en skriftlig redegørelse for sine forberedelser i medfør af MK. 10, med særlig vægt på opfyldelsen af punkt 2.1, 2.26 og 2.27.
MK. 12.
Leverandøren skal sikre, at oplæringen af Leverandørens medarbejdere, der er involveret i at levere ydelser til Kunden under Rammekontrakten jf. MK. 4, er gennemført og doku- menteret i Forberedelsesperioden.
MK. 13.
Leverandøren skal i Forberedelsesperioden forberede og udarbejde en plan for overførslen af Kundens Profildatabase fra den nuværende leverandørs system til Leverandørens sy- stem. Forberedelsen kan ske ved, at Leverandøren kortlægger og adresserer evt. integrati- onsudfordringer.
2.3 Henvendelsesformer MK. 14.
Leverandøren skal kunne tage imod og behandle telefoniske henvendelser fra Kunden.
MK. 15.
Leverandøren skal kunne tage imod og behandle henvendelser via bestillingsformular i Kundens Rejseafregningssystem, jf. MK. 161.
MK. 16.
Leverandøren skal kunne tage imod og behandle henvendelser via e-mail fra Kunden, her- under bestillinger via e-mail.
MK. 17.
Leverandøren skal kunne tage imod og behandle henvendelser gennem et Onlinebooking- system, som Leverandøren skal stille til rådighed for Den rejsende/Brugeren jf. punkt 2.26 nedenfor.
2.4 Generel tilgængelighed og svartider for så vidt angår henvendelsesformer MK. 18.
Leverandøren skal kunne modtage henvendelser via telefon, bestillingsformularer og e-mail indenfor Normal Åbningstid.
MK. 19.
Telefoniske henvendelser til Leverandøren udenfor Normal Åbningstid skal automatisk viderestilles til et servicekontor med dansk- og engelsktalende personale, der har åbent døgnet rundt (24-timers service), jf. i øvrigt punkt 2.28 nedenfor.
MK. 20.
Leverandøren skal tilbyde Den rejsende/Brugeren et direkte telefonnummer og e- mailadresse, som dirigerer alle henvendelser direkte til det team af Rejserådgivere, som ser- vicerer Den rejsende/Brugeren.
MK. 21.
80 pct. af alle telefoniske henvendelser indenfor Normal Åbningstid skal besvares inden for 20 sekunder.
MK. 22.
Alle henvendelser modtaget via bestillingsformular i Kundens Rejseafregningssystem eller e-mail inden for Normal Åbningstid skal besvares inden for to timer efter modtagelse in- den for Normal Åbningstid.
MK. 23.
Henvendelser modtaget via bestillingsformular i Kundens Rejseafregningssystem eller e- mail senere end to timer før udløbet af Normale Åbningstid skal besvares inden kl. 10 den efterfølgende Arbejdsdag.
MK. 24.
Alle henvendelser modtaget via et Onlinebookingsystem inden for Normal Åbningstid skal besvares inden for to timer efter modtagelse inden for Normal Åbningstid.
MK. 25.
Alle henvendelser modtaget via et Onlinebookingsystem senere end to timer før udløbet af Normale Åbningstid skal besvares inden kl. 10 den efterfølgende Arbejdsdag.
2.5 Bestilling af flybilletter
MK. 26.
Den rejsende/Xxxxxxxx skal kunne bestille, ændre og annullere flybilletter hos Leverandø- ren.
MK. 27.
Leverandøren skal sikre, at Den rejsendes navn på Billetten er identisk med navnet i Den rejsendes Personlige Profil.
MK. 28.
Til Kunder, som er tilmeldt SKI Flyrejseaftale, skal Leverandøren bestille flybilletter hos leverandører på SKI Flyrejseaftalen, der tilbyder den pågældende flyrute, i henhold til de forhandlede rabatterede priser i aftalen, samt øvrige nærmere bestemmelser i SKI Flyrejse- aftale. Leverandøren skal sikre og vederlagsfrit dokumentere, at alle omfattede priser er til- gængelige i Leverandørens GDS Booking System og Onlinebookingsystem.
MK. 29.
Til Kunder, som anvender andre rammeaftaler om flyrejser end SKI Flyrejseaftale, skal Le- verandøren bestille flybilletter hos leverandører på disse andre rammeaftaler om flyrejser, der tilbyder den pågældende flyrute, i henhold til de forhandlede rabatterede priser i aftalen, samt øvrige nærmere bestemmelser i disse andre rammeaftaler om flyrejser. Leverandøren skal sikre og vederlagsfrit dokumentere, at alle omfattede priser er tilgængelige i Leverandø- rens GDS Booking System og Onlinebookingsystem.
MK. 30.
Leverandøren skal acceptere, at Kunden i kontraktperioden kan indgå nye rammekontrak- ter for flyrejser (herunder i regi af SKI). Leverandøren skal sikre og vederlagsfrit dokumen- tere, at priser og vilkår fra sådanne aftaler bliver tilgængelige i Leverandørens GDS Booking System og Onlinebookingsystem.
MK. 31.
Leverandøren skal kunne bestille flybilletter hos leverandører fra alle flyselskaber, inkl. lav- prisselskaber, selvom disse ikke nødvendigvis er repræsenteret i GDS Booking Systemet.
MK. 32.
Såfremt billetreglerne muliggør annullering og ændring af flybilletter, skal dette kunne fore- tages af Leverandøren. Leverandøren skal kunne annullere og ændre flybilletterne hos alle flyselskaber, inkl. lavprisselskaber, selvom disse ikke nødvendigvis er repræsenteret i GDS Booking System. Ændring og annullering af flybilletter skal kunne finde sted før og efter udstedelse. Det skal således være muligt at ”voide” en allerede udstedt billet.
MK. 33.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om den optimale udnyttelse af fx retur- billetter, omvendte billetter og one-way billetter i forhold til Den rejsende/Brugerens be- hov samt under hensyntagen til effektiv tidsudnyttelse og minimering af totalomkostninger.
MK. 34.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om eventuelle muligheder for at udnytte særlige kampagner eller rabatordninger, herunder ordninger hvor der tilbydes en særlig ra- bat, hvis en rejsende ofte rejser til samme destination inden for et bestemt tidsrum – dog under hensyntagen til bestemmelserne i Kundens Rejsepolitik, herunder eventuelle forplig- tende fællesstatslige rammeaftaler.
MK. 35.
Leverandøren skal afsøge alle relevante leverandører og priskanaler med henblik på at finde den laveste pris for Kunden, jf. dog MK. 28 og MK. 29 oven for, og under hensyntagen til Kundens Rejsepolitik. Herunder skal Leverandøren afsøge:
• SKI Flyrejseaftale (eller anden flyrejserammeaftale, Xxxxxx måtte anvende)
• Kundens eventuelle øvrige egne rammeaftalepriser
• Leverandørens egne aftalepriser
• Øvrige GDS Booking System-priser
• Lavprisselskaber udenfor GDS Booking System
MK. 36.
Leverandøren skal altid rådgive Den rejsende/Brugeren om relevante alternativer til flybil- letter, som fx tog ved indenrigsrejser og rejser til storbyerne i Sverige.
MK. 37.
Leverandøren skal altid rådgive Den rejsende/Xxxxxxxx om ESTA ved rejser til USA.
MK. 38.
Leverandøren skal altid rådgive Den rejsende/Brugeren om APIS ved rejser til fx USA, Bahrain, Kuwait, UAE (Dubai) og Kina
MK. 39.
Leverandøren skal ved rejser til USA altid sikre, at ’Secure Flight’-informationerne er tilfø- jet til PNR’en senest 72 timer før afgangstidspunktet.
MK. 40.
Til Kunder, som er tilmeldt SKI Flyrejseaftale, skal Leverandøren oplyse en mulig rejseplan for de flyselskaber, der er omfattet af SKI Flyrejseaftale, for den pågældende rute (maksi- malt tre alternativer per rute) i henhold til Den rejsende/Xxxxxxxxx ønskede afrejse- eller ankomsttidspunkt. Hvis Den rejsende/Brugeren efterspørger rejseplaner uden for SKI Fly- rejseaftale skal en alternativ pris oplyses.
MK. 41.
Til Kunder, som anvender andre rammeaftaler om flyrejser end SKI Flyrejseaftale, skal Le- verandøren oplyse en mulig rejseplan for de flyselskaber, der er omfattet af disse andre rammeaftaler om flyrejser, for den pågældende rute (maksimalt tre alternativer per rute) i henhold til Den rejsende/Brugerens ønskede afrejse- eller ankomsttidspunkt. Hvis Den rejsende/Brugeren efterspørger rejseplaner uden for disse andre rammeaftaler skal en al- ternativ pris oplyses.
MK. 42.
På de af Kunden anvendte flyruter, der er omfattet af SKI Flyrejseaftale eller andre ramme- aftaler om flyrejser end SKI Flyrejseaftale, skal Leverandøren oplyse op til to mulige rejse-
planer for flyselskaber, der ikke er på den rammeaftale Kunden anvender, hvis de afgange, der er inkluderet i den rammeaftale, Kunden anvender, ikke passer i Den rejsen- de/Brugerens tidsplan. Dette skal kun oplyses, hvis Den rejsende/Brugeren efterspørger alternativer. De alternative rejseplaner skal være de billigst mulige i henhold til Den rejsen- de/Xxxxxxxxx ønsker og Rejsepolitik.
MK. 43.
På flyruter, der ikke er omfattet af SKI Flyrejseaftale eller andre rammeaftaler om flyrejser end SKI Flyrejseaftale, som Kunden anvender, skal Leverandøren afsøge hele markedet for muligheder og præsentere minimum to mulige rejseplaner til Den rejsende/Brugeren i henhold til Den rejsende/Brugerens ønskede afrejse- eller ankomsttidspunkt, hvis dette overhovedet er muligt.
MK. 44.
På flyruter, der ikke er omfattet af SKI Flyrejseaftale eller andre rammeaftaler om flyrejser end SKI Flyrejseaftale, som Kunden anvender, skal Leverandøren præsentere de to billigst mulige rejseplaner i henhold til Den rejsende/Xxxxxxxxx ønsker. Hvis Den rejsen- de/Brugeren herudover efterspørger andre mulige rejseplaner (fx med færre mellemlandin- ger), skal Leverandøren oplyse det antal alternative rejseplaner Den rejsende/Xxxxxxxx måtte ønske, dog maksimalt tre alternativer udover de første to mulige rejseplaner.
MK. 45.
For at sikre afløftning af en eventuel udbudspligt hos Kunden skal flybilletter bestilles på den rammeaftale, som Kunden anvender til indkøb af flyrejser (fx SKI Flyrejseaftale). Så- fremt Den rejsende/Brugeren bestiller flybilletter hos flyselskaber, som ikke er leverandø- rer på de rammeaftaler, der anvendes af Kunden, skal Leverandøren gøre Den rejsen- de/Brugeren opmærksom på dette.
MK. 46.
Såfremt Den rejsende/Brugeren ved bestilling aktivt efterspørger tillægsydelser fra flysel- skabet, fx ekstra bagage og frit sædevalg, der ikke er inkluderet i billetprisen, skal Leveran- døren oplyse om disse muligheder og tilhørende priser, og bestille disse på Den rejsen- de/Brugerens anmodning uden at kræve betaling af ekstra Fees. Leverandøren er ikke for- pligtet til på eget initiativ at oplyse, hvilke services der er inkluderet i prisen, men skal svare på Den rejsende/Brugerens spørgsmål om flyselskabets tillægsydelser og inkluderede ser- vices.
MK. 47.
Såfremt Den rejsende/Xxxxxxxx oplyser et tidsinterval for afrejse- eller ankomsttidspunkt, skal Leverandøren oplyse de billigst mulige alternativer inden for dette interval.
MK. 48.
Såfremt Den rejsende/Brugeren oplyser et fast afrejse- og/eller ankomsttidspunkt, skal Le- verandøren oplyse en rejseplan, der ligger så tæt op af de ønskede tidspunkter som muligt.
2.6 Bestilling af hotelovernatninger i Danmark MK. 49.
Den rejsende/Brugeren skal kunne bestille, ændre og annullere hotelovernatninger i Dan-
mark hos Leverandøren.
I de områder af Danmark, som er omfattet af den fællesstatslige hotelaftale, skal Leveran- døren bestille hotelovernatninger på det/de aftale-hotel(ler), som er valgt til leverandører på den pågældende delaftale, så længe der er ledige værelser, jf. nærmere bestemmelser i den fællesstatslige hotelaftale.
MK. 51.
Leverandøren skal acceptere, at Kunden i kontraktperioden kan blive omfattet af nye for- pligtende rammekontrakter for hotelovernatninger (fællesstatslige rammeaftaler). Leveran- døren skal sikre og vederlagsfrit dokumentere, at priser og vilkår fra sådanne aftaler er til- gængelige i Leverandørens GDS Booking System og Onlinebookingsystem.
MK. 52.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om eventuelle muligheder for at udnytte særlige kampagner eller rabatordninger, herunder ordninger, hvor der tilbydes en særlig ra- bat, hvis en rejsende overnatter fx 10 gange på samme hotelkæde inden for et år – dog un- der hensyntagen til bestemmelserne i den fællesstatslige hotelaftale.
MK. 53.
Leverandøren skal afsøge alle relevante priskanaler med henblik på at finde den laveste pris for Kunden, jf. dog MK. 50, og under hensyntagen til Kundens Rejsepolitik og Kundens evt. forpligtelse til at anvende bestemte rammeaftaler. Afhængig af Kundens rejsepolitik og evt. forpligtelser skal Leverandøren afsøge:
• Moderniseringsstyrelsens aftalepriser (den fællesstatslige hotelaftale)
• Kundens eventuelle egne aftalepriser
• Leverandørens egne aftalepriser
• Øvrige GDS Booking System-priser
MK. 54.
I områder af Danmark, der ikke er omfattet af den fællesstatslige hotelaftale, skal Leveran- døren afsøge hele markedet for muligheder og præsentere minimum tre alternativer til Den rejsende/Brugeren, hvis dette overhovedet er muligt.
MK. 55.
Såfremt Den rejsende/Brugeren ved bestilling aktivt efterspørger tillægsydelser fra hotel- lerne (fx morgenmad og parkeringsmuligheder), der ikke er inkluderet i prisen for hotel- overnatning, skal Leverandøren oplyse disse muligheder og tilhørende priser, og bestille disse på Den rejsende/Brugerens anmodning uden at kræve betaling af ekstra Fees. Leve- randøren er ikke forpligtet til på eget initiativ at oplyse, hvilke services der er inkluderet i prisen, men skal svare på Den rejsende/Brugerens spørgsmål om hotellets tillægsydelser og inkluderede services.
2.7 Bestilling af hotelovernatninger i udlandet (inkl. Færøerne og Grønland) MK. 56.
Den rejsende/Xxxxxxxx skal kunne bestille, ændre og annullere hotelovernatninger i udlan-
det (inkl. Færøerne og Grønland) hos Leverandøren.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om det optimale valg af hotel i forhold til Den rejsende/Brugerens behov samt under hensyntagen til effektiv tidsudnyttelse og minimering af totalomkostninger.
MK. 58.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om eventuelle muligheder for at udnytte særlige kampagner eller rabatordninger, herunder ordninger hvor der tilbydes en særlig ra- bat, hvis Den rejsende overnatter fx 10 gange på samme hotelkæde inden for et år.
MK. 59.
Leverandøren skal afsøge alle relevante priskanaler med henblik på at finde den laveste pris for Kunden samt under hensyntagen til Xxxxxxx Rejsepolitik. Herunder skal Leverandøren afsøge:
• Eventuelle fællesstatslige rammeaftalepriser, såfremt sådanne aftaler om hoteller i udlandet måtte blive indgået,
• Kundens eventuelle egne aftalepriser,
• Leverandørens egne aftalepriser og
• Øvrige GDS Booking System-priser.
MK. 60.
Leverandøren skal acceptere, at staten som helhed såvel som enkeltstående statslige institu- tioner kan indgå hotelaftaler i udlandet (inkl. Færøerne og Grønland) i kontraktperioden. Leverandøren skal sikre og vederlagsfrit dokumentere, at alle omfattede priser er tilgængeli- ge i Leverandørens GDS Booking System og Onlinebookingsystem, og at Leverandøren vil skulle anvende disse, såfremt Kunden ønsker det jf. MK. 59.
MK. 61.
Såfremt Den rejsende/Brugeren ved bestilling aktivt efterspørger tillægsydelser fra hotel- lerne (fx morgenmad og parkeringsmuligheder), der ikke er inkluderet i prisen for hotel- overnatningen, skal Leverandøren oplyse om disse muligheder og tilhørende priser, og be- stille tillægsydelserne på Den rejsende/Brugerens anmodning uden at opkræve ekstra Fees. Leverandøren er ikke forpligtet til på eget initiativ at oplyse, hvilke services der er inklude- ret i prisen, men skal svare på Den rejsende/Brugerens spørgsmål om hotellets tillægsydel- ser, tax og inkluderede services.
2.8 Bestilling af billeje MK. 62.
Den rejsende/Xxxxxxxx skal kunne bestille, ændre og annullere leje af bil hos Leverandø- ren.
MK. 63.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om det optimale valg af billeje i forhold til Den rejsendes behov samt under hensyntagen til effektiv tidsudnyttelse og minimering af totalomkostninger.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om eventuelle muligheder for at udnytte særlige kampagner eller rabatordninger, herunder ordninger, hvor der tilbydes en særlig ra- bat, hvis Den rejsende fx har et bonuskort hos et flyselskab.
MK. 65.
Leverandøren skal afsøge alle relevante priskanaler med henblik på at finde den laveste pris for Kunden.
2.9 Bestilling af togbilletter MK. 66.
Den rejsende/Xxxxxxxx skal kunne bestille, ændre og annullere togbilletter hos Leverandø- ren.
MK. 67.
Den rejsende/Brugeren skal kunne bestille togbilletter hos alle togselskaber, inkl. lavpris- selskaber i ind- og udland, selvom disse ikke nødvendigvis er repræsenteret i GDS Booking Systemet.
MK. 68.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om det optimale valg af togbilletter i forhold til Den rejsendes behov samt under hensyntagen til effektiv tidsudnyttelse og mi- nimering af totalomkostninger.
MK. 69.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om eventuelle muligheder for at udnytte særlige kampagner eller rabatordninger, herunder ordninger hvor der tilbydes en særlig ra- bat, hvis en rejsende fx rejser ofte til den samme destination (klippekort eller lignende).
MK. 70.
Leverandøren skal afsøge alle relevante priskanaler med henblik på at finde den laveste pris for Kunden.
2.10 Bestilling af færgebilletter MK. 71.
Den rejsende/Xxxxxxxx skal kunne bestille, ændre og annullere færgebilletter hos Leveran- døren.
MK. 72.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om det optimale valg af færgebilletter i forhold til Den rejsendes behov samt under hensyntagen til effektiv tidsudnyttelse og mi- nimering af totalomkostninger.
MK. 73.
Leverandøren skal rådgive Den rejsende/Brugeren om eventuelle muligheder for at udnytte særlige kampagner eller rabatordninger, herunder ordninger, hvor der tilbydes en særlig ra- bat, hvis Den rejsende fx bruger den samme færgeovergang 10 gange inden for et år.
Leverandøren skal afsøge alle relevante priskanaler med henblik på at finde den laveste pris for Kunden.
2.11 Automatiseret kvalitetskontrol MK. 75.
Leverandøren skal uden særskilt vederlag yde en automatiseret kvalitetskontrol af bestillin- ger, som foretages i GDS Booking Systemet eller Onlinebookingsystemet.
2.12 Statistik til Kunden MK. 76.
Leverandøren skal hver måned fremsende standard-datarapporter og en samlet årlig rap- port til Kunden indeholdende følgende oplysninger:
• Fordelingen imellem bestillinger foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.,
• Oversigt over bestillinger afsendt via Kundens Rejseafregningssystem.
• Destinationsoversigt for både hotel og fly – volumen og antal flyvnin- ger/overnatninger (Region, Land og Destination),
• Anvendte booking- og kabineklasser fordelt på destinationer (Region, Land og De- stination),
• Oversigt over Afviste Mulige Besparelser, jf. Kontraktbilag 0,
• Bestillingstidspunkt,
• Fordeling på flyselskabernes alliancer og
• Oversigt over uudnyttede billetter, der ikke er afbestilt.
Derudover skal Leverandøren mod betaling kunne levere yderligere specificerede rapporter til Kunden. Ydelsen er ikke prissat i Kontraktbilag 4A. Leverandøren kan tage separat beta- ling herfor. Leverandøren skal dog tilbyde Xxxxxx en pris, der er mindst lige så favorabel som den pris, Leverandøren tilbyder sine andre storkunder.
MK. 77.
Leverandøren skal uden særskilt vederlag levere ad hoc datarapporter til Moderniseringssty- relsen over statens samlede rejseforbrug opdelt på hver enkelt Kunde i det omfang og med de specifikationer som Moderniseringsstyrelsen ønsker, såfremt oplysningerne forefindes i Leverandørens systemer. Indholdet i datarapporterne skal som minimum indeholde de specifikationer, der er anført under punkt 2.19, Registrering af data.
MK. 78.
Leverandøren skal kunne sikre og dokumentere, at data for så vidt angår Politiets Efterret- ningstjeneste (PET) og Forsvarets Efterretningstjeneste (FE) ikke kan tilgås af andre end de respektive efterretningstjenester. Leverandøren og Moderniseringsstyrelsen skal ikke kunne tilgå data for så vidt angår Politiets Efterretningstjeneste (PET) og Forsvarets Efter- retningstjeneste (FE).
2.13 Sporingssystem
MK. 79.
Leverandøren skal uden særskilt vederlag kunne levere et Sporingssystem til Kunder, der måtte ønske det, jf. Kontraktbilag 0. Sporingssystemet kan være en del af et andet leveret system.
MK. 80.
Leverandøren skal definere et antal standardrapporter efter ønske fra Kunden, som Kun- den enkeltvis skal kunne trække via Sporingssystemet.
MK. 81.
Kunden skal have online adgang til Sporingssystemet, samt kunne definere og trække rap- porter online via Sporingssystemet baseret på de PNR-oplysninger, som lagres i Sikker- hedsdatabasen, jf. MK. 114.
MK. 82.
Leverandøren skal yde undervisning i brugen af Sporingssystemet i to timer til minimum to medarbejdere pr. Kunde. Yderligere undervisning i Sporingssystemet kan tilkøbes som Konsulentrådgivning, jf. Kontraktbilag 4A.
MK. 83.
Leverandøren skal uden særskilt vederlag have en hotline med 1st level support til Kunder- ne vedrørende spørgsmål til brug og drift af Sporingssystemet inden for Normal Åbnings- tid.
MK. 84.
Leverandøren skal sikre, at Sporingssystemet sættes op således, at Kunden kun får adgang til netop de data, som Kunden skal have administrative rettigheder over.
MK. 85.
Sporingssystemet skal være tilgængeligt minimum 99,5 pct. af tiden pr. kalenderår.
2.14 Tracking og refundering af ubrugte flybilletter og berettiget kompensation MK. 86.
Leverandøren skal hver tredje måned tracke ubrugte flybilletter og delvist benyttede flybil- letter, uanset om flybilletterne er bestilt direkte hos Leverandøren, igennem GDS Booking Systemet eller Onlinebookingsystemet.
MK. 87.
Leverandøren skal refundere identificerede ubrugte beløb samt ubenyttede skatter inden 30 dage til Kunden for så vidt angår refunderinger, hvor flyselskabet ikke behøver være invol- veret.
MK. 88.
For refunderinger, hvor flyselskabet skal involveres, skal Leverandøren refundere identifi- cerede ubrugte beløb samt ubenyttede skatter straks efter, at flyselskabet har refunderet beløbet til Leverandøren.
Leverandøren skal yde Den rejsende/Brugeren assistance med at få refunderet berettiget kompensation fra flyselskaberne i tilfælde af forsinkelser, Denied-bording (afvist ombord- stigning), Off-loading eller lignende hændelser.
2.15 Tracking og refundering af hotelkommission MK. 90.
Leverandøren skal hver tredje måned tracke hotelkommission fra både Danske og uden- landske hoteller, uanset om hotellet er bestilt direkte hos Leverandøren, igennem GDS Booking Systemet eller Onlinebookingsystemet.
MK. 91.
Leverandøren skal refundere identificerede kommissioner inden 30 dage til Xxxxxx.
2.16 Bekræftelse på bestillinger, rejseplaner og udstedelse af rejsedokumenter MK. 92.
Leverandøren skal bekræfte alle bestillinger via en e-mail. Bekræftelsen stiles til Brugeren eller Den rejsende, der har foretaget den konkrete bestilling med mindre andet aftales mel- lem Kunden og Leverandøren.
MK. 93.
Ved fuldendt bestilling skal Den rejsende/Brugeren modtage en rejseplan. Rejseplanen skal for Rejsende/Brugere, der anvender Kundens Rejseafregningssystem, sendes til dette sy- stem, jf. Kontraktbilag 0. Alle øvrige Rejsende/Brugere skal modtage rejseplanen pr. e- mail. For begge bekræftelser gælder, at Rejseplanen skal indeholde alle relevante oplysnin- ger om bestillingen og rejsen i let overskuelig form. Der henvises i øvrigt til punkt 2.27.
Rejseplanen skal som minimum indeholde oplysninger om:
Oplysninger i Rejseplanen | Navn på Den rejsende |
Den rejsendes e-mailadresse | |
Tilhørsforhold (hvilket tjenestested tilhører Den rejsende) | |
Medarbejdernummer og rejseordrenummer (kun for Forsvaret) | |
Bestillingstidspunkt i forhold til afgangsdato (antal dage) | |
Anvendt booking- og kabineklasse | |
Vejledende check-in tider på både ud- og hjemrejse | |
Afgangs- og ankomsttider og -datoer ved rejse med fly og flynumre | |
Afgangs- og ankomstdestinationer/lufthavne ved rejse med fly | |
Periode for ophold på hotel | |
Adresse på eventuelle hoteller og telefonnummer | |
Seneste indchecknings- og udcheckningstidspunkt ved brug af hotel- ler | |
Angivelse af om der er behov for visum | |
Særlige forhold som Den rejsende skal være opmærksom på | |
Fee pr. ydelse | |
Total pris inkl. Leverandørens Fee samt evt. Afviste Mulige Bespa- relser | |
Oplysning om til- eller fravalg af afbestillingsforsikring | |
Telefonnummer til Leverandørens Rejserådgivere og til 24 timers service. | |
Telefonnummer til Udenrigsministeriets Borgerservice (x00 0000 0000) i tilfælde af hændelser eller kriser |
K. 1.
Det er et Krav, at der ved bestilling af billetter angives, når vaccination er påkrævet eller anbefalet for den/de valgte destination(er). Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om der ved bestilling af billetter angives, når vaccination er påkrævet eller anbefales.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 2.
Det er et Krav, at der i Rejseplanen indsættes telefonnummeret til brug for spærring af Kundens kreditkort. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om der i Rejseplanen ind- sættes telefonnummeret til brug for spærring af Kundens kreditkort.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
MK. 95.
Leverandøren skal sikre, at alle billetter og andre nødvendige rejsedokumenter udstedes rettidigt og ikke tidligere, end de gældende billetregler foreskriver, og således at MK. 162 kan overholdes uafhængigt af, om bestillingerne er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
Ved udstedelse af billetter skal Leverandøren anvende den rejsekonto, som hører til den respektive Kunde, som Den rejsende tilhører, medmindre andet aftales mellem Leverandø- ren og den enkelte Kunde (eksempelvis anvendelse af kreditkort).
K. 3.
Det er et Krav, at der tilbydes ’Instant ticketing’ via Onlinebookingsystemet, således at Bil- letter fra bestillinger modtaget via et Onlinebookingsystem udstedes automatisk. Leveran- døren skal i Kontraktbilag 2 angive, om der tilbydes ’Instant ticketing’ via Onlinebooking- systemet.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
MK. 97.
Leverandøren skal give Den rejsende/Brugeren en notifikation på e-mail, hvis der sker æn- dringer i rejsen, uafhængigt af om bestillingerne er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
2.17 Priser og prisgaranti på indkøb foretaget hos tredjepart MK. 98.
Leverandøren må ikke pålægge Kundens nettopriser yderligere tillæg, afgifter, kommission, Mark-up eller lignende.
MK. 99.
Leverandøren skal tillade Moderniseringsstyrelsens uvarslede revision af, om Leverandøren lever op til MK. 98. Moderniseringsstyrelsen betaler selv for en sådan revision.
MK. 100.
Leverandøren skal levere en prisgaranti, der tilbyder Xxxxxx at få refunderet det Fee Kun- den har betalt for Leverandørens ydelse samt prisforskellen mellem den af Leverandøren tilbudte pris og den lavere pris, som Den rejsende/Xxxxxxxx selv har fundet på ydelser fra tredjepart. Statslige Kunder vil efter bestemmelserne i den til en hver tid gældende fælles- statslige hotelaftale, alene kunne anvende hoteller på den fællesstatslige hotelaftale til pris- sammenligningen.
Prisgarantien gælder alle Billetter og kun prisen for selve Billetten, dvs. uden Fee til Leve- randøren.
Prisgarantien forudsætter, at Den rejsende/Brugeren kan dokumentere den lavere pris, samt at Billetterne er identiske mht.:
• Dato
• Afgangs- og ankomsttidspunkter og rute ved rejse med fly, færge og tog
• Klasse/kategori af service
• Billetregler og -vilkår
Prisgarantien omfatter kun offentligt tilgængelige priser.
Leverandøren skal acceptere, at Den rejsende/Brugeren kan foretage prischeck for at kon- trollere, at Leverandøren lever op til MK. 100.
2.18 Profildatabase MK. 102.
Leverandøren skal stille en Profildatabase til rådighed, hvori Xxxxxx og relevante Brugere kan oprette og efterfølgende vedligeholde Kundens Profil samt den Personlige Profil til- knyttet Den rejsende, og hvori Den rejsende/Xxxxxxxx selv opretter og vedligeholder egen Den rejsendes Personlig Profil.
MK. 103.
Leverandøren skal til hver Personlig Profil kunne tilknytte Kundens EAN-nummer og an- dre former for konteringsoplysninger, Xxxxxx måtte ønske.
K. 4.
Det er et Krav, at Leverandørens Profildatabase kan indeholde oplysninger på Den rejsen- des pårørende, som minimum navn og telefonnummer. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leverandørens Profildatabase kan indeholde oplysninger på Den rejsendes pårørende, som minimum navn og telefonnummer.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
MK. 104.
Kunden, herunder tilknyttede relevante Brugere, skal kunne tilgå og ændre informationer i Kundens Profil og i Den rejsendes Personlige Profil i Profildatabasen, både gennem GDS Booking Systemet, såfremt Kunden har en In house-pakke, og gennem Onlinebookingsy- stemet. Den rejsende skal på samme vis kunne tilgå sin egen Personlig Profil.
MK. 105.
Leverandøren skal sikre og dokumentere, at Profildatabasen sættes op således, at Kunden, Brugerne og Den rejsende kun får adgang til netop de profiler, som de skal have admini- strative rettigheder over. Leverandøren skal udvise særlig opmærksomhed på profilerne fra Rigspolitiet (herunder Politiets Efterretningstjeneste), Udenrigsministeriet, Forsvarsmini- steriet (herunder Forsvarets Efterretningstjeneste) og Statsministeriet.
MK. 106.
Leverandøren skal sikre, at alle oplysninger og ændringer vedrørende Kundens Profil og Personlige Profiler automatisk overføres fra Profildatabasen til relevante systemer, fx Onli- nebookingsysteme, senest et døgn efter, at Kunden/Brugeren/Den rejsende gemmer æn- dringen. Se i øvrigt MK. 165.
MK. 107.
Leverandøren skal garantere, at der ikke er behov for at oprette og vedligeholde profilop- lysninger andre steder end i Profildatabasen. Dette betyder også, at eventuelle rettelser af profilinformationer i fx GDS Booking Systemet eller Onlinebookingsystemet automatisk og senest et døgn efter rettelsen skal overføres til Profildatabasen, således at denne inde- holder opdaterede profilinformationer.
Leverandøren skal have en hotline med 1st level support til Kunderne vedrørende spørgs- mål til brug og drift af Profildatabasen inden for Normal Åbningstid.
MK. 109.
Leverandøren skal acceptere, at Kunden ejer alle profiloplysninger i Profildatabase. Se i øvrigt Kontraktbilag 10.
MK. 110.
Leverandøren skal anvende Kundens Profil og de Personlige Profiler i deres rådgivning af Xxxxxx og dennes rejsende.
MK. 111.
Profildatabasen skal være tilgængelig for alle Kunder minimum 99,5 pct. af tiden pr. kalen- derår.
2.19 Registrering af data
MK. 112.
Leverandøren skal løbende registrere alle relevante data. Registreringerne skal inkludere:
Registrering af data | Hvem der har rejst, herunder: o navn o e-mailadresse o tilknytning til tjenestested (ministerområde, statslige institutioner, Folketinget eller selvejende institution) |
Hvornår der er rejst | |
Købstidspunkt | |
Leverandørens Fakturanummer | |
Kundens EAN-nummer | |
Flyrejser, herunder: o typer af omkostninger og antal billetter fordelt på flyselskaber, ru- te/destination, bookingklasser (Restriktiv Økonomiklasse, Fleksi- bel Økonomiklasse og Business Class), o adskillelse af direkte omkostninger til selve billetterne, omkostnin- ger til skatter/afgifter og Fee til Leverandøren, o registrering af om det benyttede flyselskab er omfattet af SKI Fly- rejseaftale eller anden rammeaftale. | |
Hotelovernatninger, herunder: o typer af omkostninger og antal overnatninger fordelt på hoteller og hotelkæder, byer, værelseskategorier (standard, superior, deluxe og lign.) og -typer (enkelt- og dobbeltværelse mv.), o adskillelse af de direkte omkostninger til tredjepartsleverandør, ud- gifter til skatter/afgifter og Fee til Leverandøren, o registrering af om det benyttede hotel er omfattet af den fælles- statslige hotelaftale. | |
Tog og færge, herunder: o typer af omkostninger og antal billetter fordelt på leverandører og strækninger, o adskillelse af direkte omkostninger til tredjepartsleverandør, udgif- ter til skatter/afgifter og Fee til Leverandøren. | |
Billeje, herunder: o typer af omkostninger og antal udlejninger fordelt på leverandører, o adskillelse af direkte omkostninger til tredjepartsleverandør, udgif- ter til skatter/afgifter og Fee til Leverandøren. | |
Besparelser i forhold til en nærmere specificeret målestok mellem Kunden og Leverandøren. | |
Mistede Besparelser inklusiv årsagsforklaring (jf. Kontraktbilag 0). | |
Afviste Mulige Besparelser (jf. Kontraktbilag 0). |
MK. 113.
Registreringerne skal foretages, uafhængigt af om bestillingerne er foretaget direkte hos Le- verandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsy- stem.
2.20 Sikkerhedsdatabase
MK. 114.
Leverandøren skal sikre, at der altid vedligeholdes en Sikkerhedsdatabase med kopi af alle Personal Name Records (PNR) med de respektive Billetter minimum tre måneder tilbage i tiden, hvorved Leverandøren på opfordring fra Kunden - også ved kriser og eventuel ned- lukning af GDS Booking System - kan trække lister med Xxxxxxx rejsende, inkl. hvor Den rejsende burde befinde sig, og hvem der har rejst med hvilke fly og har boet på hvilke ho- teller.
Det er forventningen, at denne service alene anvendes i særlige situationer, fx i forbindelse med hændelser eller kriser.
2.21 Database med landeinformationer
K. 5.
Det er et Krav, at Leverandøren kan stille en database med landeinformationer på højrisi- ko- og ekstremrisikolande til rådighed for Kunderne, Den rejsende og Brugeren. Databasen skal bl.a. indeholde opdaterede og valide informationer omkring sikkerheds- og helbredssi- tuationen i et givet land og landets største byer. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leverandøren kan stille en database med landeinformationer på højrisiko- og ekstrem- risikolande til rådighed for Kunderne, Den rejsende og Brugeren.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
2.22 Rejser med farlige flyselskaber MK. 115.
Leverandøren skal sikre, at Den rejsende eller Xxxxxxxx ikke uden forudgående varsel samt godkendelse fra en chef kan bestille en rejse med luftfartselskaber, som har fået forbud mod at operere i Europa, eller hvis flyvning i Europa er underlagt bestemte restriktioner. Dette uafhængigt af om bestillingerne er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
Listerne over disse luftfartselskaber kan findes her: xxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxx/xxxxx/xxx/xxxxxx/xxx-xxx/xxx/xxxx_xx.xxx
MK. 116.
Leverandøren skal sikre, at Den rejsende eller Brugeren ikke uden forudgående varsel samt godkendelse fra en chef kan bestille en rejse med luftfartselskaber fra et land, som har fået en ’Category 2 determination’, jf. Kontraktbilag 0. Dette gælder uafhængigt af om bestillin- gerne er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
Listen over disse lande kan findes her: xxxx://xxx.xxx.xxx/xxxxx/xxxxxxxxxxx/xxxx/
2.23 Anden omsorgspligt
MK. 117.
Leverandøren skal sikre, at Den rejsende eller Brugeren ikke uden forudgående varsel samt godkendelse fra en chef kan bestille en rejse til lande eller områder, som Udenrigsministeri- et i deres Rejsevejledning har givet en af følgende sikkerhedsvurderinger:
• ”den rejsende bør udvise forsigtighed”,
• ”ikke-nødvendige rejser frarådes”, eller
• ”alle rejser frarådes”.
K. 6.
Det er et Krav, at Leverandøren vederlagsfrit kan tilbyde en service, hvor det sikres, at ud- valgte rejsende ikke rejser i samme gruppe. Fx nøglepersoner fra et Ministerium eller en tværfaglig arbejdsgruppe. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leverandøren kan tilbyde en service, hvor det sikres, at udvalgte Rejsende ikke rejser i samme gruppe.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 7.
Det er et Krav, at Leverandøren vederlagsfrit kan tilbyde en service, hvor Rejserådgiveren på baggrund af en landeliste fra Kunden aktivt opfordrer Den rejsende eller Brugeren til at registrere sig selv/Den rejsende på ’Danskerlisten’ hos Udenrigsministeriet. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leverandøren kan tilbyde en service, hvor Rejserådgive- ren på baggrund af en landeliste fra Kunden aktivt opfordrer Den rejsende eller Brugeren til at registrere sig selv/Den rejsende på ’Danskerlisten’ hos Udenrigsministeriet.
Link:
xxxx://xx.xx/xx/xxxxx-xx-xxxxxx/xxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 8.
Det er et Krav, at Leverandøren vederlagsfrit kan stille en database til rådighed, hvor Kun- der, Den rejsende eller Brugeren kan registrere anløb til sikkerhedshændelse eller kriser. Hvis en sådan database kan stilles til rådighed, skal registreringerne indgå i de månedlige standard-datarapporter og den samlede årlig rapport, der nævnes under MK. 76. Leveran- døren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leverandøren kan stille en database til rådighed, hvor Kunder, Den rejsende eller Brugeren kan registrere anløb til sikkerhedshændelse eller kriser.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
2.24 Krisehåndtering MK. 118.
Rejsebureauet skal kunne assistere med krisehåndtering døgnets 24 timer. Hvis en krisesi- tuation opstår inden for Normal Åbningstid, håndteres denne af Leverandørens sædvanlige personale, samt den overordnet key account manager. Såfremt krisesituationen opstår uden for Normal Åbningstid, skal Leverandøren kunne tilkalde det nødvendige antal Rejserådgi- vere til at forestå bestillinger og ændringer af Den/de rejsendes billetter. Den overordnede key account manager skal ligeledes være tilstede under dette arbejde.
Leverandøren skal monitorere eventuelle hændelser eller kriser globalt og krisehåndterin- gen skal kunne dokumenteres i form af fx beredskabsplaner, tjeklister mv.
MK. 120.
Krisehåndteringen skal indebære, at Leverandøren trækker lister over Xxxxxxx rejsende, der viser, hvor Xxxxxxx rejsende befinder sig eller er på vej hen.
MK. 121.
Leverandøren skal hjælpe med at bestille eller ændre rejser for Kundens rejsende i forbin- delse med kriser.
MK. 122.
Leverandøren skal samarbejde med Udenrigsministeriet vedrørende krisehåndteringen.
MK. 123.
Leverandøren skal sikre, at der i forbindelse med kriser ikke udleveres oplysninger til andre personer, end dem der er udpeget af Kunden. Dette inkluderer lister over, hvilke rejsende Kunden måtte have på en given destination eller med et bestemt transportmiddel.
2.25 Reklamationer MK. 124.
Leverandøren skal vederlagsfrit tilbyde at håndtere Kundens reklamationer overfor tredje- part, inkl. reklamationer overfor Kundens Flyrejse- og Hotelleverandører.
MK. 125.
Leverandøren skal udpege en medarbejder hos Leverandøren, der varetager Kundens re- klamationer. Endvidere skal Leverandøren oplyse Kunden om denne medarbejders kon- taktdetaljer, hvortil Kundens reklamationer kan sendes.
MK. 126.
Eventuelle klager over Leverandørens egen service og rådgivning skal kunne sendes pr. e- mail eller brev til Leverandørens overordnede key account manager, der varetager Ramme- kontrakten, herunder kontakten til de enkelte Kunder, jf. Kontraktbilag 5.
MK. 127.
Leverandøren skal inden for 2 Dage skriftligt, evt. via e-mail, bekræfte modtagelse af en reklamation inkl. en angivelse af, hvornår Leverandøren senest vil besvare reklamationen.
MK. 128.
Hvis reklamationen vedrører Leverandørens egen service og rådgivning, skal reklamationen besvares inden for 5 Arbejdsdage efter modtagelse af reklamationen.
MK. 129.
Hvis reklamationen vedrører forhold relateret til tredjepartleverandører, skal reklamationen besvares inden for 8 Arbejdsdage.
MK. 130.
Leverandøren skal holde Kunden løbende orienteret om udviklingen i en reklamationssag.
Leverandøren skal loyalt varetage Xxxxxxx interesser i behandling af reklamationer over tredjepartleverandører.
MK. 132.
Andelen af rejser pr. Kunde, der medfører en reklamation imod Leverandørens ydelser, skal altid være mindre end 2 pct. af Kundens totale antal Billetter pr. rullende kvartal.
2.26 Onlinebookingsystem
2.26.1 Onlinebookingsystem: Generelt
MK. 133.
Leverandøren skal levere et Onlinebookingsystem til Kunden som del af Basispakken.
MK. 134.
Leverandøren skal tilbyde Kunden valget mellem en dansk og engelsk version af Online- bookingsystemet.
MK. 135.
Leverandøren skal i hele kontraktperioden kontinuerligt opdatere Onlinebookingsystemet med de seneste opdateringer og videreudviklinger, der er tilgængelige.
MK. 136.
Leverandøren skal vederlagsfrit tilbyde en mobilløsning (applikation) af sit Onlinebooking- system.
2.26.2 Onlinebookingsystem: Opsætning og hotline
MK. 137.
Leverandøren skal hjælpe Xxxxxx med at opsætte og implementere Onlinebookingsyste- met, således at systemet lever op til alle Minimumskrav vedrørende Onlinebookingsystem. Systemet kan være Leverandørens eget system eller en tredjeparts system.
MK. 138.
Leverandøren skal yde den nødvendige undervisning i brugen af Onlinebookingsystemet for op til 10 superbrugere per Kunde. Undervisning af superbrugere kan ske for grupper med op til 15 superbrugere pr. gang (puljet hos en enkelt Kunde). Såfremt Xxxxxx accep- terer det, kan undervisningen være webbaseret. Undervisning af Xxxxxxx superbrugere skal være udført og dokumenteret senest på Implementeringsdagen, såfremt Kunden øn- sker dette.
MK. 139.
Leverandøren skal tilbyde, at Kunden kan tilkøbe ekstra undervisning i brug af Online- bookingsystemet, jf. MK. 199 og MK. 200.
MK. 140.
Leverandøren skal have en hotline med 1st level support til Kunderne vedrørende spørgs- mål om brug af Onlinebookingsystemet inden for Normal Åbningstid.
MK. 141.
Leverandøren skal vederlagsfrit tilbyde en ressource til at stå for den løbende tilretning af parametersætningen for de respektive kunder.
2.26.3 Onlinebookingsystem: Specifikationer
MK. 142.
Leverandøren skal sikre, at Onlinebookingsystemet sættes op således, at Den rejsen- de/Brugeren får adgang til netop de data og muligheder, som denne skal have adgang til.
MK. 143.
Onlinebookingsystemet skal være tilgængeligt for alle Kunder 99,5 pct. af tiden pr. kalen- derår.
MK. 144.
Den rejsende/Brugeren skal som minimum kunne bestille fly, hotel (både i Danmark og udlandet) og billeje via Onlinebookingsystemet.
MK. 145.
Onlinebookingsystemet skal kunne håndtere såvel retur-flybilletter som one-way Billetter.
MK. 146.
Onlinebookingsystemet skal kunne foreslå at kombinere to forskellige flyselskaber, fx to one-way Billetter.
MK. 147.
Onlinebookingsystemet skal kunne vise de regler, som er gældende ved valg af en Billet. Dette inkluderer fx regler for ændring og annullering.
MK. 148.
Den rejsende/Brugeren skal via Onlinebookingsystemet kunne se priser, herunder totalpris inkl. skatter, afgifter etc. og bestille Billetter hos alle relevante leverandører af flybilletter, hoteller og billeje. Dette inkluderer visning af:
• Udstedelsesdato for bestilte billetter,
• Antallet og vægten af tilladt bagage,
• Den fællesstatslige hotelaftale og den rammeaftale, kunden måtte anvende til køb flyrejser, fx SKI Flyrejseaftale,
• Kundens eventuelle egne øvrige rammeaftaler om køb inden for rejseområdet,
• Alle leverandører, som kan bestilles i GDS Booking Systemet samt
• Alle lavprisselskaber, der har afgange til/fra lufthavne i Danmark (herunder lavpris- selskaber ikke præsenteret i GDS Booking System).
MK. 149.
Den rejsende/Brugeren skal kunne bestille en kombination af Billetter (forskellige rejsende og forskellige rejseformer, men identisk rejsemønster blandt de rejsende) via Online-
bookingsystemet. En bestilling indeholdende en kombination af Billetter skal kunne udste- des i samme PNR.
MK. 150.
Onlinebookingsystemet skal automatisk afsøge følgende priser og kunne opstille dem i pri- oriteret rækkefølge:
• Den fællesstatslige hotelaftale og den rammeaftale, Xxxxxx måtte anvende til køb af flyrejser, fx SKI Flyrejseaftale,
• Kundens eventuelle egne øvrige rammeaftaler om køb inden for rejseområdet,
• GDS Booking System-priser,
• Leverandørens egne aftalepriser.
MK. 151.
Den rejsendes profildata (fra Personlig Profil) skal automatisk udnyttes ved bestillinger i Onlinebookingsystemet.
MK. 152.
Onlinebookingsystemet skal kunne fremhæve – fx via et ikon – hvilke leverandører der er omfattet af hhv. fællesstatslige aftaler og leverandører, Xxxxxx selv måtte have aftale med.
MK. 153.
Leverandøren skal kunne styre Kundens indkøb igennem Onlinebookingsystemet i forhold til Kundens Rejsepolitik. Onlinebookingsystemet skal derfor kunne:
• Adskille og sortere mellem tredjepartsleverandører, således at fx flyselskaber på SKI Flyrejseaftale og hoteller på den fællesstatslige hotelaftale prioriteres, og er de ene- ste, som kan vælges på en given destination. Ligeledes skal ikke-aftaleleverandører kunne vælges helt fra, så brugeren ikke kan se eller bestille dem.
• Xxxxxxxx tredjepartsleverandører på pris. Fx således at hoteller til en pris over et gi- vet niveau slet ikke kan bestilles.
• Blokere for bestilling af billetter på en given bookingklasse hos flyselskaber.
Det skal være muligt for Kunden at vælge forskellige opsætninger på tværs af medarbejder- grupper.
MK. 154.
Onlinebookingsystemet skal kunne håndtere, at minimum to andre end Xxxxxxxx selv modtager en e-mail med orientering om den bestilte rejse, inkl. pris og rejsens detaljer.
MK. 155.
Onlinebookingsystemet skal kunne håndtere, at man bestiller rejser, ophold mv. for mini- mum 4 personer samtidigt i samme bestilling.
MK. 156.
Onlinebookingsystemet skal kunne håndtere, at man bestiller rejser, ophold på enkeltværel- ser mv. for flere personer i samme bestilling.
MK. 157.
Onlinebookingsystemet skal understøtte en rettighedshåndtering, ifølge hvilken man bestil- ler en rejse for en anden person.
MK. 158.
Onlinebookingsystemet skal kunne integreres med gængse Rejseafregningssystemer i sta- ten, jf. punkt 2.27.
MK. 159.
Onlinebookingsystemet skal kunne integreres med Kundens HR-system, jf. punkt 2.27.
MK. 160.
Onlinebookingsystemet skal kunne håndtere at projektnummer eller anden konteringsop- lysning angives ved booking.
2.26.4 Onlinebookingsystem: Krav (K)
Generelt
K. 9.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan ændre og annullere Billetter via Onlinebookingsystemet, uafhængigt af om bestillingerne er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onli- nebookingsystem. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan ændre og annullere Billetter via Onlinebookingsy- stemet, uagtet om disse oprindeligt bestilt direkte hos Leverandøren, gennem en In house- pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 10.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan nedlukkes midlertidigt efter Kundens ønske, evt. af Xxxxxx selv. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsyste- met kan nedlukkes midlertidigt efter Kundens ønske, evt. af Xxxxxx selv.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 11.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan inkludere priser fra Lavprisselskaber uden- for GDS Booking Systemet i afsøgningen af priser jf. MK. 150. Leverandøren skal i Kon- traktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan inkludere priser fra Lavprisselskaber udenfor GDS Booking Systemet i afsøgningen af priser, jf. MK. 150.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 12.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan give en advarsel – fx i form af en pop up- funktion – såfremt Den rejsende/Brugeren bestiller en flyrejse med en ikke- aftaleleverandør på en flyrute omfattet af SKI Flyrejseaftale eller tilsvarende rammeaftale, Kunden måtte anvende, eller hvis Den rejsende/Brugeren bestiller en hotelovernatning hos en ikke-aftaleleverandør i en by omfattet af den fællesstatslige hotelaftale. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan give en advarsel – fx i form
af en pop up-funktion – såfremt Den rejsende/Brugeren bestiller en flyrejse med en ikke- aftaleleverandør på en flyrute omfattet af SKI Flyrejseaftale eller tilsvarende rammeaftale, Kunden måtte anvende, eller hvis Den rejsende/Brugeren bestiller en hotelovernatning hos en ikke-aftaleleverandør i en by omfattet af den fællesstatslige hotelaftale.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 13.
Det er et Krav, at Den rejsende/Brugeren kan bestille tog (både i Danmark og udlandet) samt færge via Onlinebookingsystemet. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Den rejsende/Brugeren kan bestille tog (både i Danmark og udlandet) samt færge via On- linebookingsystemet.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 14.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet, såfremt Xxxxxx måtte ønske det, kan sende en e-mail til fx en chef hos Xxxxxx, hvis Den rejsende/Brugeren bestiller ydelser hos ikke- aftaleleverandører på flyruter og i områder i Danmark dækket af hhv. SKI Flyrejseaftale (eller anden flyrejserammeaftale, Kunden måtte anvende) og den fællesstatslige hotelaftale, jf. K. 15 Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet, såfremt Kunden måtte ønske det, kan sende en e-mail til fx en chef hos Xxxxxx, hvis Den rejsen- de/Brugeren bestiller ydelser hos ikke-aftaleleverandører på flyruter og i områder i Dan- mark dækket af hhv. SKI Flyrejseaftale (eller anden flyrejserammeaftale, Kunden måtte an- vende) og den fællesstatslige hotelaftale.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 15.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan håndtere godkendelse af rejsen af en be- myndiget person hos Xxxxxx, inden billetterne udstedes. Dvs., at Onlinebookingsystemet skal kunne opsættes således, at der afgår en e-mail til den godkendelsesbemyndigede person hos Kunden, når bookingen er foretaget. E-mailen skal indeholde en funktion, hvormed den godkendelsesbemyndigede kan godkende eller afvise bookingen. Først når den god- kendelsesbemyndigede person har godkendt bookingen, skal billetterne kunne udstedes.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan håndtere god- kendelse af rejsen af en bemyndiget person hos Xxxxxx som beskrevet ovenfor, inden bil- letterne udstedes.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 16.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan give en advarsel – fx i form af en pop up- funktion – såfremt Den rejsende/Brugeren bestiller en dyrere Billet end den billigst mulige (inden for den Rejsepolitik og de aftaler, Xxxxxx måtte være forpligtet af, fx den fælles- statslige hotelaftale). Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsyste- met kan give en advarsel – fx i form af en pop up-funktion – såfremt Den rejsen- de/Brugeren bestiller en dyrere Billet end den billigst mulige (inden for den Rejsepolitik og de aftaler, Xxxxxx måtte være forpligtet af, fx den fællesstatslige hotelaftale).
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 17.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet, inden bestillingen bekræftes, kan oplyse særskilt om størrelsen på det Fee, Kunden skal betale til Leverandøren for den igangværende bestil- ling. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet, inden bestil- lingen bekræftes, kan oplyse særskilt om størrelsen på det Fee, Kunden skal betale til Leve- randøren for den igangværende bestilling.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
Fly K. 18.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan tilføje et fly til en allerede eksisterende bestilling, uafhængigt af om denne oprindeligt er bestilt direk- te hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Online- bookingsystem. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan tilføje et fly til en allerede eksisterende bestilling, uafhængigt af om bestillingen er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house- pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 19.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan vælge at flyve via en bestemt lufthavn. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Online- bookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan vælge at flyve via en bestemt luft- havn.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 20.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet automatisk, hvis Kunden vælger det, kan skjule udsolgte rejser. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet automatisk kan skjule udsolgte rejser.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 21.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan vælge at sortere i flyrejserne efter klasse, så fx kun rejser på Restriktiv Økonomiklasse, Fleksibel Økonomiklasse eller Business Class vises. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan væl- ge at sortere i flyrejserne efter klasse.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 22.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Brugeren kan vælge at sor- tere i flyrejserne, så flyrejserne med kortest rejsetid fremgår øverst i søgeresultaterne.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Brugeren kan vælge at sortere i flyrejserne, så flyrejserne med kortest rejsetid fremgår øverst i søgeresultaterne.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 23.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan vælge at sortere i flyrejserne, så de billigste flyrejser fremgår øverst i søgeresultaterne.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan vælge at sortere i flyrejserne, så de billigste flyrejser frem- går øverst i søgeresultaterne.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 24.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan sortere i flyrejserne, så kun direkte flyvninger fremgår af søgeresultaterne. Leverandø- ren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan sortere i flyrejserne, så kun direkte flyvninger fremgår af søgeresul- taterne.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 25.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet gør det muligt for Den rejsende/Brugerne at vælge sæde på flyrejser. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsy- stemet gør det muligt for Den rejsende/Brugerne at vælge sæde på flyrejser.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 26.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet, hvis Kunden vælger det, kan opsættes til auto- matisk at vælge sæde i fly for Den rejsende/Brugeren, baseret på oplysningerne fra Den rejsendes Personlige Profil.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan opsættes til automatisk at vælge sæde i fly for Den rejsende/Brugeren, baseret på oplysningerne fra Den rejsendes Personlige Profil.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 27.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan søge på tilgængelige lufthavne, indenfor en bestemt radius af et interessepunkt. Leve- randøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan søge på tilgængeli- ge lufthavne, indenfor en bestemt radius af et interessepunkt.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 28.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet giver en notifikation til Den rejsende/Brugeren om visumkrav, hvis der bestilles flybilletter til en destination, som det er nødvendigt, at en dansk rejsende har visum til. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Online- bookingsystemet giver en notifikation til Den rejsende/Brugeren om visumkrav, hvis der bestilles flybilletter til en destination, som det er nødvendigt, at en dansk rejsende har vi- sum til.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
Hotel K. 29.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan tilføje et hotelophold til en allerede eksisterende bestilling, uafhængigt af om bestillingen er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onli- nebookingsystem. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan tilføje et hotelophold til en allerede eksisterende be- stilling, , uafhængigt af om bestillingen er foretaget direkte hos Leverandøren, gennem en In house-pakke, Implant-pakke eller gennem Onlinebookingsystem.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 30.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan søge på hotel efter postnummer eller adresse. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 an- give, om Onlinebookingsystemet kan håndtere at søge på hotel efter postnummer eller adresse.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 31.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan søge på et interessepunkt, som fx konferencecenter, attraktioner, togstationer mv. Le- verandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan håndtere at søge på et interessepunkt, som fx konferencecenter, attraktioner, togstationer mv.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 32.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, hvor Den rejsende/Brugeren kan sortere i hotellerne efter pris, så billigste pris fremkommer øverst i søgeresultaterne. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan sortere i ho- tellerne efter pris, så billigste pris fremkommer øverst i søgeresultaterne.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 33.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet automatisk efter Kundens valg kan skjule ud- solgte hoteller. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet automatisk kan skjule udsolgte hoteller.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 34.
Det er et Krav, at information omkring hotellerne (fx lokation, ydelser indeholdt i pris, bil- leder) er tilgængelig i Onlinebookingsystemet. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om information omkring hotellerne (fx lokation, ydelser indeholdt i pris, billeder) er tilgæn- gelig i Onlinebookingsystemet.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
Øvrige krav K. 35.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan vælge 24 timers forsinkelse på udstedelsen af Billetten, så Billetten ikke udstedes med det samme, men med 24 timers forsinkelse, der giver Den rejsende/Brugeren mulighed for at ændre i Billetten i mellemtiden. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsy- stemet tillader, at Den rejsende/Brugeren kan vælge 24 timers forsinkelse på udstedelsen af Billetten.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 36.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet har en funktion, der giver Xxxxxx mulighed for at gå tilbage i bookinghistorikken, så at Kunden kan se, hvilke personer der har bestilt be- stemte typer rejser. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsyste- met kan håndtere at gå tilbage i bookinghistorikken, så at Kunden kan se, hvilke personer der har bestilt bestemte typer rejser.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 37.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan kopiere en booking, med henblik på bestil- ling af tilsvarende rejser, ophold mv. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onli- nebookingsystemet kan kopiere en booking, med henblik på bestilling af tilsvarende rejser, ophold mv.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
2.27 Samspil mellem rejsebureau og Rejseafregningssystem mv. MK. 161.
Leverandørens system skal øjeblikkeligt kunne tage imod og behandle henvendelser og be- stillinger, pr. mail, sendt direkte fra Den rejsende/Brugeren via Kundens Rejseafregnings- system.
PK. 3.
Moderniseringsstyrelsen ønsker, at Leverandørens system øjeblikkeligt kan tage imod og behandle rejsedata, afsendt direkte fra Den rejsende/Brugeren via Kundens Rejseafreg- ningssystem, i et format (eksempelvis XML-format), som muliggør, at de afsendte rejsedata automatisk indlæses i Leverandørens system og heri genererer et udkast til bestilling, til vi- dere behandling, således at bestillingen minimeres, smidiggøres og effektiviseres mest mu- ligt.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 - Leverandørens løsningsbeskrivelse - redegøre for, antal og typer af rejsedata, som Leverandørens system kan modtage og behandle, fx afrejse- sted, afrejsetidspunkt, specifikke flyafgange, lufthavnskoder, samt i hvilken grad systemet kan håndtere og allokere modtagne rejsedata. Leverandøren bør beskrive, hvordan behand- lingen af udkast til bestilling i denne forbindelse minimeres, smidiggøres og effektiviseres mest muligt.
Det vægtes positivt under underkriteriet Kvalitet, at Leverandøren i sin Løsningsbeskrivelse angiver om Leverandørens system øjeblikkeligt kan tage imod og behandle rejsedata, afsendt direkte fra Den rejsen- de/Brugeren via Kundens Rejseafregningssystem, i et format (eksempelvis XML-format), som muliggør, at de afsendte rejsedata automatisk indlæses i Leverandørens system og heri genererer et udkast til bestilling, til videre behandling. Det vægtes positivt i jo højere grad Leverandøren angiver, hvordan behandlingen af udkast til bestilling minimeres, smidiggøres og effektiviseres.
MK. 162.
Samtlige oplysninger indeholdt i Rejseplanen, jf. MK. 95, skal øjeblikkeligt eksporteres til Kundens Rejseafregningssystem, med henblik på automatiseret oprettelse af rejseafregning. Eksporten skal ske i de inden for branchen anvendte standarder.
MK. 163.
I sammenhæng med MK. 162 skal Følgeseddel i PDF-format øjeblikkeligt eksporteres til Kundens Rejseafregningssystem, med henblik på dokumentation af den bestilte ydelse.
MK. 164.
I sammenhæng med MK. 162 og MK. 163 skal de i Rejseplanen og Følgeseddelen inde- holdte oplysninger være af en sådan beskaffenhed, at de omtalte dokumenter automatisk kan allokeres Den rejsende i Rejseafregningssystemet.
K. 38.
Det er et Krav, at Onlinebookingsystemet kan håndtere følgende systembaserede godken- delsesflows:
1. Den rejsende/Brugeren forudbestiller rejsen i Onlinebookingsystemet.
2. Onlinebookingsystemet kører en automatisk overførsel til et Rejseafregningssystem for godkendelse hos Den rejsendes nærmeste leder.
3. Hvis rejsen godkendes af Den rejsendes nærmeste leder, sendes en automatisk meddelelse til Leverandørens Onlinebookingsystem.
4. Hvorefter billetten udstedes automatisk (Instant ticketing).
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Onlinebookingsystemet kan håndtere de nævnte systembaserede godkendelsesflows.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 39.
Det er et Krav, at Leverandørens system kan notificere Rejseafregningssystemet om mod- tagelsesstatus (kvittering) af bestillingen, således at det i Rejseafregningssystemet kan be- eller afkræftes, at bestillingen i Leverandørens system er modtaget og heri allokeret til Den rette rejsende. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leverandørens system kan notificere Rejseafregningssystemet om modtagelsesstatus af bestillingen.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 40.
Det er et Krav, at Leverandørens system - såfremt modtaget rejsedata i Leverandørens sy- stem ikke kan allokeres til Den rejsende, men dog rette Kunde - kan oprette bestillingen og tildele denne til rette Kunde, således at Leverandøren eller Xxxxxx efterfølgende selv kan tilføje Den rejsende til bestillingen. Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 angive, om Leve- randørens system - såfremt modtaget rejsedata i Leverandørens system ikke kan allokeres til Den rejsende, men dog rette Kunde - kan oprette bestillingen og tildele denne til rette Kunde, således at Leverandøren eller Xxxxxx efterfølgende selv kan tilføje Den rejsende til bestillingen.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
K. 41.
Det er et Krav, at Leverandørens system månedligt kan sende lande-, by- og lufthavnsko- der til Kundens Rejseafregningssystem, således at Kundens Rejseafregningssystem ikke opererer med afrejse- og destinationer, som Leverandørens system ikke kan håndtere i for- bindelse med bestillinger fra Kundens Rejseafregningssystem. Leverandøren skal i Kon- traktbilag 2 angive, om Leverandørens system kan sende lande-, by- og lufthavnskoder til Kundens Rejseafregningssystem.
Det vægtes positivt, såfremt Kravet er opfyldt.
MK. 165.
Leverandørens Profildatabase skal vederlagsfrit kunne modtage en fil med profiloplysnin- ger fra fx SAP HR database og andre gængse systemer indeholdende profiloplysninger, med henblik på oprettelse af nye profiler. Endvidere skal Leverandørens Profildatabase kunne modtage profiloplysninger fra tredjepart, med henblik på oprettelse af nye profiler. Se i øvrigt MK. 106.
MK. 166.
SAP-nummer (medarbejdernummer) og rejsenummer (projektnummer) skal kunne person- relateres korrekt i Onlinebookingsystemet, uden behov for efterfølgende manuel tilretning.
MK. 167.
Leverandøren skal sikre, at eventuelle oprettelser og rettelser af profilinformationer i Kun- dens HR-systemer, såsom SAP og andre gængse systemer med denne funktionalitet, auto- matisk bliver overført til Profildatabasen mindst én gang i døgnet.
2.28 24-timers service MK. 168.
Ved opkald til Leverandøren uden for Normal Åbningstid, jf. Kontraktbilag 0, skal der ske
automatisk viderestilling til et servicekontor med personale, der taler flydende dansk og en- gelsk, og som har åbent døgnet rundt (24-timers service).
MK. 169.
Personalet i Leverandørens 24-timers service skal have adgang til de samme informationer om Kunden og Rammekontrakten, som det sædvanlige team, der servicerer Kunden, har - herunder de rejsendes profiler og relevante indkøbsaftaler på rejseområdet.
Endvidere skal personalet hos 24-timers service være bekendt med Kundens Rejsepolitik.
MK. 170.
Ved Den rejsende/Brugerens henvendelse til 24-timers service, skal Leverandøren kunne levere ydelser i overensstemmelse med Minimumskravene (MK) i punkt 2.5, 2.6 - 2.7, 2.8, 2.9, 2.10, 2.19 (dvs. bestilling af fly, hotel, bil, tog og færge, registrering af data).
2.29 Bestilling og udlevering af visum MK. 171.
Ved bestilling af rejser direkte hos Leverandøren skal Leverandøren rådgive om behovet for visum.
MK. 172.
Leverandøren skal informere Kunderne om leveringstider for og eventuelle særlige forhold i forbindelse med bestilling af visum, således at Brugeren/Den rejsende har mulighed for at bestille visum i rette tid, jf. Kontraktbilag 13.
MK. 173.
Leverandøren skal tilbyde at hjælpe Den rejsende/Brugeren med at få udstedt visum, her- under at fremsende relevante blanketter til udfyldning, varetagelse af kontakt til ambassader eller andre relevante myndigheder samt fremsendelse af udstedt visum til Den rejsende.
3. MINIMUMSKRAV (MK) TIL IMPLANT-PAKKE
3.1 Generelle krav MK. 174.
Leverandøren skal levere en Implant-pakke til Kunden under de forudsætninger, der frem- går af MK. 177 og MK. 178 nedenfor.
MK. 175.
Såfremt Kunden vælger Implant-pakken, skal Leverandørens Rejserådgivere, der er fysisk placeret hos Kunden (Implant-medarbejdere), levere samme ydelser til Kunden som defi- neret i Basispakken.
MK. 176.
Alle Minimumskrav (MK) fra punkt 2 skal tillige opfyldes ved levering af ydelser til Kun- den under en Implant-pakke.
MK. 177.
Leverandøren skal tilbyde at levere en Implant-pakke til Kunden, såfremt Kundens res- sourcebehov som minimum udgør, hvad der svarer til to fuldtidsansatte Implant- medarbejdere.
MK. 178.
Leverandøren skal acceptere, at en Kunde med et mindre ressourcebehov end angivet i MK. 177 kan opnå Implant-pakke igennem samarbejde med en Kunde med et ressource- behov som angivet i MK. 177.
3.2 Set-up for Implant-pakke MK. 179.
Leverandøren skal selv bekoste alt IT-udstyr samt almindelige kontorartikler, herunder skriveborde, skrivebordsstole, reoler, lamper, kabler, telefoner, computere, printere, fax og andet, som er nødvendigt for ydelsen. Kunden stiller egnet lokale/egnede lokaler inkl. elek- tricitet, varme og telefon- og Internetforbindelser til rådighed for Leverandøren.
MK. 180.
Adgang til Implant-pakkens GDS Booking Systemet skal bekostes af Leverandøren.
MK. 181.
Leverandøren skal acceptere, at Rejserådgivere, der arbejder på en Implant-pakke, ikke samtidigt kan anvendes af andre af Leverandørens Kunder/kunder, medmindre Kunden udtrykkeligt accepterer dette.
4. MINIMUMSKRAV (MK) TIL IN HOUSE-PAKKE
4.1 Generelle krav MK. 182.
Leverandøren skal tilbyde at levere en In house-pakke til Kunden.
MK. 183.
Vælger Kunden In house-pakken, skal Leverandøren tilknytte et team til Kunden - fx til at håndtere særligt komplicerede rejser, såfremt Xxxxxx måtte ønske dette.
MK. 184.
Alle Minimumskrav (MK) fra punkt 2 skal tillige opfyldes ved levering af service til Kun- den under en In house-pakke.
4.2 Set-up for In house-pakke MK. 185.
Leverandøren skal stille et GDS Booking System til rådighed for medarbejderne hos de Kunder, som har valgt In-house pakken, som er tilsvarende det GDS Booking System Le- verandørens egne medarbejdere benytter til bestilling af billetter, og med samme adgange og funktionaliteter.
MK. 186.
Adgang til In house-pakkens GDS Booking Systemet skal bekostes af Leverandøren. Ad- gangen skal være til rådighed for Kunden 99,5 pct. af kalenderåret.
MK. 187.
Leverandøren skal udstede Billetter som Kundens In house medarbejdere bestiller gennem Leverandørens GDS Booking System. jf. også MK 95.
MK. 188.
Leverandøren skal have en hotline med 1st level support til Kundens In house medarbejde- re vedrørende spørgsmål til brug af GDS Booking Systemet inden for Normal Åbningsrtid.
MK. 189.
Leverandøren skal levere licenser og linjer nødvendige for, at Kundens In house- medarbejdere kan fungere som et eget rejsebureau, dog undtagen billetudstedelse.
MK. 190.
Leverandøren skal sikre, at telefonopkald til Kundens In house-medarbejdere kan videre- stilles til Leverandørens 24-timers service uden for Normal Åbningstid.
MK. 191.
Kundens In house-medarbejdere skal kunne sende bestillinger i Leverandørens GDS Booking System videre til Leverandørens Rejserådgivere mhp. kvalitetscheck af disse. Le- verandøren skal foretage eventuelle kvalitetstjek af bestillingerne uden særskilt vederlag herfor.
5. MINIMUMSKRAV (MK) OG PRIORITEREDE KRAV (PK) TIL ØVRIGE YDELSER
5.1 Håndtering af Bonuspointordninger MK. 192.
Leverandøren skal tilbyde ydelsen Håndtering af Bonuspointordninger.
Proceduren for bestilling af denne ydelse og prisen herfor fremgår af Kontraktbilag 13 og Kontraktbilag 4A.
MK. 193.
Leverandøren skal sikre, at de relevante bonuskort registreres ved booking af flybilletter til rejsende, der er dækket af den bestilte ydelse, således at bonuspoint optjenes.
MK. 194.
Leverandøren skal sikre, at de relevante bonuskort, registreres ved booking af hotelover- natninger (i ind- og udland) til rejsende, der er dækket af den bestilte ydelse, således at bo- nuspoint optjenes.
MK. 195.
Leverandøren skal altid undersøge, om en flyrejse og/eller et hotelophold til Den rejsende med fordel kan betales vha. bonuspoint.
MK. 196.
Leverandøren skal anvende Kundens bonuspoint, til betaling af en flyrejse og/eller et ho- telophold, såfremt Kunden anmoder herom.
MK. 197.
Leverandøren skal kvartalsmæssigt levere en oversigt over Kundens erhvervede og anvend- te bonuspoint til Kunder, som har bestilt Håndtering af Bonuspointordninger.
PK. 4.
Moderniseringsstyrelsen ønsker, at Leverandøren sikrer, at Kunden ikke kan anvende De rejsendes private bonuspoint, men udelukkende de bonuspoint, som Den rejsende har op- tjent i forbindelse med tjenesterejser for Kunden.
Leverandøren skal i Kontraktbilag 2 – Leverandørens løsningsbeskrivelse – redegøre for, hvordan dette sikres.
Det vægtes positivt under underkriteriet Kvalitet i jo højere grad Leverandøren kan godtgøre, at det sikres, at Kunden ikke kan anvende de rejsendes private bonuspoint. Det vægtes endvidere positivt, at Leverandø- ren kan automatisere denne proces, og at Den rejsende indblandes mindst muligt i processen.
5.2 Konsulentrådgivning MK. 198.
Leverandøren skal tilbyde Kunden mulighed for at tilkøbe Konsulentrådgivning indenfor Normal Åbningstid, jf. Kontraktbilag 0.
5.3 Webbaseret undervisning i Onlinebookingsystem
MK. 199.
Leverandøren skal tilbyde Webbaserede kurser i Leverandørens Onlinebookingsystem.
5.4 Undervisning på Kundens lokation i Onlinebookingsystem MK. 200.
Leverandøren skal tilbyde fysiske kurser på Kundens adresse i Leverandørens Online- bookingsystem – udover de kursustimer, der er obligatoriske i forhold til Onlinebookingsy- stem, jf. MK. 138.
5.5 Opgørelse af Kundens CO2-forbrug ved flyrejser MK. 201.
Leverandøren skal tilbyde at levere opgørelser over Kundens CO2-forbrug ved flyrejser. Opgørelsen skal være efter internationalt anerkendt markedsstandard og kan maksimalt omfatte Kundens CO2-forbrug ved flyrejser for en periode på 12 måneder bagudrettet.
De følgende markedsstandarder er internationalt anerkendte:
• The Greenhouse Gas Protocol Initiative (GHG) eller tilsvarende
• ISO 14064 eller tilsvarende.
• DIN EN 16528 eller tilsvarende
• Carbon Emission Calculator (ICAO) eller tilsvarende
Kontraktbilag 3
Side 1 af 1
Liste over Kunden
Statslige institutioner er forpligtede til at anvende Rammekontrakten i forbindelse med køb, der er omfattet Rammekontrakten, jf. cirkulære af 20. marts 2012 om indkøb i staten.
Statslige institutioner er de institutioner, der til enhver tid er omfattet af det gældende indkøbscirkulære, dvs. samtlige ministerier og underliggende styrelser og tilhørende institutioner samt institutioner, der er optaget på finansloven på lige fod med disse.
Følgende institutioner vil frivilligt kunne tilslutte sig Rammekontrakten:
• Danmarks Nationalbank.
• Folketinget.
• Selvejende institutioner mv., der fremgår af Kontraktbilag 3A og 3B.
Frivillig tilmelding skal ske via xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx senest den 1. marts 2014. Leverandøren vil inden den 15. marts 2014 modtage en liste over institutioner, som har tilmeldt sig inden for fristen.
Tilmelding efter den anførte tilmeldingsfrist skal ligeledes ske via xxx.xxxxxxxxxxxxx.xx og skal godkendes af Moderniseringsstyrelsen, som efter tilmeldingsfristen løbende vil orientere Leverandøren om nye tilmeldinger.
Kontraktbilag 3A 29. juni 2013
Selvejende institutioner mv.
Følgende selvejende institutioner mv., hvis bevilling er optaget på finansloven, kan gøre brug af Rammeaftalen:
Ministerium | Institutionstype |
Kulturministeriet | Folkehøjskoler |
Landsdelsscener | |
Skuespillerskoler | |
Team Danmark | |
Erhvervs- og Vækstministeriet | Visit Denmark |
Ministeriet for Børn og Uddannelse | Institutioner for erhvervsrettet uddannelse |
Frie kostskoler bortset fra folkehøjskoler, der henhører under Kulturministeriet | |
Offentlige almene gymnasier og HF-kurser | |
VUC | |
Træningsskolens Arbejdsmarkedsuddannelser | |
Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser | Universiteter |
Maritime skoler | |
Erhvervsakademier | |
Professionshøjskoler og øvrige MVU-institutioner | |
Designskolen i Kolding |
En liste over de enkelte selvejende institutioner mv., der kan anvende Rammeaftalen, er optaget som bilag 3B.
1
Kontraktbilag 3B Ministerium | Institutioner | Listen er opgjort pr. 30. maj 2013 608 intitutioner |
Kulturministeriet | ||
Folkehøjskoler | ||
Askov Højskole og Efterskole | ||
Bornholms Højskole | ||
Borups Højskole København | ||
Brandbjerg Højskole | ||
Brande Højskole | ||
Brenderup Folkehøjskole | ||
Børkop Højskole | ||
Den Europæiske Filmhøjskole | ||
Den Internationale Højskole | ||
Den Rytmiske Højskole | ||
Den Skandinaviske Designhøjskole | ||
Den Sønderjyske Højskole for Musik og Teater | ||
Djurslands Folkehøjskole, Råmosegaard | ||
Egmont Højskolen | ||
Egå Ungdomshøjskole | ||
Engelsholm Højskole | ||
Europahøjskolen på Kalø | ||
Familiehøjskolen Skærgården | ||
Gerlev Idrætshøjskole | ||
Grundtvigs Højskole Frederiksborg | ||
Gymnastik- og Idrætshøjskolen ved Viborg | ||
Gymnastikhøjskolen i Ollerup | ||
Hadsten Højskole | ||
Højskolen Marielyst - for aktive seniorer | ||
Højskolen Performers House | ||
Højskolen Snoghøj | ||
Højskolen Østersøen | ||
Idrætshøjskolen Bosei | ||
Idrætshøjskolen i Sønderborg | ||
Idrætshøjskolen i Århus | ||
Idrætsskolerne Ikast | ||
Kalø Højskole | ||
Kolding Internationale Højskole | ||
Krabbesholm Højskole | ||
Krogerup Højskole | ||
Kunsthøjskolen på Holbæk Slot Ladegård | ||
Kunsthøjskolen på Ærø, Xxxxxx Xxxxxxxxxx | ||
Livstilshøjskolen Gudum | ||
Luthersk Missionsforenings Højskole | ||
Løgumkloster Højskole | ||
Mariager Høj- & Efterskole (Højskolen) | ||
Nordfyns Folkehøjskole | ||
Nordjyllands Idrætshøjskole |
Nørgaards Højskole Odder Højskole
Rude Strand Seniorhøjskole Ry Højskole
Ryslinge Højskole Rødding Højskole Rønde Folkehøjskole Rønshoved Højskole Rørvig Folkehøjskole
Seniorhøjskolen, Nr. Nissum Silkeborg Højskole
Skals - højskolen for design og håndarbejde Skolerne i Oure - Sport & Performance Suhrs Madakademiet
Teaterhøjskolen Rødkilde Testrup Højskole Ubberup Højskole
Uldum Højskole Ungdomshøjskolen ved Ribe Vallekilde Højskole
Vejle Idrætshøjskole Vestjyllands Højskole Vrå Højskole
Væksthøjskolen Djursland Ærø Højskole
Aalborg Sportshøjskole Landsdelsscener Aarhus teater
Odense Teater Aalborg Teater Skuespillerskoler
Skuespillerskolen ved Aarhus Teater
Øvrige
Team Danmark
Erhvervs og vækstministeriet
VisitDenmark
Ministeriet for Børn og Uddannelse
Institutioner for erhvervsrettet uddannelse (erhvervsskoler, SOSU-skoler, AMU-centre og landbrugskoler)
Agroskolen Hammerum AMU Hoverdal
AMU Nordjylland AMU SYD
AMU-Fyn
AMU-Vest
Asmildkloster Landbrugsskole Bornholms Sundheds- og Sygeplejeskole
Business College Xxx Xxxxxxx HkS - Sønderborg HS
Bygholm Landbrugsskole Campus Bornholm Campus Vejle
CELF - Center for erhv.rettede udd. Lolland-Falst CPH - Uddannelsescenter København Vest Dalum Landbrugsskole
Den jydske Haandværkerskole Erhvervsgymnasiet Grindsted Erhvervsskolen Nordsjælland Erhvervsskolerne Aars
EUC Lillebælt EUC Nord EUC Nordvest
EUC Nordvestsjælland EUC Sjælland
EUC Syd EUC Vest
Fodterapeutskolen Frederikshavn Handelsskole Grindsted Landbrugsskole Gråsten Landbrugsskole Haderslev Handelsskole Handelsfagskolen Handelsskolen København Nord Handelsskolen Silkeborg HANSENBERG
Herningsholm Erhvervsskole Hotel- og Restaurantskolen
Håndværker-Skolehjemmet i København IBC International Business College Jordbrugets UddannelsesCenter Århus Kalø Økologisk Landbrugsskole
Kjærgård Landbrugsskole Kold college
Københavns Tekniske Skole Køge Handelsskole Learnmark Horsens
Lemvig Handelsskole Mercantec
Xxxxx Xxxxx - Copenhagen Business College Nordjyllands Landbrugsskole
Randers Social- og Sundhedsskole Ribe Handelsskole
Ringkjøbing Handelsskole & Handelsgymnasium