Standinformation
Betingelser for udstilling på Vejforum 2021
Standinformation
Den lejede stand er på
NYBORG STRAND
Hotel og Konferencecenter Xxxxxxxxx 0
DK-5800 Nyborg
Tlf. x00 00 00 00 00
Mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Standen findes i et af følgende fire områder:
Standene vil være forsynet med tydeligt nummer. Standens nummer skal være synligt på standen i hele udstillingens åbningstid. Skilt med standnummer opsættes af Nyborg Strand. Nummer og placering af standene fremgår af udstillingsplanerne, som kan ses på xxx.xxxxxxxx.xx ved brug af links i ovenstående liste.
Standen er umøblerede og uden vægge. Standen er markeret i lokalet, og er en ren optegning af arealet. Standen er beregnet til firmaets egen opbygning, som firmaet selv skal opstille, nedtage og betale.
Standens størrelse og placering fremgår af den indgåede aftale. Størrelsen vil være angivet med facadelængde og en dybde. Standens opbygning må ikke overskride disse mål af hensyn til nabostanden. Standen må have en maksimal højde på 3,0 m uanset lofthøjden i rummet. Dette skal sikre en ensartet udseende af udstillingsområderne, så standene ikke skygger for hinanden.
Der vil være gratis internet gennem det trådløse netværk på Nyborg Strand. Der vil blive fremført gratis 220 V vekselstrøm til standene efter behov. Der kan mod betaling bestilles et cafébord til standen på Nyborg Strand, der også kan være behjælpelig med andre praktiske forhold.
Standene kan opstilles dagen før Vejforum fra kl. 18 og skal være klar til åbningen dagen efter kl. 11. Kontakten med Vejforums deltagere vil hovedsageligt være i pauserne mellem sessionerne, mens et mindre antal deltagere forventes at besøge udstillingen under sessionerne. Der vil være følgende pauser:
Dag 1
• Åbning og frokost Kl. 11.30-13.00
• Udstilling og netværk kl. 14.30-15.00 og 16.00-16.30
• Get together kl. 17.30-18.30
Dag 2
• Udstilling og netværk kl. 11.00-11.30
• Netværk og Frokost kl. 13.00-14.00
Standen må tidligst nedtages kl. 14.00 på Vejforums anden dag og skal være nedtaget senest kl. 18.
Det vil være muligt at servere egne drikkevarer mv. for Vejforums deltagere, men det skal aftales med Nyborg Strand, da der vil blive opkrævet proppenge for egne, medbragte drikkevarer. Drikkevarer og forplejning kan også bestilles på Nyborg Strand.
Der må kun serveres drikkevarer med alkohol på udstillingen dag 1, kl. 17.30 – 18.30.
I øvrige perioder må der udelukkende serveres softdrinks.
Betaling for personale på standen
Standpersonale skal tilmeldes som deltagere på Vejforum. Prisen for standen er alene leje af standarealet og inkluderer ikke standpersonale. Der skal betale særskilt pr. person, der skal stå på standen til Vejforums almindelige priser for at deltage. Firmaet skal selv tilmelde det ønskede antal deltagere på standen og tilmeldingen er underlagt de samme betingelser for tilgængelighed og mulighed for overnatning som øvrige deltagere.
Ved registrering får standpersonalet udleveret navneskilt, som skal bæres synligt under hele udstillingen. Der vil være fri adgang til Vejforums sessioner. Deltagelsen inkluderer forplejning som specificeret ved tilmeldingen.
Til- og afmelding
Tilmelding af stande åbner efter først-til-mølle-princippet den 20. maj 2021, kl. 09:00.
Tilmelding af deltagere åbner efter først-til-mølle-princippet den 1. september 2021, Kl. 09.00.
Alle firmaer kan tilmelde sig en af 5 grupper, så længe der er ledige stande. Det er firmaernes eget ansvar at tilmelde sig, hvis de vil med på udstillingen. Frem til den 20. juni kan man tilmelde sig den ønskede gruppe. Herefter bliver standene fordelt, og senest den 30. juni vil alle have fået et tilbud.
Ved fordelingen af stande søger vi at imødekomme firmaernes ønsker i det omfang, det er praktisk muligt. Senere tilmelding er kun mulig, hvis der er ledige pladser.
Ved accept af tilbuddet er aftalen bindende og kan kun annulleres uden beregning, hvis standen kan sælges til anden side. I modsat fald betales den fulde standleje. Afbestilling skal ske skriftligt til xxxx@xxx-xx.xx.
Tilbud skal accepteres skriftligt på xxxx@xxx-xx.xx senest 2 uger fra tilbudsdato af den ansvarlige kontaktperson. Ved manglende accept forbeholder Vejforum sig ret til at sælge standen til anden side.
Kontakt Sekretariatet VEJ-EU
Guldalderen 12
2640 Hedehusene
Tlf. x00 0000 0000
E-mail: xxxx@xxx-xx.xx xxx.xxxxxxxx.xx