Aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb
revisionen vur- derer
INTERN REVISION
30. november 2022
SÆRLIG UNDERSØGELSE
Aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb
Kultur- og Fritidsforvaltnin- gen
2022
AFSENDER
Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxx Xxxxx
Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxx
MODTAGER
Adm. Direktør Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxx
Direktør Xxxx Xxxxxxxx
Indholdsfortegnelse
1. INDLEDNING 3
2. KONKLUSION OG ANBEFALINGER 4
3. INDLEDNING 6
4. DEN GENNEMFØRTE UNDERSØGELSE 7
4.1 Forvaltningens indkøbsvolumen 8
4.2 Forvaltningens aftalecompliance 8
4.3 Forvaltningens indkøb fordelt på leverandører 9
4.3.1 Leverandører med autocompliance 9
4.3.2 Leverandører med en indkøbsvolumen over 1 mio. kr 10
4.4 Forvaltningens initiativer til at øge aftalecompliance 11
5. Bilag 1 15
1. INDLEDNING
Intern Revision (IR) har i overensstemmelse med revisionsplanen for 2022 foretaget en særlig undersøgelse af Kultur- og Fritidsforvaltningens (KFF) aftalecompliance gennem Kvantum Indkøb.
Aftalecompliance er kommunens målbillede på, hvorvidt forvaltningernes indkøb foretages på indgåede indkøbsaftaler i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik (købes de rigtige varer/tjenesteydelser hos de rigtige leverandører til den rigtige pris).
Undersøgelsen er motiveret af den lave aftalecomplianceprocent i kom- munen, som den fremgår af aftalecompliancerapporten.
Formål, metode og afgrænsning
Undersøgelsen skal afdække eventuelle udfordringer, barrierer og mulig- heder for at øge forvaltningens aftalecompliance. Undersøgelsen besvarer overordnet spørgsmålet:
Hvad skal der til for at øge forvaltningernes aftalecompliance væsent- ligt?
Undersøgelsen er væsentligst baseret på analyser af forvaltningens ind- købsdata, som fremgår af kommunens aftalecompliancerapport samt fo- respørgsler i forvaltningen.
Kommunens indkøbsvolumen og herunder hvilke indkøb - der kan og bør foretages gennem Kvantum Indkøb – og dermed indgå i måling af aftale- compliance – har været genstand for drøftelser mellem Center For Indkøb (CFI) i ØKF og forvaltningerne. CFI oplyser videre, at grundlaget vil blive revurderet inden for et år. På den baggrund forudsætter vi, at forvaltnin- gerne i al væsentlighed er enige i grundlaget og dermed ”nævneren” i op- gørelsen af aftalecomplianceprocenten. Herudover forudsætter vi, at op- rettede aftaleleverandører i Kvantum Indkøb og indkøb - registeret som købt på indkøbsaftale - opfylder kriterierne herfor.
Rapportering
Rapporten fremsendes til direktionen i KFF og forelægges for Revisionsud- valget.
Et udkast til rapporten har været i høring hos ledelsen i KFF. Vi har i rappor- ten alene forholdt os til de dele af de indkomne høringssvar, der vedrører de faktiske forhold, der beskrives i rapporten. Vi har således som udgangs- punkt ikke inddraget bemærkninger til vores vurderinger. Undtagelsen hertil er alene gjort, hvor den enkelte bemærkning helt eller delvist har om- fattet forhold af faktiske karakter.
2. KONKLUSION OG ANBEFALINGER
Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre sig de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som kan bruges på kerneopgaverne og bedre service til borgerne.
Med en indkøbsvolumen på 316 xxx.xx. eller 6,2% af kommunens samlede indkøbsvolumen på 5.117 xxx.xx., er KFF den forvaltning, der har den an- den laveste indkøbsvolumen i kommunen.
Ultimo marts 2022 havde KFF ifølge kommunens aftalecompliancerapport gennemsnitligt opnået en aftalecompliance på 22,1%. Det vil sige, at ud af det samlede indkøb på 316 xxx.xx. er 70 xxx.xx. købt hos de rigtige leve- randører til den rigtige pris.
Vi har undersøgt, hvad der skal til for at øge KFF´s aftalecompliance væ- sentligt.
Vi kan konstatere, at 63% af KFF´s 33.700 fakturaer kan henføres til køb gen- nem Kvantum Indkøb, så forvaltningen anvender i relativt høj grad ind- købsløsningen.
Godt 59% af den samlede indkøbsvolumen på 316 xxx.xx. kan henføres til 42 leverandører, hvoraf 6 leverandører allerede indgår med 100% aftale- compliance. De resterende 36 leverandører har en indkøbsvolumen på 135 mio. kr. men kun 12 xxx.xx. heraf er registreret med aftalecompliance.
Vores gennemgang har vist, at KFF ved en øget fokusering på 36 kon- krete leverandører bør kunne hæve forvaltningens aftalecompliance fra 22% til 59-61% (se bilag 1).
For at lykkes med dette skal KFF helt konkret:
for 24 leverandører med indkøbsaftaler, sikre
o at indkøb rent teknisk foretages således, at købet henfø- res til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt
o at køb uden for aftalen hos flere af leverandørerne frem- adrettet sker hos andre leverandører med aftaler, eller at der indgås aftaler, der omfatter alle de varer/tjeneste- ydelser, som KFF har behov for at købe
o at indkøbsprocessen/brugeradfærden ændres for ind- køb hos enkelte af leverandørerne, så der kan opnås en acceptabel aftalecompliance
for 4 leverandører med eksterne indkøbsløsninger, sikre at der registreres automatisk aftalecompliance på baggrund af indgå- ede indkøbsaftaler
for 6 ikke aftaledækkede leverandører, sikre at der indgås aftaler, der omfatter alle de varer/tjenesteydelser, som KFF har behov for at købe
De resterede 2 leverandører kan henføres til indkøb som ikke forventes at ske fremadrettet, hvorfor vi ikke har konkrete kommentarer eller anbefalin- ger hertil.
Den samlede konklusion vedrørende gennemgang af de største leveran- dører i KFF viser, at indkøbene i overvejende grad foretages på aftaler, men at forskellige tekniske forhold i forbindelse med købet og registreringen i kommunens indkøbssystem bevirker, at indkøb ikke bliver registreret kor- rekt.
Der er dog også konstateret leverandører med væsentlig indkøbsvolumen, hvor der ikke købes ind på aftaler. KFF skal sikre, at disse indkøb foretages bedst og billigst på indkøbsaftaler. Ca. 38 mio. kr., vurderes at være købt udenfor aftale ved 95% compliance.
IR forventer, som led i revisionen for 2023, at følge op på forvaltningernes indsats i forhold til ovenstående anbefalinger og sætte fokus på de reste- rende ca. 3.200 leverandører, som KFF anvender.
3. INDLEDNING
Borgerrepræsentationen vedtog den 13. december 2018 en indkøbspolitik gældende for 2019-2022. Her fremgår bl.a.:
at ”Når Københavns Kommune køber ind, skal der balanceres hen- syn til omkostninger, effektivitet, klima og miljø, sociale forhold samt behov hos både borgeren, brugeren og medarbejderen”
at ”Københavns Kommune vil bruge sin indkøbsvolumen til at sikre de bedste og billigste indkøbsaftaler, så der kan frigøres ressourcer, som vi kan bruge på kerneopgaverne og bedre service til vores bor- gere”
at målsætningen er, at ”95 pct. af de indkøbte varer er købt hos den rigtige leverandør ved udgangen af 2021”
at ”En høj compliance skal være med til at sikre, at en vare er købt til den laveste pris samtidig med at politiske beslutninger, fx om at stille krav om hensyn til miljø og arbejdsforhold i produktionen af varen, bliver efterlevet”.
at et indsatsområde er, at ”Kvantum Indkøb bliver hovedindgangen for kommunens indkøbsmedarbejdere”.
For at kunne opgøre realiseringen af ovenstående målsætning blev begre- bet ”Indkøbsordrecompliance” oprindeligt introduceret i kommunen.
Indkøbsordrecompliance viser, hvor stor en andel af det samlede indkøb, der er foretaget via Kvantum Indkøb og dermed har en indkøbsordrer. Det er imidlertid ikke alle indkøb foretaget gennem Kvantum Indkøb, som sker på indkøbsaftaler. På den baggrund er begrebet ”Aftalecompliance” efter- følgende introduceret.
Aftalecompliance viser, hvor stor en andel af det samlede indkøb, der er foretaget på indkøbsaftaler indgået i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik. Aftalecompliance er dermed kommunens målbillede på, hvorvidt forvaltningerne køber de rigtige varer/tjenesteydelser hos de rig- tige leverandører til den rigtige pris og skal sikre, at kommunen kan op- gøre, hvor stor en andel, der indkøbes på aftaler og har været udbudt.
Aftalecomplianceprocenten opgøres af CFI i en PowerBi rapport (KKIA Af- talecompliance), som forvaltningerne har adgang til. Rapporten indehol- der mangeartede og gode filtreringsmuligheder til identifikation og prio- ritering af indsatsområder for øget aftalecompliance.
En væsentlige forudsætning for aftalecompliance i rapporten er, at køb på indkøbsaftaler skal ske gennem Kvantum Indkøb via en indkøbsordre, som er tilknyttet indkøbsaftalen tillige med, at den efterfølgende faktura skal have påførte indkøbsordrenummeret korrekt, idet der i modsat fald ikke re- gistreres aftalecompliance.
En realistisk og ambitiøs aftalecomplianceprocent målt gennem aftale- compliancerapporten forudsætter:
1. at der er indgået indkøbsaftaler i overensstemmelse kommunens indkøbspolitik inden for alle væsentlige vare- og tjenesteydelseska- tegorier
2. at al indkøb på indkøbsaftaler foretages gennem Kvantum Indkøb via indkøbsordrer, der er tilknyttet indkøbsaftalerne
3. at alle fakturaer - afledt af ovenstående indkøbsordre – indeholder et korrekt påført indkøbsordrenummer, idet aftalecompliance måles på fakturaniveau
Der er dog enkelte udtagelser til forudsætningen i punkt 2 og 3, idet indkøb hos enkelte leverandører og specifikke bogføringskonti giver automatisk aftalecompliance i kommunens compliancerapport. Den automatiske afta- lecompliance (Autocompliance) er tiltænkt aftaledækkede køb, hvor ind- købsprocessen ikke (hensigtsmæssigt) kan ske gennem Kvantum Indkøb. Her kan forvaltningen – via indmelding og validering i CFI – opnå automa- tisk aftalecompliance for køb hos konkrete leverandører og/eller specifikke konti.
4. DEN GENNEMFØRTE UNDERSØGELSE
Vi har stikprøvevis analyseret data fra kommunens aftalecompliancerap- port for 12 måneder i perioden april 2021 til og med marts 2022, som vi har baseret efterfølgende tal og observationer på, tillige med forespørgsler i forvaltningen.
Estimater for øget aftalecompliance tager således udgangspunkt i histori- ske data, og giver derfor alene en skønsmæssig indikation af det mulige potentiale, hvor realiseringen tillige afhænger af forvaltningens efterføl- gende indkøb og initiativer.
Analyserne tager i væsentligt omfang udgangspunkt i indkøbet hos de en- kelte leverandører.
4.1 Forvaltningens indkøbsvolumen
KFF’s andel af kommunens samlede indkøb udgør 315,9 mio. kr. eller 6,2% af 5.117,4 mio. kr. for perioden 1. april 2021 til 31. marts 2022.
Fig. 1 Forvaltningens andel af kommunens indkøbsvolumen
KFF er dermed den forvaltning, der har den anden laveste indkøbsvolumen i kommunen. Størrelsen af indkøbsvolumen har umiddelbart ingen betyd- ning for forvaltningens mulighed for at opnå aftalecompliance. Det har derimod aftaledækningen, dvs. hvorvidt der forefindes indkøbsaftaler, som dækker forvaltningens indkøbsbehov (volumen).
4.2 Forvaltningens aftalecompliance
KFF’s aftalecompliance udgør 69,8 xxx.xx. eller 22,1% af periodens indkøb på 315,9 xxx.xx., som fordeler sig således over månederne i perioden:
Fig. 2 Udviklingen i aftalecompliance
Oversigten viser endvidere, at KFF i relativt høj grad anvender Kvantum Indkøb. 21.163 bilag med indkøbsordre (io) kan således henføres til køb gennem Kvantum, hvilket svarer til 62,8% af periodens 33.702 bilag.
4.3 Forvaltningens indkøb fordelt på leverandører
Til brug for de videre undersøgelser har vi valgt at gruppere forvaltningens indkøb på leverandører efter omfang af deres samlede indkøbsvolumen samt om leverandøren er omfattet af automatisk aftalecompliance. Denne inddeling danner baggrund for en væsentlig del af analyserne i de føl- gende afsnit.
Tabel 1: Gruppering af samlet indkøb hos leverandører
Leverandører med | Xxxxx | Xxxxx | Heraf aftale compliant | Aftale- compliant andel | Beløb andel |
Automatisk aftalecompliance Indkøbsvolumen over 3 mio. kr. Indkøbsvolumen mellem 1 og 3 mio. kr. Indkøbsvolumen under 1 mio. kr.: - med et eller flere aftalecompliante indkøb - med et eller flere indkøb med indkøbsordre - hvor indkøbsordre ikke er anvendt | 6 10 26 68 976 2.202 | 52.596.778 91.829.821 43.398.358 17.079.553 72.065.274 38.910.523 | 52.596.778 4.889.239 6.695.366 5.630.140 0 0 | 16,7% 1,5% 2,1% 1,8% 0,0% 0,0% | 16,7% 29,1% 13,7% 5,4% 22,8% 12,3% |
Hovedtotal | 3.288 | 315.880.307 | 69.811.524 | 22,1% | 100,0% |
De tre første leverandørgrupperinger i tabellen med henholdsvis auto- compliance eller en indkøbsvolumen over 1 mio. kr. udgør 59,5% af den samlede indkøbsvolumen på 315,9 xxx.xx. og kan henføres til 42 leveran- dører, eller kun 1,3% af forvaltningens leverandører.
4.3.1 Leverandører med autocompliance
16,7% af det samlede indkøb kan henføres til leverandører (jf. tabel 1), hvor der registreres automatisk aftalecompliance, uanset om indkøbet foreta- ges på indkøbsaftale gennem Kvantum Indkøb eller ej.
Tabel 2: Leverandører med automatisk aftalecompliance
Beløb | Heraf aftale compliant | Aftale- compliant andel | |
Periodens køb | 315.880.307 | 69.811.524 | 22,1% |
Leverandører med automatisk aftalecompliance | 52.596.778 | 52.596.778 | 100,0% |
ENERGI DANMARK A/S | 24.197.900 | 24.197.900 | |
HOFOR A/S | 14.129.003 | 14.129.003 | |
KOMBIT A/S | 13.991.179 | 13.991.179 | |
UDVIKLINGSSELSKABET BY & HAVN I/S | 227.757 | 227.757 | |
Trafikselskabet Movia | 44.700 | 44.700 | |
DANSK FLYGTNINGEHJÆLP | 6.239 | 6.239 | |
Køb korrigeret for automatisk aftalecompliance | 263.283.529 | 17.214.746 | 6,5% |
Den automatiske aftalecompliance kan væsentligst henføres til tre leveran- dører, hvor HOFOR A/S er monopolleverandør af leverancer, som ikke kø- bes på baggrund af kontrakt indgået i overensstemmelse med kommu- nens indkøbspolitik.
De øvrige er Energi Danmark A/S og Kombit A/S.
4.3.2 Leverandører med en indkøbsvolumen over 1 mio. kr.
De resterende 36 leverandører, som alle har en indkøbsvolumen på over 1 mio. kr., har et samlet indkøb på 135,2 xxx.xx. svarende til 42,8% af KFF’s samlede indkøb, men kun 11,6 xxx.xx. heraf er registreret som aftalecom- pliant.
Nedenstående tabel viser indkøbet hos de 36 leverandører. Leverandø- rerne er sorteret efter størrelsen af aftalecompliante beløb.
Samlet set er 8,6% af indkøbene aftalecompliant og der er kun registreret aftalecompliance hos 17 af de 36 leverandører hvoraf det aftalecompliante indkøb hos to leverandører er under 1% af indkøbet.
Tabel 3: Aftalecompliant beløb for leverandører med indkøbsvolumen. over 1 mio. kr.
Leverandør | Beløb | Heraf aftale compliant | Andel aftale- compliant |
Xxxxxxxx A/S | 5.940.576 | 4.362.380 | 73,4% |
ABENA A/S | 1.793.815 | 1.345.177 | 75,0% |
XXXXXXX TORVEKØKKEN ApS | 1.358.062 | 1.213.222 | 89,3% |
Nuuday A/S | 2.846.475 | 1.057.678 | 37,2% |
XXXXXX WORK WEAR A/S | 1.180.272 | 986.556 | 83,6% |
COMPUSOFT A/S | 1.567.199 | 859.520 | 54,8% |
DUPONT-FLYTNING A/S | 1.239.516 | 563.936 | 45,5% |
XXXX & XXXXXXXXX A/S | 4.864.755 | 410.209 | 8,4% |
TRESS A/S | 2.849.340 | 297.466 | 10,4% |
Daarbak Group A/S | 2.446.539 | 227.324 | 9,3% |
WÜRTH DANMARK A/S | 1.009.443 | 102.296 | 10,1% |
KMD A/S | 6.734.673 | 70.174 | 1,0% |
BibMedia A/S | 24.000.092 | 45.068 | 0,2% |
RØDER & MORTENSENS EFTF. A/S | 2.563.050 | 24.710 | 1,0% |
Elis Danmark A/S | 1.186.622 | 17.197 | 1,4% |
BMT BYG A/S | 3.069.879 | 1.408 | 0,0% |
AUDIO VISIONARY MUSIC A/S | 2.345.229 | 283 | 0,0% |
UNISPORT SCANDINAVIA ApS | 2.300.981 | 0 | 0,0% |
ALLIANCEPLUS A/S | 21.293.992 | 0 | 0,0% |
Bording Danmark A/S | 1.190.323 | 0 | 0,0% |
NetNordic Denmark A/S | 8.422.542 | 0 | 0,0% |
LYNGSOE SYSTEMS A/S | 1.834.641 | 0 | 0,0% |
G.E.C. GADS FORLAG A/S | 1.026.707 | 0 | 0,0% |
OSCON ApS | 3.648.723 | 0 | 0,0% |
ONFRONT ApS | 1.036.048 | 0 | 0,0% |
CARLSBERG DANMARK A/S | 1.913.867 | 0 | 0,0% |
PROGRESSIVE A/S | 1.163.760 | 0 | 0,0% |
PUBLIZON A/S | 8.693.776 | 0 | 0,0% |
SOLUM ROSKILDE A/S | 1.399.805 | 0 | 0,0% |
COMBI BYG A/S | 1.227.808 | 0 | 0,0% |
TELIA DANMARK, FILIAL AF TELIA NÄTTJÄNSTER NORDEN AB, SVERIGE | 1.115.701 | 0 | 0,0% |
DBC DIGITAL A/S | 5.160.813 | 0 | 0,0% |
Det Digitale Folkebibliotek | 1.858.829 | 0 | 0,0% |
KommuneKredit | 2.375.539 | 0 | 0,0% |
IN EAR HEARTBEAT MUSIC ApS | 1.398.116 | 0 | 0,0% |
XXXX & XXXX A/S | 1.170.670 | 0 | 0,0% |
Hovedtotal | 135.228.179 | 11.584.606 | 8,6% |
Analysen har været forelagt forvaltningen, som for hver leverandør har op- lyst hvilke initiativer, som vil kunne øge aftalecompliance.
4.4 Forvaltningens initiativer til at øge aftalecompliance
Forvaltningens tilbagemelding har ført til en gruppering af leverandørerne ud fra de oplyste initiativer.
Aftaledækkede leverandører – tekniske og proces udfordringer
De 24 leverandører - oplistet i tabel 4 nedenfor - er alle aftaledækket. Afta- lebaggrunden er i al væsentlighed SKI og EU-udbud og må derfor forven- tes at leve op til kommunens indkøbspolitik.
Da der allerede foreligger aftaler med leverandørerne, er forvaltningens opgave at sikre, at indkøbene i højere grad foretages på den teknisk rigtige måde i Kvantum Indkøb, så aftalecompliance registreres korrekt i kommu- nens aftalecompliancerapport.
For at sikre en fremadrettet korrekt registrering af aftalecompliance i afta- lecompliancerapporten skal forvaltningen sikre:
1. At samtlige de med leverandørerne indgåede indkøbsaftaler opret- tes i Kvantum Indkøb, så der kan indkøbes herpå
2. At eksisterende rammeindkøbsordre på aftalebelagte varer/tjene- steydelser, som ikke er oprettet under indgåede indkøbsaftaler, ændres med korrekt henvisning hertil
3. At nye indkøbsordre på aftalebelagte varer/tjenesteydelser opret- tes korrekt under indgåede indkøbsaftaler
4. At leverandørerne – afledt af punkt 1-3 – påfører korrekt indkøbsor- drenummer på faktura, idet at aftalecompliance måles på faktura- niveau.
Forvaltningen forventer, at de efter gennemførelsen af ovennævnte initia- tiver vil kunne opnå aftalecompliance på mellem 95 og 100% for de første 13 leverandører i tabellen. De nuværende indkøbsaftaler synes dermed i meget høj grad at kunne dække forvaltningens behov køb af varer/tjene- steydelser, hos de pågældende leverandører.
Anderledes forholder det sig med leverandør nr. 14-24, hvor forvaltningen forventer en aftalecompliance på mellem 47 og 94%, som kan tilskrives:
A. At køb hos den enkelte leverandør forventes at ske på aftale, men at forvaltningen ikke prioriterer en systemmæssig målt aftalecompli- ance for alle køb
B. At køb hos den enkelte leverandør ikke forventes at ske på nuvæ- rende aftale, hvorfor der følgelig ikke kan opnås aftalecompliance
C. At der specifik for leverandør nr. 21 – 24 er identificeret uhensigts- mæssigheder i indkøbsprocessen/brugeradfærden.
Vi har ikke undersøgt forvaltningens forventninger til indkøb under de en- kelte leverandører, men generelt betragtet er det vores anbefaling:
A. At forvaltningen opprioriterer, at der opnås en systemmæssig målt aftalecompliance på mellem 95 og 100%, som må anses for reali- stisk opnåelig
B. At køb fremadrettet sker hos andre leverandører med aftaler, eller at der indgås aftaler, der omfatter alle de varer/tjenesteydelser, som KFF har behov for at købe
C. At indkøbsprocessen/brugeradfærden ændres for indkøb hos le- verandør nr. 21 – 24, så der kan opnås en acceptabel aftalecompli- ance.
Tabel 4: Aftaleleverandører - tekniske og proces udfordringer
Nr. | Leverandør | Branche | Køb i alt - kr. | Aftale- compliant køb - kr. | Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr. | Forventet aftale- compliance i forhold til køb i alt |
1 | Devoteam A/S | Konsulentbistand vedr. informationsteknologi | 5.940.576 | 4.362.380 | 5.940.576 | 100% |
2 | TRESS A/S | Engroshandel med husholdningsartikler | 2.849.340 | 297.466 | 2.849.340 | 100% |
3 | Nuuday A/S | Telekommunikation | 2.846.475 | 1.057.678 | 2.846.475 | 100% |
4 | Det Digitale Folkebibliotek | Bibliotek og arkiver | 1.858.829 | 0 | 1.858.829 | 100% |
5 | LYNGSOE SYSTEMS A/S | Computerorogramering, konsulentbistand vedr. informationsteknologi o.l | 1.834.641 | 0 | 1.834.641 | 100% |
6 | XXXXXXX TORVEKØKKEN ApS | Restaurationsvirksomhed | 1.358.062 | 1.213.222 | 1.358.062 | 100% |
7 | BACHER WORK WEAR A/S | Engroshandel med husholdningsartikler | 1.180.272 | 986.556 | 1.180.272 | 100% |
8 | PROGRESSIVE A/S | Databehandling, webhosting o.l. serviceydelser | 1.163.760 | 0 | 1.163.760 | 100% |
9 | TELIA DANMARK | Telekommunikation | 1.115.701 | 0 | 1.115.701 | 100% |
10 | G.E.C. GADS FORLAG A/S | Udgivervirksomhed | 1.026.707 | 0 | 1.026.707 | 100% |
11 | WÜRTH DANMARK A/S | Engroshandel med andre maskiner, andet udstyr og tilbehør | 1.009.443 | 102.296 | 999.464 | 99% |
12 | ALLIANCEPLUS A/S | Renhold | 21.293.992 | 0 | 21.061.500 | 99% |
13 | Elis Danmark A/S | Vaskerier og renserier | 1.186.622 | 17.197 | 1.140.219 | 96% |
14 | COMPUSOFT A/S | Computerorogramering, konsulentbistand vedr. informationsteknologi o.l | 1.567.199 | 859.520 | 1.479.858 | 94% |
15 | ABENA A/S | Engroshandel med husholdningsartikler | 1.793.815 | 1.345.177 | 1.504.411 | 84% |
16 | XXXX & XXXXXXXXX A/S | Bygge- og anlægsvirksomhed | 4.864.755 | 410.209 | 2.910.695 | 60% |
17 | COMBI BYG A/S | Bygge- og anlægsvirksomhed | 1.227.808 | 0 | 613.904 | 50% |
18 | NetNordic Denmark A/S | Konsulentbistand vedr. informationsteknologi | 8.422.542 | 0 | 4.096.323 | 49% |
19 | BMT BYG A/S | Bygge- og anlægsvirksomhed | 3.069.879 | 1.408 | 1.452.448 | 47% |
20 | KMD A/S | Computerorogramering, konsulentbistand vedr. informationsteknologi o.l | 6.734.673 | 70.174 | 3.165.893 | 47% |
21 | XXXXX & MORTENSENS EFTF. A/S | Bygge- og anlægsvirksomhed | 2.563.050 | 24.710 | 1.281.525 | 50% |
22 | OSCON ApS | Arkitek- og ingeniørvirksomhed | 3.648.723 | 0 | 1.824.362 | 50% |
23 | Daarbak Group A/S | Engroshandel med andre maskiner, andet udstyr og tilbehør | 2.446.539 | 227.324 | 1.223.269 | 50% |
24 | DUPONT-FLYTNING A/S | Flytteforretning | 1.239.516 | 563.936 | 619.758 | 50% |
Delsum | 82.242.920 | 11.539.254 | 64.547.992 | 78% |
Aftaledækkede leverandører – autocompliance
Indkøb hos leverandør nr. 25-28 - i efterfølgende tabel 5 - sker gennem leverandørens eksterne indkøbsløsning i overensstemmelse med indgå- ede indkøbsaftaler. Leverandør nr. 28 er ifølge det oplyste opkøbt af leve- randør nr. 25, hvorfor indkøbet fremadrettet forventes at sker herunder.
Kvantum Indkøb kan ikke hensigtsmæssigt anvendes og ifølge det oplyste er leverandørernes samlede sortiment omfattet af indkøbsaftalerne.
Køb hos de pågældende leverandører bør derfor omfattes af automatisk aftalecompliance, hvilket er systemmæssigt tilrettet af CFI i efteråret 2022.
Tabel 5: Aftaleleverandører – autocompliance
Nr. | Leverandør | Branche | Køb i alt - kr. | Aftale- compliant køb - kr. | Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr. | Forventet aftale- compliance i forhold til køb i alt |
25 | BibMedia A/S | Udgivervirksomhed | 24.000.092 | 45.068 | 24.000.092 | 100% |
26 | PUBLIZON A/S | Agenturhandel | 8.693.776 | 0 | 8.693.776 | 100% |
27 | DBC DIGITAL A/S | Udgivervirksomhed | 5.160.813 | 0 | 5.160.813 | 100% |
28 | AUDIO VISIONARY MUSIC A/S | Udgivervirksomhed | 2.345.229 | 283 | 2.345.229 | 100% |
Delsum | 40.199.910 | 45.351 | 40.199.910 | 100% |
Ikke aftaledækkede leverandører
Indkøb hos leverandørerne i tabel 6 jf. nedenfor er sket uden for indkøbs- aftale og ifølge oplysninger fra forvaltningen er der p.t. ingen aftaler, som omfatter indkøbet.
Vi anbefaler:
at der indgås aftaler, der omfatter alle de varer/tjenesteydelser, som KFF har behov for at købe
at forvaltningen for leverandør nr. 31-34 arbejder med en målsæt- ning, om en aftalecompliance på mellem 95 og 100%, der må anses for realistisk opnåelig
Tabel 6: Ikke aftaledækkede leverandører
Nr. | Leverandør | Branche | Køb i alt - kr. | Aftale- compliant køb - kr. | Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr. | Forventet aftale- compliance i forhold til køb i alt |
29 | SOLUM ROSKILDE A/S | Indsamling, behandling og bortskaffelse af affald | 1.399.805 | 0 | 1.399.805 | 100% |
30 | Bording Danmark A/S | Udgivervirksomhed | 1.190.323 | 0 | 1.190.323 | 100% |
31 | ONFRONT ApS | Administrative tjenestydelser og hjælpetjenester | 1.036.048 | 0 | 710.618 | 69% |
32 | UNISPORT SCANDINAVIA ApS | Bygge- og anlægsvirksomhed | 2.300.981 | 0 | 1.150.491 | 50% |
33 | CARLSBERG DANMARK A/S | Engroshandel med andre føde-, drikke- og tobaksvarer | 1.913.867 | 0 | 637.956 | 33% |
34 | XXXX & GRUT A/S | Arkitek- og ingeniørvirksomhed | 1.170.670 | 0 | 0 | 0% |
Delsum | 9.011.694 | 0 | 5.089.193 | 56% |
Øvrige leverandører
De to sidste leverandører jf. tabel 7 nedenfor kan henføres til indkøb som ikke forventes at ske fremadrettet, hvorfor vi ikke har konkrete kommentarer eller anbefalinger hertil. Køb hos leverandør nr. 35 vedrører indfrielse af leasingaftale, mens køb hos leverandør nr. 36 kan henføres til Amager Bio hvor driften udliciteres.
Tabel 7: Øvrige leverandører
Nr. | Leverandør | Branche | Køb i alt - kr. | Aftale- compliant køb - kr. | Forvaltingens forventning til fremtidig aftale- compliance kr. | Forventet aftale- compliance i forhold til køb i alt |
35 | KommuneKredit | Anden finansiel formidling, undtagen forsikring og pensionsforsikringer | 2.375.539 | 0 | 0 | |
36 | IN EAR HEARTBEAT MUSIC ApS | Bookingagentur | 1.398.116 | 0 | 0 | |
Delsum | 3.773.655 | 0 | 0 | 0% |
5. Bilag 1
Leverandør nr. (fremgår af afsnit 4.4) | Anbefalinger: | Indkøb pr. ultimo marts 2022 | Ændring af beløb, som indgår i målingen | Aftale- compliante indkøb før initiativer | Forventet aftale- compliante indkøb efter initiativer ialt | Forventet ændring i aftalecompliant beløb efter initiativer | Aftale com- pliance |
1-24 | Sikre, -at indkøb rent teknisk foretages således, at købet henføres til den rigtige aftale, så aftalecompliance registreres korrekt -at køb uden for aftalen hos flere af de 24 leverandører fremadrettet sker hos andre leverandører med aftale, eller at der indgås aftaler, der omfattet alle de varer/tjenestydelser, som KFF har behov for at købe -at indkøbsprocessen/bruger- adfærden ændres for indkøb hos enkelte af de 24 leverandører, så der kan opnås en acceptabel aftalecompliance | 82,2 | 11,5 | 64,5 | 53,0 | ||
25-28 | Sikre automatisk aftalecompliance | 40,2 | 0,0 | 40,2 | 40,2 | ||
29-34 | Sikre, at der indgås aftaler, der omfattet alle de varer/tjenestydelser, som KFF har behov for at købe | 9,0 | 5,1 | 5,1 | |||
35-36 | Ingen | 3,8 | -3,8 | ||||
Sum af indkøb hos leverandører med indkøbsvolumen større end 1 mio. kr. | 135,2 | -3,8 | 11,6 | 109,8 | 98,3 | ||
Indkøb i alt for perioden 1. april 2021 til 31. marts 2022 | 315,9 | 69,8 | 69,8 | 22,1% | |||
Ny aftalecomplianceberegning med forvaltningens bud på aftalecompliance hos leverandører med indkøbsvolumen over 3 mio. kr. | 312,1 | 168,1 | 53,8% | ||||
Ny aftalecomplianceberegning ved 100 pct. aftalecompliance hos leverandører med indkøbsvolumen over 3 mio. kr. | 312,1 | 189,7 | 60,8% | ||||
Ny aftalecomplianceberegning ved 95 pct. aftalecompliance hos leverandører med indkøbsvolumen over 3 mio. kr. | 312,1 | 183,1 | 58,7% | ||||