Annonceringsbetingelser
Annonceringsbetingelser
Annoncering vedrørende anskaffelse af et Eksamensbevissystem til Danske Professionshøjskoler
1 Indledning
Nærværende annoncering vedrører anskaffelse af et Eksamensbevissystem til Danske Professionshøjskoler (herefter benævnt Ordregiver).
Annonceringen gennemføres som en offentlig annoncering i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og Udbudsdirektivet finder som hovedregel ikke anvendelse i forbindelse med denne tilbudsindhentning. Den konkrete procedure for annonceringen følger af afsnit 4.2.
Annonceringen er offentliggjort på xxx.xxxxx.xx samt på Ordregivers hjemmeside.
Den ordregivende myndighed er:
Danske Professionshøjskoler Ny Vestergade 17, st. tv.
1471 København K.
Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til Ordregivers rådgiver: Tolstrup & Hvilsted
Att.: Xxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx 0
8920 Randers NV
Bemærk tilbuddet skal afleveres til email-adresse jf. pkt. 7.1
2 Annonceringsmaterialet
Det samlede annonceringsmateriale består af:
• Nærværende annonceringsbetingelser
• Bilag 1: Kontrakt
• Bilag a: Kravspecifikation – foranalyse Ditmer.
• Bilag b: Tilbudsliste.
• Bilag c: Tilbudsbesvarelse.
• Bilag d: Tilknyttede ydelser.
• Bilag e: Licensbetingelser og krav til Ordregivers IT-Miljø.
• Bilag f: Ændringsprocedure.
• Bilag 2 – Tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45
• Bilag 3 – Aktindsigt
• Bilag 4 - Erklæring vedr. underleverandørers ressourcer
Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i afsnit 5.1.1.
3 Annonceringens omfang
Nærværende annonceringsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for anskaffelsen.
Danske Professionshøjskolers består af følgende 7 institutioner: UC Nordjylland, VIA, UC SYD Danmark, UC Lillebælt, UC Sjælland, UCC og Metropol samt Danmarks Medie og Journalisthøjskole. Professionshøjskolerne uddanner blandt andet lærere, pædagoger og sygeplejersker og har over 60 øvrige mellemlange videregående uddannelser. Hvert år dimitterer cirka 15.000 studerende på Ordregivers grunduddannelser. Derudover tilbyder sektoren blandt andet videreuddannelser og diplomuddannelser, som udmønter sig i et eksamensbevis efter endt modul og uddannelse.
Ordregiver ønsker derfor at anskaffe et Eksamensbevissystem, som effektiviserer udarbejdelsen af eksamensbeviser for Ordregivers mange forskellige uddannelser.
For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til bilag b – Kravspecifikation, samt bilag b1
– Tillæg til Kravspecifikation.
Kontrakten er gældende i 4 år fra kontraktunderskrift.
4 Proces
4.1 Vejledende tidsplan
Annonceringen gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt |
03.11.2015 | |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til annonceringen | 13.11.2015, kl.12.00 |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 17.11.2015 |
Tilbudsfrist | 23.11.2015, kl. 12.00 |
Forventet udsendelse af underretning. | Uge 49 |
Forventet kontraktindgåelse | Uge 49 |
Kontrakten træder i kraft (første leveringsdag) | 7.12.2015 |
4.1.1 Spørgsmål til annonceringen
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringen.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende annonceringen bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit 2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - Annoncering af Eksamensbevissystem” senest den 13.11.2015 kl. 12.00.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Det er tilbudsgivers eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden.
4.1.2 Underretning
Alle tilbudsgivere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af kontrakten, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 35, stk. 4.
4.1.3 Kontraktindgåelse
Indgåelse af kontrakt vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Kontrakt (med tilhørende kontraktbilag) efter afsluttet annoncering. Kontrakten regulerer annonceringens vilkår og er en integreret del af det samlede annonceringsmateriale.
4.2 Annonceringsprocedure
4.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver konstaterer indledningsvist om tilbuddet er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet, jf. afsnit 5, samt at følgende punkter er opfyldt:
• Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse
• Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information
• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet
• Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med principperne i LBK nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, jf. dennes § 12.
4.2.2 Vurdering af under- og delkriterier
De tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
5 Udvælgelseskriterier og dokumentation
Den nedenfor angivne dokumentation bedes vedlagt tilbuddet:
A. Tilbudsgivers personlige forhold:
• Oplysninger om tilbudsgivers identitet (herunder CVR) samt anført kontaktperson med telefonnummer og mail-adresse.
• Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997) og om opfyldelse af Udbudsdirektivets artikel 45. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2.
B. Økonomisk og finansiel formåen:
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysninger om tilbudsgivers samlede omsætning i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger.
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver de seneste tre afsluttede regnskabsår har haft en positiv egenkapital.
C. Teknisk og/eller faglig formåen:
• Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Ved sammenlignelige referencer forstår Ordregiver udviklede løsninger, der via deres omfang og kompleksitet illustrerer og sandsynliggør at tilbudsgiver vil kunne leverer det af Ordregiver efterspurgte.
Skønner Ordregiver, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer tilbudsgivere, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis at blive betragtet som ikke-konditionsmæssige.
5.1 Konsortier og underleverandører
5.1.1 Konsortier
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal ovenstående oplysninger angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver deltager i konsortiet, ligesom det skal fremgå af tilbuddet, med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e).
5.1.2 Underleverandører
Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. I så fald skal ovenstående oplysninger i afsnit 5, nr. B og C angående udvælgelseskriterier og dokumentation gives for hver underleverandør. Endvidere skal tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i bilag 4).
5.2 Forsikring
Den valgte tilbudsgiver er fra kontraktstart forpligtet til at have etableret en erhversansvarsforsikring. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor.
6 Tildelingskriterium
Tildeling af kontrakten vil ske på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende under- og delkriterier i prioritet rækkefølge lægges til grund:
Underkriterier |
Løsningsbeskrivelse: |
Underkriteriet ”Løsningsbeskrivelse” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse for den samlede opgave, som beskrevet i bilag c. Ordregiver vurderer i den forbindelse, hvorledes det tilbudte system imødekommer Ordregivers overordnede og forretningsmæssige mål jf. bilag a. Tilbudsgiver skal i Løsningsbeskrivelsen beskrive løsning af de enkelte behov, ønsker og krav opgjort i bilag a , pkt. 9 og 10. Tilbudsgiver skal i Løsningsbeskrivelsen beskrive løsning af de i bilag b oplistede optioner. |
Tilknyttede ydelser: Underkriteriet ”Tilknyttede ydelser” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers beskrivelse af tilknyttede ydelser, som beskrevet i bilag d. Ordregiver vurderer i den forbindelse, i hvilken grad Tilbudsgiver i sit tilbud illustrerer et realistisk, klart, målrettet og skræddersyet forløb baseret på en iterativ proces. |
Pris: Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag B. Således vil de af tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder bilag c overensstemmelse med vejledningen hertil. Det er det samlede vurderingsgrundlag, der fremgår af Kontraktbilag B, pkt. 1.3 der lægges til grund for evalueringen. |
7 Tilbuds- og formkrav
7.1 Tilbuddet
Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud – Annoncering af Eksamensbevissystem”. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest den 23.11.2015, kl. 12.00 på følgende email:
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i pdf.
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
7.2 Sprog
Tilbud samt al kommunikation i annoncerings- og kontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning.
7.3 Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
7.4 Åbning af indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
7.5 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet.
7.6 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
7.7 Flere tilbud
Der kan afgives flere tilbud fra én tilbudsgiver, men tilbudsgiver gøres i så fald opmærksom på, at disse tilbud tillige vil konkurrere indbyrdes. Endvidere gøres der opmærksom på, at alle tilbud skal opfylde samtlige mindstekrav.
7.8 Forbehold
7.8.1 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i annonceringsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt.
Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til annonceringsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af annonceringsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.
7.9 Aktindsigt
Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 – Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.
Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt.
Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt.