Contract
Specifikation af ydelser fra RKKP's Videncenter til kliniske kvalitetsdatabaser, databasernes styregrupper og regioner
Specifikationen indeholder en beskrivelse af ydelser fra RKKP's Videncenter. Ydelserne skal konkretiseres i en treårig aftale mellem database og databasens RKKP-team. I aftalen skal angives navn på relevante RKKP-medarbejdere for de enkelte opgaver. Den treårige aftale skal derudover indeholde konkret tidsplan for vedligehold af databasen herunder fastsættelse af termin for opdateringer af indikatorsæt.
Databasen og RKKP-team er forpligtede til gensidigt at holde hinanden orienteret om al væsentlig information vedrørende den kliniske kvalitetsdatabase og forhold, der har betydning for levering af ydelserne.
Alle aftaler indgås i forventningen om, at alle parter vil arbejde for at sikre databasens bedst mulige drift herunder opfyldelse af bekendtgørelses- og bevillingskrav.
Ved varig uenighed mellem RKKP-team og database enten ved indgåelse af konkret aftale eller i det senere forløb inddrages RKKP’s direktør/ledelsessekretariatet. Begge parter har mulighed for at bede om denne inddragelse.
RKKP's Videncenter skal levere ydelser til databaserne inden for de følgende områder:
1. Sikring af rammer for databasens funktion
2. IT-drift og support
3. Løbende vedligehold og opdatering af databasen
4. Afrapportering
5. Kvalitetsudvikling
6. Offentliggørelse/formidling
7. Forskningsunderstøttelse
Faktisk levering af flere af ydelserne forudsætter bidrag fra databasernes styregruppe, her tænkes f.eks. på fagligt bidrag til godkendelsesansøgninger/dokumentation; faglige kommentarer i årsrapport, beskrivelse af rationale for databasen og gennemførelse af relevant mødeaktivitet. For flere opgaver er RKKP således alene initiativtagere/tovholder, hvor den praktiske udførelse vil være placeret ved de kliniske medlemmer af databasens styregruppe.
Ad 1) Sikring af rammer for databasens funktion
A. Formalia
1. Sikre godkendelse af databasen hos Sundhedsdatastyrelsen
2. Sikre registrering af databasen under en regional fortegnelse
3. Sikre nødvendig opdatering af oplysninger om databasen i prioriteringskonceptet
27.06.2018
Xxxx-Xxxxx Xxxxxx E-mail: xxxxxx@xxxx.xx
B. Drift
1. Fastlægge tidsplan for driftsaktiviteter i databasen
2. Forberede og deltage i formøde med formand/formænd i styregruppen, årligt styregruppemøde samt evt. yderligere mødeaktivitet, som er nødvendigt for at sikre, at databasens drift opfylder de faglige mål i databasen samt krav fra RKKP-bestyrelsen
3. Udfylde og vedligeholde dokumentationsskabelon for databasen. Det indebærer:
▪ Specifikation af population, indikatorer, standarder, variabler og prognostiske faktorer sv.t databasens valg af indikatorsæt
▪ Beskrivelse af hvordan populationen teknisk afgrænses
▪ Opsætning af datadefinitioner og beregningsregler
4. Informere om og implementere krav fra RKKP-bestyrelsen
5. Sikre iværksættelse af relevante vedligeholdelsesaktiviteter i databasen
6. Løbende praktisk og fagligt supportere deltagende afdelinger, regioner og klinikere herunder formidle kontakt mellem klinikere og styregruppen således at korrekt inddatering; korrekt forståelse af løbende afrapportering; korrekt forståelse af indikatorspecifikationer, -algoritmer,
-resultater osv. er mulig for de forskellige aktører i sundhedsvæsenet
7. RKKP skal via kontaktpersonen eller vikar være kontaktbar for databasens styregruppeformand via mail med max. 2 hverdages forsinkelse (her kan f.eks. i ferieperioder konkret aftales længere svartid)1
Ad 2) IT-drift og support
1. Drive og vedligeholde databaseapplikationerne (f.eks. KMS, Topica)
▪ Oprettelse af lokaladministratorer og superbrugere
▪ Hotline til håndtering af brugerhenvendelser i tidsrummet 9-15 på hverdage
▪ Backup i overensstemmelse med gældende standarder
▪ Systemer vil normalt være tilgængelige alle dage inkl. weekender og helligdage, men der er kun driftssupport på systemet i tidsrummet 9-15 på hverdage. Det medfører, at såfremt der er nedbrud udenfor normal dagarbejdstid, så vil fejlretningen senest påbegyndes næste hverdag.
2. Vedligeholde og opdatere data fra klassifikationer og registre og andre datakilder, som LPR, cancerregistret, Patobank mv.
3. Levere relevante data fra centrale registre til brug i kvalitetsarbejdet
Ad 3) Løbende vedligehold og opdatering af databasen
1. Varetage epidemiologiske og biostatistiske opgaver i relation til vurdering og justering af databasen herunder opdatering af datagrundlag, datadefinitioner, variabler og/eller indikatorer
2. Epidemiologisk metodeudvikling af analyser og afrapportering
3. Sikre dokumentation af indikatorernes rationale, evidens og standarder
4. Operationalisere vedtagne ændringer i inklusionskriterier, datadefinitioner og indikatorspecifikationer
5. Planlægge og implementere ændringer i databasen som vurderes nødvendige for korrekt varetagelse af databasens funktion
6. Umiddelbart indføre gennemførte ændringer i løbende afrapportering (generisk model) og årsafrapportering
7. Sikre metoder til vurdering af datakvaliteten, herunder vurdere behov for validering af data
8. Holde styregruppen ajour omkring udvikling inden for epidemiologiske/biostatistiske metoder relevant for databasen
Ad 4) Afrapportering
A. Årsrapporter/øvrige analyser
1. Sikre at der foreligger en plan for analyser, som databasens styregruppe er enige i, før arbejdet med årsrapport påbegyndes
1 Heri er alene krav om respons på henvendelse, oplagt vil der være henvendelser, hvor konkret sagsbehandling vil vare længere.
2. Udarbejde kommenteret årsrapport efter definerede standardanalyser/formater/skabeloner2
3. Præsentere resultater for databasens styregruppe
4. Sikre færdig årsrapport klar til offentliggørelse
5. Opbevare datagrundlag for årsrapporten i et ”analyseklart” datasæt3. Dette datasæt bruges som grundlag for udlevering af data til personer med relevant formål/relevante tilladelser f.eks. til forskningsanvendelse og supplerende analyser. Det opbevares desuden af RKKP som dokumentation af databasens resultater
6. Bistå ift. supplerende analyser i forlængelse af årsrapport efter konkret aftale
▪ Der er mulighed for at få relevante (for kvalitetsudvikling) supplerende analyser, men analysernes omfang og art skal aftales mellem databasens RKKP-team og databasen over en 3 årige periode jf. plan for analyser ovenfor.
7. Kommunikere med regionerne om årsrapporterne på vegne af databaserne
8. Udsende 1) rapporter i regional høring 2) endelige rapporter
9. Modtage og formidle regioners kommentarer til årsrapporter/løbende
B. Løbende afrapportering
1. Til regionerne/afdelingerne
▪ Levere data i generisk model som udgangspunkt i bred model med mindre særlige forhold gør sig gældende
▪ Udarbejde supplerende lister og support vedr. potentielt manglende patientindberetninger for de databaser, hvor dette måtte være relevant og som ikke er dækket af afrapportering i generisk model
▪ Sikre klinikere adgang til egne data til kvalitetsformål (for systemer uden online adgang til rådata skal udlevering kunne ske med højst 14 dages varsel)
2. Til andre parter
▪ Levere resultater til centrale sundhedsmyndigheder
▪ Levere data til andre godkendte formål (f.eks. til andre databaser; internationale databaser)
Ad 5) Kvalitetsudvikling
1. Bidrage med spredning af metoder til kvalitetsudvikling f.eks. auditmetodologi, vejledende materiale (håndbog for kvalitetsudvikling), analysemetoder (vidensdeling på tværs af databaser).
2. Identificere mulige udviklingsprojekter på tværs af databaser
3. Sikre databasens nødvendige koordination og informationsudveksling med øvrige nationale kvalitetsinitiativer (f.eks. Patientsikkert sygehus)
Ad 6) Offentliggørelse/formidling
1. RKKP-kontaktpersonen er ansvarlig for at orientere RKKP’s ledelse på vegne af databasen, hvis en årsrapport afdækker kvalitetsbrist eller store kvalitetsforskelle mellem enheder. (ledelsen har ansvaret for at orientere Danske Regioner og sundhedsmyndigheder)
2. Offentliggøre årsrapport (ved fremsendelse af rapporten til ledelsessekretariatet)
2 Relevante dele af skabelon, relevante analyser og formater skal klart angives for databasen af RKKP- teamet ifm. formøde.
3 ”Analyseklart” datasæt udgøres af individdata svarende til alle godkendte variabler i databasen og afledte variable, der bruges i analyserne (f.eks. indikatoroplysninger, samlet xxxxxxxx score) i databasen. Konkret fastsættelse af dette datasæt skal ske i dialog mellem databasen og RKKP-teamet
3. Sikre relevant formidling af resultater til klinikere, ledelsessystem og borgere
Ad 7) Forskningsunderstøttelse
1. Sikre at RKKP’s forskningsretningslinjer bliver fulgt ved udlevering af data fra databasen
2. Sikre at databasens styregruppe/formand/underudvalg (afhænger af konkret aftale) høres ift. konkrete forskningsudtræk
3. Udlevere forskningsdataudtræk svarende til forskningsretningslinjerne, hvor data der indgår i ”Analyseklart datasæt” skal udleveres til forskere uden opkrævning af penge.
4. Bistå styregruppen i identifikation af forskningspotentiale i databasen. Dette indebærer ikke automatisk forpligtelse til forskningsstøtte til konkrete projekter
Indgåelse af konkret aftale mellem RKKP-team og database består bl.a. i en udfyldelse af datoer/terminer for gennemførelse af aktiviteter beskrevet ovenfor.