Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
[Udbudsbekendtgørelsens nummer]
EU-udbud af Rammeaftale vedrørende Stomiprodukter
til
Albertslund Kommune Brøndby Kommune Dragør Kommune Glostrup Kommune Hvidovre Kommune Høje-Taastrup Kommune
Ishøj Kommune Rødovre Kommune Tårnby Kommune Vallensbæk Kommune
Indholdsfortegnelse
3
4
4
4
5
5
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 6
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 6
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen 6
6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 6
6
7
9 Tildelingskriterium og evalueringsmetode
7
9.2 Underkriterium: Kvalitet og service 8
8
8
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 9
9
12.1 Udelukkelse og egnethed 9
12.2 Forbehold og konditionsmæssighed 9
12.3 Tildelingskriterium og underkriterier 9
13 Orientering om resultatet af udbuddet
9
9
Udbuddet vedrører levering af stomiprodukter til Vestegnens Indkøbsforum.
Kommunerne på Vestegnen har i fællesskab etableret Vestegnens Indkøbsforum, som er et netværk mellem kommunerne Albertslund, Brøndby, Dragør, Glostrup, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, Rødovre, Tårnby og Vallensbæk. Dette netværk indebærer et systematisk samarbejde om udbud på forskellige varer og tjenesteydelser. Formålet med det fælles samarbejde er at opnå indkøbsmæssige fordele for de deltagende kommuner.
Vestegnens Indkøbsforum udarbejder fælles udbud, hvor udbudsplanens områder fordeles mellem kommunerne. Som udgangspunkt udpeges én kommune som værende ansvarlig for det enkelte udbud, og som afgør, hvilken udbudsform der anvendes. I tilbudsvurderingen samles en arbejdsgruppe, som er sammensat af medarbejdere fra de kommuner, der deltager i udbuddet.
I udbuddet af stomiprodukter deltager følgende ordregivende myndigheder:
• Albertslund Kommune
• Brøndby Kommune
• Dragør Kommune
• Glostrup Kommune
• Hvidovre Kommune
• Høje-Taastrup Kommune
• Ishøj Kommune
• Rødovre Kommune
• Vallensbæk Kommune
• Tårnby Kommune (herefter kaldet = VIF).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudslovens § 56 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6 og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Nærværende udbudsbetingelser
• Bilag I: Udkast til Rammeaftale
• Rammeaftalebilag 1: Kravsspecifikation
• Rammeaftalebilag 2: Tilbudsliste
• Rammeaftalebilag 3: Tilbudsgivers beskrivelse
• Rammeaftalebilag 4: Konsortieerklæring
• Rammeaftalebilag 5: Databehandleraftale
• Rammeaftalebilag 6: Produktoversigt (udfyldes af vindende tilbudsgiver)
• Rammeaftalebilag 7: Spørgsmål og svar
• Bilag II: Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD)
• Bilag III: Oversigt over historisk forbrug
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort på/via: EU-Supply.
VIF har offentliggjort en forudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Nærmere vejledning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning: ESPD – Dokumentation og e-Certis, juni 2017. Vejledningen findes på følgende hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/00000/xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx.xxx
Udbuddet gennemføres af:
Rødovre Kommune Indkøb & Jura Rødovre Xxxxxxx 000
2610 Rødovre
Att.: Xxxx Xxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx på vegne af VIF.
Aktivitet | Tidspunkt |
Markedsdialog: | Uge: 12 – 14 |
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: | XX.XX.XXXX |
Spørgefrist: | XX.XX.XXXX |
Svarfrist:(6 hele dage før tilbudsfristen) | XX.XX.XXXX |
Tilbudsfrist: | XX.XX.XXXX Klokken: XX.XX |
Underretning og standstill-periode: | Uge: |
Leveringsstart: | XX.XX.XXXX |
VIF har forud for offentliggørelsen af udbuddet, haft markedsdialog med følgende virksomheder:
• Abena
• Coloplast
• ConvaTec
• Dansac & Hollister
• Xxxxxxxx Xxxxxx
• Mediq Danmark
• OneMed
• Roland Healthcare
• Wellspect Healthcare
Samt markedsdialog med repræsentanter fra følgende brugerorganisationer:
• Danske Handicaporganisationer /Handicaprådet
• COPA
• RYK
• Ulykkespatientforeningen
VIF opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre VIF opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og på dansk og stilles til VIF gennem EU- Supply.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
VIF vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via EU-Supply.
Rammeaftalen forudsættes indgået med én tilbudsgiver og omfatter levering af stomiprodukter til VIFs borgere med bevillinger hertil med undtagelse af borgere, der ønsker at benytte deres ret til frit leverandørvalg i henhold til serviceloven.
Forventet forbrug pr. år og antal bevillinger:
Kommune | Forventet forbrug DKK | Antal bevillinger |
Albertslund | 1.400.000 | 74 |
Brøndby | 2.700.000 | 103 |
Dragør | 700.000 | 59 |
Glostrup | 1.300.000 | 68 |
Hvidovre | 3.500.000 | XX |
Høje-Taastrup | 3.600.000 | 161 |
Ishøj | 1.600.000 | 69 |
Rødovre | 2.900.000 | 133 |
Tårnby | 2.200.000 | 135 |
Vallensbæk | 1.100.000 | 56 |
I alt | 21.000.000 | XX |
Det forventede forbrug er udregnet på baggrund af historisk forbrug 2017 og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for VIF. Tilsvarende gælder for mængder angivet i Rammeaftalebilag 2: Tilbudsliste. Antallet af bevillinger er opgjort pr. april 2018.
Det historiske forbrug for 2017 fremgår af Bilag III: Oversigt over historisk forbrug, hvor det fremgår på varenummerniveau, hvilke produkter samt hvor mange enheder VIF har købt på den nuværende Rammeaftale. Oversigten indeholder dog ikke tal for Dragør og Tårnby, som ikke er en del af den nuværende Rammeaftale, ligeledes indeholder oversigten heller ikke produkter købt via fritvalgsordning. Under 5 % af det samlede indkøb, er købt via fritvalgsordningen.
For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter, herunder de mindstekrav produkterne skal opfylde, henvises til Rammeaftalebilag 1: Kravspecifikation, Rammeaftalebilag 2: Tilbudsliste samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
Den udbudte Rammeaftale har en løbetid på 24 måneder, og er gældende fra den 01. november 2018.
Af hensyn til en eventuelt kommende SKI aftale, ønsker VIF at have mulighed for at kunne tiltræde denne når den starter op. Derfor kan nærvende Rammeaftale forlænges med op til 24 måneder.
Dragør og Tårnby forventes at tiltræde Rammeaftalen den 29. februar 2020, når deres nuværende aftale udløber.
Tilbudsgiver skal vedlægge et udfyldt ESPD til sit tilbud. ESPD’en skal indeholde de oplysninger, der kræves i pkt. 6.1 til
6.3. Oplysningerne danner grundlag for VIFs vurdering af, om tilbudsgiver er udelukket fra at deltage i udbuddet, og om tilbudsgiver er egnet til at udføre den udbudte opgave.
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136 (se ESPDs afsnit: Udelukkelse).
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Tilbudsgiver skal ved aftalestart være i besiddelse af en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum pr. år på:
• Personskade på minimum 10 mio. DKK
• Tingskade på minimum 5 mio. DKK
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal tilbudsgiver oplyse tilbudsgiverens samlede årsomsætning inden for det udbudte område for de tre seneste tilgængelige årsregnskaber. Mindstekrav for deltagelse er en positiv egenkapital og et positivt resultat for de tre seneste tilgængelige årsregnskaber.
Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse.
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal tilbudsgiver oplyse minimum tre referencer fra kommuner med tilsvarende aftale (levering af stomiprodukter) der er udført inden for de seneste tre år (2015, 2016, 2017).
Kontaktoplysninger (navn, tlf. nr., e-mail) for hver enkelt reference skal angives.
VIF forbeholder sig ret til at indhente oplysninger hos de angivne kontaktpersoner og benytte oplysningerne i vurderingen af tilbudsgivers egnethed.
Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: Udvælgelse.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Tilbud afgivet af et konsortium skal vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring, Rammeaftalebilag X: Konsortieerklæring, hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til VIF. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med VIF. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2 og 6.3) være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver, under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1, i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for samtlige enheder. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være deltagernes samlede egnethed, der vurderes.
Den udbudte Rammeaftale forudsættes indgået med én leverandør.
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9 Tildelingskriterium og evalueringsmetode
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet jf. udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 3, bedømt ud fra følgende kriterier:
Vægtning i procent | Underkriterier | Vurderingsgrundlag |
50 % | Pris | Tilbudsliste |
50 % | Kvalitet og service | Redegørelse i tilbud |
Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold it Udbudslovens § 160.
Underkriteriet pris vil blive vurderet på baggrund af den samlede tilbudssum i Rammeaftalebilag 2: Tilbudsliste.
Priserne skal afgives i DKK eksklusiv moms, men inklusiv øvrige udgifter i forbindelse med levering af de tilbudte produkter, herunder:
• Alle forbundne omkostninger og afgifter
• Omkostninger til levering
• Konsulentbistand og rådgivning
• Temadage og uddannelse Bevillingshåndteringssystem
Den samlede tilbudssum evaluereres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-5 point.
Laveste samlede tilbudssum, blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 5 point. En samlede tilbudssum, der svarer til laveste samlede tilbudssum + 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for nedestående vedr. alternativ model.
Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen:
𝑍 =
𝑆𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑠𝑠𝑢𝑚 ‒ 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑠𝑠𝑢𝑚
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑠𝑠𝑢𝑚
𝑍
𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑓𝑜𝑟 𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑠𝑠𝑢𝑚 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 ‒ 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 𝑥 50 %
Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelsen med den ændrede evalueringsmodel.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.
Alternativ model
Såfremt det konstateres, at den samlede tilbudssum i minimum 2 af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste samlede tilbudssum plus 50 %, tildeles 0 point i stedet til laveste samlede tilbudssum plus 100 %. Samtlige tilbud der er højere end laveste samlede tilbudssum plus 100 % tildeles 0 point.
9.2 Underkriterium: Kvalitet og service
Ved bedømmelse af kvalitet og service, vægtes der udelukkende på tilbudsgivers redegørelse jf. Rammeaftalebilag 3: Tilbudsgivers beskrivelse. Der vægtes på følgende delkriterier:
• Implementering
• Uhensigtsmæssige forbrugsmønstre
• Compliance
• Kompetence
Den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke et udtryk for en prioritering og de angivne bedømmelseskriterier vægter ens.
For hvert delkriterie anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-5 point, på grundlag af VIFs vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på, jf.
Rammeaftalebilag 3: Tilbudsgivers beskrivelse. 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder under- eller delkriteriet.
Der tildeles kun hele pointtal, og de tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen til underkriteriet.
Point Grad af opfyldelse
5 point: Særdeles tilfredsstillende 4 point: Meget tilfredsstillende
3 point: Tilfredsstillende
2 point Mindre tilfredsstillende
1 point: Ikke tilfredsstillende
0 point: Opfylder kun netop mindstekrav.
Tilbud skal være modtaget via EU-Supply: senest xxxdag den XX.XX.2018 kl. 12.00
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil seks måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Tilbudsbrev med tydelige kontaktinformationer samt oversigt over tilbudsdokumenter
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle konsortiedeltagere eller andre enheder
• Udfyldt Rammeaftalebilag 2: Tilbudsliste
• Udfyldt Rammeaftalebilag 3: Tilbudsgivers beskrivelse
• Øvrige oplysninger eller beskrivelser der kræves i forbindelse med vurdering af tilbuddet. Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er VIF berettiget til at afvise tilbuddet.
VIF er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på engelsk og svensk. VIF kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er VIFs ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at VIF er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
VIF er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
Efter tilbudsfristens udløb evalueres på følgende punkter:
Den vindende tilbudsgivers egnethed til at kunne løse opgaven, jf. udbudslovens § 159, stk. 4, vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge VIF har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
12.2 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv., jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt.
11.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftale.
12.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterier, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af Rammeaftale.
13 Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via EU-Supply blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før Rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
VIF er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at VIF kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes VIF om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden VIF træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt, samt oplysning om hvem der har bedt om aktindsigt.