Annonceringsbetingelser
Annonceringsbetingelser
Spørgeskemaværktøj til KOMBIT
August 2024
1. Formål
KOMBIT A/S (herefter ”ordregiver”) ønsker at indkøbe et spørgeskemaværktøj, da ordregiver bruger ofte spørgeskemaundersøgelser til at skaffe viden til projekter og organisation. Undersøgelserne kan fx dreje sig om:
• Tilfredshed med løsninger
• Ønsker til videreudvikling
• Arbejdsgange
• Brug af løsninger
• Tilmelding til møder og webinarer
• Evalueringer af møder og webinarer
For at kunne udføre undersøgelserne bedst muligt har ordregiver behov for et spørgeskemaværktøj. Ordregiver inviterer hermed interesserede virksomheder til at afgive tilbud på leverancen.
2. Leverancens omfang
Annonceringen omfatter indkøb af et spørgeskemaværktøj. Omfanget er således både licenser, eventuelle ekstra løbende driftsomkostninger og omkostninger til support, samt gennemførelse af opsætning/konfigurering af løsningen, således at Leverancen er fuldt funktionel på overdragelsesdatoen. Leverancen er nærmere beskrevet i bilag 1: Ordregivers opgavebeskrivelse.
3. Persondata
Ordregiver behandler personoplysninger i forbindelse med indhentelse af tilbud, typisk kontaktoplysninger for en eller flere medarbejdere hos tilbudsgiver. Databeskyttelsesforordningen giver rettigheder til de registrerede, og ordregivers behandling af personoplysninger er beskrevet i privatlivspolitikken på xxxxx://xxxxxx.xx/xx- os/privatlivspolitik.
4. Procedure for annonceringen
Ordregiver annoncerer leverancen i overensstemmelse med udbudslovens afsnit IV, da ordregiver har vurderet, at der er tale om en aftale, der har klar grænseoverskridende interesse.
Der er tilrettelagt nedenstående proces for afgivelse af tilbud.
Annonceringsmateriale
Materialet, der danner grundlag for afgivelse af tilbud, består af følgende:
• Annonceringsbetingelser (dette dokument)
• Bilag 1: Ordregivers opgavebeskrivelse
• Bilag 2: Ordregivers udkast til aftale
• Bilag 2A: Ordregivers standard betingelser
• Bilag 2B: Datatilsynets databehandleraftale skabelon som udfyldes af Tilbudsgiver og som Tilbudsgiver skal hente her: Datatilsynet_skabelon-til-databehandleraftale-dansk.docx (xxxx.xxx) Ordregiver kan underskrive i et andet format, men indholdet må ikke afvige fra Datatilsynets.
• Bilag 3: Kravmatricen som udfyldes af tilbudsgiver
Afgivelse af tilbud
Tilbudsgiver skal udarbejde et skriftligt tilbud. Der kan kun afgives ét tilbud pr. tilbudsgiver. Tilbuddet skal som minimum indeholde:
1. Specifikation af priser og betalingsfrister
2. Specifikation af leveringstiden
3. Xxxxxxx Xxxxx 3 – Kravmatrice
4. Tilbudsgivers licensbetingelser
5. Tilbudsgivers udkast til databehandleraftale
Tilbud skal være modtaget senest på det beskrevne tidspunkt i pkt. 8. Tidsplan. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning.
Tilbud skal sendes skriftligt til Xxxxxx Xxxxxxx xxx@xxxxxx.xx
Tilbuddet skal indeholde beskrivelser i forhold til nedenstående kriterier for tildeling, og det er de punkter, som tilbuddene efterfølgende vil blive vurderet på baggrund af.
Tilbudsmaterialet skal være på dansk.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder regnet fra tilbudsfristen.
Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbuddet er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse annonceringen uden tildeling af aftalen.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver.
Forhandling
Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle på baggrund af de modtagne tilbud, hvis ordregiver vurderer, at der er behov herfor.
Tildeling
Ordregiver vil i forbindelse med tildelingen af aftalen lægge følgende kriterier for tildeling til grund:
• Pris: 40 pct.
Heri indgår den samlede pris for 1) idriftsættelse og undervisning af administratorer i KOMBIT (inkl. evt. nødvendige vejledninger), 2) forvaltning eller licenser i op til 3 år, samt 3) priser for support / videreudvikling i op til 3 år
Det tillægges positiv betydning i vurdering af underkriteriet ”pris” jo lavere den samlede tilbudte pris er.
• Kvalitet: 60 pct.
I vurderingen af underkriteriet ’kvalitet’ tillægges det positiv betydning, i hvor høj grad tilbuddet dokumenterer opfyldelse af de stillede krav, jf. kravmatricen i bilag 3.
5. Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb, vil der blive foretaget en evaluering af indholdet af de modtagne tilbud, og på baggrund af de angivne kriterier ovenfor besluttes det, hvilken tilbudsgiver der skal have tildelt aftalen.
Der vil være tale om en samlet vurdering af de ovenfor anførte kriterier.
Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidig og hurtigst muligt om, hvilken afgørelse der er truffet angående tildeling af aftalen. Ordregiver planlægger at indgå aftalen i forlængelse af beslutningen om tildeling.
Indgåelse af aftalen
Aftalen indgås på baggrund af udkastet, der er vedlagt som en del af materialet.
Aftalen fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med levering af de varer, der er omfattet af denne annoncering. Det bemærkes, at aftaleudkastets grundlæggende vilkår ikke kan ændres.
Tilbudsgivers standardvilkår (ud over licensbetingelser og databehandleraftale) vil ikke være en del af aftalegrundlaget.
6. Spørgsmål
Eventuelle spørgsmål til materialet eller processen kan stilles skriftligt til Xxxxxx Xxxxxxx xxx@xxxxxx.xx senest på det beskrevne tidspunkt i pkt. 8. Tidsplan. Spørgsmål modtaget efter dette tidspunkt vil blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives i passende tid før tilbudsfristen.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og hurtigst muligt, efter de er modtaget.
Såvel spørgsmål som svar vil blive uploadet i anonymiseret form på xxx.xxxxx.xx.
7. Kontaktoplysninger
Ordregiver er:
KOMBIT A/S
Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx S
Kontaktperson: Xxxxxxx Xxxxxxxxx xxx@xxxxxx.xx
8. Tidsplan
Annonceringen forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan. Der gøres opmærksom på, at ordregiver forbeholder sig ret til at foretage ændringer. Ændringer vil blive meddelt alle tilbudsgiverne.
Fredag 30.august 2024 | Offentliggørelse af annoncen |
Onsdag d.11.september 2024 | Frist for at stille spørgsmål. Spørgsmål sendes til Xxxxxx Xxxxxxx xxx@xxxxxx.xx |
Torsdag 19.september 2024 | Frist for afgivelse af tilbud. Tilbud sendes til Xxxxxx Xxxxxxx xxx@xxxxxx.xx |
00.xxxxxxxxx 2024 | Forventet tilbagemelding til tilbudsgiverne |
1.oktober 2024 | Forventet underskrivelse af aftalen [og evt. opstartsmøde] |