Eventaftale

vedrørende

Nationale events i dansk svømmesport

Parterne Dette dokument indeholder en bekræftelse af, at der er indgået en aftale mellem følgende parter:

CVR-Nr. [XXXXXXXX]

[klubnavn og adresse] (Herefter ”Klubben”).

CVR-Nr. 10203813

Dansk Svømmeunion, Brøndby Stadion 20, 2605 Brøndby (Herefter ”Unionen”).

Event

Følgende events i perioden [start på aftaleperiode] til [slut på aftaleperiode]:

1. [navn på nationalt event] den [startdato] til [slutdato] [måned] [år].

2. [tilføjelse af evt. yderligere events].

Parterne og baggrund

Klubben (lokalarrangør) har indgået denne aftale om i samarbejde med Unionen at organisere og afvikle en national event i dansk svømmesport.

Klubben er en lokal forankret dansk idrætsforening efter bestemmelserne for det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde i folkeoplysningsloven, der er medlem af Dansk Svømmeunion. Klubben arbejder blandt andet for at skabe gode og sunde rammer omkring svømmesporten på alle niveauer, samt at udbrede interessen og kendskab til svømmesporten.

Klubben efterlever Dansk Svømmeunions vedtægter i sit virke og er ikke ikendt sanktioner af Dansk Svømmeunion eller Danmarks Idrætsforbund. Herunder, men ikke begrænset til, bod, udelukkelse eller økonomiske sanktioner.

Unionen er et idrætsforbund, der er medlem af Danmarks Idrætsforbund. Dansk Svømmeunion har som fokus og prioritet dels at arbejde for toppræstationer for dansk svømmesport i national og international sammenhæng, og dels at arbejde for at udbrede svømmesporten i bredden.

Dansk Svømmeunion har som en væsentlig indtægtskilde indgået en række partnerskaber, sponsorater og samarbejdsaftaler, og det er af væsentlig betydning, at disse aftaler ikke krænkes i forbindelse med organisering og afvikling af events omfattet af denne aftale. Samarbejdet mellem Unionen, sponsorer og samarbejds-partnere i øvrigt er nærværende kontakt uvedkommende.

Det er endvidere af væsentlig betydning for Unionen, at organiseringen og afviklingen af eventen har en høj grad af lødighed og professionalitet, således at eventen ikke skader Dansk Svømmeunions omdømme og renommé.

Organiseringen og afviklingen af eventen skal i alle tilfælde foretages med respekt af Dansk Svømmeunions værdigrundlag (bilag 1) og øvrige forpligtelser og interesser.

Formål

Formålet med nærværende aftale er at afvikle en event i topklasse, der både kan leve op til målsætningen i eventens overordnede proportioner (bilag 2) og samtidig brande Danmark som en svømmenation. Ydermere er formålet at sætte nationalt fokus på Klubben og øvrige relevante lokale interessenter (kommune, ejer af eventfaciliteten, erhvervsliv m.v.).

Eventen

Klubben garanterer, at eventen kan afvikles efter de til enhver tid gældende bestemmelser i Unionens eventbestemmelser for svømning (bilag 3), samt leve op til de til enhver tid gældende overordnede proportioner for eventen.

Klubben er opmærksom på, at eventbestemmelser og proportionerne løbende kan blive opdateret. Gældende versioner er tilgængelige på Unionens hjemmeside xxx.xxxxx.xxx.

I øvrigt henvise til Dansk Svømmeunions Supplerende stævnereglement for svømning og FINAs internationale reglement for svømmekonkurrencer.

Eventens lokalitet

Eventsene afvikles på følgende lokalitet(er):

1. [Facilitet], [adresse], [postnummer og by]

Eventlokaliteten skal kunne leve op til Unionens facilitetskrav for det pågældende event (bilag 4).

Klubben garanterer, at den/de faciliteter der anvendes til eventen, herunder men ikke begrænset til trænings- og konkurrencefacilitet med tilhørende tilskuerfaciliteter, giver mulighed for eksponering og promovering af Unionens sportspartnere/sponsorer.

Unionen og Unionens sportspartnere/sponsorer har ret til, uden beregning, at få ophængt/opstillet banner/bander ved bassinkanten i bedste kameravinkel – henholdsvis i startenden og i vendeenden, samt ved basinnets langside modsat kameraerne.

Derudover har Unionen og Unionens sportspartnere/sponsorer ret til, uden beregning, at få ophængt/opstillet roll-ups, pressevægge og andet relevant. Unionen udlåner bandereklamerne, roll-ups, pressevægge m.v. Klubben sørger for opstilling/ophængning af disse.

Unionens udstyrssponsor TYR Danmark har ret til, uden beregning, at opstille en bod til salg af svømmetøj og udstyr. TYR Danmark kontakter lokalarrangøren for at træffe aftaler om opstilling af bod, herunder behov for borde, adgang til el mv. TYR Danmark vil være tilstede under eventen, og under eventen må der ikke sælges svømmeartikler af andre fabrikater.

Eventuelle andre boder i forbindelse med eventen kan opsættes efter foregående aftale partnerne imellem.

Eventfaciliteten

Eventfaciliteten stilles, uden beregning for Klubben og Unionen, til rådighed i forbindelse med eventen, med eksklusiv adgang for atleter og det nødvendige antal officials, trænere og holdledere.

Klubben har ansvaret for eventfaciliteten og står som bruger overfor ejeren af faciliteten i forbindelse med eventen.

Konkurrence- og træningsfaciliteten skal mindst være til rådighed:

1. [navn på nationalt event] den [startdato]. til [slutdato]. [måned] [år].

• [ugedag] den [startdato] fra klokken XX.XX til XX.XX.

• [ugedag] den [dato] til [ugedag] den [slutdato] fra klokken XX.XX til XX.XX.

Klubben har ansvaret for, at ejeren af faciliteten overholder myndighedskrav og gældende lovgivning og indhenter alle nødvendige tilladelser hos relevante myndigheder i forbindelse med afviklingen af eventen. Herunder, men ikke begrænset til, forhold af betydning for menneskers sundhed, hygiejne og trivsel.

Klubben er ansvarlig for, at der er/etableres internetadgang i eventens sekretariat, ved Grodan PC til rådighed for eventens stævnekoordinator og til livestreaming via Dansk Svømmeunions platform.

I forbindelse med Danish Open (inkl. DM Junior Langbane), DM Langbane (Åben Klasse) og DM Kortbane (Åben Klasse) skal der under hele eventen skal der, så tæt på bassinets start- og opløbsområdet som muligt, være reserveret 20 faste pladser til Unionens sportspartnere/sponsorer samt repræsentanter fra Unionen. Samtidig skal afsættes 10 faste pladser til repræsentanter fra pressen. Pladserne skal være til rådighed fra første til sidste eventdag, og for at sikre ovennævnte pladser ikke på noget tidspunkt optages af atleter, trænere og/eller ledere under stævnet, skal pladserne hele tiden være under opsyn og følgelig tydeligt ”indhegnet”. I forbindelse med DM Xxxxxx Xxxxxxxx skal der reserveres 10 faste pladser til Unionens sportspartnere/sponsorer samt repræsentanter fra Unionen. Ved øvrige events reserveres pladser efter behov og forudgående aftale.

Ligeledes skal der, jf. facilitetskravene (bilag 4) være et særskilt og afmærket område til øvrige tilskuere, som måtte ”komme ind fra gaden”. Pladserne skal være placeret

tættest muligt ved den officielle indgang, og markeret tydeligt med ”tilskuerpladser” således, at det er let at opdage og komme hen til. Disse skal ligeledes være under jævnligt opsyn, men kan i fald de ikke udnyttes af ude fra kommende tilskuere, inddrages til fordel for ledere, trænere og aktive.

Dommere, officials og event

Dansk Svømmeunion besætter og er ansvarlig for tilstedeværelsen af overdommer og starter (unionsdommere), og er ansvarlig for tilstedeværelsen af det i bestemmelserne for eventen omtalte antal øvrige officials.

Alle officials skal være godkendt af Unionen.

Klubben sørger for forplejning til dommere og officials under afviklingen af eventen efter forudgående aftale med eventens stævnekoordinator.

Klubben er ansvarlig for at der er en eventleder (stævneleder) og en sekretariatsansvarlig under hele eventen.

Speakere

Unionen besætter og er ansvarlig for tilstedeværelsen af speakere (unionsspeakere) ved Danish Open (inkl. DM Junior Langbane), DM Langbane (Åben Klasse), DM Kortbane (Åben Klasse), DM Junior Kortbane.

Klubben besætter og er ansvarlig for tilstedeværelsen af speakere ved alle øvrige typer af nationale events i dansk svømmesport efter forudgående dialog med faggruppen for unionsspeakere.

Teknik, materiel og udstyr

Der skal benyttes elektronisk tidtagning ved de følgende events omfattet af nærværende aftale:

1. [navn på nationalt event] den [startdato]. til [slutdato]. [måned] [år].

2. [tilføjelse af evt. yderligere events].

I tilfælde af at Klubben ikke råder over godkendt udstyr til elektronisk tidtagning, stiller Unionen nødvendigt og tilstrækkeligt udstyr til rådighed for eventen. Klubben er i så tilfælde forpligtet til at stille med to personer til opsætning og nedtagning af eltidsanlægget. Aftale om dette koordineres med Unionens Teknik og Materiel medarbejder, Xxxxxxx Xxx Xxxxxx (mobil 00 00 00 00 – mail: xxx@xxxxx.xx).

Klubben sørger for, at udstyr i og omkring bassinet er i overensstemmelse med FINAs regler herfor, samt at de nødvendige hjælpemidler til resultatformidling er til stede og i brugbar stand.

Særlige tilskuervenlige event-tiltag etableres og installeres af Klubben i henhold til de overordnede proportioner for eventen (bilag 2) og i dialog med Unionen.

Parternes gensidige forpligtelser

Klubben håndterer:

• Udpegning af en lokal kontaktperson der har beslutningskompetence og bemyndigelse til at varetage samarbejdet med Unionens stævnekoordinator.

• Udpegning af en stævneleder der er tilstede under eventen.

• Fremstilling og kopiering af endeligt program og resultatlister til fri udlevering til samtlige deltagende klubber, officials, presse og Dansk Svømmeunions VIP- gæster. Programmet skal indeholde godkendte logoer af Unionen og Unionens sportspartnere/sponsorer.

• Udfærdige resultatlister som ophænges i eventfaciliteten, samt offentliggøre resultatlier på xxx.xxxxxxxxxx.xx.

• Fremsende/uploade eventens resultatfiler til Unionen straks efter eventens afslutning.

• Udarbejdelse af tilbud/oversigt over muligheder for indkvartering og forplejning af atleter, trænere og ledere i forbindelse med eventen. Tilbud om forplejning skal kunne opfylde Team Danmarks retningslinjer for ernæring til atleter, og leve op til fødevaremyndighedernes retningslinjer for god fødevarehygiejne.

Unionen håndterer:

• At der sker indkaldelse til planlægningsmøde(r).

• At der er en repræsentant for Unionen til stede under eventen.

• Bestilling og indkøb af medaljer og/eller præmier.

• Bestilling og indledende opsætning af livetiming på xxx.xxxxxxxxxx.xx.

• Udarbejdelse, seedning og offentliggørelse af en startliste for eventens konkurrencer på Unionens hjemmeside xxx.xxxxx.xxx.

• Aftale med TYR Danmark om deres tilstedeværelse ved eventen koordineres via Unionens kontor.

• Levering og opsætning af udstyr til livestreaming i henhold til bilag 5.

• Reklamebannere til opsætning under eventen (se i øvrigt afsnit om kommercielle forhold)

• TYR-vendeflag til udlån til Klubben.

• Eventuelle side-events i samarbejde med Unionens sportspartnere/sponsorer o.a.

Økonomi

Unionen yder økonomisk støtte til Klubben for afvikling af eventen jf. Unionens ordning for økonomisk støtte til lokalarrangører af dansk svømmesports nationale events (bilag 5). Unionen fremsender en støttebevillingen til Klubben ca. 30 dage forud for afviklingen af eventen.

Unionen afholder desuden udgifter, der vedrører:

• Elektronisk tidtagning i forbindelse med eventen – hvis Unionen stiller udstyr til rådighed for eventen (jf. nærværende aftales afsnit herom). Herunder transport- og opholdsudgifter for medfølgende operatører.

• Gebyr for livetiming på xxx.xxxxxxxxxx.xx.

• Udstyr til livestreaming i henhold til bilag 5.

• De officielle medaljer/præmier, der tilhører eventen

• Transport- og opholdsudgifter forbundet med Unionens dommere, bedømmere, øvrige officials og øvrige unionsdeltageres deltagelse i eventen.

• Transport- og opholdsudgifter forbundet med Unionens speakeres deltagelse i eventen.

• 200 T-shirts til officials ved Danish Open (inkl. DM Junior Langbane), DM Langbane (Åben Klasse), DM Årgang Langbane, DM Kortbane (Åben Klasse), DM Junior Kortbane, DM Årgang Kortbane, og DM Hold 1. division. Overskydende T-shirts skal returneres til Unionen.

• Officielt eventprogram til Danish Open (inkl. DM Junior Langbane), DM Langbane (Åben Klasse) og DM Kortbane (Åben Klasse).

• Musikaftale for brug af musik i det offentlige rum (KODA afgift)

I tillæg til ovenstående er der aftalt følgende fordeling af eventens økonomi (indtægter og udgifter) parterne imellem:

1.	Indtægt ved eventuelt salg af startliste	Klubben
2.	Rettigheder til salg af løb	Klubben
3.	Reklameindtægter fra Klubbens sponsorer	Klubben
4.	Rettigheder til andet salg	Klubben
5.	Papir til produktion af startliste/programmer	Klubben
6.	Papir til produktion af resultatformidling/resultatlister	Klubben
7.	Indtægter ved eventuel entre til eventen	50% Klubben+50% Unionen
8.	Rettigheder til salg af svømmeartikler	Unionen
9.	Reklameindtægter fra Unionens sponsorer	Unionen

Øvrige udgifter i forbindelse med afvikling af eventen afholdes af Klubben.

Klubben er forpligtet til at fremsende et regnskab for anvendelse af eventens støttebevilling (inkl. bilag) til Unionen på forlangende.

Rettigheder

Unionen har alle materielle og immaterielle rettigheder til eventen – herunder, men ikke begrænset til alt data fra eventen, eventens navn, program m.v. Unionen er berettiget til at registrere enhver tænkelig materiel og immateriel rettighed vedrørende eventen og Klubben er forpligtet til at medvirke hertil, som en del af aftalen.

Unionen har tilsvarende alle rettigheder i forhold til medier – tv, radio, digitale, herunder sociale eller trykte medier.

Klubben meddeles med denne aftale en ret til at anvende de immaterielle rettigheder i forbindelse med eventen.

Så længe aftalen er i kraft, kan Dansk Svømmeunion ikke meddele andre ret til at gennemføre eventen omfattet af denne aftale. Klubben er bekendt med, at Dansk Svømmeunion iværksætter en række andre aktiviteter, som f.eks. andre danske mesterskaber, Christiansborg Rundt og lignende, hvor Unionen og dansk svømmesport eksponeres. Sådanne aktiviteter er ikke i strid med den ret, som Klubben er meddelt.

Klubben kan ikke disponere over de immaterielle rettigheder, og kan herunder ikke gennemføre eventen omfattet af denne aftale eller tilsvarende lignende arrangementer indenfor svømmesporten, efter aftalens ophør eller uden Unionens accept.

Klubben kan ikke registrere nogen form for immaterielle rettigheder, uden Dansk Svømmeunions udtrykkelige accept.

Efter aftalens ophør er Klubben således forpligtet til – uden modregnings- eller tilbageholdsret – at tilbagelevere alle rettigheder til Unionen, ligesom Klubben er forpligtet til at ophøre med at anvende sådanne rettigheder.

Kommercielle forhold

Unionens reklameregler (bilag 6) er gældende for eventens afvikling.

Unionens sportspartnere/sponsorer skal efter aftale mellem Unionen og Unionens sponsorer kunne tilbydes eksponering i forbindelse med eventen. Banner/bander for Unionens sportspartnere/sponsor skal under alle omstændigheder ophænges/opstilles ved startenden og vendeenden i bedste kameravinkel, samt ved basinnets langside modsat kameraerne.

Logoer for Dansk Svømmeunion, TrygFonden – Respekt for vand, Holstebro RejseCenter og TYR anvendes på trykt materiale og elektroniske flader i forbindelse med eventen.

Klubben kan ikke sælge sponsorater, promovere eller indgå andre kommercielle aftaler, der, direkte eller indirekte, konkurrerer med Unionens sportspartnere/sponsorer, i forbindelse med afvikling af nærværende aftales events. Herunder, men ikke begrænset til, finansielle virksomheder med aktiviteter inden for forsikring, bank, liv og pension,

leasing, realkredit samt investeringsforeninger, samt rejsebureauer og virksomheder med aktiviteter inden for teknisk svømmeudstyr og tilbehør.

Klubben er forpligtet til at fremsende oplysninger til Unionen om, hvilke potentielle sponsorer Klubben er i dialog med omkring eksponering og profilering i forbindelse med eventen omfattet af denne aftale til Unionens skriftlige godkendelse. Dansk Svømmeunion kan på sagligt grundlag nedlægge veto mod sådanne sponsorater.

Banner/bander for Unionens sponsor TYR, samt TrygFonden – Respekt for vand og Holstebro RejseCenter, skal under alle omstændigheder ophænges/opstilles ved startenden og vendeenden – i bedste kameravinkel, samt ved basinnets langside modsat kameraerne.

Unionen har ret til at sample produkter fra sportspartnere/sponsorer til eventens deltagere. Praktisk gennemførelse af dette aftales med lokalarrangøren senest otte dage forinden.

Er der faste reklamer eller regler for opsætning af bandereklamer i svømmehallen som skal respekteres - eller råder klubben selv over bander, som ikke konflikter med Unionens sportspartnere/sponsorer, der ønskes opsat, skal dette meddeles Dansk Svømmeunion skriftligt samtidig med returneringen af denne kontrakt (bilag 7).

Klubben er ved henvendelse til potentielle sponsorer forpligtet til at iagttage reglerne i den til enhver tid gældende markedsføringslov, herunder bl.a. EBU’s reklameregler, reglerne om god skik og markedsføringsformer over for bestemte aftagere.

Presse

Unionen og klubben samordner eventuelle pressemeddelelser, radio- og tv- transmissioner m.v. til de lokale og landsdækkende medier.

Krisehåndtering

I tilfælde af indtrufne kriser under eventen, som involverer svømmere, ledere, officials eller tilskuere er Klubben forpligtiget til straks at underrette Unionens stævnekoordinator for eventen.

Produktansvar og forsikringsforhold

Parterne er erstatningsansvarlige i henhold til dansk rets almindelige regler.

Såfremt Klubben eller Unionen ønsker at tegne yderligere forsikringer, er det den enkelte partners eget ansvar at tegne særskilt forsikring herfor.

Ændring af aftalen

Ændringer af nærværende aftale kan kun ske efter konkrete forhandlinger mellem parterne, og kun efter skriftlig godkendelse heraf.

Opsigelse - ophør

Denne aftale kan af begge parter opsiges med et varsel på 3 måneder til den 1. i en måned.

Ophører aftalen mellem parterne, udsendes der en fælles meddelelse/nyhed omkring samarbejdets ophør. Herunder, men ikke begrænset, til sponsorer og eventuelle tredjepartnere.

Aftalen kan ikke overdrages til anden forening eller region uden Unionens godkendelse.

I tilfælde af misligholdelse kan aftalen ophæves, såfremt den misligholdende ikke har berigtiget misligholdelsen inden for en frist på 7 dage.

Fortrolighed

Parterne skal bevare alle oplysninger, som modtages fra og om den anden Part i forbindelse med gennemførelsen af denne aftale, strengt fortroligt og må ikke videregives til tredjepart eller bruges til andet formål end at gennemføre aftalens formål uden den anden Parts forudgående skriftlige samtykke. Forpligtelsen til at iagttage fortrolighed er også gældende efter samarbejdets ophør.

Force majeure

Der henvises til dansk rets almindelige regler og definition, som finder anvendelse mellem parterne.

Tvister

Enhver uoverensstemmelse, der udspringer af denne kontrakt, herunder såvel gennemførelse af kontrakten som fortolkning af denne, skal søges gennem forhandling mellem parterne.

I mangel af mindelig løsning skal enhver tvist i forbindelse med nærværende kontrakt afgøres ved voldgift.

Eksemplarer

Nærværende aftale er udfærdiget i to eksemplarer, hvoraf et er udleveret til Unionen.

Aftalen træder i kraft, når begge parter har godkendt indholdet med deres ansvarlige underskrift.

Underskrevet eksemplar af aftale bedes fremsendt til Unionen senest 8 dage efter modtagelsen af aftalen medfølgende klubben kontonummer til udbetaling af eventens støttebevilling.

Brøndby den XX.XX.XXXX

[klubben] Dansk Svømmeunion

Klubbens kontonummer