Skal de fælles indkøbsaftaler benyttes?
Skal de fælles indkøbsaftaler benyttes?
Ja brugen af de fælles indkøbsaftaler er obligatorisk
Hvis indkøbsaftalerne benyttes loyalt, kan leverandørerne regne med en stor indkøbsvolumen og på den måde kan kommunen indgå de bedste aftaler og få de bedste priser og betingelser.
Undtagelse: indkøb under ekskursioner/lejrskoler samt indkøb, hvor børn/unge/brugere deltager aktivt med et pædagogisk/aktiverende sigte.
Suppleringskøb kan i visse situationer også være undtaget – kontakt derfor altid Indkøb og Udbud – xxxxxxx@xxxxxxxx.xx
Hvis I finder eller får tilbudt et produkt som er billigere end på indkøbsaftalen, berettiger dette ikke til indkøb udenom Gladsaxe Kommunes indkøbsaftaler. Dels vil det være aftalebrud og dels give et mindre indkøbsvolumen ved senere udbud og dermed forringe muligheden for at indgå attraktive aftaler fremover.
Hvis I mener at en indkøbsaftale ikke er god nok, så kontakt Indkøb og Udbud på xxxxxxx@xxxxxxxx.xx vedlagt dokumentation.
Husk i øvrigt at den tid I bruger på at lede på internettet eller gå i butikker, skal tillægges produkternes pris.
Er min institution/afdeling omfattet?
Ja samtlige kommunale enheder er omfattet: Forvaltninger, afdelinger, værker, skoler, institutioner med videre.
Indkøbspolitikken omfatter som udgangspunkt også de selvejende institutioner med kommunale tilskud i det omfang, det er muligt i henhold til gældende driftsoverenskomster.
Indkøbsaftalerne må udelukkende anvendes til kommunale formål.
Hvorfor skal alle afdelinger, institutioner og skoler i Kommunen anvende de indkøbsaftaler, der indgås for hele Kommunen?
Gladsaxe Kommune er som offentlig myndighed underlagt EU-regler, der gør, at de indkøb, der samlet foretages i Kommunen inden for et område (fx fødevarer), skal udbydes, når værdien af indkøbet (set over en aftaleperiode - ofte 4 år) overstiger det beløb, der er fastsat i Udbudsloven. Det betyder, at alle afdelinger og institutioner er forpligtet til at handle på de aftaler som Kommunen har indgået. Hvis beløbet overstiger ca. 1,6 mio. kr. skal det udbydes i EU-udbud, og hvis beløbet er under ca. 1,5 mio. kr. skal det konkurrenceudsættes på anden vis. Reglerne gælder kun, når der købes ind for Kommunens penge – ikke når borgerne selv betaler for indkøbet.
Derudover er der en række fordele ved at benytte de aftaler, der indgås for hele Kommunen. Indkøb og udbud lavede i 2010 en undersøgelse, hvor man sammenlignede indkøb på Kommunens
indkøbs-aftaler og lokal handel inden for udvalgte varer for udvalgte institutioner. Undersøgelsen
sammenlignede priser, tidsforbrug og andre forhold, som for eksempel sundheds- og arbejdsmiljøforhold.
Hovedkonklusionerne i undersøgelsen var:
· Hvis man udelukkende ser på det enkelte køb, kan det forekomme, at lokal handel er billigst, idet der ofte er tilbud på enkelte produkter, der skal virke som trækplaster, og som
butikken giver tilskud til.
· Generelt er Gladsaxe Kommunes aftaler billigst. I gennemsnit er aftalerne ca. 15 % billigere end billigste supermarkeder.
· Gladsaxe Kommune kan samlet sikre et større indkøbsvolumen, hvorved der oftest opnås meget fordelagtige priser (stordriftsfordele), og leverandørerne har et bredere sortiment af både konventionelle og økologiske varer end lokale butikker.
· Tidsforbruget til handel og fakturahåndtering er væsentligt højere ved lokal handel (derfor er det vigtigt, at man regner sin timeløn med i varens pris ved lokal handel). Det skyldes bl.a. at varerne leveres, når der handles på Kommunens aftaler, og at der skal handles gennem Kommunens e- handelssystem Trude Trade, hvor fakturaen automatisk bliver betalt, hvis der er overensstemmelse mellem faktura og bestilling.
· Levering af varerne sikrer et bedre arbejdsmiljø for medarbejderne, når de ikke selv skal bære varerne hjem fra supermarkedet.
· Gladsaxe Kommune har en grøn profil. For Kommunens indkøbsaftaler er det lettere at leve op til krav om fx miljømærkning og økologi, som flere af Kommunens institutioner skal efterleve, idet der i forbindelse med udbud kræves, at leverandøren skal leve op til disse krav.
· Kun for Kommunens indkøbsaftaler er det muligt at leve op til den lovpligtige egenkontrol, der skal sikre god fødevarehygiejne, idet varerne opbevares på køl under hele transporten til modtageren.
Det er altid muligt at handle lokalt, når det har et pædagogisk sigte.
I helt særlige tilfælde er det muligt at handle udenom Kommunens indkøbsaftaler efter aftale med Indkøb og Udbud.
Indkøb og Udbud underviser i brugen af E-handelssystemet True Trade og bemander en hotline, der besvarer spørgsmål i relation til e-handel og e-handelssystemet. Kontakt: xxx-xxxx@xxxxxxxx.xx, tlf.: 00 00 00 00 (telefontid 10 – 14 alle hverdage).