DFH Databehandleraftale – Bilag 5
DFH Databehandleraftale – Bilag 5
Dette Bilag 5 til DFH Kontrakt er DFH Databehandleraftale, gældende for Dansk Fjernvar- mes Handelsselskab A.M.B.A. (DFH) og aftaleparten i form af fjernvarmeselskaber og an- dre (Kunden).
Der er tale om standardkontraktbestemmelser version fra januar 2021, og i henhold til ar- tikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på da- tabehandlerens behandling af personoplysninger mellem.
DFH – herefter ”den dataansvarlige”:
Dansk Fjernvarmes Handelsselskab A.M.B.A. | CVR: | 3643 7138 | ||
Xxxxxxxxx 0 | Xxxxxxxxxx: | |||
6000 Kolding | E-Mail: | |||
Aftale nr. 2023- | NN | Telefon: | x00 0000 0000 | |
og Xxxxxx – herefter ”databehandleren”:
Version 1.8.2023 Side 1/17
Selskab: | nnn | CVR: nnn | Stamkort: nnn |
Adresse | nnn nnn nnn | Hjemmeside: | nnn |
Selskabets e-mail: | nnn | ||
Selskabets telefon: | nnn | ||
Kontakt person | nnn | Kontakt e-mail: | nnn |
Kontakt mobil: | nnn |
Der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
Har aftalt følgende standardkontraktbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.
Indhold
1. Præambel Fejl! Bogmærke er ikke defineret.
2. Den dataansvrliges rettigheder og forpligtelser 4
3. Databehandleren handler efter instruks 4
6. Anvendelse af underdatabehandlere 6
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 7
8. Bistand til den dataansvarlige 8
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden 9
10. Sletning og returnering af oplysninger 10
11. Revision, herunder inspektion 10
12. Parternes aftale om andre forhold 10
14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 11
Bilag A – Oplysninger om behandling 12
Bilag B – Underdatabehandlere 13
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold 17
Version 1.8.2023 Side 2/17
1. Indledning
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af person- oplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af di- rektiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af valgte serviceydelser behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, ka- tegorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvar- lige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandle- rens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstalt- ninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der fø- res tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af om- fattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektro- nisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databe- handleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgiv- ning.
Version 1.8.2023 Side 3/17
2. Den dataansvrliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysnin- ger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordnin- gens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemssta- ternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behand- lingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren in- strueres i at foretage.
3. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret in- struks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne in- struks skal være specificeret i Bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gi- ves af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektro- nisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks ef- ter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttel- sesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens in- struktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbefø- jelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
Version 1.8.2023 Side 4/17
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
5. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og data- behandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implemente- ringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sam- menhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysi- ske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og fri- hedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger.
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester.
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til per- sonoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse.
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af ef- fektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataan- svarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlin- gen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med hen- blik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige informa- tion til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identifi- cere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som data- behandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering
– kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i Bilag C.
Version 1.8.2023 Side 5/17
6. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttel- sesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databe- handler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyl- delse af disse Bestemmelser uden forudgående specifik skriftlig godkendelse el- ler generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Ved forudgående specifik godkendelse: Databehandleren må kun gøre brug af underdatabehandlere med den dataansvarliges forudgående specifikke skriftlige godkendelse. Databehandleren skal indgive anmodningen om en specifik god- kendelse mindst 1 (en) måned inden anvendelsen af den pågældende underda- tabehandler. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag B.
Ved forudgående generel godkendelse: Databehandleren har den dataansvarli- ges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 (en) måneds varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehand- ler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlings- aktiviteter kan angives i Bilag B.
Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af Bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udfø- relse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse bestem- melser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabe- handleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som heri- gennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse bestemmelser er pålagt underdatabehandleren.
Version 1.8.2023 Side 6/17
Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesret- lige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataan- svarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, så- ledes at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere person- oplysningerne.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, for- bliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes ret- tigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordnin- gens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organi- sationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret in- struks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataan- svarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvar- lige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret for- byder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforord- ningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i Bilag C.6.
Version 1.8.2023 Side 7/17
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplys- ninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske for- anstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare an- modninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databe- skyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af per- sonoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til be- handlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
Version 1.8.2023 Side 8/17
a. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, (Datatilsynet) medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på personda- tasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.
b. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sand- synligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og fri- hedsrettigheder.
c. Den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyt- telse af personoplysninger (en konsekvensanalyse).
d. Den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyn- dighed, (Datatilsynet), inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i Bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestem- melse 9.1. og 9.2.
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 8 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den da- taansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsyns- myndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe ne- denstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataan- svarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt
Version 1.8.2023 Side 9/17
kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personop- lysninger.
b. De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden.
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truf- fet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i Bilag C angive den information, som databehandleren skal tilveje- bringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
10. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er data- behandleren forpligtet til at tilbagelevere alle personoplysningerne og slette eksi- sterende kopier, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret fore- skriver opbevaring af personoplysningerne.
11. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overhol- delsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rå- dighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, her- under inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med da- tabehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens facilite- ter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
12. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende be- handling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller for- ringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
Version 1.8.2023 Side 10/17
13. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophø- rer, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
5. Underskrifter:
Version 1.8.2023 Side 11/17
På vegne af den dataansvarlige | På vegne af databehandleren | |
Selskab: | Dansk Fjernvarmes Handelsselskab A.M.B.A. | |
Dato: | Dato: | |
Telefon: | Telefon: | x00 0000 0000 |
Stilling: | Stilling: | Direktør |
Navn: | Navn: | Xxx Xxxxxx |
Underskrifter kan gives og have fuld gyldighed gennem et elektronisk system.
14. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.
2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
For den dataansvarlige | For databehandleren | |
Selskab: | Dansk Fjernvarmes Handelsselskab A.M.B.A. | |
E-mail: | E-mail: | |
Telefon: | Telefon: | x00 0000 0000 |
Stilling: | Stilling: | Projekt- og fagkonsulent |
Navn: | Navn: | Xxxxxx Xxxxx |
Bilag A – Oplysninger om behandling
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:
• at administrere den dataansvarliges myndighedsopgaver og krav inden for de valgte ydelser i medfør af gældende lovgivning, herunder i forhold til indkøb, do- kumentation, kvalitetssikring, indberetning, kvalitetskontrol, auditering, eventu- elle stikprøvekontroller og særkontroller af dokumentation.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
• at indsamle, verificere, indberette og opbevare personoplysninger for den data- ansvarlige for at denne kan efterleve sin forpligtelser inden for valgte ydelser.
• eventuel yderligere opbevaring af dokumentation i 5 (fem) år efter opsigelse af de valgte ydelser og ordninger, såfremt den dataansvarlige tilvælger dette.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
• Navn, titel, e-mail adresse og telefonnummer.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Den dataansvarliges leverandører og kunder
• Leverandører og kunder, som selv foretager tiltag inden for de valgte ydelser
• Kontaktpersoner hos erhvervsdrivende aktører, der har leverancer inden for de valgte ydelser
• Kontaktpersoner ved fjernvarme- og forsyningsselskaber, der indgår i aftalekæ- derne bag de valgte ydelser.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataan- svarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlin- gen har følgende varighed
• Behandlingen er tidsubegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne
Version 1.8.2023 Side 12/17
Bilag B – Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
• Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af underdatabehandlere som oplistet i nedenstående tabel.
• Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Data- behandleren må ikke – uden den dataansvarliges information – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
• Ved valg af anden underdatabehandler informeres dataansvarlig med minimum en måneds varsel. Varslingen anses for godkendt af dataansvarlig, hvis denne ikke skriftligt nedlægger veto.
Version 1.8.2023 Side 13/17
Navn | CVR-nr. | Adresse | Beskrivelse af behandling |
Tempus Serva ApS | 37114898 | Blokken 15 3460 Birkerød | Leverer et cloudbaseret IT system for sagsbehandling, lagring af data og med adgang for dataansvarlige, data- behandler og auditør |
Conscient Systems A/S | 37807877 | Xxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx SV | Udfører audit i forhold til GDPR ydel- sen samt revision på IT-systemet |
Microsoft Danmark ApS | 13612870 | Xxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxx Xxxxxx | Access databasesystem |
Groupcare A/S | 29521549 | Xxxxxx Xxxxxxxxxxxx 00, 0.xxx 0000 Xxxxxxxxx | MemberCare hos Dansk Fjernvarme |
Cyber Pilot ApS | 37435392 | Fredens Torv 8, 1. 8000 Aarhus C | Udsender Awarenesstræning til ud- valgte medarbejdere hos selska- berne ifm. GDPR ydelsen |
Bilag C – Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
• Indsamler oplysninger fra fjernvarmeselskaber, leverandører, kunder og aktører for den dataansvarlige.
• Opbevarer oplysninger.
Vers. 2 af 1.8.2023
Ansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Godkendt af: Xxx Xxxxxx 31.7.2023
• Indberetter data til myndighederne iht. gældende lovgivning for de valgte ydelses- områder herunder Energistyrelsen.
• Opbevarer dokumentation i 5 (fem) år, såfremt den dataansvarlige har tilvalgt dette.
C.2. Behandlingssikkerhed
Sikkerhedsniveauet skal afspejle:
At der er tale om behandling af en større mængde personoplysninger kategoriseret som; ”Almindelige personoplysninger”.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etableret det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandleren skal dog – under alle omstændigheder og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):
• Personoplysninger, der udelukkende anvendes statistisk, skal i videst muligt omfang enten anonymises eller pseudonymiseres.
• Anvende stærk kryptering ved enhver overførsel af personoplysninger via internettet, inklusive overførsel via e-mail, medmindre andet er udtrykkeligt aftalt med den dataansvarliges kontaktperson.
• Tage ethvert rimeligt skridt til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester.
• Mulighed for, i løbet af maksimalt 24 timer, at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse.
• Udarbejde procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed samt løbende vedligeholde disse procedurer.
• I videst muligt omfang undgå behandling af personoplysninger i papirform.
• Logge adgang til personoplysninger og løbende foretage stikprøvekontrol.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og
9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for effektivt at være i stand til at:
Version 1.8.2023 Side 14/17
• efterleve oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede,
• efterleve oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede,
• efterleve indsigtsretten,
• efterleve retten til berigtigelse,
• efterleve retten til sletning ("retten til at blive glemt"),
• efterleve retten til begrænsning af behandling,
• efterleve underretningspligten ved berigtigelse, sletning og/eller begrænsning af behandling,
• efterleve retten til dataportabilitet,
• efterleve retten til indsigelse,
• efterleve retten til ikke at være genstand for automatiserede afgørelser, herunder profilering.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares i 5 år, hvorefter de slettes hos databehandleren.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandle- ren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestem- melse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumen- teret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den da- taansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
• Dansk Fjernvarmes Handelsselskab A.M.B.A, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx
• Tempus Serrva, Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumen- teret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehand- leren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
Version 1.8.2023 Side 15/17
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med be- handlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren er forpligtet til uden ugrundet ophold at give den dataansvarlige nødvendige oplysninger til, at dataansvarlige til enhver tid kan sikre sig, at databehandleren overholder de krav, der følger af disse Bestemmelser.
Dataansvarlige vil løbende føre tilsyn med databehandlerens overholdelse af disse Bestemmelser.
Tilsyn kan ske ved besøg på de lokaler hvorfra personoplysningerne behandles eller ved skriftlige tilsyn (spørgsmål, udlevering af dokumentation m.v.) eller en kombination af disse. Tilsyn tilrettelægges så de er til mindst mulig ulempe for databehandleren, og besøg foretages kun efter forudgående aftale med databehandleren. Dataansvarlige har ret til at udpege en ekstern repræsentant til at udføre tilsynet med databehandleren på vegne af den dataansvarlige.
Databehandler skal på forlangende, vederlagsfrit og uden ophør give den dataansvarlige adgang til at gennemføre eget tilsyn med databehandlingen. Dette tilsyn kan evt. gennemføres skriftligt.
Databehandleren skal én gang årligt vederlagsfrit til dataansvarlige fremsende en generel erklæring om overholdelsen af disse Bestemmelser.
Databehandleren skal til myndigheder, herunder Datatilsynet, give alle ønskede oplysninger i relation til udførelsen af databehandlingsopgaven, i det omfang at oplysningerne er nødvendige for disses opgavevaretagelse i medfør af EU-retten eller lovgivningen i en medlemsstat.
Hvis databehandleren anvender underdatabehandlere i relation til denne aftale, skal databehandleren i forbindelse med tilsyn tilsvarende redegøre for underdatabehandlerens databehandling.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personop- lysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren skal på forlangende og mindst 1 gang årligt for egen regning indhente dokumentation for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Dokumentation fremsendes på forlangende uden unødig forsinkelse til den dataansvarlige til orientering. Den dataansvarlige kan for egen regning – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere et tilsyn med underdatabehandleren.
Version 1.8.2023 Side 16/17
Dette kan blive aktuelt, hvis den dataansvarlige vurderer, at databehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med databeskyttelses-forordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarliges eventuelle tilsyn med underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Bilag D – Parternes regulering af andre forhold
Parterne har ikke aftalt regulering af andre forhold.
Version 1.8.2023 Side 17/17