Contract
1.Udgave
(1. maj 2017) Udgivet af samfundspartnerskabet
REBUS –
Renovating Buildings Sustainably.
Udarbejdet af REBUS i samarbejde med DLA XXXXX
RAMMEAFTALE om strategisk partnerskab
Indhold
3. Samarbejdsform og fælles mål 7
9. Parternes konkrete ydelser/arbejdsopgaver 12
14. Økonomi- og risikostyring 25
21. Opstart og vedligeholdelse af det strategiske partnerskab 28
24. CSR, arbejdsklausul og praktikanter 30
26. Misligholdelse og ophør 31
Udarbejdet af REBUS i samarbejde med advokatfirmaet DLA Piper
Xxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxxxxx og Xxxxxx Xxxx Xxxxxxx
RAMMEAFTALE OM STRATEGISK PARTNERSKAB
Vedrørende portefølje for [xxx]
[Part 1]
[Adresse]
[Post nr. By]
[CVR nr. Xxx]
[herefter benævnt ”Bygherren”]
|
og
|
[Part 2]
[Adresse]
[Post nr. By]
[CVR nr. Xxx]
[herefter benævnt ”Den Strategiske Partner” eller ”DSP”]
|
herefter hver for sig benævnt ”Part” og i fællesskab benævnt ”Parterne” har efter gennemførelse af EU-udbud efter udbudsloven indgået et strategisk partnerskab, som skal danne grundlag for et længerevarende tillidsbaseret samarbejde om planlægning, projektering og udførelse af en portefølje af Projekter.
Denne Aftale danner rammerne og regulerer vilkårene for samarbejdet mellem Parterne, som involverer planlægning, projektering og gennemførelse af Projekterne, jf. nærmere under pkt. 1.6.
Det er Parternes fælles målsætning, at det strategiske partnerskab skal sikre optimal udnyttelse af Parternes ressourcer og kompetencer med henblik på at udføre Projekter, der svarer til eller overgår de krav til kvalitet, tid og økonomi, som fastsættes for det konkrete Projekt, og hvor udvikling og innovation indgår som kvalitative elementer i såvel de konkrete Projekter som for det strategiske partnerskab som helhed.
Det strategiske partnerskab indgås som en rammeaftale af fire års varighed, hvor de konkrete Projekter kan igangsættes ved underskrift på Aftalesedlen indtil rammeaftalens ordinære udløb med den konsekvens, at Parternes forpligtelser i henhold til Aftalen vil være gældende for de pågældende Projekter også efter Aftalens udløb.
Ved Aftalen forstås denne rammeaftale med tilhørende bilag som anført i bilagsfortegnelsen og eventuelle senere allonger.
Ved Aftaleperioden forstås Aftalens varighed fra ikrafttræden til ophør.
Ved Aftaleseddel forstås en projektspecifik aftale, jf. pkt. 11 og bilag 4, som Parterne indgår på aftaletrin 1-3 for hvert enkelt Projekt.
Ved Aftaletrin forstås den inddeling af samarbejdets faser, der fremgår af pkt. 11.
Ved Beslutningsdygtig Repræsentant forstås en partsrepræsentant, som af Parten er bemyndiget til at forhandle om og indgå aftale vedrørende en tvist, der søges løst ved Mediation, idet dog anerkendes, at en aftale indgås betinget af et ledende organs endelige accept.
Ved Basisorganisation forstås den organisation, som DSP stiller til rådighed for det løbende samarbejde og afklaring generelt og specifikt på Aftaletrin 0 vedrørende det konkrete Projekt samt deltagelse i Styregruppen og den Operationelle ledelse.
Ved Brugere forstås den aktør, som i sidste ende skal anvende byggeriet, og som DSP skal inddrage i det konkrete Projekt, således at Brugernes behov og ønsker så vidt muligt indgår i de overvejelser og beslutninger, der skal foretages undervejs i Projektet.
Ved Dækningsbidrag forstås et fast beløb i DKK, som beregnes i henhold til den tilbudte Dækningsbidragssats af summen af henholdsvis Håndværkerudgifterne opgjort efter pkt. 12.8 og de vejrligsbestemte vinterforanstaltninger opgjort efter pkt. 12.11.
Ved Dækningsbidragssats forstås det procentuelle tillæg i henhold til Tilbudslistens pkt. 1 (bilag 5) som Dækningsbidraget beregnes på baggrund af.
Ved Entreprisesummen forstås en fast pris, der omfatter samtlige de udgifter, der skal afholdes til gennemførelse af Projektet omfattende ydelser på Aftaletrin 3, grupperet som (i) Håndværkerudgifter, (ii) Dækningsbidrag, (iii) Intern teknisk rådgivning og (iv) vejrligsbestemte vinterforanstaltninger.
Ved Forpligtende Underleverandører forstås de underentreprenører, underleverandører og/eller underrådgivere til DSP, der i forbindelse med prækvalifikation har underskrevet støtteerklæring.
Ved Håndværkerudgifter forstås de efter pkt. 12.8 opgjorte udgifter, som også omfatter byggeplads og årstidsbestemte vinterforanstaltninger.
Ved Intern teknisk rådgivning forstås al rådgivning, der på Aftaletrin 3 er nødvendig for at gennemføre Projektet, og som omfatter, men ikke er begrænset til, myndighedsprojektering, hovedprojektering, fagtilsyn og projektopfølgning, samt samtlige ledelsesmæssige rådgivningsydelser under Aftaletrin 3, herunder byggeledelse, projekteringsledelse og IKT-ledelse.
Ved Mediation forstås tvistløsning, som gennemføres efter de principper, der er fastlagt af ”Mediationsinstituttet”, og som parterne har forpligtet sig til at anvende.
Ved Modenhed forstås den normative beskrivelse af en Parts erfarings- og uddannelsesmæssige forudsætninger for at indgå i et tillidsbaseret partnerskab.
Ved Optimering forstås tiltag inden for alle fag og alle Aftaletrin, som bidrager til økonomiske og/eller kvalitative løsninger og resultater, der inden for det praktisk mulige i det enkelte Projekt vil gavne Projektets totalværdi mest muligt.
Ved Partnerskabsmoderator forstås en af Parterne i enighed udpeget person, der bistår Parterne i forbindelse med opstart af det strategiske partnerskab, fastlæggelse af principperne for det organisatoriske samarbejde, herunder etablering af Styregruppen, samt vedligeholdelse og udvikling af Basisorganisationen.
Ved Projekt forstås et konkret bygge- eller anlægsarbejde, som Bygherren i henhold til Bygherrens overordnede og interne organisering skal administrere og/eller udføre. Projektet omfatter principielt alle byggeriets faser, fra ide til mangelafhjælpning, men udstrækningen kan variere fra Projekt til Projekt.
Ved Projektspecifikation forstås en samlebetegnelse for den detaljering af Projektet og de ydelser, der indgår under Aftaletrin 1, 2 og 3, og som er en del af aftalegrundlaget for det pågældende Projekt, jf. pkt. 11.1.
Ved Risikopulje forstås en under Aftaletrin 2 særlig afsat procentdel af Entreprisesummen, der anvendes til imødegåelse af fordyrelser og/eller uforudsete udgifter, der ikke er en bygherrerisiko.
Bygherren kan vælge at lade forskellige aktører og rådgivere repræsentere sig eller yde rådgivning under det strategiske partnerskab. DSP er i den forbindelse forpligtet til at samarbejde med de pågældende, som Bygherren måtte have udpeget.
Bygherrens økonomiske og bevillingsmæssige forudsætninger for at indgå forpligtende aftaler vedrørende et Projekt er beskrevet i bilag 7.
DSP er et leveranceteam bestående af [xxx] med [xxx], [xxx] og [xxx], [xxx] og af [xxx], [xxx] som Forpligtende Underleverandører.
Som en afgørende forudsætning for varetagelse af opgaverne under denne Aftale og særligt for at sikre det løbende samarbejde og projektoptimering har DSP etableret en Basisorganisation, der tilpasses efter behov, og som er nærmere beskrevet i tilbuddet, jf. bilag 1.
Begge Parter er forpligtet til at sikre, at viden til gavn for det strategiske partnerskab løbende udveksles mellem DSP og Bygherrens organisation, og at begge Parters organisation besidder den fornødne kapacitet og Modenhed til at realisere det strategiske partnerskab.
Begge Parter er forpligtet til under hele Aftalens løbetid at opretholde de tilbudte og forudsatte kompetencer, som er forudsætningen for et vellykket Strategisk Partnerskab, hvor rettidig og relevant kommunikation samt ordholdenhed er afgørende.
At sikre billigere, bedre byggeri, der afleveres til aftalt tid.
At sikre størst mulig budgetsikkerhed ved brug af en gennemsigtig økonomimodel, inddragelse af relevante rådgiver- og entreprenørkompetencer i planlægningsarbejdet, øget brug af entreprenørens kalkulationer i de tidlige planlægningsfaser, samt at prioritere økonomisk fordelagtige løsninger.
At overføre viden om gode processer og løsninger mellem Projekterne ved at arbejde på tværs af Projekterne og fokusere indsatserne der, hvor behov og potentialer er størst.
At arbejde målrettet med etablering og vedligeholdelse af en tillidsbaseret samarbejdskultur, således at Projekternes ressourcer kan flyttes fra unødige proces- og transaktionsaktiviteter til aktiviteter, der skaber værdi for Projekterne.
At udvikle løsninger, der imødekommer behovene hos alle involverede (win-win tilgang).
At udvikle Projekter, hvor gentagelseseffekten udnyttes, samtidig med at Projekterne kan tilpasse sig den lokale kontekst og de stedspecifikke forhold.
At forbedre samarbejdet gennem løbende evaluering af det strategiske partnerskab, det projektnære samarbejde og de konkrete Projekter.
At samarbejde med Styregruppen om udvikling og vedligeholdelse af en økonomisk benchmarking-model, som mindst skal have en kvalitet, der svarer til det af DSP tilbudte.
At løse uenigheder hurtigt og på lavest mulige niveau om nødvendigt ved mediation, således at bekostelige voldgiftssager undgås i videst muligt omfang.
Det konkrete Projekt gennemføres i henhold til Aftaleseddel med tilhørende Projektspecifikation, hvori bl.a. økonomi, kvalitet, funktionalitet og tid i forbindelse med Projektets gennemførelse fastlægges på et så vidt muligt fuldt oplyst grundlag, jf. pkt. 11.
De ”værktøjer”, som skal anvendes i forbindelse med etablering, vedligeholdelse og udvikling af det strategiske samarbejde er beskrevet i Kravspecifikationen og DSP’s tilbud. Der er navnlig tale om beskrivelse af uddannelse af medarbejdere, workshops, brug af facilitatorer etc. Parterne er forpligtet til løbende at bidrage til udvikling af de beskrevne værktøjer med det formål at forbedre samarbejdet og processerne til gavn for de konkrete Projekter.
Denne Aftale med eventuelle tillæg
DSP’s endelige og bindende tilbud af [dato], jf. bilag 1
Bygherrens udbudsmateriale af [dato] med senere ændringer
ABR 89, jf. bilag 2
ABT 93, jf. bilag 3
Herudover omfatter Aftalen de i pkt. 35 nævnte bilag Nye bilag, der ikke træder i stedet for eksisterende bilag til Aftalen vedlægges samlet som bilag 20 og følgende.
Parterne kan ikke støtte ret på forhandlinger, mødeindhold m.v., der ligger forud for afgivelsen af endeligt og bindende tilbud, jf. bilag 1.
Parterne er enige om, at eventuelle uklarheder i aftalegrundlaget så vidt det er muligt ikke må føre til uenigheder og ansvarsforflygtigelse, og bekræfter således Parternes gensidige ansvar og forpligtelse over for den anden Part i forhold til at søge uklarheder afklaret og uenigheder bilagt under hensyntagen til Aftalens overordnede formål.
Hvis en bestemmelse i Aftalen tilsidesættes som ugyldig, skal Aftalen i øvrigt opretholdes, og den ugyldige bestemmelse erstattes med en gyldig bestemmelse, der i sit indhold ligger så tæt på den ugyldige bestemmelse, som det er muligt.
Bygherren har en intention om at realisere det i bilag 9 beskrevne omfang af Projekterne om end under forudsætning af, at de administrative beslutninger, der er nødvendige for realisering af de konkrete Projekter, træffes. Bygherren er ved sin beslutning om igangsætning af de konkrete Projekter forpligtet til at tage højde for Parternes ressourcer, Projekternes egnethed og det strategiske partnerskabs kadence, produktivitet og modenhed.
DSP er ikke forpligtet til at påtage sig et Projekt, hvis DSP undtagelsesvist på grund af kapacitetsmangel ikke kan løfte opgaven. DSP skal i så fald, på Bygherrens anmodning, redegøre for og dokumentere den konkrete kapacitetsmangel, der begrunder, at Projektet ikke forsvarligt kan eksekveres under det strategiske partnerskabs rammer.
DSP er forpligtet til løbende at tilpasse sin organisation, således at Bygherrens behov for kapacitet i det strategiske partnerskab løbende og fremadrettet kan imødekommes.
Den overordnede ledelse af det strategiske partnerskab varetages af en Styregruppe, der består af følgende:
Bygherre [navn], [firma/organisation]
DSP [navn], [firma]
[navn], [firma]
[navn], [firma]
Styregruppen har følgende primære funktioner:
Strategisk ledelse
Beslutning om ændring af målsætninger, organisering og processer
Beslutning om væsentlige ændringer i Projekterne
Godkendelse af overordnede mål for større Projekters økonomi, tid og bidrag til det strategiske partnerskabs overordnede målsætninger
Evaluering af det strategiske partnerskabs præstation og funktion
Niveau 3 i det strategiske partnerskabs tvistløsningstrappe, jf. pkt. 32.3
Parterne er berettigede til at medtage rådgivere til Styregruppemøder. En Part skal orientere den anden Part, såfremt der medtages rådgivere.
Styregruppen eller udvalgte medlemmer heraf afholder løbende fastlagte møder med en frekvens på et møde hver [xxx] uge, hvor viden deles, og der sker en drøftelse af de overordnede målsætninger, overordnede processer og eventuelle udfordringer, herunder vedrørende samarbejdets forløb.
Hver Part er til enhver tid berettiget til at anmode om, at der afholdes et Styregruppemøde, f.eks. hvis der startes et nyt Projekt.
Operationel ledelse (hvis medlemmer til dels indgår i DSP’s Basisorganisation ):
Den daglige ledelse af det strategiske partnerskab varetages af en Operationel ledelse, der består af følgende:
Bygherre [navn], [firma/organisation]
DSP [navn], [firma]
[navn], [firma]
[navn], [firma]
Den Operationelle ledelse har følgende primære funktioner:
Porteføljestyring
Ledelse i forhold til projektgrupperne
Beslutning om aktivering af Aftaletrin 0 for nye Projekter
Fastsættelse af overordnede mål for det konkrete Projekts økonomi, tid og bidrag til det strategiske partnerskabs overordnede målsætninger
Afholdelse og facilitering af Styregruppens møder
Niveau 2 i det strategiske partnerskabs tvistløsningstrappe, jf. pkt. 32.3
At sikre forankring af den tilbudte vidensdeling
Den Operationelle ledelse eller udvalgte medlemmer heraf afholder ca. 2-4 gange om måneden fastlagte møder, hvor dagligdagsudfordringer opfanges, og hvor innovation og udvikling forankres, og hvor der med udgangspunkt i det økonomiske benchmarking-værktøj sikres løbende effektivisering af Projektets totalværdi og forbedring af samarbejdet. Den konkrete mødefrekvens afhænger af behov og aktivitetsniveau i det strategiske partnerskab.
Projektgrupperne:
Projektgrupperne har følgende primære funktioner:
Gennemførelse af Projekterne
Opfyldelse af projektspecifikke målsætninger
Aktiv deltagelse i udvikling og innovation såvel tværgående som i de konkrete Projekter
Medarbejdere
Som følge af samarbejdets karakter, forpligter Parterne sig til i videst muligt omfang at fastholde og udvikle medarbejderne inden for det strategiske partnerskab, således at medarbejdersammensætningen i Styregruppen, den Operationelle ledelse og Projektgrupperne, jf. pkt. 7, samt øvrige nøglemedarbejdere så vidt muligt er stabilt tilknyttet det strategiske partnerskab.
Parterne bekræfter samtidig deres fælles forpligtelse til at sikre, at det strategiske partnerskab, herunder Projekterne, bemandes med medarbejdere, der besidder de for det tillidsbaserede samarbejde nødvendige forudsætninger og kompetencer, herunder er samarbejdsorienterede og kan arbejde efter fælles mål. Parterne påser, at medarbejderne har modtaget den nødvendige undervisning og træning i at arbejde i det strategiske partnerskab.
Konstaterer Parterne, at en medarbejder – uanset ansættelse hos Bygherren eller DSP – ikke virker til gavn for det strategiske partnerskab, er Parterne forpligtet til at rejse problemstillingen rettidigt og på det relevante niveau i det strategiske partnerskab.
Udskiftning af nøglepersoner eller nøglemedarbejdere, uanset om det er i Basisorganisationen eller i det konkrete Projekt, kan alene ske, hvis udskiftningen er sagligt begrundet, og hvis den nye medarbejder som minimum besidder tilsvarende, relevante kvalifikationer, som gældende for den forrige medarbejder. Såfremt en af Parterne bliver nødsaget til at udskifte nøglepersoner eller nøglemedarbejdere, skal forslag om den nye medarbejder forelægges den anden Part, som herefter har adgang til at komme med indsigelser mod den pågældende medarbejder. Hvis der fremkommer berettigede indsigelser, skal en ny medarbejder bringes i forslag.
Mod det tilbudte vederlag, jf. Tilbudslistens pkt. [xxx], er DSP gennem den dertil etablerede Basisorganisation forpligtet til at deltage i det generelle samarbejde, Styregruppen, den Operationelle ledelse, afklaring på Aftaletrin 0, samt relevante arbejdsgrupper til varetagelse af f.eks. sekretariatsfunktioner og erfaringsopsamling i det strategiske partnerskab.
DSP er forpligtet til gennem hele Aftaleperioden at stille sin Basisorganisation til rådighed for Bygherren mod det tilbudte vederlag. Basisorganisationen varetager styring og ledelse samt bidrager med input, innovations- og forbedringsforslag, når en konkret eller generel situation giver anledning hertil. DSP’s basisorganisation og dens ydelser er i øvrigt nærmere kvalificeret og kvantificeret i DSP’s endelige og bindende tilbud (bilag 1).
I samråd med Xxxxxxxxx foretager DSP i aftaleperioden den nødvendige op- og nedjustering af bemandingen i Basisorganisationen, så den til enhver tid modsvarer det aktuelle og potentielle antal Projekter i overensstemmelse med tilbuddet, jf. bilag 1.
DSP påtager sig at opfylde Bygherrens kvalitative, økonomiske og tidsmæssige mål bedst muligt inden for den til rådighed værende økonomi, og DSP indestår for at tilrettelægge arbejdsgange og indkøb på den for Bygherren mest hensigtsmæssige måde.
DSP’s ydelser under Aftaleperioden skal som minimum svare til det af DSP tilbudte (bilag 1). Tilbudte ydelser, der ikke er omfattet af pkt. 9.2 og 9.3, afregnes efter pkt. 12.2.
Bygherrens ydelser omfatter følgende:
Arealfastlæggelse
Budgetgodkendelser
Betalinger
Grund
Tilvejebringelse af fornødent plangrundlag
Finansielle undersøgelser og godkendelse
Ændringer
DSP’s ydelser omfatter, men er ikke begrænset til, følgende:
Opfyldelse af Projektets målsætninger, herunder især aflevering til aftalt tid, inden for de aftalte økonomiske rammer, og i den aftalte kvalitet
Projektledelse
Bidrag til etablering af optimeringsværktøjer, opnåelse af bedre byggeteknik m.v.
Teknisk rådgivning og projektering, herunder udarbejdelse af oplæg, definering af funktionskrav m.v.
Undersøgelse af myndigheds- og andre lovgivningsmæssige forhold, der påvirker Projektet
Projektoptimering
Kvalitetssikring
Indkøb af materialer m.v.
Udførelse
Tilsyn
Miljø, arbejdsmiljø og sikkerheds- og sundhedskoordinering
Mangeludbedring
Commissioning
Såfremt Commissioning er relevant, vil den konkrete commissioning-proces fremgå af bilag 10. Commissioning-processen har til formål at inddrage driftshensyn i projekteringen samt sikre overgangen fra byggeri til drift, og processen forudsættes indarbejdet i forbindelse med gennemførelsen af de konkrete Projekter.
Såfremt Bygherren vurderer, at der i konkrete Projekter skal indgå yderligere commissioning, eventuelt ved ekstern rådgiver, bistår DSP efter nærmere aftale og mod det i pkt. 12.2 a) nævnte vederlag i processen. Tilsvarende kan Bygherren og DSP i fællesskab udvikle standarder for commissioning, der er tilpasset den måde, hvorpå Projekterne gennemføres i det strategiske partnerskab. DSP’s bistand skal beskrives i Aftalesedlen for det omhandlede Projekt.
Aftaletrinnene er opdelt og fastlagt under hensyntagen til, at der inden overgangen til Aftaletrin 3 er opnået en sådan detaljering af og afklaring om det konkrete Projekt, at Aftaletrin 3 kan gennemføres uden overskridelse af den aftalte tid og økonomi:
Aftaletrin:
0: Behovsafklaring
1: Planlægning
2: Projektforslag
3: Projektering, udførelse og aflevering
Parterne kan i de konkrete Projekter komprimere Aftaletrinene, herunder de leverancer, der er indeholdt på de enkelte Aftaletrin, såfremt det viser sig hensigtsmæssigt, f.eks. som et led i at Optimere eksekveringen af små og/eller simple Projekter.
De respektive Aftaletrin er i øvrigt dynamiske, forstået på den måde, at de efter Parternes aftale kan tilpasses i løbet af aftaleperioden, såfremt det stemmer bedre overens med Parternes samarbejde i praksis.
På tværs af Aftaletrinene skal DSP, såfremt der indgås aftaler med Bygherren vedrørende konkret specificerede opgaver, levere rådgivning og entrepriseydelser. Sådanne konkrete aftaler skal altid indgås inden for rammerne af denne Aftale, og ydelserne skal budgetteres og afregnes i overensstemmelse med bestemmelserne om prissætning, jf. pkt. 12.
Uafhængigt af de respektive aftaletrin skal bygherren godkende samtlige leverancer under hvert aftaletrin.
Parterne detaljerer Projektets elementer og leverancer i en Projektspecifikation, der bl.a. indeholder følgende:
Målsætninger for det konkrete Projekt
Bemanding af Projektgruppe, jf. pkt. 7.5
Projektorganisering i øvrigt, herunder i forhold til eventuelle Brugere og øvrige interessenter
Projektbeskrivelse
Procesbeskrivelser
Ydelsesbeskrivelse for rådgivningsydelserne
Rammer for økonomiopfølgning på hvert Aftaletrin
Projektspecifikationen er dynamisk og tilpasses det aktuelle Aftaletrin, således at den altid er opdateret med det formål at sikre, at der mellem Parterne er enighed om rammerne og vilkårene for det konkrete Projekt.
Såfremt Bygherren er omfattet af krav om OPP-screening, vil de konkrete Projekter være OPP-screenet af Bygherren, inden der indgås Aftaleseddel.
Aftaletrin 0 - behovsafklaring:
Kontraktuelt på Aftaletrin 0:
Der indgås som udgangspunkt ikke Aftaleseddel i forbindelse med DSP’s ydelser på Aftaletrin 0, og det er således denne Aftale alene, der danner den kontraktuelle baggrund for ydelserne på Aftaletrin 0.
Aktiviteter på Aftaletrin 0:
DSP’s Basisorganisation vurderer, hvorledes slutbrugernes behov kan afklares nærmere i planlægningsfasen.
Leverancer på Aftaletrin 0:
På Aftaletrin 0 udarbejder DSP oplæg til Projektspecifikation og et specificeret overslag over omkostninger forbundet med gennemførelse af Aftaletrin 1. Overslaget skal navnligt omfatte:
Oplæg til en økonomisk ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 1, indeholdende planlægning, herunder estimerede udgifter til relevante og nødvendige tekniske forundersøgelser
Beskrivelser og kalkulationer, hvorunder overslaget skal baseres på timeforbrug fordelt på relevante medarbejderkategorier og -ydelser
Overslaget over omkostninger forbundet med gennemførelse af Aftaletrin 1 skal være overordnet, omend indeholde ovennævnte kalkulationer samt Projektspecifikation og en tidsplan.
DSP skal supplerende udarbejde overslag over:
Omkostninger forbundet med gennemførelse af Aftaletrin 2 og 3. Dette overslag skal udarbejdes på baggrund af m²-priser og de foreløbige antagelser over byggeriets karakter.
Parterne skal desuden på dette Aftaletrin identificere, hvilke personer m.v. der skal være kontaktpersoner i Projektet, herunder hos offentlige instanser.
Afregning på Aftaletrin 0:
DSP’s indsats på dette Aftaletrin udføres - med mindre andet er aftalt konkret - af Basisorganisationen mod det tilbudte vederlag, jf. Tilbudslistens pkt. [xxx]. Arbejdet forventes ikke væsentligt at overstige den indsats, der sædvanligvis må ydes i forbindelse med tilbudsafgivelse og behovsafklaring i projekter, hvor der ikke udbetales tilbudsvederlag. Arbejdet forventes konkret at omfatte:
Vurdering af omfang af arbejder i planlægningsfasen
Besigtigelse af bygning eller grund
Xxxxxxxxxx i et til to møder med Xxxxxxxxx
Udarbejdelse af overslag over omkostninger m.v., herunder specifikation og prissætning af diverse tekniske forundersøgelser, jf. ovenfor
Aftaletrin 1 – planlægning:
Kontraktuelt på Aftaletrin 1:
Parterne underskriver Aftaleseddel om gennemførelse af det konkrete Projekt med en økonomisk ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 1.
Aktiviteter på Aftaletrin 1:
Aftaletrin 1 omfatter alle relevante aktiviteter i forbindelse med gennemførelse af forundersøgelser, udarbejdelse af ideoplæg og udarbejdelse af et byggeprogram. Byggeprogrammet skal overholde myndighedskrav og opfylde Bygherrens funktionskrav for det konkrete Projekt.
Leverancer på Aftaletrin 1:
DSP’s indsats på Aftaletrin 1 omfatter detaljeret beskrivelse af byggeri, tidsplan og økonomi, hvilket navnligt omfatter følgende delydelser:
Tekniske undersøgelser og rapportering til brug for prissætning mv.
Stillingtagen til niveauet for tværfaglig projektgranskning
Ideoplæg til drøftelse
Byggeprogram
Tidsplan for projektering og udførelse
Tidsplan for overdragelse til Bygherren, inklusiv eventuel genhusning af eventuelle Brugere og etapeopdeling
Specificeret kalkulation af omkostninger til DSP’s rådgivningsydelser under Aftaletrin 2, herunder projekteringsomkostninger til og med projektforslag og eventuelle supplerende tekniske forundersøgelser
Specificeret kalkulation af Entreprisesum, opdelt i de elementer, der indgår i den samlede prissætning og afregning efter pkt. 12.
Risikovurdering
Alle ovennævnte leverancer skal udføres i overensstemmelse med de beskrivelser, som er indeholdt i DSP’s tilbud.
Omfanget af de ydelser, der skal leveres, fremgår af Aftalesedlen med henvisning til en projektspecifik ydelsesbeskrivelse, hvori der også tages stilling til spørgsmål om projektgranskning m.v.
På baggrund af ovenstående leverancer fastsættes den økonomiske ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 2 og 3 af Bygherren og DSP i fællesskab.
Afregning på Aftaletrin 1:
DSP afregnes efter medgået tid, jf. pkt. 12, og inden for den økonomiske ramme for DSP’s ydelser på Aftaletrin 1.
Medgået tid, uanset om arbejdet udføres af DSP eller DSP’s underrådgivere, underentreprenøren eller øvrige underleverandører, afregnes efter de tilbudte timesatser, således som disse fremgår af den i tilbuddet udfyldte Tilbudsliste pkt. 1 (bilag 1). Arbejde, som ikke er omfattet af Tilbudslisten (bilag 1), prissættes efter den ydelse på Tilbudslisten, som ligner den konkrete ydelse mest muligt. Der tillægges ikke administrationstillæg eller andre tillæg.
Aftaletrin 2 – projektforslag og prissætning:
Kontraktuelt på Aftaletrin 2:
Parterne bekræfter skiftet til Aftaletrin 2, der indeholder en økonomisk ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 2 og 3.
Aktiviteter på Aftaletrin 2:
Aftaletrin 2 omfatter dialog om det konkrete Projekt samt udførelse af de rådgivningsmæssige ydelser, der er nødvendige for at gennemføre de leverancer, der er beskrevet nedenfor.
Leverancer på Aftaletrin 2:
Dispositionsforslag
Projektforslag
Prissætning for Projektets gennemførelse, der skal holdes inden for den økonomiske ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 2 og 3, og som indeholder den mellem Parterne aftalte Risikopulje
Beskrivelse og prissætning af arbejde i grænsefladerne til Bygherreleverance og/eller tredjemandsleverancer
Entreprisesum:
Frem til og med og umiddelbart efter projektforslag, dvs. ved afslutning af Aftaletrin 2, og inden for den økonomiske ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 3, fastlægges Entreprisesummen mellem Parterne på grundlag af oplæg fra DSP og i overensstemmelse med principperne for projektøkonomien, jf. pkt. 12.
Afregning på Aftaletrin 2:
DSP afregnes efter medgået tid, jf. pkt. 12, og inden for den økonomiske ramme for DSP’s ydelser på Aftaletrin 2.
Medgået tid, uanset om arbejdet udføres af DSP eller DSP’s underrådgivere, underentreprenører eller øvrige underleverandører, afregnes efter de tilbudte timesatser, således som disse fremgår af den i tilbuddet udfyldte Tilbudsliste pkt. 1 (bilag 1). Arbejde, som ikke er omfattet af Tilbudslisten (bilag 1), prissættes efter den ydelse på Tilbudslisten, som ligner den konkrete ydelse mest muligt. Der tillægges ikke administrationstillæg eller andre tillæg.
Kontraktuelt på Aftaletrin 3:
Parterne bekræfter skiftet til Aftaletrin 3, som svarer til en totalentreprisekontrakt på de vilkår, der er beskrevet i nærværende Aftale og i øvrigt i henhold til ABT 93, jf. bilag 3. Aftaletrin 3 skal indeholde en specificeret opgørelse af Entreprisesummen inklusivt Dækningsbidrag, således som Entreprisesummen er opgjort under Aftaletrin 2 og med den opdeling, der er beskrevet i pkt. 12.7.
Aktiviteter på Aftaletrin 3:
Aftaletrin 3 omfatter udførelse af Projektet herunder rådgivning, som bl.a. omfatter udarbejdelse af myndighedsprojekt, hovedprojekt, fagtilsyn og projektopfølgning, samt samtlige ledelsesmæssige rådgivningsydelser under Aftaletrin 3, herunder byggeledelse, projekteringsledelse og udførelsen af selve byggeriet. Det er under dette Aftaletrin i det hele DSP’s ansvar og risiko, at Projektet kan gennemføres til den aftalte Entreprisesum.
Leverancer på Aftaletrin 3:
DSP udfører efter en nærmere aftalt tidsplan Projektet, herunder omfattende myndighedsprojekt, hovedprojekt og håndværksmæssige ydelser inkluderende byggeplads og vinterforanstaltninger. Heri indgår følgende:
As built-materiale, Kvalitetssikringsmateriale (KS) og Drifts- og Vedligeholdsmateriale (DV)
Ibrugtagningstilladelse
Dokumentation for overholdelse af Byggeprogram
Deltagelse i afleveringsforretning
Deltagelse i 1-årsgennemgang
Deltagelse i 5-årsgennemgang
Mangeludbedring
Byggeregnskab
Afregning på Aftaletrin 3:
Entreprisesummen som fast pris eventuelt mængdebaseret afregnes i rater i overensstemmelse med en godkendt betalingsplan.
Prissætningen og afregningen af DSP’s ydelser i det konkrete Projekt sker på baggrund af nedenstående under litra a) - e) oplistede elementer, idet de nævnte elementer i udgangspunktet omfatter den fulde vederlæggelse til DSP, jf. dog pkt. 12.5. I det omfang en ydelse ikke er specifikt nævnt, skal den betragtes som værende omfattet af Dækningsbidraget, jf. pkt. 12.9.
Rådgivning under Aftaletrin 1 og 2, som afregnes efter medgået tid i henhold til Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5), jf. pkt. 12.3.
Håndværkerudgifter, der beregnes efter pkt. 12.8 og Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5).
Dækningsbidrag, der beregnes på baggrund af den tilbudte Dækningsbidragssats efter Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5), jf. pkt. 12.9.
Intern teknisk rådgivning, der beregnes på baggrund af den tilbudte procentsats efter Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5), jf. pkt. 12.10.
Såfremt det konkret er relevant, kan rådgivning f.eks. en forundersøgelse dog udføres efter underhåndsbud.
Ydelser under Aftaletrin 3, som ikke er indeholdt i pkt. 12.2, litra a) - e) eller pkt. 12.4, anden og tredje linje, ovenfor, og som ikke er omfattet af Tilbudslisten (bilag 5), prissættes efter kalkulationsprincipper, som for ikke må føre til højere pris for Projektet end en samlet kalkulation efter Molio Prisdata til enhver tid gældende bruttoprisbøger uden salær, inklusiv tilbudt tillæg/fradrag. Der tillægges ikke administrationstillæg eller andre tillæg, som ikke er nævnt i Aftalen, uanset om arbejdet udføres af DSP selv eller af underrådgivere, underentreprenører eller øvrige underleverandører.
Alle omkostninger under Aftaletrin 3 skal kunne rummes inden for Entreprisesummen, der er fastsat i Aftalesedlen, Aftaletrin 3.
Molio Prisdata til enhver tid gældende bruttoprisbøger uden salær, inklusiv tilbudt tillæg/fradrag i henhold til DSP’s tilbud, jf. Tilbudslistens pkt. 1 (bilag 1), og/eller
Opgørelsesmetoden for Håndværkerudgifterne kan kombineres i det konkrete Projekt.
Håndværkerudgifterne skal til brug for prissætningen opgøres, som hvis der er tale om fagentrepriser.
Ad. i:
Udgangspunktet for prissætning er Molio Prisdata til enhver tid gældende bruttoprisbøger uden salær, inklusiv tilbudt tillæg/fradrag i henhold til DSP’s tilbud, jf. Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5).
I prissætningen skal være indeholdt alle tillæg, herunder omkostningstillæg, omkostninger til kørsel og anden transport, kontorhold, m.v.
Prisen omfatter desuden sædvanlige service- og driftsaftaler, som måtte være knyttet til de omhandlede ydelser.
Prissætningen på baggrund af Xxxxx Xxxxxxxx prisbøger uden salær, inklusiv tilbudt tillæg/fradrag, jf. Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5), er maksimumpriser, der løbende skal suppleres med erfaringspriser, efterhånden som det strategiske partnerskab realiseres. Såfremt erfaringstal fra flere gennemførte Projekter i det strategiske partnerskab dokumenterer, at et arbejde bør kunne udføres til en lavere pris, end den, der fremkommer ved anvendelse af Molio Prisdata prisbøger jf. Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5), er det den lavere pris, der skal anvendes ved prissætning.
Ved prisdannelsen af håndværkerudgifterne efter nr. 1) er den strategiske partner ikke konkret forpligtet til at dokumentere, at Molio Prisdata-priserne (eller de eventuelt lavere erfaringspriser) er anvendt på samtlige elementer i beregningen, men Molio Prisdata-priserne (eller de lavere erfaringspriser) udgør det maksimale beløb, håndværkerudgifterne kan fastsættes til.
Bygherren kan – hvis der er tvivl om, hvorvidt prisen for Projektet er korrekt, sende priserne til en beregner for egen regning. Den strategiske partner skal herefter på forlangende kunne eftervise, at der ikke kunne opnås en lavere pris ved anvendelse af Molio Prisdata priser (eller de lavere erfaringspriser).
Ad. ii:
Prissættes Projektet, eller dele heraf, ikke af DSP efter pkt. 12.8 (i), skal DSP afholde udbud/indhente tilbud efter gældende udbudsregler efter en fuldmagtsmodel for DSP’s regning og på sædvanlige vilkår. DSP kan i så fald ikke selv byde på opgaven.
Førelse af en eventuel klagesag i forbindelse med afholdelse af udbud m.v. forestås af Bygherren, men udgifter forbundet med sagen afholdes ultimativt af DSP, såfremt klageren får medhold, medmindre DSP kan godtgøre, at DSP ikke kan bebrejdes sagens udfald. DSP er forpligtet til at bistå under klagesagen med fremskaffelse af oplysninger, dokumentation m.v.
Intern teknisk rådgivning omfatter al rådgivning, der er nødvendig for at gennemføre Projektet, herunder – men ikke begrænset til – myndighedsprojektering, hovedprojektering, fagtilsyn og projektopfølgning, samt samtlige ledelsesmæssige rådgivningsydelser under Aftaletrin 3, herunder byggeledelse, projekteringsledelse og IKT-ledelse. Intern teknisk rådgivning beregnes og fastlåses ved skift til Aftaletrin 2 som et fast beløb i DKK på baggrund af prissætningen af Håndværkerudgifterne og af de vejrligsbestemte vinterforanstaltninger i henhold til den tilbudte procentsats efter Tilbudslistens pkt. [xx] (bilag 5).
Årstidsbestemte vinterforanstaltninger er indeholdt i prissætningen nævnt i 13.8.
De vejrligsbestemte vinterforanstaltninger for Projekter, hvor der efter den aftalte tidsplan skal udføres arbejde i vinterperioden, prissættes til henholdsvis 1 pct. af de estimerede Håndværkerudgifter (renovering og ombygning) og 1,5 pct. af de estimerede Håndværkerudgifter (nybyggeri) opgjort i overensstemmelse med pkt. 12.8. Der foretages relevante og hensigtsmæssige justeringer af det opgjorte beløb under hensyntagen til Projektets konkrete omstændigheder.
DSP har som følge af betalingen for både årstids- og vejrligsbestemte vinterforanstaltninger den fulde risiko for eventuelle yderligere omkostninger forbundet med vinterforanstaltninger, uanset art og omfang.
Der er fuld åbenhed om økonomien, jf. pkt. 13, og Parterne har en ufravigelig målsætning om at sikre, at økonomien holdes inden for de fastsatte økonomiske rammer, uanset Aftaletrin. Parterne vil løbende søge at optimere økonomien med henblik på at opnå en øget indtjening/besparelse for alle Parter.
Betalingsbetingelser
Betaling skal ske i overensstemmelse med betalingsbetingelserne, der fremgår af bilag 12.
Parterne kan i fællesskab fastsætte en procedure, hvorefter DSP’s underrådgivere, underentreprenører eller øvrige underleverandører er berettiget til at fakturere direkte over for Bygherren, forudsat at det klart fremgår af fakturaen, at den er attesteret og anvist til betaling af DSP’s ledelse på det konkrete Projekt.
Det er ligeledes en betingelse for fakturering direkte over for Bygherren, at fakturering sker i overensstemmelse med Bygherrens til enhver tid værende betalingsbetingelser, jf. bl.a. pkt. 12.13. Fakturering efter denne bestemmelse ændrer ikke på DSP’s ansvar under Xxxxxxx, jf. pkt. 25.
Timepriser – indeksering
Timepriserne, jf. pkt. 12.2, litra a, reguleres den 1. juli hvert år efter Danmarks Statistiks ”Byggeomkostningsindeks for boliger” (BYG42), på baggrund af stigningen fra 1. kvartal året før til 1. kvartal samme år.
Den første 1. juli [xxx] indekseres timepriserne dog på baggrund af stigningen i indekset fra [xxx] kvartal [xxx] til [xxx] kvartal [xxx], og derefter den 1. juli [xxx] med stigningen i indekset fra 1. kvartal [xxx] til 1. kvartal [xxx] og så fremdeles.
Fastpriscirkulæret - indeksering
Projektets Aftaletrin 3 udføres i henhold til pris og tid cirkulæret, jf. cirkulære nr. 174 af 10. oktober 1991 om fast pris og tid som senest ændret ved cirkulære nr. 9784 af 28. november 2003.
Fastprisperioden udløber 12 måneder efter datoen for underskrift af Aftalesedlen, Aftaletrin 3, hvorefter der sker regulering i overensstemmelse med cirkulæret efter Danmarks Statistiks ”Byggeomkostningsindeks for boliger” (BYG42).
Åbne bøger
Det er et gennemgående princip for det strategiske partnerskab, at der arbejdes med ”åbne bøger”. Formålet hermed er at sikre overholdelse af Bygherrens samlede økonomi i det konkrete Projekt, uanset om ydelsen konkret leveres af DSP, af Bygherren selv, f.eks. i form af bygherreleverancer og/eller i form af f.eks. ekstern bygherrerådgivning. Dette formål skal iagttages under samtlige Aftaletrin.
DSP’s økonomi i Projektet skal således være baseret på et åbent kalkulationssystem og være fuldstændig transparent og tilgængelig for Bygherren. DSP skal i den forbindelse sikre, at ethvert indkøb og enhver beregning til brug for Projektet specificeres, herunder fordeles på materialer, risiko m.v., hvor det måtte være relevant.
Forpligtelsen til at sikre transparens og overholde princippet om åbne bøger finder tilsvarende anvendelse på DSP’s eventuelle underentreprenører og leverandører. DSP er således forpligtet til at sikre, at der altid leves op til det mellem DSP og Bygherren aftalte, uanset om arbejdet udføres af DSP eller af andre.
Bygherren kan til enhver tid kræve indsigt i DSP’s projektøkonomi, og DSP skal altid kunne fremvise behørig dokumentation for indkøb, timeopgørelser m.v.
Parterne aftaler, hvorledes princippet om åbne bøger bedst gennemføres i praksis. Metoden til sikring heraf fastlægges mellem Parterne senest en måned efter Aftalens underskrift.
DSP er forpligtet til at sikre, at DSP’s ydelser leveres med bistand fra den relevante, tilbudte medarbejderkategori. Selv om DSP vælger at anvende en dyrere medarbejderkategori end nødvendigt, vederlægges DSP alene for den aftalte kategori.
Som en del af økonomistyringen skal DSP løbende i alle Projektets faser aflevere status på Projektets stade, samlet økonomi og risici. Status skal fremsendes ved anvendelse af Bygherrens ”skabelon til projekt- og økonomistatus” (bilag 13). Status fremsendes til Projektgruppen.
Optimering
Et grundlæggende formål med det strategiske partnerskab er at skabe et gensidigt tillidsfuldt samarbejdsforum, hvor der løbende arbejdes med Optimering og bedst mulig udnyttelse af mulige gentagelseseffekter. DSP er derfor stedse og i alle byggeriets faser forpligtet til at arbejde for at finde løsninger, der er økonomisk hensigtsmæssige, og som respekterer det konkrete byggeris livscyklus, og DSP er forpligtet til at søge allerede valgte løsninger Optimeret. Bygherrens omkostninger ved opførelse og renovering af byggeri skal løbende over Aftalens løbetid nedbringes mærkbart.
Med det formål og for at understøtte den fælles motivation for Optimering gennem hele Projektet fastlåses DSP’s Dækningsbidrag og honorar for Intern teknisk rådgivning under Aftaletrin 3 i faste beløb i DKK, når den økonomiske ramme for DSP’s ydelser under Aftaletrin 2 og 3 fastlægges. Denne fastlåsning indebærer en kapitalisering af Dækningsbidraget og honoraret for Intern teknisk rådgivning, som dermed vil være indeholdt som faste beløb i Entreprisesummen, der ikke ændres, selvom Håndværkerudgifterne reduceres f.eks. som følge af DSP’s Optimeringer.
Ved forøgelse af Håndværkerudgifterne som følge af forhold, der ikke tilfører Bygherren konkret værdi, og som DSP ikke kunne eller burde have forudset, fastholdes Dækningsbidraget og honoraret for Intern teknisk rådgivning ligeledes i faste beløb i DKK, således at Bygherren alene betaler de øgede Håndværkerudgifter.
Ved forøgelse af Håndværkerudgifterne som følge af Bygherrens udvidelse af det konkrete Projekt, fastsættes Håndværkerudgifterne i overensstemmelse med pkt. 12.8, herunder med tillæg af DSP’s Dækningsbidragssats og sats for Intern teknisk rådgivning.
Ved forøgelse af Håndværkerudgifterne som følge af Bygherrens udvidelse af det konkrete Projekt, skal der underskrives allonge til Aftalesedlen, hvor den supplerende Entreprisesum/ekstraarbejderne opgøres i overensstemmelse med pkt. 12.
Såfremt der – på trods af Parternes fokus i den tidlige indsats – opstår ændrede forudsætninger, behov og/eller ønsker, der påvirker økonomi, kvalitet og/eller tid, bistår DSP uden særskilt vederlag i forbindelse med prissætning, konsekvensanalyse og kommunikation om følgerne af de ændrede forudsætninger, behov og/eller ønsker, således at Projektgruppen kan foretage prioriteringerne inden for den til rådighed værende økonomi.
Omprojektering
Såfremt den økonomiske ramme for DSP’s ydelser på Aftaletrin 2 og 3, eller priser, der aftales på Aftaletrin 3, ikke kan overholdes, er DSP forpligtet til uden vederlag at foretage relevant omprojektering med henblik på at sikre overholdelse af den økonomisk ramme for DSP’s ydelser på Aftaletrin 2 og 3 og under hensyntagen til indgåede aftaler med Bygherren, herunder tilrette projekt- og myndighedsforslag, og om nødvendigt justere afholdte udbud eller gennemføre nye udbud.
Hvis DSP kan godtgøre, at overskridelsen af den Bindende økonomiske ramme for DSP’s ydelser på Aftaletrin 2 og 3 for det konkrete Projekt i Aftaleseddel 3 skyldes forhold, som DSP ikke kunne eller burde have taget højde for, honoreres DSP for arbejdet forbundet med omprojekteringen efter medgået tid i henhold til pkt. 11 og 12.
Såfremt to følgende Projekter efter det dagbodudløsende Projekt afleveres inden for de for disse Projekter fastsatte ABT 93-afleveringsfrister, tilbagebetales den erlagte dagbod til DSP efter aflevering af det sidste af de to følgende Projekter, jf. dog pkt. 18.6.
Hvis det dagbodudløsende Projekt udgør det sidste Projekt inden for Aftaleperioden, jf. pkt. 5.1, tilbagebetales den erlagte dagbod ikke.
Der tilskrives ikke renter af dagbodbeløbet, og beløbet indeksreguleres ikke.
Risikopulje
Afhængig af Projektets karakter og inden for de rammer herfor, som måtte være indeholdt i DSP’s tilbud (bilag 1), afsættes som en del af Entreprisesummen en Risikopulje, der specificeres særskilt i Aftaleseddel 3. Risikopuljen kan for det konkrete projekt udgøre fra 0-[xx] promille af Håndværkerudgifterne. Risikopuljen er ikke genstand for regulering under projektets udførelse.
Risikopuljen nedskrives krone for krone for enhver overskridelse af den i Aftaleseddel 3 aftalte Entreprisesum, uanset årsagen til overskridelsen.
I Byggeregnskabet opgøres den ikke nedskrevne del af Risikopuljen, hvoraf [xx] % udbetales til DSP senest en måned efter byggeregnskabets endelige godkendelse.
Opstart og vedligeholdelse af det strategiske partnerskab
Inden for rammerne af det gennemførte udbud og denne Aftale tilrettelægger og gennemfører Parterne i fællesskab en proces i forbindelse med opstart af det strategiske partnerskab. Dette sker med henblik på at sikre den nødvendige tilpasning og integration mellem Bygherren og DSP og med henblik på at konkretisere det strategiske partnerskabs organisering, herunder etablere relevante og hensigtsmæssige procedurer, som det strategiske partnerskab skal fungere under. Parterne kan endvidere beslutte at justere den under pkt. 7 fastlagte organisering.
Under processen skal parterne afklare, hvorledes det strategiske partnerskab bedst muligt kan organiseres med henblik på at sikre det strategiske partnerskab en god start, ligesom Parterne skal vedtage og gennemføre et fælles uddannelsesforløb for de dele af Parternes organisationer, der skal arbejde inden for det strategiske partnerskab.
Forud for etablering af samarbejdsorganisationen, jf. pkt. 7, og senest to måneder efter underskrift af denne Aftale, afholdes en møderække mellem Parterne og den af Parterne i fællesskab udpeget Partnerskabsmoderator, hvor principperne for samarbejdet i Styregruppen, den Operationelle ledelse og Projektgrupperne nærmere fastlægges. Samtidig aftales mødefrekvenser, og der udarbejdes forretningsorden for arbejdet i Styregruppen og den Operationelle ledelse.
Parterne er forpligtet til løbende at foretage relevante, hensigtsmæssige og nødvendige ændringer af det strategiske partnerskabs organisering og procedurer med det formål at sikre det strategiske partnerskab det bedst mulige forløb og udvikling. I det omfang der udarbejdes beskrivende bilag, f.eks. organisationsdiagrammer, indgår disse som nye bilag til denne Aftale.
Det strategiske partnerskabs præstationer skal løbende måles og evalueres, herunder med henblik på at kunne servicere og følge op på det strategiske partnerskabs udvikling, samt kommunikere det strategiske partnerskabs præstationer og udvikling internt og eksternt jf. pkt. 21.6. På denne baggrund skal DSP arbejde med effektive evalueringsværktøjer gennem hele samarbejdsprocessen, der mindst svarer til de værktøjer og metoder, som er indeholdt i DSP’s tilbud (Bilag 1).
Som led i møderækken, jf. pkt. 21.3, skal DSP og Bygherren i fællesskab udvikle og med afsæt i DSP’s tilbud konkretisere effektive evalueringsværktøjer, der bl.a. skal sikre, at:
Projekternes økonomi, kvalitet, funktionalitet og tid kan sammenlignes med andre tilsvarende byggeprojekter, med henblik på at synliggøre og dokumentere det strategiske partnerskabs præstationer.
Kvaliteten af samarbejdet i de konkrete Projekter måles effektivt, herunder med henblik på opfølgning og forbedring af det strategiske partnerskab til gavn for produktiviteten, medarbejdernes trivsel og øvrige interessenters tilfredshed med det strategiske partnerskab.
DSP er selv ansvarlig for at holde sig opdateret i forhold til love og regler, der omfatter DSP’s arbejde, om end Xxxxxxxxx stiller sin organisation til rådighed for vejledning og sparring.
IKT
I det omfang, Bygherren er omfattet af regler om anvendelse af informations- og kommunikationsteknologi (IKT) i offentligt byggeri, skal DSP for hvert Projekt overholde Bygherrens generelle og projektspecifikke IKT-krav, uanset om de følger af offentligretlig regulering eller Bygherrens egen standard (bilag 15).
Bygherrens CSR-politik, Arbejdsklausulen samt krav om beskæftigelse af praktikanter er genstand for lejlighedsvise ændringer, som DSP er forpligtet til at indarbejde i sin organisation m.v. Medfører ændringerne imidlertid øgede økonomiske byrder for DSP i forhold til det i bilagene forudsatte, kompenserer Bygherren DSP herfor på baggrund af dokumenterede omkostninger.
DSP’s ydelser på Aftaletrin 3 leveres som totalentrepriseydelser omfattet af ABT 93 jf. bilag 3.
Når et konkret Projekt overgår fra Aftaletrin 2 til 3, overtager DSP således det samlede ansvar for Projektet på totalentreprisevilkår. Overgangen til ABT 93 medfører ikke, at Bygherren giver afkald på deltagelse i arbejdet med afbalancering af Projektets økonomi, kvalitet og tid, ligesom det ikke ændrer Parternes samarbejdsforpligtelser og målsætninger i øvrigt for det strategiske partnerskab, herunder navnlig DSP’s forpligtelse til løbende at Optimere Projekterne på alle Aftaletrin.
DSP’s ansvar påvirkes ikke af, hvilken person eller kompetence der konkret udfører arbejdet for DSP, eller om arbejdet udføres af tredjemand, herunder underrådgivere, underentreprenører eller øvrige underleverandører. Ansvaret påvirkes heller ikke af, om Projektet måtte ophøre, før det er gennemført.
I det omfang DSP er organiseret i et konsortium eller lignende, hæfter alle konsortiedeltagere solidarisk over for Bygherren.
Forpligtende Underleverandører hæfter ikke direkte over for Bygherren.
Herudover kan hver Part ophæve Aftalen, såfremt den anden Part væsentligt misligholder Aftalen. Som eksempel på væsentlig misligholdelse er manglende sikkerhedsstillelse og manglende efterlevelse af Bygherrens gældende CSR-politik og Arbejdsklausul.
Såfremt DSP tages under rekonstruktion eller erklæres konkurs, betragtes det som væsentlig misligholdelse af Aftalen.
Økonomiske mellemværender afgøres på baggrund af indholdet af Aftalen, præciseret af aftaler indgået på Aftaletrin 1, 2 og 3.
Pålagt ophør
Pålægges Bygherren af en domstol eller anden kompetent offentlig myndighed (herunder Klagenævnet for Udbud) at bringe Aftalen, inklusive Aftalesedler, helt eller delvist til ophør, er Bygherren berettiget hertil med rimeligt varsel. I det tilfælde har DSP alene krav på erstatning svarende til negativ kontraktinteresse og rimeligt vederlag for sin ophørsbistand. Derudover har DSP intet krav mod Bygherren.
Rettigheder til projektmateriale
For samtlige Projekter er Bygherren berettiget til diskretionært at anvende, genanvende og ændre det projektmateriale, inklusive tegninger, beskrivelser, bygningsmodeller mv., som er udarbejdet af DSP. Endvidere kan Bygherren anvende udarbejdede Projekter i brochurer, avisartikler, markedsføring og lignende. På Bygherrens skriftlige anmodning er DSP forpligtet til at udlevere projektmateriale i elektronisk form til Bygherren, idet DSP samtidig har pligt til at slutafregne de pågældende Projekter og ret til at modtage betaling herfor.
Anvender, genanvender eller ændrer Bygherren projektmateriale uden DSP’s medvirken, herunder efter Aftaleperiodens ophør, har DSP intet ansvar for de i projektmaterialet indeholdte anvisninger og beregninger.
For hvert projekt skal DSP sikre, at der er tegnet relevante forsikringer i overensstemmelse med kravene i (bilag 18). DSP skal til enhver tid på forlangende kunne dokumentere, at forsikringerne er i kraft.
Bygherrens generelle forsikringsdækning samt forsikring på de konkrete Projekter er nærmere beskrevet i bilag 17.
Sikkerhedsstillelse
Til sikkerhed for DSP’ forpligtelser efter Aftalen skal DSP senest 10 arbejdsdage efter Aftalens tiltrædelse stille en garanti i anerkendt bank eller finansielt selskab på [DKK XX]. Garantien skal udformes i overensstemmelse med skabelonen for DSP’s sikkerhedsstillelse (bilag 19) og i øvrigt opfylde reglerne i ABT 93 § 6.
Med det formål, at Garantien til enhver tid udgør en betryggende sikkerhed for DSP’s forpligtelser vedrørende igangværende og afsluttede Projekter, reguleres garantien 2 gange om året i henholdsvis [xx] måned og [xx] måned.
De halvårlige reguleringer af Garantien foretages således, at Garantien til enhver tid svarer til 12,5 % af prisen for samtlige igangværende Projekter og Projekter afleveret inden for et kalenderår, således som prisen for disse Projekter er fastlagt i Aftaleseddel 3 + eventuelle tillæg.
Garantien kan reguleres både i opadgående og nedadgående retning, og efter aflevering af det sidste Projekt under nærværende aftale kan Garantien løbende nedskrives, således at den til enhver tid svarer til 10 % af prisen for Projekter afleveret inden for 1 år + 2 % af prisen for Projekter afleveret inden for de forløbne 1-5 år.
Den til enhver tid værende Xxxxxxx skal tjene til sikkerhed for alle DSP’s forpligtelser efter Aftalen og skal kunne anvendes fuldt ud til opfyldelse af DSP’s forpligtelser på et enkelt Projekt.
Såfremt garantien for et Projekt ikke stilles eller genetableres/opdateres i overensstemmelse med Aftalen, kan Bygherren enten foretage tilbagehold i skyldige forfaldne betalinger svarende til det garantibeløb, som skulle have været etableret, eller ophæve Aftalen.
Konkurs
Hvis et konsortiemedlem/en interessent i DSP eller en Forpligtende Underleverandør standser sine betalinger, indleder forhandlinger om akkord, anmoder om rekonstruktion, træder i likvidation eller går konkurs, er DSP berettiget til at udskifte konsortiemedlemmet/interessenten med et nyt konsortiemedlem/interessent med samme kvalifikationer som det udtrædende konsortiemedlem/interessent og på baggrund af Bygherrens forudgående godkendelse. Udskiftningen skal ske med respekt af konkurslovens regler.
Voldgift skal imidlertid søges undgået, hvorfor enhver uenighed om forståelsen af Aftalen og Parternes forpligtelser under de enkelte aftaletrin, herunder vedrørende Projekterne, skal søges afklaret ved dialog mellem de personer, hvor uenigheden er opstået.
niveau – Uenigheden søges afklaret mellem Parternes projektledere snarest muligt og inden for fem arbejdsdage.
niveau – Uenigheden forelægges den Operationelle ledelsesgruppe, der søger uenigheden afklaret inden for yderligere fem arbejdsdage.
niveau – Uenigheden forelægges Styregruppen, der søger uenigheden afklaret inden for yderligere 10 arbejdsdage.
niveau – Uenigheden søges løst ved anvendelse af certificeret Mediator, som bidrager til uenighedens afklaring inden for yderligere 20 arbejdsdage, jf. pkt.33.
niveau – Uenigheden forlægges en opmand, der søger uenigheden afklaret inden for 30 arbejdsdage, jf. pkt. 33.7 - 33.13.
niveau - Kan uenigheden ikke afklares, kan hver af Parterne begære sagen afgjort ved Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed (VBA).
Der indgås særskilt aftale mellem Parterne og Mediator om mediationsprocessen og om principperne for honorering af Mediator.
Den til projektet tilknyttede Mediator skal aktiveres af Styregruppen, straks efter at det konstateres, at tvisten ikke lader sig løse mellem parterne uden Mediation.
Mediator indkalder hurtigst muligt Parternes Beslutningsdygtige Repræsentanter til Mediation, hvor hver Part forelægger sin opfattelse af tvisten, hvorefter Mediator gennem de processer, der er kendetegnet ved Mediation forsøger at Mediere et forlig mellem Parterne.
Mediator skal hurtigst muligt efter aktivering af Mediator søge afklaret, om sagen lader sig afgøre ved Mediation, eller om sagen skal henvises til opmand/voldgift. Parterne skal medvirke loyalt til, at Mediation gennemføres hurtigt og på et møde med de involverede, hvor der afsættes rigeligt tid til mediationsprocessen.
Omkostningerne til Mediator afholdes, uanset udfaldet af Mediationen, af Parterne med halvdelen hver, og hver Part afholder egne omkostninger. Omkostninger til mediationsprocessen: Omkostninger, som en Part har afholdt til Mediation, kan ikke senere medtages som en del af et krav, der præsenteres for Opmanden eller forelægges for voldgift.
Ved indgåelse af Aftalen træffer Parterne i fællesskab beslutning om en uvildig person, der skal fungere som opmand. Beslutningen om valg af opmand skal være truffet senest otte uger efter, at Parterne har skrevet under på Aftalen.
Udvikler en uenighed mellem Parterne sig til en tvist, dvs. at uenigheden ikke har kunnet løses på første, andet, tredje eller fjerde niveau i det strategiske partnerskab inden for de fastsatte frister, kan hver Part forlange, eller Parterne i fællesskab beslutte, at tvisten forelægges den uvildige opmand i overensstemmelse med reglerne i nærværende bestemmelse.
Til brug for opmandens vurdering udarbejder Parterne hver deres beskrivelse af tvisten, herunder en nøje angivelse af, hvilke forhold opmanden anmodes om at vurdere. Den enkelte Part fremlægger de dokumenter og oplysninger, den enkelte Part anser for nødvendige i sagen.
Parterne træffer i fællesskab beslutning om, hvorledes tvisten skal forelægges for opmanden, og hvorvidt Parterne skal udarbejde skriftlige eller afgive mundtlige indlæg for opmanden. Såfremt Parterne ikke kan blive enige om, hvorledes tvisten skal forelægges opmanden, træffer opmanden beslutning om, hvorledes tvisten forelægges opmanden – herunder om der skal gennemføres besigtigelse – samt fastsætter frister for eventuelle skriftlige indlæg, fremsendelse af dokumenter m.v.
Opmandens forslag til en løsning af tvisten skal foreligge senest 30 arbejdsdage efter, at en Part har anmodet om, at en tvist forelægges opmanden. Vedrører tvisten helt ekstraordinært komplicerede forhold, kan opmanden dog forlænge fristen til 45 arbejdsdage.
Opmandens forslag til en løsning af tvisten skal efterleves, indtil voldgiftsrettens kendelse foreligger, eller Parterne indgår forlig om spørgsmålet. Såfremt der ikke senest 30 arbejdsdage efter Parternes modtagelse af opmandens forslag til løsning af tvisten er anlagt voldgiftssag ved VBA vedrørende tvisten, anses opmandens forslag til løsning for bindende og endelig for Parterne.
Opmandens forslag til en løsning af tvisten kan fremlægges under den efterfølgende voldgiftssag, men kan ikke sidestilles med syn og skøn.
Opmanden fungerer også som sagkyndig i henhold til reglerne i ABT 93 § 46, hvis der skal træffes afgørelse om berettigelsen af et krav om udbetaling under garantien, jf. ABT 93 § 6, medmindre garanten kræver, at VBA skal udpege en sagkyndig efter ABT 93 § 46. Såfremt Parterne er uenige om, hvorvidt den stillede sikkerhed skal frigives, træffer opmanden/den sagkyndige beslutning om, hvorvidt der skal ske udbetaling af den stillede sikkerhed.
Opmanden fungerer også som sagkyndig i henhold til reglerne i ABT 93 § 46, hvis der skal træffes afgørelse om berettigelsen af et krav om udbetaling under garantien, jf. ABT 93 § 6, medmindre garanten kræver, at VBA skal udpege en sagkyndig efter ABT 93 § 46. Såfremt Parterne er uenige om, hvorvidt den stillede sikkerhed skal frigives, træffer opmanden/den sagkyndige beslutning om, hvorvidt der skal ske udbetaling af den stillede sikkerhed.
Opmanden afgør som en del af sin beslutning, hvorledes omkostningerne til opmanden skal fordeles, hvilket skal ske efter samme principper, som når en voldgiftsret træffer afgørelse om fordeling af omkostninger.
DSP's endelige og bindende tilbud af [xxx]
ABR 89
ABT 93
Aftaleseddel
Tilbudslisten
Beskrivelse af bygherrens organisation
Beskrivelse af bygherrens økonomiske og bevillingsmæssige forudsætninger
DSP’s basisorganisation
Beskrivelse af bygherrens projekter inden for henholdsvis nybyggeri og renovering
Beskrivelse af commissioning proces
Processpecifik ydelsesbeskrivelse
Betalingsbetingelser
Skabelon for rapportering om projekt- og økonomistatus
Specifikke regler for sikkerheds- og sundhedskoordinering
Bygherrens standard for IKT-aftale
Bygherrens CSR-politik og arbejdsklausuler, der skal efterleves (omfatter både arbejdsklausuler og klausuler vedrørende praktikanter m.v.)
Beskrivelse af bygherrens forsikringsdækning
Beskrivelse af DSP’s forsikringer
Skabelon for DSP’s sikkerhedsstillelse
Som Bygherre: |
Som Den Strategiske Partner: |
|
|
|
|
[Sted], den _______________ 201_ |
[Sted], den _______________ 201_ |
For [xxx]: |
For [xxx]:
|
|
|
______________________________ |
______________________________ |
[xxx] |
[xxx] |
|
|
|
|
______________________________ |
______________________________ |
[xxx] |
[xxx] |
|
|