Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Rammeaftale 17.17 Vikarydelser (2023)
UdbudsbetingelserVersion 1.0
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S
Montagehallen | Pakkerivej 6, 2500 Valby
Telefon x00 00 00 00 00 | CVR 17472437
Indhold
1 Den ordregivende myndighed 3
2 Udbudsmaterialets bestanddele 4
4.2 Xxxxx leverandører pr. delaftale 9
4.3 Opdeling af kunderne i to områdetyper 9
4.4.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 11
4.4.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 13
4.5.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 13
4.5.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 13
5 Om udbuddet og rammeaftalen 14
5.2 En frivillig rammeaftale 14
5.3 Rammeaftalens varighed 15
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen 15
5.4.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 15
5.4.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 15
6 Tidsplan for udbudsforretning 16
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 17
7.2.2 Teknisk og faglig formåen 18
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation 19
8 Tildelingskriterier og evaluering 19
8.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 19
8.1.2 Evaluering af Xxxxxxxx (rekruttering og fastholdelse) 21
8.1.3 Samlet evaluering og tildeling 22
8.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 23
8.2.2 Samlet evaluering og tildeling 24
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold 25
9.2.1 Tilbudsgivers grunddata 25
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD) 25
9.2.3 Bilag C Leverandørens tilbud (herunder bilag C.1 og C.2) 28
9.2.3.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 28
9.2.3.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 29
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud 31
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse 32
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger 32
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse 33
9.6 Konditionsmæssighed og håndtering af fejl i tilbud 33
9.6.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 33
9.6.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 34
12 Tilbudsfrist og vedståelse 35
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde 37
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen 37
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen 38
16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen 38
16.5 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine 38
17.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer 38
17.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer 39
Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S (herefter benævnt "SKI") XXX.xx. 17 47 24 37
Montagehallen Pakkerivej 6
2500 Valby
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
Fax: (x00) 00 00 00 00
Kontaktperson:
IT-support vedrørende udbudssystemet ETHICS (SKI’s udbudssystem): SKI Kundeservice
Tlf.: (x00) 00 00 00 00
2 Udbudsmaterialets bestanddele
Det samlede udbudsmateriale består af:
Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den xx-xx-201x Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast
Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer | Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer |
o Bilag A Kundeliste o Bilag B Kravspecifikation o Bilag C Leverandørens tilbud1 ▪ Bilag C.1 Tilbudsliste (timepriser) ▪ Bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) o Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt o Bilag E Leveringskontrakt ▪ Bilag E.1 Kundens bestilling2 ▪ Bilag E.2 Databehandleraftale (hvis Leverandøren og den enkelte Kunde indgår en sådan på baggrund af Datatilsynets skabelon, der henvises til i Bilag E, punkt 7.6.2) o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI o Bilag G CSR o Bilag H Prisregulering o Bilag I [Indgår ikke] o Bilag J Opdatering af webløsning o Bilag K Støtteerklæring(er) o Særbilag 1 [Indgår ikke] o Særbilag 2 Implementering | o Bilag A Kundeliste o Bilag B Kravspecifikation o Bilag C Leverandørens tilbud3 ▪ Bilag C.1 Tilbudsliste (faktorpriser) o Bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt o Bilag E Leveringskontrakt ▪ Bilag E.1 Kundens bestilling4 ▪ Bilag E.2 Databehandleraftale (hvis Leverandøren og den enkelte Kunde indgår en sådan på baggrund af Datatilsynets skabelon, der henvises til i Bilag E, punkt 7.6.2) o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI o Bilag G CSR o Bilag H Prisregulering o Bilag I [Indgår ikke] o Bilag J [Indgår ikke] o Bilag K Støtteerklæring(er) o Særbilag 1 [Indgår ikke] o Særbilag 2 Implementering |
Tilbudsgivers grunddata (Se punkt 9.2.1)
ESPD (Se punkt 9.2.2)
Støtteerklæring (Se punkt 16.4)
Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabili- serer situationen i Ukraine (Se punkt 16.5)
Følgebrev (Se punkt 9.2.4)
Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)
*
Tilbudsgiver opfordres til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og
1 Bilag C Leverandørens tilbud udgøres af tilbudslisterne i bilag C.1 og C.2.
2 Bilag E.1 Kundens bestilling udgøres af den/de konkrete bestilling(er), som Kunden foretager hos Leverandøren under Leveringskon- trakten. En henvisning til bilag E.1 skal således forstås som en henvisning til Kundens bestilling(er), som foretages i overensstemmelse med bilag E punkt 3.3. Bilag E.1 foreligger dermed ikke i en SKI-skabelon.
3 Bilag C Leverandørens tilbud udgøres af tilbudslisten i bilag C.1.
4 Bilag E.1 Kundens bestilling udgøres af den bestilling, som Kunden har foretaget hos Leverandøren. En henvisning til bilag E.1 skal således forstås som en henvisning til Kundens bestilling, som foretages i overensstemmelse med bilag E punkt 3.3. Bilag E.1 foreligger dermed ikke i en SKI-skabelon.
at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgi- vers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.
Det fremgår af punkt 9.2, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.
SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende vikarydelser be- nævnt 17.17 Vikarydelser (2023).
Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af ramme- aftalen. Derudover er hensigten at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes for- ventninger og indkøbsbehov samt at sikre en rammeaftale der er nem at anvende.
Rammeaftalen retter sig mod en lang rækker kunder som f.eks. kommuner, regioner, statslige institutioner, forsyningsvirksomheder etc., alle med et behov for vikarydelser inden for fagområderne sundhed og omsorg og/eller kontor og administration.
SKI har forud for udbuddet gennemført dialog med kunder og marked for at tilvejebringe et overblik over og indblik i markedet for vikarydelser samt kundernes behov som nødvendigt fundament for den efterfølgende udarbejdelse af et passende aftale- og udbudsdesign. SKI har gennemført en teknisk dialog med markedet via udbudssystemet ETHICS med henblik på at få interesserede markedsaktørers input til det påtænkte ud- buds- og kontraktmateriale, som efterfølgende er blevet justeret i det omfang, det er vurderet hensigtsmæssigt.
Rammeaftalen er opdelt i 7 delaftaler, som hver især udgør selvstændige rammeaftaler. I det følgende anven- des termerne ”rammeaftale” og ”delaftale” derfor synonymt.
Opdelingen i delaftaler er sket ud fra fagområde og geografisk område og følger nedenfor: Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer for de geografiske områder:
1. Region Hovedstaden (inkl. Bornholm)
2. Region Sjælland
3. Region Syddanmark
4. Region Midtjylland
5. Region Nordjylland
Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer for de geografiske områder:
6. Øst for Storebælt (Region Hovedstaden inkl. Bornholm og Region Sjælland)
7. Vest for Storebælt (Region Syddanmark, Region Midtjylland og Region Nordjylland)
SKI ønsker at indgå rammeaftaler, der i videst muligt omfang følger prisdannelsen og reguleringerne i marke- det, således at tilbudsgivere kan prissætte ydelserne uden at skulle tage højde for uigennemsigtige og usikre faktorer.
Derudover skal aftalerne tage højde for forskellighederne og kundernes forventninger inden for de to fagom- råder.
Indenfor sundheds- og omsorgsvikarer (delaftale 1-5) er der taget særligt hensyn til:
• At de forskellige vikarkategorier kan bestilles med kort varsel,
• At vikarerne skal kunne arbejde alle ugens 7 dage - hele døgnet,
• At vikarernes løn er styret af overenskomster,
• At der er indbygget krav til leveringssikkerhed og bod i aftalerne.
Indenfor kontor- og administrationsvikarer (delaftale 6-7) er der taget særligt hensyn til:
• At vikarens løn i hvert enkelt tilfælde fastsættes mellem kunden og leverandøren på baggrund af kun- dens bestilling/behov i overensstemmelse med Vikarlovens bestemmelser, og herunder om leveran- døren er omfattet af eller er tiltrådt en kollektiv overenskomst.
• At tilbudsgivere har mulighed for at tilbyde forskellige faktor-priser (i procent), således at faktorpriserne afspejler tilbudsgivers forventninger til udgifter og tidsforbrug i forbindelse med formidling af de for- skellige vikartyper, der er omfattet af aftalen.
Udbuddet omhandler vikarydelser indenfor fagområderne sundheds- og omsorgsvikarer samt kontor- og ad- ministrationsvikarer.
4.1 Sortiment
Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer omfatter følgende vikartyper:
Vikartype | Krav til vikartypen |
Sygeplejersker | Uddannede sygeplejersker med autorisation fra Sundhedsstyrelsen eller tilsvarende uddannelse. |
Social- og sundhedsassistenter (SSA) | Social- og sundhedsassistenter med autorisation eller tilsvarende uddannelse. |
Social- og sundhedshjælpere (SSH) | Uddannede social- og sundhedshjælpere, der har gennemgået ud- dannelse i henhold til grunduddannelse efter Lov om grundlæg- gende social- og sundhedsuddannelser inden for bistandspleje og omsorgsområder mv. eller tilsvarende uddannelse. |
Sygehjælpere | Sygehjælpere, der har fået udstedt uddannelsesbevis i henhold til bestemmelserne i Sundhedsstyrelsens retningslinjer af 20. februar 1978 eller tilsvarende uddannelse. |
Socialpædagoger | Socialpædagoger, der har gennemført uddannelsen til pædagog med specialisering i social- og specialpædagogik, jf. bekendtgø- relse nr. 354 af 7. april 2017 med senere ændringer eller tilsva- rende uddannelse, og/eller pædagoger uden specialisering i social- og specialpædagogik, jf. ovenfor, men med mindst et års erfaring inden for det specialise- rede område og/eller handicapområdet. |
Plejehjemsassistenter | Plejehjemsassistenter, der har gennemgået uddannelse i henhold til Sundhedsstyrelsens cirkulære nr. 15280 af 26. juni 1980 eller tilsva- rende uddannelse. |
Hjemmehjælpere | Hjemmehjælpere, der har gennemført grundkursus, der er omtalt i Socialministeriets Cirkulære nr. 174 af 8. oktober 1981 om uddan- nelse af hjemmehjælpere eller tilsvarende uddannelse. |
Plejemedhjælpere | Ikke-uddannede social- og sundhedsvikarer med minimum 9 måne- ders dokumenteret erfaring inden for social- og sundhedsområdet i mere end 19 timer pr. uge inden for de seneste 3 år eller tilsva- rende erfaring. |
Medhjælpere | Ikke-uddannede social- og sundhedsvikarer med mindre end 9 må- neders dokumenteret erfaring inden for social- og sundhedsområ- det i mere end 19 timer pr. uge inden for de seneste 3 år, herunder ingen erfaring. |
Tilbudsgiveren skal tilbyde - og i aftaleperioden kunne levere – alle vikartyperne. For yderligere detaljer om krav til vikartyperne henvises til bilag B Kravspecifikation for delaftale 1-5.
Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer omfatter følgende vikartyper (faggruppeniveauer):
Faggruppeniveau | Eksempel på funktion | Uddannelse og erfaring | Opgaver, selvstændighed og ansvar |
Faggruppeniveau 1 | Lettere kontorarbejde, re- ception, tastere. | Ingen specifikke krav til ud- dannelse. Erfaring med let- tere kontorarbejde eller fra arbejde i en reception. | Ingen krav. |
Faggruppeniveau 2 | Kontorassistenter, kunde- servicemedarbejdere, call- center medarbejdere, we- badministratorer og sekre- tærer. | Kontoruddannelse eller til- svarende kompetence. | Administrative opgaver som f.eks. tekstbehandling og lettere sagsbehandling. |
Faggruppeniveau 3 | Chefsekretærer, overassi- stenter, korrespondenter, marketingassistenter, ind- købere, eksport, kontorbe- tjente og laboranter. | Kontoruddannelse eller til- svarende kompetence. Er- faring og/eller specifik ud- dannelse inden for funkti- onsområdet. | Selvstændig løsning af op- gaver, f.eks. sagsbehand- ling, administrative opga- ver med f.eks. indkøb og marketing. Større ansvar end f.eks. en sekretær. |
Faggruppeniveau 4 | Økonomimedarbejdere, controllere, personale-/ salgskonsulenter og it-sup- portere. | Relevant uddannelse inden for funktionsområdet. Vika- rer i denne gruppe har ty- pisk en kortere eller mel- lemlang videregående ud- dannelse. | Selvstændig løsning af op- gaver med f.eks. regnskab, it- eller HR. |
Faggruppeniveau 5 | Jurister, kommunikations- konsulenter, ingeniører, programmører og lignende specialistfunktioner. | Relevant uddannelse inden for funktionsområdet, f.eks. xxxx, ingeniørvidenskab el- ler datalogi. Vikarer i denne gruppe har typisk en lang videregå- ende uddannelse. | Selvstændig løsning af op- gaver. Høj grad af ansvar for egne opgaver. |
Tilbudsgiveren skal tilbyde - og i aftaleperioden kunne levere – alle vikartyper (faggruppeniveauer). For yder- ligere detaljer om krav til vikartyper (faggruppeniveauer) henvises til bilag B Kravspecifikation for delaftale 6- 7.
4.2 Xxxxx leverandører pr. delaftale
Hver delaftale er baseret på et geografisk område. SKI forventer at indgå aftale med 2 leverandører pr. geo- grafiske område, jf. nedenstående tabel.
Delaftale nummer | Fagområde | Geografisk delaftale | Xxxxx leve- randører |
1 | Sundheds- og omsorgsvikarer | Region Hovedstaden (inkl. Bornholm) | 2 |
2 | Sundheds- og omsorgsvikarer | Region Sjælland | 2 |
3 | Sundheds- og omsorgsvikarer | Region Syddanmark | 2 |
4 | Sundheds- og omsorgsvikarer | Region Midtjylland | 2 |
5 | Sundheds- og omsorgsvikarer | Region Nordjylland | 2 |
6 | Kontor- og administrationsvikarer | Øst for Storebælt | 2 |
7 | Kontor- og administrationsvikarer | Vest for Storebælt | 2 |
SKI vil foretage en selvstændig evaluering og tildeling pr. delaftale. For hver delaftale foretages endvidere en selvstændig evaluering og tildeling for henholdsvis pladsen som Leverandør 1. og pladsen som Leverandør 2.
4.3 Opdeling af kunderne i to områdetyper
SKI’s kunder er forskellige, og på vikarområdet har geografi, herunder blandt andet befolkningstæthed og transportmuligheder betydning for tilbudsgivernes omkostninger til vikarerne. Det skyldes blandt andet, at når
kundens lokationer, hvor vikaren skal arbejde, ligger langt væk fra vikarens bopæl, så kan leverandøren være forpligtet til at betale kørselsgodtgørelse til vikaren.
For at give tilbudsgiverne bedre mulighed for at kunne vurdere de samlede omkostninger til vikarerne og der- med beregne tilbudspriserne korrekt, har SKI opdelt kommuner og regioner i to områdetyper baseret på blandt andet befolkningstæthed og transportmuligheder. Tilbudsgiverne har således mulighed for i deres tilbudsafgi- velse at differentiere tilbudspriserne i forhold til områdetypen. Disse kunder er fordelt på områdetyperne som i nedenstående tabel:
Kunde | ||||
Områdetype A | Områdetype B | |||
Albertslund Kommune | Lejre Kommune | Assens Kommune | Odsherred Kommune | |
Allerød Kommune | Lyngby-Taarbæk Kommune | Billund Kommune | Rebild Kommune | |
Ballerup Kommune | Middelfart Kommune | Brønderslev Kommune | Ringkøbing-Skjern Kommune | |
Bornholm Kommune | Nyborg Kommune | Dragør Kommune | Samsø Kommune | |
Brøndby Kommune | Næstved Kommune | Esbjerg Kommune | Skive Kommune | |
Egedal Kommune | Odense Kommune | Fanø Kommune | Stevns Kommune | |
Fredensborg Kommune | Randers Kommune | Favrskov Kommune | Struer Kommune | |
Fredericia Kommune | Ringsted Kommune | Faxe Kommune | Syddjurs Kommune | |
Frederiksberg Kommune | Roskilde Kommune | Frederikshavn Kommune | Thisted Kommune | |
Frederikssund Kom- mune | Rudersdal Kommune | Gribskov Kommune | Tønder Kommune | |
Furesø Kommune | Rødovre Kommune | Guldborgsund Kommune | Varde Kommune | |
Faaborg-Midtfyn Kommune | Silkeborg Kommune | Haderslev Kommune | Vejen Kommune | |
Gentofte Kommune | Skanderborg Kommune | Halsnæs Kommune | Vesthimmerlands Kommune | |
Gladsaxe Kommune | Slagelse Kommune | Hedensted Kommune | Vordingborg Kommune | |
Glostrup Kommune | Solrød Kommune | Herning Kommune | Ærø Kommune | |
Greve Kommune | Sorø Kommune | Hjørring Kommune | Aabenraa Kommune | |
Helsingør Kommune | Svendborg Kommune | Holstebro Kommune | ||
Herlev Kommune | Sønderborg Kommune | Ikast-Brande Kommune | ||
Hillerød Kommune | Tårnby Kommune | Jammerbugt Kommune | ||
Holbæk Kommune | Vallensbæk Kommune | Kalundborg Kommune | ||
Horsens Kommune | Vejle Kommune | Langeland Kommune | ||
Hvidovre Kommune | Viborg Kommune | Lemvig Kommune | ||
Høje-Taastrup Kommune | Aalborg Kommune | Lolland Kommune | ||
Hørsholm Kommune | Aarhus Kommune | Læsø Kommune | ||
Ishøj Kommune | Region Hovedstaden | Mariagerfjord Kommune | ||
Kerteminde Kommune | Region Midtjylland | Morsø Kommune | ||
Kolding Kommune | Region Nordjylland | Norddjurs Kommune | ||
København Kommune | Region Sjælland | Nordfyns Kommune | ||
Køge Kommune | Region Syddanmark | Odder Kommune |
Når en SKI-kunde, der ikke er nævnt i ovenstående skema, benytter aftalen, hører denne til under områdety- pen for den kommune, hvor SKI-kundens hovedsæde er placeret.
Hvis en kommune har institution i en anden kommune end egen kommune, hører denne institution under samme områdetype som den kommune, der driver den.
4.4 Vægtning
I forhold til evaluering af tilbudte priser vil SKI anvende den i punkt 4.4.1 og 4.4.2 anførte vægtning. For sund- heds- og omsorgsvikarer vægtes dels vikartyper og dels vagtlag samt tillæg for hver vikartype. Derudover vægtes de to områdetyper, der afgives tilbud på, jf. punkt 4.3. For kontor- og administrationsvikarer vægtes vikartyperne (faggruppeniveauerne).
Anvendte vægte er fastlagt på baggrund af det forventede forbrug af rammeaftalens ydelser baseret på histo- riske forbrugstal samt forventet fremadrettet forbrug, og er således udtryk for SKI’s bedste skøn over omsæt- ningens fordeling. Der er tale om et generelt skøn, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på tværs af ydelser, tillæg og vagtlag samt områdetyper.
Som det fremgår af rammeaftalens punkt 3, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og ned- adgående retning – både samlet set og på ydelsesniveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyp- pigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte ydelser og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre.
4.4.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
For sundheds- og omsorgsvikarer anvendes følgende vægtning for vikartyperne i forbindelse med evaluering at de tilbudte priser, jf. 8.1.1:
Vikartype | Vægtning |
Sygeplejersker | 9,0 % |
Social- og sundhedsassistenter (SSA) | 31,0 % |
Social- og sundhedshjælpere (SSH) | 54,0 % |
Sygehjælpere | 1,0 % |
Socialpædagoger | 2,0 % |
Plejehjemsassistenter | 0,5 % |
Hjemmehjælpere | 0,5 % |
Plejemedhjælpere | 1,0 % |
Medhjælpere | 1,0 % |
Total | 100 % |
For de respektive vikartyper anvendes nedenstående vægtning af vagtlag og tillæg i forbindelse med evalue- ring at de tilbudte priser, jf. 8.1.1:
Vikartype | Sygeplejersker | Social- og sund- hedsassistenter (SSA) | Social- og sund- hedshjælpere (SSH) | Sygehjælpere | Socialpædagoger | Plejehjemsassi- stenter | Hjemmehjælpere | Plejemedhjælpere | Medhjælpere |
Vagtlag | |||||||||
Hverdag, dag | 43 % | 42 % | 43 % | 114 % | 44 % | 24 % | 31 % | 21 % | 21 % |
Hverdag, aften/nat | 14 % | 16 % | 15 % | 1836 % | 17 % | 15 % | 11 % | 34 % | 34 % |
Fredag, aften/nat | 3 % | 3 % | 3 % | 6 % | 2 % | 1 % | 6 % | 6 % | |
Lørdag | 7 % | ||||||||
Søndag | 9 % | ||||||||
Weekend, dag | 7 % | 7 % | 8 % | 8 % | 305 % | 30 % | 16 % | 16 % | |
Weekend, aften/nat | 9 % | 10 % | 9 % | 17 % | 8 % | 4 % | 17 % | 17 % | |
Helligdag/ søgnehel- ligdag, dag | 1 % | 1 % | 1 % | 1 % | 1 % | 3 % | 2 % | 2 % | |
Helligdag/ søgnehel- ligdag, aften/nat | 1 % | 1 % | 1 % | 2 % | 1 % | 1 % | 2 % | 2 % | |
Søgnehelligdag | 2 % | ||||||||
Erfaringstillæg | 11 % | 11 % | 11 % | 11 % | 11 % | 11 % | 11 % | ||
Erfaringstillæg +10 år | 8 % | ||||||||
Kvalifikationstillæg | 4 % | 3 % | 3 % | 2 % | 2 % | 2 % | |||
Lukket sikret afdeling | 1 % | 1 % | 2 % | 2 % | 2 % | ||||
1 % | 1 % | 1 % | 1 % | 1 % | |||||
Institutions- eller om- rådeledertillæg | 1 % | 1 % | 1 % | 1 % | 1 % | ||||
Funktionsløn | 2 % | ||||||||
Ansvarshavende funk- tion | 2 % | ||||||||
Særtillæg | 1 % | 1 % | 1 % | ||||||
Tillæg for tjeneste- dragt | 2 % | 2 % | 2 % | 2 % | 2 % | 2 % | 2 % | 2 % | 2 % |
Total | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % |
For områdetyperne A og B, jf. punkt 4.3 anvendes nedenstående vægtning:
Områdetype | Vægtning Delaftale 1 | Vægtning Delaftale 2 | Vægtning Delaftale 3 | Vægtning Delaftale 4 | Vægtning Delaftale 5 |
Områdetype A | 95 % | 66 % | 61 % | 60 % | 37 % |
Områdetype B | 5 % | 34 % | 39 % | 40 % | 63 % |
Total | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % | 100 % |
4.4.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
For kontor- og administrationsvikarer anvendes følgende vægtning blandt vikartyperne (faggruppeniveau- erne):
Faggruppeniveau | Vægtning |
Faggruppeniveau 1 | 10 % |
Faggruppeniveau 2 | 56 % |
Faggruppeniveau 3 | 19 % |
Faggruppeniveau 4 | 11 % |
Faggruppeniveau 5 | 4 % |
Total | 100 % |
4.5 Prismodeller
SKI anvender 2 forskellige prismodeller, der afspejler praksis inden for de vikarområder, som udbuddet om- handler, og som tilbudsgiver skal anvende ved afgivelse af tilbud. Ved delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvi- karer anvendes en fastprismodel. Ved delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer anvendes en faktorpris- model.
4.5.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
Der anvendes en fastprismodel i forhold til delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer.
Ved fastprismodellen skal tilbudsgiver pr. vikartype i DKK oplyse faste timepriser for hvert vagtlag og tillæg jf. ovenstående tabel i punkt 4.4.1. Opdelingen følger strukturen i den mest repræsentative overenskomst på området. Den faste timepris skal indeholde løn til vikaren, sociale omkostninger (alt inkl.), tilbudsgivers dæk- ningsbidrag (alt inkl.), evt. kørselsgodtgørelse til vikaren samt SKI’s andel jf. 9.2.3.1 og rammeaftalens punkt
8.5. Timeprisen skal også indeholde alle gældende skatter og afgifter, dog ekskl. moms. Timeprisen, der kan faktureres til kunden, er identisk med den tilbudte timepris pr. vagtlag og tillæg.
4.5.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
Der anvendes en faktorprismodel i forhold til delaftalerne 6-7 Kontor- og administrationsvikarer.
Modsat fastprismodellen indeholder den tilbudte faktor i faktorprismodellen ikke løn til vikaren. Vikarens løn fastsættes i hvert enkelt tilfælde mellem kunden og leverandøren på rammeaftalen på baggrund af kundens bestilling/behov og i overensstemmelse med Vikarlovens bestemmelser, og herunder om tilbudsgiveren er omfattet af eller har tiltrådt en kollektiv overenskomst.
Timeprisen, der faktureres til kunden, består af vikarens løn multipliceret med den tilbudte faktor. Den samlede tilbudte faktor (sociale omkostninger og dækningsbidrag) skal derfor indeholde samtlige af tilbudsgiverens omkostninger, som faktureres til kunden, med undtagelse af vikarens løn.
Eksempel på faktorprismodel:
Timeløn til vikaren * Tilbudt faktor (sociale omkostninger og dækningsbidrag) = Pris, der kan faktureres til kunden pr. time.
DKK 162,00 * 148 % = DKK 239,76
5.1 Udbudsforretningen
Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015 med senere ændringer), idet det dog bemærkes, at fagområdet vedrørende sundheds- og om- sorgsvikarer er omfattet af udbudslovens light-regime (jf. udbudslovens afsnit III).
På hver delaftale tildeles der 2 leverandører pr. delaftale i en kaskade. SKI indgår således en rammeaftale med hver af de tildelte leverandører på delaftalen. Disse vil udgøre parallelle rammeaftaler, jf. definitionen heraf i rammeaftalen.
Vilkårene for Kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandørerne er beskrevet i bilag D til rammeaftalen, jf. også punkt 5.4 nedenfor.
5.2 En frivillig rammeaftale
Delaftalerne 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer er frivillige rammeaftaler, men SKI’s kunder, jf. bilag A, bliver forpligtet til at anvende rammeaftalerne, når der på baggrund af rammeaftalerne indgås leveringskontrakter med leverandørerne. Den enkelte kunde har således ret til – men ikke en pligt til – at tage rammeaftalen i anvendelse, men når eksempelvis delaftale 1 er taget i anvendelse, dvs. der er indgået en leveringskontrakt, så medfører det en aftageforpligtelse for kunden hos leverandørerne på delaftale 1. Indgåelse af bilag E Le- veringskontrakt med leverandørerne skaber således et eksklusivt forhold mellem kunden og leverandørerne i leveringskontraktens varighed, hvor kundens indkøbsbehov først skal søges dækket hos leverandørerne jf. leverandørkaskaden, jf. bilag D, forinden kunden må søge behovet dækket uden for rammeaftalen.
Delaftalerne 6-7 Kontor- og administrationsvikarer er ligeledes frivillige rammeaftaler, men til forskel for delaf- tale 1-5 indtræder der ikke en forpligtelse for SKI’s kunder, jf. bilag A, på noget tidspunkt. Den enkelte kunde har således ret til – men ikke en pligt til – at tage rammeaftalen i anvendelse, og uanset at rammeaftalen er taget i anvendelse, skabes der ikke noget eksklusivt forhold mellem kunden og leverandørerne. Ved anven- delse af rammeaftalen til dækning af indkøbsbehovet er kunden dog i forhold til den enkelte bestilling forpligtet til at følge leverandørkaskaden, jf. bilag D, forinden kunden kan søge sit indkøbsbehov dækket uden for ram- meaftalen.
For alle delaftaler bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at enheder under kunden eller kundens disponenter skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen og de parallelle rammeaftaler.
Rammeaftalerne indgås mellem SKI og leverandørerne. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhø- rende Excel-fil) til rammeaftalerne, er oprindelige parter på rammeaftalerne.
Det er et vilkår for leverandørernes indgåelse af bilag E Leveringskontrakt med SKI’s kunder, at leverandøren overholder kravene i rammeaftalen med SKI, samt at Leverandøren også overholder kravene i rammeaftalens bilag.
5.3 Rammeaftalens varighed
De udbudte delaftaler er 2-årige rammeaftaler med mulighed for forlængelse i to gange ét år. Delaftalerne kan forlænges uafhængigt af hinanden.
Rammeaftalerne forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandørerne meddelelse om andet. Det på- hviler dog under alle omstændigheder leverandørerne i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalerne ikke nødvendigvis forlænges.
5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen
5.4.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
Kunden skal anvende den delaftale, som er gældende for det geografiske område, som et vikariat skal udføres
i. De priser, kunden skal betale leverandøren for vikarydelserne, afhænger af, hvilken områdetype kunden hører under, jf. punkt 4.3.
Forinden kunden kan anvende rammeaftalen til at anskaffe sig vikarydelser, skal kunden og leverandørerne indgå bilag E Leveringskontrakter og i forbindelse med dennes ikrafttrædelse skal parterne gennemføre den i bilag D punkt 3 beskrevne implementering af rammeaftalen.
En kunde bestiller derefter en vikarydelse ved at foretage en simpel bestilling til Leverandør 1. Såfremt denne ikke kan dække bestillingen, skal kunden følge leverandørkaskaden og tilbyde Leverandør 2 at dække bestil- lingen. Kunden har således ikke frit valg mellem leverandørerne på Rammeaftalen, men er forpligtet til at følge kaskademodellen.
Fremgangsmåden ved bestilling er nærmere beskrevet i retningslinjerne i bilag D.
Kunden afløfter sin udbudspligt ved at anvende rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.
Kunden skal anvende den delaftale, som er gældende for det geografiske område, som et vikariat skal udføres
i. Når kunden ønsker at anvende rammeaftalen til at anskaffe sig vikarydelser, skal kunden foretage en direkte tildeling i henhold til proceduren i bilag D. I praksis indebærer det blot, at kunderne foretager en simpel bestil- ling til Leverandør 1. Såfremt denne ikke kan dække bestillingen, skal kunden følge leverandørkaskaden og tilbyde Leverandør 2 at dække bestillingen. Kunden har således ikke frit valg mellem leverandørerne på Ram- meaftalen, men er forpligtet til at følge kaskademodellen.
Fremgangsmåden ved bestilling er nærmere beskrevet i retningslinjerne i bilag D.
Kunden afløfter sin udbudspligt ved at anvende rammeaftalen i overensstemmelse med retningslinjerne i bilag D.
6 Tidsplan for udbudsforretning
Dato | Aktivitet |
15.09.2022 | Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til offentliggø- relse i Supplement til EU-Tidende. |
27.09.2022, kl. 10-11.30 | |
06.10.2022 | Vejledende frist for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1. |
18.10.2022, kl. 13:00 | Tilbudsfrist - NB! Gældende frist fremgår af ETHICS, jf. punkt 12 |
14.11.2022 (forventet) | Indhentning af dokumentation for ESPD |
01.12.2022 (forventet) | Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve |
13.12.2022 (forventet) | Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill- periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af meddelelse til tilbudsgi- verne om beslutning af tildeling. |
14.12.2022 (forventet) | Implementering |
01.02.2022 (forventet) | Ikrafttræden |
Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, kan efterfølgende aktiviteter lige- ledes blive ændret.
Nedenfor behandles udelukkelse og egnethed samt tilbudsgivers egenerklæring.
Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen) og III.1.3) (teknisk og faglig formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s eg- nethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.
7.1 Udelukkelsesgrunde
Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslovens §§ 134 a, stk. 1, 135 og 136 samt 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.). Oplysningerne om den økonomiske aktørs forhold vedrørende disse udelukkelsesgrunde skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B, C og D, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at udbudslovens § 134 a omfatter en rent national udelukkelses- grund:
”§ 134 a. En ordregiver skal udelukke en ansøger eller tilbudsgiver fra deltagelse i en udbudsprocedure, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret i et land, der er optaget på EU-listen over ikkesamarbejdsvillige skattejurisdiktioner og ikke har tiltrådt WTO’s Government Procurement Agreement eller øvrige handelsaftaler, der forpligter Danmark til at åbne markedet for offentlige kontrakter for tilbudsgivere etableret i det pågældende land.”
I forbindelse med udfyldelse af ESPD’et, jf. også punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet., skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej” i Xxx XXX, afsnit D, om den økonomiske aktør er omfattet af udelukkelsesgrunden. Der kan findes yderligere oplysninger om EU-listen her.
SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens
§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om, hvad der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.
SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.
7.2 Egnethedsvurdering
For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) og III.1.3).
7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en omsætning på minimum DKK 25 mio. (ekskl. moms).
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår havde en soliditetsgrad på minimum 10 %.
Ved det "seneste disponible regnskabsår" forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstemmelse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.
Ved ”omsætning” forstås tilbudsgiverens samlede omsætning.
Ved sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes tilbudsgiverens samlede omsæt- ning og samlede egenkapital i det seneste disponible regnskabsår som summen af hhv. omsætning og egen- kapital i sammenslutningen, dvs., at sammenslutningen i det seneste disponible regnskabsår skal opfylde de relevante mindstekrav.
Soliditetsgrad beregnes som tilbudsgivers samlede egenkapitals værdi i forhold til tilbudsgivers samlede akti- ver, udregnet i procent. Dvs. at soliditetsgrad = (samlede egenkapitals værdi/samlede aktivers værdi) x 100.
Ved sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) beregnes den samlede soliditetsgrad som sammenslutningens samlede egenkapitals værdi i forhold til sammenslutningens samlede aktiver, udregnet i procent, dvs., at sammenslutningen i det seneste disponible regnskabsår skal opfylde mindstekravet.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomiske og finansielle kapacitet, beregnes omsætning, egenkapital og soliditetsgrad på samme måde som for en sammenslutning af økonomi- ske aktører, jf. ovenfor.
Oplysninger om omsætning og soliditetsgrad skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på en eller flere støttende virksomheders økonomi- ske og finansielle formåen, skal den/de støttende virksomhed(er) påtage sig at hæfte solidarisk med tilbuds- giver, jf. rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt 9.2.2 om ESPD, hvori den støttende virksom- hed skal oplyse den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
9.2.2 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.
7.2.2 Teknisk og faglig formåen
Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.2.3) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret som egnet - opfylde følgende vedrørende teknisk og faglig formåen:
• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver kan dokumentere 5 lignende referencer inden for delaftalens fagområde, som skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen.
Ved ”lignende referencer inden for delaftalens fagområde” forstås kontrakter om ekstern vikarformidling inden for det fagområde, som delaftalen omhandler. De lignende 5 referencer skal samlet vedrøre levering af mindst 3 af de vikartyper (faggrupper), som delaftalen omfatter, jf. bilag B. En reference kan dække en eller flere af de vikartyper (faggrupper), som delaftalen omfatter, men på tværs af de 5 referencer skal mindst 3 af de vikartyper (faggrupper), som delaftalen omfatter, være dækket.
Uanset hvilke vikartyper (faggrupper) de 5 lignende referencer vedrører levering af, skal tilbudsgiveren, hvis denne tildeles rammeaftalen, kunne levere alle de vikartyper (faggrupper), som delaftalen, der afgives tilbud på, ifølge rammeaftalen omfatter.
Det skal bemærkes, at der ved ovenstående mindstekrav til 5 lignende referencer inden for delaftalens fag- område ikke stilles krav til, hvilket geografisk område referencerne stammer fra.
De 5 lignende referencer skal være udført inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Der må gerne oplyses referencer på leveringer, der er startet tidligere end den anførte referenceperiode og/eller ikke afsluttet endnu. Tilbudsgiver skal imidlertid have udført - og i referencerne kun beskrive – den vikarformidling inden for fagområdet, som ligger inden for de seneste 3 år forud for tilbudsfristen. Det bemærkes, at en reference i form af en rammeaftale ikke anses at udgøre en konkret levering og derfor ikke opfylder minimumskravet. En kon- trakt baseret på en rammeaftale anses dog at vedrøre en konkret levering og vil derfor kunne opfylde det fastsatte minimumskrav, hvis kontrakten i øvrigt opfylder betingelserne herfor.
Ved sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) skal der alene dokumenteres 5 lignende referencer i alt. Der skal ikke dokumenteres 5 lignende referencer per deltager i sammenslutningen af økono- miske aktører.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen, skal der alene dokumenteres 5 lignende referencer i alt, på samme måde som for en sammenslutning af økonomiske aktører, jf. ovenfor.
Såfremt der afgives tilbud på flere delaftaler inden for sundheds- og omsorgsområdet, kan de samme referen- cer anvendes for hver delaftale (1-5), der afgives tilbud på. Såfremt der afgives tilbud på flere delaftaler inden for kontor- og administrationsområdet, kan de samme referencer anvendes for hver delaftale (6-7), der afgives tilbud på.
Oplysninger om lignende referencer skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.2.
Såfremt tilbudsgiver i relation til oplysningerne baserer sig på en eller flere støttende virksomheders tekniske og faglige formåen, henvises til punkt 9.2.2 om ESPD, hvori den støttende virksomhed skal oplyse den tekni- ske og faglige formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.4 om støtteerklæring.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt
9.2.2 om ESPD og punkt 9.4, tredje tekstafsnit.
7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation
Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD), og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.2.
SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. punkt 16.
For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt og SKI kan give medde- lelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den/de tilbudsgivere, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.
Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.
Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen, straks SKI måtte anmode herom.
8 Tildelingskriterier og evaluering
8.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
Tilbuddene på hver af delaftalerne 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer vil blive evalueret efter nedenstående tildelingskriterium med følgende underkriterier og vægtning:
Tildelingskriterium | Underkriterier: | Vægt: |
Bedste forhold mellem pris og kvalitet | Pris | 70 % |
Kvalitet (rekruttering og fastholdelse) | 30 % | |
100 % |
Det økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver delaftale for henholdsvis Leverandør 1-rollen og Leverandør 2-rollen vil blive fundet på baggrund af tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet med underkri- terierne Pris og Kvalitet (rekruttering og fastholdelse). Kvalitet evalueres på baggrund af tilbudsgivernes be- skrivelser af metoder vedr. rekruttering og fastholdelse af medarbejdere, jf. punkt 8.1.2. Hvert kriterium vægtes i den samlede evaluering, jf. punkt 8.1.3, som angivet i tabellen ovenfor.
Der vil først ske en evaluering af tilbuddene for Leverandør 1-rollen i kaskaden. Dernæst vil der ske en evalu- ering af tilbuddene for Leverandør 2-rollen, idet det dog bemærkes, at tilbudsgiveren, der har afgivet tilbuddet med bedste forhold mellem pris og kvalitet på Leverandør 1-rollen og dermed tildeles Leverandør 1-rollen, ikke også kan tildeles Leverandør 2-rollen, og dennes tilbud indgår dermed heller ikke i evalueringen af, hvem der skal tildeles Leverandør 2-rollen.
Bemærk, at hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på en delaftale, skal tilbudsgiveren afgive tilbud på både positionen som Leverandør 1 og Leverandør 2 på delaftalen.
Evalueringen i forhold henholdsvis Leverandør 1-rollen og Leverandør 2-rollen vil følge de beskrevne trin i punkt 8.1.1 og 8.1.2:
For hver af delaftalerne 1-5 vil evalueringen af underkriteriet Pris ske på baggrund af de tilbudte priser i bilag
C.1 Tilbudsliste (timepriser) for delaftalen, og vil følge nedenstående trin, der beregnes særskilt for tilbudsgi- vers tilbud på positionen som hhv. Leverandør 1 og Leverandør 2:
Trin 1:
De tilbudte priser for vagtlag og tillæg pr. vikartype for den enkelte områdetype og den enkelte leveran- dørposition vil blive ganget med den i bilag C.1 samt i skemaerne i punkt 4.4.1 angivne vægtning for vagtlag og tillæg. Herefter lægges de fremkomne værdier sammen til en vægtet timepris pr. vikartype for hver områdetype.
Vægtet timepris for sygeplejersker, område A, lev. 1 = (vægt x pris for hverdag, dag) + (vægt x pris for hverdag, aften/nat) … + (vægt x pris for erfaringstillæg) + … etc.
Trin 2:
Den vægtede timepris pr. vikartype for den enkelte områdetype vil herefter hver især blive ganget med den i bilag C.1 samt i skemaerne i punkt 4.4.1 angivne faggruppe-vægtning for vikartypen. Herefter læg- ges de fremkomne værdier sammen til en samlet vægtet pris pr. tilbudsgiver for områdetypen og leveran- dørpositionen.
Samlet vægtet pris for område A, lev. 1 = (vægt for sygeplejersker x vægtet timepris for syge- plejersker, område A, lev. 1) + (vægt for SSA x vægtet pris for SSA, område A, lev. 1) + … etc.
Trin 3:
De samlede vægtede priser for hver områdetype vil blive ganget med de i skemaet i punkt 4.4.1 angivne vægtninger for områdetyperne. Herefter lægges de fremkomne værdier sammen til en samlet vægtet totalpris pr. tilbudsgiver for leverandørpositionen.
Den samlede vægtede totalpris udgør grundlaget for tildeling af point for pris i trin 4.
Eksempel på beregningSamlet vægtet totalpris for lev. 1 = (vægt for område A x samlet vægtet pris for område A) + (vægt for område B x samlet vægtet pris for område B)
Trin 4:
Den samlede vægtede totalpris for leverandørpositionen tildeles point ud fra en lineær model med en økonomisk ramme. Tilbuddet med den laveste pris tildeles 10 point. Tilbud med en pris, der er 30 % eller mere højere end den laveste pris, tildeles 1 point.
På baggrund af markedskendskab opnået bl.a. i forbindelse med forberedelse af udbudsprocessen og SKI’s tidligere gennemførte udbud, forventer SKI en spredning i priserne på maksimalt 30 % imellem de tilbudte samlede vægtede totalpriser, hvorfor den evalueringstekniske økonomiske ramme fastsættes til 30 %. Såfremt mere end 50 % af de tilbudte samlede vægtede totalpriser for en leverandørposition på en
delaftale er mere end 30 % højere end den laveste samlede vægtede totalpris, anvendes i stedet en økonomisk ramme på 50 % for delaftalen.
Det opnåede point for Pris indgår i den samlede evaluering af delaftalen, jf. punkt 8.1.3. Se punkt 9.2.3.1 om udfyldelse af bilag C.1 Tilbudsliste (priser og forsyningssikkerhed).
For hver af delaftalerne 1-5 vil evalueringen af underkriteriet Kvalitet (rekruttering og fastholdelse) ske på baggrund af tilbudsgivernes beskrivelser af processer for rekruttering og fastholdelse af medarbejdere i bilag
C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) for henholdsvis Leverandør 1- rollen og Leverandør 2-rollen. Bemærk, at tilbudsgiver i bilag C.2 skal udfylde beskrivelser pr. tilbudt delaftale og for hver tilbudt delaftale særskilt for felterne vedr. Leverandør 1-rollen og Leverandør 2-rollen. Se punkt 9.6.1, hvori konsekvensen af manglende udfyldelse er beskrevet.
Ønsker tilbudsgiver f.eks. at afgive tilbud på delaftale 1, udfylder tilbudsgiver i punkt B1 i bilag C.2 – både tekstfeltet, der angår Leverandør 1-rollen, og tekstfeltet, der angår Leverandør 2-rollen på delaftale 1.
For henholdsvis Leverandør 1-rollen og Leverandør 2-rollen vil evalueringen af underkriteriet Kvalitet (rekrut- tering og fastholdelse) blive foretaget på baggrund af en samlet vurdering af tilbudsgivers beskrivelse af føl- gende i bilag C.2:
1. Den tilbudte metode/de tilbudte metoder, som tilbudsgiver i aftaleperioden vil anvende for at rekruttere vikarer til dækning af kundernes behov.
Det vægter positivt, at metoden/metoderne i høj grad – i jo højere grad, jo bedre – er målrettet de udbudte vikartyper, hvorved forstås:
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad foretager løbende og/eller behovsstyret rekruttering, herunder efter behov annoncerer via målrettede medier og/eller anvender search.
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad anvender incitamenter til at tiltrække vikarer til dækning af kundernes behov. SKI vil i forbindelse med evalueringen ikke betragte tilbud om udviklings- muligheder, herunder videre- og efteruddannelse, som incitament.
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad benytter konkrete og systematiske tilgange til ajourføring af metoden/metoderne på baggrund af viden, herunder ny viden.
2. Den tilbudte metode/de tilbudte metoder, som tilbudsgiver i aftaleperioden vil anvende for at fastholde vikarer til dækning af kundernes behov.
Det vægter positivt, at metoden/metoderne i høj grad – i jo højere grad, jo bedre – omfatter tiltag, der skaber et stærkt tilhørsforhold for vikarerne, der anvendes under rammeaftalen, til vikarbureauet, hvorved forstås:
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad anvender et introduktionsprogram for den første periode i ansættelsen hos tilbudsgiver for vikarerne, der anvendes under rammeaftalen, herunder infor- merer om de regler, vikaren er påkrævet at følge, introducerer til kulturen i vikarbureauet samt stiller en kontaktperson til rådighed, som vikaren løbende kan rådføre sig med.
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad benytter konkrete og systematiske tilgange til opfølgning på motivation og trivsel for vikaren, der anvendes under rammeaftalen.
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad tilbyder udviklingsmuligheder, herunder videre- og efter- uddannelse, til vikarerne, der anvendes under rammeaftalen.
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad tilbyder sociale aktiviteter til vikarerne, der anvendes under rammeaftalen.
• At tilbudsgiver i aftaleperioden i høj grad benytter konkrete og systematiske tilgange til ajourføring af metoden/metoderne på baggrund af viden, herunder ny viden.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at SKI i forhold til den enkelte delaftale alene vil evaluere på forhold, som er nævnt i tilbudsgivers beskrivelser i bilag C.2 for den enkelte delaftale. SKI vil således i forhold til evaluerin- gen af en delaftale ikke lægge vægt på, hvad der måtte være beskrevet i forhold til en anden delaftale. Her- udover er SKI afskåret fra at lægge vægt på eventuel viden om tilbudsgiveren fra tidligere/nuværende ramme- aftale-forhold. Tilbudsgiver bør således i forbindelse med udarbejdelse af sine beskrivelser for hver enkelt delaftale sikre, at disse hver især er fyldestgørende. Det er tilbudsgivers risiko, at alle de nødvendige forhold er beskrevet.
Evaluering af underkriteriet Rekruttering og fastholdelse vil ske som en absolut bedømmelse, dvs. der foreta- ges ikke en relativ bedømmelse af indkomne tilbud i forhold til hinanden.
Nedenstående pointskala benyttes i forhold til evaluering af Rekruttering og fastholdelse:
Beskrivelse: | Point: |
Fremragende opfyldelse af kriteriet. | 10 |
Fortræffelig opfyldelse af kriteriet. | 9 |
Meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. | 8 |
Tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. | 7 |
Nogenlunde opfyldelse af kriteriet. | 6 |
Jævnt tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. | 5 |
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. | 4 |
Utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. | 3 |
Xxxxx utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet. | 2 |
Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt). | 1 |
Pointskalaen anvendes således, at der gives point i hele tal.
Det opnåede point for Rekruttering og fastholdelse indgår i den samlede evaluering af delaftalen, jf. punkt 8.1.3.
Se punkt 9.2.3.1 om udfyldelse af bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse).
8.1.3 Samlet evaluering og tildeling
Tilbudsgivers opnåede point for underkriteriet Pris, jf. punkt 8.1.1, og underkriteriet Kvalitet (rekruttering og fastholdelse), jf. punkt 8.1.2, indgår med de i punkt 8.1 oplyste vægte i beregningen af en samlet pointscore for tilbudsgiverens tilbud for den pågældende plads i kaskaden (Leverandør 1-rollen eller Leverandør 2-rollen).
Den tilbudsgiver, der har opnået den højeste samlede pointscore på positionen som Leverandør 1, har i forhold til denne position afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil blive tildelt delaftalen som Leverandør 1. Tilbuddet fra tilbudsgiveren, som tildeles som Leverandør 1, indgår ikke i evalueringen af Leverandør 2-positionen, idet en tilbudsgiver ikke både kan være Leverandør 1 og Leverandør 2, jf. også punkt 8.1.
Den tilbudsgiver, som har tilbudt den højeste samlede pointscore på positionen som Leverandør 2, har i forhold til denne position afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil blive tildelt delaftalen som Leverandør 2.
Der tildeles således 2 leverandører pr. delaftale i en kaskade. Samme tilbudsgiver kan tildeles som leverandør på flere eller alle delaftaler, idet samme leverandør dog kun kan tildeles én gang pr. delaftale.
Beregningen af point for henholdsvis Pris og Kvalitet (rekruttering og fastholdelse) samt samlet pointscore vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne om resultatet af den samlede evaluering, vil point blive oplyst afrundet til 2 decimaler, medmindre yderligere decimaler er nødvendige for at rangere tilbudsgivernes tilbud.
8.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
Tilbuddene på hver af delaftalerne 6-7 Kontor- og administrationsvikarer vil blive evalueret efter nedenstående tildelingskriterium med følgende underkriterium og vægtning:
Tildelingskriterium | Underkriterier | Vægt |
Pris | Laveste faktorpris (%) | 100 % |
I alt | 100 % |
De økonomisk mest fordelagtige tilbud på hver delaftale vil blive fundet på baggrund af tildelingskriteriet Pris med underkriteriet Laveste faktorpris.
Evaluering af tildelingskriteriet Pris vil blive foretaget jf. punkt 8.2.1, og tildeling af Rammeaftalerne sker til de tilbudsgivere (2 pr. delaftale i en kaskade), som har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Pris.
For hver af delaftalerne 6-7 vil evalueringen af Pris ske på baggrund af de tilbudte procentsatser (faktorpriser) i bilag C.1 Tilbudsliste (faktorpriser).
Der vil først ske en evaluering i forhold til tilbudte faktorpriser for Leverandør 1. Dernæst vil der ske en evalu- ering i forhold til tilbudte faktorpriser for Leverandør 2, idet det dog bemærkes, at tilbudsgiveren, der har tilbudt den laveste samlede vægtede faktorpris som Leverandør 1 og dermed tildeles som Leverandør 1, ikke også kan tildeles som Leverandør 2, og dennes tilbud indgår dermed heller ikke i evalueringen af, hvem der skal tildeles som Leverandør 2.
Evalueringen vedrørende henholdsvis Leverandør 1 og Leverandør 2 vil følge nedenstående trin: Trin 1:
De tilbudte faktorer for den enkelte faggruppe vil blive lagt sammen og ganget med faggruppevægtningen angivet i bilag C.1 samt i skemaerne i punkt 4.4.2. Herved fremkommer en samlet faktorpris for det enkelte faggruppeniveau.
Samlet faktorpris for faggruppeniveau 1, lev. 1 = ((Tilbudt faktor for sociale omk. pr. time i %, lev. 1 + tilbudt faktor for dækningsbidrag pr. time i %, lev. 1) + 100) x vægt for faggruppeniveau 1
Trin 2:
De samlede faktorpriser for de enkelte faggruppeniveauer lægges sammen til en samlet vægtet faktorpris pr. tilbudsgiver. Den samlede vægtede faktorpris pr. tilbudsgiver udgør grundlaget for tilbudsevalueringen.
Tilbudsgiveren, som har tilbudt den laveste samlede vægtede faktorpris, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Pris.
Samlet vægtet faktorpris, lev. 1 = samlet faktorpris for faggruppeniveau 1, lev. 1 + samlet fak- torpris for faggruppeniveau 2, lev. 1 + … etc.
8.2.2 Samlet evaluering og tildeling
Den tilbudsgiver, som har tilbudt den laveste samlede vægtede faktorpris som Leverandør 1, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Pris og vil blive tildelt delaftalen som Leve- randør 1. Tilbuddet fra tilbudsgiveren, som tildeles som Leverandør 1, indgår ikke i evalueringen af Leverandør 2-positionen, idet en tilbudsgiver ikke både kan være Leverandør 1 og Leverandør 2, jf. også punkt 8.2.1.
Den tilbudsgiver, som har tilbudt den laveste samlede vægtede faktorpris som Leverandør 2, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet Pris og vil blive tildelt delaftalen som Leve- randør 2.
Der tildeles således 2 leverandører pr. delaftale i en kaskade. Samme tilbudsgiver kan tildeles som leverandør på begge delaftaler, idet samme leverandør dog kun kan tildeles én gang pr. delaftale.
9.1 Generelt
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.
Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktdokumenter, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.
Tilbudsgiver skal kun fremsendes de dokumenter og oplysninger, der efterspørges i udbudsmaterialet. Hvis tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår eller markedsføringsmateriale), bæ- rer tilbudsgiver den fulde risiko for at disse andre dokumenter og oplysninger er i overensstemmelse med hele udbudsmaterialet.
Det betyder at tilbudsgiver bærer risikoen for, at oplysningerne i sådanne dokumenter opfylder alle krav, vilkår og betingelser i alle dele af udbudsmaterialet, herunder at de ikke udgør forbehold eller på anden vis ikke er i overensstemmelse med udbudsmaterialet eller i øvrigt medfører at tilbuddet ikke er antageligt.
SKI vil ikke tillægge sådanne dokumenter og oplysninger positiv betydning ved vurdering og evaluering af tilbuddet, men er derimod forpligtet til at vurdere, om de medfører at tilbuddet er uantageligt. Selv hvis tilbuddet
måtte være antageligt, er SKI dog ikke forpligtet til at lade disse dokumenter indgå i et evt. kontraktforhold med tilbudsgiveren.
I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter der skal indgå i tilbuddet, og hvordan disse udfyldes. I punkt 9.3 er beskrevet, hvordan tilbud afgives elektronisk.
Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning, i hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.
Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5. Konditionsmæssighed og håndtering af fejl i tilbud er behandlet i punkt 9.6.
9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold
Tilbud afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:
1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.2.
2. Tilbudslister, jf. punkt 9.2.3.
3. Evt. Tilbudsgivers grunddata, jf. punkt 9.2.1 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet).
4. Evt. støtteerklæring(er), jf. punkt 16.4 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3).
5. Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD og erklæringen vedrørende restriktive for- anstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, jf. punkt 16 (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3).
6. Følgebrev, jf. punkt 9.2.4.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse”. Tilbud skal udformes på dansk, dvs. tilbudsgiver skal udfylde alle de efterspurgte dokumenter på dansk. Fag- termer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan dog accepteres.
Selvom ESPD indeholder en del af de oplysninger, som indgår i dokumenterne ”Tilbudsgivers grunddata” og ”Støtteerklæring” udfyldes disse dokumenter alligevel. Det af hensyn til at sikre en smidigere og hurtigere proces med at give tilbagemelding til tilbudsgiverne.
Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer/VAT-nummer, e-mail og oplysninger om kontaktper- son afgives ved udfyldelse af dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” i ETHICS.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal de i første tekst- afsnit efterspurgte oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Oplysningerne angives i samme dokument.
Dokumentet ”Tilbudsgivers grunddata” erstatter ikke ESPD. Der henvises til punkt 9.2.2 om ESPD.
9.2.2 European Single Procurement Document (ESPD)
Tilbudsgiver skal udfylde, underskrive og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.
En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på støttende virksomheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen samt teknisk og faglig formåen, udfylder og underskriver alene ét ESPD.
En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere støttende virksomheders formåen i forhold til at opfylde mini- mumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2.1 og punkt 7.2.2, udfylder og underskriver et ESPD for egen virksomhed samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med oplysninger om de relevante forhold, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Tilbudsgiver kan dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support5 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksom- heds ESPD indgår i det samlede tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.4 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virksomheder.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og under- skriver et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i sammenslutningen, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan dele adgangen til udbudssiden med en eller flere personer fra en eller flere økonomiske aktører. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med, og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support6 kan kontaktes for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsorti- edeltagere udfylder ESPD i EHICS, så alle økonomiske aktørers ESPD indgår i det samlede tilbud. Der hen- vises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.
Bemærk, at hvis en tilbudsgiver afgiver tilbud på dels en eller flere af delaftalerne 1-5, dels en eller flere af delaftalerne 6-7, udfylder tilbudsgiver to elektroniske ESPD’er – et ESPD for tilbud(det) på delaftale(n) vedr. sundheds- og omsorgsvikarer og et ESPD vedr. tilbud(det) på delaftale(n) vedr. kontor- og administrationsvi- karer.
Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:
Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene, udfyldes og underskrives ESPD’et stadig via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil dog kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af personfølsomme oplysninger.
Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.
• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.
• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. Del III: Udelukkelsesgrunde.
5 Mercell Ethics Kunde Service. x00 0000 0000, xxxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxx/xxxxxx/0
6 Se forrige note.
• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.
• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.
• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.
• Afsnit D: Rent nationale udelukkelsesgrunde
Her skal det oplyses med ”Ja” eller ”Nej”, om den økonomiske aktør er omfattet af udbudslovens
Del IV: Udvælgelseskriterier.
• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.
o Under ”Samlet årsomsætning” angives den i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysning vedrø- rende omsætning. Endvidere angives regnskabsår. Ved forskudt regnskabsår angives det seneste år, dvs. ved regnskabsåret 2021/2022 angives 2022.
o Under ”Finansielle nøgletal” angives de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger vedrø- rende soliditetsgrad for det seneste disponible regnskabsår.
▪ For oplysninger om soliditetsgrad:
• ”Nøgletal”: Angiv soliditetsgraden under ”Nøgletal”
• ”Beskrivelse”: Angiv, at det er soliditetsgrad, og fra hvilket regnskabsår soliditetsgraden hidrører. Angiv endvidere oplysningerne aktiver og egenkapital, som ligger til grund for beregningen af soliditetsgrad.
• Afsnit C: Teknisk og faglig formåen.
o Her udfyldes oplysninger for hver af de under punkt 7.2.2 efterspurgte 5 lignende refe- rencer:
▪ ”Beskrivelse”: Beskrivelse af leverancen med henblik på at dokumentere, at der er tale om en ”lignende reference inden for delaftalens fagområde”. Beskrivel- sen skal indeholde oplysning om leverede vikartyper og udførte opgaver. Be- skrivelsen skal alene omfatte de dele af leverancen, som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kontrakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode.
▪ ”Beløb”: Udfyld det fakturerede beløb i DKK ekskl. moms. Der skal alene angi- ves beløbet for de dele af leverancen, som tilbudsgiver har beskrevet, og som er udført i perioden inden for de seneste 3 år før tilbudsfristen, uanset om kon- trakten er startet før og/eller løber videre efter denne periode, jf. ”Startdato” og ”Slutdato” lige nedenfor.
▪ ”Startdato”: Angiv startdato for kontrakten på leverancen. Hvis denne dato lig- ger tidligere end 3 år forud for tilbudsfristen, anføres det i referencebeskrivel- sen, jf. ”Beskrivelse” ovenfor, hvilken startdato referencebeskrivelsen tager ud- gangspunkt i, jf. at denne alene må vedrøre udførte forhold inden for de sidste 3 år forud for tilbudsfristen.
▪ "Slutdato”: Angiv slutdato. Hvis kontrakten endnu ikke er afsluttet, angives da- toen for tilbudsfristen.
▪ ”Modtagere”: Angiv kundens navn og kontaktperson samt gerne e-mailadresse og/eller telefonnummer.
Del VI: Afsluttende erklæringer.
Tilbudsgiver, økonomiske aktører i en sammenslutning og/eller støttende virksomheder skal underskrive deres respektive ESPD’er. Såfremt et afleveret ESPD ikke er underskrevet, tager SKI forbehold for at lade dette berigtige, jf. udbudslovens § 159, stk. 0.Xx dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde.
9.2.3 Bilag C Leverandørens tilbud (herunder bilag C.1 og C.2)
9.2.3.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
I forbindelse med tilbudsafgivelse på én eller flere af delaftalerne 1-5 skal tilbudsgiver udfylde bilag C.1 Til- budsliste (timepriser) og bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse).
I bilag C.1 Tilbudsliste (timepriser) har hver delaftale et faneblad. Tilbudsgiver skal udfylde delaftale-fane- bladet for hver af de delaftaler, der afgives tilbud på. Hvis der afgives tilbud på delaftale 1, udfyldes fanebladet benævnt delaftale 1. Hvis der afgives tilbud på delaftalerne 1 og 2, udfyldes fanebladene benævnt hhv. delaf- tale 1 og delaftale 2, osv.
For hver delaftale der afgives tilbud på, skal tilbudsgiver udfylde alle de orange felter i delaftalens faneblad. Det betyder, at tilbudsgiver for hver delaftale, der afgives tilbud på, skal udfylde:
- Navn på tilbudsgiver på delaftalen
- Priser alle for vagtlag og tillæg pr. vikartype - både for område A og område B og som Leverandør 1 og Leverandør 2.
Der skal tilbydes priser for alle vagtlag og tillæg pr. xxxxxxxxx, og dette skal gøres for alle vikartyper på delaf- talen. Der kan ikke tilbydes andre vikartyper end de anførte vikartyper. Der skal afgives priser for kunder, der bor i hhv. område A og område B.
Bemærk, at hvis tilbudsgiver afgiver tilbud på en delaftale, skal tilbudsgiveren afgive tilbud på både positionen som Leverandør 1 og Leverandør 2 på delaftalen.
Tilbudsgiver skal angive priser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler fjernes disse fra de tilbudte priser uden op- eller nedrunding. Decimaler i priser ud over den 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under delaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under delaftalen.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal betales andel af omsætningen på rammeaftalen til SKI, og at de tilbudte priser skal indeholde SKI’s andel. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 0,80 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5, i sine tilbudspriser:
1
× 𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝑃𝑆𝐾𝐼
1 − 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙 𝑖 %
Hvor:
𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.
De tilbudte priser på delaftalen vil blive evalueret i forhold til underkriteriet Pris, jf. punkt 8.1.1. Bemærk, at der delaftalerne imellem kan tilbydes forskellige priser.
Såfremt tilbudsgiveren tildeles en delaftale, vil de tilbudte priser blive en del af kontraktgrundlaget, som ram- meaftalen og leveringskontrakterne kontraktstyres efter af henholdsvis SKI og kunderne. Den tildelte tilbuds- giver skal således i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed levere alle vikartyper i henhold til de tilbudte priser på delaftalen, jf. dog bilag H om adgangen til at regulere priser.
I bilag C.1 Tilbudsliste (timepriser) findes indledningsvist et faneblad benævnt Vejledning. Heri kan tilbudsgiver læse nærmere om, hvordan fanebladene i tilbudslisten udfyldes.
I bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) skal tilbudsgiver for hver delaftale angive en beskrivelse af de metoder vedr. rekruttering og fastholdelse, jf. punkt 8.1.2, der tilbydes på delaftalen for dels Leverandør 1- rollen, dels Leverandør 2-rollen. Tilbudsgivers tilbud vedr. rekruttering og fastholdelse kan variere fra delaftale til delaftale. Tilbudsgivers tilbud vedr. rekruttering og fastholdelse på en delaftale kan ligeledes være forskelligt for rollen som Leverandør 1 og rollen som Leverandør 2.
Hvis der afgives tilbud på delaftale 1, udfyldes punkt B1 i bilag C.2. Hvis der afgives tilbud på delaftale 1 og 2, udfyldes punkt B1 og B2 i bilag C.2, osv. Vær særligt opmærksom på at udfylde bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) korrekt, jf. punkt 9.6.1 om konsekvenserne ved forkert udfyldning af beskrivelser.
I bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) skal tilbudsgiver udfylde:
- Navn på tilbudsgiver (i punkt A1)
- Tilbudsgivers beskrivelse af, hvilke metoder der tilbydes kunderne på den enkelte delaftale (i punkt B1-B5).
De af tilbudsgiveren tilbudte metoder vil blive evalueret i forhold til underkriteriet Kvalitet (rekruttering og fast- holdelse), jf. punkt 8.1.2.
Til den samlede beskrivelse pr. delaftale pr. leverandørrolle må der maksimalt anvendes 4.000 tegn i alt inkl. mellemrum. Det er ikke muligt i beskrivelsen at anvende tegninger, figurer eller lignende illustrationer – det er alene muligt at skrive tekst. Det er tælleren i bilag C.2, der gælder.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at SKI i forhold til den enkelte delaftale/leverandørrolle alene vil evaluere på forhold, som er nævnt i tilbudsgivers beskrivelser i bilag C.2 for den enkelte delaftale/leverandørrolle. SKI vil således i forhold til evalueringen af en delaftale/leverandørrolle ikke lægge vægt på, hvad der måtte være beskrevet i forhold til en anden delaftale/leverandørrolle. Herudover er SKI afskåret fra at lægge vægt på eventuel viden om tilbudsgiveren fra tidligere/nuværende rammeaftaleforhold. Tilbudsgiver bør således i for- bindelse med udarbejdelse af sine beskrivelser for hver enkelt delaftale/leverandørrolle sikre, at disse hver især er fyldestgørende.
Såfremt tilbudsgiveren tildeles en leverandørrolle på en delaftale, vil de tilbudte metoder blive en del af kon- traktgrundlaget, som rammeaftalen og leveringskontrakterne kontraktstyres efter af henholdsvis SKI og kun- derne. Den tildelte tilbudsgiver skal således i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed opret- holde mindst samme kvalitetsniveau på delaftalen, som tilbudt i bilag C.2 for delaftalen.
*
Om konditionsmæssighed og håndtering af fejl i tilbud henvises til punkt 9.6.
9.2.3.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
I forbindelse med tilbudsafgivelse på én eller begge af delaftalerne 6-7 skal tilbudsgiver udfylde bilag C.1 Tilbudsliste (faktorpriser).
I bilag C.1 Tilbudsliste (faktorpriser) har hver delaftale et faneblad. Tilbudsgiver skal udfylde delaftale-fane- bladet for hver delaftale, der afgives tilbud på. Hvis der gives tilbud på delaftale 6, udfyldes fanebladet benævnt delaftale 6. Hvis der afgives tilbud på delaftale 7, udfyldes fanebladet benævnt delaftale 7. Hvis der afgives tilbud på begge delaftaler, udfyldes begge faneblade.
For hver delaftale der afgives tilbud på, skal tilbudsgiver udfylde alle de orange felter i delaftalens faneblad. Det betyder, at tilbudsgiver for hver delaftale, der afgives tilbud på, skal udfylde:
- Navn på tilbudsgiver på delaftalen
- Faktorpriser for sociale omkostninger (alt inkl.) og dækningsbidrag (alt inkl.) for alle faggruppeniveauer både som Leverandør 1 og Leverandør 2.
Der skal tilbydes faktorpriser for sociale omkostninger (alt inkl.) og dækningsbidrag (alt inkl.) for alle faggrup- peniveauer, og dette skal gøres for både rollen som Leverandør 1 og Leverandør 2. Der kan ikke tilbydes andre faggruppeniveauer end de anførte faggruppeniveauer.
Tilbudsgiver skal angive faktorpriser med maksimalt 2 decimaler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler, fjernes disse fra de tilbudte faktorpriser uden op- eller nedrunding. Decimaler i faktorpriser ud over den 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterfølgende under delaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at faktorpriserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbuds- giver står inde for, at det er faktorpriserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under delaftalen. Faktorpriser må ikke udfyldes med et negativt tal.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal betales andel af omsætningen på rammeaftalen til SKI, og at de tilbudte faktorpriser skal indeholde SKI’s andel. SKI’s andel er på 0,80 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5.
Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under rammeaftalen, jf. også nærmere i rammeaftalens punkt 3.
Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt, tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, jf. udbudslovens § 169.
De tilbudte faktorpriser vil blive evalueret i forhold til underkriteriet Laveste faktorpris, jf. punkt 8.2.1.
Såfremt tilbudsgiveren tildeles en delaftale, vil de tilbudte faktorpriser blive en del af kontraktgrundlaget på delaftalen, som rammeaftalen og leveringskontrakterne kontraktstyres efter af henholdsvis SKI og kunderne. Den tildelte tilbudsgiver skal således i hele rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed levere alle fag- gruppeniveauer i henhold til de tilbudte faktorpriser på delaftalen, jf. dog bilag H om adgangen til at regulere priser.
I bilag C Tilbudsliste (faktorpriser) findes indledningsvist er faneblad benævnt Vejledning. Heri kan tilbudsgiver læse nærmere om, hvordan fanebladene udfyldes.
*
Om konditionsmæssighed og håndtering af fejl i tilbud henvises til punkt 9.6.
Følgebrevet genereres automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved klik på knappen "Underskriv og afslut til- bud"), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.
Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ETHICS, med NemID medarbejdersignatur eller med to-faktorgodkendelse.
9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud
Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.
De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbuds- afgivelse” på udbudssiden.
Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på én eller flere af delaftalerne 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer, skal tilbudsgiver udfylde nedenstående dokumenter i forbindelse med tilbudsafgivelse:
Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer | Udfyldning |
European Single Procurement Document (ESPD) | Udfyldes i ETHICS |
Bilag C.1 Tilbudsliste (timepriser) | Downloades fra ETHICS, udfyldes lo- kalt hos tilbudsgiver, uploades efter udfyldning til ETHICS (Udfyld hver delaftale (faneblad), der afgives tilbud på) |
Bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) | Udfyldes i ETHICS. Dokumentet kan ikke downloades, udfyldes og uploa- des. Det er dog muligt at kopiere tekst ind fra andre dokumenter, gemme kladder løbende og udskrive kladder – og den endelige besvarelse – til pdf. (Udfyldes for hver delaftale (punk- terne B1-B5), der afgives tilbud på) |
Følgebrev | Signeres i ETHICS |
Evt. Tilbudsgivers grunddata | Udfyldes i ETHICS (Valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet, jf. punkt 7.3) |
Evt. støtteerklæring(er) | Udfyldes i ETHICS (Udfyldes alene, hvis tilbudsgiver ba- serer sin formåen på støttende virk- somheder, jf. punkt 16.4) (Valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet, jf. punkt 7.3) |
Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. punkt 16 | Uploades i ETHICS (Valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet, jf. punkt 7.3) |
Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud på én eller begge af delaftalerne 6-7 Kontor- og administrationsvikarer skal tilbudsgiver udfylde nedenstående dokumenter i forbindelse med tilbudsafgivelse:
Tilbud på delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer | Udfyldning |
European Single Procurement Document (ESPD) | Udfyldes i ETHICS |
Bilag C.1 Tilbudsliste (faktor) | Downloades fra ETHICS, udfyldes lo- kalt hos tilbudsgiver, uploades efter udfyldning til ETHICS |
(Udfyld hver delaftale (faneblad), der afgives tilbud på) | |
Følgebrev | Signeres i ETHICS |
Evt. Tilbudsgivers grunddata | Udfyldes i ETHICS (Valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet, jf. punkt 7.3) |
Evt. støtteerklæring(er) | Udfyldes i ETHICS (Udfyldes alene, hvis tilbudsgiver ba- serer sin formåen på støttende virk- somheder, jf. punkt Fejl! Henvis- ningskilde ikke fundet.) (Valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet, jf. punkt 7.3) |
Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. punkt 16 | Uploades i ETHICS (Valgfrit at indsende på tilbudstids- punktet, jf. punkt 7.3) |
Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem inden udarbejdelsen af tilbud.
Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.
For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.
Tilbud tidsstemples elektroniske ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.
For nærmere oplysning om tilbudsafgivelse via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgørel- sen (punkt VI.3).
9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse
I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/000x0000-0000-000x-0xxx-00xxxxx00x0x/xx- mepage
9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger
Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.
Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), afgives oplysningerne om omsætning, egenkapital og soliditetsgrad, jf. punkt 7.2.1, for hver enkelt økonomisk aktør, der deltager i sammenslutningen.
En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), oplyser kun 5 refe- rencer i alt, jf. punkt 7.2.2. Der oplyses altså ikke 5 referencer pr. deltager i sammenslutningen, men kun 5 i alt.
Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.
SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.
9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse
Tilbudsgiver er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.
Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at den økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gen- nemsigtigheden eller fordreje konkurrencen i udbuddet, f.eks. ved at koordinere indholdet af et tilbud med indholdet af et andet tilbud eller ved, at der følges en praksis, der strider mod ovenstående principper. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.
SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse i flere konstellationer af tilbudsgivere ikke medfører mulighed for at true gennemsigtigheden eller fordreje kon- kurrencen i udbuddet. SKI henviser i den forbindelse også til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning, der kan findes her: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxx-xxxxxxxxxxxx-xxxxxxx-xx- elles-bud/.
9.6 Konditionsmæssighed og håndtering af fejl i tilbud
Tilbudsgiver skal for hver delaftale, der afgives tilbud på, byde ind med priser på samtlige vagtlag og tillæg for alle vikartyper oplistet i bilag C.1 Tilbudsliste (timepriser). Alle orange prisfelter skal således være udfyldt. Hvis der mangler en pris, vil hele tilbuddet på delaftalen være ukonditionsmæssigt og derfor ikke indgå i evaluerin- gen.
Tilbudsgiver skal i bilag C.2 Tilbud (rekruttering og fastholdelse) for hver delaftale beskrive de metoder, der tilbydes på delaftalen for dels Leverandør 1-rollen, dels Leverandør 2-rollen. Hvis tilbudsgivers tilbud mangler en beskrivelse af metoder for en delaftale, herunder for rollen som Leverandør 1 eller Leverandør 2, i punkt B1-B5, vil tilbuddet for delaftalen, der mangler en beskrivelse, blive tildelt 1 point for underkriteriet Kvalitet (rekruttering og fastholdelse). Bemærk, at hvis tilbudsgivers beskrivelse af metoder for én leverandørplads på én delaftale er den samme for tilbud på øvrige leverandørpositioner og/eller delaftaler, kan tilbudsgiver i svar- feltet for disse øvrige delaftaler og/eller leverandørpositioner angive, at dette er tilfældet, fx med teksten ”Samme beskrivelse som delaftale 1, leverandør 1”.
Andre forhold – udover ovenstående – ved tilbudsafgivelsen, som ikke er i overensstemmelse med angivel- serne for tilbudsafgivelse, og som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, medfører ikke ukonditionsmæssighed.
9.6.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
Tilbudsgiver skal for hver delaftale, der afgives tilbud på, byde ind med faktorpriser for sociale omkostninger (alt inkl.) og dækningsbidrag (alt inkl.) for alle faggruppeniveauer, og dette skal gøres for både rollen som Leverandør 1 og Leverandør 2. Alle orange faktorprisfelter skal således være udfyldt. Hvis der mangler en faktorpris på delaftalen, vil hele tilbuddet på delaftalen være ukonditionsmæssigt og derfor ikke indgå i evalu- eringen.
Andre forhold – udover ovenstående – ved tilbudsafgivelsen, som ikke er i overensstemmelse med angivel- serne for tilbudsafgivelse, og som SKI konkret vurderer, kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, medfører ikke ukonditionsmæssighed.
Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forhold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.
Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.
Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
I det omfang, tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved at fremsætte skriftlige spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse.
I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet, der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.
På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.
Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden i ETHICS:
Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/000x0000-0000-000x-0xxx-00xxxxx00x0x/xxxxxxxx
Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.
Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der bliver gjort tilgængelige på udbudssiden.
Spørgsmål, der stilles senest 12 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 12 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.
Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.
Tilbudsgivere indbydes til informationsmøde, der finder sted onsdag den 27.09.2022 kl. 10.
Mødet afholdes hos SKI på adressen Paxxxxxxxx 0, 2500 Valby. Det er dog også muligt at deltage via Microsoft Teams.
Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiverne tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest den 23.09.2022. Tilmeldingen skal indeholde op- lysning om, hvor mange der deltager i mødet, og om I deltager fysisk eller via Teams, samt oplysning om alle deltagernes navne, titler og kontaktoplysninger.
Tilbudsgiver kan tilmelde flere personer til mødet. SKI forbeholder sig ret til at reducere antallet af deltagere pr. tilbudsgiver, hvis det af pladsmæssige hensyn bliver nødvendigt.
På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen samt gennemgå, hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. Mødet er ikke et spørgemøde, og det vil ikke være muligt at stille spørgsmål til udbudsdesign eller kontraktmaterialet. Sådanne spørgsmål stilles skriftligt via spørgefunktionen i ETHICS, jf. punkt 11.1.
Præsentationsmaterialet vil efter mødet blive gjort tilgængeligt på ETHICS. Præsentationsmaterialet er dog ikke en del af udbudsmaterialet, og er således alene vejledende og ikke bindende.
Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.
Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er den tilbudsfrist, som fremgår af ETHICS for nærværende udbud. Tilbud, der modtages efter fristen, vil ikke blive taget i betragtning.
SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidigt modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.
Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.
SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.
Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.
SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.
Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.
Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.
Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."
Der gælder således snævre grænser for forhandling.
Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.
Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.
Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.
Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.
Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.
SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.
SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.
SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, medmindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.
Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.
SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.
I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal SKI kræve, at en tilbudsgiver, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen, fremlægger endelig dokumentation vedrørende forholdene angivet i tilbudsgivers ESPD, jf. punkt 7, herunder eventuelt ift. ESPD’er fra alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og/eller eventuelle støttende virksomheders ESPD’er. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve dokumenta- tionen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 151, stk. 2.
Hvis SKI ikke allerede har modtaget den relevante dokumentation, jf. punkt 7.3, vil SKI bede om at dokumen- tationen fremlægges inden for en passende frist. Bemærk i den forbindelse, at det i ESPD’et erklæres over for SKI, at dokumentationen kan fremlægges straks og på anmodning herom.
16.1 Dokumentation vedrørende udelukkelsesgrunde
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende udelukkelsesgrunde:
• Kan danske virksomheder kan fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, der omfatter oplysninger fra politiets kriminalregister.
• Kan udenlandske virksomheder fremlægge de former for dokumentation, der fremgår af e-Certis7.
Udenlandske virksomheder kan med fordel benytte e-Certis til at identificere den dokumentation, som er brugbar, eller kontakte de relevante myndigheder i det land, hvor virksomheden er etableret.
16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen
Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen fremlægges:
• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede årsomsætning og soliditetsgrad fremgår
eller
• en erklæring om, at den i ESPD’et oplyste omsætning og soliditetsgrad er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiver.
7 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx
Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal dokumentationen afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre støttende virksomheder, skal dokumentationen ligeledes afgives for disse.
16.3 Dokumentation vedrørende teknisk og faglig formåen
De i ESPD angivne oplysninger om referencer udgør i henhold til udbudslovens § 151 og § 152 endelig doku- mentation for teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal derfor ikke fremlægge yderligere dokumentation for oplysningerne i referencerne. SKI forbeholder sig dog ret til at iværksætte en kontrol af rigtigheden af oplys- ningerne i de angivne referencer, herunder hos tilbudsgiver og/eller den aktør, som referencen vedrører.
16.4 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende virksomheders formåen
Hvis tilbudsgiver baserer sig på en eller flere støttende virksomheder, skal det dokumenteres, at den eller de støttende virksomheder er juridisk forpligtet overfor tilbudsgiver, og at tilbudsgiver faktisk råder over den øko- nomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos den eller de støttende virksomheder.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon for en støtteerklæring til at dokumentere ovennævnte juridiske forpligtelse og faktiske råden. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplys- ninger og erklæringer, der er krævet af dokumentationen. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.
16.5 Erklæring vedrørende restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlin- ger, der destabiliserer situationen i Ukraine
Som dokumentation, for at Rammeaftalen kan gennemføres under overholdelse af forbuddene i EU-forordning 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine, som ændret ved forordning (EU) 2022/576, skal tilbudsgiver fremlægge en erklæring herom.
I udbudsmaterialet er der vedlagt en skabelon, der dokumenterer tilbudsgivers juridiske forpligtelse vedrø- rende overholdelse af forordningen. Når skabelonen er udfyldt og underskrevet, indeholder den således de oplysninger og erklæringer, der er krævet. Skabelonen kan findes sammen med det øvrige udbudsmateriale på udbudssiden i ETHICS.
17.1 Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til sikre, at kun- derne har mulighed for at handle i overensstemmelse med rammeaftalen og de i særbilag 2 Implementering samt bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt anførte krav til implementering og webløsning. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før implementeringen i overensstemmelse med særbilag 2 er gennemført.
For nærmere oplysning om processen omkring etablering af webløsning og implementering og indholdet heraf, kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til disse implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af
kontaktoplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig(e) for driften af rammeaftalen, mar- kedsføring over for SKI-kunder mv.
17.2 Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til sikre, at kun- derne har mulighed for at handle i overensstemmelse med rammeaftalen og de i særbilag 2 Implementering samt bilag D Retningslinjer for tildeling af Leveringskontrakt anførte krav til implementering. SKI forbeholder sig ret til ikke at underskrive kontrakt, før implementeringen i overensstemmelse med særbilag 2 er gennem- ført.
For nærmere oplysning om processen omkring implementering, kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen. SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI.
SKI skal derudover gøre tilbudsgiver opmærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til disse implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontakt- oplysninger om leverandørens medarbejder(e), der er ansvarlig(e) for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv.
Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver ikke glemmer elementer i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.
Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:
• Foretag tilmelding i ETHICS
• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc
• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem
• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1
• European Single Procurement Document (ESPD)
• Udfyld alle felter i ESPD’et i ETHICS og tryk afslut, jf. punkt 9.2.2. Udfyld et ESPD for alle deltagere i en eventuel sammenslutning og for eventuelle støttende virksomheder.
• Underskriv elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), nemID medarbejdersignatur eller med to-faktorgodkendelse og upload til ETHICS.
• Tilbudslister
o Delaftale 1-5 Sundheds- og omsorgsvikarer
▪ Udfyld bilag C.1, jf. punkt 9.2.3.1. Vær særligt opmærksom på at udfylde de relevante delaftale-faneblade samt at udfylde alle de orange felter for den/de delaftale(r), der afgives tilbud på.
▪ Upload det udfyldte dokument til ETHICS.
▪ Udfyld bilag C.2, jf. punkt 9.2.3.1. Vær særligt opmærksom på at udfylde de relevante punkter B1-B5 i forhold til den/de delaftale(r), der afgives tilbud på.
▪ Upload det udfyldte dokument til ETHICS.
o Delaftale 6-7 Kontor- og administrationsvikarer
▪ Udfyld bilag C.1, jf. punkt 9.2.3.2. Vær særligt opmærksom på at udfylde de relevante delaftale-faneblade samt at udfylde alle de orange felter for den/de delaftale(r), der afgives tilbud på.
▪ Upload det udfyldte dokument til ETHICS.
• Evt. Tilbudsgivers grunddata (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3)
o Udfyld alle felter i skemaet i ETHICS og klik ’Gem’, jf. punkt 9.2.1
• Evt. støtteerklæring(er) (valgfrit at indsende på tilbudstidspunktet, jf. punkt 7.3)
o Udfyld støtteerklæring for hver støttende virksomhed
o Underskriv støtteerklæringer elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), nemID medarbej- dersignatur eller med to-faktorgodkendelse.
• Evt. øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD, jf. punkt 16 (valgfrit at indsende på tilbuds- tidspunktet, jf. punkt 7.3)
o Upload øvrig dokumentation for oplysningerne afgivet i ESPD
• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved klik på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”
o Signér elektronisk med ETHICS-signatur (certifikat), nemID medarbejdersignatur eller med to- faktorgodkendelse.
• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at uploade doku- menter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at be- gynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.
Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, så- fremt der måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.