Contract

Samarbejdsaftale og Hæftelsesdokument vedr. fælles udbud af Netværksforbindelser til Politikerarbejdspladser, hjemmear- bejdspladser, Tele Home Care forbindelser og tilsvarende net- værksforbindelser, der er placeret lokalt ved borger, politiker, institution eller kommunalmedarbejder

De Nordjyske kommuner og Region Nordjylland har besluttet at indgå et samarbejde vedr. gennemførelse af udbud efter Udbudsdirektivet.

Dette medfører, at udbuddet vil blive gennemført som fælles udbud.

Deltagende myndigheder:

Frederikshavn Kommune Hjørring Kommune Brønderslev Kommune Jammerbugt Kommune Mariager Fjord Kommune Rebild Kommune

Thisted Kommune Læsø Kommune Aalborg Kommune

Vesthimmerland Kommune Morsø Kommune

Region Nordjylland

Retningslinjer for samarbejdet er som følger:

Myndighedernes indkøbskontorer har aftalt at Frederikshavn kommune er ”tovhol- der”, og dermed ansvarlig for den praktiske gennemførelsen af udbuddet.

Hver myndighed stiller en kontaktperson til rådighed, til deltagelse i styregruppen samt til levering af nødvendig information for gennemførelse af udbuddet. ( F.eks. adresser, krav m.m.) Som udgangspunkt er IT-cheferne ansvarlige, ændring i kon- taktperson meddeles til ”tovholder”. I styregruppen nedsættes en arbejdsgruppe, der i praksis hjælper tovholder med udarbejdelsen af udbuddet.

Styregruppens opgaver er bl.a. at godkende de overordnede principper for udbuddet, samt træffe de endelige beslutninger, herunder godkende det endelige materiale in- den det offentliggøres. Alle beslutninger i Styregruppen kræver fuldstændig enighed, dvs. at hver myndighed reelt har vetoret til alle beslutninger. Øvrige ansvarsområder er specificeret nedenfor:

Samarbejdsaftale Side 1 af 5

Opgaver / Ansvarsområder: Ansvarlig:

Udarbejde oplæg til udbudsdesign Tovholder Høring af og godkendelse af udbudsdesign Styregruppen

Levere information til Tovholder Styregruppemedlemmer

Udarbejde udbudsmateriale Tovholder

Godkende udbudsmateriale Styregruppen

Gennemføre udbuddet Tovholder Evaluere og indstilling af Leverandør Tovholder Godkende evalueringsresultat og Leverandør Styregruppen Evt. træffe beslutning om annulering Styregruppen Evt. træffe beslutning vedr. klager Styregruppen

Kontaktperson ved implementering Styregruppemedlemmer

Aftale om hæftelse

Ved gennemførelse af fælles EU-udbud (og dermed fælles indgåelse af aftale) vil alle Myndigheder i fællesskab hæfte, for de forpligtelser de påtager sig under Leverings- aftalen. Dette indebærer, at Leverandøren (den vindende tilbudsgiver) kan gøre krav gældende mod Myndighederne in solidum (kræve hele fordringen af hver enkelt Kommune). Myndighederne hæfter ligeledes solidarisk over for tredjemand i forbin- delse med eventuelle erstatningskrav samt andre omkostninger i forbindelse med klage- og/eller retssager jævnfør nærværende udbud.

Indbyrdes mellem Myndighederne hæftes pro rata i forhold til indmeldt volumenen. Såfremt en Myndighed misligholder Leveringsaftalen og/eller påfører de øvrige Myn- digheder et tab, hæfter den misligholdende Myndighed selv herfor efter gældende erstatningsretlige regler.

Såfremt der rejses et krav mod en eller flere Myndigheder under den fælles aftale, vil de pågældende Myndigheder således have sædvanlig regres mod den eller de Myn- digheder, der er årsag til misligholdelsen (og dermed kravet).

Leveringsaftalen og nærværende hæftelsesdokument har ikke bestemmelser om, hvordan volumen, af det der er udbudt, skal fordeles mellem de Myndigheder, der indgår den fælles aftale. Myndighederne udarbejder derfor parallelt hermed et sær- skilt dokument, der tager højde for fordelingsnøglen (bindende træk/volumen på afta- len), som underskrives af de enkelte IT-chefer. Dette vil indgå i udbudsmaterialet.

Samarbejdet i forbindelse med den efterfølgende drift er ikke omfattet af nærværen- de samarbejdsaftale, men vil blive håndteret særskilt i enten leveringsaftalens kon- traktsgrundlag eller i et særskilt dokument

På baggrund af den enkelte Myndigheds direktørs underskrift accepterer hver Myn- dighed hermed, at Styregruppen kan give ”Tovholderen” (Frederikshavn Kommune) på projektet, tilladelse til at indgå og underskrive Leveringsaftale med den vindende tilbudsgiver, på vegne af de deltagende Myndigheder

Hver Myndighed accepterer endvidere den solidariske hæftelse, men aftaler internt, at hver Myndighed hæfter for sin egen misligholdelse i forhold til Leveringsaftalen. Ovennævnte fuldmagt og nærværende hæftelsesdokument vil som udgangspunkt ikke være bindende for Leverandøren, men alene bindende Myndighederne imellem.

Gennemførelse af et udbud

Styregruppemedlemmerne (som udgangspunkt IT-cheferne) er af Myndigheders ind- købskontorer udpeget som konsulent/kontaktperson dedikeret til indeværende ud- bud. Som udgangspunkt er styregruppe medlem og kontaktperson den samme, men kontaktperson og Styregruppemedlem kan være 2 personer.

Disse personer står til rådighed i hele udbudsprocessen.

Tovholder styrer efter den på forhånd godkendte tidsplan. Tidsplanen vil i videst mu- ligt omfang tage højde for alle myndigheders interne processer, indkøbspolitik og valgt udbudsprocedure.

Omfanget af brugerinddragelse vurderes løbende af Tovholderen. Ændringer i tids- planen skal godkendes af Styregruppen.

Tovholder står for den praktiske gennemførelse af udbudsprocessen, hvilket vil sige:

Udarbejder udbudsmateriale – herunder: kravspecifikation, tilbudsliste, kon- trakt og andet materiale samt udbudsbekendtgørelse.

Udbudsmaterialet fremsendes til kommentering i styregruppen til endelig godkendel- se – inden udsendelse.

Vedr. evaluering af tilbud og forslag til tildeling af kontrakt m.m. så godkendes disse af styregruppen inden offentliggørelse.

Annullering af udbud

En fuldstændig enig Styregruppe kan give ”Tovholder” kompetence til at trække et udbud tilbage.

Eksempler på tilfælde hvor det kan komme på tale at trække et udbud tilbage kan være: ingen konditionsmæssige bud og/eller modtagelse af kun et 1 tilbud.

Håndtering af klagesager

Tovholder orienterer Styregruppen om klagesagen.

Styregruppen træffer den endelige beslutning om nødvendigheden af involvering af 3 part (evt. advokat eller anden juridisk bistand).

Udgiften til denne fordeles ligeligt mellem de deltagende myndigheder i fht. Indmeldt Volumen

Erstatningssager

Ved eventuelle erstatningssager vil den indmeldte volumen i det pågældende udbud (%-vis) være udslagsgivende for erstatningens størrelse, og hvordan en evt. erstat- ning skal deles mellem myndighederne.

Udtrædelsesmulighed

Hver Myndighed kan vælge at udtræde af samarbejdet indtil styregruppen har god- kendt det endelige udbudsmateriale og udbudsmaterialet dermed er klar til offentlig-

Samarbejdsaftale Side 3 af 5

gørelse. Såfremt en Myndighed udtræder af samarbejdet, betaler denne myndighed en andel af de eksterne udgifter, der er påløbet indtil udtrædelsesdatoen. Andelen beregnes pro-rata i.f.h.t. indsmeldt volumen, hvis disse ikke er indmeldt ved udtræ- delsestidspunktet anvendes fordelingen pr. ansat i myndigheden.

Generelt om Samarbejdsaftalen

Aftalen baseres på åbenhed og dialog Myndighederne imellem. I tilfælde af tvist par- terne imellem udpeges der en mediator fra Foreningen for Media- tion/Konfliktmægling.

Dato Dato

Frederikshavn Kommune Vesthimmerlands Kommune

Xxxxxxx Xxxxxxxxx, Xxxxxxxxxxx Xxx Xxxxxxx, Afdelingschef

Dato Dato

Hjørring Kommune Brønderslev Kommune

Ansvarlig, Titel Ansvarlig, Titel

Dato Dato

Jammerbugt Kommune Mariager Fjord Kommune

Ansvarlig, Titel Ansvarlig, Titel

Dato Dato

Rebild Kommune Thisted Kommune

Ansvarlig, Titel Ansvarlig, Titel

Dato Dato

Læsø Kommune Aalborg Kommune

Ansvarlig, Titel Ansvarlig, Titel

Dato Dato

Morsø Kommune Region Nordjylland

Ansvarlig, Titel Ansvarlig, Titel

Samarbejdsaftale Side 5 af 5