PRIVATLIVSPOLITIK FOR

PRIVATLIVSPOLITIK FOR

EJER- OG ANDELSBOLIGFORENINGER

Dato for seneste ændring i privatlivspolitikken: 25. juni 2018

Ejerforeningen Kastaniecentret’s dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæl- ler dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig be- handling.

Vi har indgået databehandlingsaftale med Ejerforeningens administrator, DEAS, der på vores vegne håndterer langt den væsentligste behandling af personoplysningerne. Databehandlings- aftalen finder du på Ejerforeningens website.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestem- te formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Ejerforeningen Kastaniecentret er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger be- handles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Xxxxx Xxxx Xxxxxxxxxx

Adresse: c/o DEAS, Xxxxx Xxxxxxx Xxxx 00 0000 Xxxxxxxxxxxxx CVR: 28065396

Telefonnr.: Se Ejerforeningens Website Mail: Se Ejerforeningens Website

Website: xx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmer, lejere, fremlejetagere og ansatte:

› Almindelige personoplysninger:

– Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse-, telefon- nummer, e-mailadresse, bankkontonummer.

› Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

– CPR nr.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde indhentes/modtages oplysningerne fra andre kilder:

› Sælger af lejlighed, mægler, din udlejer, offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling er særligt:

› Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interes- seafvejningsreglen)

› At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt/ aftale med dig

› Behandling efter lovkrav

› Behandling med samtykke Formålene:

Formål med behandling af oplysninger:

› Foreningens drift og medlemshåndtering, herunder opkrævning af ejer- og bo- ligafgift samt daglig drift og håndtering af foreningen

› Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og op- følgning af projekter

› Opfyldelse af lovkrav

› Information om Ejerforeningsanliggender

› Administration af din relation til os

› Håndtering af ansættelsesforhold

› Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

› Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i for- hold til generalforsamlinger

› Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af ejer- og boligafgift m.v.

› Afholdelse af sociale arrangementer samt andre aktiviteter

› For at informere dig om Ejerforeningens anliggender som f.eks. driftsproblemer, arbej- der.

› Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der viser en konkret aktivitet eller situati- on i foreningen

› Videregivelse af personoplysninger til administrator og revisor samt håndværkere m.v.

› Af praktiske og administrative hensyn samt med henblik på forældelsesreglerne opbe- varer vi dine oplysninger også i en periode efter din udtræden af foreningen

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til et eller flere af de formål, der er beskrevet ovenfor.

Såfremt vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykket, og du kan til en- hver tid trække samtykket tilbage ved at give os besked herom.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med drift og administration af foreningen sker der videregivelse af oplysninger til samarbejdspartnere og leverandører, herunder ejendomsadministrator, revisor, mæglere og håndværkere.

Der sker videregivelse af oplysninger om ansatte til offentlige myndigheder, herunder SKAT. Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføringsbrug uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder afhængigt af, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som lejer- eller fremlejetager, som venteli- steansøger eller som ansat:

Medlemmer:

Vi opbevarer dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstem- melse med følgende kriterier:

› Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi medlemmers oplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for udmeldelsen af foreningen. For lejere og frem- lejetagere i op til 5 år efter ophørt aftaleforhold.

› Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om

› Xxxxx relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav ef- ter arbejder gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder, når vi behandler personoplysninger om dig:

› Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

› Retten til indsigt i egne personoplysninger

› Retten til berigtigelse

› Retten til sletning

› Retten til begrænsning af behandling

› Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

› Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplys- ninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du har mulighed for at klage over behandlingen af oplysninger og data vedrørende dig. Klage indgives til Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted.