Rammeaftale
Rammeaftale
om levering af
xxxx af eget tøj og linned for visiterede borgere i eget hjem
mellem
[xx] Kommune [adresse]
[postnr., by]
[XXX.xx.]
(herefter benævnt Kommunen)
og
[Leverandør] [Adresse] [Postnr., by]
[XXX.xx.]
(herefter benævnt Leverandøren)
Indhold
2. Definitioner og terminologier 3
6. Kontakt og samarbejde mellem Kommunen og Leverandøren 5
B. Leverandørens forpligtelser 6
8. Implementering af aftalen 6
12. E-handel, kataloger og prislister 7
D. Pris, prisregulering og betalingsbetingelser 8
16. Elektronisk fakturering og betaling 9
E. Misligholdelse og beføjelser 10
17. Leverandørens misligholdelse 10
18. Kommunens misligholdelsesbeføjelser 12
19. Kommunens misligholdelse 13
20. Væsentlig misligholdelse 14
22. Socialt og etisk ansvar 15
28. Love, myndighedskrav, miljø mm 17
30. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser 18
31. Ophør af rammeaftalen (ophævelse og opsigelse) 18
33. Fortolkning af Rammeaftalen og tvistløsning 19
34. Ændring af Rammeaftalen 20
A. INDLEDENDE BESTEMMELSER
Efter afholdelse af et offentliggjort udbud efter udbudslovens kapitel II, jf. udbudsbekendtgørelse nr. [indsæt nr. fra udbudsbekendtgørelsen], har Parterne indgået denne Rammeaftale om vask af visiterede hjemmeboende borgeres eget tøj og linned
Formålet med nærværende rammeaftale samt tilhørende bilag (herefter samlet benævnt Rammeaftalen) er er at regulere forholdet mellem Kommunen og Leverandøren i forbindelse med Leverandørens varetagelse af opgaven vedrørende vask af visiterede borgeres tøj og linned. Ydelsen omfatter afhentning, vask, pakning og levering i en sådan stand, at borgeren uden videre kan benytte tøjet.
Leverandøren forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte ydelser på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.
Rammeaftalen omfatter vask af visiterede borgeres tøj og linned. Det forudsættes, at Leverandøren til enhver tid er leveringsdygtig i samtlige de indsatser, der er omfattet af rammeaftalen.
Leverancernes omfang bestemmes af de bestillinger, som de enkelte bestillere i Kommunen løbende afgiver. For indsatser omfattet af frivalgsområdet omfatter bestillere også borgere i Kommunen med gyldigt betalingstilsagn eller relevant bevilling udstedt af Kommunen. Bestilles en ydelse, der ikke er omfattet af betalingstilsagn eller bevilling, faktureres borgeren særskilt for dette.
Kommunen forbeholder sig ret til at udvide eller indskrænke antallet af leveringssteder, eksempelvis i forbindelse med visitering af nye borgere til ordningen, lukning af visiteringer grundet flytning eller ændring af behov, samt beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger etc.
2. Definitioner og terminologier
Arbejdsdag | Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag. |
Bestiller | Person, der har ret til at bestille på vegne af Kommunen, herunder borgere. |
Kontaktperson | Person som er bindeled mellem Leverandøren og Kommunen i forbindelse med den daglige drift. |
Kontraktansvarlig | Person som er bindeled mellem Leverandøren og Kommunen i forbindelse med kontraktretlige forhold, herunder ændringer af rammeaftalen. |
Rammeaftalen | Nærværende rammeaftale inkl. bilag med alle senere ændringer og tillæg. |
Tilbudslisten | Bilag 2 – Tilbudslisten, den del af udbudsmaterialet, hvor Leverandøren har udfyldt sit pristilbud. |
Visteret hjemmeboende borgere skal kunne skifte leverandør. I henhold til serviceloven har borgeren ret til skifte leverandør med et varsel på løbende måned plus 30 dage. Borgeren skal henvende sig til visitationen ved ønske om leverandørskift. Anmoder borgeren om en ny leverandør, benytter Kommunen som udgangspunkt en generel frist på 14 dage, hvor ny/gammel leverandør varsles om start/ophør. Borgeren informeres om datoen for leverandørskiftet.
Hvis særlige forhold gør sig gældende f.eks. alvorlige uoverensstemmelser mellem borgeren og leverandøren, kan der afviges fra den generelle frist.
Borgeren kan benytte en anden leverandør end den, som Kommunen har indgået rammeaftale med, og selv indkøbe sin vaskeydelse og få udgifterne hertil refunderet. Dette kan dog højest ske med et beløb svarende til den pris, Kommunen kan erhverve hjælpemidlerne til, hos den leverandør, der er indgået rammeaftale med.
Hvor borgeren køber et produkt hos den leverandør, der har en rammeaftale med Kommunen, men hvor borgeren køber ud over det, der er bevilget, skal borgeren selv afholde de udgifter, der stammer fra køb uden for bevilling. Borgeren faktureres direkte og betaler selv direkte til leverandøren.
Rammeaftalen fastlægger Kommunens og Leverandørens rettigheder og forpligtelser. Aftalegrundlaget udgør følgende rangordning:
• Rammeaftalen, dateret den [xx.xx-20xx]
• Spørgsmål og svar/rettelsesblad og supplerende oplysninger
• Kravspecifikation
• Tilbudsliste (fra Leverandørens tilbud)
• Kvalitative besvarelser (fra Leverandørens tilbud)
• E-handel
• Databehandleraftale
• Arbejdsklausul
De til denne Rammeaftale hørende bilag anses for en integreret del af Rammeaftalen.
Rammeaftalen er undergivet dansk ret og skal således udfyldes og fortolkes i overensstemmelse hermed. Såfremt andet ikke er bestemt i Rammeaftalen, gælder dansk rets almindelig regler.
Hvis der er uoverensstemmelse mellem Rammeaftalen og bilagene, går Rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Leverandørens salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse.
Rammeaftalen er 3-årig, og træder i kraft den [1. september 2021] og udløber [31. august 2024]. Kommunen har option på forlængelse i op til yderligere 12 måneder. Kommunen giver senest 3 måneder før Rammeaftalens udløb meddelelse til Leverandøren, såfremt Kommunen ønsker at gøre brug af optionen. Såfremt optionen ikke benyttes, udløber Rammeaftalen automatisk.
6. Kontakt og samarbejde mellem Kommunen og Leverandøren
Både Kommunen og Leverandøren skal oplyse hinanden om Kontaktpersoner og Kontraktansvarlige samt kontaktoplysninger for disse i forhold til Rammeaftalen. Leverandørens Kontaktperson skal være dansktalende, og kommunikationen mellem Kommunen og Leverandøren skal i rammeaftaleperioden foregå på dansk.
Leverandørens kontaktperson/Kontraktansvarlige skal på Kommunens opfordring mødes med Kommunen inden for en rimelig frist. Leverandørens Kontaktperson/Kontraktansvarlige skal på professionel vis tage vare på, at indholdet af Rammeaftalen og de heraf følgende forpligtelser videreformidles og efterleves i Leverandørens samt eventuelle underleverandørers organisationer.
Leverandøren skal på Kommunens anmodning afholde opfølgningsmøder med Kommunen, hvor der præsenteres statistik på forbrug, og hvor der tales om optimering af brugen af aftalen, compliance samt sortimentsændringer. Møderne skal afholdes efter Kommunens behov, maksimalt 4 gange årligt.
Ved ændring i Kontaktpersoner eller Kontraktansvarlige har begge parter pligt til at orientere den anden part uden unødigt ophold.
Kommunens kontaktperson(er):
[Stilling og Navn] [E-mail]
Tlf.: [indsæt nummer]
Leverandørens kontaktperson(er):
[Stilling og Navn] [E-mail]
Tlf.: [indsæt nummer]
B. LEVERANDØRENS FORPLIGTELSER
Leverandøren er forpligtet til, til enhver tid at være leveringsdygtig i samtlige produkter og tilknyttede serviceydelser, der er omfattet af Rammeaftalen.
Leverandøren skal sikre, at det leverede – både produkter og serviceydelser - har en kvalitet, der
svarer til god kvalitet inden for branchen og herunder er egnet til og har en holdbarhed, som modsvarer den af Bestillerne og Kommunen forudsatte brug.
Leverandøren skal sikre, at de leverede produkter og ydelser til enhver tid lever op til de for produktet og ydelserne gældende branchestandarter.
Samtlige leverancer skal leveres i en kvalitet, der til enhver tid svarer til og overholder gældende offentlig regulering, regulering, forordninger, EU--direktiver, direktiver, love, bekendtbekendtgørelser, overenskomster, arbejdsmiljø, sundhedssundheds- og sikkerhedsforskrifter, praksis, branchekodeks, branchenormer og andre og sikkerhedsforskrifter og andre myndighedskrav i øvrigt på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid.
Leverandøren skal sikre, at de af Rammeaftalen omfattede produkter og serviceydelser tilgodeser miljø- og klimahensyn og følger udviklingen inden for disse.
Leverandøren skal optræde loyalt over for Kommunen og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed.
Leverandøren skal afholde opstartsmøde med Kommunen, og på dette møde gennemgå tidsplan for og indhold af implementering af aftalen.
Leverandøren skal deltage aktivt i implementering af Rammeaftalen.
Leverandøren skal samarbejde med Kommunen om at gøre overgangen fra den tidligere leverandør til den nye leverandør så nem og uproblematisk for borgerne som muligt.
Hvor nye borgere skal anvende aftalen, skal disse også ”implementeres” i Rammeaftalens løbetid. Derfor skal Leverandøren fremsende informationsmateriale om nærværende aftale og om Leverandøren til nye borgere efter aftale med Kommunen i hele Rammeaftalens løbetid.
Der skal, såfremt Kommunen ønsker det, afholdes opfølgningsmøde mellem Leverandøren og Kommunen 3-6 måneder efter aftalestart, hvor der evalueres på implementeringsforløbet, og statistik over forbrug præsenteres og gennemgås med Kommunen.
Leverandøren skal have en egenkontrol, der sikrer et kvalitets- og serviceniveau for det leveredei produkterne, der som minimum svarer til Leverandørens tilbud. Leverandøren skal til enhver tid kunne fremsende dokumentation herfor.
Leverandøren skal kunne dokumentere vaskedatoer og forgæves besøg for hver borger.
Leverandøren skal vederlagsfrit fremsende denne statistik, kompatibelt med excel, til Visitationen månedligt senest den 10. i måneden efter. Dokumentation og faktura skal sendes samlet.
Statistik skal endvidere fremlægges på de aftalte opfølgningsmøder mellem Kommunen og Leverandøren.
Efter aftale kan Kommunen anmode om yderligere data, i det omfang Leverandøren har data tilgængelig.
Statistikkerne skal leveres senest 5 Arbejdsdage efter Kommunen har fremsat anmodning om levering af statistik. Alternativ frist kan dog aftales mellem parterne, hvis leveringen af statistik ikke haster for Kommunen.
C. BESTILLING OG LEVERING
Det er kun Visitationen hos Ordregiver, der kan tilmelde og afmelde borgere til tøjvaskeordningen. I forbindelse med at en borger visiteres til vaskeordning, orienterer Visitationen borgeren om mulighederne for valg af leverandør. Når borgeren har valgt leverandør giver Ordregiver besked til Leverandøren, jf. ordregivers praksis om opstart af nye borgere og tilmelding hos leverandør.
Eventuelle ændringer i borgerens behov for tøjvask kan medføre ændringer i visitationen til ydelsen.
12. E-handel, kataloger og prislister
Det er et krav, at Leverandøren samarbejder med Kommunen vedr. muligheder for at e-handle med Kommunen. Såfremt der i aftalens løbetid findes en e-handelsløsning der kan håndtere adresser og cpr. numre, skal Leverandøren stille løsningen vederlagsfrit til rådighed.
Det forudsættes, at Leverandøren i aftaleperioden både i elektronisk form via elektronisk katalog og/eller excel-ark samt i papirform (hvor det er aktuelt) sikrer, at Kommunen til enhver tid er opdateret med de rigtige aftalepriser samt tilhørende billeder af indsatserne. Leverandøren er således ansvarlig for at sikre, at opdaterede prislister er korrekte og fyldestgørende ift. tilbudslisten fra det gennemførte udbud.
13.12. Leveringsbetingelser
Levering anses først at være sket og dermed opfyldt, når leverancen er hentet, vasket og leveret retur i rette kvalitet og kvantitet samt på rette tid og sted i henhold til bestillingen, jf. kravspecifikationen.
Leverandøren har ansvar for at kunne dokumentere at korrekt levering er sket.
Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel til borgeren og den bestillende enhed på plejecenteret afdelingen Følgesedlen skal for hver pakning nøjagtigt angive den aftalte
leveringsadresse, navnet på borgeren, dato for levering og varenummer.
Returnering
Ved Leverandørens fejllevering af vasketøj eller fejl ved ydelse er Leverandøren pligtig til uden ugrundet ophold at afhente eller på anden måde foranledige tilbagetagelse af vasketøjet uden beregning for Kommunen.
Ved fejllevering af vasketøj behandles sagen som en hastesag og må ikke afvente til næste normale levering.
Afvigelser i leveringen
Konstaterer Leverandøren vedvarende afvigende vægt (-/+ 3 kg pr. afhentet vaskesæk) i forhold til det visiterede hos en borger, skal Leverandøren kontakte visitationen og kunne dokumentere det ændrede behov for mængde af vasketøj. Vedvarende afvigelse i vægt anses at forekomme når Leverandøren har registreret afvigelser som beskrevet herover ved fire på hinanden følgende afhentninger.
D. PRIS, PRISREGULERING OG BETALINGSBETINGELSER
14.13. Priser
Priserne er anført i Tilbudslisten og er i danske kroner ekskl. moms, men inkl. told og øvrige afgifter, som måtte være gældende på tidspunktet for Rammeaftalens indgåelse.
Ved ændring af gældende danske afgifter, der er direkte henførbare til de af denne Rammeaftale omfattede produkter, reguleres priserne med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret. Leverandøren har bevisbyrden for en eventuel stigning i afgifterne, og at disse er direkte henførbare til de af Rammeaftalen omfattede produkter.
I forbindelse med Leverandørens opfyldelse af sine forpligtelser i henhold til Rammeaftalen kan Leverandøren ikke opkræve gebyrer, inddækning af omkostninger og lignende, som ikke er fastlagt i Rammeaftalen.
15.14. Prisregulering
Priserne er faste i 12 måneder fra Rammeaftalens start.
Herefter skal en eventuel prisregulering ske i henhold til Reguleringen foretages i henhold til Teknologisk Instituts omkostningsindeks for industrielle vaskerier (vaskerier uden udlejningstekstiler). Priserne kan således maksimalt stige med den årlige procentvise stigning i omkostningsindekset fra senest offentliggjorte indeks inden 1. marts.
Regulering af de i bilag 2 angivne priser kan ske én gang årligt hver den 1. maj. Prisregulering kan finde sted første gang med virkning pr. 1. maj september 2022. Prisreguleringen finder tidligst anvendelse på ydelser, der udføres efter den 1. maj september i reguleringsåret.
Priserne kan således forhøjes én gang årligt hver den [1. septembermaj] med den procentvise stigning i omkostningsindekset fra 1. marts det foregående år til 1. marts året før, dog således at
prisstigningen ikke kan overstige udviklingen i Kommunernes Landsforenings udmeldte løn- og prisindeks for øvrige varer og anskaffelser for varekøb for tilsvarende periode.
Nævnte prisregulering skal meddeles Kommunen i god tid og senest 30 dage før ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at Kommunen kan kontrollere prisreguleringens berettigelse (eksempelvis udskrift af indekstal). Ingen prisregulering kan få gyldighed uden Kommunens skriftlige godkendelse, som skal foreligge inden 10 dage efter modtagelse af meddelelsen.
Leverandøren fremsender opdateret prisliste og/eller e-katalog senest den 30. april31 august. Såfremt Kommunen ikke har modtaget en opdateret prisliste senest på denne dato, fortaber Leverandøren retten til at prisregulere for det kommende år.
Ikke varslede, men fakturerede, prisstigninger skal hurtigst muligt, dog inden 10 Arbejdsdage krediteres Kommunen ved fremsendelse af kreditnota.
Påvirkes Leverandørens direkte omkostninger i nedadgående retning, eksempelvis grundet faldende råvarepriser, skal dette komme Kommunen til gode, således at priserne anført i Bilag 2
– Tilbudslisten reguleres tilsvarende nedad. Leverandøren skal på forlangende kunne dokumentere sine produktionsomkostninger over tid. Er der sket et fald i produktionsomkostningerne, f.eks. på baggrund af faldende råvarepriser, har Kommunen altid ret til en genforhandling af priserne.
16.15. Elektronisk fakturering og betaling
Ved bestilling skal Leverandøren fakturere efter de oplysninger, som kommer fra Kommunens bestilling (eksempelvis fra en rekvisition eller et E-handelssystem) uagtet, at Leverandøren kan have andre oplysninger i eget system.
Leverandøren skal være opmærksom på, at bestilleradresse, leveringsadresse og faktureringsadresse ikke nødvendigvis er enslydende. Såfremt der er angivet et ordrenummer eller rekvisitionsnummer på bestillingen, skal dette påføres af Leverandøren på al fremtidig korrespondance vedr. bestillingen (herunder faktura).
Faktura kan tidligst fremsendes til Kommunen, når der er sket korrekt levering i henhold til den bestilling, fakturaen vedrører. Fakturering sker per måned per EAN-nummer, således at fakturering for korrekte leveringer foretaget i en måned, først fremsendes på en samlet faktura den efterfølgende måned. Det skal tydeligt fremgå af fakturaen, hvilken vaskeydelse, der er leveret til hvilken borger.
Fakturering skal ske ved fremsendelse af elektronisk faktura i OIOUBL format f.eks. via Nemhandel, jf. lov nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger med senere ændringer, via EAN-nr., og skal indeholde de oplysninger, der fremgår af bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011. Yderligere oplysninger om elektronisk faktura findes på XXXX.xx.
Fakturaen skal som minimum indeholde følgende oplysninger:
• Navn på rammeaftale og eventuelt Kommunens interne kontraktnr.
• Navn og CPR nr. på borger
• Rekvirent/bestiller (EAN-nummer)
• Rekvisitionsnummer, som bestillingen angiver
• Leverandørens navn, adresse og CVR nr.
• Produktbetegnelse
• Antal leveringer/afhentninger og datoer for levering/afhentning pr. xxxxxx
• Xxxxx forgæves kørsel, ikke rettidig aflyst
• Antal rettidige aflysninger
• Fakturabeløb (som er fuldstændig identiske med de priser, som er fastsat i Rammeaftalen)
• UNSPSC-koder på alle produkter omfattet af fakturaen Endelig fakturaudformning aftales med Kommunen.
De elektroniske fakturaer skal sendes til EAN nr. oplyst af Kommunen ved indgåelse af Rammeaftalen.
Leverandøren kan ikke som følge af den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse.
Såfremt oplysningerne på fakturaen er mangelfulde eller fakturaen ikke er fremsendt elektronisk, forbeholder Kommunen sig ret til at tilbageholde betaling, indtil korrekt faktura er modtaget. Leverandøren er forpligtet til at fremsende korrekt faktura senest 4 uger efter den måned, hvor Leverandøren var berettiget til at fremsende faktura, dog ikke senere end den 10. januar i det efterfølgende år.
Hvis der er afvigelser eller fejl i de leverede produkter i faktura for den ene måned, krediteres betalingen i den efterfølgende måned i en særskilt kreditnota relateret til den fejlbehæftede faktura. Leverandøren må ikke fremsende kreditnota, der vedrører flere forhold.
Betaling
Betaling forfalder 30 kalenderdage regnet fra det tidspunkt, hvor Leverandøren har afsendt korrekt faktura i overensstemmelse med Rammeaftalens bestemmelser.
E. MISLIGHOLDELSE OG BEFØJELSER
17.16. Leverandørens misligholdelse
Generelt om mangler
Der foreligger en mangel, hvis de af Rammeaftalen omfattede ydelser eller produkter ikke opfylder Rammeaftalens krav og garantier eller ikke i øvrigt svarer til det, Bestilleren med føje kan forvente, eller hvis statistikkerne ikke opfylder kravene i Rammeaftalen jf. pkt. 10, eller hvis Leverandøren ikke kan dokumentere opfyldelsen af et eller flere krav, der følger af Rammeaftalen inden for tidsfristen.
Som misligholdelse betragtes i øvrigt enhver forsinkelse, fejlfakturering, samt manglende rettidig fremsendelse af korrekt faktura eller kreditnota.
Yderligere anses det for misligholdelse, såfremt Leverandøren ikke sørger for korrekt konvertering fra den tidligere kontrakt 1 til 1 til de ydelser, der fremgår af Leverandørens Bilag 2
– Tilbudsliste.
Særligt vedr. virksomhedsansvar
Der foreligger en mangel, hvis en leveret ydelse eller dele heraf, herunder materialer, som indgår i ydelsen, er produceret efter produktionsprocesser eller -metoder, hvor de i pkt. 21 nævnte krav vedrørende menneskerettigheder, børnearbejde, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption ikke er overholdt.
Kommunen kan i tilfælde af, at der foreligger en mangel, hvor de i pkt. 21 nævnte krav til virksomhedens ansvar ikke er overholdt, kræve:
• at Leverandøren afhjælper manglen uden unødigt ophold,
• at Leverandøren fremover ved opfyldelse af Rammeaftalen leverer under overholdelse af de i pkt. 21 nævnte krav,
• at Leverandøren fuldt ud genopretter forvoldt skade, herunder ved udbetaling af passende skadeserstatning.
Mangler ved produkterne
Kravene til produkterne fremgår af Rammeaftalen, i særdeleshed Bilag 1 – Kravspecifikation og Bilag 2 – Tilbudsliste. Alle ydelser, der leveres under Rammeaftalen, skal opfylde Rammeaftalens mindstekrav til ydelserne.
Der foreligger en mangel, hvis der enten på kvalitet eller kvantitet er uoverensstemmelse mellem de bestilte produkter omfattet af Rammeaftalen og det leverede produkt.
Der foreligger ligeledes en mangel, hvis produktet ikke er, som Bestilleren med rette kunne forvente, eller hvis produktet ikke kan anvendes til det af Bestilleren oplyste behov.
Leverandøren er forpligtet til at sikre, at der ikke eksisterer retlige mangler ved det leverede i form af materielle eller immaterielle ejendomsrettigheder. Retlige mangler reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler herom.
Mangler ved Leverandørens håndtering af Rammeaftalen
Samarbejde
Salgsstatistik og E-katalog
Der foreligger en mangel, hvis Kataloget ikke fremsendes i korrekt format eller ikke stemmer overens med Bilag 2 – Tilbudsliste eller de seneste korrektioner hertil, jf. pkt. 12.
Leverandøren skal inden for en af Kommunen fastsat rimelig frist afhjælpe mangler ved hhv. rapportering af salgsstatistikker og Kataloget.
Forsinkelse foreligger, såfremt Leverandøren ikke overholder de i hhv. pkt. 10 og 12, anførte tidsfrister for hhv. fremsendelse af Katalog og rapportering af salgsstatistikker.
Fakturering
Såfremt der sker fejlfakturering, jf. pkt. 15, skal Leverandøren hurtigst muligt fremsende kreditnota til Kommunen med henvisning til den fejlbehæftede faktura, samt fremsende ny korrekt faktura. Se tillige afsnittet om bod ved fejlfakturering i pkt. 17.
Leverandørens ansvar for udbedring af mangler
Leverandøren skal som udgangspunkt altid afhjælpe mangler uden ugrundet ophold samt underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden.
Såfremt Leverandøren kan se, at der vil forekomme forsinkelser ift. rettidig levering af salgsstatistikker eller Katalog, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere Kommunen herom, jf. Bilag 3 – E-handel.
Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelser. Kommunen kan stille rimelige krav til den måde, hvorpå forsinkelsen indhentes.
18.17. Kommunens misligholdelsesbeføjelser
Kommunen skal ved henvendelse til Leverandøren gøre opmærksom på konstaterede mangler. Meddelelsen om en mangel skal som minimum ske skriftligt, eksempelvis per mail. Leverandøren skal uden ugrundet ophold underrette Kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe manglen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende mangler opstår i fremtiden.
Kommunen er forpligtet til at meddele Leverandøren, om Kommunen ønsker at gøre en misligholdelsesbeføjelse gældende. Meddelelse herom skal ske inden for rimelig tid.
Manglende samarbejde
Kommunen kan henstille til, at Leverandøren agerer loyalt ift. at søge forbruget placeret på Bilag 2 – Tilbudsliste, jf. pkt. 7. Ved flere end 5 konstaterede mangler i denne henseende, kan Kommunen kræve et møde med Leverandøren med henblik på at genoprette det gode samarbejde. Dette møde tæller ikke med i de 4 møder, Kommunen har krav på vedrørende Rammeaftalen i øvrigt.
Hvor Leverandøren ikke vil indgå i en konstruktiv dialog om loyalt at søge forbruget placeret på Bilag 2 – Tilbudsliste, jf. pkt. 7, kan Kommunen efter en konkret vurdering anse det manglende samarbejde som væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side.
Mangelfulde produkter
Ved levering af mangelfulde ydelser er Kommunen/Bestilleren berettiget til at kræve udbedring af manglen. Dette kan evt. ske ved en akut-omlevering, jf. pkt. 12. Enhver omlevering, der skyldes mangler ved det leverede, sker for Leverandørens regning.
Såfremt Leverandøren har givet en garanti, der løber ud over dansk rets almindelige regler, kan misligholdelsesbeføjelser gøres gældende i Leverandørens garantiperiode.
Kommunen har, hvor det samme produkt er forsøgt leveret 3 gange, og hvor der har været mangler ved produktet alle 3 gange, ret til at ophæve købet og foretage dækningskøb, jf. afsnittet om dækningskøb nedenfor. Dette gælder også, hvor der i de omleverede produkter er forskellige mangler.
Bod
Bod ved fejl i fakturering
Kommunen kan foretage kontrol af de fakturerede priser. Såfremt Kommunen konstaterer fejl i Leverandørens fakturering af priser, betaler Leverandøren en bod til Kommunen, der udgør det beløb, som er opkrævet for meget samt et tillæg på 25 pct. (dog minimum 1500 kr.) i forhold til det samlede beløb, der er faktureret for meget.
Såfremt Leverandøren kan dokumentere, at Leverandøren har tilbagebetalt det beløb til Kommunen, som er faktureret for meget, vil dette beløb blive fratrukket fra det samlede bodsbeløb, som Kommunen opkræver. Leverandøren vil for eksempel kunne dokumentere dette ved at fremlægge en kreditnota, som henviser til den tidligere fejlfakturering.
I tilfælde af, at der gentagne gange i forbindelse med Kommunens stikprøvevise kontrol konstateres fejl i Leverandørens fakturering af priser, som ikke er bagatelagtige, kan Kommunen med inddragelse af ekstern sagkyndig rådgivning gennemføre en gennemgang af Leverandørens fakturering. Leverandøren er forpligtet til at afholde Kommunens udgifter til ekstern sagkyndig rådgivning i denne forbindelse. Udgifterne til den eksterne sagkyndige kan maksimalt udgøre
50.000 kr.
Dækningskøb
Såfremt Leverandøren enten ikke har afhjulpet en mangel inden for rimelig tid, ikke har meddelt Kommunen at afhjælpning ikke er mulig inden for rimelig tid, eller såfremt det er væsentligt for Kommunen at få leveret produktet ydelsen hurtigere end Leverandøren kan afhjælpe, kan Kommunen eller Bestilleren efter eget valg foretage dækningskøb. Eventuelle meromkostninger hermed afholdes fuldt ud af Leverandøren.
19.18. Kommunens misligholdelse
Såfremt Kommunen misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til nærværende Rammeaftale, betragtes det som forsinkelse.
Bevirker forhold hos Leverandøren, at Kommunen ikke er i stand til at betale via elektronisk overførsel, kan Kommunen dog ikke gøres ansvarlig for manglende betaling med efterfølgende morarente og/eller misligholdelsesbeføjelser til følge.
Leverandørens misligholdelsesbeføjelser
Ved forsinket betaling kan Leverandøren alene opkræve morarente i henhold til bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr m.m. kan derfor ikke opkræves.
20.19. Væsentlig misligholdelse
Væsentlig misligholdelse berettiger begge parter til hel eller delvis ophævelse af rammeaftalen uden varsel.
Nedenfor er anført en ikke udtømmende liste over mulige situationer, der betragtes som væsentlig misligholdelse:
a) Når Leverandørens levering i henhold til Rammeaftalen er behæftet med så alvorlige mangler og/eller forsinkelse, at Kommunen ikke med rimelighed fortsat kan forventes, at ville overlade den fortsatte levering af de i Rammeaftalen omfattende ydelser eller dele heraf til Leverandøren.
b) Ved gentagne konstateringer af mangler, jf. pkt. 16.
d) Hvis Kommunen væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse over en længere periode uden kontraktretligt grundlag herfor, jf. pkt. 18, med mindre der er tale om force majeure, jf. pkt. 31.
e) Manglende forsikringsdækning, jf. pkt. 26.
f) Overtrædelse af punktet om underleverandører, jf. pkt. 28.
g) Overtrædelse af punktet om overdragelse af rettigheder og forpligtelser, jf. pkt. 29.
h) Leverandørens manglende overholdelse af socialt og etisk ansvar.
Ved en parts konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan parten vælge at ophæve Rammeaftalen straks. Meddelelse herom skal altid ske skriftligt, eksempelvis pr. e-mail, og indeholde baggrunden for ophævelsen.
21.20. Erstatningsansvar
Leverandøren er erstatningsansvarlig efter dansk rets almindelige regler for produkter og ydelser, der er omfattet af Rammeaftalen. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, hvor Kommunen dokumenterer et tab ud over boden.
Kommunen har ret til at modregne erstatningskrav mod Leverandøren i betalingen i henhold til Rammeaftalen, når erstatningskravet enten er anerkendt af Leverandøren eller fastslået ved domstol i Kommunens hjemting.
Leverandørens produktansvar følger dansk rets almindelige regler.
F. VIRKSOMHEDSANSVAR
22.21. Socialt og etisk ansvar
Leverandøren skal respektere nationale og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption, herunder bl.a.:
• FN’s deklaration om menneskerettigheder
• ILO’s deklaration om arbejdstagerrettigheder
• Rio-deklarationen om miljø og udvikling
• FN’s konvention mod korruption
Dette indebærer bl.a., at Leverandøren ikke må benytte sig af konventionsstridig børne- og voksenarbejdskraft.
Kommunen er derudover i medfør af ILO-konvention nr. 94 om arbejdsklausuler i offentlige kontrakter forpligtet til at sikre, at Leverandøren tilsikrer medarbejdere løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres.
Leverandøren forpligter sig til at sikre medarbejdere, der er beskæftiget i Danmark ved opgavens udførelse, løn- og ansættelsesvilkår som nævnt ovenfor, og Leverandøren er forpligtet til at orientere sine medarbejdere om de gældende arbejdsvilkår.
Overholder Leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra medarbejdere, kan Kommunen tilbageholde vederlag til Leverandøren med henblik på at sikre Leverandørens medarbejdere de nævnte ansættelsesvilkår.
Kommunen skal orienteres uden ugrundet ophold, såfremt Leverandøren tiltales for én eller flere lovovertrædelser, der kan få betydning for Rammeaftalens opfyldelse. Kommunen kan ikke pålægge Leverandøren sanktioner eller ophæve Rammeaftalen alene, fordi Leverandøren bliver tiltalt for en lovovertrædelse.
Kommunen skal orienteres uden ugrundet ophold, såfremt Leverandøren modtager endelig dom, eller Leverandøren vedtager bødeforlæg for én eller flere lovovertrædelser, der kan få betydning for Rammeaftalens opfyldelse.
Kommunen kan til enhver tid kræve dokumentation for Leverandørens overholdelse af dette afsnit ved Kommunens eventuelle begrundede mistanke om overtrædelse heraf.
23.22. Konkurs
I tilfælde af Leverandørens rekonstruktionsbehandling, konkurs, insolvens, likvidation eller
anden manglende økonomisk rådighedsevne, forbeholder Kommunen sig ret til uden varsel at ophæve Rammeaftalen og alle hertil forbundne ydelser i det omfang, Konkursloven ikke hindrer dette.
Hvis konkursboet måtte have ret til at indtræde i aftalen i medfør af konkurslovens regler, skal konkursboet efter forespørgsel hurtigst muligt give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde.
Hvis Leverandøren er et kapitalselskab eller virksomhed med begrænset ansvar, kan Kommunen ophæve Rammeaftalen, hvis selskabet/virksomheden kræves opløst af Erhvervsstyrelsen eller den til en hver tid tilsvarende styrelse eller myndighed, der ved eventuel ressortomlægning måtte overtage kompetencen til at opløse selskaber.
G. ØVRIGE BESTEMMELSER
24.23. Tavshedspligt
Leverandøren og dennes personale samt eventuelle underleverandører skal overholde straffelovens § 5, idet de udfører opgaver for en offentlig myndighed.
Leverandøren skal orientere Kommunen, såfremt Leverandøren bliver anmodet om at udlevere oplysninger vedrørende Kommunen eller andres forhold, som Leverandøren har fået kendskab til i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen. Orienteringen skal ske inden oplysningerne udleveres.
Leverandøren og dennes medarbejdere, støttende enheder og underleverandører må ikke uden Kommunens og/eller borgerens forudgående skriftlige samtykke videregive oplysninger vedrørende Kommunens og/eller borgerens eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen, medmindre andet måtte være fastsat ved lov.
Denne tavshedspligt er også gældende efter Rammeaftalens ophør, uanset ophørsgrunden.
Leverandøren må ikke uden Kommunens forudgående skriftlige samtykke bruge Kommunen som reference. Ligeledes skal Leverandørens brug af Kommunens navn og/eller logo i sin markedsføring og eventuel anden brug som reference, godkendes skriftligt af Kommunen. Dog er Leverandøren berettiget til at medtage Kommunen på en simpel referenceliste.
Leverandøren må ikke uden Kommunens forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om denne Rammeaftale eller offentliggøre noget om Rammeaftalens indhold.
For Kommunen, herunder kommunalt ansatte Bestillere, gælder reglerne for ansatte i den offentlige forvaltning.
25.24. Aktindsigt
Rammeaftalen er undergivet aktindsigt efter lovgivningens almindelige regler herom.
Desuden kan Kommunen i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening.
Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.
På grund af reglerne om frit leverandørvalg, er Kommunen nødsaget til at orientere borgerne om priserne for specifikke produkter, når borgeren ønsker at anvende produkter uden for Rammeaftalens sortiment eller hos en anden leverandør. I denne forbindelse er det ikke muligt for Kommunen at hemmeligholde produkternes priser.
26.25. Data og datasikkerhed
Dataansvar
Leverandøren forpligter sig til at overholde sikkerhedsforskrifter mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Persondataforordningen.
Inden for lovens rammer har Leverandøren brugsret til diverse data og informationer, herunder bevillinger, så længe Leverandøren udfører opgaver beskrevet i Rammeaftalen. Data og informationer, som er videregivet fra Kommunen til Leverandøren, må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af Rammeaftalen. Se endvidere Bilag 4 – Databehandleraftale.
Sikker e-mail
Når der skal udveksles følsomme eller fortrolige data med Kommunen, skal Leverandøren som udgangspunkt anvende domænekryptering, direkte adressering eller tunnelmail til sikker kommunikation med Borgerne og Kommunen.
Har Leverandøren ikke har domænekryptering eller en individuelt krypteret postkasse, kan Leverandøren anvende sin virksomhedspostkasse på xxxx.xx ifm. kommunikation med Kommunen.
27.26. Forsikring
Leverandøren er forpligtet til i hele rammeaftaleperioden at opretholde forsikringsmæssig dækning af sit produkt-, person- og erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade på minimum kr. 5 mio. kr. og dækkende personskade på minimum kr. 10 mio. kr. pr. år. Kommunen forbeholder sig ret til ved opstart af Rammeaftalen samt under dens løbetid at afkræve Leverandøren dokumentation herfor.
28.27. Love, myndighedskrav, miljø mm.
Leverandøren er forpligtet til og ansvarlig for, at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder såvel på tidspunktet for indgåelse af Rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.
På Kommunens forlangende skal Leverandøren, uden udgifter for Kommunen, fremskaffe den dokumentation, som Kommunen måtte ønske, f.eks. omkring produkternes miljøegenskaber.
29.28. Underleverandører
Såfremt Leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af sine forpligtelser under
Rammeaftalen, garanterer og hæfter Leverandøren for opfyldelsen af Rammeaftalen i samme omfang, som hvis Leverandøren selv havde udført opgaven. Kommunen skal til enhver tid skriftligt godkende underleverandører.
Leverandørens producenter og eller eksempelvis fragtfirmaer er i Rammeaftalens forstand ikke egentlige underleverandører. Såfremt Leverandøren overlader dele af Rammeaftalen til en anden leverandør – eksempelvis en støttende enhed – vil denne leverandør være at betragte som en underleverandør.
30.29. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Kommunen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne Rammeaftale helt eller delvist til en anden offentlig institution eller en institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.
Det betragtes ikke som en overdragelse, såfremt en Kommune lægges sammen med en eller flere andre kommuner. Det vil dog skulle vurderes om Rammeaftalen ændres grundlæggende, såfremt sammenlægningen sker med en eller flere kommuner, der ikke er en del af Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN).
Leverandørens forpligtelser og rettigheder i henhold til nærværende Rammeaftale kan ikke, uden forudgående skriftligt samtykke fra Kommunen, overdrages eller på anden måde overføres til tredjemand. Dette gælder også i tilfælde af en overdragelse af en bestemmende andel af Leverandørens aktier. Kommunens samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod gældende lovgivning.
31.30. Ophør af rammeaftalen (ophævelse og opsigelse)
Ved ophævelse af rammeaftale, og uanset årsagen hertil, er Leverandøren i en overgangsperiode fastsat af Kommunen forpligtet til at varetage leverancerne, som er omfattet af Rammeaftalen, dog maksimalt 12 måneder, indtil Rammeaftalen med rimeligt varsel kan overdrages til tredjemand.
Kommunen kan opsige Rammeaftaler med 12 måneders varsel uden angivelse af nærmere begrundelse.
Kommunen er derudover berettiget til, at opsige Rammeaftalen med en måneds forudgående skriftligt varsel, hvis en administrativ myndighed eller domstol afsiger kendelse/dom om eller Kommunen selv bliver opmærksom på, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er blevet overtrådt i forbindelse med gennemførelse af udbudsforretningen på en måde, der indebærer, at tildelingsbeslutningen helt eller delvist er ulovlig efter gældende regler og praksis. En myndighed i denne bestemmelse er ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud. Kommunens ret til at opsige Rammeaftalen i henhold til denne bestemmelse gælder, uanset om en afgørelse, kendelse eller dom appelleres.
Kommunen er endvidere berettiget til at bringe Rammeaftalen til ophør med et rimeligt varsel i følgende tilfælde:
• Såfremt Rammeaftalen har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, som ville have krævet en ny udbudsprocedure, jf. udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 1.
• Såfremt Leverandøren var omfattet af en af udelukkelsesgrundene i udbudslovens §§ 135-137 på tidspunktet for tildelingen af Rammeaftalen, hvorefter Leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
• Såfremt Rammeaftalen ikke skulle have været tildelt Leverandøren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktivet, der er fastslået af EU-Domstolen i forbindelse med en procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, jf. udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 3.
Leverandøren er ved Rammeaftalens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Leverandøren er i den forbindelse forpligtet til, at overdrage alle relevante materialer, informationer, data mv. til Kommunen med henblik på at sikre, at opgaven kan videreføres uden gener for Kommunen og dens Bestillere.
I tilfælde af Rammeaftalens ophør, uanset årsagen hertil, er Leverandøren ikke berettiget til at modtage nogen form for kompensation, erstatning eller godtgørelse. Det samme gør sig gældende, hvis rammeaftalen erklæres for uden virkning.
32.31. Force majeure
Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom.
Force majeure kan især foreligge ved ekstraordinære naturkræfter, samfundsfjendtlige handlinger, krige, terror, brande, hærværk, it-manipulation eller andre hændelser, der forårsager IT-nedbrud, sammenbrud eller skade.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 Arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt. Der skal samtidig gives en orientering om den forventede varighed af force majeure-situationen.
33.32. Fortolkning af Rammeaftalen og tvistløsning
Henvisning til denne Rammeaftale eller til en bestemmelse deri, omfatter også de til Rammeaftalen hørende bilag. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem Rammeaftalens ordlyd og ordlyden af bilagene, har selve Rammeaftalen forrang for bilagene.
Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af Rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.
Såfremt en tvist ikke kan løses ved forhandling eller mægling, kan parterne lade tvisten afgøre ved domstolene. Værneting er Kommunens hjemting.
34.33. Ændring af Rammeaftalen
Rammeaftalen kan kun ændres ved allonge underskrevet af begge parter, og kun under overholdelse af de til en hver tid gældende udbudsregler.
35.34. Underskrift
Rammeaftalen underskrives af begge parter.
Dato…………………
………………………………………… ……………………………………..
[Leverandøren ved xx] [Xx Kommune ved xx]