Indgåelse af databehandleraftale og accept af LIFE Fondens Vilkår for bevillinger (”Bevillingsvilkår”)
Indgåelse af databehandleraftale og accept af LIFE Fondens Vilkår for bevillinger (”Bevillingsvilkår”)
Herved indgås vedhæftede databehandleraftale (version 4), ligesom LIFE Fondens Bevillingsvilkår1 samtidig accepteres for de kommunale institutioner, kommunen administrerer, ifølge institutionsregisteret2.
På vegne af Kommune med CVR-nummer:
Kontaktperson fra kommunen | |
Navn | |
Stilling | |
Telefonnummer | |
Underskriver fra kommunen | |
Navn | |
Stilling | |
Dato:
Underskriver
På vegne af Databehandleren:
Kontaktoplysninger til LIFE A/S | |
Navn | LIFE A/S |
CVR-nummer | 41439726 |
Telefonnummer | 0000 0000 |
Dato:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, adm. direktør, LIFE Fonden
1 xxxxx://xxxx.xx/xxxxxxx-xx-xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx/
2 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
i henhold til artikel 28, stk. 3, i databeskyttelsesforordningen mellem
”Institutionen” eller ”den dataansvarlige” og
LIFE A/S
Biologiens Vej 5
2800 Kgs. Lyngby
CVR. nr.: 41439726
herefter ”LIFE” eller ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende kontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at over- holde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske perso- ners grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
Versionshistorik | ||
Version | Dato | Status |
1.0 | Marts 2020 | Ikke gældende - erstattet af version 2.0 |
2.0 | September 2020 | Ikke gældende - erstattet af 3.0 |
3.0 | November 2020 | Gældende (denne aftale) |
4.0 | Januar 2021 | Gældende (denne aftale) - LIFE A/S indsat som aftale- part |
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
4. Databehandleren handler efter instruks 4
7. Anvendelse af underdatabehandlere 5
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 8
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 9
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 13
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af digitale læremidler via platformen MY:LIFE jf. LIFEs Vilkår og betingelser for bevillinger, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, her- under om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategori- erne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af un- derdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandle- ren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlings- grundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemssta- ternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvar- lige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Be- stemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Databehandleren har ret til at udsætte behandlingen indtil instruksen er bekræftet el- ler ændret af den dataansvarlige eller dennes repræsentant.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktions- beføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbe- stemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødven- dig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databe- handleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsom- kostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers ret- tigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og friheds- rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og ro- busthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personop- lysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effekti- viteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behand- lingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvar- lige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen ud- gør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes over- holdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren alle- rede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forord- ningens artikel 32.
4. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som da- tabehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesfor- ordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den data- ansvarlige. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere.
3. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige al- lerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehand- leren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databe- skyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som mi- nimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og data- beskyttelsesforordningen.
6. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommer- cielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabe- handleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af under- databehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandle- ren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisati- oner må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyt- telsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandle- ren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underret- ning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tred- jeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tred- jeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
Side 6 af 16
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tred- jeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Be- stemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som om- handlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordnin- gens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registre- rede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den regi- strerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af person- oplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på au- tomatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behand- lingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den da- taansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt se- nest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, det danske Datatilsyn (”Datatilsynet”), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettighe- der
Side 7 af 16
lyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndig- hed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrø- rende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsin- kelse og altid således at den dataansvarlige kan opfylde sine forpligtelser i henhold til gældende lov efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataan- svarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerhe- den til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den data- ansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndig- hed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmel- delse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er mu- ligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt katego- rierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er rele- vant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databe- handleren forpligtet til at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet eller tilbageleveret, medmindre EU-retten eller medlems- staternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdel- sen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er be- myndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databe- handleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lov- givningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehand- lerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behand- ling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestem- melser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den re- gistreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databe- skyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på tidspunktet for indgåelse af denne Databehandler- aftale og accept af LIFE Vilkår og betingelser for bevillinger, ved besvarelse på e-mail.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af person- oplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstem- melse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skrift- lig varsel af begge parter.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. LIFEs kontaktperson er
Xxxx Xxxxx Xxxx
Stilling Leder af Redaktion og digital
Telefonnummer 00000000
.
3. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Behandling af personoplysninger har til formål at give brugere adgang til LIFEs digitale lære- midler, der stilles til rådighed for den danske grundskole og ungdomsuddannelserne, i henhold til platformens overordnede formål som angivet i LIFEs vilkår og betingelser for bevillinger.
LIFE må ikke anvende oplysningerne til andre formål end som beskrevet i Bestemmelserne, herunder i A.1. Personoplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Instituti- onen.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Som udbyder af en digital læringsplatform MY:LIFE til danske grundskoleelever og ungdoms- uddannelser, behandler LIFE personoplysninger om lærere og elever med særligt henblik på at styrke elevernes læringsudbytte og feedback på LIFE Forløb fra både elever og lærere med henblik på at kvalificere forløbene yderligere og sikre den størst mulige effekt hos eleverne. LIFEs behandlinger sker med henblik på at stille LIFE Forløb til rådighed for Institutionen. LIFE vil desuden behandle personoplysninger om lærere til kommunikationsformål før, under og efter anvendelse af et LIFE Forløb.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede Der vil som udgangspunkt blive registeret meget få personoplysninger om elever og lærer i forbindelse med LIFE forløbet. Behandlingen omfatter følgende oplysninger:
Navn, e-mail, klassetrin, lærer/elevstatus, skole, præstation, bedømmelser, evalueringer, læ- ringsprogression, bruger ID samt UNI-C brugernavn.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Administrationsmedarbejdere tilknyttet Institutionen
• Lærer og andet uddannelsespersonale i grundskole og ungdomsuddannelserne
• Elever i grundskolen og ungdomsuddannelserne.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har føl- gende varighed
De angivne personoplysninger vil blive behandlet så længe institutionen er tilknyttet og anven- der LIFEs digital læringsplatform MY:LIFE, og er underlagt de øvrige betingelser for brug af MY:LIFE platformen i LIFEs vilkår og betingelser for bevillinger.
Vores underdatabehandler, Clio, har konfigureret platformen til at slette data om elever eller lærere, hvis de pågældende lærere eller elever skifter til en anden skole som er uden for kom- munen, med hvilken databehandleraftalen er indgået. Når en elev, hvis unilogin er tilknyttet et institutionsnummer, går ud af 9. klasse, vil eleven ikke længere være tilknyttet institutionsnum- mer, og data om den pågældende elev slettes derfor automatisk.
Derudover foretager Xxxx xxxxxx sletning af data om elever eller lærere på My:LIFE platfor- men, hvis den pågældende elev eller lærer anmoder om det.
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende un- derdatabehandlere
NAVN | CVR | ADRESSE | BESKRIVELSE AF BEHANDLING |
Clio ApS | CVR-nr: 30583795 | Esplanaden 8 A, 1. – 2. Sal 1263 København K Danmark | Drift og hosting af portalen samt support i forhold til portalen |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden under- databehandler til denne behandlingsaktivitet.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:
Ved opkobling til MY:LIFE platformen modtager LIFE personoplysninger fra dets brugere, for at verificere adgangen til platformen samt facilitere brug af platformens tjenester for data sub- jekter, der anvender platformen.
C.2. Behandlingssikkerhed
LIFE gennemfører følgende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de aftalte behandlinger, og som dermed opfylder databe- skyttelsesforordningens artikel 32.
Foranstaltningerne er fastlagt ud fra overvejelser om:
1. Hvad der kan lade sig gøre rent teknisk
2. Implementeringsomkostningerne
3. Den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål
4. Konsekvenserne for borgerne ved et sikkerhedsbrud
5. Den risiko, der er forbundet med behandlingerne, herunder risikoen for:
a) tilintetgørelse af oplysningerne
b) tab af oplysningerne
c) ændring af oplysningerne
d) uautoriseret videregivelse af oplysningerne
e) uautoriseret adgang til oplysningerne
Foranstaltningerne som beskrevet nedefor foretages og sikres af LIFEs underdatabehandler, Clio, som leverer, drifter og hoster MY:LIFE platformen på vegne af LIFE.
Generelle sikkerhedsforanstaltninger
LIFEs underdatabehandler, Clio; som drifter og hoster platformen har adgang til personop- lysninger med henblik på at problemsøge, og fejlfinde i interne systemer i forhold til at opti- mere vores produkters performance og dermed understøtte formålet med databehandlingen. Dette sker via en sikret adgang med brugernavn og adgangskode. Der bliver ført tilsyn med disse adgangstilladelser og disse ajourføres jævnligt.
Wiping af datamedier
Når der opsættes brugte computere til nye medarbejdere, bliver alt data og dataspor slettet. For Mac-computere anvendes det indbyggede diskværktøj til at slette hele partitionen på harddisken og geninstallerer styresystemet. For Windows computere anvendes den indbyg- gede ’Nulstil Windows’ funktion, som ligeledes sletter alle partitioner på harddisken.
På harddiske, som skal ud af huset til destruktion, bliver alle sektorer på disken overskrevet med 0’er med Active Killdisk programmet.
Overførsel af data mellem Styrelsen for IT og Læring (STIL) og Clios systemer
LIFE anvender WebService 17 – lille, WebService 22 og WebService 71. Når en bruger vil benytte LIFE portalen, omdirigeres brugeren til UNI•Login. UNI•Login autentificerer brugeren ved at identificere denne og dokumenterer over for LIFEs platform, hvem brugeren er. Efter denne autentifikation returneres brugeren til LIFEs platform, hvor der kontrolleres om brugeren har abonnement til LIFEs produkter og sendes derefter ind i LIFEs produkt-univers. Hvis den
for at indhente og lagre følgende oplysninger:
• UNI-C brugernavn
• Navn
• Klassetilhørsforhold (klassetrin) og institutionsnummer (skole)
• Funktion (Fx lærer, elev etc.)
Fysisk datamiljø er sikret efter Amazon Web Services høje standarder
Denne overførsel af data fra STILs systemer til LIFEs platform og database foregår via en krypteret forbindelse. Den overførte data bliver placeret i LIFEs fysiske datamiljø, der er sikret og adgangskontrolleret via Amazon Web Services.
Adgang til datamiljø sikret via Bastion jump-server
Det fysiske datamiljø er sikret og adgangskontrolleret via Amazon Web Services. Det er ude- lukkende medarbejdere, der har et formål med at arbejde med de pågældende personoplys- ninger, der har fået kontrolleret adgang til disse systemer via en kryptografisk keybaseret au- tentifikation samt brugernavn og kodeord. Selve adgangen til disse systemer foregår via en Bastion jump-server.
Inddatamateriale som indeholder personoplysninger
Ud over den data, der bliver overført via sikrede forbindelse fra STIL til LIFEs systemer, så bliver der også genereret andre typer af data. Det drejer sig overordnet om følgende data, som bliver registeret og lagret:
• Elevens resultater og besvarelser fra Opgavesystemet
• Elevens noter til læringsportalernes fagtekster
• Elevens svar og input i de interaktive elementer på læringsportaler
• Selvevaluering fra de interaktive forløb på læringsportal
• Sidevisninger og interaktion med produkterne
Ovenstående datatyper indhentes med henblik på at styrke mulighederne for at monitorere elevernes læringsprogression samt forbedre brugeroplevelsen. Data er lagret i et fysisk data- miljø, der er sikret og adgangskontrolleret via Amazon Web Services.
Uddatamateriale som indeholder personoplysninger
LIFEs platform har et API (Application Programming Interface), der tillader at integrere andre typer af software med LIFEs, og dermed muliggør, at der kan overføres data mellem syste- merne. Denne integration vil som hovedregel være med forskellige leverandører af LMS (Learning Management Systems). I dette setup vil der foregå en autorisering af den uddata, der vil flyde fra LIFEs system og over i et LMS. Denne autorisation foregår ved, at læreren skal logge sig ind i LMS’et, som den pågældende skole anvender, og godkender, at elevda- taen fra LIFEs systemer bliver overført til det pågældende LMS. Denne data bliver overført via en krypteret SSL-forbindelse.
Behandlingen af personoplysningerne ved det pågældende LMS er den pågældende leve- randørs ansvar, hvorfor det er Institutionens ansvar at indhente en separat databehandleraf- tale med denne leverandør.
Eksterne kommunikationsforbindelser
Når der anvendes eksterne kommunikationsforbindelser ved tilslutning til Internettet, andre åbne net, samt ved brug af interne webapplikationer sikrer LIFE imod uvedkommende trafik og forhindrer adgang fra det åbne net via en firewall, som løbende kontrolleres og ajourføres. Det trådløse netværk er ligeledes sikret imod aflytning af kommunikationen og opsnappe
brugeridentifikationer og dertil hørende fortrolige adgangskoder, som anvendes i forbindelse med autoriserede brugeres adgang til personoplysninger. Alt sammen ligger inde bag Net- work Layer Firewalls og Web Application Layer Firewalls (WAF).
Hjemmearbejdspladser
LIFEs behandling af personoplysninger sker delvist ved anvendelse af hjemmearbejdsplad- ser. Hvis interne systemer tilgås fra en hjemmearbejdsplads, foregår det via krypterede VPN- forbindelser og tilgang til vores server-miljøer sker igennem en avanceret kryptografisk key- baseret forbindelse til vores fysiske datamiljø, der er sikret med Amazon Web Services.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for rimeligt omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre de tek- niske og organisatoriske foranstaltninger som anført under C.2.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør eller opsigelse af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes LIFE til at slette alle personoplysninger, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Oplysningerne slettes automatisk senest tre
(3) måneder efter ophør af brugen af LIFE portalen. Såfremt Institutionen ønsker at oplysnin- gerne skal slettes før, skal Institutionen rette henvendelse til LIFE herom i umiddelbar forlæn- gelse af ophøret/opsigelsen.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den data- ansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
På databehandlerens adresse og enhver godkendt underdatabehandlers adresse som speci- ficeret i bilag B.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
LIFE må anvende underdatabehandlere, der befinder sig i EU eller sikre tredjelande eller un- derleverandører, der har underskrevet EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande.
Den dataansvarlige bemyndiger LIFE til at indgå EU-Kommissionens standardkontraktbe- stemmelser for overførsel af personoplysninger til underdatabehandlere i tredjelande på vegne af den dataansvarlige.
LIFE indestår således for, at de anvendte underdatabehandlere enten er etableret i et sikkert tredjeland eller har underskrevet EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser for over- førsel af personoplysninger til tredjelande.
Ud over hvad der følger af dette punkt C.6 eller inden for rammerne af disse Bestemmelser, er databehandleren ikke berettiget til at foretage sådanne overførsler, medmindre den data- ansvarlige efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførelse af personop- lysninger til et tredjeland.
I tilfælde af, at retsgrundlaget for overførslen af personligoplysninger angivet i dette punkt C.6 ikke stemmer overens med den gældende datebeskyttelseslovgivning og er erstattet eller på anden måde ikke længere betragtes som værende et gyldigt retsgrundlag for overførslen af personoplysninger uden for EU/EØS, vil Parterne sammen og uden unødig forsinkelse finde og aftale et andet retsgrundlag for overførslen af personoplysninger uden for EU/EØS.
Side 15 af 16
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behand- lingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
LIFE er forpligtet til at give Institutionen nødvendige oplysninger til, at Institutionen til enhver tid kan sikre sig, at LIFE overholder de krav, der følger af denne Aftale.
Institutionen, en repræsentant for Institutionen eller dennes revision (såvel intern som ekstern) har adgang til at foretage inspektioner og revision, stille spørgsmål til og få udleveret doku- mentation med henblik på at kontrollere, at LIFE overholder de krav, der følger af denne aftale.
LIFE fremsender én gang årligt en erklæring til Institutionen om overholdelse af denne aftale. Erklæringen skal udarbejdes i overensstemmelse med gældende anerkendte branchestandar- der på området, og skal omfatte både Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres databehandling. En sådan erklæring forelægges ved, at LIFE indhenter en ISAE 3000 erklæ- ring, der dækker den behandling, der foretages i henhold til databehandleraftalen. Den første erklæring skal foreligge senest den 1. januar 2021.
I tilfælde af, at Institutionen og/eller relevante offentlige myndigheder, særligt Datatilsynet, øn- sker at foretage en inspektion af de ovennævnte foranstaltninger i henhold til denne aftale, forpligter LIFE og LIFEs underleverandører sig til at stille tid og ressourcer til rådighed herfor. Såfremt Institutionen vurderer, at der er behov for at anvende eksterne ressourcer i denne inspektion, så afholder Institutionen alle udgifter hertil.
Den dataansvarlige kan årligt med 30 dages varsel indhente en revisionserklæring fra en au- toriseret uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttel- sesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nati- onale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandle- ren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsa- geligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplys- ninger, som er overladt til underdatabehandlere
Der er enighed mellem parterne om, at LIFE som databehandler har ansvaret for at føre til- syn med de underdatabehandlere, der er angivet i bilag B. Et sådant tilsyn kan være i form af modtagelsen af en revisionserklæring, eksempelvis en ISAE 3000 revisionserklæring, fra de(n) pågældende underdatabehandler(e).
Den dataansvarlige kan med rimeligt forudgående varsel forlange at LIFE udleverer doku- mentation for det udførte tilsyn med underdatabehandlere(n).
Side 16 af 16