Økonomiafdelingen Frederik Bajers Vej 5 Postboks 159
Økonomiafdelingen Xxxxxxxx Xxxxxx Xxx 5 Postboks 159
Sagsnr.: Tast sagsnr.
9100 Aalborg
SLA for udbud mellem indkøbsenheden og indkøbende enhed
Når der på AAU gennemføres udbud enten i form af en annoncering, EU-udbud eller anden form for konkurrenceudsættelse kan den indkøbende enhed forvente, at Indkøbsenheden leverer følgende:
Projektledelse
Indkøbsenheden leverer projektledelse i forhold til hele udbudsprocessen. Det vil sige, at den indkøbskonsulent, der sidder med udbuddet står for at indkalde kategoriansvarlige for universitetets indkøbende enheder. Indkøbskonsulenten udarbejder i samråd med de udpegede kategoriansvarlige en tidsplan for udbudsprocessen, således at udbuddet overholder de lovmæssige tidsfrister, der er fastsat i forhold til forskellige typer af udbud.
Indkøbskonsulenten er endvidere tovholder på at sikre, at de kategoriansvarlige leverer input til udbuddets kravsspecifikation til de i tidsplanen aftalte deadlines.
Kategoriansvarlige
Kategoriansvarlige udpeges af institutledere og administrative chefer på anmodning fra Indkøbsenheden.
Ofte vil den kategoriansvarlige have baggrund i det faglige miljø, men kan dog i nogle tilfælde også sidde mere centralt.
Kategoriansvarlig skal bidrage til at sikre at aftaler er i overensstemmelse med AAU’s indkøbspolitik. Kategoriansvarliges opgaver i forbindelse med udbudsforretninger omfatter:
• Medvirken til at definere hvilket sortiment, hvilken mængde, hvilken kvalitet, behov for leveringstider
mv. som nye indkøbsaftaler skal indeholde
• Afsætte tid af til at besvare tekniske spørgsmål
• Medvirken i vurderingen af indkomne tilbud på gennemførte udbudsforretninger
• Medvirken til implementeringen af indgåede indkøbsaftaler
Kravsspecifikation
Kravsspecifikationen i forbindelse med et udbud skal udarbejdes af de kategoriansvarlige, da indkøbskonsulenten som udgangspunkt ikke har nogen faglig indsigt i hvilke tekniske behov universitetet har i forbindelse med indkøb inden for et givent indkøbsområde.
Indkøbskonsulenten vil indkalde de kategoriansvarlige til et opstartsmøde, hvor de kategoriansvarlige orienteres om udbudsprocessen og instrueres i, hvordan man opbygger en kravsspecifikation herunder hvilke begrænsninger, der er i forhold til anvendelse af varemærker mv.
Indkøbskonsulenten vil så vidt det er muligt via sit faglige netværk fremskaffe kravsspecifikationer fra allerede gennemførte udbud, som de kategoriansvarlige kan tage udgangspunkt i ved udarbejdelse af kravsspecifikationen.
Indkøbskonsulenten sørger for at input fra de kategoriansvarlige indsamles og sammensættes til én kravsspecifikation. Det er indkøbskonsulentens opgave i videst muligt omfang at sikre, at kravsspecifikationen overholder lovgivningens rammer samt at kravene i kravsspecifikationen ikke er så snævert beskrevet, at den forhindre konkurrence.
Udbudsbetingelser
Indkøbskonsulenten udarbejder udbuddets udbudsbetingelser og de dertil hørende bilag. De kategoriansvarlige høres mht. udbuddets tildelingskriterier samt hvilke økonomiske og tekniske kapacitetskrav, der skal stilles i forbindelse med udbuddet.
Kontrakt
Indkøbskonsulenten udarbejder kontrakten til udbuddet. De kategoriansvarlige får kontrakten til gennemsyn og kommentering.
Udbuddets praktiske gennemførsel
Spørgsmål svar:
Når udbudsmaterialet er udarbejdet og offentliggjort af indkøbskonsulenten, er det indkøbskonsulenten som er kontaktperson for enhver skriftlig henvendelse vedr. udbuddet, kravsspecifikation og tilhørende bilag.
Indkøbskonsulenten koordinerer svar med de kategoriansvarlige på de spørgsmål der måtte stilles til kravsspecifikation fra interesserede tilbudsgivere.
De kategoriansvarlige skal afsætte tid af til at besvare tekniske spørgsmål, der måtte komme.
Indkøbskonsulenten besvarer alle spørgsmål til de interesserede tilbudsgivere, og Indkøbskonsulenten er endvidere ansvarlig for at tilbudsgivernes spørgsmål og universitetets svar på disse spørgsmål dels sendes til spørgeren og offentligøres på Indkøbsenhedens websider i anonym form.
Tilbudsevaluering:
Når tilbuddene kommer ind fra tilbudsgiverne skal der foretages tilbudsevaluering. Indkøbskonsulenten forestår tilbudsevalueringen sammen med de kategoriansvarlige. Indkøbskonsulenten udarbejder for hvert tilbud en evalueringsrapport, der beskriver hvilken og hvorfor tilbuddet får den bedømmelse det får.
Når der på baggrund af tilbudsevalueringen er fundet en vinder af udbuddet meddeler Indkøbskonsulenten det vindende tilbud, at de har vundet udbuddet. Endvidere meddeler indkøbskonsulenten de øvrige tilbudsgiver, at de ikke har vundet tilbuddet.
Indkøbskonsulenten meddeler desuden til EU’s TED database, at man agter at indgå kontrakt med det vindende tilbud og holder 10 dages frivillig stand still.
Når stand still perioden er udløbet sørger indkøbskonsulenten for at kontrakten underskrives kontraktparterne og journaliseres.
Implementering af ny aftale
Når der er indgået kontrakt med en ny leverandør sørger indkøbskonsulenten for at relevante indkøbende enheder orienteres om den nye aftale og hvordan aftalen skal anvendes.
Indkøbskonsulenten sørger desuden for såfremt det er relevant at indkøbsaftalen ligges i AAU’s indkøbssystem eller på anden måde gøres tilgængelig på AAU.
Indkøbskonsulenten holder minimum en gang årligt opfølgningsmøde med de enheder som bruger aftalen og har løbende dialog med leverandøren såfremt der måtte opstå kontraktuelle udfordringer.