K O N T R A K T
K O N T R A K T
mellem
Udlændingestyrelsen Xxxxxxxx 00
2100 København Ø
og
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx 00
3460 Birkerød
CVR. nr. 52990319
om
nødindkvartering af asylansøgere m.fl.
Januar 2016
1 BAGGRUND OG FORMÅL
Udlændingestyrelsen og Beredskabsstyrelsen har i samarbejdsaftale om nødindkvarte- ring af januar 2016 aftalt, at Udlændingestyrelsen kan anmode Beredskabsstyrelsen om etablering og drift af pladser til nødindkvartering af asylansøgere på beredskabscentre.
Denne kontrakt er indgået mellem Udlændingestyrelsen og Beredskabsstyrelsen inden for rammerne af ovennævnte samarbejdsaftale med det formål at regulere samarbejdet mellem parterne i forbindelse med en sådan nødindkvartering og Beredskabsstyrelsens levering af tilknyttede ydelser.
1.1 Kort beskrivelse af parterne
Udlændingestyrelsen er en styrelse under Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet, der efter udlændingelovens § 42 a, stk. 5, har ansvaret for at tilvejebringe og drive ind- kvarteringssteder for asylansøgere m.fl.
Beredskabsstyrelsen er en styrelse under Forsvarsministeriet, der efter beredskabslo- vens § 8 kan indgå aftale med offentlige myndigheder, der har ansvar for beredskab og indsats og opretholdelse af vigtige samfundsfunktioner, om, at det statslige redningsbe- redskab varetager opgaver for eller yder bistand til disse. Beredskabsstyrelsens virksom- hed er fastlagt i beredskabsloven, beskyttelsesrumsloven, lov om nukleare anlæg samt lov om sikkerhedsmæssige og miljømæssige forhold ved atomanlæg m.v.
Beredskabsstyrelsen kan endvidere ved indtægtsdækket virksomhed påtage sig opgaver over for virksomheder, kommuner, private, institutioner m.v., når sådanne opgaver kan betragtes som naturlige udløbere af redningsberedskabets almindelige virksomhed.
2 DEFINITIONER
Ved aktiviteter forstås de underaktiviteter, der skal gennemføres i tilknytning til leveringen af ydelserne.
Ved beboere forstås personer omfattet af Udlændingestyrelsens underholdsforpligtelse, jf. § 42 a, stk. 1 og 2, jf. stk. 3, i udlændingeloven, som er indkvarteret på Beredskabssty- relsens indkvarteringssteder eller er tilknyttet disse.
Ved indkvarteringssted forstås det eller de steder, hvorfra Beredskabsstyrelsen skal drive indkvarteringsvirksomhed og levere de dertil knyttede ydelser, jf. bilag 1.
Ved kontrakt forstås denne kontrakt med bilag og senere ændringer og tillæg.
Ved ydelser forstås de forskellige opgaver, Beredskabsstyrelsen skal varetage i tilknyt- ning til udførelsen af den samlede opgave med indkvartering.
Ved indkvarteringsoperatør/operatør forstås den eller de operatører, som Udlændingesty- relsen indgår aftale med om drift af indkvartering af asylansøgere m.fl. på indkvarterings- steder omfattet af denne kontrakt. Indkvarteringsoperatørerne fremgår af bilag 1.
3 OMFATTEDE INDKVARTERINGSSTEDER OG KAPACITET
De ved kontraktens indgåelse forventede indkvarteringssteder og kapacitet fremgår af bilag 1.
4 BEREDSKABSSTYRELSENS YDELSER
4.1 Generelt
De ydelser, som Beredskabsstyrelsen skal levere, er nærmere beskrevet i bilag 2.
Beredskabsstyrelsen skal herudover bistå Udlændingestyrelsen med oplysninger og be- svarelser af spørgsmål i relation til de beskrevne opgaver i det omfang, det ikke er i strid med gældende lovgivning om videregivelse af oplysninger og under hensyntagen til Be- redskabsstyrelsens varetagelse af øvrige opgaver.
4.2 Myndighedsforskrifter
Beredskabsstyrelsen skal ved leveringen af ydelserne følge de af Udlændingestyrelsen udstedte retningslinjer i notater m.v. En samlet oversigt over disse retningslinjer fremgår af bilag 6. Beredskabsstyrelsen skal ligeledes følge gældende myndighedsforskrifter. En oversigt over de myndighedsforskrifter m.v., som Beredskabsstyrelsen skal efterleve, enten helt eller delvist i forbindelse med varetagelsen af sin virksomhed (jf. beskrivelser- ne i de enkelte underbilag), fremgår af bilag 6.
5 FACILITETER
Opgavefordelingen vedrørende tilvejebringelse af faciliteter til brug for levering af de i denne kontrakt aftalte ydelser fremgår af bilag 5.
Forud for ibrugtagning samt ved ophør af nødindkvartering foretages en besigtigelse af de af kontrakten omfattede faciliteter til brug for klargøring og opgørelse over slitage, skader m.v.
Besigtigelsen foretages af repræsentanter fra henholdsvis Udlændingestyrelsen eller en af Udlændingestyrelsen antaget rådgiver, indkvarteringsoperatøren og Beredskabsstyrel- sen.
6 VEDERLAG
Beredskabsstyrelsen er berettiget til vederlag for ydelser som anført i bilag 1. Alle priser er i danske kroner og eksklusive moms.
7 BETALINGSBETINGELSER
Beredskabsstyrelsens vederlag forfalder som anført i bilag 1. Fakturering skal ske som nærmere anført i bilag 1.
8 AFLÆGGELSE AF REGNSKAB
Beredskabsstyrelsen er en statslig myndighed og har derfor tilrettelagt sit regnskabsvæ- sen og aflæggelse af regnskab med udgangspunkt i de statslige principper, jf. bekendtgø- relse nr. 70 om statens regnskabsvæsen m.v. af 27. januar 2011.
Beredskabsstyrelsen revideres af Forsvarets Interne Revision (FIR).
9 PARTERNES MISLIGHOLDELSE
I tilfælde af misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler.
Såfremt der er væsentlige mangler eller anden væsentlig misligholdelse ved levering af ydelserne, kan Udlændingestyrelsen ophæve kontrakten, jf. dog pkt. 15.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Udlændingestyrelsen har afgivet skriftligt påkrav, og Beredskabsstyrelsen ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består, samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
Hvis Udlændingestyrelsen ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til kontrakten og un- derbilagene, fritages Beredskabsstyrelsen for at levere ydelser efter kontrakten i det om- fang, Beredskabsstyrelsen kan dokumentere, at Udlændingestyrelsens opfyldelse af sine forpligtelser er en nødvendig forudsætning for Beredskabsstyrelsens levering af ydelser- ne. Såfremt Udlændingestyrelsen væsentligt misligholder sine forpligtelser, kan Bered- skabsstyrelsen ophæve kontrakten, jf. dog pkt. 15.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Beredskabsstyrelsen har afgivet skriftligt påkrav, og Udlændingestyrelsen ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består, samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
10 FORCE MAJEURE
Hverken Beredskabsstyrelsen eller Udlændingestyrelsen skal i henhold til denne kontrakt anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder strejke og lockout, og som parten ikke ved kontraktens under- skrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig med- delelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.
11 FORSIKRING OG ANSVAR
Beredskabsstyrelsen er omfattet af statens regler om selvforsikring. Dette er ensbetyden- de med, at Beredskabsstyrelsen ikke må tegne forsikring, jf. Cirkulære om selvforsikring i staten m.v. af den 9. december 2005. Statens regler om selvforsikring for så vidt angår bygninger og inventar udmøntes som anført i bilag 3.
For så vidt angår ansvarsforsikring skal sager, hvori der gøres et erstatningskrav gæl- dende over for en beboer, fremsendes til Udlændingestyrelsen i henhold til udlændinge- lovens § 42 i, stk. 1.
For så vidt angår Beredskabsstyrelsens ansvar, gælder dansk rets almindelige regler.
12 TAVSHEDSPLIGT
Beredskabsstyrelsen og dennes medarbejdere skal iagttage tavshed med hensyn til for- trolige oplysninger, jf. straffelovens §§ 152 samt 152 a-f, som der opnås kendskab til i forbindelse med udførelse af de i denne kontrakt beskrevne opgaver.
13 PERSONDATA
Beredskabsstyrelsen skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning om håndte- ring af persondata.
14 OVERDRAGELSE
Udlændingestyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig institution eller en institution eller et selskab, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.
Beredskabsstyrelsen kan ikke uden Udlændingestyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til tredjemand. Udlændingestyrelsen kan ikke uden rimelig grund afvise en anmodning om overdragelse fra Beredskabsstyrel- sen.
15 TVISTIGHEDER
Kontrakten er undergivet dansk ret.
Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med kontrakten, skal afgøres ved de almindeli- ge domstole med værneting i København. I øvrigt er parterne enige om, at evt. uoverens- stemmelser om fortolkningen af denne aftale søges løst i mindelighed.
16 KONTRAKTENS LØBETID
Kontrakten træder i kraft den 17. november 2015 og løber, indtil nødindkvarteringen på de i bilag 1 anførte indkvarteringssteder ophører, dog senest til den 31. december 2016. Er nødindkvarteringen fortsat i drift pr. 31. december 2016, vil der blive indgået en ny kontrakt.
Aftalen kan opsiges af hver af parterne med 6 måneders varsel til den 1 i en måned.
17 KONTRAKTSTYRING OG FORTOLKNING
17.1 Kontraktstyring
Parterne foretager i fællesskab kontraktstyring baseret på følgende hovedprincipper:
Alle ændringer til kontrakten og tilhørende bilag skal foreligge skriftligt i form af allonger til kontrakten, der underskrives af begge parter.
17.2 Fortolkning
Henvisninger til kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til kontrakten hørende bilag henholdsvis de af disse bilag, der er relevante for den pågældende be- stemmelse, jf. bilagsfortegnelsen nedenfor. Bestemmelser i kontrakten har forrang frem for bestemmelser i bilag.
18 UNDERSKRIFTER
Kontrakten underskrives i to originale eksemplarer, hvoraf parterne hver modtager ét. Endvidere opbevarer hver af parterne en elektronisk version af kontrakten med henblik på senere ændringer.
BILAGSFORTEGNELSE
Bilag 1. | Kapacitet og økonomi |
Bilag 2. | Cafeteriaordning |
Bilag 3.1. | Bygninger |
Bilag 3.2. | Inventar |
Bilag 4. | Ydelser ved åbning og lukning af indkvarteringssteder m.v. |
Bilag 5. | Fordelingsnotat vedr. nødindkvartering hos Beredskabsstyrelsen |
Bilag 6. | Gældende retningslinjer og andre myndighedsforskrifter |
Bilag 1. Kapacitet og økonomi
1. Indkvarteringssteder og kapacitet
Indkvarteringssteder omfattet af denne kontrakt fremgår af følgende tabel:
Ejendom | Driftsstart | Kapacitet | Adresse | Indkvarteringsoperatør |
Beredskabsstyrelsen Midtjylland | 17.11.2015 | 580 | H P Hansens Vej 100 7400 Herning | Vesthimmerlands Kommune |
Beredskabsstyrelsen Sydjylland | 19.11.2015 | 540 | Xxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx | Jammerbugt Kommune |
Beredskabsstyrelsen Nordjylland | 19.11.2015 | 368 | Simons Bakke 25 7700 Thisted | Thisted Kommune |
Beredskabsstyrelsen Sjælland | 27.11.2015 | 572 | Xxx Xxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxx | Xxxxxxxxx Xxxxxxx |
I alt | 2.060 |
2. Økonomi
Beredskabsstyrelsen honoreres for de leverede ydelser, som påhviler Beredskabsstyrel- sen, jf. bilag 2-5. Honoreringen fremgår nedenfor.
Beredskabsstyrelsen kan indgå særskilt aftale med indkvarteringsoperatøren om, at Be- redskabsstyrelsen udfører opgaver, som ifølge fordelingsnotatet (bilag 5) påhviler opera- tøren. Evt. honorering herfor aftales mellem Beredskabsstyrelsen og operatørerne. Be- redskabsstyrelsen honoreres ikke yderligere af Udlændingestyrelsen herfor.
2.1. Bevilling til drift af indkvarteringssteder (bilag 2 samt bilag 3.1.)
Beredskabsstyrelsen udfører indkvarteringsopgaven som indtægtsdækket virksomhed. Beredskabsstyrelsen får refunderet udgifter i forbindelse med drift af indkvarteringssteder, jf. gældende regler for indtægtsdækket virksomhed i staten.
Den skønnede honorering pr. dag for driftsudgifter for den nævnte kapacitet fremgår af afsnit 2.4. Udgifter, som afholdes direkte af Udlændingestyrelsen eller lokal operatør, indgår ikke i de anførte beløb.
2.2. Kosttakst i forbindelse med cafeteriafunktion (bilag 2)
Beredskabsstyrelsen modtager til indkøb af kost en fast takst, som udgør 55,93 kr. pr. beboer pr. dag i 2015 og 56,71 kr. pr. beboer pr. dag i 2016.
Beredskabsstyrelsen får herudover refunderet yderligere udgifter til forplejning og drift af cafeteria.
2.3. Honorering for ydelser ved åbning og lukning (bilag 4)
For de ydelser, Beredskabsstyrelsen leverer i relation til åbning og lukning af indkvarte- ringssteder m.v., er aftalt de i afsnit 2.4. anførte rammebeløb. Der anvendes en styrings- model, hvor Beredskabsstyrelsen får dækket udgifterne inden for de anførte rammebeløb. Rammebeløbene er således alene af vejledende karakter.
I forbindelse med retablering af faste lokaliteter og Beredskabsstyrelsens egne telte m.v. henvises til den udarbejdede opgørelse inden ibrugtagning af disse. Udlændingestyrelsen dækker alle udgifter i forbindelse med retablering af disse til samme standard som før ibrugtagning af faciliteterne (jf. kontraktens pkt. 5). Retableringsomkostningerne kan in- deholde mindre såvel som større reparationer og evt. maling af faste lokaliteter m.v.
Rammebeløbene må ikke overskrides uden Udlændingestyrelsens forudgående skriftlige godkendelse heraf. Dette gælder ligeledes i tilfælde af evt. merudgifter som følge af sær- lige ønsker hos indkvarteringsoperatøren i forbindelse med etablering af indkvarterings- steder. Det påhviler Udlændingestyrelsen at sikre, at der er det nødvendige personel til rådighed for godkendelse af overskridelser af rammebeløb. Dette skønnes særlig rele- vant i forbindelse med klargøring af faciliteter.
I de tilfælde, hvor Beredskabsstyrelsen forudser, at de i tabellen anførte rammebeløb til etablering eller retablering vil blive overskredet (på ejendomsniveau), skal Beredskabs- styrelsen uden ugrundet ophold orientere Udlændingestyrelsen om det forventede mer- bevillingsbehov. Orienteringen er en forudsætning for, at et evt. merforbrug kan honore- res.
Ved usikkerhed om merbevillingsbehovet, f.eks. i tilfælde, hvor eksterne leverandører ikke på forhånd har mulighed for at give et nøjagtigt eller bindende tilbud, drøftes usikker- heden med Udlændingestyrelsen. Herefter træffer Udlændingestyrelsen afgørelse om, hvorvidt den pågældende opgave skal udføres på det foreliggende grundlag med tilsagn til Beredskabsstyrelsen om, at merforbruget honoreres, eller om opgavens udførelse i stedet skal afvente nøjagtige oplysninger om størrelsen af det forventede merforbrug.
2.4. Honorering pr. indkvarteringssted
2.1.1. Beredskabsstyrelsen Midtjylland
For Beredskabsstyrelsen Midtjylland er skønnet følgende driftsudgifter, jf. afsnit 2.1.:
Beredskabsstyrelsen Midtjylland | Leje og daglig bemanding | Energi | Adm. funktioner | Kosttakst jf. afsnit 2.2. | Forplejning i øvrigt | Øvrige driftsudgifter | I alt |
Kr. pr. dag | 23.000 | 27.800 | 2.440 | 32.439 | 61.061 | 30.700 | 177.440 |
1) Den skønnede honorering pr. dag for forplejning af de indkvarterede asylansøgere m.fl. er baseret på kapacitetsopgørelsen for det enkelte indkvarteringssted.
For ydelser i relation til åbning og lukning er aftalt følgende rammebeløb, jf. afsnit 2.3.:
Ejendom | Etablering 1) | Retablering | I alt |
Beredskabsstyrelsen Midtjylland | 3.784.000 | 950.000 | 4.734.000 |
1) Ekskl. etableringsudgifter afholdt af Udlændingestyrelsen.
2.4.2. Beredskabsstyrelsen Sydjylland
For Beredskabsstyrelsen Sydjylland er skønnet følgende driftsudgifter, jf. afsnit 2.1.:
Beredskabsstyrelsen Sydjylland | Leje og daglig bemanding | Energi | Adm. funktioner | Kosttakst jf. afsnit 2.2. | Forplejning i øvrigt | Øvrige driftsudgifter | I alt |
Kr. pr. dag | 22.000 | 25.950 | 2.350 | 30.202 | 61.038 | 28.410 | 169.950 |
1) Den skønnede honorering pr. dag for forplejning af de indkvarterede asylansøgere m.fl. er baseret på kapacitetsopgørelsen for det enkelte indkvarteringssted.
For ydelser i relation til åbning og lukning er aftalt følgende rammebeløb, jf. afsnit 2.3.:
Ejendom | Etablering 1) | Retablering | I alt |
Beredskabsstyrelsen Sydjylland | 2.820.000 | 800.000 | 3.620.000 |
1) Ekskl. etableringsudgifter afholdt af Udlændingestyrelsen.
2.4.3. Beredskabsstyrelsen Nordjylland
For Beredskabsstyrelsen Nordjylland er skønnet følgende driftsudgifter, jf. afsnit 2.1.:
Beredskabsstyrelsen Nordjylland | Leje og daglig bemanding | Energi | Adm. funktioner | Kosttakst jf. afsnit 2.2. | Forplejning i øvrigt | Øvrige driftsudgifter | I alt |
Kr. pr. dag | 13.000 | 15.750 | 1.490 | 20.582 | 29.568 | 11.270 | 91.660 |
1) Den skønnede honorering pr. dag for forplejning af de indkvarterede asylansøgere m.fl. er baseret på kapacitetsopgørelsen for det enkelte indkvarteringssted.
For ydelser i relation til åbning og lukning er aftalt følgende rammebeløb, jf. afsnit 2.3.:
Ejendom | Etablering 1) | Retablering | I alt |
Beredskabsstyrelsen Nordjylland | 1.775.000 | 500.000 | 2.275.000 |
1) Ekskl. etableringsudgifter afholdt af Udlændingestyrelsen.
2.4.1. Beredskabsstyrelsen Sjælland
For Beredskabsstyrelsen Sjælland er skønnet følgende driftsudgifter, jf. afsnit 2.1.:
Beredskabsstyrelsen Sjælland | Leje og daglig bemanding | Energi | Adm. funktioner | Kosttakst jf. afsnit 2.2. | Forplejning i øvrigt | Øvrige driftsudgifter | I alt |
Kr. pr. dag | 22.000 | 26.500 | 2.360 | 31.992 | 58.008 | 26.000 | 166.860 |
1) Den skønnede honorering pr. dag for forplejning af de indkvarterede asylansøgere m.fl. er baseret på kapacitetsopgørelsen for det enkelte indkvarteringssted.
For ydelser i relation til åbning og lukning er aftalt følgende rammebeløb, jf. afsnit 2.3.:
Ejendom | Etablering 1) | Retablering | I alt |
Beredskabsstyrelsen Sjælland | 2.975.000 | 800.000 | 3.775.000 |
1) Ekskl. etableringsudgifter afholdt af Udlændingestyrelsen.
3. Fakturering
Beredskabsstyrelsen modtager senest den 10. i hver måned en fakturaskabelon for den foregående måned fra Udlændingestyrelsen og sender senest 6 hverdage derefter en faktura for den foregående måned for leverede ydelser. Fakturaen udarbejdes med ud-
gangspunkt i Udlændingestyrelsens fakturaskabelon. Udlændingestyrelsens betaling af fakturaen forfalder den 24. i samme måned.
For så vidt angår fakturering af kosttaksten skal fakturaskabelonen baseres på årets tak- ster samt månedsrapporten over antallet af belægningsdøgn1, der fremgår af IBS.
For så vidt angår faktura for drift, åbning og lukning af ejendomme m.v. skal Beredskabs- styrelsen hver måned fakturere månedens udgifter.
Beredskabsstyrelsen skal ikke medsende regninger i relation til de områder, der afregnes efter regning. Beredskabsstyrelsen skal dog opbevare disse regninger.
Beredskabsstyrelsen kan medregne udgifter, dels til momsregistrerede leverandører, dels til Beredskabsstyrelsen selv. For de sidstnævnte udgifter gælder, at Beredskabsstyrelsen skal udarbejde regninger, der angiver arbejdstimer og materiale, som skal opbevares af Beredskabsstyrelsen i lighed med øvrige regninger.
Ved endelig afslutning af en indkvarteringsopgave udarbejdes en særskilt plan for opgø- relse og endelig afregning.
1 Et belægningsdøgn angiver indkvartering af én person i ét døgn.
Bilag 2. Cafeteriaordning
Aktiviteter og servicekrav
Beredskabsstyrelsen skal tilbyde forskellige måltider 3 gange dagligt til beboere indkvar- teret på cafeteriaordning. Måltiderne skal så vidt muligt tilpasses til beboernes kulturelle, religiøse og aldersmæssige sammensætning. Derudover skal Beredskabsstyrelsen leve- re mellemmåltider i form af frugt.
Bilag 3.1. Bygninger
1. Tilvejebringelse af bygninger
Beredskabsstyrelsen stiller egnede bygninger til brug for indkvartering, fællesarealer og aktivering m.v. af beboere. Herunder kan Beredskabsstyrelsen varetage opgaver i forbin- delse med åbning og lukning af indkvarteringssteder m.v., jf. bilag 4.
2. Ejendomsdrift og vedligeholdelse
Beredskabsstyrelsen forestår den daglige drift, dvs. sikrer at bygningernes funktionsdue- lighed opretholdes, herunder:
• drift af bygninger og bygningstekniske anlæg samt anlæg i jorden
• mindre reparationsarbejder og vedligeholdelsesopgaver, herunder hærværk
• løbende arealpleje
• snerydning og glatførebekæmpelse m.v.
• evt. skadedyrsbekæmpelse
Beredskabsstyrelsen varetager endvidere den indvendige og udvendige vedligeholdelse af ejendomme, herunder bygninger og tekniske anlæg.
I forbindelse med drift og vedligeholdelse vil inddragelse af asylansøgere kunne ske på en fagligt forsvarlig måde.
3. Økonomisk ansvar ved skader
De bygninger, der ejes af Beredskabsstyrelsen, er omfattet af statens regler for selvfor- sikring.
I forbindelse med skader ud over almindeligt slid vil erstatningsansvaret være genstand for drøftelse mellem parterne.
Bilag 3.2. Inventar
1. Tilvejebringelse af inventar
Udlændingestyrelsens inventaroperatør monterer i udgangspunktet bygninger ved åbning med inventar svarende til den fastsatte kapacitet. Beredskabsstyrelsen kan efter anmod- ning fra Udlændingestyrelsen helt eller delvist forestå denne opgave. Herunder kan Be- redskabsstyrelsen stille inventar ejet af Beredskabsstyrelsen til rådighed i forbindelse med indkvartering af asylansøgere.
Inventar omfatter bl.a.:
• møbler og inventar til beboelsesværelser
• hårde hvidevarer til brug for selvhusholdskøkkener og vaskeri
• møbler og inventar til administrationslokaler og kontorer, herunder IT-udstyr, tele- foner og videokonferenceudstyr
• møbler og inventar til undervisningslokaler
• møbler til fællesrum
• aktivitetsrelateret inventar
Der henvises til notat om inventarregistreringsprincipper.
2. Ejendomsret
Inventar stillet til rådighed af Beredskabsstyrelsen, herunder genanskaffelser, forbliver Beredskabsstyrelsens ejendom, medmindre andet aftales. Øvrigt inventar, herunder gen- anskaffelser, er Udlændingestyrelsens ejendom.
Indkvarteringsoperatøren har uanset ejerforhold råderet over alt inventar m.v. på indkvar- teringssteder omfattet af denne kontrakt, så længe disse er i drift.
3. Vedligeholdelse af inventar
Indkvarteringsoperatøren skal løbende vedligeholde og genanskaffe inventar, således at inventaret fastholdes i samme stand og omfang, som det er udleveret og monteret.
Bilag 4. Ydelser ved åbning og lukning af indkvarteringssteder m.v.
1. Etableringer og udvidelser af indkvarteringssteder m.v.
Beredskabsstyrelsen forestår efter aftale med Udlændingestyrelsen etableringer af ind- kvarteringssteder m.v., jf. fordelingsnotatet (bilag 5).
2. Reetablering af indkvarteringssteder m.v.
Beredskabsstyrelsen forestår efter aftale med Udlændingestyrelsen reetablering i forbin- delse med lukning af indkvarteringssteder m.v. eller sænkelse af kapaciteten på indkvar- teringssteder m.v.
Bilag 5. Fordelingsnotat i forbindelse med indkvartering af asylansøgere hos Beredskabsstyrelsen
Opgave | Beredskabsstyrelsen | Udlændingestyrelsen | Indkvarterings- operatør |
Kommunekontakt: • Politik • Planlov • Brandforhold • Forhold om til- ladelse til mid- lertidig indkvar- tering2 | Planlov og brandfor- hold Byggetilladelse og brandgodkendelse Plantegning og plads- fordelingsplan Forhold om tilladelse til midlertidig indkvar- tering | Politik Tager kontakt til kommunen på kom- munaldirektør niveau | |
Administrative opga- ver, aktivering og sundhedsforhold | Jf. operatørkon- trakt herunder udlevering af hygiejnepakker (beboersam- mensætning) | ||
Tilstedeværelse ved indledende og afslut- tende besigtigelse af faciliteterne | 1 repræsentant | 1 repræsentant | 1 repræsentant |
Tilstedeværelse under etableringen (fra første dag) | Udpeget koordinator og personale til op- sætning af inventar | Udpeget koordinator (dog alene på telefon) | 1 administrativ repræsentant og IT -afdelingen. |
Etablering og indret- ning til soveafsnit, fælles- og aktivitets- rum samt forplej- ningsområde (Herunder inventar) | ABA-anlæg/røgalarm Håndslukningsudstyr Flugtvejsplaner Flugt- og panikbelys- ning Forplejningstelt med gulv, catering- og udleveringsområde samt opvarmning. Opsætning af gipsvægge i idræts- hal og klasselokaler, opsætning af inventar m.m. | Senge, skabe, Sofaer, sofaborde, tv- stue og internet cafe. Billardbord, bordfod- bold, bordtennis, air- hockey Spisebord og stole til forplejningstelt Kaffeautomater Håndhygiejne- standere Vand dispenser til varmt og koldt vand. Skrivebord, stol, reo- ler, skrivebordslampe til arbejdspladser Kopimaskine Makulator Pengeskab Klinik (mobil) Vaskemaskiner med | IT-udstyr til medarbejdere, IT-forbindelse og Wi-Fi access- points. (OBS husk separate net – beboere og administration) |
2 Beredskabsstyrelsen kan tage den første kontakt til kommunen for at få tilladelse til den første uges midlertidige ibrugtagning. Udlændingestyrelsen skal kontakte Beredskabsstyrelsen centralt mhp. længerevarende godkendelser (med mindre der på tidspunktet foreligger en byggetilladelse).
doseringsanlæg og tørretumblere (kon- dens) Levering af gipsvæg- ge samt forhæng til gips væggene (sove- afsnit) af brand- hæmmende kvalitet. | |||
Transportopgaver, sundhedstiltag m.v. | Transport af inventar m.v. på styrelsens område. | Transport af inventar m.m. til kasernen (sættes ved kant- sten). | Transport til akti- viteter, sagsbe- handling og evt. sundhedsbe- handling |
Indkvarteringsforhold (sovepladser, bad, toilet og forplejning, opholdslokaler, pe- delfunktion og logi- stiske opgaver) | Centrets cafeteria kan stå for forplej- ning. Ved udvidelse af indkvarteringska- pacitet ud over antal- let af beboere i byg- ninger udvides cent- renes cafeteria om nødvendigt med mo- bilkøkken. | Xxxxx for faciliteter til ophold/spisning, her- under f.eks. leje af pavilloner | |
Leje af toilet- og badevogne, herun- der tilslutninger | Toilet- og badevogne | ||
Tilbygning | Tilbygninger efter konkret aftale mellem BRS og US. | ||
Tilsyns- og vagtord- ning, sikkerhed, ad- gangskontrol | Bagvagt og vicevært- funktion | Døgn- og brand- vagt | |
Vand, kloak og elfor- syning ved eksterne faciliteter som skur- vogne | Etablering af kloak, el og vand Rygepavillon efter aftale | ||
Rengøring og rengø- ringsartikler | Rengøring af udleve- ringsområdet | Leverer basisudstyr i ved etablering | Daglig rengøring af forplejningstel- tet (udføres af beboerne som et led i deres akti- vering). Tilvejebringelse af rengøringsar- tikler, herunder toiletpapir, sæbe, rengøringsmid- ler, gulvmopper m.v. |
Adskillelse fra ka- serne (hegn) | Perimeterhegn (byg- gehegn) til adskillelse af området |
Bilag 6. Gældende retningslinjer og andre myndighedsforskrifter
For så vidt angår den fulde ordlyd af love, lovbekendtgørelser, bekendtgørelser og cirku- lærer samt vejledninger m.v., som ikke er udstedt/udarbejdet af Udlændingestyrelsen, henvises der til xxx.xxxxxxxx.xx, medmindre andet er anført.
• Bekendtgørelse af straffeloven (LBK nr. 871 af 04/07/2014 med senere ændrin- ger)
• Bekendtgørelse af udlændingeloven (LBK nr. 1021 af 19/09/2014 med senere ændringer)
• Bekendtgørelse om indhentelse af børneattest ved ansættelse og beskæftigelse af personer, der inden for Justitsministeriets ressortområde skal have kontakt med børn under 15 år (BEK nr. 483 af 23/5/2012)
• Bekendtgørelse om statens regnskabsvæsen m.v. (BEK nr. 70 af 27/11/2011)
• Budgetvejledning 2014 (Finansministeriet)
• Cirkulære om energieffektivisering i statens institutioner (CIR nr. 9477 af 02/07/2014 med senere ændringer)
• Cirkulære om indkøb i staten (CIR nr. 9112 af 20/3/2012)
• Cirkulære om selvforsikring i staten m.v. (CIR nr. 9783 af 09/12/2005)
• Forvaltningsloven (LBK nr. 433 af 22/04/2014 med senere ændringer)