Udbudsbetingelser EU-UDBUD 2020/S 000-000000
VIF – Vestegnens Indkøbsforum Udbudsbetingelser – Varer september 2019
Udbudsbetingelser EU-UDBUD 2020/S 000-000000
Varer Offentligt udbud
På indkøb og levering af Kropsbårne hjælpemidler
til Albertslund Kommune, Brøndby Kommune, Dragør Kommune, Glostrup Kommune, Hvidovre Kommune, Høje-Taastrup Kommune, Ishøj Kommune, Rødovre Kommune, Tårnby Kommune, og Vallensbæk Kommune
VIF | september 2019
Indholdsfortegnelse
3.2 Omfattede enheder og institutioner 5
3.3 VIFs pligt til at anvende den udbudte rammeaftale 5
3.6 TILDELING AF ORDRER PÅ RAMMEAFTALERNE. 5
5 SPØRGSMÅL OG KONTAKT I FORBINDELSE MED UDBUDDET 7
5.2 Kommunikation i forbindelse med udbuddet 7
6.1 ØKONOMISK OG FINANSIEL FORMÅEN 8
6.2 Teknisk og/eller faglig formåen 8
6.3 DOKUMENTATION FOR UDELUKKELSE OG EGNETHED (ESPD) 8
6.5 Tilbudsgiver som baserer sig på andre enheders formåen 9
7 TILDELINGSKRITERIUM OG UNDERKRITERIER 10
7.1 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 1 - Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg 10
7.2 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 2 – Kompressionsstrømper 13
9.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 15
10.1 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 1 - Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg 15
10.1.1 Underkriterium: Pris 16
10.1.2 Underkriterium: Lokalitet og beliggenhed 16
10.1.3 Underkriterium: Levering 17
10.2 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 2 – Kompressionsstrømper 18
10.2.1 Underkriterium: Pris 18
10.2.2 Underkriterium: Lokalitet og beliggenhed 19
10.2.3 UNDERKRITERIUM: LEVERING, 19
10.3 Indhentning af dokumentation 20
11 ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDDET 20
1 Indledning
Udbuddet vedrører levering af Kropsbårne hjælpemidler til Vestegnens Indkøbsforum (VIF)
Kommunerne på Vestegnen har i fællesskab etableret Vestegnens Indkøbsforum, som er et netværk mellem kommunerne Albertslund, Brøndby, Dragør, Glostrup, Hvidovre, Høje-Taastrup, Ishøj, Rødovre, Tårnby og Vallensbæk. Dette netværk indebærer et systematisk samarbejde om udbud på forskellige varer og tjenesteydelser. Formålet med det fælles samarbejde er at opnå indkøbsmæssige fordele for de deltagende kommuner.
Vestegnens Indkøbsforum udarbejder fælles udbud, hvor udbudsplanens områder fordeles mellem kommunerne. Som udgangspunkt udpeges én kommune, som værende ansvarlig for det enkelte udbud og afgør hvilken udbudsform, der anvendes. I tilbudsvurderingen samles en arbejdsgruppe, som er sammensat af medarbejdere fra de kommuner, der deltager i udbuddet.
Kommunerne handler som individuelle VIF.
I dette udbud deltager følgende ordregivende myndigheder.
• Albertslund Kommune
• Brøndby Kommune
• Dragør Kommune
• Glostrup Kommune
• Hvidovre Kommune
• Høje-Taastrup Kommune
• Ishøj Kommune
• Rødovre Kommune
• Vallensbæk Kommune
• Tårnby Kommune
(herefter kaldet VIF).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudslovens § 56 (Lov nr. 1564 af 15. december 2015), hvilket betyder, at enhver der ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene, jf. punkt. 6, og opfylder eventuelle mindstekrav, kan afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse - 2020/S 000-000000
• Udbudsbetingelser
• ESPD – Det fælles europæiske udbudsdokument
• Bilag 1 - Rammeaftale
o Rammeaftalebilag 1: Spørgsmål og svar
o Rammeaftalebilag 2: Kravspecifikation
o Rammeaftalebilag 3: Tilbudslisten
o Rammeaftalebilag 4: Konsortieerklæring
o Rammeaftalebilag 5: Databehandleraftale
o Rammeaftalebilag 6: Oversigt - strømpeniveauer
Aftale med vindende tilbudsgivere skal indgås på baggrund af den vedlagte rammeaftale – bilag 1.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via VIF’s elektroniske udbudssystem: EU-Supply Udbudsmaterialet er derfor kun tilgængeligt på hjemmesiden
xxxxx://xxx.xx-xxxxxx.xxx/.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i udbudssystemet sendes til EU-Supply via:
• E-mail: xxxxxxxxx@xx-xxxxxx.xxx
• Telefon: x00 00 00 00 00
Ordregiver har offentliggjort en foreudfyldt elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet.
Nærmere oplysning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning:
Det elektroniske ESPD – Sådan virker den. Vejledningen findes på følgende hjemmeside: xxxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/XXXX%00-
%20Dokumentation_og_eCertis.pdf
2 Ordregiver
På vegne af VIF gennemføres udbuddet af:
Rødovre Kommune Indkøb & Jura Rødovre Xxxxxxx 000
2610 Rødovre
Att.: Xxxxxx Xxxxxxxxx
3 Udbuddets omfang
3.1 Produkter
Udbuddet vedrører indkøb og levering af Kropsbårne hjælpemidler, herved menes Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg og kompressionsstrømper til VIF.
For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter og varegrupper, herunder de krav varerne skal opfylde, henvises til Kravspecifikation (Rammeaftalebilag 2) og Tilbudslisten (Rammeaftalebilag 3) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
3.2 Omfattede enheder og institutioner
De omfattede enheder og institutioner fremgår af rammeaftalens pkt. 1.
3.3 VIF’s pligt til at anvende den udbudte rammeaftale
Denne udbudte aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for VIF til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.
Den forventede omsætning på rammeaftalen er udregnet på baggrund af tidligere forbrug og forventede forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for VIF. Tilsvarende gælder for mængder angivet i Rammeaftalebilag 2 ”Tilbudslisten”.
3.4 Delaftaler
Der kan afgives tilbud på en, eller begge udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale.
Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler:
• Delaftale 1: Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg
o Historisk forbrug på delaftale 1 fremgår af Rammeaftalebilag 3 Tilbudsskema.
• Delaftale 2: Kompressionsstrømper
o Historisk forbrug på delaftale 2 1 fremgår af Rammeaftalebilag 3 Tilbudsskema.
3.5 Aftalens løbetid
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på tre år og er gældende fra den 1. maj 2020, med mulighed for forlængelse 1x12 måneder. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. Error! Reference source not found..
3.6 Tildeling af ordrer på rammeaftalerne.
Tildeling af ordre sker ved borgernes henvendelse på grundlag af en af kommunerne udstedt bevilling.
3.7 Særlige vilkår
Hvis VIFs udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet, eller domstolene annullerer VIFs beslutning om at tildele tilbudsgiveren aftalen, erklærer aftalen for ”uden virkning”, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger VIF at bringe aftalen til ophør, kan
aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned, jf. udbudslovens § 185, stk. 2 og lov om Klagenævnet for udbud, §§ 16-19.
VIF kan i medfør af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 1 bringe en kontrakt eller rammeaftale til ophør, når kontrakten eller rammeaftalen har været genstand for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsprocedure, jf. § 178. VIF kan i dette tilfælde bringe rammeaftalen til ophør med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
VIF kan i medfør af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2 og 3 bringe en kontrakt eller rammeaftale til ophør, når tilbudsgiveren var omfattet af en af udelukkelsesgrundene i §§ 135-137 på tidspunktet for tildelingen af kontrakten, hvorefter tilbudsgiveren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, eller kontrakten eller rammeaftalen ikke skulle have været tildelt tilbudsgiveren på grund af en alvorlig overtrædelse af forpligtelserne i henhold til traktaterne og direktivet, der er fastslået af EU-Domstolen i forbindelse med en procedure efter artikel 258 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde.
VIF kan i dette tilfælde bringe kontrakten/rammeaftalen til ophør straks.
Uanset tidspunktet for opsigelse kan tilbudsgiveren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen.
4 Forventet tidsplan
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: 12-02-2020
Spørgefrist: 20-02-2020
Svarfrist: 28-02-2020
Tilbudsfrist: 06-03-2020 og kl.: 23:59
Indhentning af dokumentation Uge 12-13
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet:
Uge 14
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. Leveringsstart: 01-05-2020
5 Spørgsmål og kontakt i forbindelse med udbuddet
5.1 Spørgsmål og svar
VIF opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre VIF opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist, jf. punkt 4. Forventet tidsplan
VIF vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via udbudssystemet.
5.2 Kommunikation i forbindelse med udbuddet
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige på dansk og sendes via EU-Supply og skal foregå igennem af beskedfunktionen i EU-Supply. Det betyder, at ordregiver kun besvarer spørgsmål, som er modtaget via EU-Supply.
Baggrunden for dette er, at ligebehandlingsprincippet medfører, at alle tilbudsgivere skal have adgang til at se spørgsmålet (i anonymiseret form) og ordregivers svar.
6 Udelukkelse og egnethed
Det fremgår af udbudsloven, at VIF skal kræve, at en tilbudsgiver udfylder det fælles europæiske udbudsdokument, i daglig tale ESPD, i forbindelse med tilbudsafgivelse.
ESPD’et er tilbudsgivers ”egen-erklæring”, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene til udbuddet. Udelukkelsesgrundene fremgår alene af ESPD’et.
VIF har forudfyldt en elektronisk version af ESPD sammen med udbudsmaterialet. Nærmere vejledning om, hvordan denne version af ESPD anvendes og udfyldes, kan findes i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.
Tilbudsgivere skal ved tilbudsafgivelsen udfylde og aflevere ESPD'en i overensstemmelse med VIFs anvisninger i udbudsbekendtgørelsen, samt nedenstående afsnit 6.1 til 6.3.
De efterfølgende afsnit identificerer de punkter i ESPD'en, som tilbudsgiver skal udfylde, ligesom hvert afsnit indeholder en beskrivelse af den dokumentation, som tilbudsgivere skal fremsende på VIFs anmodning. Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger.
6.1 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Tilbudsgiver skal ved aftalestart være i besiddelse af en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum pr. år på:
o Personskade på minimum 10 mio. DKK
o Tingskade på minimum 5 mio. DKK.
• Tilbudsgiver skal i muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller har startede sin virksomhed, have en positiv egenkapital og et positivt resultat i gennemsnit for de senest tilgængelige årsregnskab
Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: ”Udvælgelse”.
6.2 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• Tilbudsgiveren har i hvert af de seneste tre år udført tilsvarende leverancer af ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg, eller kompressionsstrømper i henhold til leveranceaftaler med mindst tre kommuner. Afhængig af, hvilken delaftale tilbudsgiveren byder på.
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet.
Tilbudsgiver skal afgive oplysning herom i ESPDs afsnit: ”Udvælgelse”.
6.3 Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD)
Før beslutning om tildeling af rammeaftalen skal den tilbudsgiver, som tiltænkes tildeling af rammeaftalen, fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et inden for en passende tidsfrist.
I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:
• Tilbudsgivers personlige forhold:
o Tilbudsgiver skal på anmodning fremsende Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske tilbudsgivere, serviceattesten må maksimalt være seks måneder gammel regnet fra tidspunktet for tilbudsfristen.
• Tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen:
o Tilbudsgiver skal på anmodning fremsende et forhåndstilsagn om, at tilbudsgiver på tidspunktet for aftalestart er i besiddelse af en gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring.
o Tilbudsgiver skal på anmodning fremsende tilbudsgivers tre senest afsluttede regnskabsår, jf. punkt 6.1.
• Teknisk eller faglig formåen:
o Tilbudsgiver skal på anmodning fremsende en liste over betydeligste leveringer, der er udført inden for de seneste tre år.
o Af listen skal fremgå kontraktsum og kontaktperson.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 6.5:
o Underskrives en støtteerklæring af parterne.
VIF vil give en passende frist for fremsendelsen af dokumentation. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentationen, må det gerne medsendes tilbudsgivers tilbud ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.
6.4 Konsortier
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med VIF. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 6.3 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.
Afgives tilbud af et konsortium, skal der yderligere vedlægges en udfyldt og underskrevet konsortieerklæring, Rammeaftalebilag 7: Konsortieerklæring, hvori konsortiedeltagerne erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til VIF. Det skal også fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager, der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med VIF.
6.5 Tilbudsgiver som baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.
Der er ikke krav om, at støttende virksomheder skal udfylde ESPD, men kravene vedrørende egnethed og udelukkelsesgrunde i punkt 6 gælder ligeledes for støttende virksomheder.
Dokumentation for ovennævnte forhold kan ske ved samme metode som dokumentationskravene i 6.3.
7 Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der tilbyder de(t) økonomisk mest fordelagtige tilbud, på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. Udbudslovens § 162, stk. 1, nr. 3, bedømt ud fra nedestående kriterier:
Vægtning i procent | Underkriterier | Vurderingsgrundlag |
50 % | Pris | Tilbudsliste |
25 % | Lokalitet og beliggenhed | Redegørelse i tilbud |
25 % | Levering | Redegørelse i tilbud |
Hver delaftale har sine egen tildelingskriterier.
7.1 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 1 - Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg
Vurderingen vil ske ud fra følgende kriterier:
Pris
Underkriteriet pris vil blive vurderet på baggrund af den samlede tilbudssum i Rammeaftalebilag 3: Tilbudsliste, som udfyldes af tilbudsgiver.
Lokalitet og beliggenhed
Lokalitet og beliggenhed vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparametrene:
Hvor tilbudsgiver er beliggende i forhold til de deltagende kommuner og forretningsstedernes åbningstider.
• Beskrive hvor de har hovedforretningsadresse og hvor de har mindre forretningsadresser/satellitter og de enkelte adressens åbningstider mulighed for at tilpasse åbningstiderne efter borgernes henvendelse. Beskrivelsen skal være pr. forretningsadresse.
• Beskriv parkeringsforhold til de enkelte adresser, og hvor langt der er fra de nærmeste parkeringsmuligheder.
Det vægtes positivt:
• I hvor mange af de følgende postnumre grupper fra 1050 til 2665, fra 2700 til 2750 eller fra 2800 til 2930, at tilbudsgiver eller dennes underleverandør er tilstede.
• Antallet af faste åbningsdage
• Antallet af åbningstimer
• Hvordan åbningstimerne tilpasses efter borgernes henvendelse
• Hvordan åbningstiderne tilpasses for erhvervsaktive Borgere, så det er muligt at få en konsultationstid tidligere end kl. 10.00 eller senere end kl. 15.00
• Parkeringsmuligheder, hvor mange offentlige eller private handicapparkeringspladser ligger der i nærheden og beskrive hvor langt væk de fra forretningsadressen. Hvis der ikke er
nogle handicapparkeringspladser, hvilke andre muligheder er der for at parkere med en større handicapbil i nærheden.
Hvordan er prøvefaciliteterne hvor Xxxxxxxx bliver konsulteret
• Beskrivelserne skal vedrøre de i tilbuddet omhandlende forretningsadresser
• Beskrivelserne skal være pr. forretningsadresse og skal dokumenters med fotos Det vægtes positivt
• Hvor god plads der er til kørestolsbrugere
• Hvilke siddepladser der er til borgeren
• Hvor god plads der også er til ledsager
• Hvilke løftepodie/løfteudstyr der er
• Prøvefaciliteters udformning
• Hvordan leverandøren vil sikre mulighed for diskrete og personlige samtaler med den enkelte borger.
Levering
Levering vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameteret.
Kan tilbudsgiver levere hurtigere end krævet mindstekrav, jf. Rammebilag 2 – Kravsspecifikation i nedestående produktgrupper, fordeles pointene ud fra nedestående tabel.
Leverandøren skal beskrive ud for hvert enkelt produktgruppe hvilken leveringstid (fra kommunens prisgodkendelse til udlevering til borgeren) leverandøren tilbyder:
Leveringstid individuelt ortopædisk fodtøj efterfølgende | 30 arbejdsdage | 10 |
35 arbejdsdage | 8 | |
40 arbejdsdage | 6 | |
45 arbejdsdage | 4 | |
50 arbejdsdage | 2 | |
60 arbejdsdage | 0 | |
Leveringstid semiortopædisk fodtøj | 15 arbejdsdage | 10 |
20 arbejdsdage | 8 | |
25 arbejdsdage | 6 | |
30 arbejdsdage | 4 | |
35 arbejdsdage | 2 | |
40 arbejdsdage | 0 | |
Leveringstid fabriksfremstillet fodtøj | 10 arbejdsdage | 10 |
15 arbejdsdage | 8 | |
20 arbejdsdage | 6 | |
25 arbejdsdage | 4 | |
30 arbejdsdage | 2 | |
35 arbejdsdage | 0 |
Leveringstid fodindlæg | 10 arbejdsdage | 10 |
15 arbejdsdage | 8 | |
20 arbejdsdage | 6 | |
25 arbejdsdage | 4 | |
30 arbejdsdage | 2 | |
35 arbejdsdage | 0 |
7.2 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 2 – Kompressionsstrømper
Pris
Underkriteriet pris vil blive vurderet på baggrund af den samlede tilbudssum i Rammeaftalebilag 3: Tilbudsliste, som udfyldes af tilbudsgiver.
Lokalitet og beliggenhed
Lokalitet og beliggenhed vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparametrene:
Hvor tilbudsgiver er beliggende i forhold til de deltagende kommuner og forretningsstedernes åbningstider.
• Beskrive hvor de har hovedforretningsadresse og hvor de har mindre forretningsadresser/satellitter og de enkelte adressens åbningstider mulighed for at tilpasse åbningstiderne efter borgernes henvendelse. Beskrivelsen skal være pr. forretningsadresse.
• Beskriv parkeringsforhold til de enkelte adresser, og hvor langt der er fra de nærmeste parkeringsmuligheder.
Det vægtes positivt:
• I hvor mange af de følgende postnumre grupper fra 1050 til 2665, fra 2700 til 2750 eller fra 2800 til 2930, at tilbudsgiver eller dennes underleverandør er tilstede.
• Antallet af faste åbningsdage
• Antallet af åbningstimer
• Hvordan åbningstimerne tilpasses efter borgernes henvendelse
• Hvordan åbningstiderne tilpasses for erhvervsaktive Borgere, så det er muligt at få en konsultationstid tidligere end kl. 10.00 eller senere end kl. 15.00
• Beskriv parkeringsmulighederne ved at beskrive, hvor mange offentlige eller private handicapparkeringspladser ligger der i nærheden, og beskriv hvor langt der er fra disse p- pladser. Hvis der ikke findes nogle handicapparkeringspladser i nærheden, hvilke andre muligheder er der for at parkere med en større handicapbil, og hvor langt er der til alternativet.
Hvordan er prøvefaciliteterne hvor Xxxxxxxx bliver konsulteret
• Beskrivelserne skal vedrøre de i tilbuddet omhandlende forretningsadresser
• Beskrivelserne skal være pr. forretningsadresse og skal dokumenters med fotos Det vægtes positivt
• Hvor god plads der er til kørestolsbrugere
• Hvilke siddepladser der er til borgeren
• Hvor god plads der også er til ledsager
• Hvilke løftepodie/løfteudstyr der er
• Prøvefaciliteters udformning
• Hvordan leverandøren vil sikre mulighed for diskrete og personlige samtaler med den enkelte borger.
Levering
Levering vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameteret.
Kan tilbudsgiver levere hurtigere end krævet mindstekrav, jf. Rammebilag 2 – Kravsspecifikation i nedestående produktgrupper, fordeles pointene ud fra nedestående tabel.
Leverandøren skal beskrive hvilken leveringstid (fra kommunens prisgodkendelse til udlevering til borgeren) leverandøren tilbyder:
Individuelt fremstillede strømper | 10 arbejdsdage | 10 |
12 arbejdsdage | 8 | |
14 arbejdsdage | 6 | |
16 arbejdsdage | 4 | |
18 arbejdsdage | 2 | |
20 arbejdsdage | 0 |
8 Afgivelse af tilbud
8.1 Tilbudsfrist
Tilbuddet skal uploades i EU-Supply inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Senest fredag den 31. marts 2020, klokken 23.59.
Tilbudsbesvarelse skal ske via EU-Supply. Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af rammeaftalevilkår og minimumskrav.
Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af disse.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
8.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil seks måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil VIF har indgået rammeaftalen, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på orienteringstidspunktet er frigjort fra sit tilbud.
8.3 Flere tilbud
Der kan afgives tilbud på en, eller begge udbudte delaftaler.
8.4 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9 Tilbuddets indhold
9.1 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Tilbudsbrev med tydelige kontaktinformationer samt oversigt over tilbudsdokumenter
• Udfyldt ESPD herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager jf. pkt. 6
• Udfyldt tilbudsliste
• Besvarelse af konkurrenceparameter, jf. pkt. 7
• Øvrige oplysninger eller beskrivelser der kræves i forbindelse med vurdering af tilbuddet.
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er VIF berettiget til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. VIF er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
9.2 Sprog
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk, tysk eller engelsk-. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.
9.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er VIF’s ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
9.4 Forbehold
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at VIF er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
VIF er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
10 Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 9.1. Konditionsmæssige tilbud evalueres herefter på følgende punkter:
10.1 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 1 - Ortopædisk fodtøj og ortopædiske indlæg
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriterierne og pris, lokalitet og beliggenhed, og levering jf. pkt. 7, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.
Ved vurderingen af tilbuddene anvender VIF følgende evalueringsmodel:
10.1.1 Underkriterium: Pris
Underkriteriet pris vil blive vurderet på baggrund af den samlede tilbudssum i Rammeaftalebilag 3: Tilbudsliste.
Tilbudsgiver bedes udfylde de nærmere angivet positioner i Rammeaftalebilag 3. Ved udfyldes af positionerne, hvoraf grundskoen fremgår, udregnes de efterfølgende priser for tillæg, tilretning og reparations, som tilbudsgiver forpligter sig til i kontrakt perisoden. Herefter udregnes den samlede tilbudssum ved at gange beløbene med det forventede forbrug for den kommende kontraktperiode.
Priserne skal afgives i DKK eksklusiv moms, men inklusiv øvrige udgifter i forbindelse med levering af de tilbudte produkter, herunder:
• Alle forbundne omkostninger og afgifter
• Omkostninger til levering
• Konsulentbistand og rådgivning
Priserne skal afgives i DKK eksklusiv moms, men inklusiv øvrige udgifter i forbindelse med levering af de tilbudte produkter, herunder:
Den samlede tilbudssum evaluereres ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point.
Laveste samlede tilbudssum, blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 10 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste samlede tilbudssum + 50 % tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående vedr. alternativ model.
Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen:
Point = maksimumpoint - ((maksimumpoint - minimumpoint) / 50%)* (pris – laveste pris) / laveste pris
Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.
Alternativ model
Såfremt det konstateres, at den samlede tilbudssum i minimum halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste samlede tilbudssum plus 30 %, øges intervallet med 5 (35 %, 40 %, 45
% osv.) indtil alle konditionsmæssige tilbud er dækket af spændet.
10.1.2 Underkriterium: Lokalitet og beliggenhed
Ved bedømmelse af lokalitet og beliggenhed, vægtes der udelukkende på tilbudsgivers redegørelse, jf. punkt 7. Der vægtes på følgende delkriterier:
• Hvor tilbudsgiver er beliggende i forhold til de deltagende kommuner og forretningsstedernes åbningstider, jf. punkt 7.1
• Hvordan er prøvefaciliteterne hvor Xxxxxxxx bliver konsulteret, jf. punkt 7.1.
Den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke et udtryk for en prioritering og de angivne bedømmelseskriterier vægter ens.
For hvert delkriterie anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 point, på grundlag af VIFs vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på, jf. punkt. 7.1. Nul point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder under- eller delkriteriet.
Der tildeles kun hele pointtal, og det er det vægtede gennemsnit på alle delkriterier, der indgår i den samlede evaluering.
Pointklasser:
10 | Fremragende |
9 | Fortrinlig med enkelte undtagelser |
8 | Meget tilfredsstillende |
7 | Tilfredsstillende |
6 | Nogenlunde tilfredsstillende |
5 | Nogenlunde tilfredsstillende med en række mangler |
4 | Mindre tilfredsstillende |
3 | Mindre tilfredsstillende med en række mangler |
2 | Sporadisk opfyldelse |
1 | Meget sporadisk opfyldelse |
0 | Bidrager ikke udover mindstekrav |
10.1.3 Underkriterium: Levering
Ved bedømmelse af levering, vægtes der udelukkende på tilbudsgivers redegørelse, jf. punkt 7. Der vægtes på følgende delkriterie:
• Leveringstid
For delkriteriet anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 point, på grundlag af VIFs vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på, jf. punkt 7.1. Nul point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder under- eller delkriteriet.
Der tildeles kun hele pointtal, og det er det vægtede gennemsnit på alle delkriterier, der indgår i den samlede evaluering.
Pointklasser:
10 | Fremragende |
9 | Fortrinlig med enkelte undtagelser |
8 | Meget tilfredsstillende |
7 | Tilfredsstillende |
6 | Nogenlunde tilfredsstillende |
5 | Nogenlunde tilfredsstillende med en række mangler |
4 | Mindre tilfredsstillende |
3 | Mindre tilfredsstillende med en række mangler |
2 | Sporadisk opfyldelse |
1 | Meget sporadisk opfyldelse |
0 | Bidrager ikke udover mindstekrav |
10.2 Tildelingskriterium og underkriterier for delaftale 2 – Kompressionsstrømper Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet og pris, lokalitet og beliggenhed og levering jf. pkt. 7, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.
Ved vurderingen af tilbuddene anvender VIF følgende evalueringsmodel:
10.2.1 Underkriterium: Pris
Underkriteriet pris vil blive vurderet på baggrund af den samlede tilbudssum i Rammeaftalebilag 3: Tilbudsliste.
Tilbudsgiver bedes udfylde de nærmere angivet positioner i Rammeaftalebilag 3. Herefter udregnes den samlede tilbudssum for hver position ved at gange beløbene med det forventede forbrug. De enkelte positioners tilbudssummer sammenlægges herefter og ganges med i de neden for angivet vægtningsprocenter, ydermere sammenlægges totalerne fra hver produktgruppe, som i sidste ende vil være den samlede tilbudssum, som tildeles point efter nedenstående model.
• Kompressionsstrømper: 30 %
• Specialstrikkede kompressionsstrømper: 35 %
• Specialstrikkede kompressionsstrømper (fladstrik): 20 %
• Tillæg specialstrikkede kompressionsstrømper (fladstrik): 5 %
• Øvrige kompressionshjælpemidler: 6 %
• Tilbehør og andet: 4 %
Priserne skal afgives i DKK eksklusiv moms, men inklusiv øvrige udgifter i forbindelse med levering af de tilbudte produkter, herunder:
• Alle forbundne omkostninger og afgifter
• Omkostninger til levering
• Konsulentbistand og rådgivning
Priserne skal afgives i DKK eksklusiv moms, men inklusiv øvrige udgifter i forbindelse med levering af de tilbudte produkter, herunder:
Den samlede tilbudssum evaluereres ud fra en lineær pointmodel fra 0-10 point.
Laveste samlede tilbudssum, blandt de konditionsmæssige tilbud tildeles 10 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste samlede tilbudssum + 30 % tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående vedr. alternativ model.
Øvrige tilbud tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter jf. formlen:
Point = maksimumpoint - ((maksimumpoint - minimumpoint) / 30%)* (pris – laveste pris) / laveste pris
Såfremt der jf. nedenstående anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris.
Alternativ model
Såfremt det konstateres, at den samlede tilbudssum i minimum halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste samlede tilbudssum plus 30 %, øges intervallet med 5 (35 %, 40 %, 45
% osv.) indtil alle konditionsmæssige tilbud er dækket af spændet.
10.2.2 Underkriterium: Lokalitet og beliggenhed
Ved bedømmelse af lokalitet og beliggenhed, vægtes der udelukkende på tilbudsgivers redegørelse, jf. punkt 7. Der vægtes på følgende delkriterier:
• Hvor tilbudsgiver er beliggende i forhold til de deltagende kommuner og forretningsstedernes åbningstider, jf. punkt 7.2
• Hvordan er prøvefaciliteterne hvor Xxxxxxxx bliver konsulteret, jf. punkt 7.2.
Den ovenfor nævnte rækkefølge er ikke et udtryk for en prioritering og de angivne bedømmelseskriterier vægter ens.
For hvert delkriterie anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 point, på grundlag af VIF’s vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på, jf. punkt. 7.2. Nul point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder under- eller delkriteriet.
Der tildeles kun hele pointtal, og det er det vægtede gennemsnit på alle delkriterier, der indgår i den samlede evaluering.
Pointklasser:
10 | Fremragende |
9 | Fortrinlig med enkelte undtagelser |
8 | Meget tilfredsstillende |
7 | Tilfredsstillende |
6 | Nogenlunde tilfredsstillende |
5 | Nogenlunde tilfredsstillende med en række mangler |
4 | Mindre tilfredsstillende |
3 | Mindre tilfredsstillende med en række mangler |
2 | Sporadisk opfyldelse |
1 | Meget sporadisk opfyldelse |
0 | Bidrager ikke udover mindstekrav |
10.2.3 Underkriterium: Levering,
Ved bedømmelse af levering, vægtes der udelukkende på tilbudsgivers redegørelse, jf. punkt 7. Der vægtes på følgende delkriterie:
• Leveringstid
For delkriteriet anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-10 point, på grundlag af VIF’s vurdering af den grad eller det omfang, som tilbuddet opfylder, hvad VIF lægger vægt på, jf. punkt 7.2. Nul point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder under- eller delkriteriet.
Der tildeles kun hele pointtal, og det er det vægtede gennemsnit på alle delkriterier, der indgår i den samlede evaluering.
Pointklasser:
10 | Fremragende |
9 | Fortrinlig med enkelte undtagelser |
8 | Meget tilfredsstillende |
7 | Tilfredsstillende |
6 | Nogenlunde tilfredsstillende |
5 | Nogenlunde tilfredsstillende med en række mangler |
4 | Mindre tilfredsstillende |
3 | Mindre tilfredsstillende med en række mangler |
2 | Sporadisk opfyldelse |
1 | Meget sporadisk opfyldelse |
0 | Bidrager ikke udover mindstekrav |
10.3 Indhentning af dokumentation
Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge VIF har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD’et, jf. udbudsloven § 151, stk. 1. Det fremgår af pkt. 6.3. hvilken dokumentation, der skal fremsendes.
Indhentning af denne dokumentation er ikke besked om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
11 Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
12 Aktindsigt
VIF er forpligtet til at overholde offentlighedslovens (lov nr. 606 af 12/6 2013) regler om aktindsigt, hvilket betyder, at VIF kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes VIF om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden VIF træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.