Vedtægter for Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring (DFIM) 2024

Vedtægter for Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring (DFIM) 2024

25.04.2024

DFIM - Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsikring Postboks 111

2900 Hellerup

CVR 53 29 05 15

Sagsnr. GES-2008-04285

DokID 483683

Foreningens navn er Dansk Forening for International Motorkøretøjsforsik- ring (DFIM).

Dens hjemsted er Gentofte kommune.

§ 2. - Foreningens formål

Foreningens formål er på medlemmernes vegne:

1. at fungere som nationalt dansk grønkortbureau i overensstemmelse med reglerne i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2021/2118.

2. at virke som informationskontor efter artikel 23 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2021/2118.

3. at virke som erstatningsorgan efter artikel 10 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2021/2118.

4. at indestå for, at der for udenlandske motordrevne køretøjer, som kører ind i riget under forevisning af et gyldigt internationalt forsikringsbevis (grønkort), er tegnet ansvarsforsikring i overensstemmelse med de i den danske lovgivning indeholdte krav.

5. at overtage ansvarsforsikring i overensstemmelse med lovgivningen i Den Europæiske Unions medlemslande for motordrevne køretøjer, der kører ind i riget, og som ikke dækkes af bestemmelserne i punkt 1 og 4 (grænseforsikringer).

6. at sikre medlemsselskabernes adgang til grønne kort og stå inde for, at bureauerne i de andre lande, som foreningen har sluttet aftale med un- der grønkortsystemet, opfylder de heraf følgende forpligtelser.

7. at erstatte skade forvoldt i Danmark af ukendte eller uforsikrede motor- drevne- og motoriserede køretøjer i overensstemmelse med kravene i dansk lovgivning.

8. at drive "Fællesregisteret" efter tilladelse fra Datatilsynet.

9. at opkræve dagsgebyr ved manglende lovpligtig ansvarsforsikring for motordrevne køretøjer i overensstemmelse med kravene i dansk lovgiv- ning.

§ 3. - Medlemskab

Stk. 1. Forsikringsselskaber, som er godkendt til at tegne lovpligtig ansvars- forsikring for motordrevne køretøjer i riget, er forpligtet til at være medlem af foreningen.

Stk. 2. Medlemmernes bidrag skal betales efter anmodning, og forskudsvis indbetaling kan kræves af foreningen. Såfremt et medlem efter fordeling af et givent regnskabsårs overskud eller underskud efter § 15 har gæld til for- eningen, vil nettoresultatet blive opkrævet som et ekstra bidrag for det givne regnskabsår.

Sagsnr. GES-2008-04285

DokID 483683

samme dag, jf. dog § 4.

Stk. 4. Et udtrædende medlem har ikke krav på nogen andel af foreningens eventuelle formue.

§ 4. - Medlemmernes hæftelse

Stk. 1. Foreningens medlemmer hæfter som selvskyldnerkautionister for op- fyldelse af foreningens forpligtelser, der vedrører perioden fra indtrædelse- sårets begyndelse og indtil udtrædelsesårets udløb.

Stk. 2. Et udtrædende medlem, jf. § 3, stk. 3 hæfter for sin andel af forenin- gens nettoforpligtelser fra indtrædelsesårets begyndelse og indtil udtrædel- sesårets udløb.

Stk. 3. Foreningens medlemmer har, hvis foreningen har udlagt skadesbeløb på anfordring, pligt til at refundere udlæg uden omkostninger for foreningen.

§ 5. - Krav mod foreningen

Stk. 1. Foreningen kan sagsøges direkte af de erstatningssøgende i tilfælde, hvor foreningens hæftelse i medfør af § 2 er aktuel.

§ 6. - Elektronisk kommunikation

Stk. 1. Enhver meddelelse fra foreningen til medlemmerne kan ske elektro- nisk via e-mail, digital post eller generelle informationer via Medlemsnettet. Det er medlemmets ansvar at sikre, at foreningen er i besiddelse af korrekt elektronisk kontaktoplysning. Medlemmerne kan få oplysninger om kravene til de anvendte systemer og om fremgangsmåden ved elektronisk kommuni- kation ved henvendelse til foreningen.

§ 7. - Generalforsamling

Stk. 1. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

Stk. 2. Ordinær generalforsamling afholdes i 2. kvartal efter bestyrelsens be- stemmelse.

Stk. 3. Bestyrelsen kan beslutte, at der som supplement til fysisk fremmøde på generalforsamlingen gives adgang til, at medlemmerne kan deltage elek- tronisk i generalforsamlingen, herunder stemme elektronisk, uden at være fysisk til stede på generalforsamlingen, det vil sige, at der kan afholdes en delvis elektronisk generalforsamling.

Stk. 4. Bestyrelsen kan beslutte, at generalforsamlingen alene afholdes elek- tronisk uden adgang til fysisk fremmøde, dvs. som en fuldstændig elektro- nisk generalforsamling.

Stk. 5. Bestyrelsen fastsætter de nærmere krav til de elektroniske systemer, som anvendes ved en delvis eller fuldstændig elektronisk generalforsamling, jf. stk. 3 og 4. Indkaldelsen til generalforsamling skal indeholde oplysning

Sagsnr. GES-2008-04285

DokID 483683

gangsmåden i forbindelse med elektronisk deltagelse i generalforsamlingen.

Stk. 6. Bestyrelsen drager omsorg for, at en hel eller delvis elektronisk gene- ralforsamling, jf. stk. 3 og 4 afvikles på betryggende vis.

Stk. 7. Bestyrelsen udpeger en dirigent, der leder generalforsamlingen og sik- rer, at generalforsamlingen afholdes på en forsvarlig og hensigtsmæssig måde. Dirigenten afgør alle spørgsmål vedrørende sagernes behandling og stemmeafgivning.

Stk. 8. Dagsordenen for ordinær generalforsamling fastsættes af bestyrelsen og skal som minimum indeholde:

1. Beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år

2. Godkendelse af den reviderede årsrapport

3. Godkendelse af disponering af årets resultat, jf. § 15, stk. 2

4. Behandling af indkomne forslag

5. Valg af bestyrelsesmedlemmer jf. § 10

6. Valg af revisionsselskab

7. Eventuelt

Stk. 9. Forslag, der ønskes behandlet på ordinær generalforsamling, skal være fremsat skriftligt over for bestyrelsen mindst 3 uger inden generalfor- samlingen.

Stk. 10. Ordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen skriftligt, jf.§ 6, med højst 4 ugers og mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden og det væsentligste indhold af eventuelle vedtægtsændringer.

Stk. 11. Senest 2 uger før generalforsamlingen skal dagsordenen og de fuld- stændige forslag, der skal behandles på generalforsamlingen, og for den or- dinære generalforsamlings vedkommende tillige årsrapporten, gøres tilgæn- gelige til eftersyn for medlemmerne på foreningens kontor.

Stk. 12. Foreningens generalforsamlinger er ikke åbne for offentligheden.

§ 8. - Ekstraordinær generalforsamling

Stk. 1. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, eller når det skriftligt begæres af foreningens revisor eller mindst 1/3 af medlemmerne.

Stk. 2. Indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling skal ske senest 2 uger efter begæringen efter stk. 1 er modtaget. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes af bestyrelsen skriftligt, jf. § 6 med højst 4 ugers og mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen skal indeholde dagsorden og det væsentligste indhold af eventuelle vedtægtsændringer.

Sagsnr. GES-2008-04285

DokID 483683

Stk. 2. Et medlem kan brevstemme. Brevstemmen skal i givet fald være mod- taget af foreningen inden generalforsamlingens afholdelse.

Stk. 3. Det kan besluttes af dirigenten, at afstemning skal ske skriftligt.

Stk. 4. Beslutninger træffes ved simpel stemmeflerhed, dog kræver vedtægts- ændringer, at mindst 2/3 af de stemmeberettigede stemmer herfor.

Stk. 5. Er mindre end 2/3 af de stemmeberettigede repræsenteret på gene- ralforsamlingen, men stemmer mindst 2/3 af de fremmødte for vedtægtsæn- dringer, indkalder bestyrelsen til ekstraordinær generalforsamling. Hvis mindst 2/3 af de fremmødte på en ekstraordinær generalforsamling stemmer for vedtægtsændringer, kan forslag vedtages.

Stk. 6. Vedtægtsændringer træder i kraft, når de er besluttet på en general- forsamling.

Stk. 7. Sekretariatet tager referat af generalforsamlingen. Referatet skal god- kendes af dirigenten og udsendes til foreningens medlemmer.

§ 10. - Bestyrelsens sammensætning og valgregler

Stk. 1. Bestyrelsen består af 6 medlemmer. De 6 medlemmer skal være fra forskellige medlemsselskaber.

Stk. 2. Bestyrelsen skal så vidt muligt sikre, at bestyrelsesmedlemmerne hver for sig og samlet har tilstrækkelig viden, faglig kompetence og erfaring til at kunne forstå og forholde sig til foreningens aktiviteter og de hermed for- bundne risici.

Stk. 3. 3 medlemmer, som alle skal være ansat i et medlemsselskab, vælges af generalforsamlingen for to år ad gangen. 2 af disse medlemmer vælges i lige år, og 1 af disse medlemmer vælges i ulige år.

Stk. 4. Såfremt et under stk. 3 valgt medlem skifter job til en anden virksom- hed end den, det var ansat i ved valget til bestyrelsesmedlem, udtræder med- lemmet automatisk og med øjeblikkelig virkning af bestyrelsen. Et bestyrel- sesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen. Bestyrelsen supplerer sig selv frem til førstkommende generalforsamling, hvis der opstår vakance ved fratræden af et bestyrelsesmedlem.

Stk. 5. Et bestyrelsesmedlem, der på generalforsamlingen bliver valgt som erstatning for et udtrædende bestyrelsesmedlem, vil automatisk overtage det udtrædende medlems anciennitet i forhold til valgår.

Stk. 6. Kandidater, der ønskes opstillet til valg, skal senest 3 uger inden ge- neralforsamlingen oplyses skriftligt til DFIM.

forsamlingen. Udtræder et af disse medlemmer i valgperioden, udpeger Pri- vatforsikringsdirektørforum i F&P et nyt medlem for den resterende del af valgperioden. 1 af disse medlemmer udpeges i lige år, mens 2 af disse med- lemmer udpeges i ulige år.

Stk. 8. Bestyrelsen konstituerer sig for tiden indtil næste generalforsamling med en bestyrelsesformand samt en næstformand, der i bestyrelsesforman- dens forfald fungerer i dennes sted.

Stk. 9. Hvervet som bestyrelsesmedlem kan vederlægges efter generalfor- samlingens beslutning.

§ 11. - Bestyrelsens ansvar og opgaver

Stk. 1. Bestyrelsen varetager den overordnede og strategiske ledelse og skal sikre en forsvarlig organisation af foreningen og skal påse, at foreningens in- teresser varetages, og at foreningens forpligtelser opfyldes, herunder at

• bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter for- eningens forhold er tilfredsstillende,

• der er etableret de fornødne procedurer for risikostyring og interne kon- troller,

• bestyrelsen løbende modtager den fornødne rapportering om foreningens forhold, herunder finansielle forhold,

• direktøren udøver sit hverv på en behørig måde og efter overensstem- melse med foreningens risikoprofil og politikker samt bestyrelsens ret- ningslinjer og

• foreningens formue og finansielle forhold til enhver tid er forsvarlige, her- under vurdere og træffe beslutning om foreningens budgetter, formue, li- kviditet, væsentlige dispositioner, særlige risici og foreningens egne over- ordnede forsikringsforhold, samt at der er tilstrækkelig likviditet til at op- fylde foreningens nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder, og bestyrelsen er således til enhver tid forpligtet til at vurdere den økonomiske situation og sikre, at foreningens formue og finansielle forhold er forsvarlige.

Stk. 2. Til varetagelse af den daglige ledelse antager bestyrelsen den nødven- dige sekretariatsbistand fra F&P, som også stiller en direktør til rådighed for foreningen efter bestyrelsens godkendelse. Ansættelse og afskedigelse af for- eningens direktør kan kun ske ved enstemmighed mellem F&P's direktion og formandskabet i DFIM.

Stk. 3. Bestyrelsen træffer beslutning om godkendelse af budget. Bestyrelsen og direktøren aflægger årsrapport.

Stk. 4. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlem- merne - deriblandt bestyrelsesformanden eller næstformanden - er til stede. Bestyrelsen tager sine beslutninger ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af

Sagsnr. GES-2008-04285

DokID 483683

Stk. 6. Sekretariatet udarbejder referat af bestyrelsesmøderne, der godken- des på det efterfølgende bestyrelsesmøde.

Stk. 7. Bestyrelsen og direktøren har tavshedspligt og må ikke uberettiget vi- deregive, hvad de under udøvelsen af deres hverv får kendskab til.

§ 12. - Formandskabets opgaver

Stk. 1. Formandskabet, som består af bestyrelsesformanden og næstforman- den, kan under forudsætning af enighed træffe afgørelse i sager af uopsætte- lig karakter. Bestyrelsen orienteres straks om formandskabets afgørelse af væsentlige sager.

Stk. 2. Formandskabets opgaver fastsættes i øvrigt af bestyrelsen.

§ 13. - Tegningsregler

Stk. 1. Bestyrelsesformanden og direktøren repræsenterer foreningen ud ad til.

Stk. 2. Foreningen tegnes af bestyrelsesformanden eller næstformanden i forening med et andet medlem af bestyrelsen eller direktøren.

Stk. 3. Bestyrelsen kan meddele prokura. Prokura skal underskrives af de tegningsberettigede.

§ 14. - Revision

Foreningens årsregnskab revideres af et revisionsselskab valgt af generalfor- samlingen for tiden indtil næste ordinære generalforsamling.

§ 15. - Regnskab og medlemsbidrag

Stk. 1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 2. Regnskabsårets overskud eller underskud fordeles forholdsmæssigt efter antallet af medlemmernes lovpligtige ansvarsforsikringer for registre- ringspligtige køretøjer i overensstemmelse med data fra DMR ved udgangen af regnskabsåret.

Stk. 3. Et overskud, der følger af opkrævning af dagsgebyr, fordeles ikke mel- lem medlemsselskaberne.

***

Vedtaget på foreningens generalforsamling den 25. april 2024.