RAMMEAFTALE FOR INDKØB OG LEVERING AF SKOVFLIS
RAMMEAFTALE FOR INDKØB OG LEVERING AF SKOVFLIS
KONTRAKTNUMMER: [INDSÆT EFTER KONTRAKTINDGÅ- ELSE]
INDHOLD
4.1 Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse 4
5.1 Ændringer af Rammeaftalen 6
6.2 Iværksættelse af Rammeaftalen 6
7. Rammeaftalen og leverancernes omfang 6
10.1 Ændring og annullering af afgivne bestillinger 10
12. Afregning, fakturering og betaling 11
12.1 Månedsvis opgørelse på køb af skovflis 11
12.3 Krav til fakturaens indhold 11
13. Parternes øvrige forpligtelser 12
13.2 Sikkerhedsmæssige forhold 12
13.3 Corporate Social Responsibility (CSR) 14
13.5 Fremsendelse af serviceattest 14
14.2 Ejendomsstyrelsens beføjelser ved mangler 15
15.2 Ophævelse af leverance 17
16. Ophævelse af Rammeaftalen 18
17. Sanktioner mod Rusland – change of Control & importforbud 19
18. Ejendomsstyrelsens misligholdelse og Leverandørens misligholdelsesbeføjelser 19
21. Konsortium eller sammenslutning 21
1. INDLEDNING
Nærværende Rammeaftale er indgået på baggrund af offentligt udbud i henhold til udbudslo- ven (lov nr. 1564, af 15. december 2015 med senere ændringer), offentliggjort ved udbuds- bekendtgørelse 2023/[indsæt], hvor Leverandøren afgav det vindende tilbud.
2. FORMÅL
Rammeaftalen har til formål at opfylde Ejendomsstyrelsens behov for løbende indkøb og le- vering af skovflis til Forsvarsministeriets biomasseanlæg på Flyvestation Karup, samt even- tuelt opstået behov for levering af skovflis til andre af Forsvarsministeriets etablissementer.
3. DEFINITIONER
I Rammeaftalen anvendes nedenstående definitioner
Ved Rammeaftalen forstås nærværende rammeaftale inklusive samtlige bilag vedrørende le- vering af skovflis til Forsvarsministeriets biomasseanlæg på Flyvestation Karup, samt even- tuelt andre af Forsvarsministeriets etablissementer.
Ved Ejendomsstyrelsen forstås Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, som fremgår af punkt 4.1.
Ved Leverandøren forstås den vindende tilbudsgiver, der er tildelt Rammeaftalen, og som fremgår af punkt 4.2.
Ved Part(er) forstås Ejendomsstyrelsen og/eller Leverandøren
Ved Leverandørens tilbud forstås Leverandørens tilbud af [DATO], og som udgør aftalebilag 6.
Ved Leverance(n) forstås Leverandørens enkelte leveringer af skovflis til Forsvarsministeriets anlæg som følge af Ejendomsstyrelsens bestilling heraf.
Ved Leverandørens ydelser forstås Leverandørens samlede forpligtelser i henhold til Ramme- aftalen.
4. PARTERNE
4.1 Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Xxxxxxxxxx 00
9800 Hjørring
CVR nr.: 0000 0000
Telefon: + 00 0000 0000 E-mail: xxx@xxx.xx
Henvendelse vedrørende Rammeaftalen sker til den administrative myndighedspostkasse:
XXX-XXX-XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX@XXX.XX
4.2 Leverandøren
[Virksomhedsnavn] [Adresse] [Postnummer]
CVR nr.: [CVR nr.]
Telefon: [Telefonnummer] E-mail: [E-mail]
Kontaktperson for Leverandøren med hensyn til Rammeaftalen er: [Navn]
[Telefonnummer] [E-mail]
Kontaktpersonen repræsenterer Leverandøren i alle forhold vedrørende Rammeaftalen og har på Leverandørens vegne fuldmagt til at træffe samtlige beslutninger under Rammeafta- len. Det forudsættes, at kontaktpersonen har indgående kendskab til Rammeaftalens vilkår.
Leverandøren er forpligtet til at sikre, at kontaktpersonen står til rådighed for Ejendomssty- relsen i nødvendigt og relevant omfang.
4.3 Parterne
Parterne skal omgående underrette hinanden, såfremt der sker udskiftning af kontaktperso- nerne.
5. AFTALEGRUNDLAGET
For Rammeaftalen gælder følgende grundlag, som i tilfælde af uoverensstemmelser doku- menterne imellem er gældende i følgende prioriterede rækkefølge:
1. Rammeaftalen med tilhørende aftalebilag, jf. punkt 27, undtagen aftalebilag 6 – Le- verandørens tilbud
2. Eventuelle rettelsesbreve
3. Udbudsbekendtgørelse nr. 2023/[indsæt]
4. Udbudsbetingelser af [indsæt dato] med tilhørende udbudsbilag
5. Aftalebilag 6 - Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelser bilagene imellem, går et højere rangerende bilag forud for et lavere rangerende bilag.
De enkelte leverancer af skovflis skal herudover gennemføres under iagttagelse af de til en- hver tid gældende love og regler.
5.1 Ændringer af Rammeaftalen
Enhver ændring af Rammeaftalen skal ske skriftligt og kan kun foretages i overensstem- melse med udbudslovens regler herom, herunder navnlig udbudslovens §§ 178-184 om æn- dring af kontrakter.
6. AFTALEPERIODEN
Rammeaftalen træder i kraft den [indsæt dato] og udløber uden videre den [indsæt dato to år senere], medmindre Ejendomsstyrelsen gør brug af muligheden for forlængelse af Ram- meaftalen i henhold til punkt 7.1.1.
Leverancer, som er bestilt inden Rammeaftalens udløb, men som ikke er leveret på ophørs- tidspunktet, skal leveres uanset Rammeaftalens udløb.
6.1 Opsigelse
Ejendomsstyrelsen kan opsige Rammeaftalen med et varsel på tre måneder til udløbet af en måned.
6.2 Iværksættelse af Rammeaftalen
Parterne aftaler ved aftaleindgåelse en administrationsprocedure, som Parterne er forpligtet til at overholde i aftaleperioden.
Administrationsproceduren vil blive udformet på baggrund af de krav, der følger af Ramme- aftalen i sin helhed.
7. RAMMEAFTALEN OG LEVERANCERNES OMFANG
Leverandøren påtager sig ved indgåelsen af nærværende rammeaftale at levere skovflis til Forsvarsministeriets biomasseanlæg på de i nærværende Rammeaftale fastsatte vilkår.
Leverandøren er gjort bekendt med og accepterer, at forbruget er skønsmæssigt fastsat på baggrund af tidligere aktiviteter, så vidt muligt korrigeret for de på udbudstidspunktet forventede aktivitetsændringer, og at forbruget således kan variere i såvel opadgående som nedadgående retning afhængig af såvel aktiviteter som ude- og indetemperaturer m.v.
Leverandøren tilsikrer, at der sker løbende leverancer af skovflis i overensstemmelse med ovenstående, således at det altid er muligt at forsyne Flyvestation Karup og evnentuelt andre af Forsvarsministeriets etablissementer med varme fra det respektive biomasseanlæg.
Leverandøren tilsikrer endvidere, at skovflis, som leveres til Ejendomsstyrelsen af Leverandøren i henhold til nærværende Rammeaftale, i enhver henseende lever op til kravene fastsat i aftalebilag 3 - kravspecifikation med tilhørende underbilag.
Ejendomsstyrelsen er ikke forpligtet til at anvende Rammeaftalen til at dække sit behov for levering af skovflis. Rammeaftalen er ikke eksklusiv og er således at betragte som et stående tilbud fra Leverandøren, som ikke har noget retskrav på at levere skovflis til Ejendomsstyrel- sen. Leverandøren er derfor hverken garanteret en minimum- eller maksimumomsætning, og Ejendomsstyrelsen har ingen pligt til at iværksætte indkøb af skovflis under Rammeaftalen.
7.1 Optioner
7.1.1 Forlængelse
Rammeaftalen er udbudt med option på forlængelse i op til 24 måneder.
Ejendomsstyrelsen er således berettiget til med et skriftligt varsel til Leverandørens kontakt- person jf. punkt 4.2 at forlænge Rammeaftalen med op til 24 måneder.
Forlængelse kan på Ejendomsstyrelsens initiativ ske en eller flere gange, dog må forlængel- serne samlet ikke overstige 24 måneder.
Forlængelse skal ske med et varsel på minimum 1 måned.
7.1.2 Levering på andre af Forsvarsministeriets etablissementer
Der vil for Ejendomsstyrelsen kunne opstå behov for levering af skovflis til andre af For- svarsministeriets etablissementer end Flyvestation Karup. For at kunne imødekomme et så- dant behov, er nærværende Rammeaftale udbudt med option på levering af skovflis til andre af Forsvarsministeriets etablissementer.
Optionen omfatter levering af op til 1.000 tons skovflis hvert år, som vil blive afregnet på baggrund af den i tilbudslisten anførte enhedspris med tillæg af leveringsomkostninger fast- lagt til en kilometerpris pr. ton. Transportomkostningerne vil blive betalt med 1 DKK/km/ton
+ moms. Leveringsomkostningerne beregnes med udgangspunkt i afstanden fra Flyvestation Karup og til det pågældende etablissement.
Eksempel på beregning af leveringsomkostninger:
Ønskes levering til Skive Kaserne, vil leveringsomkostningerne blive opgjort på baggrund af afstanden mellem Flyvestation Karup og Skive Kaserne (30 km) og vægten transporteret (30 tons) som følger:
30 km * 30 tons * 1 DKK/Km/ton = DKK 900.
8. KRAV TIL LEVERANCERNE
Leverandøren er fra tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttræden jf. punkt 6, forpligtet til at kunne levere skovflis til Forsvarsministeriets biomasseanlæg i overensstemmelse med kra- vene i Rammeaftalen herunder aftalebilag 3 - kravspecifikation med tilhørende underbilag.
Leverandørens ydelse skal til enhver tid under hele aftaleperioden være i overensstemmelse med Rammeaftalens bestemmelser.
Leverandørens ydelse skal i øvrigt overholde gældende lovgivning.
8.1 Dokumentation
Leverandøren må – som udgangspunkt – ikke levere andet skovflis end det, der er omfattet af Rammeaftalen, og som fremgår af aftalebilag 3 - kravspecifikationen.
Ejendomsstyrelsen kan til enhver tid kræve, at Leverandøren fremlægger dokumentation for
Hvis der opstår begrundet tvivl om lovligheden eller sikkerheden af Leverandørens ydelser omfattet af Rammeaftalen, herunder hvis der af tredjemand rejses krav mod Leverandøren vedrørende lovligheden eller sikkerheden af Leverandørens ydelse, eller hvis der opstår be- grundet tvivl om, hvorvidt Leverandørens ydelse lever op til Rammeaftalens krav og beskri- velser, skal Leverandøren uden ugrundet ophold skriftligt underrette Ejendomsstyrelsen herom, samt oplyse hvilke foranstaltninger Leverandøren har truffet eller vil træffe med hen- blik på at verificere eller imødegå de pågældende forhold ved Leverandørens ydelse.
9. LEVERINGSTID OG –STED
9.1 Leveringssted
Som anført i afsnit 7, har Ejendomsstyrelsen primært – og som udgangspunkt alene – behov for levering af skovflis til Forsvarsministeriets biomasseanlæg på Flyvestation Karup. Det primære leveringssted, hvor skovflis som udgangspunkt altid skal leveres, er således:
Flyvestation Karup, bygning 000, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxx
Medmindre andet udtrykkeligt og skriftligt er aftalt, skal leverancen leveres tippet i tipgraven på flisværket.
Levering af skovflis må under ingen omstændigheder ske til Ejendomsstyrelsens ansatte el- ler til privatadresser i øvrigt. Tilsvarende kan Ejendomsstyrelsens ansatte under ingen om- stændigheder foretage afhentning af skovflis direkte hos Leverandøren, hos dennes eventu- elle underleverandører eller på leveringsstedet.
Fravigelse af de i dette afsnit fastsatte bestemmelser kan alene ske med forudgående, skrift- lig godkendelse fra ejendomsstyrelsens Centerchef for indkøb, som er betegnet FES-CHCIK.
9.2 Leveringstid
Skovflisen skal leveres løbende efter bestilling, når behov opstår.
Parterne aftaler leveringstiden for den enkelte bestilling i forbindelse med Ejendomsstyrelses bestilling heraf under hensyntagen til Ejendomsstyrelsens behov. Leveringstiden må på intet tidspunkt overstige fem arbejdsdage, medmindre andet specifikt er aftalt.
Levering skal så vidt muligt finde sted på hverdage imellem mandag-torsdag kl. 07:30 - 15:00 og fredag kl. 07:30 – 12:00 og skal ledsages af dokumentation for den/de leverede mængde(r). Dette skal ligeledes være udspecificeret på den fremsendte faktura.
9.3 Vejning og prøver
Skovflisen skal vejes i overensstemmelse med aftalebilag 3 – kravspecifikationens afsnit 3.6.
I henhold til aftalebilag 3 – kravspecifikationens afsnit 3.4 skal der udtages prøver for hver enkelt leverance. Efter nærmere aftale med den driftsansvarlige, vil der kunne gives tilladelse til at en sikkerhedsgodkendt lastbilchauffør selv tager en flis-prøven og sætter den på et nærmere aftalt sted på varmeværket. Tilladelsen kan dog til enhver tid tilbagekaldes, og såfremt dette sker, skal leverandøren kunne levere skovflisen indenfor den driftsansvarliges normale arbejdstid.
10. BESTILLING
Ejendomsstyrelsen foretager bestilling hos Leverandøren, når behov herfor opstår.
Bestilling foretages af Ejendomsstyrelsen pr. e-mail til [indsæt mailadresse] eller telefon [ind- sæt telefonnummer]. Bestilling kan foretages på alle hverdage i tidsrummet kl. 07:00-15:00. Bestilling af skovflis skal foretages mindst 3 arbejdsdage, forinden leverance ønskes leveret. Hvis en leverance ønskes leveret en mandag, skal bestilling heraf således foretages senest onsdag i den foregående uge.
10.1 Ændring og annullering af afgivne bestillinger
Under hensyntagen til de anførte bestemmelser om bestilling, har Ejendomsstyrelsen ret til at ændre i eller annullere allerede afgivne bestillinger indtil kl. 12.00 arbejdsdagen før for- ventet levering.
11. PRIS
Prisen for levering af skovflis til Forsvarsministeriets etablissementer fremgår af den udfyldte tilbudsliste af [dato] (aftalebilag 6), og er opgivet som en pris pr. GJ.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne Ram- meaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende for leverancer, som bestilles af Ejendomsstyrelsen, mens den pågældende kampagne er i kraft.
11.1 Prisregulering
11.1.1 Primær prisreguleringsmekanisme
De tilbudte priser er faste til og med den 28. februar 2025 og kan herefter indeksreguleres én gang årligt med virkning for leverancer foretaget fra denne dato i det efterfølgende år. Første gang der kan ske indeksregulering er således med virkning fra 1. marts 2025.
Reguleringen skal ske på baggrund af udviklingen i Danmarks Statistiks ”Nettoprisindeks”. Regulering vil ske med basistal i 2023M11 =117,8.
Indeksregulering sker på foranledning af den part, der ønsker priserne reguleret, ved medde- lelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Reguleringen beregnes i forhold til de på reguleringstidspunktet gældende priser således:
(Gældende pris × nyt index) ÷ gammelt index = ny pris.
Anmodning om indeksregulering for et givent år skal fremsendes til FES-KTP-KONTRAKTSTY- XXXXXXXXXXXXXX@xxx.xx senest 15. marts i det pågældende år. Manglende overholdelse af denne frist medfører, at retten til indeksering fortabes for det pågældende år.
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste.
Den part, der modtager varslet om prisændring, skal senest 10 dage efter modtagelsen til- bagemelde, om prisændringen kan accepteres.
12. AFREGNING, FAKTURERING OG BETALING
12.1 Månedsvis opgørelse på køb af skovflis
Leverandøren skal opgøre og sende fakturaer den sidste hverdag i måneden, og disse skal være udspecificerede.
12.2 Betalingsbetingelser
I henhold til lovbekendtgørelse nr. 494 af 04/05/2023 om offentlig betaling med videre med senere ændringer skal fakturering ske elektronisk.
Faktura fremsendes elektronisk til Ejendomsstyrelsen i OIOUBL-format i henhold til punkt 12.1.
Betalingsfristen er 30 dage netto regnet fra modtagelsen af fyldestgørende faktura, jf. punkt 12.3.
Enhver fakturering skal ske gebyrfrit og uden omkostninger for Ejendomsstyrelsen.
Ejendomsstyrelsen betaler kun fakturaer til den bankkonto, der er registreret som firmaets hovedkonto og hørende til firmaets hovedadresse og overordnede CVR-nummer. Interne pengeoverførelser underafdelinger imellem er Ejendomsstyrelsen uvedkommende.
Leverandøren kan anmodes om at fremsende en proformafaktura til Ejendomsstyrelsen, in- den den endelige e-faktura udstedes, med henblik på optimering af sagsgangen, kontrol af fakturaens indhold m.v.
12.3 Krav til fakturaens indhold
Fakturaer skal, for at kunne anvises til betaling, indeholde følgende oplysninger:
• Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxx.
• Ejendomsstyrelsens EAN nr.: 5798000201781
• Ejendomsstyrelsens indkøbsordrenummer
• Leverandørens kontaktperson, jf. punkt 4.2
• Stabsnummer på den medarbejder, der har afgivet bestillingen
• Fakturadato (udstedelsesdato)
• Fakturanummer
• Betalingsbetingelser
• Betalingsdato
• Pris eksklusiv moms på de enkelte ydelser.
• Fakturabeløb total
• Kort beskrivelse af faktureret indhold, herunder leveret mængde skovflis og leverings- sted
Bilag fremsendes sammen med fakturaen. Bilag skal forsynes med relevante oplysninger, her- under henvisning til den elektroniske faktura, indkøbsordrenummer, samt stabsnummer på den medarbejder, der har afgivet bestillingen, og sendes til Ejendomsstyrelsen som PDF-filer pr. mail til XXX-XXX-XXX@xxx.xx. Det skal fremgå af fakturaen, såfremt bilag eftersendes.
Såfremt oplysningerne på fakturaen er mangelfulde eller fakturaen ikke er fremsendt elek- tronisk, forbeholder Ejendomsstyrelsen sig retten til at tilbageholde betaling, indtil fyldestgø- rende faktura er modtaget.
13. PARTERNES ØVRIGE FORPLIGTELSER
13.1 Samarbejde
Parterne er forpligtede til loyalt og vederlagsfrit at understøtte og fremme opfyldelsen af Rammeaftalen ved blandt andet at udveksle viden og information i det omfang, det er nød- vendigt eller hensigtsmæssigt for opfyldelse af Rammeaftalen. Leverandøren skal som led heri eksempelvis rådgive Ejendomsstyrelsen om indkøb af skovflis omfattet af Rammeaftalen i overensstemmelse med Ejendomsstyrelens behov. Ejendomsstyrelsen forventer et op- startsmøde med Leverandøren uden beregning, hvor der kan forventningsafstemmes i hen- hold til implementering.
Leverandørens adgang til Forsvarsministeriets etablissementer skal aftales i forvejen med det enkelte etablissement.
Leverandøren er på Ejendomsstyrelsens forespørgsel og ved Rammeaftalens ophør forpligtet til at overlevere al relevant dokumentation, såsom eksempelvis oplysninger om forbrug og leveringer, til Ejendomsstyrelsen.
På en Parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem Parterne, og såvel Leverandøren som Ejendomsstyrelsen er efter anmodning fra den anden Part forpligtet til at deltage i en sådan evaluering uden beregning.
Identificeret hærværk eller skader og tilstande på biomasseanlæg, og som kan udgøre fare for personer eller materiel, skal meddeles straks til Ejendomsstyrelsen.
13.2 Sikkerhedsmæssige forhold
13.2.1 Sikkerhedsgodkendelse
Medarbejdere, herunder eventuelle underleverandører, der til brug for Rammeaftalens udfø- relse skal være fysisk til stede på Forsvarsministeriets etablissementer, eller som skal tilgå, behandle eller i øvrigt arbejde med klassificeret materiale, skal opnå og opretholde sikker- hedsgodkendelse til niveauet ”TIL TJENESTEBRUG” af Forsvarsministeriets Efterretningstje- neste jf. cirkulære 2014-12-17, nr. 10338 vedrørende sikkerhedsbeskyttelse af informatio- ner af fælles interesse for landende i NATO, EU, og WEU, og andre klassificerede informatio- ner samt informationer af sikkerhedsmæssig beskyttelses interesse. Den fremmødte medar- bejder skal kunne identificere sig med billedlegitimation.
Såfremt sikkerhedsgodkendelse ikke kan opnås for en konkret medarbejder, kan den kon- krete medarbejder ikke få adgang til Forsvares etablissementer eller arbejde med klassifice- rede oplysninger.
De nærmere retningslinjer for opnåelse af sikkerhedsgodkendelse følger af aftalebilag 1 - Procedure for sikkerhedsgodkendelse samt xxx.xx-xxxx.xx.
Umiddelbart efter meddelelse om tildeling af Rammeaftalen skal Leverandøren iværksætte sikkerhedsgodkendelse af alle relevante medarbejdere.
Det påhviler Leverandøren at sikre, at der er tilstrækkelige sikkerhedsgodkendte medarbej- dere hos Leverandøren samt hos eventuelle underleverandører til relevant sikkerhedsgod- kendelsesniveau, således at Leverandøren til en hver tid kan foretage Levering.
Der kan i perioden for Rammeaftalens udførelse forekomme ændringer i Forsvarsministeriets Efterretningstjenestes krav vedrørende niveau for sikkerhedsgodkendelse af personer, der færdes på Ejendomsstyrelsens område. Hvis dette er tilfældet, er Leverandøren forpligtet til at iværksætte, at relevante medarbejdere sikkerhedsgodkendes til dette niveau.
Det påhviler Leverandøren at sikre, at eventuelle underleverandører er sikkerhedsgod- kendte, forinden disse anvendes til arbejder, der kræver sikkerhedsgodkendelse. Ejendoms- styrelsen kompenserer ikke for spildtid på baggrund af dette.
Kan den fornødne sikkerhedsgodkendelse ikke opnås eller opretholdes for det relevante an- tal medarbejdere, således at Ejendomsstyrelsens løbende behov for levering af skovflis ikke kan imødekommes er Ejendomsstyrelsen berettiget til at bringe Rammeaftalen til ophør.
Det bemærkes særligt, at det er påkrævet, at chauffører, som skal levere skovflis til For- svarsministeriets etablissementer, er sikkerhedsgodkendte. Dette gøres ved indsendelse af udfyldt og underskrevet sikkerhedsgodkendelsesformular til Ejendomsstyrelsen på hver en- kelt chauffør. Der vil ikke kunne gives adgang til Forsvarsministeriets etablissementer til an- dre end de sikkerhedsgodkendte chauffører.
Medgået tid til sikkerhedsgodkendelse er Ejendomsstyrelsen uvedkommende.
13.2.2 Informationssikkerhed
Ejendomsstyrelsen er som offentlig myndighed underlagt krav om brug af DS/EN ISO 17225
Leverandøren er forpligtet til at efterleve kravene til informationssikkerhed oplistet i aftalebi- lag 2 – Informationssikkerhed.
Ejendomsstyrelsen forbeholder sig retten til at foretage ændringer i kravene om informati- onssikkerhed, såfremt Ejendomsstyrelsen bliver pålagt at efterleve strengere/skærpede krav af en overordnet myndighed eller som følge af lovkrav.
13.2.3 Sikkerhed i forbindelse med arbejdernes udførelse
Ejendomsstyrelsen skal sikre, at Leverandørens og dennes eventuelle underleverandørers arbejde kan udføres under sikkerhedsmæssige- og sundhedsmæssige forsvarlige forhold. Le- verandøren og dennes eventuelle underleverandører er berettiget til at nægte at udføre ar- bejder, hvis det ikke er muligt at udføre arbejderne på en sikkerheds- og sundhedsmæssig forsvarlig måde.
Det er dog Leverandørens ansvar at sikre, at arbejdsforholdene for dennes medarbejdere le- ver op til relevante bekendtgørelser og love om arbejdsmiljø og sikkerhed samt at overholde de gældende retningslinjer for brug af værnemidler med videre. Udgifter, som er forbundet med ovennævnte, er Ejendomsstyrelsen uvedkommende.
13.2.4 Øvrige anvisninger vedrørende sikkerhed
Leverandøren forpligter sig til at imødekomme eventuelle øvrige anvisninger vedrørende sik- kerhed, som Leverandøren får meddelt af sikkerhedsofficererne på de enkelte etablissemen- ter.
Det kan desuden ikke afvises, at Leverandøren skal ledsages i forbindelse med Levering.
13.3 Corporate Social Responsibility (CSR)
Leverandøren skal overholde Ejendomsstyrelsens krav til CSR, jf. aftalebilag 5 – Corporate Social Responsibility (CSR)
13.4 Tavshedspligt
Leverandøren er underlagt tavshedspligt om alle forhold vedrørende Ejendomsstyrelsens virksomhed, som Leverandøren måtte få kendskab til. Tavshedspligten gælder også Leve- randørens medarbejdere, tilknyttede underleverandører, med videre.
Tavshedspligten gælder tidsubegrænset.
13.5 Fremsendelse af serviceattest
Ejendomsstyrelsen skal, under Leverandørens udførelse af Rammeaftalen, være i besiddelse af en serviceattest eller tilsvarende dokumentation for, at Leverandøren ikke er omfattet af en af de i udbudslovens §§ 134a-137, stk. 1, nr. 2 og 6, jf. dog § 138, oplistede udelukkel- sesgrunde.
Serviceattesten skal rekvireres løbende hver 6. måned og sendes til FES-KTP-KONTRAKT- XXXXXXXXXXXXXXXXX@xxx.xx.
Leverandøren er forpligtet til at sikre, at Ejendomsstyrelsen til enhver tid er i besiddelse af en serviceattest, der ikke er mere end seks måneder gammel.
Leverandøren bedes ved fremsendelsen af serviceattest til Ejendomsstyrelsen oplyse Ram- meaftalens nummer, som fremgår af forsiden af nærværende dokument.
13.6 Forsikring
Leverandøren og eventuelle underleverandører skal i aftaleperioden opretholde sædvanlig erhvervsansvarsforsikring og skal på anmodning fra Ejendomsstyrelsen dokumentere, at den pågældende forsikringsdækning er etableret og i kraft. Dokumentationen skal fremsendes senest 10 arbejdsdage efter anmodning.
14. MANGLER
Der foreligger en mangel ved Leverandørens ydelse, hvis ydelsen ikke opfylder de i Ramme- aftalen anførte krav, herunder aftalebilag 3 – kravspecifikation med tilhørende underbilag, eller hvis ydelsen ikke er af en sådan kvalitet mv. som Ejendomsstyrelsen med rette kan for- vente.
14.1 Reklamation
Ejendomsstyrelsen skal ved konstatering af en mangel på en Leverance skriftligt reklamere uden ugrundet ophold - og senest fem arbejdsdage - efter manglens konstatering.
Reklamation over mangler skal være skriftlig og ledsages af relevant dokumentation, herun- der eksempelvis billeder.
Aftalebilag 4 Indberetningsskema for prøveudtagning anses i udfyldt tilstand for behørig do- kumentation i relation til mangler vedrørende for høj vandprocent i skovflisen.
14.2 Ejendomsstyrelsens beføjelser ved mangler
Konstaterer Ejendomsstyrelsen mangler ved ydelsen, er Ejendomsstyrelsen, såfremt mang- lerne ikke kan afhjælpes inden for rimelig tid (maksimalt fem kalenderdage), efter eget valg berettiget til:
• at modtage Leverancen mod et passende afslag i prisen for den pågældende Leverance.
• at kræve vederlagsfri omlevering i henhold til punkt 14.2.1, eller
• at annullere den mangelfulde Leverance mod fuld kreditering af købesummen for Leve- rancen, samt
Leverandøren skal afholde alle omkostninger forbundet med levering af mangelfuld ydelse.
14.2.1 Omlevering
Følgende forhold vil udløse et berettiget krav om omlevering fra Ejendomsstyrelsen, uden at listen skal anses for udtømmende:
▪ Skovflisen leveres med en vandprocent på over 50 %.
▪ Der konstateres forekomster af sten, metal og andre fragmenter i den pågældende leverance udover hvad der anses for værende sædvanligt.
Ved omlevering skal Leverandøren straks for egen regning fjerne den mangelfulde Leverance og efterfølgende foretage omlevering.
Omlevering skal foretages straks og være afsluttet senest fem arbejdsdage efter, at Ejen- domsstyrelsens skriftlige reklamation er modtaget hos Leverandøren.
Leverandøren skal afholde alle omkostninger forbundet med omlevering.
Undlader Leverandøren, på trods af Ejendomsstyrelsens skriftlige opfordring hertil, at op- fylde sine forpligtelser til at foretage omlevering inden for den ovenfor anførte frist, kan Ejendomsstyrelsen lade tredjemand udføre omleveringen på Leverandørens regning.
14.2.2 Annullering
Ved annullering skal Leverandøren straks for egen regning fjerne den mangelfulde Leve- rance.
Fjernelse af den mangelfulde leverance skal foretages straks og være afsluttet senest fem arbejdsdage efter, at Ejendomsstyrelsens skriftlige reklamation er modtaget hos Leverandø- ren.
Undlader Leverandøren, på trods af Ejendomsstyrelsens skriftlige opfordring hertil, at op- fylde sine forpligtelser til at fjerne den mangelfulde Leverance inden for den ovenfor anførte frist, kan Ejendomsstyrelsen lade tredjemand foretage fjernelsen på Leverandørens regning.
15. FORSINKELSE
Indtræder der forsinkelse for en Leverance, som må påregnes at medføre, at de i medfør af Rammeaftalens punkt 9.2 fastsatte leveringstidspunkt ikke kan overholdes, påhviler det Le- verandøren straks at give Ejendomsstyrelsen skriftlig meddelelse herom med oplysning om årsagen til forsinkelsen samt med angivelse af, hvornår levering forventes at finde sted.
Det påhviler Leverandøren at afværge eller (såfremt afværgelse ikke er mulig) mindske føl- gerne af forsinkelse mest muligt. Eventuelle ekstraudgifter forbundet hermed er Ejendoms- styrelsen uvedkommende og påhviler således Leverandøren.
Ejendomsstyrelsen skal ved konstatering af, at ansvarspådragende forsinkelse for en Leve- rance er indtrådt eller vil indtræde, skriftligt reklamere uden ugrundet ophold - og senest fem arbejdsdage - efter forsinkelsens konstatering.
Ved ansvarspådragende forsinkelse af en Leverance har Ejendomsstyrelsen mulighed for at fastholde købet og kræve dagbod i henhold til punkt 15.1 eller ophæve bestillingen og fore- tage dækningskøb i henhold til punkt 15.2.
15.1 Dagbod
Ved forsinkelse ifalder Leverandøren en dagbod, som udgør DKK 5.000, pr. påbegyndt arbejdsdag, som den aftalte leveringsfrist for den pågældende Leverance overskrides med.
Er der ikke aftalt et leveringstidspunkt, er den dagbodsudløsende termin udløbet af den maksimale leveringstid anført i punkt 9.2. Dagbod begynder at løbe uden videre, og er såle- des ikke afhængig af, at Ejendomsstyrelsens reklamation herom.
Dagboden kan højest udgøre købesummen for den pågældende Leverance, som forsinkelsen vedrører.
Dagbod forfalder til betaling, efterhånden som den pådrages. Ejendomsstyrelsen er således berettiget til at modregne eventuel dagbod i enhver betaling, som Ejendomsstyrelsen heref- ter skal erlægge til Leverandøren. Ejendomsstyrelsen skal give Leverandøren en specificeret opgørelse over, hvorledes dagboden er beregnet.
Ejendomsstyrelsens undladelse af at afkræve dagbod for en enkelt leverance indebærer ikke, at Ejendomsstyrelsen har givet afkald på fremtidig eller allerede ifalden dagbod vedrø- rende øvrige leverancer. Dette gælder uanset antallet af tilfælde, hvor Ejendomsstyrelsen måtte have givet afkald på dagbod.
15.2 Ophævelse af leverance
Ved væsentlig forsinkelse af en Leverance er Ejendomsstyrelsen berettiget til at ophæve Le- verancen og foretage dækningskøb.
Der foreligger væsentlig forsinkelse vedrørende en Leverance, når Leverancen er forsinket i mere end ti arbejdsdage.
Såfremt Ejendomsstyrelsen ønsker at ophæve en Leverance, skal Ejendomsstyrelsen give Leverandøren skriftlig meddelelse herom.
Ved Ejendomsstyrelsens ophævelse af Leverancen, bortfalder Ejendomsstyrelsen ret til den påløbne dagbod ikke. Leverandøren er således fortsat forpligtet til at betale den allerede på- løbne dagbod vedrørende Leverancen.
15.3 Force majeure
Hverken Leverandøren eller Ejendomsstyrelsen skal anses for ansvarlig over for den anden Part for forhold, som skyldes ekstraordinære omstændigheder, der ligger uden for Partens kontrol, og som Parten ikke ved Rammeaftalens indgåelse burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet.
Hver Part afholder således egne omkostninger og bærer egne tab som følge af en force maje- ure-begivenhed.
Den Part, der anser sig for berørt af en force majeure-begivenhed, skal straks skriftligt orien- tere den anden Part om forholdet og oplyse om konsekvenserne heraf, herunder hvornår for- holdet forventes afhjulpet.
Hvis opfyldelse af Rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 60 dage, er hver af Parterne berettigede til at opsige Rammeaftalen med et skriftligt varsel på 1 måned til udløbet af en kalendermåned. Såfremt den pågældende force majeure-begivenhed ophører inden ud- løbet af opsigelsesvarslet, bortfalder opsigelsen, og Rammeaftalen fortsætter med at løbe på uændrede vilkår.
16. OPHÆVELSE AF RAMMEAFTALEN
I tilfælde af væsentlig misligholdelse fra en Parts side, vil den ikke misligholdende Part - ef- ter skriftligt påkrav til den ikke misligholdende Part – være berettiget til at ophæve Ramme- aftalen. Ophævelse skal ske skriftligt.
Det skriftlige påkrav skal indeholde en frist på mindst fem arbejdsdage for den mislighol- dende Part til at bringe misligholdelsen til ophør.
Følgende forhold, men ikke begrænset hertil, anses altid for at udgøre væsentlig mislighol- delse af Rammeaftalen:
1) Leverandørens konkurs, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økono- miske forhold i øvrigt, der bringer Rammeaftalen opfyldelse i fare, i det omfang kon- kurslovens regler ikke er til hinder herfor.
2) Leverandørens manglende iagttagelse af kravene i Rammeaftalens punkt 13.2.
3) Leverandørens gentagne overskridelse af aftalte leveringsfrister, herunder gentagne dagbodsudløsende forsinkelser.
4) Leverandørens gentagne levering af mangelfulde leverancer.
5) Såfremt Leverandøren i forbindelse med fakturering for de enkelte leverancer gen- tagne gange undlader at prissætte i overensstemmelse med bestemmelserne i Ram- meaftalen eller overskrider den aftalte pris uden Ejendomsstyrelsens forudgående ac- cept.
7) Forhold omfattet af punkt 17.
Flere enkeltstående forhold/misligholdelser, der hver for sig ikke udgør en væsentlig mislig- holdelse af Rammeaftalen, men som samlet set er væsentlige for Ejendomsstyrelsen kan li- geledes berettige Ejendomsstyrelsen til at ophæve Rammeaftalen.
Ved berettiget ophævelse af Rammeaftalen fra den ene Parts side, er den anden Part an- svarlig for det lidte tab efter dansk rets almindelige regler. Driftstab, avancetab eller andet indirekte tab erstattes ikke.
17. SANKTIONER MOD RUSLAND – CHANGE OF CONTROL & IMPORTFORBUD
Ejendomsstyrelsen kan ophæve Rammeaftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt der sker ændringer i Leverandørens eller i en eller flere af dennes underleverandørers direkte eller in- direkte ejerkreds, som gør, at der i ejerkredsen direkte eller indirekte indgår fysiske eller ju- ridiske personer, som er omfattet af Rådets Forordning (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Rus- lands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine (herefter "Forordning 2022/576"), artikel 5k, litra a-c.
Det gælder enhver ændring i ejerkredsen, herunder uanset om ændringerne skyldes over- dragelse, overtagelse, fusion, salg mv.
Følgende fysiske eller juridiske personer er omfattet af artikel 5k:
a) russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
b) juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 %, eller
c) fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i litra a) eller b)
Desuden er underleverandører eller støttende enheder omfattet af ovenstående litra a-c, hvis den ydelse de skal levere, udgør mere end 10 % af Rammeaftalens værdi.
Leverandøren skal underrette Ejendomsstyrelsen straks, hvis ovenstående ændring af ejer- kredsen sker efter Rammeaftalens underskrift.
Dertil følger et EU sanktioneret forbud mod direkte eller indirekte at købe, importere eller overføre produkter, hvis de har oprindelse i Rusland eller eksporteres fra Rusland. Af pro- duktlisten heraf fremgår varer og produkter af træ, jf. artikel 3i i RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukra- ine, jf. produktlisten i bilag XXI.
Ejendomsstyrelsen kan ophæve Rammeaftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt Leveran- døren leverer skovflis, der har oprindelse i Rusland eller eksporteres fra Rusland.
18. EJENDOMSSTYRELSENS MISLIGHOLDELSE OG LEVERANDØRENS MISLIGHOL- DELSESBEFØJELSER
Ejendomsstyrelsens fordringshavermora reguleres efter dansk rets almindelige regler.
Ved Ejendomsstyrelsens misligholdelse af sine betalingsforpligtelser er Leverandøren for den forsinkede del af Ejendomsstyrelsens betaling alene berettiget til forrentning i overensstem- melse med rentelovens til enhver tid gældende regler.
19. ERSTATNING
Parterne er erstatningsansvarlige over for hinanden efter dansk rets almindelige regler, her- under i forhold til produktansvar, medmindre andet følger af Rammeaftalen. Parterne er dog ikke ansvarlige for driftstab, tabt avance og andet indirekte tab.
Leverandøren er over for Ejendomsstyrelsen ansvarlig for beskadigelser af bygninger eller øvrigt materiel, som forårsages af Leverandøren og/eller dennes eventuelle underleverandø- rer. Leverandøren er forpligtet til straks at underrette Ejendomsstyrelsen om beskadigelser.
Erstatningskrav skal fremsættes skriftligt uden ugrundet ophold og senest fem arbejdsdage efter at den forurettede Part er blevet opmærksom på det ansvarspådragende forhold.
20. UNDERLEVERANDØRER
Leverandøren skal, senest når gennemførelsen af Rammeaftalen påbegyndes, oplyse navn, kontaktoplysninger og juridisk repræsentant for de underleverandører, der benyttes i forbin- delse med udførelsen af Rammeaftalen, jf. hertil udbudslovens § 177, stk. 2.
Såfremt oplysningerne ikke kendes på tidspunktet for Rammeaftalens ikrafttræden, jf. pkt. 6, skal oplysningerne afgives senest når den/de pågældende underleverandør(er) antages.
Leverandøren skal sikre en løbende ajourført liste af underleverandører. Dette gør sig ligele- des gældende, såfremt der efter indgåelsen af Rammeaftalen sker ændringer i oplysningerne hos en underleverandør, eller der tilknyttes en ny underleverandør til udførelse af Rammeaf- talen. Leverandøren skal fremlægge denne liste på anmodning fra Ejendomsstyrelsen, og den skal forelægges senest 5 arbejdsdage efter anmodning.
Leverandøren må ikke indgå aftale med underleverandører, som i henhold til udbudslovens
§§ 134a-136 og 137, stk. 1, nr. 2 og nr. 6, jf. § 138 ville have været udelukket fra at afgive tilbud på Rammeaftalen. Ved anvendelse af underleverandører skal disse på Ejendomsstyrel- sens anmodning kunne fremvise en serviceattest uden anmærkninger eller anden tilsva- rende dokumentation inden for en rimelig frist. Dokumentationen, herunder en eventuel ser- viceattest, skal være indhentet inden for de seneste seks måneder. Ejendomsstyrelsen for- beholder sig ret til at kræve udskiftning af underleverandører, som ikke inden for rimelig tid kan fremvise en serviceattest uden anmærkninger eller anden tilsvarende dokumentation.
Såfremt Ejendomsstyrelsen konstaterer, at Leverandøren har indgået aftale med en eller flere underleverandører, som ville have været udelukket fra at afgive tilbud på Rammeafta- len, jf. ovenfor, kan Ejendomsstyrelsen kræve den/de pågældende underleverandør(er) ud- skiftet, medmindre Leverandøren kan dokumentere, at Leverandøren hverken vidste eller burde vide, at underleverandøren var omfattet af udelukkelsesgrunden på det tidspunkt, hvor aftalen blev indgået. Ejendomsstyrelsen skal i så fald fremsende skriftligt påkrav herom til Leverandøren med en frist på maksimalt 10 arbejdsdage til at berigtige forholdet. Leve- randøren bærer selv samtlige omkostninger forbundet med udskiftning af en underleveran- dør i henhold til nærværende bestemmelse tillige med de tidsmæssige konsekvenser heraf.
Såfremt det konstateres, at Leverandøren ikke har udskiftet den/de pågældende underleve- randør(er) senest ved udløbet af påkravsfristen, ifalder Leverandøren en dagbod på DKK
10.000 pr. påbegyndt arbejdsdag, indtil forholdet er berigtiget.
Anvendelsen af underleverandører indebærer ingen begrænsning i Leverandørens ansvar for opfyldelsen af Rammeaftalen. Leverandøren er dermed ansvarlig for en eventuel underleve- randørs ydelser.
21. KONSORTIUM ELLER SAMMENSLUTNING
Hvis Leverandøren er en sammenslutning af virksomheder (eksempelvis et konsortium), hæfter de deltagende virksomheder solidarisk for opfyldelse af Rammeaftalen.
Se afsnit 12.3 vedrørende fakturering.
22. UDEN VIRKNING
I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne med videre, kan Klagenævnet for Ud- bud i særlige tilfælde af overtrædelse af udbudsreglerne erklære en indgået kontrakt for uden virkning og påbyde den kontraherende myndighed at bringe kontrakten til ophør inden for en af klagenævnet fastsat frist.
Tilsvarende kan Ejendomsstyrelsen i henhold til udbudslovens § 185, stk. 2 i visse særlige tilfælde, hvor en tildelingsbeslutning annulleres, være forpligtet til at bringe en allerede ind- gået kontrakt til ophør.
På den baggrund fastsættes følgende om adgangen til i sådanne tilfælde at opsige Ramme- aftalen:
Ejendomsstyrelsen er berettiget til at opsige Rammeaftalen helt eller delvist med et pas- sende varsel eller med et varsel i overensstemmelse med Klagenævnet for Udbuds eller domstolenes kendelse/dom herom. Rammeaftalen ophører i så fald helt eller delvist ved varslets udløb.
Såfremt der i en kendelse/dom, hvorved Rammeaftalen er erklæret for uden virkning, er in- deholdt yderligere betingelser eller krav, er Leverandøren berettiget til at videreføre disse betingelser eller krav i opsigelsen over for eventuelle underleverandører under forudsætning af, at dette er sagligt begrundet. Eventuelle underleverandører skal i så fald efterleve disse.
Eventuelle underleverandørers krav om erstatning eller anden form for godtgørelse som følge af Rammeaftalen ophør (helt eller delvist) eller som følge af pligten til at efterkomme yderligere betingelser eller krav, som Leverandøren har videreført i opsigelsen, skal som ud- gangspunkt afgøres efter dansk rets almindelige regler. Dog har Parterne aftalt, at indirekte tab ikke erstattes.
23. OVERDRAGELSE
Ejendomsstyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Ram- meaftalen til en anden offentlig styrelse eller til en institution/virksomhed, der ejes eller kon- trolleres af det offentlige eller i væsentlig grad drives for offentlige midler.
Leverandøren er alene berettiget til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser i henhold til Xxxxxxxxxxxx efter forudgående skriftlige accept fra Ejendomsstyrelsen.
24. LOVVALG
Rammeaftalen er undergivet dansk ret, uanset om reglerne under den internationale privat- ret måtte pege på et andet lands lovgivning. CISG (The United Nations Convention on Con- tracts for the International Sale of Goods) finder ikke anvendelse på Rammeaftalen.
25. TVISTER
Enhver tvist mellem Parterne, som måtte have sin forbindelse med eller udspringe af Ram- meaftalen, og som Parterne ikke kan løse i mindelighed, skal afgøres ved de almindelige danske domstole med retten i Hjørring henholdsvis Vestre Landsret som værneting.
26. PRESSEN
Enhver kontakt til pressen og offentligheden i øvrigt vedrørende Rammeaftalen varetages af Ejendomsstyrelsen. Leverandøren og dennes underleverandører må således ikke kommuni- kere med pressen eller offentligheden i øvrigt omkring forhold vedrørende Rammeaftalen uden forudgående accept fra Ejendomsstyrelsen. Leverandøren forpligter sig således til at videreformidle alle henvendelser fra pressen til Ejendomsstyrelsen. Eventuel medvirken i indslag eller svar på henvendelser fra journalister skal forinden være aftalt og koordineret med Ejendomsstyrelsen.
27. AFTALEBILAG
• Aftalebilag 1 – Procedure for sikkerhedsgodkendelse
• Aftalebilag 2 – Informationssikkerhed
• Aftalebilag 3 – Kravspecifikation
• Aftalebilag 4 – Indberetningsskema for prøveudtagning
• Aftalebilag 5 – Corporate Social Responsibility
• Aftalebilag 6 – Tilbudslisten: Leverandørens tilbud
28. UNDERSKRIFTER
Dato: Dato:
For Ejendomsstyrelsen For Leverandøren
Underskrift Underskrift
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse Leverandøren