Udbudsbetingelser EU-UDBUD
Udbudsbetingelser EU-UDBUD
Varer Offentligt udbud
På indkøb af El-kørestole
til et antal KomUdbud-kommuner
November 2020
Indholdsfortegnelse
2.1 Volumen og tilslutningsdato 3
3.2 Ordregivers pligt til at anvende den udbudte rammeaftale 4
3.5 Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere Leverandører 4
6.1 Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD) 6
6.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 7
7 Tildelingskriterium og underkriterier 7
9.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 9
10.1 Vareprøver og afprøvning 9
10.2 Tildelingskriterium og underkriterier 10
10.4 Indhentning af dokumentation 12
11 Orientering om resultatet af udbuddet 12
Bilag 1 – Underskriftsbilag 24
Bilag 2 - Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 25
Bilag 3 – Kravspecifikation og Testkravspecifikationer 26
Bilag 5 – Svar på underkriterier 28
Bilag 7 – Fortrolighedserklæring 30
Bilag 8 – Miniudbudsmateriale 31
Bilag 9 - Miniudbudsevalueringsark 32
1 Indledning
Udbuddet vedrører el-kørestole til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale, jf. punkt 2 (herefter benævnt Ordregiver).
Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, jf. Udbudsloven, lov nr. 1564 af 15/12/2015 , hvilket betyder, at enhver kan afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Rammeaftale med bilag 1-9
Aftale med vindende tilbudsgivere skal indgås på baggrund af den vedlagte rammeaftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via Ordregivers elektroniske udbudssystem: Ethics, xxx.xxxxxx.xx (i det følgende kaldet udbudssystemet).
Spørgsmål omkring funktionaliteten i udbudssystemet rettes til Ethics på 7022 7007.
2 Ordregiver
Nærværende udbud gennemføres i fællesskab af en række kommuner, der er medlemmer af KomUdbud. KomUdbud er et kommunalt udbudsfællesskab bestående af fynske og jyske kommuner. Se eventuelt mere på xxx.xxxxxxxx.xx
De kommuner der deltager i udbuddet, er angivet i udbudsbekendtgørelsens pkt. I.1 og i udbudsbetingelsernes punkt 2.1. De er alle at betragte som Ordregivere, og de vil hver især indgå en selvstændig rammeaftale med de(n) vindende tilbudsgiver(e) på baggrund af udbuddet.
Øvrige kommuner, der er medlem af KomUdbud, men som ikke deltager i nærværende udbud, vil ikke kunne anvende den udbudte rammeaftale. Tilsvarende gælder for selskaber ejet af kommuner, der er medlemmer af KomUdbud, men som ikke deltager i nærværende udbud.
De enkelte Ordregivere vil indtræde i aftalen i takt med, at deres eksisterende aftaler udløber. Se pkt.
2.1. for en komplet liste over Ordregivere og datoen for deres indtræden i denne aftale.
2.1 Volumen og tilslutningsdato
Kommune: | Årlig forventet volumen: |
Esbjerg og Fanø | 1.208.973,28 |
Fredericia | 531.276,48 |
Herning | 900.438,00 |
Holstebro | 282.853,07 |
Ikast-Brande | 371.985,65 |
Lemvig | 204.150,14 |
Middelfart | 350.000,00 |
Randers | 1.235.000,18 |
Silkeborg | 546.248,69 |
Struer | 208.570,01 |
Svendborg | 387.070,14 |
Sønderborg | 386.842,47 |
6.613.408,11 Kr.
Forventet årlig volumen i alt:
Af Bilag 1 – Underskriftsbilag, fremgår oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af e- handel eller evt. ændringer i e-handelssystemer.
2.2 Udbudsansvarlig
Esbjerg Kommune, agerer som tovholder og er dermed ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af denne kommune.
Spørgsmål til udbuddet skal rettes til Esbjerg Kommune via Udbudssystemet, jf. afsnit 5.2
3.1 Produkter
3 Udbuddets omfang
Udbuddet vedrører el-kørestole, herunder baghjulsstyret, centerhjulsstyret samt forhjulsstyret el- kørestole til Ordregiver.
For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter og varegrupper, herunder de krav varerne skal opfylde, henvises til Bilag 2 - Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet, Bilag 3 – Kravspecifikation og Bilag 4 – Tilbudsliste, samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
3.2 Ordregivers pligt til at anvende den udbudte rammeaftale
Denne udbudte aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for Ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.
Den forventede omsætning på rammeaftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/forbrug og forventede aktivitets-/forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for Ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Det fremgår af rammeaftalens pkt. 4.1 i hvilket omfang Ordregiver i øvrigt har pligt til at anvende rammeaftalen, når Ordregiver har behov for at købe produkter, der er omfattet af rammeaftalen.
3.3 Delaftaler
Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. Dette gøres ikke grundet udnyttelse af stordriftsfordelene som der er ved at udbyde samlet.
3.4 Aftalens løbetid
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år.
Aftaleperiode og opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3.
3.5 Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere Leverandører
Tildeling af konkrete ordrer på rammeaftalen sker i henhold til rammeaftalens pkt. 4.2 ved miniudbud.
4 Vejledende tidsplan
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED | 07-11-2020 |
Frist for tilmelding til informationsmøde | 17-11-2020 |
Informationsmøde | 18-11-2020 |
Spørgefrist | 24-11-2020 |
Svarfrist: | 27-11-2020 |
Tilbudsfrist | 07.12.2020 kl. 23.59 |
Indlevering af vareprøver | 18-01-2020 |
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet | Uge 5 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Leveringsstart | 01-04-2021 |
5 Spørgsmål
5.1 Informationsmøde
Der vil blive afholdt informationsmøde på det tidspunkt, der er oplyst i tidsplanen. Mødet afholdes via skype.
Tilmelding skal ske via udbudssystemet, hvorefter der vil blive fremsendt mødeindkaldelse til de som ønsker at deltage. Se fristen herfor under afsnit 4 tidsplan. Hvis der efter fristens udløb ikke er modtaget tilmeldinger, aflyses mødet.
Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt. 5.2.
5.2 Spørgsmål og svar
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Tilbudsgiver opfordres desuden til at gøre Ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt tilbudsgiver kan/vil afgive tilbud.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via udbudssystemet.
Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Efter svarfristens udløb vil der alene blive besvaret spørgsmål af oplysende karakter, som således ikke indeholder supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via udbudssystemet.
6 Udelukkelse og egnethed
Det fremgår af udbudsloven, at en Ordregiver skal kræve, at en tilbudsgiver udfylder det fælles europæiske udbudsdokument, i daglig tale ESPD, i forbindelse med tilbudsafgivelse.
ESPD’et er tilbudsgivers ”egen-erklæring”, der fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene til udbuddet. Udelukkelsesgrundene fremgår af udbudsbekendtgørelsen og ESPD’et.
Nærmere oplysning om ESPD findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/
Udfyldelse af ESPD’et sker direkte i udbudssystemet i forbindelse med tilbudsafgivelsen.
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger. Ordregiver forbeholder sig dog muligheden for at bringe reparationsreglen i § 159, stk. 5, i anvendelse, såfremt visse oplysninger mangler eller ikke er fyldestgørende.
6.1 Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD)
Før beslutning om tildeling af rammeaftalen skal den tilbudsgiver, som tiltænkes tildeling af rammeaftalen, fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et inden for en passende tidsfrist.
I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:
• Serviceattest, som på tidspunktet for indlevering ikke er ældre end 6 måneder
o Såfremt den vindende tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende tilbudsgivers hjemland. En filial af en udenlandsk virksomhed betragtes som en udenlandsk virksomhed.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 6.3: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder
Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor tilbudsgiver allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.
Hvis tilbudsgiver skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt 6 måneder før tilbudsfristen.
6.2 Konsortier
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning kan føre afklarende drøftelser og indgå aftaler med Ordregiver. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives i ESPD’et.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 6.1 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.
6.3 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, i hvilken henseende tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være tilbudsgiverteamets samlede egnethed, der vurderes.
Der er ikke krav om, at støttende virksomheder skal udfylde ESPD, men kravene vedrørende egnethed og udelukkelsesgrunde i punkt 6 gælder ligeledes for støttende virksomheder. Dokumentation for ovennævnte forhold kan ske ved samme metode som dokumentationskravene i 6.3.
7 Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftale vil blive tildelt de tilbudsgivere, der afgiver de økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:
Underkriterier | Vægtning |
Pris | 50% |
Kvalitet | 50% |
8.1 Tilbudsfrist
8 Afgivelse af tilbud
Tilbuddet skal uploades i udbudssystemet inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Tilbudsbesvarelse skal ske via udbudssystemet. Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af alle krav og vilkår i udbudsmaterialet og rammeaftalen.
Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag heraf.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet rettes til Ethics.
8.2 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået rammeaftalen, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på orienteringstidspunktet er frigjort fra sit tilbud.
8.3 Flere tilbud
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.
8.4 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9 Tilbuddets indhold
9.1 Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager jf. pkt. 6
• Udfyldt tilbudsliste – bilag 4 i Excel-format
• Svar på underkriterier – bilag 5
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er Ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
Tilbuddet må desuden gerne indeholde en serviceattest, som ikke er ældre end 6 måneder.
9.2 Sprog
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på engelsk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.
9.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er Ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
9.4 Forbehold
Forbehold til udbudsmaterialet accepteres ikke, dog vil manglende udfyldte varelinjer samt varelinjer der ikke er udfyldt fyldestgørende og / eller er ukonditionsmæssige samt hvis der er tilbudt en anden vare end det krævede, blive kapitaliseret til brug for evalueringen af underkriteriet Pris, hvis muligt.
Manglende tilbudte varer samt fejl på varelinjer:
Alle positioner på tilbudslisten skal være udfyldt. Ordregiver tillader dog, at tilbud kan have op til 4 varelinjer/positioner som ikke er udfyldt, ikke er udfyldt fyldestgørende, korrekt eller ukonditionsmæssige, samt hvis der er tilbudt en anden vare end det krævede. Hvis Tilbudsgiver har flere fejl end det ovenfor nævnte antal, vil tilbuddet blive betragtet som ikke konditionsmæssigt.
Manglende udfyldte positioner og positioner med fejl vil blive kapitaliseret med udgangspunkt i den dyrestes tilbudsgivers tilbudspris, som fremgår af tilbudslisten, og herefter tillægges denne pris 25%. Det herefter fremkomne beløb vil for den pågældende position være den pris, som indgår i tilbudsevalueringen på lige fod med de i øvrigt udfyldte positioner. Såfremt ingen Tilbudsgivere tilbyder en eller flere af de samme varelinjer i tilbudslisten, indgår de ikke i tilbudsevalueringen, men vil tælle blandt de op til 4 manglende varelinjer/positioner på tilbudslisten.
10 Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder krævede oplysninger og dokumentation, jf. pkt. 9.1. Konditionsmæssige tilbud evalueres herefter på følgende punkter:
10.1 Vareprøver og afprøvning
Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier og/eller konstatering af overholdelse af krav af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.
Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver.
Vareprøver skal leveres til Hjælpemiddeldepotet, Lillebæltvej 33, 6715 Esbjerg N på det i tidsplanen oplyste tidspunkt. Præcist tidspunkt for levering kan aftales med Xxxxxxx Xxxxxxx på XXX@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
De ønskede vareprøver fremgår af bilag 3 – Kravspecifikation og Testkravspecifikationer.
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med model og leverandør. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.
Der vil ikke være mulighed for at give en produktpræsentation. Ordregiver ønsker derimod en filmet præsentation af de tilbudte el-kørestole. Den filmede version af alle tre tilbudte el-kørestole må i alt maksimalt vare 30 minutter. Denne skal være Ordregiver i hænde samtidig med aflevering af vareprøver.
Afprøvningen finder sted i perioden angivet i tidsplanen og foretages af Ordregivers brugergruppe.
Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne til yderligere vareprøver, der forbruges.
Eventuelle overskydende vareprøver kan afhentes i den i tidsplanen anførte periode.
10.2 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. pkt. 7, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.
Ved vurderingen af tilbuddene anvender Ordregiver følgende evalueringsmodel:
Ordregiver vil anvende underkriterierne ”kvalitet” og ”pris” til at identificere ”det bedste forhold mellem pris og kvalitet” via den i punkt 10.3. oplyste formel.
Ordregiver vil, efter tilbudsfristens udløb, indledningsvist foretage en vurdering af, om modtagne tilbud er konditionsmæssige, dvs. opfylder de formelle og materielle krav til tilbuddets indhold og udformning. De tilbudsgivere som lever op til alle krav, vil få besked og blive bedt om at fremsende vareprøver jfr. afsnit 10.1.
Det påhviler tilbudsgiver at sikre, at tilbuddet er i overensstemmelse med udbudsmaterialets krav. Ordregivers krav er prioriteret i 2 kategorier benævnt som følger:
1. K er krav og skal opfyldes af tilbudsgiver.
2. Krav, der ikke er markeret med K, er opdelt i tre underkategorier: EK1, EK2 og EK3. Hvert EK-krav vægter forskelligt.
a) EK1 er krav, som kan opfyldes af Tilbudsgiver. EK1 ganges med 2 ved tilbudsevalueringen.
b) EK2 er krav, som kan opfyldes af Tilbudsgiver. EK2 ganges med 1 ved tilbudsevalueringen.
c) EK3 er krav, som kan opfyldes af Tilbudsgiver. EK3 ganges med 0,5 ved tilbudsevalueringen.
Tilbudsevalueringen vil blive foretaget af en gruppe af repræsentative fagpersoner, som vil vurdere hvert produkt ud fra EK-kravene, som beskrevet i kravspecifikationen – bilag 3. Hvert EK-krav tildeles points mellem 1 og 10 (se nedenfor) og ganges med den rette faktor, som nævnt ovenfor.
Point | Vurdering |
10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser | |
9 Gives for tilbud med en meget tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet | |
8 | Gives for tilbud med en mere end tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
7 | Gives for tilbud med en god opfyldelse af underkriteriet |
6 | Gives for tilbud med en over middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
5 | Gives for tilbud med en middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
4 | Gives for tilbud med en under middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
3 | Gives for tilbud med en mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
2 | Gives for tilbud med en utilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet |
1 | Gives for tilbud som kun akkurat opfylder underkriteriet med væsentlige undtagelser |
10.3 Evalueringsmodel
Evaluering af tilbud foretages efter følgende metode:
1. Evaluering af underkriteriet Kvalitet
Indledningsvist foretages en kvalitativ evaluering i forbindelse med evalueringen af underkriteriet Kvalitet. Den kvalitative evaluering fortages ved en faglig vurdering hvorefter der vil ske en tildeling af point ud fra de i kravspecifikationen opstillede krav benævnt EK1, EK2 og EK3.
Udskillelse: Alene de tilbud, som ud fra evalueringen af underkriteriet Evalueringskvalitet, opnår mindst 65 % af det samlede antal mulige point anses for i tilstrækkelig grad at opfylde bedømmelseskriteriet evalueringskvalitet, og dermed gå videre i den samlede tilbudsevaluering. Opnås de krævede 65% ikke på produkterne vil tilbuddet blive afvist som værende ukonditionsmæssigt.
Afslutningsvis vil der blive udregnet en samlet score for Evalueringskvalitet for det enkelte tilbud.
2. Evaluering af underkriteriet Pris
Tilbudsgivers tilbudte pris vil blive benyttet til den samlede vurdering, hvis tilbudsgivers kvalitet opnår minimum 65 % EK-point.
Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Vægtningen af de enkelte priser fremgår af tilbudslisten.
Derefter vil tilbuddene blive vurderet med henblik på at afgøre hvilke tilbud, der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
3. Forhold mellem Kvalitet og Pris
Forholdet mellem Kvalitet og Pris beregnes. Beregningen af forholdet mellem kvalitet og Pris foretages efter formlen:
Pris per kvalitetspoint =
Beregnet evalueringsteknisk tilbudssum/100X50
Samlet pointtal opnået ved evaluering af underkriteriet Kvalitet/100X50
De tilbud, der opnår minimum 65 % af de afgivne EK-point og som samlet set opnår de 3 laveste priser per kvalitetspoint er de samlede vindere af udbuddet.
10.4 Indhentning af dokumentation
Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge Ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD’et, jf. udbudsloven § 151, stk. 1. Det fremgår af pkt. 6.1. hvilken dokumentation, der skal fremsendes.
Indhentning af denne dokumentation er ikke besked om tildeling, men udelukkende for at dokumentere de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
11 Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
12 Aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene Ordregiver, der endeligt afgør, hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Udkast til rammeaftale
På indkøb af El-kørestole
til et antal KomUdbud-kommuner
Indholdsfortegnelse
20 Tavshedspligt og offentlighed 22
1 Parterne
Mellem
Esbjerg Kommune (Fanø) Fredericia Kommune Herning Kommune Holstebro Kommune Ikast-Brande Kommune Lemvig Kommune Middelfart Kommune Randers Kommune Silkeborg Kommune Struer Kommune Svendborg Kommune Sønderborg Kommune
(herefter samlet benævnt ordregiverne og enkeltvis benævnt Ordregiver)
og
[Indsæt navn på Leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer] [Indsæt hjemmeside]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter benævnt Leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende udbud på levering af el-kørestole til Ordregiverne. Hver Ordregivers aftale med Leverandøren består individuelt og uafhængigt af de øvrige Ordregiveres aftale med Leverandøren.
Esbjerg Kommune agerer som tovholder på aftalen. Tovholder har en koordinerende funktion mellem Leverandøren og Ordregiverne. Hver Ordregiver kontraktstyrer egen aftale, og det er kun denne, der kan foretage ændringer af egen aftale. Tovholder godkender dog sortimentsændringer/ erstatningsprodukter i medfør af aftalen samt godkender af e-handelskatalog på vegne af Ordregiverne.
2 Aftalegrundlag
2.1 Rammeaftalens grundlag
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af Ordregivernes udbud af el-kørestole.
Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
1. Bilag 1 – Underskriftsbilag
2. Denne rammeaftale
3. Bilag 2 – spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
4. Bilag 3 – kravspecifikation
5. Bilag 4 – tilbudsliste
6. Evt. Bilag 6 – støtteerklæring
8. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
9. Bilag 5 – Svar på underkriterier
10. Bilag 8 – Miniudbudsmaterialet
11. Bilag 9 - Miniudbudsevalueringsark
12. Bilag 7 - Fortrolighedserklæring
Et tidligere nævnt dokument/bilag har forrang for et senere nævnt dokument/bilag.
2.2 Betingelser
Leverandøren skal ved aftaleindgåelse ligeledes fremsende følgende til Ordregiver:
• Underskrevet fortrolighedserklæring bilag 7.
3.1 Aftaleperiode
3 Aftaleperiode
Rammeaftalen er gældende fra den 01. april 2021 til den 31. marts 2025.
Rammeaftalen er uopsigelig for Leverandøren. Rammeaftalen kan af Ordregiver tidligst opsiges med virkning pr den. 01.04.2023. Ordregiver skal varsle en eventuel opsigelse med 6 måneders varsel.
Aftaleperioden skal forstås således, at aftalen er gældende for alle bestillinger afgivet i aftaleperioden. Således kan Leverandøren blive forpligtet til at levere ydelser i henhold til aftalen efter aftaleperiodens udløb, dog max 1 måned herefter.
3.2 Aftaleophør
Hvis Ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og Ordregivers beslutning om at tildele Leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller Ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af Ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
4.1 Omfang
4 Rammeaftalens omfang
Udbuddet vedrører el-kørestole, herunder baghjulsstyret, centerhjulsstyret samt forhjulsstyret el- kørestole til Ordregiver.
Produkterne er nærmere beskrevet i Bilag 3 – Kravspecifikation og Bilag 4 – Tilbudsliste. De forbrugsmængder, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er alene vejledende.
Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for Ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Ordregiver forpligter sig således ikke udover sit faktiske behov.
Rammeaftalen omfatter produkter, der er underlagt reglerne for frit valg (servicelovens § 112, stk. 3). De brugere, der anvender produkterne, kan vælge en anden Leverandør end Leverandøren efter denne rammeaftale, og Leverandøren er derfor ikke garanteret omsætning efter denne aftale. Ikke tilskudsberettigede produkter kan frit leveres efter aftale med brugeren og for dennes regning.
De enkelte Ordregiveres forpligtelser kan være modificeret i Bilag 1 – Underskriftsbilag.
I forbindelse med rammeaftalens indgåelse skal Leverandøren levere et let tilgængeligt reservedelskatalog i elektronisk form på hele Leverandørens sortiment, som skal indeholde splittegninger på standardkonfigurationen med reservedelsnumre eller henvisninger til reservedelsnumre på understel og øvrige elfunktioner via Leverandørens hjemmeside og være på dansk.
Dette reservedelskatalog skal løbende i aftaleperioden opdateres i takt med, at Leverandøren opdaterer sit katalog. Sortimentsændringer
Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående skriftlig godkendelse fra Ordregivers indkøbsafdeling.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal Leverandøren straks tilbyde Ordregiverne et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for Ordregiverne skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, Leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes.
Tovholder kan på vegne af Ordregiverne godkende sortimentsændring, som beskrevet herover.
4.2 Tildeling af ordrer på parallelle rammeaftaler
Ordregiver har samtidig med indgåelsen af denne rammeaftale indgået parallelle rammeaftaler med to
(2) andre Leverandører vedrørende de samme produkter, som er omfattet af rammeaftalen.
Indkøb under rammeaftalen vil ske dels via direkte tildeling samt miniudbud, dvs. fornyet konkurrence, for at afgøre, hvilken Leverandør der tildeles den konkrete ordre. Ordregiver forventer at afholde ca.
100 miniudbud årligt. Antallet svinger år for år med behovet for el-kørestole.
4.3 Vilkår for genåbning af konkurrencen (miniudbud)
Ved behov for en anskaffelse af el-kørestole, vil de 3 valgte Leverandører få fremsendt et konkret tilbudsskema via Ethics, som er udfyldt med den ønskede specifikation, jf. bilag 8 miniudbudsmateriale.
Tilbudsfristen vil normalt være 10 arbejdsdage fra udsendelse af bilag 8 miniudbudsmateriale, men den konkrete tilbudsfrist vil fremgå af tilbudsskemaet. Der vil være en svarfrist på 3 dage for eventuelle spørgsmål. Spørgsmål må kun sendes via Ethics, hvor de ligeledes vil blive besvaret.
Den præcise tilbudsfrist og hvor el-kørestolen skal leveres vil således fremgå af bilag 8 miniudbudsmateriale, og det vil ligeledes fremgå heraf.
Tilbuddene skal sendes via Ethics.
Tilbudsgiverne må ved afgivelse af tilbud på et miniudbud byde ind med vare fra Tilbudsgiverens fulde sortiment.
Tilbudsgiverne skal ved afgivelse af tilbud på miniudbuddet indestå for og acceptere, at den tilbudte el- kørestol lever op til de opstillede krav i bilag 8 - miniudbudsmateriale.
Alle de stole, der tilbydes under et miniudbud, skal opfylde de krav, der fremgår af rammeaftalen og kravspecifikationen. Ordregiver gør opmærksom på, at der kan stilles skærpede krav i det enkelte miniudbud. Fx kan der stilles øgede krav til el-hejset.
Alle stole, der leveres efter gennemførelse af et miniudbud, skal leveres på de vilkår, der fremgår rammeaftale og kravspecifikation.
Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud på miniudbuddet i to måneder fra tilbudsfristens udløb. Ordregiver er forpligtet til at indhente en fornyet serviceattest fra Leverandørerne jf.
Udbudsbetingelsernes pkt. 6.1 – Dokumentation for udelukkelse og egnethed, i løbet af Rammeaftalens
løbetid. For at kunne tildeles en ordre ifm. et miniudbud skal der forlægge en serviceattest uden anmærkninger. Tovholder vil hver 6 måned indhente og kontrollere serviceattesterne fra Leverandørerne på aftalen på vegne af de på Rammeaftalen deltagende kommuner. Dette sker centralt fra for at mindske transaktionsomkostningerne ved det enkelte miniudbud.
Bilag 8 – miniudbudsmateriale og bilag 9 miniudbudsevalueringsark er dynamiske værktøjer. De vil blive tilrettet løbende med nye versioner, hvis det skønnes nødvendigt af ordregiver.
4.3.1 Tildelingskriterier i forbindelse med miniudbud
Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet vurderet i henhold til følgende underkriterier, hvis vægtning er angivet.
Det bemærkes, at det er den enkelte medlemskommune, der vil gennemføre miniudbud, når behov for afgivelse af ordre på en konkret el-kørestol opstår.
Tilbudsgiver vil få tilsendt et miniudbudsmateriale. Af tilbudsskemaet vil brugerens konkrete forhold og behov i relation til en stol, herunder brugerens vægt, størrelse mv. fremgå.
1 | Gives til det ikke tilfredsstillende tilbud som ikke lever op til ordregivers krav (hvis ordregiver giver denne karakter kan der ses bort fra tilbudsgivers tilbud.) |
3 | Gives til tilbuddet, som lever op til ordregivers krav (mindstekrav opfyldt). |
5 | Gives til det tilfredsstillende tilbud, der demonstrerer en høj grad af opfyldelse af ordregivers ønsker og krav til ydelsen |
7 | Gives til det meget tilfredsstillende tilbud, der demonstrerer en meget høj grad af opfyldelse af ordregivers ønsker og krav til ydelsen. |
Det vil endvidere fremgå, hvilke komponenter/funktionaliteter som brugeren har behov for i forbindelse med levering af en konkret stol, idet de komponenter/funktionaliteter, der ønskes tilbud på, vil være afkrydset i tilbudsguiden.
Underkriterium | Vægtning i procent |
1. Brugervenlighed og funktionalitet i forhold til den konkrete Brugers behov. Medlemskommunen vil lægge vægt på den tilbudte el- kørestoles komponenter/funktionaliteter i forhold til Brugerens konkrete behov, jf. miniudbudsmaterialet, bilag 8, idet det nærmere fremgår af tilbudsskemaet, hvilke elementer der ønskes en beskrivelse af, og hvilke komponenter en konkret ordre på en stol skal omfatte. Følgende karakterskala anvendes Ved kvalitetsvurdering af batterier gives der point efter en beregningsmodel. 3 gives til det tilbud, som lever op til ordregivers krav. | 70 % |
2. Tilbudsgivers pris angivet i tilbudsskabelonen med beløb i kroner Den tilbudsgiver, som angiver den laveste samlede pris på den konkrete el-kørestol, der tilbydes under miniudbuddet, scorer højest på dette underkriterium. | 30 % |
Tilbudspriser skal angives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Hvis tilbudsgiver byder med en af de tre modeller, som tilbudsgiver har budt med på rammeaftalen, så skal tilbudsprisen ikke være højere som den tilbudspris, tilbudsgiver bød med på Rammeaftalen. |
Når tilbuddene er indkommet, vil medlemskommunen foretage en evaluering af tilbuddene på baggrund af ovennævnte tildelingskriterier.
Evalueringen vil blive beregnet i forhold til formlerne i bilag 9.
Herefter vil en konkret ordre på en el-kørestol blive tildelt til den tilbudsgiver, som afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet under miniudbuddet.
Alle tilbudsgiverne under miniudbuddet vil herefter blive orienteret skriftligt om evalueringsresultatet med angivelse af en begrundelse herfor. Den valgte tilbudsgiver vil kort efter blive indkaldt til afprøvning af stolen i forhold til den konkrete bruger.
Hvis det måtte vise sig, at den konkrete kørestol er uhensigtsmæssig i forhold til brugerens konkrete behov og det ikke er muligt at tilpasse stolen og dette først kan konstateres i forbindelse med afprøvningen, forbeholder medlemskommunen sig ret til at annullere miniudbuddet. Alternativt forbeholder medlemskommunen sig ret til at annullere tildelingsbeslutningen og indkalde den tilbudsgiver, som afgav det 2. bedst rangerende tilbud, til en afprøvning med henblik på at konstatere om den stol, som denne Leverandør har tilbudt under miniudbuddet, kan opfylde den konkrete brugers behov. Hvis dette ikke er tilfældet og det ej heller er muligt at tilpasse den stol, forbeholder medlemskommunen sig at annullere miniudbuddet. Medlemskommunen vil skriftligt begrunde en annullation af en tildelingsbeslutning under miniudbuddet overfor den valgte tilbudsgiver.
4.3.2 Annullering af miniudbud
Ordregiver har muligheden for at annullere et miniudbud før produktionen af elkørestolen går i gang. Enhver annullering skal begrundes sagligt og kan kun ske, hvis der er sket væsentlige ændringer i brugerens funktionsniveau. Fx kan en annullering ikke begrundes i, at der er kommet en brugt stol ind på depotet eller der er sket fejl i miniudbudsprocessen.
4.4 Direkte tildeling ved køb af tilbehør og reservedele
Ordregiver indkøber tilbehør ved direkte tildeling hos den Leverandøren som bedst kan opfylde Ordregiver konkrete behov.
5 Samarbejde
5.1 Samarbejde generelt
Leverandøren og Ordregiver skal i forbindelse med opfyldelsen af rammeaftalen optræde loyalt overfor hinanden. Parterne er enige om, at der gennem samarbejdet skal søges optimering af Ordregivers brug af rammeaftalen. Leverandøren skal herunder medvirke til, at Ordregivers omkostninger vedrørende rammeaftalen bliver lavest mulige.
Ordregiver og Leverandøren skal sikre, at alle relevante medarbejdere og brugere af rammeaftalen har kendskab til denne. Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med Ordregiver.
Leverandørens personale skal agere professionelt og i overensstemmelse med rammeaftalens vilkår, herunder også når Leverandørens medarbejdere har kontakt til Ordregivers brugere.
Konstaterer Ordregiver gentagne overtrædelser af ovenstående pligter, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.
Leverandøren skal kunne modtage sikker e-mail.
Al kontakt mellem Ordregiver og Leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.
Parterne skal gensidigt orientere hinanden ved udskiftning af kontaktpersoner og ændringer i kontaktoplysninger.
5.1.1 Brugsanvisning og informationsmateriale
Leverandøren skal til enhver tid stille dansksproget produktinformation og betjeningsvejledning til Brugerens og Medlemskommunernes personales rådighed, som indeholder detaljeret produktinformation, eventuelle advarsler og forholdsregler, betjeningsanvisning, monteringsvejledning, rengørings- og vedligeholdelsesvejledning mv.
Sådanne vejledninger skal endvidere til enhver tid være tilgængelige på Leverandørens hjemmeside.
Leverandøren skal løbende informere Medlemskommunerne om relevante nyheder for leverede el- kørestole i forbindelse med produkternes anvendelse.
Ethvert teknisk datablad skal uden udgift for Medlemskommunerne kunne rekvireres efter behov.
5.2 Statusmøder
Tovholder afholder statusmøde minimum én gang årligt. Derudover kan såvel den enkelte Ordregiver som Leverandøren til enhver tid indkalde til yderligere møder, hvor der er behov herfor.
Der fremsendes dagsorden før mødet.
Leverandørens deltagelse i møderne sker uden beregning for Ordregiver.
5.3 Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende Underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale.
Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en Underleverandør udskiftes, såfremt Ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende Underleverandør.
Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler Leverandøren uanset anvendelse af Underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra Ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke Underleverandørener der anvendes.
5.4 Konsulentbistand
Leverandøren er forpligtet til, til enhver tid efter anmodning herom fra Medlemskommunerne, at yde konsulentbistand i form af vejledning af betjening og anvendelse af el-kørestole i form af telefonisk og personlig rådgivning.
Den telefoniske rådgivning (hotline) skal være tilgængelig på alle hverdage, som minimum mellem 08.00-15.00, dog fredag 08.00-14.00, undtagen juli måned og mellem jul og nytår.
Leverandørens konsulenter, som besøger Xxxxxxxx i deres hjem, skal kunne identificere sig på tydelig og let genkendelig vis overfor Xxxxxxxx.
Levering af elkørestolen med endelige tilpasninger til brugeren skal ske sammen med en konsulent inklusiv i prisen på elkørestolen.
5.5 Udskiftning af medarbejdere
Leverandøren skal på Ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.
6.1 Generelt
6 Kvalitet
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med Leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på Ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal Leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til Ordregiver.
6.2 CE-mærkning mv.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.
6.3 Emballage
Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.
6.4 Garanti
Produkterne er omfattet af en garanti i 24 måneder regnet fra leveringstidspunktet med mindre Leverandøren eller producenten som standard har en længere garanti. I sådanne tilfælde vil denne længere garanti være gældende. Garantien omfatter alle fabrikations- og funktionsfejl.
Leverandøren har i garantiperioden bevisbyrden for, at fejl og skader ikke er omfattet af garantien.
Fejl og skader skal fejlmeldes, afhjælpes og/eller der skal ske omlevering efter retningslinjerne i punkt 13.3.4.
6.1 Kvalitetssikring
Leverandøren skal uden ugrundet ophold fremsende oplysninger om produkter omfattet af rammeaftalen, som er genstand for tilbagekaldelse eller generelle fejl og mangler samt Leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
7.1 Pris
7 Priser og prisregulering
De priser, som Leverandøren har tilbudt i forbindelse med miniudbud, er gældende for den konkrete ordre.
Priserne for de tilbehør og reservedele, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af Leverandørens tilbud. For så vidt angår priser på øvrige reservedele og tilbehør, skal Leverandøren til enhver tid yde 25
% rabat på alle reservedele/alt tilbehør som ikke er beskrevet i bilag 4 Tilbudslisten i forhold til Leverandørens til enhver tid gældende landsdækkende listepriser.
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. Priserne er inkl. omkostninger til levering.
7.2 Prisregulering
Tovholder kan på vegne af Ordregiverne foretage prisregulering af tilbehør og reservedele i overensstemmelse med reguleringen beskrevet herunder.
Priserne på reservedele og tilbehør er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start og herefter én gang årligt (reguleringstidspunktet). Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra 01.01.2021 til 01.01.2022 (Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt indeks) / gammelt indeks).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 60 kalenderdage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Hvis der meddeles prisregulering efter dette tidspunkt, kan prisregulering alene få virkning for ydelser, der leveres 60 dage efter meddelelse om prisreguleringen.
Ved aftalens starttidspunkt forstås det tidspunkt, der er angivet i rammeaftalens punkt 3, uanset om en eller flere Ordregivere måtte have tiltrådt aftalen på et senere tidspunkt.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
7.3 Afgifter
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter. Meddelelse og dokumentation herom skal sendes til xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx sammen med opdateret tilbudsliste.
7.4 Bonus og godtgørelse
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til Ordregivers medarbejdere.
8 Bestilling
Bestilling af elkørestole foregår som udgangspunkt via miniudbud. Bestilling af reservedele og tilbehør skal kunne afgives via e-mail og telefon.
Når Leverandøren har modtaget bestilling fra Ordregiver, skal Leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, antal, varenummer, navn og pris.
Leverandøren skal kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Leverandøren skal kunne håndtere opdeling af faktura i de tilfælde, hvor der er egenbetaling for bruger.
9 Levering
9.1 Leveringsbetingelser
En ordre på en konkret kørestol skal leveres hurtigst muligt af Leverandøren og senest inden 21 dage fra afgivelse af ordren. Leveringstiden vil dog i ethvert tilfælde blive aftalt individuelt mellem Leverandøren og medlemskommunen i forbindelse med medlemskommunens afgivelse af en konkret ordre.
Samtidig med, at endelig aftale om levering af ordrestolen bliver indgået med den valgte Leverandøren, vil den præcise leveringstid for ordrestolen blive aftalt.
Levering af en konkret kørestol er først sket når den er endelig godkendt hos brugeren.
Leverandøren er forpligtet til i hele kontraktperioden til enhver tid at kunne servicere el-kørestolene med levering af reservedele og tilbehør, idet leveringstid på alle reservedele maksimalt må være 5 hverdage fra afgivelse af bestilling til levering, sker på den anviste leveringsadresse. Anden leveringstid kan kun ske efter skriftlig aftale.
Joystickstyringer, gear til motorer og batterier skal dog kunne leveres indenfor maksimalt 3 hverdage. I ekstraordinære situationer som f.eks. joystick til brugere med respirator, skal der kunne leveres fra dag til dag.
Leveringsbetingelserne er frit leveret uden udgifter og leveringsomkostninger for kommunen på den anviste leveringsadresse.
Leveringsbetingelserne for reservedele og tilbehør er også gældende efter rammeaftalens ophør eller udløb, idet Leverandøren er bundet af forpligtelserne til at levere reservedele og tilbehør i en periode på minimum 5 år efter levering af hver el-kørestol.
9.2 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
• EAN-lokationsnummer på den enhed hos Medlemskommunen, som skal modtage fakturaen
• Ordregiverens ordre-/rekvisitionsnummer
• Rekvirent
• På faktura og følgeseddel skal angives HMI nummer, hvis et sådant forefindes.
• Varebetegnelse og kvantum
• Fakturabeløb
• Navn på Bruger.
• Leverandørens CVR-nummer.
9.3 Returvarer
Har Ordregiver foretaget en fejlbestilling af tilbehør eller reservedele, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for Ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til Ordregiver.
Hvis Leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, skal Leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. Hvis emballagen er brudt, og dette har betydning for varens beskaffenhed, er Leverandøren forpligtet til at betale et forholdsmæssigt afslag.
Ordregiver faktureres aldrig for paller, heller ikke i tilfælde, hvor der ikke stilles byttepalle til rådighed ved levering.
10 Fakturering
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution med angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt Ordregivers navn og adresse
• Tydeligt varenavn og entydigt varenummer
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Standard HMI-nummer på elkørestolen
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos Ordregiver
• Rekvisitionsnummer
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i Leverandørens tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer:
Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på Leverandørens ordrebekræftelse. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af Leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter eller afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter, undtagelse hertil er evt. aftalt leveringsgebyr.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
11 Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 10.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
Leverandøren kan ved forsinket betaling alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 459 af 13/05/2014 bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr m.m. kan derfor ikke opkræves.
12 Statistik og data
Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale og data indeholdende detaljerede oplysninger om varenavn, HMI-nummer, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Ordregiver kan ikke anmode om statistik og data mere end fire gange om året.
Oversigten skal udarbejdes efter Ordregivers anvisninger i Excel-format, og skal fremsendes elektronisk til Ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik og data i forbindelse med aftalens udløb kan gøre Leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da Leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
13.1 Generelt
13 Misligholdelse
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved Leverandøreners misligholdelse medmindre andet følger denne rammeaftale.
13.1.1 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt Leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter Ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning (den reelle merpris).
Hvis Leverandøren må forudse en forsinkelse, skal Leverandøren straks give meddelelse til Ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre Ordregiver vælger at ophæve ordren.
13.1.2 Særligt om forsinkelse på levering af el-kørestol
Af hensyn til opfyldelse af brugernes konkrete behov for at en el-kørestol skal være klar til brug og til rådighed for brugeren på præcist det aftalte leveringstidspunkt, forbeholder medlemskommunen sig ret til at opsige aftalen på en konkret ordre om en el-kørestol, såfremt leveringstiden overskrides med mere end 3 dage og herefter uden ugrundet ophold foretage et erstatningskøb til anden side.
Såfremt erstatningskøbet medfører forøgede udgifter for medlemskommunen i den indgåede aftale med Leverandøren, forbeholder medlemskommunen sig ret til at rejse krav om erstatning overfor Leverandøren for sit tab som følge af den forsinkede levering.
13.2 Mangler
13.2.1 Faktiske mangler
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad Ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at Ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis Ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at Leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at Ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
13.2.2 Retlige mangler
Leverandøren indestår for, at Leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav mod Ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal Ordregiver give Leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde Ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer Leverandørens opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for Ordregiver, er Ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve kontrakten med omgående virkning, og Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Ordregiver lider som følge af denne ophævelse.
13.2.3 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest 14 dage efter modtagelse af Ordregivers reklamation.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest 14 dage efter, at Ordregivers reklamation er modtaget af Leverandøren.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt Ordregiveren og Leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis Leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som Ordregiver bærer risikoen for, afholder Ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader Leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan Ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for Leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for Leverandørens regning.
13.2.4 Ophævelse af ordre
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt Leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt. 13.2.3.
• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har Leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt. 13.2.3, såfremt Ordregiver accepterer dette.
• Hvis Leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er Ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for Leverandørens regning.
13.3 Bod
Kan Leverandøren ikke levere en elkørestol inden de 21 dage aftalt i afsnit 11 kan Ordregiver vælge at give en bod på 5.000 kr. for manglende overholdelse af rammeaftalen. Betaling af bod fritager ikke Leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører heller ikke, at Ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Påløben bod opgøres månedsvis og forfalder til betaling syv kalenderdage efter Ordregivers skriftlige påkrav. Det er ikke en betingelse for Leverandørens forpligtelse til at betale bod, at Ordregiver afgiver påkrav for hvert forhold, der udløser bod.
Ordregiver kan modregne bod i forfaldne fakturaer.
13.4 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis Leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
• Hvis Leverandøren i aftaleperioden dømmes for forhold, der er omfattet af udbudslovens § 135 og Leverandøren ikke indenfor en passende frist kan dokumentere sin pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at Ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet Leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at Ordregiver har reklameret over manglerne, og at Ordregiver har meddelt Leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis Leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 17.
• Hvis Leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for Leverandøren eller Leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at Leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis Leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis Leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning eller Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om Leverandørens almindelige hæderlighed.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik, e-kataloger eller faktura i henhold til denne aftale.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
Ved Ordregivers konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan Ordregiver rette skriftlig henvendelse til Leverandøren med meddelelse om, at kontrakten ophæves straks samt baggrunden herfor.
13.5 Erstatningsansvar
Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor Ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
For forhold der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, Ordregiver kan dokumentere et tab ud over bodsbeløbet.
13.6 Produktansvar
Leverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for Ordregiver for den skade, som leverancen eller Leverandøren påfører Ordregivers ejendom, personale eller brugere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod Ordregiver af tredjemand og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller Leverandørens skadevoldende adfærd.
14 Force majeure
Hverken Leverandøren eller Ordregiver er ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure over for den anden part.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som Leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer Leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en Underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for Underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som Underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
IT-manipulation så som hacking eller andre hændelser, der forårsager IT-nedbrud, sammenbrud eller skade kan betyde, at der foreligger force majeure, hvis manipulationen er af større omfang og ikke kunne afbødes eller forudses af Leverandøren.
Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan Ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
I force majeure situationer forpligter parterne sig til i situationen at gøre hvad der er muligt for at begrænse såvel Ordregivers som Leverandørens mulige tab.
15 Forsikring
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10.000.000 kr. pr. år. Leverandøren skal på Ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
16 Persondata
Leverandøren og Ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.
I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager Leverandøren personoplysninger, som Leverandøren bliver selvstændig dataansvarlig for. I denne forbindelse skal Leverandøren underskrive bilag 7 - Fortrolighedserklæring.
17.1 Etik
17 Etik og miljø
Ordregiver forudsætter, at Leverandøren og dennes Underleverandørener overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at Leverandøren og dennes Underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt Ordregiver bliver bekendt med, at Leverandøren eller dennes Underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er Ordregiver uvedkommende.
17.2 Miljø
Ordregiver opfordrer Leverandøren til at arbejde efter UN Global Compact’s principper vedrørende
miljø. Herunder opfordres Leverandøren til, at:
• støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
• tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
• opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier
18 Overdragelse
18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra Ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre Leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
19 Ændringer
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem Ordregiver og Leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
I det omfang, at det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kan Ordregiver kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang eller art
Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori det beskrives, hvordan ændringen vil påvirke parametre som pris, tid, sikkerhed, miljø mv.
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem Ordregiver og Leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Leverandøren har således kun krav på merbetaling som følge af en ændring, hvis der foreligger et skriftlig tillæg til aftale herom.
20.1 Leverandøren
20 Tavshedspligt og offentlighed
Leverandøren, dennes personale og eventuelle Underleverandørener samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge Ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden Ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende Ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
20.2 Ordregiver
Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om rammeaftalen og Leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Rammeaftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må Leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.
Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og Leverandøren må derfor tåle, at Ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i rammeaftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om Leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.
Leverandøren giver ved underskrift af denne aftale udtrykkeligt samtykke til, at Ordregiver kan dele oplysninger om priser og løsningsforslag efter aftalen med alle medlemskommunerne i KomUdbud.
Ordregiver er i henhold til servicelovens § 112 forpligtet til at oplyse brugeren om den pris, som produktet kan indkøbes til på rammeaftalen, da dette beløb kan ydes som støtte, hvis brugeren vælger en anden Leverandøren. Leverandøren accepterer derfor, at Ordregiver udleverer prisoplysninger til brugerne.
21 Lovvalg og værneting
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved Ordregivers værneting.
Bilag 1 – Underskriftsbilag
Bilag 2 - Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
Nummer | Spørgsmål | Svar | Dato for svar |
1 | |||
2 | |||
3 | |||
4 | |||
5 | |||
… |
Bilag 3 – Kravspecifikation og Testkravspecifikationer
Bilag 4 – Tilbudsliste
Bilag 5 – Svar på underkriterier
Bilag 6 – Støtteerklæring
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: |
Ovennævnte virksomhed erklærer hermed, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over følgende ressourcer, og virksomheden forpligtiger sig til at stille disse ressourcer til rådighed overfor Ordregiver:
Beskrivelse af ressourcer:
Dato og underskrift:
Hvis ovennævnte virksomhed stiller økonomiske og finansielle ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, skal virksomheden under beskrivelsen af ressourcer erklære at hæfte direkte og solidarisk overfor Ordregiver for opfyldelse af rammeaftalen, eventuelt for et begrænset beløb.