Vedtægter for Hovedstadens Beredskab I/S
Vedtægter for Hovedstadens Beredskab I/S
8. februar 2024
1. NAVN, SELSKABSFORM, HJEMSTED 1.1
Beredskabssamarbejdets navn er Hovedstadens Beredskab I/S (her- efter "interessentskabet").
1.2
Interessentskabet er et kommunalt fællesskab omfattet af §60 i lov om kommunernes styrelse.
1.3
Interessentskabets hjemsted er Københavns Kommune, i Køben- havns Retskreds, der tillige er administrationskommune for interes- sentskabet.
2. INTERESSENTER 2.1
Interessenterne i interessentskabet er Albertslund Kommune, Brøndby Kommune, Dragør Kommune, Frederiksberg Kommune, Glostrup Kommune, Hvidovre Kommune, Københavns Kommune og Rødovre Kommune (samlet "interessenterne")
3. BAGGRUND OG FORMÅL 3.1
Interessenterne har besluttet at etablere interessentskabet, der med virkning fra 1. januar 2016 skal varetage beredskabsopgaven i interessenternes geografiske område.
Xxxx.xx. 23/532
Hovedstadens Beredskab Bag Rådhuset 3
1550 Kbh V
3.2
Interessentskabet har til formål at styrke det samlede beredskab i interessentkommunerne, og interessentskabet skal varetage de fo- rebyggende og afhjælpende beredskabsopgaver på et højt bered- skabsfagligt niveau, effektivt og på en sådan måde, at virksomhe- der og borgere oplever en enkel og smidig sagsbehandling og en tryghedsskabende beredskabsorganisation. Interessentskabet skal således inden for sit virke rådgive og udbrede viden om forebyg- gelse og akut indsats.
3.3
Interessentskabet har herudover til formål at opnå en optimeret planlægning af beredskabsopgaverne på tværs af kommunegræn- ser, at sikre stordriftsfordele som medfører kvalitetsmæssige og økonomiske gevinster, herunder en tryghedsskabende beredskabs- organisation, der kan levere forebyggende og afhjælpende bered- skabsopgaver af enhver art, herunder ved brug af frivillige til støtte- opgaver, og endelig har interessentskabet som formål at levere en kvalificeret og troværdig myndighedsbehandling.
4. EJERFORDELING
4.1 Interessentskabet ejes af
− Albertslund Kommune med 1,80 %
− Brøndby Kommune med 1,97 %
− Dragør Kommune med 1,10 %
− Frederiksberg Kommune med 8,88 %
− Glostrup Kommune med 1,34 %
− Hvidovre Kommune med 3,00 %
− Københavns Kommune med 79,70 %
− Rødovre Kommune med 2,21 %
4.2
Ejerandelene er fastsat ud fra interessentkommunernes brutto- driftsudgifter til de respektive lovbundne beredskabsopgaver i regnskabet for 2014.
Dette fremgår af bilag 1.
5. INTERESSENTSKABETS OPGAVER
5.1
Interessentskabets formål er at varetage interessenternes bered- skabsopgaver i henhold til beredskabsloven og bekendtgørelser ud- stedt i medfør heraf, herunder det operative og forebyggende be- redskab samt myndighedsopgaver omfattet af loven.
5.2
Interessentskabet varetager desuden myndighedsopgaver efter byggelovgivningen. Der er tale om myndighedsopgaver, herunder sagsforberedende aktiviteter og opfølgning m.v. i forbindelse med:
• Brandsyn af lokaliteter, hvor driften af bygningen mv. er un- derlagt byggelovgivningen, og hvor det konstateres, at der er sket en overtrædelse af bygningsreglementets drifts- mæssige regler, der efter brandsynsreglerne medfører ud- stedelse af påbud eller forbud. Forbud kan med kompeten- ceoverdragelsen kun nedlægges, når der er en konkret ri- siko for personskade. Kompetenceoverdragelsen gælder ikke driftsmæssige forhold, som er byggetekniske efter byg- geloven.
• Brug af eksisterende bygninger mv. som ikke er i overens- stemmelse med byggelovgivningens regler om brand. Kom- petencen udøves af interessentskabet uden for kommunens normale kontortid, og hvor brugen udgør en konkret risiko for personskade i forbindelse med flugtvejsforhold og red- ning ved brand. Her kan interessentskabet på stedet træffe afgørelse om nedlæggelse af forbud. Objekterne er i denne sammenhæng bygninger, der ikke er omfattet af brandsyn efter beredskabslovgivningen.
5.3
Interessentskabet varetager endvidere interessenternes opgaver efter fyrværkeriloven og lov om beskyttelsesrum, samt opgaver i bekendtgørelser udstedt i medfør af disse love. Kompetencen til at varetage de myndighedsopgaver, der fremgår af disse love og be- kendtgørelser, som de er udformet pr. 1. juli 2015, overdrages også til interessentskabet, hvis ændringer i lovgivningen giver mulighed herfor. Kompetenceoverdragelsen til interessentskabet sker i så
fald automatisk på tidspunktet for ændringens ikrafttrædelse. Som bilag til vedtægterne vedlægges i så fald en angivelse af de over- dragne opgaver og datoen for kompetenceoverdragelsen.
5.4
Interessentskabet kan herudover varetage sideordnede aktiviteter for interessenterne, andre offentlige myndigheder og andre aktø- rer i det omfang, der er hjemmel hertil i lovgivningen, herunder i retsgrundsætningerne om kommunalfuldmagten. Der indgås sær- skilte aftaler mellem på den ene side interessentskabet og på den anden side hver interessent eller anden aktør om interessentska- bets varetagelse af sideordnede aktiviteter. Aktiviteterne fremgår af bilag 9.
5.5
Interessentskabet kan inden for rammerne af den risikobaserede dimensionering indgå aftale med andre kommunale redningsbered- skaber, med private redningsvæsener eller med andre om at ud- føre opgaver inden for eget eller andres redningsberedskab.
5.6
Når en interessent har besluttet kompetenceoverdragelse af en op- gave til interessentskabet, optages beslutningen i bilag 8, og beslut- ningen skal godkendes af Ankestyrelsen.
5.7
En interessent kan med et års varsel til udgangen af et kalenderår beslutte, at interessentskabet ikke længere skal varetage en op- gave som efter punkt 5.6 er overført til interessentskabet. Beslut- ningen herom optages i bilag 8 og skal godkendes af Ankestyrelsen.
6. KAPITAL OG OMKOSTNINGSFORDELING 6.1
Ved etableringen af interessentskabet indskyder interessenterne eksisterende materiel mv. En oversigt over de indskudte aktiver fremgår af bilag 2.
6.2
Interessentskabets egenkapital ved stiftelsen udgør 59.884 tkr. i henhold til åbningsbalancen i bilag 3.
6.3
Interessenterne er ikke forpligtede til at foretage yderligere kapital- indskud i interessentskabet.
6.4
Interessentskabets årlige udgifter til at varetage opgaverne i pkt.
5.1 - 5.3 dækkes af interessenterne i overensstemmelse med ejer- andelene, jf. pkt. 4.1. Se dog punkt 6.7 i relation til opgaver inden- for bilag 9, der enten er omfattet af punkt 5.1 - 5.3 eller pkt. 5.4.
6.5
Interessenterne kan ændre fordelingsnøglen i pkt. 6.4 på betin- gelse af, at den nye fordelingsnøgle er fastsat på baggrund af sag- lige og objektive kriterier, og at fordelingsnøglen samlet set afspej- ler interessenternes individuelle ressourcetræk på interessentska- bet. En sådan ændring af fordelingsnøglen skal vedtages af samtlige interessenters kommunalbestyrelser.
Den nye fordelingsnøgle vedlægges som nyt bilag til disse vedtæg- ter.
6.6
Interessentskabet bestyrelse kan godkende en ændring af forde- lingsnøglen, som alene skyldes den årlige afgang af tjenestemænd, der er overført fra enten Frederiksberg Kommune eller Københavns Kommune.
6.7
Interessentskabets udgifter til at varetage de opgaver, der ikke er omfattet af pkt. 5.1 - 5.3, dækkes af den interessent eller tredje- mand, som opgaven udføres for, og der afregnes særskilt herfor. Det samme gælder i relation til opgaver, der er omfattet af pkt. 5.1
- 5.3 eller pkt. 5.4, hvor opgaven er oplistet i bilag 9.
6.8
Interessentskabet drives, så der ikke oparbejdes et over- eller un- derskud.
Denne bestemmelse er ikke til hinder for at henlægge midler til planlagte investeringer.
7. HÆFTELSESFORHOLD MV.
7.1
Interessenterne hæfter direkte, ubegrænset og solidarisk i forhold til tredjemand.
7.2
I det indbyrdes forhold mellem interessenterne hæfter hver inte- ressent i henhold til fordelingsnøglen, jf. pkt. 6.4 (første punktum), på det tidspunkt, hvor kravet opstod.
7.3
Interessentskabets låntagning, garantistillelse, leje og leasing bela- ster interessenternes låneramme forholdsmæssigt i overensstem- melse med interessenternes respektive ejerandele, jf. pkt. 4.1.
8. FORELÆGGELSE AF BESLUTNINGER FOR INTERESSENTERNE 8.1
Bestyrelsen, jf. pkt. 9, forelægger følgende sager for interessen- terne med henblik på kommunalbestyrelsernes godkendelse:
• Udkast til fælles plan for den risikobaserede dimensionering
• Beslutninger om lån, garantistillelse, leje og leasing, jf. låne- bekendtgørelsen
8.2
Beslutninger efter pkt. 8.1 træffes med enstemmighed blandt inte- ressenterne. Hver interessent orienterer bestyrelsen om udfaldet af interessentens behandling af sagen.
8.3
Hvis bestyrelsens udkast til en fælles plan for den risikobaserede di- mensionering ikke godkendes af alle interessenters kommunalbe- styrelser, optager bestyrelsen forhandlinger med interessenterne med henblik på at forelægge interessenterne et revideret udkast til en fælles plan for den risikobaserede dimensionering.
8.4
Interessentskabet udarbejder på baggrund af den fælles risikobase- rede dimensionering og på baggrund af oplysninger fra og efter di-
alog med interessenterne udkast til plan for beredskabet i den en- kelte kommune. Dette godkendes af kommunalbestyrelsen i den enkelte kommune, jf. beredskabslovens § 25.
9. BEREDSKABSKOMMISSIONENS (BESTYRELSENS) SAMMENSÆT- NING OG OPGAVER
9.1
Der nedsættes en fælles beredskabskommission (bestyrelse) til at varetage de opgaver, der er henlagt til interessentskabet. Bestyrel- sen vedtager en forretningsorden for sit virke og udøver sin virk- somhed i møder.
9.2
Bestyrelsen består af følgende medlemmer:
• Albertslund: Borgmesteren
• Brøndby: Borgmesteren
• Dragør: Borgmesteren
• Glostrup: Borgmesteren
• Rødovre: Borgmesteren
• Frederiksberg: Borgmesteren og et yderligere medlem af kommunalbestyrelsen
• Hvidovre: Borgmesteren og et yderligere medlem af kom- munalbestyrelsen
• København: Overborgmesteren og 5 medlemmer af Borger- repræsentationen
• Politidirektøren i Københavns Politi
• Politidirektøren i Københavns Vestegns Politi
9.3
I det omfang en interessent opnår dispensation fra kravet om, at borgmesteren skal være medlem af bestyrelsen, kan interessenten udpege en anden til at varetage hvervet.
9.4
Herudover deltager følgende i bestyrelsens møder:
• En observatør, der repræsenterer det frivillige beredskab, medmindre et medlem af bestyrelsen repræsenterer de fri- villige
• En observatør, der er valgt af og blandt medarbejderne
• Beredskabsdirektøren
9.5
Hvert medlem af bestyrelsen har én stemme. Observatører og be- redskabsdirektøren har taleret, men ikke stemmeret.
9.6
Hver interessent udpeger en personlig stedfortræder for de med- lemmer af bestyrelsen, der er udpeget af interessenten.
9.7
Bestyrelsen vælger en formand og to næstformænd for bestyrel- sen.
9.8
Den formand, som bestyrelsen vælger for perioden fra interessent- skabets stiftelse og frem til 31. december 2017, skal være udpeget til bestyrelsen af Albertslund, Brøndby, Dragør, Glostrup, Hvidovre eller Rødovre kommune. Den formand, som bestyrelsen vælger for perioden 1. januar 2018 og frem til 31. december 2021, skal være udpeget til bestyrelsen af Frederiksberg Kommune eller Køben- havns Kommune. I den følgende periode vælges en formand, der er udpeget til bestyrelsen af Albertslund, Brøndby, Dragør, Glostrup, Hvidovre eller Rødovre kommune, og så fremdeles.
9.9
De to næstformænd, som bestyrelsen vælger for perioden fra inte- ressentskabets stiftelse og frem til 31. december 2017, skal være udpeget til bestyrelsen af Frederiksberg Kommune eller Køben- havns Kommune. De to næstformænd, som bestyrelsen vælger for perioden 1. januar 2018 og frem til 31. december 2021, skal være udpeget til bestyrelsen af Albertslund, Brøndby, Dragør, Glostrup, Hvidovre eller Rødovre kommune. I den følgende periode vælges to næstformænd, der er udpeget til bestyrelsen af Frederiksberg Kommune eller Københavns Kommune, og så fremdeles.
Udpegning, hhv. valg, som medlem af bestyrelsen, personlig sted- fortræder og observatører, følger den kommunale valgperiode.
9.11
Bestyrelsens møder ledes af formanden. Der tages referat af mø- derne i bestyrelsen. Referatet føres i en beslutningsprotokol, der efter hvert møde underskrives af de medlemmer og stedfortræ- dere, der har deltaget i mødet. Et medlem eller stedfortræder, der ikke er enig i en beslutning, har ret til at få sin mening kort indført i referatet, og kan ved sager, der af bestyrelsen fremsendes til an- den myndighed, kræve, at denne samtidigt gøres bekendt med pro- tokollen. Det pågældende medlem eller stedfortræder kan ved sa- gens fremsendelse ledsage denne med en begrundelse for sit standpunkt.
9.12
Beredskabsdirektøren fungerer som sekretær for bestyrelsen.
9.13
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller en næstfor- mand og mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede.
9.14
Beslutninger i bestyrelsen træffes ved simpelt stemmeflertal, med- mindre andet følger af pkt. 9.15 og 9.16.
9.15
Følgende beslutninger kræver tilslutning fra mindst ¾ af bestyrel- sens medlemmer:
• Vedtagelse af budgettet
• Udkast til risikobaseret dimensionering
• Vedtagelse af og væsentlige ændringer i entreprisestrate- gien, jf. bilag 4
• Godkendelse af større investeringer
• Beslutninger om lån, garantistillelse, leje og leasing i over- ensstemmelse med lånebekendtgørelsen
Ved beslutninger om budgettet, større investeringer samt beslut- ninger om lån, garantistillelse, leje og leasing har politiet ikke stem- meret.
Bestyrelsens vedtagelse af udkast til risikobaseret dimensionering, jf. pkt. 9.15, kræver dog enstemmighed, samt at hver interessent er repræsenteret, på mødet, hvis udkastet indebærer forslag om at nedlægge en eller flere brandstationer.
9.17
Bestyrelsen orienterer interessenterne om interessentskabets til- stand samt om forhold, der kan have væsentlig betydning for inte- ressenterne.
10. BEREDSKABSDIREKTØR 10.1
Bestyrelsen ansætter en beredskabsdirektør, der varetager den daglige ledelse af interessentskabet.
10.2
Bestyrelsen udarbejder en instruks for beredskabsdirektørens vare- tagelse af hvervet.
11. TEGNINGSREGEL 11.1
Interessentskabet tegnes af:
• Formanden og beredskabsdirektøren,
• En næstformand og beredskabsdirektøren, eller
• Formanden og beredskabsdirektørens stedfortræder.
11.2
Beredskabsdirektøren kan herudover indgå de aftaler og kontrak- ter, der er en naturlig del af varetagelsen af den daglige ledelse.
12. REVISION 12.1
Interessentskabets regnskab revideres af administrationskommu-
nens revision, medmindre bestyrelsen bestemmer andet. Bestyrel- sens afskedigelse af og valg af en anden revisor kræver godken- delse af Ankestyrelsen.
13. BUDGET OG REGNSKAB 13.1
Interessentskabets regnskabsår følger kalenderåret.
13.2
Bestyrelsen fremsender inden udgangen af juni måned interessent- skabets budget for det følgende kalenderår samt flerårige budget- overslag til interessenterne til orientering.
13.3
Interessentskabets regnskab med revisionens eventuelle bemærk- ninger og bestyrelsens beslutninger i anledning heraf sendes heref- ter til interessenterne og Ankestyrelsen.
14. OFFENTLIGHED MV. 14.1
Interessentskabet er omfattet af de regler, der gælder for kommu- ner, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven.
15. NYE INTERESSENTERS INDTRÆDEN 15.1
Optagelse af nye interessenter kan ske, hvis samtlige interessenter godkender dette, jf. pkt. 18.1.
15.2
Optagelse af nye interessenter er endvidere betinget af, at Anke- styrelsen godkender vilkårene herfor.
15.3
Nye interessenter bliver ved deres indtræden omfattet af de ret- tigheder og underlagt de pligter, som fremgår af vedtægterne.
15.4
Ved indtræden af nye interessenter fastsættes nye ejerandele, jf. pkt. 4.1. Ejerandelene vil blive fastsat efter de samme principper, som ligger til grund for beregning af de oprindelige ejerandele, med udgangspunkt i de seneste årsregnskaber.
16. UDTRÆDEN OG OPLØSNING 16.1
En interessent kan udtræde af interessentskabet med 1 års skrift- ligt varsel til udgangen af et kalenderår. Xxxxxxx afgives skriftligt til bestyrelsen og de øvrige interessenter. Udtræden, der ikke har hjemmel i vedtægterne, skal godkendes af Ankestyrelsen.
16.2
Ved en eller flere interessenters udtræden opgøres interessentska- bets aktiver og passiver. Opgørelsen tager afsæt i interessentska- bets seneste regnskabs balance.
16.3
Viser opgørelsen i pkt. 16.2, at interessentskabets kapital er positiv, modtager den udtrædende interessent sin andel af kapitalen. An- delen opgøres i overensstemmelse med ejerandelene i pkt. 4.1.
16.4
Viser opgørelsen i pkt. 16.2, at interessentskabets kapital er nega- tiv, afholder den udtrædende interessent sin andel af underdæk- ningen. Andelen opgøres i overensstemmelse med ejerandelene i pkt. 4.1
16.5
En udtrædende interessent udtager så vidt muligt de aktiver, denne interessent oprindeligt har indskudt. Udtagne aktiver pris- fastsættes til nedskrevne værdier.
16.6
Den udtrædende interessent hæfter ikke for interessentskabets gælds- og driftsudgifter, der pådrages efter udtrædelsesdatoen.
16.7
I tilfælde af interessentskabets opløsning forestår bestyrelsen eller
en eller flere af bestyrelsen udpegede likvidator(er), at interessent- skabets aktiver I tilfælde af interessentskabets opløsning forestår bestyrelsen eller en eller flere af bestyrelsen udpegede likvida- tor(er), at interessentskabets aktiver realiseres. Den herefter kon- staterede formue, respektive det herved konstaterede tab, fordeles mellem interessenterne i henhold til fordelingsnøglen i pkt. 6.4 i de seneste 5 regnskabsår forud for opløsningen.
Hver interessent udtager så vidt muligt de aktiver, denne interes- sent oprindeligt har indskudt. Udtagne aktiver prisfastsættes til nedskrevne værdier. Opløsning skal godkendes af Ankestyrelsen
17. TVISTER 17.1
Uoverensstemmelser, som måtte opstå mellem en eller flere af in- teressenterne og interessentskabet eller mellem interessenterne indbyrdes om interessentskabets forhold, afklares ved forhandling mellem parterne.
17.2
Kan en uoverensstemmelse ikke løses ved forhandling mellem par- terne, skal de afgøres sagen endelig ved domstolene.
18. ÆNDRING AF VEDTÆGTERNE 18.1
Interessenterne kan med enstemmighed beslutte at ændre ved- tægterne.
18.2
Vedtægtsændringer forelægges Ankestyrelsen til godkendelse.
18.3
Ankestyrelsen har ved sin godkendelse af nærværende vedtægter godkendt processen og kriterierne for, at interessenterne uden An- kestyrelsens fornyede godkendelse kan ændre fordelingsnøglen, jf. pkt. 6.5 og 6.6.
18.4
Ændrede eller nye bilag til disse vedtægter sendes til Ankestyrelsen til orientering.
19. VEDTÆGTERNES IKRAFTTRÆDEN 19.1
Vedtægterne træder i kraft efter underskrift fra samtlige interes- senter og Ankestyrelsens godkendelse, dog tidligst den 1. januar 2016.
Ændringer i vedtægterne træder i kraft efter godkendelse af samt- lige interessenter og af Ankestyrelsen.
Som senest godkendt af ejerkommunerne i 2023 og af Ankestyrel- sen den 6. februar 2024.
BILAG
Bilag 1: Ejerandelene fastsat ud fra interessentkommunernes udgif- ter til deres beredskaber i 2014.
Bilag 2: Oversigt over interessenternes indskud af materiel mv. ved etableringen af interessentskabet.
Bilag 3: Åbningsbalance.
Bilag 4: Notat om de primære styringsdokumenter for Hovedsta- dens Beredskab I/S, herunder entreprisestrategi.
Bilag 5: Interessentskabets opgaver efter fyrværkerilovgivningen.
Bilag 6: Interessentskabets opgaver efter beskyttelsesrumsloven med tilhørende administrative forskrifter.
Bilag 7: Hovedstadens Beredskabs fordelingsnøgle.
Bilag 8: Opgaver fra bilag 9, der er kompetenceoverdraget.
Bilag 9: Aktiviteter/opgaver, der kan varetages af Hovedstadens Be- redskab I/S.