Standinformation
Betingelser for udstilling på Vejforum 2023
Standinformation
Den lejede stand er på
NYBORG STRAND
Hotel og Konferencecenter Xxxxxxxxx 0
DK-5800 Nyborg
Tlf. x00 00 00 00 00
Mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxx.xx
Standen findes i et af følgende to områder:
Standene vil være forsynet med tydeligt nummer. Standens nummer skal være synligt på standen i hele udstillingens åbningstid. Skilt med standnummer opsættes af Nyborg Strand. Nummer og placering af standene fremgår af udstillingsplanerne, som kan ses på xxxxxxxxxxxxxxx.xx ved brug af links i ovenstående liste.
Standen er umøblerede og uden vægge. Standen er markeret i lokalet, og er en ren optegning af arealet. Standen er beregnet til firmaets egen opbygning, som firmaet selv skal opstille, nedtage og betale.
Standens størrelse og placering fremgår af den indgåede aftale. Størrelsen vil være angivet med facadelængde og en dybde. Standens opbygning må ikke overskride disse mål af hensyn til nabostanden og flugtveje. Standen må have en maksimal højde på 3,0 m uanset lofthøjden i rummet. Dette skal sikre en ensartet udseende af udstillingsområderne, så standene ikke skygger for hinanden.
Der vil være gratis internet gennem det trådløse netværk på Nyborg Strand. Der vil blive fremført gratis 220 V vekselstrøm til standene efter behov. Der kan mod betaling bestilles et cafébord til standen på Nyborg Strand, der også kan være behjælpelig med andre praktiske forhold.
Standene kan opstilles dagen før Vejforum fra kl. 18 og skal være klar til åbningen dagen efter kl. 11. Kontakten med Vejforums deltagere vil hovedsageligt være i pauserne mellem sessionerne, mens et mindre antal deltagere forventes at besøge udstillingen under sessionerne. Der vil være følgende pauser:
Dag 1
• Åbning og frokost Kl. 11.30 - 13.00
• Udstilling og netværk kl. 14.30 - 15.00 og 16.00 - 16.30
• Get together kl. 17.30 - 18.30
• Udstilling ”by night” kl. 23.00 - 01.00 efter aftale med kunder
Dag 2
• Udstilling og netværk kl. 11.30 - 12.00
• Netværk og Frokost kl. 13.00 - 14.00
Standen må tidligst nedtages kl. 14.00 på Vejforums anden dag og skal være nedtaget senest kl. 18.
Det vil være muligt at servere egne drikkevarer mv. for Vejforums deltagere, men det skal aftales med Nyborg Strand, da der vil blive opkrævet proppenge for egne, medbragte drikkevarer. Drikkevarer og forplejning kan også bestilles på Nyborg Strand.
Der må kun serveres drikkevarer med alkohol på udstillingen dag 1, kl. 17.30 - 18.30.
I øvrige perioder må der udelukkende serveres softdrinks.
Betaling for personale på standen
Standpersonale skal tilmeldes som deltagere på Vejforum. Prisen for standen er alene leje af standarealet og inkluderer ikke standpersonale. Der skal betale særskilt pr. person, der skal stå på standen til Vejforums almindelige priser for at deltage. Firmaet skal selv tilmelde det ønskede antal deltagere på standen og tilmeldingen er underlagt de samme betingelser for tilgængelighed og mulighed for overnatning som øvrige deltagere.
Der tilbydes én konferencebillet pr. stand med overnatning på Nyborg Strand i forsalg i en begrænset periode.
Ved registrering får standpersonalet udleveret navneskilt, som skal bæres synligt under hele udstillingen. Der vil være fri adgang til Vejforums sessioner. Deltagelsen inkluderer forplejning som specificeret ved tilmeldingen.
Til- og afmelding
Tilmelding til Vejforums udstilling sker efter følgende plan:
• Uge 16 - 23: Ønsker om at få en stand
• Uge 25: Tilbud på konkret stand
• Uge 27: Deadline for accept af tilbud
Ønsker om at få en stand kan fremsendes ved at besvare en undersøgelse, som vil være tilgængelig i uge 16
– 23. I undersøgelsen kan man tilkendegive sine interesser for udstillingen og angive, hvor man ønsker en stand. Besvarelsen af undersøgelsen er ingen garanti for, at firmaet kan få en stand på Vejforum.
I uge 24 vurderer vi interessen og mulighederne for at få en stand på Vejforum, og VEJ-EU sender et tilbud på en konkret stand til det enkelte firma. Ved fordelingen af stande søger vi at imødekomme firmaernes ønsker i det omfang, det er praktisk muligt. Senere tilmelding er kun mulig, hvis der er ledige pladser.
Tilbud skal accepteres skriftligt på xxxx@xxx-xx.xx senest 2 uger fra tilbudsdato af den ansvarlige kontaktperson. Ved manglende accept forbeholder Vejforum sig ret til at sælge standen til anden side.
Ved accept af tilbuddet er aftalen bindende og kan kun annulleres uden beregning, hvis standen kan sælges til anden side, eller hvis Vejforum aflyses af arrangøren. I modsat fald betales den fulde standleje.
Afbestilling skal ske skriftligt til xxxx@xxx-xx.xx.
Tilmelding af deltagere åbner efter først-til-mølle-princippet den 5. september 2023, kl. 09:00.
Der er et kø-system til at håndtere ventetider.
Køen åbner den 5. september 2023 kl. 08:30 Salget starter kl. 09:00
Se alle tidsfrister for Vejforum 2023 her
Det er firmaets eget ansvar at tilmelde det ønskede standpersonale. Overnatning vil kun være tilgængelig i begrænset omfang og tilmelding sker på lige fod med andre deltagere. Overnatning på konferencehotellet kan ikke garanteres.
Kontakt
Sekretariatet
VEJ-EU
Guldalderen 12
2640 Hedehusene
Tlf. x00 0000 0000
E-mail: xxxx@xxx-xx.xx xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx