Stævnekontrakt
Stævnekontrakt
Stævne/konkurrencer i Region - / Danmarksmesterskab Æstetisk Gymnastik
Rækker.: Rytmisk Sportsgymnastik:
Rækker.: Grand Prix:
Rækker.:
Værts forening:
Stævne:
Dato:
Sted:
Xxx, adresse, tlf. nr.:
Hallen er til rådighed fra kl.: til kl.:
Foreningens kontaktperson:
Tlf. nr. mail:
URG kontaktperson:
Tlf. nr., mail:
Som medarrangør ved Region-/Danmarksmesterskab har foreningen det fulde ansvar for den praktiske gennemførelse af stævnet i de facilitetsmæssige rammer, mens URG har ansvar for den tekniske konkurrenceafvikling.
Stævne kontrakt skal i underskrevet stand xxxxxx som PDF til URG kontakt person senest 14 dage efter modtagelse af denne.
Til denne kontrakt hører
Regnskabsskema fremsendes med beløbs forslag til stævneregnskab.
Drejebog til afholdelse af stævner Master til stævneprogram
Alle ovennævnte bilag hentes på følgende hjemmeside:
xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxx-xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxx
Forpligtigelser mht. regnskab:
Stævnekontrakt godkendes senest 8 uger før stævnet af URG og danner herefter det formelle grundlag for afholdelse af stævnet.
Værtsforeningen skal senest 4 uger efter stævnets afholdelse fremsende endeligt regnskab for stævnet. Ved godkendelse af endeligt stævneregnskab, afregnes overfor GymDanmark.
Udgifter:
Udgifter som ikke indgår i stævneregnskabet og alene betales af værtsforeningen, hvis værtsforeningen ønsker disse:
Gaver til dommer
Xxxxx og beklædning til hjælpere.
Overskud Grand Prix og Æstetisk:
1 dags stævner – 4000 kr.
2 dags stævner – 6000 kr.
Overskud Rytmisk Sports Gymnastik:
1 dags stævner – 2500 kr.
2 dags stævner – 4000 kr.
Såfremt værtsforeningen generer et større overskud, bortfalder ovenstående og hele overskuddet deles med 50 % til URG og 50 % til værtsforeningen.
Regnskabet skal udarbejdes efter samme principper som regnskabs forslag og der kan ikke i regnskabet tilføjes udgiftstyper, som ikke er indarbejdet i regnskabs forslag, såfremt andet ikke er aftalt med URG.
Billetsalg
Faste priser til alle stævner.
Billetsalget skal starte når hallen åbner.
Entrepriserne er for et 1 dagsstævne: voksne 75 kr., børn 6-12 år 40 kr. Rabat pris for et 2 dagsstævne: voksne 120 kr., børn 6-12 år 60 kr.
Information til deltagende hold:
Værtsforeningen skal udarbejde information, der sendes til kontaktpersoner for de deltagende hold senest 2 uger før stævnet.
Der skal i samme mail informeres om; Xxxxxxx adresse
Hvornår hallen åbner Entrépriser Prøvetræningstider Indmarchplan
Programmet for konkurrencen
Eventuel overnatning og bespisning (ved et 2 dagsstævne) skal oplyses senest 5 uger før stævnet.
Musik:
Værtsforeningen har ansvaret for at musikanlæg både i konkurrencehal og opvarmningshal fungerer optimalt og er med adgang til CD og Jack-stik, samt musik ansvarlig med kendskab til anlæg og konkurrencens forløb.
Hvis muligt.:
Musikken skal være uploadet af holdene inden 5 dage før konkurrencen. Det giver god mulighed for at lave play liste i musikprogram. Ansvaret ligger hos værtsforeningen. Uploadede filer skal slettes umiddelbart efter konkurrencen.
Værtsforeningen sørger i samarbejde med URG for speaker til konkurrencen.
Stævneprogram:
Værtsforeningen skal udfærdige program efter fremsendt lodtrækning fra URG. Værtsforeningen skal anvende den til enhver tid godkendt program skabelon.
Program mailes deltagende foreninger eller oplyses tilgængeligt link hvor program kan hentes, senest 2 uger før konkurrencen.
Der skal være et trykt stævneprogram. Foldede A4 ark er tilstrækkeligt. GymDanmark sponsorer skal nævnes i programmet (se master under værtsforeninger)
Indmarch/stævne åbning:
Værtforeningen udfærdiger ind/udmarch plan og fremsender til deltagende foreninger, samt sørger for en person til at åbne stævnet.
Medaljer:
URG sørger for bestilling af medaljer og meddeler værtsforening hvornår de vil blive modtaget.
Sponsorer:
Se særskilt sponser aftale
Forplejning og overnatning for deltagerne:
Ved endagsstævner har deltagerne ikke krav på overnatning, undtagelse er ved mesterskaber der starter tidlig efterfølgende dag f.eks kl 10.00.
Ved to dagsstævner skal værtsforeningen til rimelige priser sørge for overnatningsmuligheder i klasseværelser el.lign. tæt på hallen samt tilbydes forplejning.
Bestilling og betaling af forplejning og evt. overnatning skal foregå direkte til den værtsforening og indgå i foreningsregnskabet.
Forplejning dommer under konkurrencen:
Værtsforeningen har det praktiske ansvar for forplejning af dommer: morgenmad, frokost. URG dækker hele udgiften som modregnes i evt. overskud til URG.
Afregnings konto til Gymdanmark.: Xxx.xx. 4180 konto 3119 119 022
HUSK at oplyse navn på arrangementet ved indbetaling
Kontaktpersoner:
Værtsforeningen skal, med navn, tlf. og e-mail oplyse følgende kontaktpersoner til URG. Dette skal ske i forbindelse med indgåelse af stævnekontrakten.
Funktion | Navn | Tlf. | |
Stævneleder/forening | |||
Økonomiansvarlig | |||
Halansvarlig |
Forening:
Dato:
Underskrift:
URG:
Dato:
Underskrift:
Bilag: 1. regnskabs skabelon