Abonnementsvilkår for brug af ProLøn Lønsystem
Abonnementsvilkår for brug af ProLøn Lønsystem
Visma DataLøn og ProLøn A/S - version marts 2024
1. Abonnementsvilkår for ProLøn Lønsystem 2
2. Abonnement 2
3. Rettigheder 2
4. Kundens data 2
5. Tilgængelighed af ProLøn Lønsystem 2
6. Priser og betalingsvilkår 3
7. Overdragelse 3
8. Behandling af personoplysninger 3
9. Underlevarandører 3
10. Varighed og opsigelse 4
11. Fortrolighed og diskretion 4
12. Kundens ansvar for brugeradgange 4
13. Kundens kontrol af lønkørsler 4
14. Ændringer 5
15. ProLøns misligeholdelse og ansvar 5
16. Produktansvar 6
17. Kundens misligholdelse 6
18. Force majeure 6
19. Brug af Kunden som reference 7
20. Tvister 7
1. Abonnementsvilkår for ProLøn Lønsystem
Kunden, som tiltræder disse Abonnementsvilkår, og Visma DataLøn og ProLøn A/S, CVR-nr. 48117716 (ProLøn) indgår aftale om Kundens adgang til og brug af ProLøn Lønsystem (Abonnement). ProLøn Lønsystem er en standard it-service udbudt af ProLøn som en cloud tjeneste til brug for lønbehandling med tilhørende tjenesteydelser.
Aftalen består af Abonnementsvilkår for ProLøn Lønsystem inkl. bilag samt prislisten for ProLøn. Aftalen udgør det samlede aftalegrundlag mellem ProLøn og Kunden i relation til ProLøn Lønsystem.
Aftalen regulerer Kundens Abonnement og har virkning fra det tidspunkt, Xxxxxx accepterer dem. Aftalen erstatter enhver tidligere aftale indgået mellem parterne i relation til adgang til og brug af ProLøn Lønsystem. Kundens påbegyndelse eller fortsatte brug af ProLøn Lønsystem anses for Kundens udtrykkelige accept af Aftalen.
2. Abonnement
Med Kundens accept af Aftalen får Kunden brugsadgang til ProLøn Lønsystem i abonnementsperioden. Brugsadgangen omfatter, at Kunden kan anvende servicen til sin egen interne lønadministration for ét cvr-nr. for egne medarbejdere og øvrige, som skal have udbetalt vederlag fra Kunden.
Kunden tildeles en superbrugeradgang og kan selv oprette yderligere brugere.
ProLøn er berettiget til løbende at foretage opdateringer og ændringer af ProLøn Lønsystem. Brugsadgangen omfatter den til enhver tid inkluderede funktionalitet. ProLøns guidelines og hjælpetekster i systemet giver nærmere oplysninger om de enkelte funktioner og håndtering af oplysninger i systemet.
3. Rettigheder
ProLøn har alle immaterielle rettigheder til ProLøn Lønsystem udviklet eller udarbejdet af ProLøn, herunder kode, dokumentation, brugermanualer og eventuelt uddannelsesmateriale. Dette gælder både nuværende og fremtidige udgaver af sådant materiale.
Kunden overdrages ingen immaterielle rettigheder, men opnår alene en brugsret med det indhold, der er angivet ovenfor.
4. Kundens data
Alle data indlæst i ProLøn Lønsystem af eller for Kunden, tilhører Kunden. ProLøn har ingen tilbageholdelsesret i Kundens data.
5. Tilgængelighed af ProLøn Lønsystem
ProLøn tilstræber, at ProLøn Lønsystem har en høj driftsstabilitet, men er uden ansvar for nedbrud eller driftsforstyrrelser, herunder for driftsforstyrrelser forårsaget af faktorer uden for ProLøns kontrol. Dette kan bl.a. omfatte strømsvigt, fejl på udstyr, internetforbindelser, telekommunikationsforbindelser eller lignende.
ProLøn kan gennemføre servicevinduer med henblik på løbende vedligeholdelse af servicen, og ProLøn Lønsystem kan i sådanne perioder være utilgængeligt for Kunden. ProLøn tilstræber at placere
servicevinduer på sådanne tidspunkter, hvor ProLøn forventer, at nedetid generelt vil være til mindst mulig gene for Kunder.
6. Priser og betalingsvilkår
For abonnement og for anvendelse af ProLøn Lønsystem betaler Kunden vederlag i overensstemmelse med ProLøns til enhver tid gældende prisliste. Alle oplyste priser er ekskl. moms.
Kunden faktureres månedsvis i forbindelse med lønkørsel for Kunden. I måneder hvor Xxxxxx ikke gennemfører lønkørsler, faktureres abonnementsafgift ultimo kalendermåneden.
Fakturaen forfalder til betaling på fakturadatoen. ProLøn er berettiget til at overføre fakturabeløbet fra Kundens pengeinstitutkonto til ProLøn samme dag.
Er det ikke muligt for ProLøn at gennemføre betalingen, skal kunden betale en rente på 2 % pr. påbegyndt måned fra forfaldsdagen, og indtil beløbet er betalt til ProLøn. ProLøn suspenderer herudover fremtidige lønkørsler for Kunden, indtil alle forfaldne udestående beløb er betalt, jf. også punkt 17 om Xxxxxxx misligholdelse.
7. Overdragelse
Kunden kan ikke overdrage sin aftale om abonnement på ProLøn Lønsystem eller rettigheder eller forpligtelser, herunder til tredjemand, uden ProLøns forudgående accept.
ProLøn kan overdrage aftalerelationen, og dermed Aftalen om abonnement med Kunden, uden kundens forudgående samtykke.
8. Behandling af personoplysninger
Ved Kundens udnyttelse af Aftalen overlades XxxXxx at behandle personoplysninger på Kundens vegne. Kunden er dermed dataansvarlig for de overladte oplysninger, mens ProLøn er databehandler.
Al behandling af personoplysninger for Kunden sker i overensstemmelse med parternes databehandleraftale, omfattende behandling af Kundens personoplysninger, som ProLøn har påtaget sig som led i levering af cloudtjenesten ProLøn Lønsystem og eventuelle supplerende tjenesteydelser.
Ved uoverensstemmelser mellem Databehandleraftalen og Aftalen, har Databehanderaftalen forrang.
9. Underlevarandører
ProLøn anvender underleverandører og eksterne konsulenter til opfyldelse af sine forpligtelser under Aftalen med Xxxxxx. Hvor underleverandører bliver overladt at behandle personoplysninger, gælder reguleringen i ProLøns Databehandleraftale.
10. Varighed og opsigelse
Abonnementet er gældende, indtil Aftalen opsiges eller en af parterne måtte ophæve aftalen. ProLøns Databehandleraftale gælder dog for ProLøns behandling af personoplysninger for Kunden, indtil ProLøn har slettet Kundens data i overensstemmelse med reguleringen i Databehandleraftalen, uanset om Aftalen i øvrigt er ophørt på et tidligere tidspunkt. Databehandleraftalen og Aftalen er indbyrdes afhængige og kan derfor ikke opsiges særskilt.
Aftalen kan opsiges til udgangen af en kalendermåned med 1 måneds varsel fra Kundens side, og med 3 måneders varsel fra ProLøns side.
11. Fortrolighed og diskretion
ProLøns personale iagttager ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende Kundens forhold, og ProLøn pålægger i fornødent omfang underleverandører og andre, der bistår ProLøn med leverancen, en tilsvarende forpligtelse.
ProLøn skal også sikre, at de personer, XxxXxx har autoriseret til at behandle Kundens oplysninger, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt. ProLøn og enhver, der udfører arbejde for ProLøn, og som har adgang til Kundens oplysninger, må kun behandle disse oplysninger efter Xxxxxxx instruks, som er accepteret af XxxXxx, medmindre anden behandling kræves i henhold til en retlig regulering, som ProLøn er underlagt.
ProLøn må alene autorisere personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til oplysningerne for at kunne opfylde ProLøns forpligtelser over for Kunden. ProLøn skal løbende vurdere autorisationer og lukke adgange, når autorisationer udløber eller ophører.
ProLøns hemmeligholdelsesforpligtelse gælder ikke for oplysninger, som ProLøn i henhold til love eller andre offentligretlige regler samt eventuelle aftaler er forpligtet til at overlevere til offentlige myndigheder, ATP, FerieKonto m.v. og/eller Kundens bankforbindelser, pensionsselskaber eller tilsvarende.
12. Kundens ansvar for brugeradgange
Kunden er ansvarlig for Kundens egen brug af ProLøn Lønsystem samt for enhver brug, der sker med Kundens tildelte superbruger login og med de af Kunden oprettede brugeradgange. ProLøn kan dermed ikke holdes ansvarlig for misbrug, som foretages ved brug af de oprettede brugeradgange i ProLøn Lønsystem.
Kunden opfordres til at holde superbruger login og brugeradgange fortrolige, og til at træffe de nødvendige sikkerhedsforanstaltninger mod, at Kunden kompromitterer brugeradgange eller øvrige oplysninger, som kan bevirke, at tredjemand skaffer sig uberettiget adgang til Kundens data.
13. Kundens kontrol af lønkørsler
ProLøn er ikke ansvarlig for Kundens brug af ProLøn Lønsystem. Kunden er forpligtet til straks efter gennemførelse af en lønkørsel at foretage kontrol af kørslen samt undersøge denne for eventuelle fejl eller mangler.
ProLøn er ikke ansvarlig for, at Kundens lønudbetalinger, skatteberegninger og -betalinger, betaling af pensionsbidrag eller øvrige betalinger, som gennemføres over for Kundens ansatte eller øvrige betalingsmodtagere ved brug af ProLøn Lønsystem, er korrekte, herunder er ProLøn heller ikke ansvarlig for, at de korrekte beregningssatser er anvendt.
Konstaterer Kunden fejl, kan XxxXxx kontaktes, og ProLøn vurderer, om fejlen kan korrigeres.
ProLøn er alene ansvarlig for fejl og mangler ved lønkørsler, som skyldes en egentlig teknisk fejl i ProLøn Lønsystem eller en fejl, som kan tilskrives ProLøns manuelle behandling. Ansvaret herfor er yderligere reguleret under punkt 15 ProLøns misligholdelse og ansvar nedenfor.
14. Ændringer
ProLøn tilsigter at give rimeligt varsel på 30 dage i forbindelse med ændringer til nærværende abonnementsvilkår, herunder Prislisten. Oplysninger om planlagte ændringer fremsendes på e-mail til Xxxxxxx oplyste kontaktperson samt via besked i ProLøn Lønsystem. Hvis Xxxxxx ikke ønsker at acceptere de varslede ændringer, kan Xxxxxx opsige Aftalen med det aftalte varsel. Xxxxxx har ikke herudover nogen beføjelser som konsekvens af ændringer til Aftalen. Ændringer til produkter og services anses ikke for en ændring af selve Aftalen.
ProLøn er til enhver tid berettiget til uden varsel at foretage ændringer af ProLøn, xxxxxxx.xx og ProLøns dokumentation og vejledninger om ProLøn, herunder som følge af opdatering, fornyelse og vedligeholdelse. Sådanne ændringer anses ikke for en ændring af selve Aftalen.
15. ProLøns misligeholdelse og ansvar
Kunden er indforstået med, at der i servicen kan forekomme mindre væsentlige fejl og uhensigtsmæssigheder, som ikke påvirker brugen af ProLøn Lønsystem nævneværdigt. ProLøn garanterer ikke, at sådanne forhold afhjælpes, og en eventuel afhjælpning vil blive henlagt til en opdatering af servicen. Kunden er indforstået med, at sådanne mindre væsentlige fejl ikke kan anses for misligholdelse.
For væsentlige fejl i servicen er Kunden indforstået med, at ProLøn afhjælper sådanne inden for rimelig tid. Afhjælper XxxXxx ikke forholdet, og påvirkes Kundens anvendelse af servicen i ikke-ubetydelig grad som følge heraf, har Xxxxxx ret til at ophæve aftalen.
ProLøn er ansvarlig overfor Xxxxxx for fejl og mangler ved ProLøns tjenesteydelser i overensstemmelse med dansk rets almindelige regler med de begrænsninger, der er indeholdt i denne Aftale.
Mangler eller forsinkelser i ProLøns ydelser, som Xxxxxx bliver bekendt med, eller burde være blevet bekendt med, og som Kunden ønsker at påberåbe sig, skal straks meddeles skriftligt til ProLøn. Hvis en mangel eller forsinkelse, som Kunden opdager eller burde have opdaget, ikke straks meddeles skriftligt til ProLøn, kan denne ikke senere gøres gældende.
Overskrider ProLøn leveringstiden for gennemførelse af lønkørsel med mere end 10 arbejdsdage, er Kunden berettiget til at ophæve aftalen. Vælger Xxxxxx at ophæve aftalen, har Xxxxxx alene ret til at få tilbagebetalt eventuelt allerede erlagte vederlag vedrørende den forsinkede ydelse, men ikke vederlag vedrørende andre ydelser. Kunden kan ikke gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende i anledning af den opståede forsinkelse, og er dermed afskåret fra at gøre krav på erstatning af indirekte tab , herunder erstatning for rentetab og følgeskader.
Kunden kan ikke i andre tilfælde gøre misligholdelsesbeføjelser gældende ved forsinkelse.
Forårsages ProLøns forsinkelse af forhold, for hvilke Kunden er ansvarlig, herunder eksempelvis Kundens forsinkelse med levering af oplysninger, udskydes ProLøns leveringsfrist med det antal dage, som modsvarer den opståede forsinkelse med tillæg af det antal dage, der efter ProLøns skøn er nødvendige, indtil ProLøn har de fornødne ressourcer til at fortsætte/gennemføre leverancen.
ProLøn er alene forpligtet til at erstatte Kundens økonomiske tab, der er en følge af en væsentlig mangel ved ProLøns leverancer, når Kunden berettiget ophæver abonnementet.
ProLøns erstatningspligt omfatter i alle tilfælde alene Kundens direkte tab, hvorimod indirekte tab og følgeskader, som bl.a. driftstab, øgede driftsudgifter, mistede besparelser, tabt avance, forbrugt intern arbejdstid eller tab af data og udgifter i forbindelse reetablering, ikke erstattes.
ProLøns samlede erstatningsansvar for hvert enkelt krav under denne Aftale er i alle tilfælde begrænset beløbsmæssigt til (i) det beløb, som ProLøn har modtaget i betaling under Abonnementet for de 12 måneder, der går umiddelbart forud for det ansvarspådragende forhold, fratrukket (ii) eventuelle øvrige erstatninger, som XxxXxx måtte have pådraget sig over for Kunden i samme 12-måneders periode. Hvis Abonnementsaftalen ikke har været i kraft i 12 måneder på skadestidspunktet, beregnes ansvarsbegrænsningen som gennemsnittet af modtagne beløb i de måneder, som er gået, ganget med 12. Beløbet kan dog i intet tilfælde overstige kr. 100.000,00.
16. Produktansvar
ProLøn er ansvarlig for produktskade forvoldt af ProLøns leverancer.
ProLøn er dog ikke ansvarlig for indirekte tab og følgeskader, herunder driftstab, øgede driftsudgifter, mistede besparelser, tabt avance, forbrugt intern arbejdstid eller udgifter i forbindelse med tab af data samt skade, der af leverancen er forvoldt på fast ejendom eller på løsøre.
ProLøns ansvar i forbindelse med produktskade er desuden underlagt den beløbsmæssige begrænsning angivet ovenfor i punkt 15 ProLøns misligholdelse og ansvar.
17. Kundens misligholdelse
Hvis Xxxxxx væsentligt misligholder sine forpligtelser efter Aftalen, er XxxXxx berettiget til at ophæve Aftalen og kræve erstatning efter dansk rets almindelige regler.
Betales en faktura ikke rettidigt, suspenderes Kundens adgang til ProLøn Lønsystem, indtil betaling er modtaget. ProLøn vil i så fald fortsat have krav på betaling af vederlag i suspensionsperioden.
Har Kunden ikke betalt udestående beløb, der er forfaldne til betaling inden for en meddelt frist i 2. betalingspåmindelse, anses dette som væsentlig misligholdelse.
18. Force majeure
Parternes forpligtelser i henhold til aftalen udskydes ved force majeure, hvorved forstås forhold, der ligger udenfor ProLøns kontrol, herunder, men ikke begrænset til krig, optøjer, terror, opstand, strejke, ildsvåde, naturkatastrofer, valutarestriktioner, import- eller eksportrestriktioner, afbrydelse af almindelig samfærdsel, afbrydelse af eller svigt i energiforsyningen, offentlige dataanlæg og kommunikationssystemer, virus, cyberterror, hackerangreb samt indtrædelse af force majeure hos underleverandører, og som Parterne ikke ved aftalens indgåelse burde have taget i betragtning.
Forhold hos ProLøns underleverandører, der medfører, at ProLøn ikke er i stand til at opfylde sine forpligtelser over for Kunden, og som ikke kan overvindes uden uforholdsmæssigt store omkostninger for ProLøn, anses ligeledes som force majeure.
19. Brug af Kunden som reference
ProLøn er berettiget til i egen markedsføring at anvende Kunden som reference.
20. Tvister
Aftalen er undergivet dansk ret, og eventuelle tvister, som ikke kan løses i mindelighed, skal afgøres i Danmark efter dansk ret ved Retten i Randers.
Som en del af parternes Aftale, gælder følgende Databehandleraftale i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) mellem:
Visma DataLøn og ProLøn A/S CVR 48117716
Tronholmen 3,
8960 Randers Danmark
herefter ”databehandleren” og
Kunden
herefter “den dataansvarlige”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
Visma DataLøn og ProLøn A/S - version marts 2024
Forside 1
Index 2
1. Præambel 3
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
3. Databehandleren handler efter instruks 4
4. Fortrolighed 4
5. Behandlingssikkerhed 4
6. Anvendelse af underdatabehandlere 5
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
8. Bistand til den dataansvarlige 7
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
10. Sletning og returnering af oplysninger 9
11. Revision, herunder inspektion 9
12. Parternes aftale om andre forhold 9
13. Ikrafttræden og ophør 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 14
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 16
Bilag D Sletning af data i ProLøn og ProArkiv 20
1. Præambel
1. Disse bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af den aftalte ydelse, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af denne Databehandleraftale.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste over underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt herunder elektronisk af begge parter.
10. Disse bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for blandt andet at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
5. Behandlingssikkerhed
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger.
b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester.
c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse.
d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder, som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32 ved blandt andet at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og mod fakturering al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel
32. Vilkår for den dataansvarliges kontrol med databehandleren er beskrevet i bilag C.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
6. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel til den 1. i en måned og dermed give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som derigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser, som følger af disse bestemmelser, er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
7. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i
henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse bestemmelser:
a. Overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation.
b. Overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland.
c. Behandle personoplysningerne i et tredjeland.
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C afsnit 6.
5. Disse bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktbestemmelser, som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
8. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. Oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede.
b. Oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede.
c. Indsigtsretten
d. Retten til berigtigelse
e. Retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. Retten til begrænsning af behandling
g. Underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. Retten til dataportabilitet
i. Retten til indsigelse
j. Retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer efter, at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til Datatilsynet, medmindre det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. Den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder.
c. Den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse).
d. Den dataansvarliges forpligtelse til at høre Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af bestemmelserne 9.1. og 9.2.
9. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. Karakteren af bruddet, herunder og hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger.
b. De sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden.
c. De foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet, eller foreslår truffet, for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
10. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, efter aftale, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
11. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
12. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
13. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for parternes indgåelse af aftale om levering af tjenesterne.
2. Begge parter kan kræve bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er levering af et en standard IT-løsningen, der på baggrund af Kundens indberetninger til databehandleren foretager lønbehandling for Kunden, i henhold til Aftalen.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen af personoplysninger drejer sig primært om varetagelse af it-systemer til håndtering af den dataansvarliges lønadministration.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig om lønbehandling, herunder:
● beregne Medarbejdernes løn,
● foretage alle beregninger og indberetninger til og foranlediger pengeoverførsler til SKAT, ATP, ferie- og barselsfonde, pensionskasser m.v. på Kundens vegne,
● foretage indberetning af statistik til arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik på Kundens vegne,
● sende lønsedler til Medarbejdernes digitale postkasse
● gemmer Kundens lønbilag i et elektronisk arkiv
● yde hjælp til opstart og oprettelse af Xxxxxx og Medarbejderne, og
● levere support- og konsulentydelser telefonisk og online fra Visma DataLøn og ProLøns lønkonsulenter, når Xxxxxx har brug for hjælp.
Databehandleren foretager ingen udvikling eller tilpasning af ProLøn i forhold til Kundens specifikke behov eller ønsker.
Herudover faciliterer databehandleren drift, test, vedligehold, udvikling samt fejlretning af systemer og applikationer.
Databehandleren får derudover en ikke-eksklusiv, royaltyfri, evig og uigenkaldelig ret til i overensstemmelse med gældende lovgivning uigenkaldeligt at anonymisere og herefter aggregere den dataansvarliges data og brug af Visma DataLøn og ProLøn A/S’ produkter, og herefter anvende disse til at:
● Forbedre, optimere og udvikle databehandlerens eksisterende eller fremtidige moduler, produkter og funktioner, og
● Udarbejde statistikker vedrørende:
○ løndannelse og lønudvikling,,
○ virksomheds- og medarbejderforhold,
○ demografi,
herunder til brug i fremtidige funktioner og produkter.
Ved anonymisering af personoplysninger, skal databehandleren sikre, at ingen fysiske personer kan identificeres ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger, og at oplysningerne ikke kan føres tilbage til en identificerbar eller identificeret fysisk person. Anonymiseringen skal være uigenkaldelig.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Typer af persondata som er underlagt behandling i henhold til aftalen:
Almindelige personoplysninger:
● Kontaktoplysninger, som navn, adresse, mail, telefon
● CPR-nr.
● Stillingskategori, oplysninger om løn, arbejdstid, fravær, pension, skat, bankkonto
● Ferieafregning
● Pensionsafregning
● Skatteafregning
● Kontooplysninger
● Medarbejdernummer
Særlige kategorier af personoplysninger
● Medlemskab af fagforening, i de særlige situationer, hvor medarbejderens faglige kontingent bliver trukket over lønnen
For alle ovenstående gælder at ingen af følgende følsomme personoplysninger vil indgå i behandlingen:
● Race eller etnisk, eller politisk, filosofisk eller religiøs overbevisning
● At en person er mistænkt, sigtet eller dømt for en forbrydelse
● Helbredsoplysninger
● Seksuel orientering
● Genetiske eller biometriske data
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Kategorier af registrerede som indgår i behandlingen:
● Den dataansvarliges (Kundens) slutbrugere
● Den dataansvarliges (Kundens) medarbejdere
● Den dataansvarliges (Kundens) kontaktpersoner
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Denne aftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med leveringsaftalen (Aftalen)
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:
Navn | Land | Juridisk overdragelsesmekanis me, hvis underdatabehandlere n har adgang til personoplysninger fra lande uden for EU/EØS | Bistår Databehandleren med |
Google LLC 0000 Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, XX 00000 XXX | Irland | Ikke relevant | Sagsstyring intern, mails og informationsdeling |
PostNord Strålfors A/X Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx S CVR-nr. 10068657 | Danmark | Ikke relevant | Konvertering og levering til e-Boks |
Visma IT AS Xxxxxxxxxx Xxxx 00 0000 Xxxx Xxx xx: 00000000 | Xxxxx | Ikke relevant | Netværk |
Xxxxxxx Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx XXX xx. 26056446 | Danmark | Ikke relevant | Infrastruktur |
Proinfo - IT xxxxx Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx XXX xx. 36392762 | Danmark | Ikke relevant | Infrastruktur og udviklingsservice, herunder hosting og drift af lønmotor |
Netcompany A/X Xxxxxxxxxx 00 0, 0000 Xxxxxxxxx X XXX xx. 14814833 | Danmark | Ikke relevant | Konvertering og udsendelse af digital post Digital postkasse (Xxx.xx) Print og udsendelse af breve |
Ved bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden
behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal ske med 1 måneds varsel til den 1. i en måned.
Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
Indsigelse mod tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere har ikke opsættende virkning for gennemførelsen heraf. Hvis den dataansvarlige har indsigelser, er såvel den dataansvarlige og databehandleren berettiget til skriftligt at opsige Aftalen med virkning fra tidspunktet for ibrugtagning af nye underdatabehandlere, således at ændringen ikke vil træde i kraft overfor den dataansvarlige.
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører behandlingsaktiviteterne som er beskrevet i bilag A.
C.2. Behandlingssikkerhed
Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementerings-omkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal implementeres et højt sikkerhedsniveau.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Politikker, procedurer, processer, organisatoriske beslutningsprocesser og aktiviteter inden for følgende informationssikkerhedskontrolområder er implementeret:
● Informationssikkerhedspolitikker
○ overordnede retningslinjer og krav til informationssikkerhed.
● Organisering af informationssikkerhed herunder udpeget
○ Information Security Manager og Data Protection Manager
○ Implementeret Information Security Board.
● Medarbejdersikkerhed herunder
○ baggrundstjek
○ gennemgang af straffeattest
○ fortrolighedserklæringer
○ awarenesstræning.
● Adgangsstyring herunder
○ begrænsning af adgang til data ud fra arbejdsbetinget behov således at forpligtelser i henhold til Hovedaftalen kan opfyldes.
● Kryptografi herunder
○ kryptering eller anonymisering af data.
● Fysisk sikring og miljøsikring herunder
○ beskyttelse af fysiske adgangsveje til databehandlerens lokationer.
● Driftssikkerhed herunder
○ implementerede processer til håndtering af udviklings- og ændringsstyring
○ backup
○ logning
○ overvågning af og beskyttelse mod tekniske sårbarheder.
● Kommunikationssikkerhed herunder
○ beskyttelse og opdeling af netværk
○ etablerede sikre kommunikationsformer.
● Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af systemer herunder
○ proces for sikker udvikling.
● Leverandørforhold herunder
○ proces til sikring af at leverandører lever op til samme forpligtelser som fastsat i denne Databehandleraftale
○ proces for løbende opfølgning.
● Styring af informationssikkerhedsbrud og brud på persondatasikkerheden herunder
○ “incident response” proces
○ proces for underretning af den dataansvarlige.
● Informationsikkerhedsaspekter ved nød-, beredskabs- og reetableringsstyring herunder
○ implementeret Business Continuity Management process.
● Overensstemmelse (compliance) herunder
○ proces for identifikation af lovgivningsmæssige eller kontraktuelle krav.
Hvis den dataansvarlige anmoder om oplysninger om sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller andre former for oplysninger omkring hvordan databehandleren behandler Personoplysninger, og sådanne overskrider de standardoplysninger, beskrevet i bestemmelse C.7., som databehandler har stillet til rådighed for opfyldelse af gældende lovgivning om behandling af personoplysninger som databehandler, og dette medfører ekstra arbejde for databehandler, er databehandler berettiget til at opkræve den dataansvarlige betaling for sådanne ekstra arbejde.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med bestemmelse
9.1. og 9.2., herunder bistå den dataansvarlige med følgende oplysninger i tilfælde af brud på informationssikkerheden:
● Beskrivelse af hændelsesforløb
● Identifikation af de registrerede som er berørt af hændelsen
● Typer af persondata som omfattet af hændelsen
C.4 Opbevaringsperiode
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1., medmindre den dataansvarlige – efter accepten af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal dokumenteres og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Visma DataLøn og ProLøn A/S Tronholmen 3
DK-8960 Randers
samt på lokationer for anvendte underdatabehandlere som angivet i Bilag B.
I tilfælde af distancearbejde kan behandling af persondata kun finde sted ved opkobling via VPN (Virtual Private Network).
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige giver instruks til, at personoplysninger behandles af de underdatabehandlere, der er nævnt i bilag B, samt på de pågældende lokationer heri.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren indhenter årligt en revisionserklæring fra underdatabehandler som er leverandør af databehandlerens mainframe (lønproduktionsmiljø BS2000 og hostingmiljø (fronted og CRM)). Erklæringen er udarbejdet af en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens og underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse bestemmelser:
● ISAE 3402-erklæring
Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse bestemmelser. Parterne skal blive enige om eventuelle yderligere foranstaltninger. Databehandleren er berettiget til at opsige Aftalen mellem parterne, hvis en aftale ikke kan opnås. Den dataansvarlige afholder alle udgifter i forbindelse med yderligere kontrol, herunder betaling af databehandlerens tidsforbrug.
For at anmode om at foretage en kontrol skal den dataansvarlige fremsende en detaljeret kontroloversigt mindst fire uger forud for den foreslåede kontroldato til databehandler med beskrivelse af det foreslåede omfang, varighed og starttidspunkt for kontrollen.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har derudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan kun gennemføres efter aftale mellem parterne.
Hvis behandling sker i et “multitenant” miljø eller lignende, giver den dataansvarlige databehandler ret til at bestemme, af sikkerhedsmæssige årsager, at kontrollerne skal foretages af en neutral tredjepartskontrollant efter databehandlers valg.
Den dataansvarlige afholder alle omkostninger forbundet med sådanne inspektioner. I alle tilfælde skal kontroller foretages inden for normal arbejdstid på det pågældende sted, i medfør af databehandlers politikker, og må ikke på urimelig måde gribe forstyrrende ind i databehandlers forretningsdrift.
Et eventuelt særskilt vederlag til databehandleren i henhold til det ovenstående beregnes på grundlag af det tidsforbrug, databehandleren anvender på fremskaffelsen af informationen, samt databehandlerens almindeligt gældende timesatser, og databehandleren har derudover krav på, at den dataansvarlige dækker eventuelle eksterne omkostninger afholdt af databehandleren til fremskaffelse af informationen, herunder omkostninger afholdt til eventuelt fornøden bistand fra underdatabehandlere.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren indhenter på baggrund af en risikovurdering årligt dokumentation for relevante underdatabehandleres overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om, at proces for gennemførelse, og tilstrækkeligheden heraf, dokumenteres via den dataansvarliges revision af databehandleren jf. C.7.
Hvis ydeligere information vedrørende underdatabehandleres overholdes af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse bestemmelser skal leveres til den dataansvarlige, vil databehandleren, for den dataansvarliges regning, indhente den, efter aftale, fornødne og tilgængelige dokumentation hos underdatabehandlere.
Bilag D Sletning af data i ProLøn og ProArkiv
I Mit ProLøn og ProArkiv slettes data efter følgende regler:
D.1 Efter aftalens ophør
Data om kundeforholdet, samt data om alle medarbejdere, slettes løbende år +4 måneder efter aftalens ophør.
D.2 Mit ProLøn
D.2.1 Medarbejderdata
Data tilhørende fratrådte/inaktive medarbejdere slettes automatisk i januar hvert år efter løbende år
+1 år. Hvis der udbetales løn på en fratrådt medarbejder forlænges perioden.
Al data på fratrådte medarbejdere kan også slettes på den dataansvarliges anmodning til ProLøn.
D.2.2 Brugeradgange
Kunderne administrerer selv brugeradgange. Hvis en rettighed fratages eller en bruger slettes, vil ændringen virke med det samme.
D.2.3 Logdata
Oplysninger om log-in i Mit ProLøn samt transaktionslogs gemmes i 4 måneder.
D.2.4 Beskeder
Beskeder bliver slettet efter samme regler som i punkt D.1. Efter aftalens ophør.
D.2.5 Dokumenter
Dokumenter bliver slettet efter samme regler punkt D.1. Efter aftalens ophør. Det er dog muligt for den dataansvarlige at slette dokumenter selv.
D.2.6 Indlæste filer
Indberet Løn:
● Indlæste filer og registreringer i Mit ProLøn gemmes ikke. De vil kun være tilgængelige, så længe de bliver brugt i lønbehandlingen.
Medarbejder:
● Indlæste filer og registreringer i Mit ProLøn gemmes ikke. De vil kun være tilgængelige, så længe de bliver brugt i lønbehandlingen.
Fraværsstatistik:
● Indlæste filer og registreringer i Mit ProLøn gemmes ikke. De vil kun være tilgængelige, så længe de bliver brugt i lønbehandlingen.
D.3 ProArkiv:
D.3.1 Dokumenter
Dokumenter, som er ældre end indeværende år + 5 år, vil blive slettet. Dokumenter slettes automatisk i januar hvert år.
D.3.2. Indberettet løn
Data tilhørende fratrådte medarbejdere slettes automatisk i december efter løbende år +1 år.
Hvis der udbetales løn på en fratrådt medarbejder forlænges perioden.