Indholdsfortegnelse

Udbudsbetingelser for offentligt EU udbud af Xxxxxx af plantehuller.

Midlertidigt Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 191-391239

Indholdsfortegnelse

1. Ordregiver 3

2. kort Beskrivelse af KONTRAKTEN 3

3. De retlige rammer 3

4. UdbudsMaterialet 4

4.1 Præsentation af materialet 4

5. Udarbejdelse af tilbud 5

5.1 Vejledning til udarbejdelse af tilbud 5

5.1.1 Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet 5

5.2 Vejledning til udfyldelsen af ESPD 5

5.3 Egnethedsvurdering - Oplysninger om tilbudsgivers forhold 7

5.3.1 Personlige forhold 7

5.3.1.1 Tilbudsgivers identitet 7

5.3.1.2 Tilbud afgivet af konsortium 7

5.3.1.3 Underleverandører 8

5.3.2 Krav til økonomisk og faglig formåen 8

5.3.2.1 Økonomisk og finansiel formåen 8

5.3.2.2 Teknisk og faglig formåen 9

5.4 Formkrav til tilbuddet 9

5.4.1 Tilbudsfrist 9

5.4.2 Adresse m.v. 10

5.4.3 Vedståelsesfrist 10

6. Ordregivers vurdering af tilbud 10

6.1 Åbning af tilbud 10

6.2 Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål 10

6.3 Udelukkelsesgrunde og egnethedsvurdering 11

6.4 Vurdering af forbehold 11

6.5 Kriterier for vurdering af tilbud 11

6.6 Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument 11

7. Tildeling af kontrakt 12

8. ØVRIGE bestemmelser 12

8.1 Sprog 12

8.2 Spørgsmål og rettelser 12

8.3 Alternative tilbud 13

8.4 Forbehold og mindstekrav 13

8.5 Fortrolighed 14

8.6 Forhandlingsforbud 14

8.7 Omkostninger ved deltagelse 15

8.8 Aflysning 15

9. Tjekliste til udarbejdelse af tilbud 16

10. Oversigt over Tidsfrister i udbuddet 17

Disse udbudsbetingelser indeholder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem Tilbudsgiver og Ordregiver samt oplysninger om udbuddet i øvrigt. Disse udbudsbetingelser er et supplement til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 191-391239.

1.Ordregiver

Naturstyrelsen

Førstballevej 2

7183 Randbøl

Danmark

CVR nummer: 33157274

xxx.xxx.xx

I nærværende udbudsbetingelser vil myndigheden være benævnt ”Ordregiver”.

Kontaktperson: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx

E-mailadresse: xxxxx@xxx.xx

Alle henvendelser skal ske skriftligt til ovenstående E-mailadresse.

2.kort Beskrivelse af KONTRAKTEN

Opgaven omfatter boring af plantehuller i Jylland.

Udbuddet indgås som en rammeaftale med delaftaler, hvor der vælges en primær- og en sekundær entreprenør for hver af de to delaftaler.

0.Xx retlige rammer

Dette udbud gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsloven, jf. lov nr. 1564 af 15. december 2015. Alle paragrafhenvisninger i nærværende udbudsbetingelser henviser til denne lov, medmindre andet er angivet.

Udbudsproceduren omfatter følgende stadier og milepæle:

1. Udarbejdelse af tilbud – interesserede virksomheder udarbejder tilbud på baggrund af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver har i denne periode mulighed for at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 8.2

2. Åbning af tilbud – efter åbningen af tilbuddene foretager Ordregiver en indledende undersøgelse af, om tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet, herunder kravene til tilbudsgivers personlige forhold, økonomiske og faglige formåen.

3. Vurdering af tilbuddene – efter Ordregivers vurdering af tilbuddenes overholdelse af de formelle krav påbegynder Ordregiver vurdering af tilbuddene i overensstemmelse med de i punkt 6.5 angivne tildelingskriterier.

4. Indhentning af dokumentation - Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD). Manglende indsendelse af dokumentation inden for den af Ordregiver fastsatte frist kan medføre, at tilbudsgiver bliver udelukket.

5. Tildeling af kontrakten – Ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten og underretter samtlige tilbudsgivere om beslutningen. Kontrakten underskrives efter udløbet af en standstill-periode. Efter kontraktens underskrift offentliggør Ordregiver en bekendtgørelse om tildeling af kontrakten i EU Tidende (TED).

4.UdbudsMaterialet

4.1Præsentation af materialet

Ordregiver har udarbejdet udbudsmaterialet, som består af følgende dokumenter:

• Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S 191-391239

• Nærværende udbudsbetingelser, som navnlig indeholder retningslinjer for udarbejdelse af tilbud, krav til tilbudsgivers økonomiske og faglige formåen, kriterier for vurdering af tilbud, samt information angående tildeling af kontrakten. Udbudsbetingelserne supplerer udbudsbekendtgørelsen.

Bilag til nærværende udbudsbetingelser:

• Bilag A: Skabelon til tilbudsbrev

• Bilag B: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) – Ordregivers XML-fil.

• Bilag C: Skabelon til støtteerklæring

Udkast til rammeaftale – indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne i kontraktens løbetid.

Bilag der bliver en del af kontrakten, når denne indgås til:

• Bilag 1: Kravspecifikation – indeholder detaljerede krav til de ydelser der anskaffes, og bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning

• Bilag 1-1: Miljøkrav til skovmaskiner

• Bilag 1-2: Særlige betingelser

• Bilag 2: Entreprenørens tilbud¹

• Bilag 3: Entreprenørens bemanding

• Bilag 4: Entrepriseindehavererklæring

• Bilag 5: Konsortieerklæring²

• Bilag 6: Støtteerklæring (Bilag C)³

• Bilag 7: Entreprenørens maskiner

• Bilag 8: Arbejdstagererklæring

• Evt. rettelsesblade og spørgsmål/svar til udbudsmaterialet

Inden tilbudsgiver påbegynder udarbejdelsen af sit tilbud, anbefales det at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver bør være opmærksom på, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet er komplet og overholder de i udbudsmaterialet fastsatte retningslinjer, herunder at holde sig orienteret om eventuelle ændringer og spørgsmål/svar til udbudsmaterialet, der offentliggøres af Ordregiver, jf. punkt 8.2.

5.Udarbejdelse af tilbud

5.1Vejledning til udarbejdelse af tilbud

5.1.1Disposition og udfyldelse af udbudsmaterialet

Ved udarbejdelsen af tilbuddet bedes tilbudsgiver følge dispositionen med tilhørende anvisninger anført som litra A-D umiddelbart nedenfor.

1. Tilbudsbrev

Tilbudsgiver bedes anvende skabelonen til tilbudsbrev, jf. bilag A. Tilbudsbrevet bør udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i brevet. Af tilbudsbrevet bør det entydigt fremgå, hvilken virksomhed eller sammenslutning der afgiver tilbuddet. Tilbudsgiver bedes i tilbudsbrevet angive en kontaktperson, e-mailadresse samt telefonnummer, hvortil Ordregiver kan rette henvendelser i forbindelse med udbuddet. Tilbudsbrevet bør endvidere give en samlet oversigt over tilbudsgivers eventuelle forbehold, jf. punkt 8.4, og hvilke dele af tilbuddet, der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt, jf. punkt 8.5, samt eventuelle øvrige oplysninger. Endelig bør tilbudsbrevet indeholde tilbudsprisen.

2. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. bilag B. Se vejledning til udfyldelsen af ESPD i pkt. 5.2, og bilag vedr. ”Vejledning i udfyldelse af ESPD”.

5.2Vejledning til udfyldelsen af ESPD

Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) og vedlægge det som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde og opfylder fastsatte minimumskrav til egnethed og udvælgelse, jf. punkt 5.3.1 og 5.3.2.

ESPD dokumentet er opbygget jf. nedenstående:

Del I. Oplysninger om udbudsproceduren og den ordregivende myndighed eller den ordregivende myndighed.

Del II. Oplysninger om den økonomiske aktør:

A. Identifikation (Generelle oplysninger, Deltagelsesform)

B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter

C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet

D. Oplysning om underleverandør, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på.

Del III. Udelukkelsesgrunde:

A. Grunde vedr. straffedomme

B. Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger

C. Grunde vedr. konkurs, insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet

Del IV. Udvælgelseskriterier: Samlet erklæring for alle udvælgelseskriterier anført i nærværende udbudsmateriale punkt 5.3.1, 5.3.2, til og med 5.3.2.2. som indbefatter:

A. Personlige forhold

B. Økonomisk og finansiel formåen

C. Teknisk og faglig formåen

Del VI. Afsluttende bemærkninger.

Vejledning i udfyldelse af ESPD

Bilag B downloades fra udbudsmaterialet og lægges f.eks. på computerens skrivebord.

Nedenstående link fører til det elektroniske dokument ESPD (European Single Procurement Document). Placer curseren på linket og tryk ”ctrl + klik”. Dette fører ind til forsiden af det elektroniske dokument.

xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxx

1. I rækken yderst til venstre vælges sproget ”Dansk”.

2. På næste side er en kort introduktion og vejledning til ESPD dokumentet.

3. I venstre side spørges ”Hvem er de?” Her vælges ”Jeg er en økonomisk aktør”.

4. Herefter spørges. ”Hvad ønsker De at gøre?” Her vælges: ”Importere ESPD”.

5. Det downloadede Bilag B fra udbudsmaterialet vælges.

6. Herefter spørges ”Hvor ligger Deres virksomhed” Her vælges ”Danmark” i scroll down menuen, der fremkommer ved at trykke på den lille pil til højre i feltet. Herefter trykkes på ”Næste”.

7. Herefter spørges ”Hvor ligger Deres virksomhed” Her vælges ”Danmark” i scroll down menuen, der fremkommer ved at trykke på den lille pil til højre i feltet. Herefter trykkes på ”Næste”.

For udfyldelse af ESPD, se bilag vedr. ”Vejledning i udfyldelse af ESPD”.

Der henvises i øvrigt til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ESPD – Sådan virker det (marts 2017) og de tidligere vejledninger: Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument samt Vejledning om det elektroniske ESPD om korrekt udfyldelse af formularen.

5.3Egnethedsvurdering - Oplysninger om tilbudsgivers forhold

5.3.1Personlige forhold

Tilbudsgiver skal udfylde det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), Del II-IV og vedlægge det som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde, jf. § 148, stk. 1, nr. 1-2 angående udelukkelse og de neden for fastsatte minimumskrav til egnethed og udvælgelse.

Følgende dokumentation for tilbudsgivers personlige forhold skal fremlægges, når Ordregiver anmoder herom:

Som bevis for at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 eller 3, samt § 137, stk. 1, nr. 2, kan der forud for tildeling af kontrakten fremlægges:

1. et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i § 135, stk. 1,

2. et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i § 135, stk. 3 og § 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde. For så vidt angår danske tilbudsgivere kan beviset bestå i en serviceattest, der udstedes af Erhvervsstyrelsen. Udsteder det pågældende land ikke de nævnte certifikater eller dokumenter, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love i henhold til udbudslovens § 153, stk. 2.

Dokumentation for ovenstående, herunder serviceattester, må ikke være ældre end tre måneder regnet fra tilbudsfristen.

5.3.1.1Tilbudsgivers identitet

Tilbudsgiver skal i tilbuddet klart og entydigt angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for Ordregiver.

5.3.1.2Tilbud afgivet af konsortium

Hvis et tilbud afgives af et konsortium omfattende flere virksomheder, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som Ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå kontrakt med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse.

At indgå i et konsortium vil sige, at flere virksomheder slutter sig sammen for i fællesskab at løse det udbudte projekt, som f.eks. ville have været for stort at løse enkeltvis. Anvendelse af underleverandører ved løsning af projektet er ikke et konsortium.

Når grupper af økonomiske aktører, herunder midlertidige sammenslutninger, deltager i udbudsproceduren sammen, skal der for hver af de deltagende økonomiske aktører udfyldes et særskilt ESDP med de oplysninger, der kræves i Del II-IV og VI. Såfremt Ordregiver efterspørger referencer under Del IV C, og Ordregiver har fastsat et maksimalt antal herfor, kan konsortiet dog samlet set aflevere det maksimale antal.

Konsortiet skal blot samlet set leve op til mindstekravene i udbudsbetingelserne, såfremt der er fastsat mindstekrav.

5.3.1.3Underleverandører

Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af det udbudte projekt eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af projektet disse anvendes.

Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og/eller tekniske og faglige formåen (f.eks. et moder- eller søsterselskab eller en underleverandør) uanset den juridiske karakter af forbindelserne mellem tilbudsgiver og disse andre. Tilbudsgiver skal i givet fald godtgøre fuldt ud, at kunne råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, ved at udfylde den vedlagte støtteerklæring for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed i kontraktperioden. Derudover skal den eller de andre enheder, som tilbudsgiver støtter sig på, afgive selvstændige versioner af det fælles europæiske udbudsdokument. I modsat fald har Ordregiver ikke mulighed for at lægge vægt på andre enheders økonomiske og/eller faglige kapacitet i tilbudsvurderingen.

Såfremt tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde mindstekrav, skal der indgives et ESPD for hver af de enheder, som denne baserer sig på.

Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører, som tilbudsgiver ikke baserer sin økonomiske og/eller tekniske og faglige formåen på, skal der ikke indgives støtteerklæring eller ESPD for disse underleverandører.

5.3.2Krav til økonomisk og faglig formåen

5.3.2.1Økonomisk og finansiel formåen

Ordregivers mindstekrav til økonomisk og faglig formåen:

• Specifik årsomsætning: En årlig omsætning på min. kr. 1 mio. i 2 af de 3 seneste regnskabsår.

• Erhvervsansvarsforsikring: Tilbudsgivers ansvarsforsikring skal dække op til kr. 5 mio. ved personskade og kr. 2 mio. ved tingsskade pr. forsikringsbegivenhed.

Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge eller evt. henvise til database med dokumentation for de ønskede oplysninger. Erklæring om eller årsregnskab med virksomhedens specifikke omsætning i de 3 seneste regnskabsår, afhængigt af hvornår virksomheden blev etableret eller startede sin virksomhed, hvis tallene for denne omsætning foreligger.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, beregnes omsætningen som tilbudsgiverens og disse andre enheders samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår. Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) beregnes omsætningen som virksomhedernes samlede omsætning i det seneste disponible regnskabsår.

5.3.2.2Teknisk og faglig formåen

• Tilbudsgiver skal kunne fremvise en liste med de betydeligste leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt, der er udført inden for de seneste tre år, med angivelse af beløb, datoer og modtagere, såvel offentlige som private.

Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal oplysningerne afgives for hver af de deltagende virksomheder i sammenslutningen.

Ordregivers mindstekrav til den økonomiske aktørs tekniske og faglige formåen er minimum 2 og maksimalt 5 relevante referencer fra leverancer af lignende tjenesteydelser som den udbudte kontrakt inden for de seneste tre år.

• Der skal foreligge en erklæring om, hvilket værktøj, materiel og teknisk udstyr, virksomheden disponerer over til opfyldelse af kontrakten.

Før ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, fremlægge dokumentation for de angivne oplysninger. Ordregiver forbeholder sig retten til at kontakte de angivne referencer.

Indeholder det afleverede tilbud flere referencer end det anførte maksimum, forbeholder Ordregiver sig ret til at tage kontakt til tilbudsgiver, med henblik på fremsendelse af korrekt referenceliste indenfor en af Ordregiver fastsat kort frist.

5.4Formkrav til tilbuddet

5.4.1Tilbudsfrist

Fristen for afgivelse af tilbud er:

den 7.11.2017, kl. 12.00 (dansk tid).

Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiver overholder denne frist, da tilbud, som modtages efter dette tidspunkt, ikke vil blive taget i betragtning.

Tilbudsgiver bør derfor afsætte tilstrækkelig tid til aflevering af tilbuddet inden for fristen.

5.4.2Adresse m.v.

Tilbuddet skal sendes til eller afleveres på følgende adresse:

Naturstyrelsen

att. Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx

Førstballevej 2

7183 Randbøl

Tilbud må ikke indsendes pr. mail.

Tilbuddet skal afleveres i et underskrevet papireksemplar i en lukket forsendelse og mærket: ”EU udbud: Hulboring. Må ikke åbnes af postmodtagelsen". I kuverten skal tilbuddet endvidere vedlægges i elektronisk form på USB.

Tilbudsgiver bør endvidere være opmærksom på, at det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet afleveres på den korrekte adresse inden for den i punkt 5.4.1 nævnte frist.

Tilbuddet skal indeholde tilbudsbrev, ESPD (evt. som XML-fil), og evt. eventuelle støtteerklæringer. Tilbuddet skal således ikke indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver, idet disse anses for accepteret af tilbudsgiver.

I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi er den underskrevne originale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke Ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter mv., der måtte mangle i den originale papirudgave, men som forefindes i det øvrige materiale indleveret med tilbuddet, herunder i den elektroniske kopi.

5.4.3Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i tre måneder fra tilbudsfristens udløb.

6.Ordregivers vurdering af tilbud

6.1Åbning af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.

6.2Formelle fejl og mangler ved tilbuddet og afklarende spørgsmål

Efter tilbuddene er åbnet, vil Ordregiver som det første skridt vurdere, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav i udbudsmaterialet.

Ordregiver forbeholder sig muligheden for at anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbuddet ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav eller for at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene.

6.3Udelukkelsesgrunde og egnethedsvurdering

Ordregiver vil i forbindelse med vurderingen af tilbuddene foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers personlige forhold, økonomiske egnethed og faglige egnethed som angivet i ESPD’et.

Ordregiver vil udelukke en tilbudsgiver, hvis denne er omfattet af de i udbudslovens §§ 135 og 136 nævnte obligatoriske udelukkelsesgrunde, samt § 137, stk.1, nr. 2 (tilbudsgiveren er erklæret konkurs, eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling m.v.).

6.4Vurdering af forbehold

Efter den indledningsvise vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder udbudsmaterialets formelle krav og Ordregivers vurdering af oplysningerne om tilbudsgivers evt. forhold, jf. punkt 6.3, vil Ordregiver foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav, jf. punkt 8.4, som medfører, at et tilbud skal afvises som ikke-konditionsmæssigt.

6.5Kriterier for vurdering af tilbud

Ordregiver vurderer herefter tilbuddene på grundlag af tildelingskriteriet ”pris”.

Procentsatserne angiver de enkelte kriteriers vægt i tilbudsevalueringen. Indholdet af delkriterierne er beskrevet nedenfor.

6.6Verificering af oplysninger i det fælles europæiske udbudsdokument

Før Ordregivers beslutning om tildeling af kontrakt, skal Ordregiver kræve, at den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakt til, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument, jf. udbudslovens § 151, stk.1 jf. § 159, stk. 2. Dokumentationen vedrører de i udbudsbetingelserne stillede krav til tilbudsgivernes personlige forhold samt økonomisk og teknisk formåen.

Ordregiver henleder i denne sammenhæng tilbudsgivers opmærksomhed på, at fremsendelsen af denne dokumentation bør kunne ske hurtigst muligt og inden for en af ordregiver nærmere fastsat tidsfrist. Manglende fremsendelse af den krævede dokumentation inden for tidsfristen kan medføre, at tilbudsgiver udelukkes, jf. udbudslovens § 136, nr. 3.

7.Tildeling af kontrakt

Når Ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er afgivet med laveste pris på baggrund af de i punkt 6.5 anførte kriterier, og Ordregiver har indhentet den krævede dokumentation, jf. punkt 6.6, træffer Ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.

Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder for de relative fordele og ulemper ved det vindende tilbud samt oplysninger om standstill-perioden.

Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbudsforretningen, jf. punkt 8.8.

Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 5.4.3.

Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter. Kontrakten kan først underskrives efter udløbet af standstill-perioden. Denne periode skal mindst være 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiveren har afsendt underretning om tildelingsbeslutningen, hvis underretningen er sket ad elektronisk vej, og mindst 15 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver har afsendt underretning, hvis underretning er sket pr. brev.

Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet.

Efter kontraktens underskrift vil Ordregiver offentliggøre en bekendtgørelse om tildeling af kontrakten via TED. Herved afsluttes udbuddet.

8.ØVRIGE bestemmelser

8.1Sprog

Tilbud samt eventuelle skiftlige spørgsmål skal være affattet på dansk.

8.2Spørgsmål og rettelser

Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille uddybende spørgsmål.

Ordregiver skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a., at Ordregiver skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen.

Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Det bemærkes i den forbindelse, at det udelukkende er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. Derfor er det ofte hensigtsmæssigt, at tilbudsgiver benytter sig af muligheden for at stille spørgsmål.

Spørgsmålene skal være på dansk, og skal stilles skriftligt til:

Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx – E-mail: xxxxx@xxx.xx

Alle spørgsmål, der modtages senest 14 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil blive besvaret. Spørgsmål der modtages senere end 14 dage før tilbudsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.

Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt. Spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil i anonymiseret form blive sendt til alle tilbudsgivere.

Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade er modtaget, idet ansvar for eventuelt mangelfuldt tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver.

8.3Alternative tilbud

Tilbudsgiver har som angivet i udbudsbekendtgørelsen ikke adgang til at afgive alternativt tilbud. Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud pr. delaftale.

8.4 Forbehold og mindstekrav

Inden for de neden for angivne rammer har tilbudsgiver mulighed for at tage forbehold over for de dele af udbudsmaterialet, der ikke er grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav.

Hvis tilbudsgiver tager forbehold over for udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver angive, hvad konsekvenserne af disse forbehold er, og hvilke konkrete bestemmelser eller kravformuleringer tilbudsgiver vil erstatte. Herudover bedes tilbudsgiver anføre de enkelte forbehold i en separat oversigt i tilbudsbrevet, som bør indeholde alle tilbudsgivers forbehold og gerne med en begrundelse for hvert forbehold. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem tilbudsgivers forbehold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers forbehold i den separate oversigt i tilbudsbrevet har førstnævnte forrang.

Eventuelle forbehold vil blive tillagt betydning i tilbudsevalueringen inden for rammerne af de kvalitative underkriterier i punkt 6.5.

Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav.

Ved et forbehold over for grundlæggende element i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende.

Ved et mindstekrav forstås et ufravigeligt krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Det er i udbudsmaterialet angivet, hvilke krav der er mindstekrav, jf. punkt x. Tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller mindstekrav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige.

Ved forbehold, der vedrører ikke grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.

8.5Fortrolighed

Når tilbudsgiver udarbejder sit tilbud, bør tilbudsgiver være opmærksom på, at dokumenter i Ordregivers udbud, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt hos myndigheder inden for den offentlige forvaltning. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

8.6Forhandlingsforbud

Ved udarbejdelsen af tilbuddet bør tilbudsgiver være opmærksom på, at Ordregiver ikke kan forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de udbudsretlige rammer for forhandling, som bl.a. følger af udbudsloven.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er udarbejdet således, at kontrakten vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Ordregiver.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

8.7Omkostninger ved deltagelse

Deltagelse i udbudsforretningen sker for tilbudsgivers egen regning og risiko, og omkostninger eller tab, som tilbudsgiver måtte pådrage sig i forbindelse med deltagelse i udbudsforretningen, er Ordregiver uvedkommende, herunder også hvis Ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling af kontrakt. Tilbud vil ikke blive returneret til tilbudsgiver.

8.8Aflysning

Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at aflyse udbuddet og herefter eventuelt gennemføre nyt udbud, såfremt der foreligger en ikke usaglig begrundelse for at aflyse. En eventuel aflysning vil blive ledsaget af et brev til alle ansøgere indeholdende årsagen til aflysningen.

9.Tjekliste til udarbejdelse af tilbud

Ordregiver har udarbejdet tjeklisten nedenfor med henblik på at hjælpe tilbudsgiverne med at sikre, at tilbuddet er komplet. Det skal dog understreges, at det alene er tilbudsgivers ansvar at afgive et tilbud, som er i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsbetingelserne.

Forhold	Henvisning
Tilbudsbrev	Punkt 5.1.1, litra A
Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)	Bilag B samt punkt 5.1.1, litra B
Evt. Støtte erklæring	Bilag C
Tilbudsmaterialet i det anviste antal eksemplarer og form	Punkt 5.4
Mærkning af forsendelsen som anvist og korrekt adressering	Punkt 4.2
Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af den angivne tilbudsfrist	Punkt 5.4.1

10.Oversigt over Tidsfrister i udbuddet

Nedenfor nævnte tidspunkter er vejledende.

Dato, klokkeslæt	Aktivitet
24.10.2017 kl. 12.00	Spørgsmål, der modtages senest denne dato, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end denne dato, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan ske senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret, med mindre spørgsmålene er uvæsentlige og ikke angår projektets udførelse
07.11.2017 kl.12.00	Tilbudsfrist
14.11.2017	Vurdering af indkomne tilbud og identifikation af vindende tilbudsgiver
31.10.2017	Indhentning af dokumentation fra vindende tilbudsgiver
05.12.2017	Forventet tildeling af kontrakten og underretning til tilbudsgivere
15.12.2017	Forventet standstill-periode
18.12.2017	Forventet indgåelse af kontrakten

1 Udfyldt tilbudsbrev

2 Udgår såfremt der ikke indgås rammeaftale med et konsortium

3 Udgår, såfremt der ikke afgives støtteerklæring

Side 18/18