Contract

Guidelines vedr. brug af tilknytningsaftalen og information om forskerens databeskyttelsesretlige forpligtelser ved tilknytning til AU.

1. Praktisk anvendelse af aftalen

1.1. Parter

Det relevante institut fra Aarhus Universitet anføres i aftalens indledning, herunder instituttets adresse. Herefter tilføjes informationer om den forsker, der skal tilknyttes Aarhus Universitet. Der skal sikres tilstrækkelig information til identifikation af vedkommende.

1.2. Baggrund of formål

Under aftalens punkt 1, tilføjes instituttets navn, hvor det er markeret med ”klammer”. Desuden indsættes titlen på forskningsprojektet. Titlen skal stemme overens med det i fortegnelsen anførte.

1.3. Definitioner

I aftalens afsnit 2 skal der afgives følgende informationer:

• Under ”Project” angives forskningsprojektets ID ved anvendelse af Danmarks Statistiks servere og SDS-ID ved anvendelse af Sundhedsdatastyrelsen servere (hvis mulig). Desuden skalløbenummeret fra Aarhus Universitets fortegnelse angives. Såfremt projektet endnu ikke er anmeldt, kan dette ske via anmeldelsesformularen på xxx.xxxxxxxxxxx.xx.xx

• Under ”Project database” angives de(n) relevante database(r)

• Under ”Database Guidelines” skal der indsættes et link til de(n) til enhver tid relevante retningslinjer for anvendelse af databasen

• Under ”Guidelines for the Data Processor” skal der indsættes et link til de(n) til enhver tidrelevante retningslinjer for anvendelse af databasen for eventuelle databehandlere

1.4. Økonomi

I aftalens afsnit 3 angives det relevante institut.

1.5. Rettigheder og forpligtelser for den tilknyttede forsker

Under aftalens punkt 4 tilføjes følgende informationer:

• Instituttets navn, hvor det er markeret med ”klammer”

• Instituttet har mulighed for at tilføje yderligere betingelser for samarbejdet baseret på interne retningslinjer for anvendelsen

• Datas opbevaringssted, der skal være i overensstemmelse med instituttets retningslinjer og Aarhus Universitets dataklassifikation se xxxxx://xxxxxxxxxxxx.xx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxx-xx-xxxx/

1.6. Fortrolighed

Under aftalens punkt 5 tilføjes instituttets navn, hvor dette er angivet med ”klammer”.

1.7. Ikrafttrædelse og ophør

I aftalens punkt 6 skal ikrafttrædelsestidspunktet og ophørstidspunktet angives. Udgangspunktet er, at der gives adgang i den periode, der vurderes nødvendig til opfyldelse af behandlingsformålet, dog maksimalt 2 år, hvorefter aftalen skal genforhandles. Det er alene institutlederen, der er kompetent til at forhandle en forlængelse af aftalen.

1.8. Tegning

Tilknytningsaftalen tegnes af institutlederen, jf. Aarhus Universitets tegningsregler.

1.9. Øvrige vilkår Forskeren skal deltage i et kursus, der udbydes af Aarhus Universitet, i sikkerhed og anvendelse af data på Danmark Statistiks servere eller Sundhedsdatastyrelsens servere. Den kursusansvarlige fører en fortegnelse over deltagere i kurset. I øvrigt henvises til de konkrete krav i note 2.

2.Forskerens databeskyttelsesretlige forpligtelser ved tilknytning til Aarhus Universitet

Forskeren skal ved tilknytning til Aarhus Universitet, den dataansvarlige, sikre, at de forpligtelser, der er pålagt den dataansvarlige efter databeskyttelsesforordningen, overholdes.

• Faktisk og retlig vurdering af eventuelle andre deltagere i forskningsprojektet, herunder relevante aftalegrundlag. Ved behov for udarbejdelse af databehandleraftaler skal TTO kontaktes via xxx@xx.xx

• Behandlingen af personoplysninger skal ske i overensstemmelse med god databehandlingsskik (artikel 5)

• Forskeren skal sikre et lovligt behandlingsgrundlag (artikel 6-10 i databeskyttelsesforordningen, §5-11 i databeskyttelsesloven og særlovgivningens regler)

• Sikre og overholde relevante myndighedstilladelser og aftalebaserede vilkår

• Sikre hjemmel til eventuel videregivelse, herunder godkendelse fra Aarhus Universitet

• Sikre lovligt overførselsgrundlag, hvis der sker overførsler af personoplysninger til usikre tredjelande

• Tilladelse fra datatilsynet efter databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen

• Anmeldelse og ajourføring af fortegnelsen. Fortegnelsens anmeldelsesformular skal anvendes ved anmeldelse. Ajourføring skal ske til xxxxxxxxxxx@xx.xx

• Der skal foretages en risikovurdering og eventuelt en konsekvensanalyse

• Der skal ske opfyldelse af oplysningspligten (hvor det er muligt)

• Kontrol med andre dataansvarlige

• Tilsyn med databehandlere