Opfordringsbrev vedrørende aftale om rådgivning og bistand i forbindelse med udarbejdelse af Midtbyplan for Hedensted
Opfordringsbrev vedrørende aftale om rådgivning og bistand i forbindelse med udarbejdelse af Midtbyplan for Hedensted
1. Baggrund for projektet
Hedensted Kommune har ambitioner om at gøre Hedensted by mere attraktiv for tilflyttere samt for handels- og erhvervsliv. Hedensted har som kommunens største by, og i kraft af sin centrale placering i det østjyske bybånd, potentialet til at blive en endnu større vækstmotor for hele kommunen, sammen med kommunens øvrige centerbyer.
Hedensted med sine knap 8.000 indbyggere ligger godt, geografisk placeret midt mellem Horsens og Vejle, og har gode forbindelser til den regionale infrastruktur. Byen, der er tæt forbundet med Løsning og dens ca. 4000 indbyggere, ligger ved den Østjyske Motorvej (E45). Jernbanen løber gennem byområdet med station midt i Hedensted. Derudover går Hovedvej 170 - en tidligere kongevej med en flot træ allé - gennem Hedensted.
I Hedensted bymidte ligger der i alt ca. 40 butikker. Butikkerne er primært koncentreret omkring Bytorvet, Bredgade, Østerbrogade og Haralds Plads. De største dagligvarebutikker i bymidten er supermarkederne Super-Brugsen, Super Spar og discountbutikkerne Fakta og LIDL. Derudover ligger der en række specialbutikker (apotek, bager, blomsterhandler, vinhandler og Matas, tøjbutikker, frisører etc.) I Hedensted finder man også 9 særligt pladskrævende butikker, 5 autoforhandlere, 2 byggemarkeder og en forhandler af campingvogne. Derudover er discountbutikken REMA 1000 flyttet fra Hedensted bymidte til
udkanten af byen. Hertil har Hedensted et aktivt foreningsliv, der koncentrerer sig flere steder i byen, for eksempel omkring Hedensted Centret og ved Hedensted golfbane, der er store aktiver for byen.
Hedensted og kontekst Hedensted midtby
Hedensted er mod øst omgivet af det smukke kuperede landskab, hvorfra grønne kiler skyder sig ind mod midtbyen. Mod vest støder byen op til de nyere transformerede industrilandskaber med stor rekreativ værdi. Jernbanen gennemskærer byen i nord-sydgående retning og udgør i dag en af de store fysiske barrierer i Midtbyen. Dette bidrager til, at centrale byrum opleves som byens bagsider. Generelt udgøres Midtbyen af byrum, der ikke er klart defineret og uden klare, indbydende ankomstsituationer til og forbindelser imellem.
På temamøde i november 2019 blev det besluttet at udarbejde en handlingsorienteret og robust midtbyplan for Hedensted. Herved skal der sikres en ambitiøs og koordineret udvikling af Hedensted Midtby i de kommende år. Det er med Midtbyplanen hensigten at binde Hedensted Midtby bedre sammen og gøre bymidten attraktiv for byens borgere og opland såvel som besøgende. Det er samtidig hensigten at gøre byens borgere endnu mere stolte af og glade for deres by.
1.1. Grundlagsmateriale
- Hedensted Masterplan
Hedensted Masterplan har karakter af at være en analyse, som peger på nogle overordnede udfordringer, potentialer og strategiske nedslag, der skal tages afsæt i og bygges videre på.
- Boligen i Fokus
Boligen i Fokus er et strategisk, ambitiøst og nytænkende boligprogram for Hedensted Kommune. Heri fremgår det, at Hedensted som en af de tre centerbyer skal være vækstmotor for hele kommunen ved at have et stærkt udbud af boliger og liv mellem husene.
- Strategi 2022
Strategi 2022 har pejlemærkerne øget vækst, økonomi som mulighed og kerneopgaver. Fokus på kerneopgaver og økonomi som mulighed skal være med til at gøre Hedensted Kommune attraktiv for borgere og erhvervsliv og dermed realisere ønsket om øget vækst. Formålet med pejlemærket øget vækst er, at der skal skabes vækst i antallet af borgere og virksomheder. Her er målgrupperne børnefamilier i nabokommunerne og unge fraflyttere samt iværksættere og produktionsvirksomheder i nabokommunerne.
- Planstrategi 2019
Planstrategi 2019 indeholder 5 revisionstemaer til kommuneplanen. De tre centerbyer, samlet under betegnelse Centerbyerne 2.0, Trafik og Strategisk planlægning for landsbyer. Der er fokus på centerbyerne og herunder Hedensted-Løsning, der i Planstrategi 2019 ses som ét samlet byområde. I forbindelse med udarbejdelsen af Planstrategi 2019, blev der lavet et debatoplæg til hver af de tre centerbyer.
- Detailhandelsanalyse
Detailhandelsanalyse er under udarbejdelse og vil foreligge senest d. 1. oktober 2020.
1.2. Rådgivning
I forbindelse med udarbejdelse af Midtbyplanen har Hedensted Kommune behov for rådgivning og bistand.
Hedensted Kommune inviterer med dette opfordringsbrev 4 tilbudsgivere til at afgive tilbud på en rådgiveraftale om udarbejdelse af Midtbyplan for Hedensted.
Tilbuddet kan afgives af de inviterede tilbudsgivere i et samarbejde med andre virksomheder. Såfremt tilbudsgiver medtager andre virksomheder i sit tilbud, skal der afleveres en støtteerklæring (bilag 3) fra disse virksomheder.
Hedensted Kommune forbeholder sig retten til at indhente tilbud fra yderligere tilbudsgivere, såfremt de indkomne bud ikke skønnes at være dækkende for det beskrevne behov for rådgivning og bistand.
2. Formål med Midtbyplanen
Formålet med Midtbyplanen er at bygge videre på vores eksisterende viden og udvikle en ambitiøs og retningsgivende vision for Hedensted Midtby samt konkrete bud på handlinger, der kan realisere visionen. Midtbyplanen skal være rammesættende for kommuneplanen og kommende lokalplaner og skal fungere som ramme for prioriteringen af anlægsprojekter og funktioner i bymidten i den kommende årrække.
Midtbyplanen skal bl.a.:
• Sikre fysisk sammenhængskraft
• Sikre robusthed i midtbyens overordnede struktur
• Skabe investeringssikkerhed
• Styrke rammerne for øget bosætning
• Fremme livet mellem husene hele dagen
• Fremhæve og styrke de eksisterende kvaliteter i midtbyen
• Sikre engagement og ejerskab til bymidtens udvikling
• Pege på konkrete handlinger, der kan realisere visionen
• Sikre Hedensted som en stærk dynamo
• Sikre en særlig identitet
3. Projektets aktører
3.1. Organisering
Udarbejdelsen af midtbyplanen varetages af følgende grupper:
Navn Rolle Deltagere | ||
Styregruppe | Beslutningsforum. Sikring af ejerskab og inddragelse af borgere og interessenter. Sikring af politisk forankring. | 6 deltagere fra Byrådet 5 deltagere fra Udviklingsrådet 1 repræsentant fra Kommuneledelsen Herudover kan medarbejdere fra Hedensted Kommune deltage efter behov. |
Udviklingsråd for Hedensted | Sparring og input gennem hele processen. Sikring af det brede ejerskab og bred inddragelse af borgere og interessenter. | Medlemmer af Udviklingsrådet for Hedensted |
Administrativ styregruppe | Sikring af fremdrift og koordination i arbejdet samt økonomistyring i projektet. | Kommuneledelsen |
Projektgruppe | Sikring af daglig fremdrift og koordinering. Sekretariatsbetjening af styregruppe, udviklingsråd og administrativ styregruppe. | Repræsentanter fra: • Plan & Udvikling • Natur, Vand og Vej • Ejendom, Data og Koordinering • HR, Politik & Udvikling (Erhverv) |
Repræsentanter fra Læring, Kultur & Fritid, Spildevandsselskab, SSP mv. inddrages i Projektgruppen efter behov. |
3.2. Eksterne samarbejder
BIDdanmark
Hedensted Kommune samarbejder i forbindelse med Midtbyplanen med BIDdanmark (Business Improvement Districts), som hjælper kommunen med at skabe nye samarbejder med henblik på at øge dynamikken og aktiviteterne i Hedensted Midtby. Formålet med BIDdanmarks arbejde er at give øget værdi i byen til gavn for det lokale erhvervsliv, kommunen og borgerne. BIDdanmark skal facilitere en række møder med Udviklingsrådet og initiere samarbejder med øvrige interessenter i byen med henblik på at få igangsat forskellige initiativer og sikre handling ”her og nu”. Samarbejdet med BIDdanmark forventes at forløbe frem til sommeren 2021.
Det forventes, at Rådgiver i samarbejde med BIDdanmark sikrer, at der skabes sammenhæng og synergi mellem Rådgivers og BIDdanmarks initiativer i forbindelse med Midtbyplanen.
Hedensted Avis
Hedensted Kommune samarbejder desuden med Hedensted Avis, som har stort fokus på udvikling af Hedensted Midtby og gerne vil følge processen tæt og bidrage til kommunikation med borgere i Hedensted og omegn. Kommunikation i forbindelse med Midtbyplanen varetages af Hedensted Kommune.
3.3. Inddragelse
For at sikre bredt ejerskab og forankring til Midtbyplanen forventes i forbindelse med udarbejdelse af Midtbyplanen løbende inddragelse af bl.a. følgende aktører:
- Borgere fra Hedensted by samt byens opland
- Lokalråd i oplandet
- Foreningsliv og diverse borgergrupper:
o Eksempelvis: Idrætsforeninger, kulturforeninger, ældresagen, borgergruppen for Trykkeriparken, menighedsrådet, Lions Club mf.
- Skoler, ungdomsskole og institutioner
- Handelstandsforeningen
- Erhvervsdrivende
- Nuværende og potentielle investorer
- Potentielle tilflyttere
4. Proceslinje og opgavens omfang
Udarbejdelse af Midtbyplanen skal være afsluttet primo juni 2021 og processen frem til godkendelse af Midtbyplanen forløber overordnet set i 4 faser som vist i nedstående proceslinje. Proceslinjen er også vedhæftet som bilag. (Bilag 1)
Fasernes overordnede indhold, som Rådgiver forventes at arbejde med, er herunder beskrevet sammen med Rådgivers Leverancer for hver fase.
4.1. Fase 1 – OPSTART
Overordnet indhold:
- Projektets opstarts- og planlægningsfase
- Det fælles fundament for opgaven skabes
- Rådgiver indføres i grundlagsmateriale
- Afklaring af roller, ansvarsområder og opgavefordeling
- Detailplanlægning af proces, mødedatoer mv.
Leverance 1 – Procesplan:
Rådgiver skal udarbejde procesplan for processen frem til godkendelse i juni 2021 i samarbejde med Styregruppe og Projektgruppe. Procesplanen er en detaljering af Rådgivers tilbud, og skal på overskuelig vis tydeliggøre, hvordan Rådgiver konkret planlægger processen med udarbejdelse af Midtbyplanen.
Rådgivers procesplan skal tage udgangspunkt i de månedlige Styregruppemøder vist i ovenstående proceslinje, og vise det overordnede indhold på disse møder. Procesplanen skal ligeledes tage højde for den politiske godkendelse afslutningsvist i forløbet, og samtidig skal planen vise hvordan og hvornår, Rådgiver planlægger at inddrage borgere og interessenter i arbejdet med Midtbyplanen.
Det er essentielt, at den planlagte proces er med til at:
- sikre fremdrift og gennemsigtighed gennem hele forløbet
- sikre brugbart output som kan anvendes direkte i arbejdet med Midtbyplanen
- fremme helhedsorienterede og innovative løsninger for midtbyen
- via meget høj grad af inddragelse sikre at borgere og interessenters ønsker og behov bliver drivende for Midtbyplanen
Deadline for leverance 1 er medio oktober 2020.
4.2. Fase 2 - VISION
Overordnet indhold:
- Projektets visionsfase, hvor en langsigtet og fleksibel visionen for Hedensted midtby udarbejdes
- Geografisk afgrænsning af Midtbyen fastlægges her, som en vigtig forudsætning for visionsarbejdet
Leverance 2 – Visionskatalog:
Rådgiver skal i samarbejde med Styregruppe og Projektgruppe udarbejde visionskatalog, der redegør for, hvad Hedensted Midtby skal udvikle sig til. Visionskataloget skal tage afsæt i eksisterende grundlagsmateriale og skal pege frem mod udarbejdelsen af hovedgreb for midtbyen. I kataloget skal visionerne for Hedensted Midtby kommunikeres tydeligt, enkelt og letforståeligt - gerne diagrammatisk med korte forklarende tekster.
Deadline for leverance 2 er medio december 2020.
4.3. Fase 3 - HOVEDGREB
Overordnet indhold:
- Projektets udviklingsfase, hvor hovedgreb for Midtbyplanen fastlægges
Leverance 3 – Hovedgreb:
Rådgiver skal med input fra Styregruppe og Projektgruppe udarbejde et katalog, der på konceptniveau redegør for Midtbyplanens Hovedgreb. Hovedgreb(ene) skal tage afsæt i visionskataloget og skal pege frem mod en konkret Midtbyplan. I kataloget skal hovedgrebene for Hedensted Midtby kommunikeres tydeligt, enkelt og letforståeligt - gerne diagrammatisk med korte forklarende tekster.
Deadline for leverance 3 er primo april 2021.
4.4. Fase 4 – MIDTBYPLAN
Overordnet indhold
- Projektets konkretiserings- og færdiggørelsesfase
- Vision og hovedgreb konkretiseres til en ambitiøs Midtbyplan
- For at sikre, at den færdige Midtbyplan er handlekraftig, arbejdes med realisering af Midtbyplanen gennem en principiel tidsplan for fremtidige handlinger for realisering
Leverance 4: Midtbyplan
Rådgiver skal med input fra Styregruppe og Projektgruppe udarbejde en Midtbyplan for Hedensted. Midtbyplanen skal sikre en ambitiøs og koordineret udvikling af Hedensted Midtby og samtidig være handlingsorienteret og robust. Yderligere krav til Midtbyplanen er beskrevet under pkt. 2. Formål.
Midtbyplanen er en konkretisering af vision og hovedgreb og skal pege på konkrete handlinger for realisering jf. leverance 5. Midtbyplanen skal kommunikeres tydeligt, enkelt og letforståeligt og skal indeholde tegningsmateriale og visualiseringer, der illustrerer Midtbyplanens indhold.
Deadline for leverance 4 er primo juni 2021.
Leverance 5: Principiel tidsplan
Rådgiver skal i samarbejde med Styregruppe og Projektgruppe udarbejde en principiel tidsplan for realisering af Midtbyplanen. Tidsplanens starttidspunkt er umiddelbart efter Midtbyplanens godkendelse. Tidsplanen skal pege på et eller flere åbningstræk, som kan igangsættes umiddelbart efter godkendelse af Midtbyplanen. Dernæst skal tidsplanen redegøre for konkrete projekter for realisering af Midtbyplanen, der kan igangsættes på strategiske tidspunkter, samt prioritere rækkefølgen for igangsættelse af disse.
Kommunens årlige budgetforhandlinger indtænkes i tidsplanen forud for konkrete igangsættelser. Deadline for leverance 5 er primo juni 2021.
4.5. Løbende 1:1 afprøvninger
Rådgiver skal som en del af processen planlægge en række 1:1 afprøvninger, der løbende igangsættes på strategiske tidspunkter i processen. Afprøvningerne skal evalueres, og resultaterne skal bruges aktivt i udarbejdelse af Midtbyplanen. Afprøvningerne planlægges i samarbejde med Styregruppe, Udviklingsråd og BIDdanmark. Der er afsat et særskilt beløb til afprøvningerne, som er udenfor rådgivers honorar.
4.6. Mødedeltagelse
Styregruppemøder
Dialogen med Styregruppen er central for Midtbyplanens retning og indhold. Rådgiver forventes derfor i samarbejde med Projektgruppe at forberede samt at deltage i de månedlige styregruppemøder gennem hele projektperioden.
Projektgruppemøder
I opstartsfasen forventes Rådgiver at deltage i et længerevarende projektgruppemøde, hvor Rådgiver indføres i grundlagsmateriale mv. Rådgiver vurderer behovet for afholdelse af yderligere projektgruppemøder ud fra betragtninger om, hvornår og hvor ofte dette vil gavne processen. Planlægning af projektgruppemøder kan indgå i Rådgivers procesplan eller aftales løbende efter behov.
Politiske møder
Rådgiver forventes at deltage på et Byrådsmøde ved aflevering af projektet, hvor Rådgiver præsenterer den færdige Midtbyplan forud for den formelle godkendelse i Byrådet.
Ydermere forventes Rådgiver at levere nødvendigt proces- og statusmateriale i forbindelse med Projektgruppens løbende orientering af Byråd og Politiske Udvalg mv. Disse leveringer er af mindre omfang
og tager udgangspunkt i det materiale, Rådgiver i forvejen producerer i forbindelse med projektets leverancer.
5. Procedure for tilbudsindhentning
5.1. Udsendelse af materiale
Materialet sendes d. 14. august 2020 til tilbudsgiverne. Materialet, der danner grundlag for afgivelse af tilbud, består af nærværende opfordringsbrev samt bilag 1-3 (jf. pkt. 11).
5.2. Afgivelse af tilbud
Tilbudsgiver skal udarbejde et tilbud i form af en opgavebeskrivelse og en kompetencebeskrivelse.
Opgavebeskrivelsen skal redegøre for Tilbudsgivers tilgang til løsning af opgaven. Opgavebeskrivelsen må maksimalt udgøre 8 A4 sider inkl. illustrationer og diagrammer. Xxxxx ud over dette vil ikke indgå i vurderingen. Opgavebeskrivelsen skal indeholde et overordnet bud på procesplan, herunder de påtænkte inddragelsesaktiviteter.
Kompetencebeskrivelsen skal redegøre for projektteamets faglige kompetencer og erfaringer, herunder referenceprojekter. Kompetencebeskrivelsen skal understøttes af CV’er på de personer, der primært skal udføre opgaven, samt et aktivitetsskema, der angiver det forudsatte antal projekttimer for de tilbudte CV'er, opgjort for hver af de enkelte tilbudte aktiviteter. Kompetencebeskrivelsen må maksimalt udgøre 4 A4 sider ekskl. CV’er og aktivitetsskema. Der på maksimalt afleveres 6 CV’er, og hvert CV må maksimalt udgøre 1 A4 side. Aktivitetsskemaet må maksimalt udgøre 1 A4 side.
Tilbuddet skal præsenteres på Styregruppemøde, som afholdes d. 10. september 2020 kl. 17:30-21:20. Det præcise tidspunkt for de enkelte præsentationer aftales nærmere. Præsentationen af tilbuddet skal være på max. 20 minutter, og herefter vil der være afsat 10 minutter til afklarende spørgsmål.
Til præsentationen skal Tilbudsgiver udarbejde præsentationsmateriale (Power Points el. lign), der opsummerer opgave- og kompetencebeskrivelse. Præsentationsmateriale skal sammen med opgavebeskrivelse og kompetencebeskrivelse sendes senest den 7. september 2020 kl. 12 til Xxxx- Xxxxx.Xxxxxxxx@Xxxxxxxxx.xx. Det afleverede præsentationsmateriale udgør sammen med opgave- og kompetencebeskrivelse tilbuddet, og der kan ikke afleveres supplerende materiale. Styregruppen vil inden præsentationsmødet den 10. september 2020 have modtaget alt tilbudsmaterialet.
Hedensted Kommune forventer – hvis muligt – at det er det team, der skal løse opgaven ved en eventuel tildeling af rådgiveraftalen, der står for præsentationen på mødet.
6. Valg af rådgiver
Denne tilbudsindhentning gennemføres som en omvendt licitation. Den økonomiske ramme angivet i pkt. 7 udgør det faste honorar, som den Tilbudsgiver, der tildeles opgaven, vil oppebære. Der konkurreres således
ikke på pris, men derimod ønsker Hedensted Kommune at opnå den bedst mulige løsning inden for den økonomiske ramme.
Tildeling af aftalen vil ske til den Tilbudsgiver, der efter Ordregivers vurdering tilbyder den samlet set bedst mulige løsning, hvorved forstås et team med de relevante faglige kompetencer og erfaringer, der fuldt ud dækker opgaven (jf. nedenstående); samt en gennemarbejdet opgavebeskrivelse og en gennemførlig procesplan, der viser, at opgaven er forstået.
I vurderingen af de indkomne tilbud vil der blive lagt vægt på:
• Faglige kompetencer og erfaring
Der lægges vægt på faglige kompetencer og erfaring fra varetagelse af tidligere roller og ansvar ved sammenlignelige opgaver inden for:
▪ Proces og formidling
▪ Samskabelse og innovation
▪ Inddragelse og sikring af bredt ejerskab
▪ Bystrategisk rådgivning
▪ Byudvikling
• Proces og strategi
Der lægges vægt på:
▪ at opgavebeskrivelse og procesplan sandsynliggør, at der sammen med Styregruppe, Udviklingsråd, investorer og andre interessenter kan skabes en helhedsorienteret og innovativ Midtbyplan, som samtidig er handlingsorienteret og robust og tager udgangspunkt i Hedensteds DNA.
▪ at aktivitetsskemaet sandsynliggør, at procesplanen kan følges inden for den fastlagte økonomiske ramme, jf. pkt. 7.
Efter styregruppemødet d. 10. september 2020 vil der blive foretaget en samlet vurdering.
Hedensted Kommune forbeholder sig retten til at føre afklarende drøftelser såvel som forhandlinger med hver Tilbudsgiver, inden afgørelse om tildeling af rådgiveraftalen træffes.
Alle tilbudsgivere vil blive underrettet samtidigt og hurtigst muligt om, hvilken afgørelse der er truffet.
7. Økonomisk ramme
Det samlede honorar for opgaven er på 400.000 kr. ekskl. moms. Honoraret skal dække samtlige omkostninger forbundet med opgaveløsningen herunder udgifter til kørsel og tryk.
8. Spørgsmål
Eventuelle spørgsmål til materialet eller processen kan rettes skriftligt til Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx på Xxxx- Xxxxx.Xxxxxxxx@Xxxxxxxxx.xx. Spørgsmål skal stilles senest d. 28. august 2020 kl. 12:00.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt og hurtigst muligt, efter at de er modtaget. Såvel spørgsmål som svar vil blive sendt til alle tilbudsgivere i anonymiseret form.
9. Kontaktoplysninger
Ordregiver er:
Hedensted Kommune Xxxxx Xxxxx Vej 8 8722 Hedensted
Kontaktperson: Xxxx-Xxxxx Xxxxxxxx: Xxxx-Xxxxx.Xxxxxxxx@Xxxxxxxxx.xx
10. Forventet tidsplan for proces for tilbudsindhentning
14/8-2020: Materialet udsendes til tilbudsgiverne 28/8-2020 kl. 12:00: Frist for at stille spørgsmål
7/9-2020 kl. 12:00: Præsentationsmaterialet sendes til Xxxx-Xxxxx.Xxxxxxxx@Xxxxxxxxx.xx
10/9-2020: Præsentationsmøder
14/9-2020: Forventet tilbagemelding til tilbudsgiverne
Medio september 2020: Aftaleunderskrivelse og opstartsmøde med projektgruppe
11. Bilag
Bilag 1: Proceslinje
Bilag 2: Udkast til kontrakt baseret på ABR Forenklet Bilag 3: Xxxxxxxx til støtteerklæring