DATABEHANDLERAFTALE

DATABEHANDLERAFTALE

Mellem Randers kommune

Laksetorvet 8900 Randers C

XXX.xx. 29189668

(herefter ”Kommunen”) og

Firmanavn Adresse Postnr. og by XXX.xx.

(herefter ”Leverandøren”)

er der indgået nedenstående databehandleraftale (herefter ”Aftalen”) om Leverandørens behandling af personoplysninger på vegne af Kommunen:

1. Generelt

1.1 Aftalen vedrører Leverandørens forpligtelse til at efterleve de sikkerhedskrav, som fremgår af Lov nr. 429 af 31/05/2000 med senere ændringer om behandling af personoplysninger (Persondataloven) § 42, jf. § 41, stk. 3-5. Kravene er beskrevet i:

(i) Bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning (Sikkerhedsbekendtgørelsen).

(ii) Vejledning nr. 37 af 02/04/2001 til bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning (Sikkerhedsvejledningen).

1.2 Den 25. maj 2018 erstattes Persondataloven af Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (herefter Databeskyttelsesforordningen) således, at Aftalens pkt. 1.1 (i) – (ii) herefter erstattes med Databeskyttelsesforordningen.

1.3 I Aftalen er indarbejdet de krav, som såvel Persondataloven som de kommende regler i Databeskyttelsesforordningen stiller til databehandleraftaler.

1.4 Leverandøren skal behandle personoplysninger i overensstemmelse med god databehandlingsskik, jf. de til enhver tid gældende regler og forskrifter for behandling af personoplysninger.

2. Formål

2.1 Leverandøren behandler i medfør af aftale med Kommunen ”klinisk ernæring og sonder” fra den XX.XX.XX. (herefter ”Hovedaftalen”) personoplysninger for Kommunen, hvor Leverandørens behandlinger og formålet med behandlingerne er beskrevet.

3. Kommunens rettigheder og forpligtelser

3.1 Kommunen er dataansvarlig for de personoplysninger, som Kommunen instruerer Leverandøren om at behandle. Kommunen har ansvaret for, at de personoplysninger, som Kommunen instruerer Leverandøren om at behandle, må behandles af Leverandøren, herunder at behandlingen er nødvendig og saglig i forhold til Kommunens opgavevaretagelse.

3.2 Kommunen har de rettigheder og forpligtelser, som er givet en dataansvarlig i medfør af lovgivningen, jf. Aftalens pkt. 1.1 og 1.2.

4. Leverandørens forpligtelser

4.1 Leverandøren er databehandler for de personoplysninger, som Leverandøren behandler på vegne af Kommunen, jf. pkt. 6 og bilag 3. Leverandøren har som databehandler de forpligtelser, som er pålagt en databehandler i medfør af lovgivningen, jf. Aftalens pkt. 1.1 og 1.2.

4.2 Leverandøren behandler alene de overladte personoplysninger efter instruks fra Kommunen, jf. pkt. 6 og bilag 3, og alene med henblik på opfyldelse af Hovedaftalen.

4.3 Leverandøren skal fra 25. maj 2018 løbende føre en fortegnelse over behandlingen af personoplysninger samt en fortegnelse over alle sikkerhedsbrud.

4.4 Leverandøren skal sikre personoplysningerne via tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som beskrevet i Sikkerhedsbekendtgørelsen og Sikkerhedsvejledningen (frem til 25. maj 2018) og Databeskyttelsesforordningen (fra 25. maj 2018), jf. bilag 1 – Sikkerhed.

4.5 Leverandøren skal på opfordring fra Kommunen hjælpe med at opfylde Kommunens forpligtelser i forhold til den registreredes rettigheder, herunder besvarelse af anmodninger fra borgere om indsigt i egne oplysninger, udlevering af borgerens oplysninger, rettelse og sletning af oplysninger, begrænsning af behandling af borgerens oplysninger, samt Kommunens forpligtelser i forhold til underretning af den registrerede ved sikkerhedsbrud, fra 25. maj 2018 i medfør af Databeskyttelsesforordningens kap. III samt artikel 34.

4.6 Leverandøren skal fra 25. maj 2018 hjælpe Kommunen med at efterleve dennes forpligtelser efter Databeskyttelsesforordningens artikel 32-36.

4.7 Leverandøren garanterer fra 25. maj 2018 at levere tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at implementere passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger sådan, at Leverandørens behandling af Kommunens personoplysninger opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder.

4.8 Leverandøren er forpligtet til at oplyse med præcise adresseangivelser, hvor Kommunens personoplysninger opbevares, jf. bilag 2. Leverandøren skal ajourføre oplysningerne over for Kommunen ved enhver ændring.

4.9 Hvis Leverandøren er etableret i en anden EU-medlemsstat, skal Leverandøren frem til 25. maj 2018 ligeledes overholde de bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den pågældende medlemsstat.

5. Underleverandør (underdatabehandler)

5.1 Ved underdatabehandler forstås en underleverandør, til hvem Leverandøren har overladt hele eller dele af den behandling, som Leverandøren foretager på vegne af Kommunen.

5.2 Leverandøren har ret til at anvende andre underdatabehandlere end dem, som er angivet i bilag 2, til at behandle de personoplysninger, som Kommunen har overladt til Leverandøren i medfør af Hovedaftalen. Leverandøren skal ajourføre oplysninger om underdatabehandlere i bilag 2 ved enhver ændring. Kommunen kan ikke nægte at godkende tilføjelse eller udskiftning af en underdatabehandler medmindre, der foreligger en konkret saglig begrundelse herfor.

5.3 Hvis Leverandøren overlader behandlingen af personoplysninger, som Kommunen er

dataansvarlig for, til underdatabehandlere, skal Leverandøren indgå en skriftlig (under)databehandleraftale med underdatabehandleren.

5.4 Underdatabehandleraftalen, jf. pkt. 5.3, skal pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som Leverandøren er pålagt efter Aftalen, herunder, at underdatabehandleren fra 25. maj 2018 garanterer at kunne levere tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at kunne implementere de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger således, at underdatabehandlerens behandling opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder.

5.5 Når Leverandøren overlader behandlingen af personoplysninger, som Kommunen er dataansvarlig for, til underdatabehandlere, har Leverandøren over for Kommunen ansvaret for underdatabehandlernes overholdelse af disses forpligtelser, jf. pkt. 5.3.

5.6 Kommunen kan til enhver tid forlange dokumentation fra Leverandøren for eksistensen og indholdet af underdatabehandleraftaler for de underdatabehandlere, som Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af sine forpligtelser over for Kommunen.

5.7 Al kommunikation mellem Kommunen og underdatabehandleren sker via Leverandøren.

6. Instrukser

6.1 Leverandørens behandling af personoplysninger på vegne af Kommunen sker udelukkende efter dokumenteret instruks, jf. bilag 3. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at eventuelle underdatabehandlere, jf. pkt 5.3, får tilsendt Kommunens instruks, jf. bilag 3.

6.2 Leverandøren giver fra 25. maj 2018 omgående besked til Kommunen, hvis en instruks efter Leverandørens vurdering er i strid med lovgivningen, jf. pkt. 1.2.

7. Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

7.1 Leverandøren skal frem til 25. maj 2018, jf. bilag 1, træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger:

(i) tilintetgøres, mistes, ændres eller forringes,

(ii) kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges, eller

(iii) i øvrigt behandles i strid med lovgivningen, jf. pkt. 1.1.

7.2 Leverandøren skal fra 25. maj 2018, jf. bilag 1, iværksætte alle sikkerhedsforanstaltninger, der kræves for at sikre et passende sikkerhedsniveau.

7.3 Leverandøren skal mindst en gang årligt gennemgå sine interne sikkerhedsforskrifter og retningslinjer for behandlingen af personoplysninger med henblik på at sikre, at de fornødne sikkerhedsforanstaltninger til stadighed er iagttaget, jf. pkt. 7.1 og 7.2, samt bilag 1.

7.4 Leverandøren samt dennes ansatte er underlagt forbud mod at skaffe sig oplysninger af

enhver art, som ikke har betydning for udførelsen af den pågældendes opgaver.

7.5 Leverandøren har pligt til at instruere de ansatte, der har adgang til eller på anden måde varetager behandling af Kommunens personoplysninger, om Leverandørens forpligtelser, herunder bestemmelserne om tavshedspligt og fortrolighed, jf. pkt 9.

7.6 Leverandøren er forpligtet til straks at underrette Kommunen om ethvert sikkerhedsbrud samt ved (i)enhver anmodning om videregivelse af personoplysninger omfattet af Aftalen fra en myndighed,

medmindre orienteringen af Kommunen er eksplicit forbudt ved lov, f.eks. i medfør af regler,

der har til formål at sikre fortroligheden af en retshåndhævende myndigheds efterforskning,

(ii) anden manglende overholdelse af Leverandørens, samt eventuelle underdatabehandleres forpligtelser

uanset, om dette sker hos Leverandøren eller hos en underdatabehandler.

7.7 Leverandøren må ikke hverken offentligt eller til tredjeparter kommunikere om sikkerhedsbrud, jf. pkt 7.6, uden forudgående skriftlig aftale med Kommunen om indholdet af en sådan kommunikation, medmindre Leverandøren har en retlig forpligtelse til sådan kommunikation.

8. Overførsler til andre lande

8.1 Leverandørens overførsel af personoplysninger til lande, der ikke er medlem af EU (tredjelande), f.eks. via en cloudløsning eller en underdatabehandler, skal ske i overensstemmelse med Kommunens instruks herfor, jf. bilag 3.

8.2 Ved overførsel til tredjelande er Leverandøren og Kommunen i fællesskab ansvarlige for, at der foreligger et gyldigt overførselsgrundlag.

8.3 Hvis Kommunens personoplysninger overføres til en EU-medlemsstat, er det frem til 25. maj 2018 Leverandørens ansvar, at de til enhver tid gældende bestemmelser om sikkerhedsforanstaltninger, som er fastsat i lovgivningen i den pågældende medlemsstat, overholdes.

9. Tavshedspligt og fortrolighed

9.1 Leverandøren er - under og efter Hovedaftalens ophør - pålagt fuld tavshedspligt omkring alle oplysninger, denne bliver bekendt med gennem samarbejdet. Aftalen indebærer, at tavshedspligtsbestemmelserne i straffelovens §§ 152-152f, jf. straffelovens § 152a, finder anvendelse.

9.2 Leverandøren skal fra 25. maj 2018 sikre, at alle, der behandler oplysninger omfattet af Aftalen, herunder ansatte, tredjeparter (f.eks. en reparatør) og underdatabehandlere, forpligter sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

10. Kontroller og erklæringer

10.1 Leverandøren er forpligtet til uden ugrundet ophold at give Kommunen nødvendige oplysninger til, at Kommunen til enhver tid kan sikre sig, at Leverandøren overholder de krav, der følger af denne Aftale.

10.2 Kommunen, en repræsentant for Kommunen eller dennes revision (såvel intern som ekstern)

har adgang til at foretage inspektioner og revision hos Leverandøren, få udleveret dokumentation, herunder logs, stille spørgsmål m.v. med henblik på at konstatere, at Leverandøren overholder de krav, der følger af denne Aftale.

10.3 Leverandøren skal én gang årligt vederlagsfrit til Kommunen fremsende en erklæring om overholdelse af denne Aftale. Erklæringen skal udarbejdes i overensstemmelse gældende, anerkendte branchestandarder på området som f.eks. ISAE 3000 eller ISAE 3402 type 2 og skal omfatte både Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres databehandling. Den første erklæring skal foreligge 12 måneder efter Hovedaftalens indgåelse.

10.4 I tilfælde af, at Kommunen og/eller relevante offentlige myndigheder, særligt Datatilsynet, ønsker at foretage en inspektion af de ovennævnte foranstaltninger i henhold til denne aftale, forpligter Leverandøren og Leverandørens underleverandører sig til uden yderligere omkostninger for Kommunen at stille tid og ressourcer til rådighed herfor.

11. Ændringer i Aftalen

11.1 Kommunen kan til enhver tid, med et forudgående varsel på mindst 30 dage, foretage ændringer i Aftalen og instruksen, jf. bilag 3. Ændringsprocessen og omkostningerne aftales skriftligt mellem Kommunen og Leverandøren i Hovedaftalen. Leverandøren skal ved sådanne ændringer uden ugrundet ophold sikre, at underdatabehandlerne tillige forpligtes af ændringerne.

11.2 I det omfang ændringer i lovgivningen, jf. pkt 1.1 og 1.2, eller tilhørende praksis, giver anledning til dette, er Kommunen med et varsel på 30 dage og uden at dette medfører krav om betaling fra Leverandøren, berettiget til at foretage ændringer i Aftalen.

12. Sletning af data

12.1 Kommunen træffer beslutning om, hvorvidt der skal ske sletning eller tilbagelevering af personoplysningerne efter, at behandlingen af personoplysningerne er ophørt i medfør af Hovedaftalen.

12.2 Kommunen skal senest 30 dage inden Hovedaftalens ophør skriftligt meddele Leverandøren, hvorvidt alle personoplysningerne skal slettes eller tilbageleveres til Kommunen. I det tilfælde, hvor personoplysningerne tilbageleveres til Kommunen, skal Leverandøren ligeledes slette eventuelle kopier. Leverandøren skal sikre, at eventuelle underdatabehandlere ligeledes efterlever Kommunens meddelelse.

12.3 Leverandøren skal fremsende dokumentation for, at den påkrævede sletning, jf. pkt. 12.2, er foretaget.

12.4 Leverandøren skal foretage den påkrævede sletning, jf. pkt. 12.2, i henhold til etablerede internationale standarder for sletning, f.eks. NIST 800-88.

13. Misligholdelse og tvistigheder

13.1 Misligholdelse og tvistigheder er reguleret i Hovedaftalen.

14. Erstatning og forsikring

14.1 Erstatnings- og forsikringsspørgsmål er reguleret i Hovedaftalen.

15. Ikrafttræden og varighed

15.1 Aftalen indgås ved begge parters underskrift og løber indtil ophør af Hovedaftalen.

16. Formkrav

16.1 Aftalen skal foreligge skriftligt, herunder elektronisk, hos Kommunen og Leverandøren.

For Randers Kommune For Leverandøren

Dato Dato

Bilag:

Bilag 1 – Sikkerhed

Bilag 2 – Oplysninger om lokationer for behandling og underleverandører (underdatabehandlere) Bilag 3 – Instruks

Bilag 1 – Sikkerhed

1. Indledning

Dette bilag indeholder en beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som Leverandøren i medfør af Aftalen har ansvar for at gennemføre, overholde og sikre overholdelse af hos dennes underdatabehandlere, som er angivet i bilag 2.

2. Sikkerhedskrav indtil 25. maj 2018

Leverandøren gennemfører følgende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der opfylder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsen og tilhørende praksis.

Foranstaltningerne gennemføres for at undgå, at personoplysninger:

• tilintetgøres, mistes, ændres eller forringes,

• kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges,

• eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen, jf. Aftalens pkt. 1.1

Generelle sikkerhedsforanstaltninger

[Her beskriver Leverandøren, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 2 om interne sikkerhedsbestemmelser, instrukser, retningslinjer for Leverandørens tilsyn og ajourføring, instruktion, fysisk sikring samt sikkerhed ved reparation, service, kassation af medier mv.]

Autorisation og adgangskontrol

[Her beskriver Leverandøren, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 2, samt hvis relevant kap. 3, om autorisationer og adgangskontrol]

Inddatamateriale som indeholder personoplysninger

[Her beskriver Leverandøren, hvis relevant, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 2 om håndtering af inddatamateriale]

Uddatamateriale som indeholder personoplysninger

[Her beskriver Leverandøren, hvis relevant, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 2 om håndtering af uddatamateriale]

Eksterne kommunikationsforbindelser

[Her beskriver Leverandøren, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 2 om eksterne kommunikationsforbindelser. Hjælp til udfyldelse kan findes i Datatilsynets it-sikkerhedstekster: xxxxx://xxx.xxxxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxx/xx-xxxxxxxxxxxxxxxxx/]

Kontrol med afviste adgangsforsøg

[Her beskriver Leverandøren, hvis relevant, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 3 om kontrol med afviste adgangsforsøg]

Logning

[Her beskriver Leverandøren, hvis relevant, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 3 om logning]

Hjemmearbejdspladser

Leverandørens behandling af personoplysninger sker helt eller delvist ved anvendelse af hjemmearbejdspladser:

🞏 Ja

🞏 Nej

[Her beskriver Leverandøren, hvordan Leverandøren overholder kravene i Sikkerhedsbekendtgørelsens kap. 2 om retningslinjer for hjemmearbejdspladser mv.]

Sikkerhedskrav fra 25. maj 2018

Leverandøren gennemfører følgende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de aftalte behandlinger, jf. Instruks (bilag 3), og som dermed opfylder Databeskyttelsesforordningens artikel 32.

Foranstaltningerne fastlægges ud fra overvejelser om:

1. Hvad der kan lade sig gøre rent teknisk

2. Implementeringsomkostningerne

3. Den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål, jf. Instruksen (bilag 3)

4. Konsekvenserne for borgerne ved et sikkerhedsbrud

5. Den risiko, der er forbundet med behandlingerne, herunder risikoen for:

a) tilintetgørelse af oplysningerne

b) tab af oplysningerne

c) ændring af oplysningerne

d) uautoriseret videregivelse af oplysningerne

e) uautoriseret adgang til oplysningerne

Bilag 2 – Oplysninger om lokationer for behandling og underleverandører (underdatabehandlere)

1. Lokation(er) for behandlingen [Her opregner Leverandøren, de steder, hvor Kommunens personoplysninger opbevares/behandles.]

2. Underdatabehandlere [Her angiver Leverandøren navn, adresse, cvr-nummer m.m. på underdatabehandlere, som er godkendt af Kommunen, jf. pkt. 5.2 i Aftalen.]

Bilag 3 – Instruks

Instruks

Kommunen instruerer hermed Leverandøren om at foretage behandling af Kommunens oplysninger til brug for levering af klinisk ernæring og sonder, jf. Hovedaftale [titel og dato eller anden entydig identifikation].

Overlader Leverandøren behandling af Kommunens oplysninger til underdatabehandlere, er Leverandøren ansvarlig for at indgå skriftlige (under)databehandleraftaler med disse, jf. Aftalens pkt 5.3. Leverandøren er ansvarlig for, at Kommunens instruks fremsendes til eventuelle underdatabehandlere.

1.1 Behandlingens formål

Behandling af Kommunens oplysninger sker i henhold til formålet i Hovedaftalen. Leverandøren må ikke anvende oplysningerne til andre formål.

Oplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Kommunen.

1.2 Generel beskrivelse af behandlingen

Modtagelse af bevillinger samt anden korrespondance fra Kommunen, og opbevaring af oplysninger indtil 18 mdr. efter ophør af Hovedaftalen.

1.3 Typen af personoplysninger

Behandlingerne indeholder personoplysninger i de nedenfor afkrydsede kategorier. Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres niveau for behandlingssikkerhed bør afspejle oplysningernes følsomhed, jf. bilag 1.

Almindelige personoplysninger (indtil 25. maj 2018, jf. Persondatalovens § 6, fra 25. maj 2018, jf.

Databeskyttelsesforordningens artikel 6) X Almindelige personoplysninger

Følsomme personoplysninger (indtil 25. maj 2018, jf. Persondatalovens § 7, fra 25. maj 2018, jf.

Databeskyttelsesforordningens artikel 9): Racemæssig eller etnisk baggrund Politisk overbevisning

Religiøs overbevisning Filosofisk overbevisning

Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

X Helbredsforhold, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.

Seksuelle forhold

Oplysninger om enkeltpersoners rent private forhold (indtil 25. maj 2018, jf. Persondatalovens § 8, fra

25. maj 2018, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6 og 9):

Strafbare forhold

Væsentlige sociale problemer

Andre rent private forhold, som ikke er nævnt ovenfor:

Oplysninger om cpr-nummer (indtil 25. maj 2018, jf. Persondatalovens § 11, fra 25. maj 2018, eventuelt national lovgivning, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 87)

X CPR-numre

1.4 Kategorier af registrerede

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede (f.eks. borgere, elever, kontanthjælpsmodtagere m.m.):

A) Borgere