INTRODUKTION
Betingelser for Certificering af Ledelsessyste- mer /FPC
INTRODUKTION
Nedenstående betingelser (herefter ”Betingel- serne”) vedrører og gælder for auditerings- og certificeringsvirksomhed Intertek DIC A/S, XXX.xx. 20 29 20 40 (herefter ”Intertek”).
Intertek har aftaler med nøje udvalgte certifice- rende organer i hele verden.
Reglerne er generelle, da auditering og certifice- ring af virksomheder og organisationer sker i forhold til den/de standarder, der fremgår af til- buddet til kunden. Akkreditering /ikke-akkredite- ringer fremgår af certifikatet /bilag.
Tillægsregler for certificering af GMP+ og MSC/ASC er specielt nævnt i afsnit 8 og 9. Der- udover udfører Intertek også 2. parts audits og leverandør-audits.
Intertek tilbyder 3 former for certificering:
1 Akkrediteret certificering, hvor Intertek ind- går en juridisk gældende aftale med kunden.
2 Akkrediteret certificering gennem samar- bejdspartnere, hvor Intertek sikrer, at der er en juridisk gældende aftale mellem samar- bejdspartneren og kunden (se afsnit 10).
3 Uakkrediteret certificering.
Vor certificering omfatter virksomhedens system eller FPC (Factory Production Control) herefter kaldet ”System” for de produkter og tjenester, som virksomheden varetager. Alle virksomheder/ organisationer etc. har på samme vilkår adgang til de tjenester, vi tilbyder ved certificering af sy- stemer.
I forholdet mellem Intertek og Kunden gælder Betingelserne og det til Kunden fremsendte til- bud. Det fremgår af tilbuddet, hvilke ydelser fra Intertek, der er indgået aftale om.
Ved bestilling af certificering anses den ansø- gende virksomhed/organisation (Kunden) for at have accepteret Betingelserne.
Detaljer omkring Intertek’s auditproces er til- gængelig på Intertek’s hjemmeside. xxxx://xxx.xxxxxxxx.xxx/xxxxxxxxx-xxxxx- tion/seven-steps-certification-wp
1 CERTIFIKAT
1.1 Certifikat udfærdiges til Kunden, når det gennem auditering er verificeret, at Kundens system er i overensstemmelse med de i be- stillingen/tilbuddet angivne standarder eller forskrifter, samt at Kunden forpligter sig til at følge disse regler. Normalt udfærdiges certifikatet i original på dansk alternativt en- gelsk.
1.2 Certifikatets gyldighed kan, bl.a. afhængig af systemet, begrænses til visse virksomheds- eller produktområder, afdelinger etc. hos Kunden. Certifikatet må ikke overdrages til andre virksomheder /organisationer.
1.3 Certifikatet gælder i en treårsperiode fra ud- stedelse under forudsætning af, at kravene i Intertek’s regler for certificering af systemer, samt kravene iht. gældende standarder eller forskrifter opfyldes. Med resultaterne fra gennemførte opfølgende auditeringer, som baggrund, bedømmes forudsætningerne re- gelmæssigt, og der træffes beslutning om fortsat gyldighed for certifikatet. Hvert tredje år opsummeres disse bedømmelser og en totalbedømmelse foretages. På enkelte stan- darder (EN 1090/ISO 3834) gælder certifika- tet så længe der ved opfølgende auditerin- ger træffes beslutning om forsat gyldighed.
1.4 Certificering iht. standarder eller forskrifter hindrer ikke, at myndigheder foretager in- spektion og tilsyn, der kan indebære at myn- dighederne efter behov kan gribe ind med tvangsmidler.
Den certificerede organisation (Kunden) har ret til i sin markedsføring eller i anden ekstern kom- munikation at udnytte det faktum, at certifice- ring har fundet sted. Budskabet skal dog udfor- mes så det ikke kan opfattes som, at leverede produkter eller tjenester er certificeret. Derfor må Interteks certificeringslogo ikke sættes på
produkter eller emballager – heller ikke på prø- verapporter eller kalibreringsbeviser. Se nær- mere i efterfølgende oversigt.
1* Kan være et produkt i en individuel indpak- ning, kasse, container. Gælder også for prøver, analyser og kalibreringsrapporter
2* Kan være en emballage/karton eller lign. som ikke når frem til slutbrugeren
3* Anvendes tilsammen med en tydelig beskri- velse af typen f.eks. "dette produkt er fremstillet i en virksomhed, hvis kvalitets-/miljøsystem er certificeret iht. ISO 9001/14001”
4* Beskrivelsen skal indeholde reference til
1) identifikation (f.eks. mærke eller navn) af den certificerede kunde
2) type af system (f.eks. kvalitet, miljø) og den relevante standard og
3) certificerende organ som har udstedt certifikatet.
1.6 Yderligere information omkring markedsfø- ring af opnået certificering kan findes på føl- gende link: xxxx://xxx.xxx.xxx/xxx/xxxxxxx- zing_iso9001
_iso14001_certification_2010.pdf
2 OPSIGELSE OG OPHØR
Opsigelse af indgået aftale om certificering kan af begge parter ske med et opsigelsesvarsel på tre måneder til den første i en måned, hvis ikke andet er aftalt skriftligt. Tilbagekaldelse/
inddragelse af certifikat sker iht. afsnit 6.
Ved annullering af bestilte ydelser har Intertek ret til erstatning iht. følgende:
- mere end 30 dage før auditeringen, ingen afgift,
- mindre end 30 dage før auditeringen, 50 % af auditeringsbeløbet,
- mindre end 14 dage før auditeringen, 100 % af auditeringsbeløbet.
3 PRISER OG BETALING
3.1 Priser for den bestilte certificering fremgår af tilbuddet.
3.2 Priser indgået ved certificeringsstart regule- res med en %-del, som svarer til udviklingen i det af Danmarks Statistik offentliggjorte nettoprisindeks (svarende i 2013 til 2,6%.).
3.3 Betaling skal ske i henhold til betalingsplan, som fremgår af tilbuddet og yderligere fak- turaer udstedt af Intertek betales netto 8 dage.
3.4 Ved forsinket betaling er Intertek berettiget til at opkræve morarente på 1% pr. påbe- gyndt måned.
4 KUNDENS ANSVAR
4.1 For at få og beholde et certifikat for- pligter den certificerede virksomhed/or- ganisation (Kunden) sig til at:
❑ Oprette et dokumenteret system iht. et eller flere af kravene (se afsnittet Introduktion samt tilbuddet), samt at vedligeholde det system for hvil- ket certifikatet er udstedt.
❑ Give Intertek’s auditorer adgang til lokaler og anlæg, hvor aktiviteter in- den for rammerne af certificeringen udføres.
❑ Sikre at ansvarligt personale står til rådighed under auditeringer og lige- ledes står til rådighed med oplysnin- ger og relevant dokumentation.
❑ Informere vore auditorer om sager, som har relevans for bedømmelse af systemet.
❑ Dokumentere og besvare eventuelle klager og kundereklamationer, samt
på baggrund heraf foretage korrige- rende handlinger, som vedrører det certificerede system, samt på opfor- dring lade Intertek få indsigt i denne dokumentation.
❑ Rapportere forandringer i virksom- hedens organisation, system, adres- ser og væsentlige ændrede proces- ser til Intertek. Forandringer kan eventuelt føre til en fornyet bedøm- melse. Omfanget af en eventuel ny bedømmelse afgøres af Intertek. En eventuel fornyet bedømmelse beta- les af Kunden.
❑ Anmelde til Intertek, hvis virksom- heden overtages af anden virksom- hed eller hvis virksomheden ophø- rer eller på anden vis forandres in- den for den del af virksomheden, som certificeringen gælder.
❑ Omgående informere Intertek om eventuelle lovovertrædelser som relaterer til standarden eller certifi- ceringsområdet, f.eks. miljøfarlige udslip i større mængder end tilladt eller overtrædelser af fødevare-/ar- bejdsmiljølovene.
❑ Anerkende tilsvarende certifikat hos andre virksomheder. Kunden er dog ikke pligtig til at afstå fra egen be- dømmelse af et Intertek certificeret system, hvis en sådan bedømmelse anses for nødvendig.
4.2 Kunden accepterer ved accept af tilbud på certificeringer, at det akkrediterende organ (DANAK, SWEDAC, DAKS, ASI, UKAS etc.) kommer med på audit som observatører, hvis de skulle ønske dette.
5 CERTIFICERINGSORGANETS (Intertek) ANSVAR SAMT BEGRÆNSNINGER
5.1 For at færdiggøre opgaven skal certifice- ringsaktiviteterne udføres iht. den aftalte plan.
5.2 Opfølgende auditering sker 1 gang alterna- tivt 2 gange per år og kan være enten an- meldt eller uanmeldt. Yderligere auditerin- ger kan udføres, når Intertek anser det for at være påkrævet eller på opfordring fra certifikatindehaveren.
1. opfølgningsaudit efter en certificering må ikke udføres senere en 12 måneder fra cer- tificeringens beslutningsdato (optimalt 9 måneder fra certificeringsdatoen). Efterføl- gende opfølgningsaudits skal gennemføres mindst 1 gang inden for et kalenderår, med undtagelse af år med recertificering.
Recertificering udføres normalt hvert tredje år.
Ved GTP, BRC og IFS med flere dog hvert år. Ved EN 1090 certificeringer følges auditin- tervaller angivet i EN 1090-1 tabel B.4.2.
Hvor audit ikke skal gennemføres skal der udfyldes en producenterklæring som sen- des til Intertek.
5.3 Intertek forpligter sig til at meddele certifi- katindehaver om ændringer i standard eller krav, som omfatter certificeringsområdet i aftalen.
5.4 Intertek forpligter sig til at behandle al infor- mation, som virksomheden stiller til vor rå- dighed som fortroligt. Fortrolighedserklæ- ring findes i underskreven stand mellem In- tertek og samtlige tilknyttede medarbejdere, bestyrelses- og udvalgsmedlemmer.
5.5 Auditorerne udvælges under hensyn til gæl- dende regler, dvs. hvad der vedrører uaf- hængighed og objektivitet. Virksomheder, som ansøger om certificering, har dog ret til, med angivelse af årsag, at afvise en foreslået auditor.
Auditorer kan ikke afvises under et audite- ringsforløb.
5.6 Hvis Kunden har velbegrundede indvendin- ger mod en auditors kvalitet og objektivitet og indvendingerne godkendes af Intertek,
gennemfører Intertek omkostningsfrit en ef- terauditering ved hjælp af andre auditorer.
5.7 Intertek er ikke ansvarlige, hvis tredjemand helt eller delvist udsteder certifikat i Inter- tek’s navn. Det samme gælder ved erstat-
ningskrav fra Kundens kunder, hvor kunder- nes forventninger med hensyn til kvalitet ikke er blevet indfriet eller i de tilfælde, hvor Interteks certifikat ikke godkendes som be- vismateriale ved tvister angående f.eks. pro- duktansvar.
5.8 Intertek kan ikke på noget tidspunkt holdes ansvarlig for pønalerstatning, økonomiske tab, følgeskade, driftstab, tidstab eller andre indirekte tab, uagtet om de er opstået som følge af forsinkelse, levering af mangelfulde varer eller andet.
5.9 Interteks erstatningsansvar kan max. andrage DKK 250.000 pr. Kunde.
6 TILBAGEKALDELSE/INDDRAGELSE AF CERTIFIKAT
6.1 Intertek kan med umiddelbar virkning tilba- gekalde udstedt certifikat iht. punkt 6.3, så- fremt Kunden misligholder de anførte for- pligtelser. Dette vil være at betragte som væsentlig misligholdelse. Intertek er også berettiget til, efter en bedømmelse i hvert enkelt tilfælde, midlertidigt at tilbagekalde certifikatet til det, efter eventuelle anmærk- ninger, er rettet inden for en angiven tids- frist. Såfremt Intertek tilbagekalder, nedju- sterereller suspenderer et certifikat kan In- tertek være forpligtiget til at informere rele- vante myndigheder.
6.2 For at undgå eventuelle misforståelser, og give Xxxxxx mulighed for at forbedre sine systemer, sker en sådan tilbagekaldelse først efter en indgående dialog med pågældende Kunde og under alle omstændigheder først efter skriftligt varsel på 14 dage.
6.3 Intertek har ret til at offentliggøre beslutnin- ger om definitiv eller temporær tilbagekal-
delse af certifikat. Når certifikatet tilbagekal- des, slettes Kunden fra fortegnelsen over certifikatindehavere.
6.4 Årsager til tilbagekaldelse (som samtidig – men ikke udtømmende - udgør væsentlig misligholdelse af aftalen) kan f.eks. være:
❑ At Kunden alvorligt forbryder sig mod de regler, som gælder for certificerin- gen. Herunder at Kunden ikke opfylder kravene i gældende miljø-, fødevare- og/eller arbejdsmiljølove.
❑ At en stor afvigelse konstateres ved en opfølgende auditering og at korrige- rende handlinger på denne afvigelse ikke kan forventes. Herunder manglende vilje til at gennemføre korrigerende handlinger, som af Intertek er forelagt certifikatindehaveren.
❑ At certifikatet udnyttes til et højere kvali- tetsniveau end det certifikatet er udfær- diget til eller for virksomheder, som ikke er blevet auditeret. Herunder misbrug af eller misvisende henvisninger til certifi- katet og certificeringsmærket i f.eks. re- klamemateriale.
❑ At ufuldstændige eller usande oplysnin- ger bliver givet ved certificeringsaudits eller opfølgende audits. Herunder forti- elser af væsentlige forandringer af orga- nisation og system.
❑ At der ikke, inden for et rimeligt tidsper- spektiv, bliver igangsat effektive tiltag for at besvare kundereklamationer.
❑ At der er manglende betalinger til Inter- tek. Herunder konkurs eller ophør af virksomheden/Kunden.
6.5 Certifikatindehaveren skal efter inddragelse af certifikatet umiddelbart tilbagelevere dette til Intertek samt tilse, at alle henvisnin- ger til eller omtale af certificeringen annul- leres. Er dette ikke sket inden 6 måneder fra inddragelsen af certifikatet, vil retslige tiltag
blive overvejet, ligesom Kunden ifalder en bod på DKK 200.000.
7 REKLAMATION
7.1 Såfremt Intertek inddrager udstedt certifikat og ønsker Xxxxxx at anfægte grundlaget herfor, skal Kunden reklamere senest 6 uger fra meddelelsen om inddragelse af certifikat.
8 TILLÆGSBETINGELSER FOR GMP+ CERTI- FICERINGER
8.1 Audit indhold og –frekvens af GMP+- audits udføres i henhold til reglerne fra GMP+ Inter- national. Ændringer i processer/indhold au- diteres straks. Der findes følgende typer GMP+ audits:
❑ Certificeringsaudit
❑ Opfølgningsaudit
❑ Unannounced audit
❑ Recertificeringsaudit
❑ Witness-audit, hvor vor auditor arbejder sammen med en auditor fra GMP+ Internati- onal i Holland
❑ Parallel-audit, hvor auditor fra GMP+ Inter- national selv foretager audit – uden bereg- ning
8.2 De informationer/data, som Intertek noterer under audit, sendes videre til GMP+ Interna- tional i digital form. Opbevaring af de elek- troniske filer og skrevne dokumenter er max 6 år.
9 TILLÆGSBETINGELSER FOR MSC/ASC CERTIFICERINGER
9.1 Frekvensen og indholdet af MSC/ASC audits udføres i henhold til reglerne fra Marine Ste- wardship Council (MSC) og Aquaculture Ste- wardship Council (ASC). Ændringer i proces- ser/indhold auditeres straks.
Der findes følgende typer audits:
❑ Certificeringsaudit
❑ Opfølgningsaudit
❑ Recertificeringsaudit
❑ Witness-audit, hvor Interteks auditor ar- bejder sammen med en auditor fra ASI (Accreditation Service International)
❑ Fremskyndet audit – inkl. uanmeldt audit (kunden accepterer at give adgang til de- res lokation inden for 30 min før auditor ankommer).
9.2 Udstedelse af certifikat sker i henhold til reg- ler fremsat af MSC/ASC.
9.3 Ansøgere af MSC/ASC modtager en pakke med relevant information og betingelser for certificering og brug af logoer ved fore- spørgsel om MSC/ASC certificering.
9.4 Intertek kan suspendere et certifikat af føl- gende årsager:
9.4.1 I tilfælde af, at MSCI suspenderer/annullerer aftale omkring brug af ecolabel, er Intertek nødsaget til at tilbagetrække certifikatet (gælder for både MSC og ASC).
9.4.2 Hvis der er et beviseligt brud i Chain of Cus- tody forårsaget af kundens handlinger eller passivitet.
9.4.3 Hvis Kunden har solgt produkter som certi- ficeret, som viser sig ikke at være certificeret.
9.4.4 Hvis Kunden ikke kan bevise at produkter som er mærket eller solgt som certificeret rent faktisk er certificeret.
9.4.5 Hvis Kunden ikke svarer på major afvigelser inden for den fastsatte tidsramme.
9.4.6 Hvis en Kunde inden for gruppe certificering modtager en gruppe kritisk afvigelse.
9.4.7 For CFO kunder:
9.4.7.1 Hvis Kunden har overskredet antallet af major afvigelser.
9.4.7.2 Hvis Xxxxxx får rejst en major afvigelse i samme afsnit i CFO standarden ved et ef- terbesøg på lokationen.
9.4.8 Hvis kunden ikke tillader Intertek at afholde audit inden for den påkrævede tidsfrist.
9.5 Kunden indvilliger i, at MSC, ASI eller Inter- tek tager prøver af fisk og skaldyr, hvis det er påkrævet for at kunne teste produktgod- kendelse.
9.6 Xxxxxx indvilliger i at give information nød- vendig for at lave en sporing eller afstem- ning af logistikkæden foretaget af MSC.
9.7 Kunden indvilliger i, ved anmodning, at for- syne MSC med købs og/eller salgsdokumen- ter for certificerede produkter, som vil blive delt med det certificerende organ for leve- randører eller kunder i det tilfælde at der er uoverensstemmelser som skal verificeres.
9.8 Ved ændringer i scopet mht. aktivitet, udvi- delse med ASC, eller ny underleverandør skal disse meddeles Intertek inden ændrin- gen træder i kraft, da disse skal godkendes forinden. Ved ændring i fiskeart eller leve- randør skal Intertek informeres, inden 10 dage efter første leverance af ny fiskeart er modtaget eller leverance fra ny leverandør. Øvrige ændringer skal blot meddelelse ved næste audit.
9.9 At den gruppeansvarlige vil informere Inter- tek rettidigt, såfremt virksomheder i gruppen suspenderes eller gruppen reduceres eller udvides.
10 AKKREDITERET CERTIFICERING
10.1 Alle ISO standarder undtagen DANAK ISO 9001 bliver håndteret under Intertek Certi- fication AB’s SWEDAC akkreditering, iht. ISO 17021:2015 5.1.2: ”Certificeringsaftale”. Cer- tificeringsorganet skal have en juridisk gæl- dende aftale om at levere certificeringsakti- viteter til kunden. Når et certificeringsorgan har flere kontorer, eller når en kunde opere- rer på flere lokaliteter, skal certificeringsorg- anet derudover sikre, at der er en juridisk gældende aftale mellem det certificerings- organ, der tildeler certificering og udsteder et certifikat og kunden for samtlige lokalite- ter, der er omfattet af certificeringens gyl- dighedsområde.
10.2 Forretningsbetingelser for Intertek Certifica- tion AB skal følges – se xxxx://xxx.xxxxx- xxxX.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/
10.3 DS/EN 1090 og DS/EN ISO 3834 certificerin- ger udføres under AAA Certification AB ak- kreditering iht ISO 17065:2012. Intertek skal
have en bindende aftale med kunden om at levere certificeringsaktiviteter til kunden. Af- talen skal dække alle kundens lokaliteter, som skal omfattes af certificeringen.
11 IMMATERIALLE RETTIGHEDER
11.1 Alle immaterielle rettigheder i forhold til de leverede ydelser tilhører alene Intertek eller er licenseret til Intertek, herunder immateri- elle rettigheder der måtte opstå som følge af parternes samarbejde vedrørende ydel- serne.
12 FORTROLIGHED
12.1 En part må ikke videregive fortrolige oplys- ninger modtaget fra den anden part /tred- jepart til tredjemand, ligesom en part ikke må gøre brug af fortrolige oplysninger modtaget fra den anden part til andre for- mål end i relation til leveringen af ydelserne i henhold til nærværende Betingelser.
12.2 Fortrolige oplysninger omfatter ikke (i) op- lysninger, som allerede var modtageren af oplysningerne bekendt på det tidspunkt, hvor de blev modtaget fra den anden part,
(ii) oplysninger som er blevet offentligt til- gængelige, uden at dette skyldes uretmæs- sig adfærd fra modtagerens side, (iii) oplys- ninger, som retmæssigt er modtaget fra en tredjemand, der er berettiget til at foretage videregivelse af oplysningerne samt (iv) op- lysninger, som den modtagende part er for- pligtet til at videregive, som følge af lovgiv- ningen eller retsafgørelser.
13 REVISION AF BESTEMMELSER OG XXXX- XXXXXX
13.1 Intertek forbeholder sig ret til at ændre nærværende betingelser med umiddelbar virkning – eksempelvis som følge af æn- drede standarder/forskrifter og/eller akkre- diteringsregler.
13.2 Hvis en standard, hvorpå et certifikat er ba- seret, bliver revideret, kræves der, for at cer-
tifikatets gyldighed kan forlænges, at certifi- katindehaveren forpligter sig til at opfylde kravene i den reviderede standard.
13.3 Certifikatindehaveren skal dog gives en ri- melig tid til omstilling til den reviderede standards krav, hvis der ikke af en eller an- den grund foreligger andre tiltag.
13.4 Er ændringerne i standarden eller virk-som- hedens system store, kan en ny bedømmelse blive nødvendig. Eventuel fornyet bedøm- melse bekostes af certifikatindehaveren.
14 FORTEGNELSE OVER CERTIFIKATINDEHA- VERE
14.1 En fortegnelse over certifikatindehavere vedligeholdes af Intertek. Den er tilgænge- lig ved henvendelse til Intertek.
15 LOVVALG OG VÆRNETING
15.1 Aftalen mellem Intertek og Kunden er un- dergivet og skal fortolkes i overensstem- melse med dansk ret.
15.2 Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med denne aftale, herunder tvister vedrø- rende aftalens eksistens eller gyldighed, skal søges bilagt ved forhandling i videst mulige omfang.
15.3 Hvis forhandling afsluttes, uden at tvisten er bilagt, skal tvisten afgøres ved Retten i Kol- ding som aftalt værneting i første instans.