UDBUDSBETINGELSER

UDBUDSBETINGELSER

for

Kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning

1. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED

Ministeriet for Ligestilling og Kirke

Frederiksholms Kanal 21, 1220 Kbh. K Hjemmeside: xxxx://xxx.xx.xx/

1.1 Kontaktperson

Kontaktperson: Xxxx Xxxxxxxxx

E-mail adresse: xxxx.xxxxxxxxx@xxxxx.xxx

2. INDLEDNING

Beskrivelsen nedenfor i dette punkt 2 er tænkt som en indledende hjælp til tilbudsgiver i forhold til at læse og forstå det fremsendte udbudsmateriale.

Denne udbudsforretning vedrører behandling af skader til Folkekirkens Selvforsikrings- ordning.

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud efter reglerne i udbudsdirekti- vet for den offentlige sektor (direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004).

Udbudsmaterialet er offentligt tilgængeligt på xxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx- oekonomi/udbud-af-forsikring.html mandag den 23. april 2012.

I det følgende forklares kort, hvordan tilbudsgiver skal forholde sig til udbudsmaterialet, herunder til udkastet til kontrakt og bilag. Såfremt der mod forventning måtte være uoverensstemmelse mellem denne introduktion og de øvrige dele af udbudsmaterialet, herunder de vejledende afsnit i de enkelte bilag til kontrakten, har de øvrige dele af ud- budsmaterialet forrang.

Udbudsbetingelserne (dette dokument) fastsætter de formelle spilleregler for gennemfø- relse af udbudsproceduren. Her beskrives bl.a. kriterierne for tildeling af kontrakten, for- hold vedrørende mindstekrav og forbehold, frist for indgivelse af tilbud, formkravene til tilbuddenes udformning m.v. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiverne grundigt sætter sig ind i disse betingelser inden udarbejdelsen af tilbuddet.

Udkastet til kontrakt indeholder juridiske bestemmelser, der skal regulere forholdet mel- lem kontraktparterne i kontraktens løbetid. De detaljerede krav til ydelsen findes i de bilag, der hører til kontrakten. Derfor henviser kontraktens bestemmelser ofte til de en- kelte bilag. Ved udarbejdelsen af tilbuddet skal tilbudsgiverne særligt være opmærksom på, at der ikke må tages forbehold over for kontraktens bestemmelser.

I udbudsmaterialet indgår endvidere udkast til en tro og love-erklæring, som tilbudsgive- ren kan benytte i forbindelse med afgivelse af erklæring om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for tilbudsafgivelsen har forfalden gæld til det offentlige.

Punkt 9 i nærværende udbudsbetingelser indeholder anvisninger og anbefalinger til ud- formningen og dispositionen af tilbuddene. Der kan i øvrigt henvises til tjeklisten i punkt 15, som er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud.

3. UDBUDSMATERIALETS BESTANDDELE

Det samlede udbudsmateriale udover udbudsbekendtgørelsen består af:

• Nærværende udbudsbetingelser

• Udkast til kontrakt om administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning

• Skabelon til kontraktens bilag 3 (Prisbilag) og bilag 4 (Skadebehandlingsteam), der skal udfyldes af tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud

• Formular der kan anvendes ved afgivelse af tro og love-erklæring om gæld til det offentlige.

4. EGNETHEDSVURDERING

Tilbudsgivernes generelle egnethed til at udføre den udbudte kontrakt vurderes på bag- grund af tilbudsgivernes oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. punkt 4.1.1, i relation til opfyldelsen af de angivne mindstekrav.

4.1.1 Egnethed, herunder nødvendige oplysninger vedrørende egnethed.

4.1.2 Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet

Tilbudsgiverne skal fremlægge følgende oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, jf. udbudsbekendtgørelsen:

1) Oplysning om tilbudsgiverens soliditetsgrad i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som tilbudsgiverens samlede egenkapitals værdi i for- hold til tilbudsgiverens samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapitals værdi/samlede aktiver) x 100 = soliditetsgrad.

2) Oplysning om tilbudsgiverens gennemsnitlige omsætning for lignende opgaver (forsikring og/eller administration af selvforsikringsordning) i de seneste 3 år.

Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal oplysnin- gerne under pkt. 1) og 2) opgives for hver enkelt økonomisk aktør/virksomhed.

Som mindstekrav kræves:

1) en soliditetsgrad på minimum 20 %.

2) en gennemsnitlig omsætning fra lignende opgaver (forsikring og/eller admini- stration af selvforsikringsordning) inden for de seneste 3 år på minimum kr. mio. 5.

Ved sammenslutninger af økonomiske aktører/virksomheder (konsortier) skal disse mind- stekrav være opfyldt af de enkelte økonomiske aktører/virksomheder tilsammen.

5. TILDELINGSKRITERIER

Tildeling af kontrakt vil ske på grundlag af tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordel- agtige tilbud".

Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund:

1) pris 60 %

bedømt på grundlag af følgende elementer

• Pris pr. skade (inkl. udgift til taksator, jf. kravspecifikationen.)

Evalueringen vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af skabelon for kontraktens bilag 3.

2) Kvalitet af skadebehandlingsteam 40 %

bedømt på grundlag af følgende elementer:

1. Tilbudsgivers evne til at opbygge et effektivt skadesbehandlingsteam, vur- deret på baggrund af tilbudsgivers sammensætning af skadebehandlings- teamet, herunder tilbudsgiverens beskrivelse af kompetencer og erfaring for det tilbudte team af medarbejdere.

Ved bedømmelse af det tilbudte skadebehandlingsteam vil der blive lagt vægt på, i hvilket omfang skadebehandlingsteamet samlet set er i besid- delse af en god kombination af erfaringer og kompetencer, der sandsynlig- gør, at skadesbehandlingsteamet kan mestre den udbudte opgave. Det vil i den forbindelse blive tillagt positiv vægt, hvis medarbejdere i skadesbe- handlingsteamet har erfaring med arbejde fra et almindeligt forsikringssel- skab, eller, hvis medarbejdere i skadesbehandlingsteamet besidder forsik- ringsmæssige kompetencer til at behandle skader vedrørende hhv. entre- prise, bygning og løsøre, f.eks. i kraft af en forsikringsmæssig uddannelse.

Evalueringen vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af skabelon for kontraktens bilag 4.

2. Oplysning om skadesbehandlingsteamets årlige antal dedikerede timer til løsning af opgaven.

Med henblik på at højne kvalitet og effektivitet i sagsbehandlingen vil det blive tillagt positivt vægt, at skadesbehandlingsteamet som helhed har et højt antal dedikerede timer.

Evalueringen vil ske på baggrund af tilbudsgivers udfyldelse af skabelon for kontraktens bilag 4.

Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af kvaliteten i skadesbehandlingsteamet (jf. det i punkt 1 og 2 anførte) hvorfor vægtningen af pkt. 1 og 2 er ligelig.

Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen

6. FORBEHOLD OG MINDSTEKRAV Grundlæggende udbudsbetingelser

Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ikke-konditionsmæssige.

I tilfælde af usikkerhed, om et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt 8.1.

Spørgsmål skal i givet fald udformes således, at de så vidt muligt alene refererer til det punkt i udbudsmaterialet, som forbeholdet vedrører, og derved kun i absolut nødvendige tilfælde redegør for forbeholdets konkrete indhold.

Denne foranstaltning skyldes hensynet til det udbudsretlige forhandlingsforbud.

Behandling af forbehold

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet indeholder en række mind- stekrav. Et mindstekrav er et krav, som ubetinget skal opfyldes/overholdes, idet fravigel- ser fra kravet ikke accepteres. Der kan med andre ord ikke tages forbehold over for krav, som er gjort til mindstekrav.

Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil således blive afvist.

Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold over for de enkelte dele af udbuds- materialet, der indeholder krav eller bestemmelser vedrørende ydelserne og/eller deres udførelse.

Tilbudsgiver kan således ikke tage forbehold for kontrakten med bilag, der således udgør mindstekrav. Forbehold medfører, at tilbud vil blive afvist som ukonditionsmæssige.

Hele kravspecifikationen (kontraktens bilag 1) er endvidere et mindstekrav. Forbehold medfører, at tilbud vil blive afvist som ukonditionsmæssige

Visse bilag skal udfyldes af tilbudsgiver, som beskrevet i punkt 9 nedenfor. Tilbudsgivers udfyldelse/supplering af bilagene betragtes ikke som forbehold, når dette sker i overens- stemmelse med de retningslinjer, der fremgår af dette dokument og de enkelte bilag.

Såfremt tilbudsgiveren ikke udtrykkeligt anfører andet, anses tilbudsgiveren for at have accepteret alle mindstekrav.

7. ALTERNATIVE TILBUD

Tilbudsgiveren har i overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen anførte ikke adgang til at afgive alternativt tilbud.

Tilbudsgiver har alene adgang til at afgive ét tilbud.

Der henvises i øvrigt til punkt 9 om udformningen af tilbud.

8. SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL

Tilbudsgiverne har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet og de udbudte ydelser ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål.

8.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiverne kan afklare eventuelle uklarheder gennem anmodninger om yderligere oplysninger om udbudsmaterialet (skriftlige spørgsmål).

Spørgsmål, der skal være på dansk, skal fremsættes skriftligt, gerne pr. e-mail til kon- taktpersonen, jf. punkt 1.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive offentlig- gjort på xxxx://xxx.xx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxxx/xxxxx-xx-xxxxxxxxxx.xxxx.

Spørgsmål, der modtages senest onsdag, den 23. maj 2012 vil under alle omstændig- heder blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil også blive besvaret, medmindre spørgs- målets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud.

Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af til- bud, vil ikke blive besvaret.

9. TILBUDDETS INDHOLD OG UDFORMNING

9.1 Generelt

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte udkast til hovedkontrakt med udkast til bilag 1 - 4, der udtrykker de krav og forventninger, som ordregiver har til tilbudsgiverens tilbud. I materialet kan det forekomme, at krav til ydelserne er udtrykt i form af en teknisk stan- dard, eksempelvis en ISO-standard. Ordregiver har bestræbt sig på, at der til alle sådan- ne henvisninger er tilføjet "eller tilsvarende". Såfremt der mod forventning enkelte steder fortsat alene er henvist til en bestemt standard, skal enhver reference til sådanne tekni- ske standarder læses med tilføjelsen "eller tilsvarende".

De af bilagene, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal udformes under hensyn til kontraktens forudsætninger om indholdet af de respektive bilag samt de vejledende tekstafsnit, som findes i det enkelte udkast til bilag.

Tilbudsgiveren skal anvende en sprogbrug, der egner sig til retlige forpligtelser. Gentagen anvendelse af formuleringer som eksempelvis "vi har ofte med succes gjort …", "man kunne også forestille sig, at …", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at …" er ikke acceptabelt, og vil inden for rammerne af kriterierne i punkt 5 blive tillagt negativ betyd- ning i tilbudsevalueringen.

Tilbud skal være på dansk. Tilbud bør indeholde et resumé.

De bilag, der forudsættes udarbejdet/færdiggjort af tilbudsgiveren, skal indleveres sam- men med tilbudsgivers tilbud. Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver under alle omstæn- digheder også indleverer udbudsmaterialets øvrige bilag som ikke forudsættes udarbej- det/færdiggjort af tilbudsgiveren som en del af dennes tilbud. Indleveres sådanne øvrige bilag ikke sammen med tilbudsgivers tilbud, anses disse dele af udbudsmaterialet som accepteret af tilbudsgiver.

Tilbud skal sendes eller indleveres til:

Marsh A/S

Teknikerbyen 25 2830 Virum

Att. Xxxx Xxxxxxxxx

Tilbud ses gerne afleveret i 3 papireksemplarer i en lukket forsendelse og mærket " Ud- bud Administration af Folkekirkens Selvforsikringsordning - tilbud. Må ikke åbnes af post- åbningen". I kuverten bedes tilbuddet endvidere vedlagt i elektronisk form. I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den elektroniske version og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Tilbud kan ikke indsendes pr. mail.

9.2 Særlig erklæring

Tilbuddet skal indeholde den erklæring, der er angivet nedenfor. Det er vigtigt, at erklæ- ringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Tilbud, der ikke inde- holder den udbedte erklæring, vil ikke blive taget i betragtning.

Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutnin- gen afgive den i punkt 9.2.1 omtalte erklæring. Tilbudsgiveren har sammen med det øv- rige udbudsmateriale modtaget en formular, som kan benyttes ved afgivelsen af denne erklæring.

9.2.1 Tro og love-erklæring

Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunk- tet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige.

Udenlandske ansøgere, som benytter en i forhold til serviceattester fra Erhvervs- og Sel- skabsstyrelsen lignende attest fra deres hjemland, skal samtidig fremsende en tro og lo- ve-erklæring vedrørende deres forpligtelser i Danmark.

10. TILBUDSFRIST OG VEDSTÅELSE

Sidste frist for modtagelse af tilbud er

onsdag den 6. juni 2012, kl. 12.00

Tilbud der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 4 måneder fra tilbudsfristens udløb.

11. BEHANDLING AF TILBUD MV.

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren.

Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbudsforretningen. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiveren bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i punkt 10.

Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal delta- gerne påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget.

Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordre- giver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsfor- retningen uden ordretildeling.

12. FORHANDLINGSFORBUD

Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med til- budsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, som der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller be- grænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor til- budsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og ordregiverne.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver hen- seende.

De vejledende afsnit i bilagene har netop også til formål at forsøge at forhindre, at til- budsgiverne kommer til at glemme at medtage forhold eller beskrivelser i sit tilbud.

Tjeklisten i punkt 15 er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgi- vere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud.

13. FORTROLIGHED

Tilbudsgiverens opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne til- bud, i ordregivers udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. An-

modninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imø- dekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om den virksomhed, der har afgivet et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortro- ligt og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om.

Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud.

Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

14. TJEKLISTE

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiveren ikke glemmer elementer i sit tilbud. Listen indeholder punkter, som erfaringsmæssigt jævnligt overses af tilbudsgivere. Det skal dog fremhæves, at det alene er tilbudsgiverens ansvar at afgive komplet tilbud.

Har tilbudsgiveren i sit tilbud husket:

• Fremsendelsesbrev hvoraf entydigt fremgår, hvilken virksomhed eller sammenslut- ning der har afgivet tilbuddet.

• Resumé af tilbuddet - evt. med angivelse af, hvilke dele af tilbuddet der så vidt muligt ønskes behandlet fortroligt og undtaget fra aktindsigt.

• Udfyldte bilag 3 og 4.

• Opfyldelse af alle mindstekrav.

• Tilbudsmaterialet i det i punkt 9.1 angivne antal eksemplarer.

• Tilbudsmaterialet i elektronisk form som angivet i punkt 9.1. Mærkning af forsen- delsen som angivet i punkt 9.1.

• Korrekt adressering, jf. punkt 9.1.

• Dateret og underskreven erklæring som omhandlet i punkt 9.2.

• Nødvendige oplysninger vedrørende egnethed som omhandlet i punkt 4.1.

• Rettidig afsendelse med henblik på overholdelse af tilbudsfristen i punkt 10.

15. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN

Dato, Klokkeslæt	Aktivitet
Onsdag, den 23. maj 2012	Spørgsmål, jf. punkt 8.1, der modtages se- nest denne dato, vil under alle omstændig- heder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter denne dato, vil også blive besvaret, medmindre spørgs- målets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at meddele svaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Alle spørgs- mål skal være skriftlige og på dansk. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret.
onsdag, den 6. juni 2012, kl. 12.00	Tilbudsfrist.
Fredag, den 15. juni 2012	Forventet ordretildeling.
Tirsdag, den 26. juni 2012	Forventet kontraktindgåelse.