Fælleshusets ledelse
Driftsaftale for Fælleshuset Tre Høje/afd. 224
af 07.03.2016
Fælleshusets ledelse
Bestyrelsen
Fælleshuset ledes af en bestyrelse på 8 personer, 2 fra hver afdelingsbestyrelse i boligafdelingerne Horsehøj, Troldehøj, Sneglebo, Sneglehøj, der vælges for et år ad gangen. Hver afdeling har 1 stemme.
Bestyrelsen skal konstitueres med en talsmand og en Økonomiansvarlig, som sidder for et år ad gangen. Der kan endvidere oprettes poster efter behov. Talsmand og Økonomiansvarlig skal vælges på første møde, efter afdelingernes beboermøder. Bestyrelsen skal holde bestyrelsesmøde mindst 1 gang i kvartalet. På det første bestyrelsesmøde i valgåret, aftales møder for et år ad gangen. Der tilstræbes kontinuitet i bestyrelsesarbejdet ved nyvalg af medlemmer til bestyrelsen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig når 3 ud af 4 afdelinger er repræsenteret. Hvis der opstår stemmelighed, og der ikke kan opnås et kompromis, skal der indkaldes til fælles beboermøde for alle fire afdelinger, med kortest muligt varsel.
Bestyrelsens opgaver
• Bestyrelsen kommer med oplæg til prisen for leje af fælleshuset.
• Udlejningsprisen skal dække de ekstra omkostninger der er ved udlejning. Så som indvendig vedligehold, rengøring, slid på inventar, slid på køkkengrej o.l.
• Bestyrelsen skal sikre, at der ikke drives udlejning med underskud på aktivitetsregnskabet til følge.
• Bestyrelsen skal sikre, at der ikke drives udlejning med underskud på udlejningsregnskabet til følge.
• Ansættelse og afskedigelse af udlejer foretages af administrationen for Boligselskabet Sjælland, efter indstilling fra fælleshusets bestyrelse.
o Udlejer rekrutteres fra en af de 4 afdelinger – såfremt der ikke er nogen som melder sig annonceres der eksternt.
• Fastlæggelse af retningslinjer for udlejning af fælleshuset.
• Fastlæggelse af retningslinjer for administration af udlejning.
• Fastlæggelse af retningslinjer til beboeraktiviteter. Dette skal gøres i samarbejde med aktivitetsrådet.
Fælles beboermøde
• Beboermødet afholdes 1 gang årligt, 1. uge i oktober.
• På beboermødet vælges aktivitetsrådet.
• Beboermødet kan ikke afsætte bestyrelsen.
• Bestyrelsen aflægger beretning om årets gang.
Aktivitetsråd
Fælleshusets aktiviteter koordineres af et aktivitetsråd, bestående af 4 til 8 medlemmer, som vælges på et fælles beboermøde, 1 gang årligt. De 4 – 8 medlemmer af aktivitetsrådet har 1 stemme hver, bestyrelsens repræsentant har ikke stemmeret på aktivitetsrådets møder.
• Endvidere har bestyrelsen ret til at have en repræsentant til stede under aktivitetsrådets møder (skal varsles mindst 14 dage før)
• Aktivitetsrådet fremsender referater fra deres møder til bestyrelsen senest 8 dage efter mødets afholdelse.
Aktivitetsrådet konstitueres med poster efter behov, dog skal der for valgperioden konstitueres en talsmand og en kasserer. Talsmand og kasserer skal konstitueres senest 1 måned efter aktivitetsrådet er blevet valgt.
Aktivitetsrådet mødes efter behov – dog minimum en gang om året.
Aktivitetsrådets opgaver
- Aktivitetsrådet har til opgave at koordinere, og igangsætte beboeraktiviteter i fælleshuset.
- Aktivitetsrådet har fuld beføjelse til at igangsætte og støtte alle slags aktiviteter i fælleshuset, så længe de retter sig efter de retningslinjer, som er vedtaget.
o Retningslinjerne udformes af bestyrelsen
- Aktivitetsrådet og bestyrelsen fremlægger hvert år et forslag til aktivitetsrådets rådighedsbeløb for det kommende år. Dette forslag skal fremlægges, så det kan tages med i budget forslaget, der sendes til afstemning og godkendes i hver enkel afdeling (Det skal være BOSJ i hænde, omkring juni).
- Aktivitetsrådet har fuld råderet over det fastlagte rådighedsbeløb.
Fælleshusets drift, budget og regnskab
- Udgifterne til fælleshusets drift indgår i de respektive afdelingers drift med flg. Sneglehøj 34,389%, Sneglebo 4,525%, Troldehøj 30,543% og Horsehøj 30,543%. Procenten er beregnet efter antal lejemål.
- Fælleshusets økonomi er opdelt i tre regnskaber a) driftsregnskabet, b) udlejningsregnskabet, og c) aktivitetsregnskabet.
o Den daglige administration af driftsregnskabet varetages af Boligselskabet Sjælland. Den daglige administration af udlejningsregnskabet varetages af udlejer, under ansvar for bestyrelsen
o Bestyrelsen udarbejder budget for driftsregnskabet, udlejningsregnskabet samt anvendelsesbudget i samarbejde med Boligselskabet Sjælland efter samme regler, som i en almindelig afdeling af Boligselskabet Sjælland. Driftsbudgettet skal godkendes af alle afdelingernes afdelingsbestyrelser. Udlejningsregnskabet samt anvendelsesbudget godkendes af et flertal i bestyrelsen.
o Udlejningsregnskabet omfatter indtægter ved udlejning og udgifter til aflønning af bestyreren, samt mindre indkøb til drift af Fælleshuset. Alle andre udgifter afholdes via driftsregnskabet.
▪ Overskud på udlejningsregnskabet ved årets afslutning opspares på dette, dog højest 50.000 kr. Et evt. underskud på udlejningsregnskabet dækkes af og indgår som en udgift (hensættelse), på driftsregnskabet. Underskud på driftsregnskabet dækkes af de fire afdelinger i forhold til antal lejemål, som angivet ovenfor.
o Aktivitetsregnskabet omfatter indtægter og udgifter til aktiviteter. Aktivitetsregnskabet udarbejdes af aktivitetsrådet og skal forelægges bestyrelsen og beboermødet en gang årligt.
▪ Aktivitetsrådet udarbejder på første samling efter beboermødet, et budget for aktivitetsregnskabet. Dette skal forelægges bestyrelsen, til orientering.
▪ Overskud i aktivitetsregnskabet opspares på dette.
Opløsning af driftsfællesskabet
– Til driftsfællesskabets opløsning kræves der vedtagelse med 3/4 flertal i bestyrelsen. Ved driftsfællesskabets opløsning tilfalder formuen de fire afdelinger efter deres fordelingstal.
Leje, rengøring, depositum og den daglige administration af udlejning
- Ved alle udlejninger udarbejdes der lejekontrakt efter bestyrelsens anvisning, også ved beboeraktiviteter. Udvalget/bestyrelsen har til enhver tid ret til at gennemgå kontraktforholdene.