Vedtægter for
Vedtægter for
Haveforeningen Sønderager
§ 1. Haveforeningens navn og stiftelse.
1.1 Foreningens navn er "Sønderager Kolonihaveforening".
Foreningens hjemsted er Herning Kommune.
1.2 Foreningen er stiftet 1. januar 1986.
§ 2. Formål og virke
2.1. Foreningen har til formål at administrere og forvalte det til kolonihaveformål lejede areal i overensstemmelse med de bestemmelser, der er lagt til grund herfor samt for området i sin helhed og indeholdt i vedtægt for Vestjylland Kreds og Kolonihaveforbundet.
2.2. Foreningen skal gennem sin bestyrelse bl.a. sikre, at bestemmelser, som er nedfældet i en på området lagt byplan, lokalplan, eller tinglyst deklaration og lignende, vedrørende det samlede haveområde eller enkelte haver, overholdes og respekteres af foreningens medlemmer.
2.3. Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet og den stedlige kreds.
§ 3. Medlemmer
3.1. Som medlem kan optages myndige personer, der samtidig lejer en have ved medlemskabets indgåelse. Som medlem af foreningen anses den eller de personer, som har skrevet under på en lejekontrakt.
3.2. Medlemmet skal have fast og lovlig folkeregisteranmeldt bopæl uden for haveforeningen.
Adresseændring skal omgående meddeles formand eller kasserer senest 2 uger efter, at ændringen er sket.
Da Herning kommune kræver, at lejer har bopæl i kommunen for at kunne leje en kolonihave, er medlemmet forpligtet til straks at opsige sit lejemål ved flytning fra kommunen. Såfremt dette ikke sker, skal bestyrelsen skriftligt bringe lejemålet til ophør med 14 dages varsel jfr. § 7.
3.3. Intet medlem kan optages i foreningen uden bestyrelsens godkendelse.
3.4. Ved leje af en havelod oprettes en lejeaftale.
3.5. Et medlem kan kun leje én have og kan ikke samtidig være medlem af en anden haveforening under Kolonihaveforbundet. Overtrædes denne bestemmelse skal bestyrelsen bringe lejemålet til ophør med 14 dages varsel jfr. § 7.
§ 4. Hæftelse
Medlemmerne hæfter solidarisk for foreningens gældsforpligtelser, således som disse til enhver tid fremgår af foreningens regnskab.
§ 5. Leje
5.1. Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget, som af foreningens bestyrelse er forelagt generalforsamlingen til godkendelse. Generalforsamlingen kan fastsætte engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandlednings nedlæggelse, opsætning af el og lign. Sådanne engangsbeløb er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
5.2. Betaling af leje anses for rettidig, når den erlægges senest 3. hverdag efter forfaldsdagen, eller når denne hverdag er en lørdag den følgende hverdag.
Forfalder leje eller anden pligtig pengeydelse til betaling på en helligdag, en lørdag eller på grundlovsdag, udskydes forfaldsdagen til den følgende hverdag.
5.3. Generalforsamlingen kan fastsætte en bod for manglende overholdelse af ordensbestemmelser, misligholdelse af have, udeblivelse fra fællesarbejde samt manglende overholdelse af øvrige bestemmelser som medlemmet er pligtig til at overholde. Sådanne beløb er en pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
5.4. Hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør, jfr. § 7.
§ 6. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede
6.1. Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m. som skal være gældende inden for området, og som foreningen gennem sin bestyrelse skal forvalte og administrere.
6.2. Medlemmet er pligtig at overholde alle bestemmelser, som foreningens generalforsamling, bestyrelse eller offentlige myndigheder pålægger området, ligesom medlemmet er pligtig at overholde de i lejeaftalen indeholdte bestemmelser.
6.3. Generalforsamlingen fastsætter regler om vedligeholdelse af haven. Ved gen- tagne henvendelser og bod om manglende vedligeholdelse af haven, kan haveforeningen på lejers regning få udarbejdet en rapport fra Kolonihave- forbundets havekonsulenter, som kan fastslå om haven er tilstrækkeligt ved- ligeholdt. Hvis dette ikke er tilfældet, kan foreningen sætte en gartner til at vedligeholde haven. Både konsulentrapport og gartner skal betales af lejer. Xxxxxxxx af konsulentrapport og evt. xxxxxxx er en pligtig pengeydelse i leje- forholdet.
§ 7. Ophævelse/opsigelse og overdragelse af lejemål
7.1. Xxxxx har ret til at opsige sit lejemål af havelodden i henhold til reglerne i henhold mellem lejer og foreningen.
7.2. Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, og medlemmet ikke har betalt restancen senest 14 dage efter, at skriftligt påkrav er afsendt eller fremsat, f.eks. i skrivelse overbragt af bestyrelsen på lejerens adresse eller fremsendt til medlemmets oplyste mailadresse.
Det er en forudsætning for ophævelse af lejeaftalen, at foreningens påkrav er afgivet efter sidste rettidige betalingsdag, og det skal udtrykkelig angives, at lejemålet bliver ophævet, hvis restancen ikke er betalt inden udløbet af den meddelte frist.
7.3. Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis medlemmet overlader brugen af havelodden til en anden og trods påtale fortsætter dermed, eller såfremt lejeren af en havelod eller dennes husstand ved sin adfærd er til væsentlig gene og ulempe for foreningen og dens medlemmer.
7.4. Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale, hvis medlemmet i væsentlig grad misligholder den lejede havelod eller groft tilsidesætter bestemmelser pålagt området ude fra eller på tilsvarende måde tilsidesætter foreningens til enhver tid gældende vedtægter og ordensbestemmelser.
Overtrædelse af forbuddet mod benyttelse af kolonihavehuset til helårsbeboelse er en grov tilsidesættelse af bestemmelser pålagt området.
7.5. Når bygninger på en havelod overtages af en pantekreditor med henblik på fyldestgørelse, bortfalder lejers lejeret til havelodden fra overtagel- sestidspunktet.
7.6. Når lejeretten til en havelod er opsagt eller ophævet, kan det udtrædende medlem frit medtage bebyggelse og indbo.
Fjernelse skal dog foretages på en sådan måde, at hverken havens anlæg eller det kollektive foreningsanlæg påføres skade.
7.7. Hvis bebyggelsen opfylder gældende forskrifter, har det udtrædende medlem ret til at sælge bebyggelsen til den, foreningen godkender til at indtræde i lejeaftalen. Denne ret er dog betinget af en forudgående vurdering og værdiansættelse af det, som kan indgå i salget.
Salg kan ikke betinges af forpligtelse for køber til samtidig at købe indbo og redskaber.
Værdiansættelse skal finde sted i overensstemmelse med de af Koloniha- veforbundet fastsatte retningslinjer, og skal udføres af et nedsat vurderingsudvalg efter de for området gældende bestemmelser.
7.8. Salg kan ikke finde sted uden foreningens direkte medvirken.
7.9. Har medlemmet ikke inden 4 uger efter lejemålets opsigelse eller ophævelse bortfjernet eller solgt den på havelodden opførte bebyggelse, eller er salg sket i strid med gældende overdragelsesregler, jfr. Forbundsvedtægtens § 7, pkt. 8, kan medlemmet uden yderligere varsel udsættes af den lejede havelod ved en umiddelbar fogedforretning. Bestyrelsen bestemmer herefter, hvem der skal overtage have og bebyggelse samt vilkår for overdragelsen i overensstemmelse med de af Kolonihaveforbundet fastsatte vurderingsregler.
Hvis bebyggelsen ikke kan sælges i henhold til vurderingen, er bestyrelsen berettiget til at sælge bedst muligt, evt. ved auktion.
Foreningen er berettiget til for ethvert krav mod et medlem at søge sig fyldestgjort i den på havelodden opførte bebyggelse, beplantning m.v., forud for andre kreditorer.
Ved afregning til medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift forbundet med medlemskabets og lejemålets afvikling, herunder advokatomkostninger, retsgebyrer, leje restance m.m.
Hvis et eventuelt afkast ved salg ikke dækker foreningens udgifter ved udsættelse er foreningen gennem sin bestyrelse berettiget til at inddrive sit tilgodehavende.
Når opsigelse eller ophævelse af et medlemskab med tilhørende lejeaftale har fundet sted, er pågældende pligtig at betale foreningen leje og andre ydelser vedrørende havelodden, indtil denne er fraflyttet og ryddeliggjort, ligesom medlemmet har pligt til at vedligeholde haven i samme periode.
7.10. Bestyrelsen har intet ansvar over for indtrædende medlemmer, hvis et udtrædende medlem bevidst eller ubevidst har fortiet forhold om pantsætning af den bebyggelse m.v., der overdrages. Bestyrelsen kan kræve, at det udtrædende medlem fremlægger tingbogsattest vedr. bebyggelsen.
7.11 Xxxxxxxxx har ret til at overdrage lejemålet til en slægtning i ret op- og nedstigende linje. Medlemmet har ikke ret til at overdrage lejemålet til andre.
7.12 Afgår et medlem ved døden, ophører lejemålet efter 3 måneder pr. den 1ste i en måned.
Dog gælder,
at en efterlevende ægtefælle har ret til at fortsætte lejeaftalen, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig dette. Der betales ikke oprettelsesgebyr ved overdragelse fra ægtefælle til ægtefælle pga. dødsfald,
at en person, med hvem afdøde har levet i ægteskabs lignende forhold i mindst 2 år forud for dødsfaldet, skal have samme ret under forudsætning af, at samlivet bestod på tidspunktet for dødsfaldet. Der betales ikke oprettelsesgebyr ved overdragelse fra samlever til samlever pga. dødsfald,
at en myndig slægtning i op- og nedstigende linje har ret til at få overdraget lejemålet, hvis lejemålet pågældende efter bestyrelses vurdering har deltaget aktivt i pasning og vedligeholdelse af haven og kolonihavehuset. Der skal inden overdragelsen ske vurdering af kolonihavehuset i overensstemmelse med Kolonihaveforbundets vurderingsregler. Der betales oprettelsesgebyr ved overdragelse i op- og nedstigende linje.
Bestyrelsen skal påse, at de ovenfor anførte betingelser er opfyldt.
§ 8. Fællesarbejde
8.1. Foreningens medlemmer er forpligtet til at medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier og andre arealer, der ifølge hovedlejekontrakten hører til området, samt ved vedligeholdelse af foreningens fælles faciliteter.
Medlemmet har endvidere pligt til at holde sin del af vejen uden for egen have.
8.2. Bestyrelsen kan indkalde foreningens medlemmer til at deltage i de nævnte aktiviteter. Bestyrelsen kan pålægge medlemmer, der udebliver herfra, en afgift fastsat på generalforsamlingen. Pålagt bod er pligtig pengeydelse i lejeaftalen.
§ 9. Generalforsamling
9.1. Foreningens generalforsamling er foreningens øverste myndighed.
9.2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år senest 3 måneder efter regnskabsårets afslutning med en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent.
2) Valg af stemmetællere.
3) Beretning.
4) Årsregnskab med evt. revisionsberetning.
5) Indkomne forslag.
6) Godkendelse af budget.
7) Valg af formand/kasserer.
8) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
9) Valg af interne revisorer og suppleanter.
10) Valg til kredsens repræsentantskab.
11) Valg af vurderingsudvalg.
9.3. Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når generalforsamlingen eller et flertal af bestyrelsens medlemmer med angivelse af dagsorden beslutter det.
9.4. Ekstraordinær generalforsamling afholdes endvidere, hvis mindst 50 % af foreningens medlemmer fremsætter skriftligt krav herom til bestyrelsen med angivelse af dagsordenen.
9.5. Bestyrelsen er i de i stk. 3 og 4 nævnte tilfælde pligtig til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 8 dage fra beslutning eller begæringens modtagelse. Den ekstraordinære generalforsamling skal afholdes tidligst 1 og senest 3 uger efter indkaldelsen.
9.6. Når betingelserne for indkaldelse af en ekstraordinær generalforsamling er opfyldt, men bestyrelsen afviser at indkalde den, indkalder og afholder kredsbestyrelsen generalforsamlingen. De hermed forbundne udgifter afholdes af foreningen.
9.7. Beslutning på en ekstraordinær generalforsamling kan kun træffes, hvis mindst 4/5 af de medlemmer, der har begæret generalforsamlingen, er til stede. Bestemmelserne i st. 10 - 14 gælder også ekstraordinære generalforsamlinger.
9.8. Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 30 dages varsel. Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 7 dages varsel.
9.9. Forslag, der ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling, skal være formanden i hænde én måned efter regnskabsårets afslutning. Indkomne forslag samt dagsorden og øvrige bilag skal udsendes til medlemmerne senest
14 dage før generalforsamlingen. Behandlingen af forslagene forudsætter forslagsstillers tilstedeværelse.
Indkaldelse, indkomne forslag samt øvrige bilag sendes til medlemmets oplyste mailadresse eller afleveres i den private postkasse.
9.10. Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle eller samlever.
9.11. Hvert havelod har 2 stemme.
9.12. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
9.13. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal af de afgivne stemmer.
Skal der stemmes om forslag til:
./. Vedtægtsændring
./. Optagelse af kollektive lån
./. Ekstraordinære indskud
./. Haveforeningens opløsning
kræves dog, at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt, og at 2/3 af de afgivne stemmer går ind for forslaget. Er fremmødet ikke tilstrækkeligt stort, men 2/3
af de afgivne stemmer har stemt for forslaget, indkaldes til en ny generalforsamling, som uanset antallet af fremmødte, kan vedtage forslaget med 2/3 af de afgivne stemmer.
9.14. Referat fra generalforsamlingen underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens formand. Referatet sendes til foreningens medlemmer via mail eller afleveres i den private postkasse.
§ 10.Bestyrelsen
10.1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af general- forsamlingens beslutninger. En opstillet, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan vælges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom.
10.2. Bestyrelsen består af 5 personer, der vælges for en 2-årig periode.
Formand og kasserer vælges særskilt, henholdsvis i lige og ulige år. 1 medlemmer vælges i lige år og 2 medlem vælges i ulige år.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand og sekretær. Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov.
10.3. Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan kun vælges én repræsentant fra samme havelod. Samme havelod kan dog godt være repræsenteret i udvalg under bestyrelsen.
Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før en valgperiodes udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen - dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse.
Afgår formanden eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg, hvis fratrædelsen ikke sker umiddelbart før den ordinære generalforsamling.
10.4. Bestyrelsen fastlægger selv grundlaget for sit virke m.m. i en forretningsorden.
Bestyrelsesmøder indkaldes af formanden eller sekretæren efter behov, eller når blot ét medlem af bestyrelsen begærer det.
10.5. Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er personligt interesseret.
10.6. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mere end halvdelen af bestyrelsens medlemmer er til stede. Beslutninger træffes ved simpelt flertal.
10.7. Der føres protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøder.
10.8. Foreningens midler skal anbringes i et anerkendt pengeinstitut. Regler over disposition over midlerne fastsættes af bestyrelsen i henhold til fastlagte fuldmagtsforhold.
10.9. Formands og kasserers samt eventuelt øvrige bestyrelsesmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v. dækkes af foreningen.
10.10. Bestyrelsen skal sikre, at der er tegnet:
- en bestyrelsesansvarsforsikring, der omfatter bestyrelsens erstatnings-
ansvar ved uagtsomme erstatningspådragende handlinger,
- en underslæbsforsikring, der omfatter foreningens tab ved underslæb i forbindelse med administration af foreningens midler,
- en vurderingsudvalgsforsikring, der omfatter vurderingsudvalgets erstatningsansvar ved uagtsomme ansvarspådragende handlinger,
- en erhvervsansvarsforsikring, der omfatter foreningens erstatningsansvar over for tredjemand,
- en ulykkesforsikring, der omfatter skade på personer i forbindelse med fællesarbejde i foreningen.
§ 11.Vurderingsudvalg
11.1. Generalforsamlingen vælger blandt foreningens medlemmer et eller flere vurderingsudvalg til at foretage vurderinger efter Kolonihaveforbundets vur- deringsregler. Et vurderingsudvalg er ikke underlagt bestyrelsen. En opstil- let, som er forhindret i at være til stede på generalforsamlingen, kan væl- ges, såfremt vedkommende har afgivet en skriftlig erklæring herom. Hvis man ikke kan vælge et vurderingsudvalg kan generalforsamlin- gen/bestyrelsen beslutte at bede kredsen, en anden haveforenings vurde- ringsudvalg eller et vurderingsudvalg nedsat på tværs af kredsen om at fore- tage vurderinger i foreningen. I så fald skal også disse vurderinger foretages efter Kolonihaveforbundets vurderingsregler. Hvis en forening har eget vur- deringsudvalg, skal dette benyttes.
11.2. Et vurderingsudvalg består af minimum 3 personer, der vælges for en 2-årig periode. 2 personer vælges i lige år og øvrige vælges i ulige år.
11.3. En vurderingsmand må ikke deltage i vurdering af et hus, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret, eller på anden måde er per- sonligt interesseret.
11.4. Generalforsamlingen kan fastsætte et gebyr for vurderinger, medmindre ge- byret er fastsat generelt for kredsen.
§ 12.Klagemuligheder
12.1. Vurderinger kan påklages til kredsens ankeudvalg. Ankeudvalgets afgørelse er bindende for alle parter og kan ikke påklages.
§ 13.Tavshedspligt
Bestyrelsesmedlemmer og medlemmer af udvalg, nedsat af bestyrelsen, har tavshedspligt med hensyn til oplysninger om personers økonomiske og personlige forhold, som medlemmerne får indseende i under deres arbejde for foreningen.
§ 14.Tegningsret
I økonomiske forhold tegnes foreningen ud ad til af formanden og kasseren i fællesskab eller af den samlede bestyrelse. I alle øvrige forhold repræsenterer formanden foreningen udadtil og er ansvarlig for foreningens daglige ledelse.
§ 15.Regnskab og revision
15.1. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Det påhviler kassereren at udarbejde et årligt driftsregnskab ledsaget af en
statusopgørelse opgjort under hensyntagen til de tilstedeværende værdier og forpligtelser.
Det påhviler i øvrigt kassereren på ordinære bestyrelsesmøder at forelægge en regnskabsoversigt til direkte sammenhold med det foreliggende budget.
Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag. Bestyrelsen kan bestemme, at årsregnskabet skal udarbejdes med bistand af en registreret eller statsautoriseret revisor.
15.2. Generalforsamlingen vælger 2 interne revisorer for 2 år og 2 revisor- suppleanter for 1 år.
Det påhviler de valgte revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol med de bemærkninger, revisionsarbejdet måtte give anledning til.
15.3. Revisorerne skal foretage mindst ét uanmeldt kasseeftersyn pr. år. Kasseeftersynet skal omfatte både kontantbeholdning og bankindeståender.
§ 16. Foreningens opløsning
16.1. Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes, og dette alene skyldes, at foreningens virke overføres til andet haveområde, skal foreningens formue overføres til den forening, som viderefører det nye haveområde med samme forpligtelser over for den opløste forenings medlemmer.
16.2. Skyldes foreningens opløsning, at foreningen helt ophører med at drive haveforening, udpeges 2 likvidatorer.
Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer, der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt.
16.3. Foreningen kan ikke opløses, så længe lejekontrakt med udlejer er i kraft.
---oo0oo---
Vedtaget på generalforsamling den 17/3 2014, ordinær generalforsamling den 30. marts 2016 samt ekstraordinær generalforsamling den 22. april 2016